Текст книги "Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере"

2.5. Проверка правописания, поиск синонимов, перевод слов

Как бы внимательно вы ни набирали текст, все равно возникают ошибки. При проверке работы ошибки не способствуют ее высокой оценке. При помощи инструментов проверки правописания в редакторе Word можно будет избежать опечаток, а также многих синтаксических ошибок, которые часто возникают, если работать с текстом непосредственно в электронном виде. Правильные настройки проверки правописания и пунктуации приведут к тому, что слова с ошибками будут подчеркнуты красной волнистой линией, предложения с пунктуационными ошибками – зеленой волнистой линией.

Правильное применение инструментов проверки орфографии и пунктуации зависит от настроек редактора Word и текстового файла, которые имеют неприятное свойство меняться, особенно в тех случаях, когда в тексте встречаются слова на разных языках (например, если в русском или украинском тексте встречаются английские слова). Определить, что проверка правописания работает неверно, на самом деле очень просто: если все слова вдруг подчеркиваются красной волнистой линией или, наоборот, слова с явной ошибкой не подчеркиваются, значит, что-то здесь не так.

Итак, в первую очередь необходимо установить параметры проверки орфографии и пунктуации. Для этого нажмите кнопку Office и в появившемся меню нажмите кнопку Параметры Word. Здесь можно задать параметры для проверки правописания. Если вы хотите, чтобы текст проверялся автоматически, убедитесь, что флажок Автоматически проверять орфографию установлен.

Для проверки правописания предназначена группа Правописание вкладки Рецензирование.

Перед проверкой правописания установите язык текста. Для этого воспользуйтесь кнопкой Выбрать язык группы Правописание. Неверная установка языка может привести к тому, что программа будет воспринимать все слова как слова с ошибками. При установке флажка Определять язык автоматически вы доверите определение языка набираемого текста компьютеру. С помощью кнопки По умолчанию вы сможете задать язык, который будет автоматически установлен во всех файлах, открывающихся в Word.

Теперь вам остается внимательно следить за текстом, который вы набираете. Как только вы увидите красную подчеркивающую линию, попытайтесь исправить ошибку. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши (или соответствующую ей клавишу на клавиатуре) на слове. В появившемся контекстном меню будут отображены варианты правильного написания слова. Выбрав один из них, вы замените ошибочное слово верным.

Используя пункт Орфография контекстного меню слова с ошибкой, можно открыть одноименное окно, в котором вы получите расширенный доступ к возможностям проверки правописания. Здесь также можно выбрать вариант замены слова. Для правильного написания текста предназначено поле Варианты. Если предложенное системой слово вас устраивает, выделите его и нажмите кнопку Заменить, в результате неправильный элемент заменится выбранным вариантом. Если же ваше слово, которое программа восприняла как неверное, на самом деле написано правильно (так бывает со словами, которых нет в словаре редактора, например с фамилиями), то вы можете проигнорировать выделение – не заменяя слово, убрать подчеркивание. Для этого нажмите кнопку Пропустить (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Окно проверки правописания

Пункт Пропустить все означает, что все слова, отмеченные как неверные, останутся неисправленными. Эта возможность существует для того, чтобы убрать подчеркивания с правильно написанных слов.

При нажатии кнопки Правописание откроется окно Правописание, в котором будут по очереди выделяться ошибки и предлагаться верные варианты написания слова.

В окне Орфография можно настроить автозамену неправильно написанного слова, которую используют для часто встречающихся ошибок. Например, если вы набрали «Интренет» вместо «Интернет», в окне Орфография вы можете выбрать правильное написание в соответствующем поле и нажать кнопку Автозамена. Теперь, если вы еще раз сделаете эту же ошибку, средство орфографии редактора Word автоматически заменит этот вариант правильным. Также нужное слово можно выбрать, щелкнув на пункте Автозамена контекстного меню неверно написанного слова.

Примечание

Несмотря на то что словарь Word достаточно полный и с каждой версией программы становится все шире, некоторые термины могут быть не включены в него. В данном случае верно набранное слово воспринимается как слово с ошибкой и подчеркивается красной волнистой линией. Чтобы этого больше не происходило, термин можно внести в словарь, для чего предназначена кнопка Добавить в окне проверки орфографии.

Иногда средство проверки правописания Word может помогать и в проверке пунктуации, то есть в правильности расстановки знаков препинания. Если в предложении возможны пунктуационные ошибки, то оно подчеркивается зеленой волнистой линией. Вызвав контекстное меню, можно увидеть причину этого: появившаяся подсказка сообщит пользователю о возможных проблемах со знаками препинания.

В группе Правописание размещены и другие полезные кнопки. Например, вы можете произвести поиск синонимов для выделенного слова. Для этого предназначена кнопка Тезаурус. Нажав ее, вы увидите, как в окне текстового редактора появится дополнительная область задач Справочные материалы, в которой будет произведен поиск синонимов, список которых будет представлен в группе Тезаурус области задач. Выбрав в этом списке слово, вы сможете получить его синонимы. Эта функция программы очень удобна при написании работы, ведь с ее помощью вы сможете избежать тавтологий.

Кроме этого, текстовый редактор умеет переводить слова с одного языка на другой. Для этого используются онлайновые инструменты перевода. Для осуществления этой функции компьютер должен быть подключен к Интернету. Чтобы перевести слово, необходимо его выделить и на вкладке Рецензирование в группе Правописание нажать кнопку Перевод (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Перевод слов в текстовом редакторе Word 2007

В области задач Справочные материалы в группе Перевод установите направление перевода – с какого на какой язык вы хотите перевести слово, после этого нажмите кнопку Начать поиск. Результат перевода появится в области задач Справочные материалы.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.9. Проверка правописания, поиск синонимов и переводов», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как проверять правописание, подбирать синонимы и переводить слова с помощью Word 2007.

2.6. Сноски и закладки

При создании научных работ, курсовых или дипломных (особенно по гуманитарным наукам) иногда бывает необходимо непосредственно в тексте указать точный источник цитаты. Для этого и в книге, и в электронном документе используют сноски. Они предназначены для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При перестановке абзацев, содержащих сноски, соответствующим образом будут переставлены и сами сноски. Вы можете удалять сноски, перемещать их в документе – остальные будут автоматически перенумерованы.

В редакторе Word можно использовать обычные или концевые сноски. Обычные располагаются на той же странице, на которой находится помеченный сноской текст. Концевые сноски размещаются в конце документа.

Сноска состоит из двух связанных частей – знака сноски и текста сноски. Знак сноски ставится возле текста, к которому она относится; с него же начинается и текст сноски.

Для работы с такими элементами предназначена группа Сноски на вкладке Ссылки.

Кнопка Вставить сноску используется для помещения в текст обычной сноски. При ее нажатии появится значок сноски в месте расположения курсора, а также горизонтальная разделительная линия и номер сноски внизу страницы (рис. 2.18). Курсор переместится в нижнюю часть страницы, и вы сможете ввести источник сноски.

Рис. 2.18. Добавление сноски в текстовый документ

Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску в этой же группе – в результате также появится номер сноски и курсор переместится в место ввода текста, в этот раз – в конец документа.

Существует еще одна интересная возможность, касающаяся работы со сносками. Она позволяет вставлять и удобно размещать в документе длинные сноски. Если текст вашей сноски слишком большой и не помещается на одну страницу, Word перенесет его на следующую. А чтобы увидеть место переноса сноски, это место можно пометить. Вначале отобразите документ в обычном режиме – для этого воспользуйтесь на вкладке Вид кнопкой Черновик. Далее на вкладке Ссылки нажмите кнопку Показать сноски, чтобы отобразить соответствующую область. В нижней части документа отобразится поле со сносками. В списке Сноски выберите пункт Уведомление о продолжении сноски и в панели, расположенной ниже обозначьте продолжающуюся сноску, набрав, например, «продолжение сноски на следующей странице».

Чтобы удалить сноску, выделите ее номер и нажмите клавишу Delete.

В редакторе Word сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. Но в любом случае при вставке новой сноски либо удалении существующей происходит перенумерация оставшихся сносок.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.10. Вставка сносок», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как вставлять сноски в документе Word 2007.

Сноски можно использовать как инструмент при создании списка литературы. Ведь при оформлении работы необходимо не только указать список литературы, но и пометить соответствующие фрагменты в тексте. В этом случае вам удобнее будет воспользоваться концевыми сносками. С их помощью можно легко выделить необходимые абзацы. Кроме этого, все литературные источники будут автоматически размещаться на отдельной странице в конце документа в том же порядке, в котором расположены помеченные ими абзацы. При создании концевой сноски не забудьте указать ее расположение – в конце документа.

Чтобы напечатать концевые сноски на отдельной странице, вставьте в конец раздела или документа (в зависимости от того, где расположены концевые сноски) разрыв страницы. Для этого в группе Параметры страницы на вкладке Разметка страницы воспользуйтесь кнопкой Разрывы. С помощью пунктов меню, полученного при помощи кнопки Разрывы страницы, можно вставить разрыв страницы в место расположения курсора.

При создании списка литературы на основе концевых сносок существует одна особенность – в некоторых ситуациях необходимо пометить разные абзацы одной и той же сноской. При использовании обычных сносок такой проблемы не возникает, так как в этом случае просто указывают литературный источник на каждой странице. А при использовании концевых сносок для решения этой задачи необходимо применить перекрестные ссылки. Именно они позволяют разместить в тексте документа ссылку на уже существующую сноску. Для вставки такой ссылки установите курсор в необходимом месте. На вкладке Ссылки в группе Названия воспользуйтесь кнопкой Добавить перекрестную ссылку. В появившемся окне в раскрывающемся списке Тип ссылки установите значение Концевая сноска, а рядом в списке Вставить ссылку на – пункт Номер концевой сноски. В поле, расположенном ниже, будет отображен список всех концевых сносок, уже вставленных в документ.

При помощи редактора Word можно не только оформлять тексты, но и перемещаться по любому, даже самому большому, документу.

Самый простой способ упрощения навигации по тексту состоит в использовании закладок. Они выполняют ту же функцию, что и обычные бумажные закладки в книге. Закладками рекомендуется помечать самое важное в тексте или же то, над чем еще предстоит поработать.

Для вставки закладки в текст установите курсор в нужном месте и воспользуйтесь кнопкой Закладка, расположенной в группе Связи вкладки Вставка. В появившемся окне Закладка в поле Имя закладки нужно ввести соответствующее значение. Обратите внимание на то, что имя закладки должно начинаться обязательно с буквы. В нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, воспользуйтесь знаком подчеркивания, например «Первый_заголовок». После этого нажмите кнопку Добавить (рис. 2.19).

Рис. 2.19. Окно вставки закладки

В текст документа можно вставлять произвольное количество закладок, при этом надо следить за тем, чтобы их имена не повторялись.

Для перехода к закладке также нужно нажать кнопку Закладки, выбрать в появившемся списке нужный вариант и нажать кнопку Перейти. В списке закладки можно сортировать – как по имени, так и по размещению. Для этого установите переключатель Порядок в соответствующее положение. Чтобы отобразить спрятанные закладки, установите флажок Скрытые закладки.

Для удаления закладки нажмите кнопку Закладка, затем, выделив имя нужной закладки, нажмите кнопку Удалить.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.11. Использование закладок», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как применять закладки в документе Word 2007.

В текстовом редакторе Word 2007 представлены очень удобные инструменты для оформления библиографии и вставки цитат.

Библиография и цитаты являются неотъемлемой частью курсовых и дипломных работ. Чаще всего библиография размещается в конце документа, на ее основе в текст вставляются цитаты, для которых необходимо указывать источник. Поэтому работа с библиографией и цитатами определенным образом связана.

Инструменты для такой работы находятся на вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы.

Перед работой с цитатами и библиографией вам необходимо определить стиль оформления библиографии при помощи кнопки Стиль.

Далее вам необходимо ввести литературные источники, на основе которых будет сформирована библиография. Для этого нажмите кнопку Вставить ссылку и в появившемся меню выберите пункт Добавить новый источник. В результате откроется окно Все новые документы, в котором нужно выбрать тип источника (книга, журнальная статья, материалы конференции), после чего – описать литературный источник (указать фамилию автора, название, год и место издания, а также, если известен, – стандартный книжный номер ISBN, а при необходимости – и другие данные). В зависимости от выбранного типа источника в окне его создания будут представлены поля для ввода соответствующих данных.

При установке флажка Показать все поля списка литературы отобразятся все поля, используемые для ввода информации об элементе библиографии (обязательные для этого типа источника будут помечены звездочками).

Уникальным определителем элемента библиографии с более простым доступом в текстовом редакторе являются теги. В окне ввода информации об источнике библиографии нужно ввести в поле Имя тега его название (если проигнорировать это поле, программа определит имя тега автоматически). После добавления источника библиографии фамилия его автора будет вставлена в текст документа в скобках, а сам источник будет добавлен в соответствующую базу.

Чтобы без ввода данных (возможно, вы захотите сделать это позже) пометить, что цитата была получена из определенного источника, можно использовать заполнители источников, каждый из которых имеет свое имя. Его можно вставлять в место вставки цитаты, только вместо фамилии автора будет указан заполнитель. После правки текста добавленные заполнители можно будет заменить на полное описание литературных источников.

Для вставки нового заполнителя нажмите кнопку Вставить ссылку, в появившемся меню выберите пункт Добавить новый заполнитель и укажите его имя.

Произойдет то же самое, что и при добавлении источника библиографии, – заполнитель будет вставлен в текст документа и добавлен в базу. Просмотреть общую базу источников и заполнителей можно в меню, отображаемом при нажатии кнопки Вставить ссылку. Чтобы в тексте документа пометить цитату с помощью источника или заполнителя, после ввода цитаты следует выбрать нужное название источника (или заполнителя) из меню, полученного с помощью кнопки Вставить ссылку.

Для управления списком источников библиографии и заполнителей предназначен диспетчер источников, открыть который можно, нажав кнопку Управление источниками. В результате отобразится соответствующее окно, в котором размещены два списка – Источники и Текущий список (рис. 2.20). В первом списке размещены источники, цитаты из которых когда-либо вставлялись в документы Word. Во втором списке вы сможете найти перечень сохраненных заполнителей, которые вводились при работе с этим документом. Обратите внимание, что здесь заполнители помечены знаком вопроса перед их названием. При необходимости можно скопировать записи из общего списка в текущий. Источник или заполнитель можно отредактировать с помощью кнопки Изменить, то есть ввести данные о литературном источнике. В окне Диспетчер источников также можно ввести новую запись о литературном источнике – для этого предназначена кнопка Создать.

Рис. 2.20. Окно диспетчера источников

После формирования списка источников и настройки заполнителей можно создавать библиографию. Библиография в курсовой или дипломной работе должна быть размещена на отдельной странице в конце основного текста. Для этого предназначена кнопка Список литературы, при нажатии которой появится галерея вариантов оформления библиографии. В результате вставки одного из вариантов в документе в алфавитном порядке будут размещены все источники из перечня Текущий список.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.12. Оформление библиографии и цитат», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как оформлять библиографию и цитаты.

2.7. Настройка параметров страниц перед печатью

Настройку параметров страниц рекомендуется выполнять в самом начале работы, еще перед набором текста. Ведь изменение параметров страницы может привести к изменению количества страниц.

Параметры страницы в текстовом редакторе Word – это, в первую очередь, поля (расстояния от края страницы до края текста). Обычно в требованиях к оформлению работы указываются эти значения. Часто для верхнего и нижнего полей задают значения 2 см, для левого – 3 см, а для правого – 1 см. В некоторых случаях требуется, чтобы все поля были равны 2 см.

Для настройки параметров страницы предназначена вкладка Разметка страницы. Основные параметры устанавливаются в группе Параметры страницы. Отступы от краев текста до краев документа можно задать с помощью кнопки Поля. Можно выбрать одно из стандартных значений – Обычное, Узкое, Широкое и др. Для каждого из них рядом с названием указаны величины полей в сантиметрах. Из этих вариантов вы сможете выбрать наиболее подходящий (рис. 2.21).

Рис. 2.21. Установка полей документа

Для настройки ориентации текста предназначена кнопка Ориентация группы Параметры страницы. Можно выбрать альбомную или книжную ориентацию страницы, первая из которых используется для некоторых сложных таблиц, схем, рисунков и других элементов, которые не поместятся при обычном (книжном) расположении текста.

Однако в некоторых случаях ни один из предложенных вариантов не подходит, а параметры полей необходимо установить точно. Для самостоятельной настройки этих параметров, а также для доступа к остальным параметрам страницы необходимо нажать кнопку Поля и в появившемся меню выбрать пункт Настраиваемые поля. В результате появится окно настройки страницы, в котором задаются необходимые значения. В частности, для настройки отступов страницы предназначена группа Поля – здесь можно задать значения всех полей, а также размер переплета и его место расположения (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Настройка полей документа

Значение переплета нужно оставлять в том случае, если вы планируете сшивать либо переплетать документ (например, дипломную работу). В этом случае нужно предусмотреть наличие переплета, иначе при маленьких значениях полей левый край текста может быть закрыт.

В поле Ориентация задается расположение страницы, а на вкладке Бумага указывается размер бумаги.

Если в текст вашей работы необходимо вставить страницу альбомной ориентации, самый простой способ сделать это – создать отдельный файл, в нем установить соответствующие параметры страницы, набрать нужный текст или вставить необходимый объект. Но в этом случае предшествующий текст (при его изменении) может не поместиться на предыдущей странице или, наоборот, не полностью заполнить ее. Чтобы этого избежать, необходимо вставить страницу альбомной ориентации непосредственно в текст документа, правильно расставить разрывы разделов и настроить страницы каждого раздела.

Перед страницей, которая должна иметь альбомную ориентацию, вставьте разрыв раздела. Для этого необходимо поместить курсор в конце предыдущей страницы и на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажать кнопку Разрывы. В появившемся меню выберите пункт Следующая страница. В этом случае в месте расположения курсора в документе появится разрыв раздела, а курсор перейдет на следующую страницу (увидеть его можно, воспользовавшись кнопкой Отобразить все знаки на вкладке Главная). Теперь перейдите на следующую страницу и задайте для нее альбомную ориентацию. Закончив ввод текста или другого объекта на этой странице, повторите вставку разрыва раздела и для следующей страницы снова задайте книжную ориентацию. Теперь вам нужно будет следить только за тем, чтобы текст книжной страницы не перешел на альбомную, и наоборот. Нумерация страниц при этом будет отображаться корректно.

Формат бумаги настраивается с помощью кнопки Размер. По умолчанию для документов Word установлены значения, соответствующие стандартному листу А4, но вы можете задать и другие варианты.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.13. Настройка параметров страницы», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как в документе Word 2007 настраивать параметры страницы.