Текст книги "Настольная книга коллекционера. Руководство по управлению и содержанию арт-коллекций"

В течение последнего десятилетия с приходом цифровой эры управление коллекциями произведений искусства претерпело глобальные изменения, в результате которых коллекционерам стало значительно легче управлять, наслаждаться и даже пользоваться своими собраниями. Программы и онлайн-системы, которые называются системами управления коллекциями (Collection management system – CMS, далее – система), не только позволяют коллекционерам создать полный обзор всех принадлежащих им работ, но и помогают принимать решения, вести учет и администрирование коллекции. Сегодня любое собрание экспонатов можно посмотреть онлайн в удобное время и из любой точки, выполнив поисковый запрос по местоположению, имени автора, теме, цене и целому ряду других параметров. Системы также позволяют напечатать красочные каталоги, так что теперь можно просматривать и наслаждаться своими собраниями или делиться ими с другими людьми, не вставая с кресла. Неожиданно самым сложным решением может оказаться выбор подходящей системы, а труднее всего будет своевременно отслеживать постоянно развивающиеся технологии. Эти платформы могут кардинально измениться буквально за год, как и цены на произведения искусства. Те примеры, которые мы отобрали и разберем ниже, прослужат дольше, но и здесь обязательно произойдут изменения.

Даже в эру интернета и при наличии оптимальной системы нужно в любом случае продолжать параллельно вести оригинальную бумажную документацию, то есть сортировать и хранить папки с бумагами. В идеале на каждую работу в коллекции нужно завести свою архивную папку, в которой будут храниться соответствующие документы. Она включает в себя оригиналы счетов-фактур, бумаги, касающиеся доставки и хранения, сертификаты подлинности, транспортные накладные и всю переписку, имеющую отношение к произведению. Со временем может оказаться, что эти документы имеют ценность сами по себе.

Оригинальные бумаги следует тщательно отсканировать, а электронные копии поместить в систему. Сегодня большинство домашних принтеров имеют функцию сканера, так что сделать это совсем нетрудно. Посмотреть сканы в системе управления можно в любой момент, а дополнительный плюс этой опции состоит в том, что вам не придется доставать сами оригиналы документов, и они, таким образом, лучше сохранятся.

Чаще всего в момент формирования коллекции никто, даже сам коллекционер, не знает, сколько она просуществует. Некоторые коллекции передаются в семьях из поколения в поколение, и все же даже самый детальный каталог проживет ровно столько, сколько будут сохраняться его физические носители. Учитывая это, необходимо подходить к управлению коллекцией как к долгосрочному проекту, используя высокие архивные стандарты. Прежде всего следует снять с документов перед отправкой их в папку все металлические скобки, скрепки и липкие заметки, потому что с годами они портят бумагу. Поскольку листы и папки, которые мы обычно используем при ведении документооборота, содержат кислоты, которые могут ускорить старение документов, коллекционерам следует держать для хранения документов, относящихся к истории произведений, только архивные бескислотные папки. Вся соответствующая печатная продукция также должна храниться только в бескислотных коробках, которые можно найти в специальных магазинах или заказать через интернет. Даже если они будут несколько дороже, чем те канцелярские товары, к которым вы привыкли, их цену невозможно сопоставить с ценностью коллекционных документов, которые благодаря мерам предосторожности надежно сохранятся.

С одной из крупных коллекций, собранных в 1960-е гг., произошел печальный казус. Скрупулезно подобранная документация, относящаяся к этому собранию, ближе к концу тысячелетия оказалась сильно испорченной, так как все эти новые материалы еще не были изобретены и доступны на рынке. Заржавевшие скрепки прожгли дыры в важных документах, от липких лент на бумаге остались коричневые пятна, да и сами бумаги от старости рассыпались в руках. Учитывая, что среди них были письма от художников, дилеров и арт-персон, бывших в то время звездами первой величины, включая Джаспера Джонса, Лео Кастелли и Альфреда Барра, это было более чем досадно, особенно принимая во внимание, что коллекционер так долго и кропотливо собирал и организовывал эту информацию.

Как часто происходит со старыми коллекциями, одной из задач первостепенной важности было перевести это собрание в современный формат, опираясь на архивные данные. Вредоносные материалы были аккуратно удалены с документов, старые папки выброшены и заменены бескислотными, а сами документы отсканированы[47]47
  При работе со старыми документами с повышенной хрупкостью не следует пользоваться белыми нитяными реставрационными перчатками (более подробно см. в главе 6).


[Закрыть]. Хотя для хрупких листов лишнее сканирование обычно не рекомендуется, наличие в будущем электронных копий в свободном доступе в данном случае было гораздо полезнее. Ведь при этом отпала необходимость каждый раз трогать оригиналы, многие из которых были напечатаны на пишущей машинке на тончайшей папиросной бумаге.

Даже при соблюдении всех стандартов ведения архивов такие документы подвержены влиянию времени и среды. Соответственно, их следует хранить в несгораемых шкафах и ни в коем случае не размещать в подвалах, где существует риск затопления или заражения плесенью. Кроме того, рекомендуется держать документы или хотя бы их копии отдельно от самих коллекций. В таком случае это будет являться дополнительной страховкой от чрезвычайных происшествий. Для хранения документов идеально подойдет ячейка в банке или надежное арт-хранилище. Особенно важно туда поместить сертификаты подлинности, которые обычно невозможно восстановить.

Что собой представляют системы управления коллекциями и как выбрать для себя ту, которая подходит наилучшим образом? Вариантов много и возможность выбора постоянно растет, но в итоге все зависит от запроса и бюджета каждого конкретного коллекционера. Дальнейшая информация не претендует на полноценный анализ всех систем управления коллекциями. Это можно считать обзором, который позволит коллекционерам ознакомиться со всеми имеющимися возможностями. Многие начинают вести учет своих коллекций в программе Microsoft Excel. Это всем знакомая и крайне недорогая система, которая позволяет хранить данные в упорядоченном виде и в удобном формате. По сути, Excel – это учетная таблица, удобный инструмент, который может удовлетворить все нужды коллекционера, если требуется просто сделать полный обзор данных по имеющимся у него произведениям. Несмотря на то что системы управления постоянно развиваются и модифицируются, некоторые пользователи продолжают работать в Excel, хотя возможности программы весьма ограничены. Вот что значит сила привычки! Можно назвать как минимум одну крупную коллекцию мирового значения, данные которой до сих пор целиком хранятся в Excel. Дело в том, что ее куратор начал вести базу 20 лет назад именно в этой программе и считает, что переход на другую платформу станет слишком трудноосуществимым делом. Хотя большинство провайдеров систем, регулярно предлагающих свои услуги по импорту данных, позволят себе с этим не согласиться, Excel действительно может удовлетворить требования по работе с нединамичными коллекциями, если в них не происходит большой активности. Однако такая ситуация не всегда складывается в интересах коллекционера. База данных – это мощный и гибкий инструмент для управления коллекциями, который позволяет комбинировать информацию бесчисленным количеством способов. Из первых и наиболее популярных специализированных систем управления коллекциями, которые используются в арт-мире, можно выделить созданную в 1989 г. Artsystems и ArtBase, запущенную в 1993 г. Обе были построены на платформе FileMaker Pro. На ее же базе был создан еще целый ряд систем, выстроенных специально под конкретные нужды отдельных коллекционеров и компаний, работающих в области арт-бизнеса.

Некоторые программные системы, настроенные на управление коллекциями, особо приветствуются в определенных сегментах рынка и при этом они же могут не подходить для других сегментов. Например, программа The Museum System (TMS) была специально создана в 1981 г. как система управления для Метрополитен-музея. Это дорогостоящее ПО обычно предпочитают крупные организации с интенсивной выставочной деятельностью, например Музей Гуггенхайма, и вряд ли оно подойдет для частного коллекционера. Системы Artsystems и ArtBase, напротив, скорее ориентированы на продажи, и их чаще всего выбирают коммерческие галереи, хотя на этих двух признанных системах основан учет и многих частных собраний.

Имеются и модифицированные версии этих программ, над усовершенствованием которых тоже ведется постоянная работа. Например, ArtBase предлагает две версии готового софта: это AB Collector Program с лимитом на 2000 произведений для одного пользователя и AB Artist для художников на ежемесячном тарифном плане. Существуют и специальные версии систем управления коллекциями для собраний вина и других предметов коллекционирования.

Что именно предлагают такие цифровые системы? Едва ли получится перечислить все возможности. Например, ArtBase – это система, которую рекомендуют многие профессионалы арт-мира[48]48
  Среди клиентов ArtBase числятся Дэвид Цвирнер и Мэтью Маркс, коллекции The Gap и Tishman Speyer (самая крупная девелоперская компания Нью-Йорка), а также издание New York Times, чей архив из более чем 150 000 рисунков хранится именно в этой базе данных.


[Закрыть], так как она предлагает сделать доступным по одному щелчку мышки «все содержимое вашего архивного шкафа, картотеки, библиотеки и хранилища прямо на вашем рабочем столе»[49]49
  http://www.artbase.com.


[Закрыть]. ArtBase и многие другие электронные системы – это реляционные базы данных, то есть: единожды введя в определенное поле какую-либо информацию, например адрес в адресную книгу, пользователю больше никогда не придется вбивать его повторно (для выписки счета, займа и т. д.). Такие системы выполняют за их пользователей громадную работу: от автоматической генерации инвентарных номеров и форматирования изображений до финансовых расчетов по налогам, имуществу и страховкам и конвертирования мер и валют. С помощью соответствующих приложений коллекционеры в любом месте могут посмотреть полноцветные фотографии своих коллекций с мобильных телефонов или планшетов. Мир арт-бизнеса, подчас так тяжело воспринимающий перемены, в этом случае идет в ногу со временем: кажется, что дилеры буквально в одночасье приспособились к планшетам, с которых они теперь управляют своими инвентарными описями на художественных ярмарках[50]50
  Некоторые из компаний, например ArtBinder, «передовой мобильный инструмент для галерей», созданный бывшим сотрудником галереи Gavin Brown’s Enterprise, вышли на рынок мобильных приложений как утилиты, позволяющие демонстрировать произведения искусства. Такие приложения не являются системами управления коллекций и отличаются от них.


[Закрыть].

Самым существенным недостатком всех этих систем являются общие ограничения, присущие любому софту, а именно: привязанность пользователя к самой программе. Это значит, что, если коллекционер путешествует или часто переезжает с места на место, обновление данных на удаленном компьютере может вызывать сложности. Часто те, кто управляет коллекцией, строят базу данных на своих личных компьютерах или как минимум часть работы выполняют не на рабочем месте, а, например, у себя дома. Таким образом, текущая поддержка базы данных коллекции подразумевает бесконечное изнуряющее копирование, влекущее за собой риск возникновения расхождений.

Такое ограничение, впрочем, со временем становится все менее проблематичным по мере роста возможностей удаленного доступа и появления других веб-инструментов. Одна управляющая большой коллекцией, которая работала в Нью-Йорке на крупного коллекционера международного уровня, смогла продолжить вести собрание, разбросанное по пяти странам, даже после того, как в 2005 г. переехала в Аризону. Сначала она подключилась к системе ArtBase, в которой велся архив коллекции, из своего нового местонахождения через VPN (виртуальную частную сеть)[51]51
  VPN – это сеть, которая использует интернет-соединение и позволяет не связанным друг с другом и перемещающимся пользователям после прохождения авторизации получать доступ к центральной организованной сети, содержащей защищенные данные. VPN – это довольно дорогостоящая и сложная система, поэтому в обозримом будущем она может выйти из употребления. Существуют и другие опции удаленного доступа к системе, например GoToMyPC (http://www.gotomypc.com).


[Закрыть]. Благодаря этой сети она смогла войти в компьютеры в Нью-Йорке и импортировать в базу крупные партии фотографий. С тех пор технологии и интернет развились настолько, что VPN стала почти повсеместно устаревшим методом; теперь управляющая коллекцией и ее коллеги в Нью-Йорке, Париже и Женеве работают через интернет на общем сервере.

Все записи в компьютере нужно всегда дублировать на жесткий внешний диск, который тоже подвержен рискам – это может быть влияние естественных разрушительных сил или кража, или на веб-системы, такие как Mac Time Machine, разработанные компанией Apple. Эта система параллельно с основной работой производит поэтапное резервное копирование файлов и в случае необходимости их можно будет потом восстановить.

Вот здесь мы и переходим к облаку. Обработка данных в вебе или «работа в облаке» предполагает произведение операций в интернете как сервис вместо работы в программе. Работа в облаке изменила наш взгляд на информатику, и может радикально поменять всю технологию управления коллекциями. Параллельно с этим благодаря планшету коллекционеры по-новому взаимодействуют с принадлежащими им произведениями. Так что неудивительно, что управление коллекциями стремительно смещается в область веб-cистем. В числе таких систем платформа Collector Systems, которую используют многие из любимых клиентов Sotheby’s, а также Artlogic, компания, базирующаяся в Лондоне и обслуживающая таких клиентов, как Christie’s Private Sales и Галерею Виктории Миро[52]52
  http://www.artlogic.com.


[Закрыть].

Главной проблемой хранения данных в облаке был вопрос безопасности – краеугольный камень функционирования любой коллекции. Мнения о том, достаточно ли протестированы возможности сети и сможет ли она предоставить эффективную и адекватную платформу для управления коллекциями, очень разнятся. Но с учетом того, что почти все банки, большинство крупных компаний и правительство Соединенных Штатов уже сегодня работают в веб-cистемах и производят в них конфиденциальные транзакции, эти споры понемногу стихают. Уже подчеркивалось, что программы по управлению коллекциями тоже не стопроцентно надежны. Они не только зависят от предоставляемых провайдерами интернета систем безопасности, которые не сравнятся с аналогичными системами большого бизнеса, но и от того, внимательно ли пользователь обновляет антивирусные программы, регулярно ли делает резервное копирование, и вообще – запирает ли он двери. Факт остается фактом: данные всегда подвержены рискам.

Очевидное преимущество облачных систем управления коллекциями состоит в том, что и сам коллекционер, и его менеджеры могут входить в систему и работать с данными буквально из любой точки планеты. Более того, сегодня профессионалы в сфере арт-бизнеса, такие как перевозчики, оценщики и хранители уже могут взаимодействовать с определенным сегментом системы напрямую и в реальном времени. Например, привлеченная транспортная компания может запросить данные о размерах произведения или переслать транспортную накладную непосредственно в систему. При этом коллекционеру будет направлено электронное оповещение. У облачных систем очень широкие возможности, и они продолжают совершенствоваться.

Все это, конечно же, возможно только при условии работающего интернет-подключения. В офлайне коллекционер может получить доступ к своей системе управления, только если он заранее скачал ее к себе на жесткий диск или планшет, и в этом, как утверждают сторонники программных систем, и состоит главный недостаток их облака. Основная проблема заключается в качестве соединения, особенно на художественных ярмарках, где к интернету пытаются подключиться сразу много пользователей. При этом скорость передачи данных падает до критических отметок. Но при наличии хот-спотов и вайфая, распространенных повсюду, а также мобильного интернета проблема стабильного соединения начинает уходить в прошлое.

Важно и фактическое местоположение сервера, на котором хранятся данные. Облако – это не одна большая сущность, как иногда полагают. Данные хранятся на нескольких серверах. Если коллекционер находится в Нью-Йорке, то запрос данных с сервера, находящегося в Лондоне, может занять гораздо больше времени, чем если бы он располагался по соседству. Иногда здравый смысл подсказывает, что необходимо выяснить, где именно расположены серверы той или иной системы управления.

При выборе системы коллекционеру важно знать, где будут находиться данные его коллекции и что случится с информацией в облаке или в базе данных программы, если компания, предоставляющая услуги, перестанет существовать или с ней будут прекращены взаимоотношения? В том случае, если коллекционер имеет дело с программой, данные его коллекции всегда будут находиться на его компьютере. Если же это веб-cистема, где они не находятся в физическом доступе, сценарий будет другой. Этот вопрос следует прояснить с любым поставщиком подобных услуг, и, кроме того, будет разумно рассмотреть вопрос резервного копирования.

Вне зависимости от того, какую из систем выберет коллекционер, он всегда должен бережно хранить исходные данные на бумажных носителях.

Отчеты

Не важно, какую из этих систем вы выберете – их огромное преимущество и главное отличие от Excel состоит в том, что вы сможете получать сложные отчеты в самых разных форматах. Например, если коллекционер захочет посмотреть на свои бессарабские ковры и выбрать, какой из них больше подойдет к новой гостиной, он сможет тотчас же получить полностью иллюстрированный отчет. В нем будут указаны все детали, такие как размеры и стоимость, и коллекционеру не придется ехать в хранилище. Настолько же легко можно создать отчеты по оценке или местонахождению для оформления страховки или найти все произведения какого-то одного художника, или все работы, выполненные в определенной технике или находящиеся в определенном зале. Доскональное изучение всех возможностей таких систем управления коллекциями, удовлетворяющих самые разнообразные нужды, само по себе интересное занятие, которое позволит вам многое узнать о различных аспектах арт-бизнеса.

Услуги и стоимость

Какова стоимость пользования этими сложными системами управления коллекцией? Цены разнятся – от пары сотен долларов единовременной оплаты за программу, которую можно купить онлайн, до вступительных взносов в несколько тысяч долларов в дополнение к ежемесячным платежам, которые исчисляются сотнями долларов. В последнем случае обычно покупается лицензия на каждого пользователя, при этом за системы, которые предоставляют больше возможностей, обычно взимают еще и ежемесячную плату. У таких веб-cистем, как Collector Systems, обычно относительно скромные ежемесячные тарифы, но и они могут со временем вырасти. (Collector Systems позволяет управляющим коллекциями подключаться к системе бесплатно.)

Для небольших или неактивных коллекций подобные сложные системы могут оказаться избыточными. В дополнение к Excel и FileMaker Pro можно приобрести уже удобный готовый софт. Хотя в нем по сравнению со сложными системами инструменты и опции довольно ограничены, функции, которые он предлагает, включая возможности поиска и отчетов, могут оказаться достаточными для многих коллекционеров. Наряду с подобными продуктами есть Collectify и My Art Collection, которые можно скачать за относительно небольшую плату.

Что обычно не предлагают такие готовые программы, так это неограниченное обслуживание и регулярные обновления ПО. Технологии развиваются быстро, и арт-бизнес становится все более сложным, так что большинство систем управления коллекциями обновляются каждые два – три года. Те же, у кого стоят базовые системы, должны будут сами заботиться об их обновлении.

У каждого коллекционера и организации, имеющей дело с произведениями искусства, свои запросы и подходы к управлению коллекциями, поэтому для выбора системы всегда нужно досконально изучить все предложения. Оптимальный способ – это поговорить с проверенными специалистами из мира арт-бизнеса и протестировать демоверсии, представленные на сайтах их производителей. Не важно, какую систему вы в итоге выберете, захватывающий мир технологий и их влияние на управление коллекциями может оказаться интересным процессом, за которым вам понравится следить.

Кроме того, на рынке регулярно появляются приложения для коллекционеров. Например, Collectrium – это бесплатное приложение, которое автоматически определяет зарегистрированные произведения искусства, выставленные на арт-ярмарке в тот момент, когда вы фотографируете его на смартфон. Информация о работе, авторе и галерее собирается воедино и далее этой информацией можно делиться в Facebook и Twitter или импортировать в cистему управления. Использование данного приложения может оказаться очень удобным, если коллекционер рассматривает покупку произведений или хочет оставить у себя на память не только снимок, но и более полную информацию о конкретном предмете искусства.