Текст книги "Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере"

2.8. Исправления, режим редактирования и рецензирования

Редактирование и рецензирование – очень полезные инструменты редактора Word (особенно при написании научных, дипломных и курсовых работ).

Известно, что исправлять текст проще всего на бумаге. Действительно, взяв красную ручку, всегда можно зачеркнуть неверно сформулированное предложение, а сверху написать новый вариант. Цветными чернилами на бумаге удобно выделять спорные места и писать комментарии к ним. Но такие исправления существуют только в единственном экземпляре, и потом приходится выполнять дополнительную работу, чтобы перенести все это в компьютер. Оказывается, эти же возможности доступны и в текстовом редакторе Word, и называются они функциями рецензирования. Они позволяют не только вставлять комментарии на полях текста, но и редактировать написанное, сохраняя при этом все исправления и пометки в электронном виде. Кроме этого, среди функций рецензирования Word существует еще и возможность фиксирования всех правок, вносимых в документ.

Инструменты редактирования позволяют добавлять примечания в документы и отслеживать внесенные правки. При этом пользователь может видеть все вносимые изменения и определить, нужно ли применять эти исправления или нет.

Часто при создании серьезной работы хочется отменить все внесенные изменения, так как в какой-то момент начинает казаться, что предыдущий вариант текста был лучше. В принципе, это результат слишком усердной работы, но иногда такое чувство верно. Особенно если вспомнить, что «лучшее – враг хорошего». В таком случае, исправив текст, мы буквально беремся за голову и начинаем лихорадочно вспоминать, как же он выглядел до наших бессмысленных корректировок. Используя режим рецензирования редактора Word, вы избавите себя от подобных проблем.

Основным отличием этого режима редактирования от обычного является возможность сохранения всех вносимых исправлений. Причем это касается как содержимого документа (удаление и добавление текста), так и формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Исправления будут отображаться на экране и помещаться в специальный список. А при желании вы сможете в любой момент отменить исправление или же, наоборот, принять его.

Рассматриваемый режим удобен на завершающих этапах создания работы, когда содержание набрано, текст отформатирован, а в документ вносятся последние исправления, которые в любой момент можно отменить и вернуться к предыдущему варианту.

Еще одним важным преимуществом режима рецензирования является разделение правок, вносимых разными пользователями. Например, вы можете показать текст коллегам или научному руководителю и в любой момент отобразить те исправления, которые внес кто-либо из них. А далее, в зависимости от ситуации, можно будет принимать эти исправления либо отклонять их.

Для работы с инструментами редактирования и исправления предназначена вкладка Рецензирование.

Примечания удобны при работе с текстом в тех случаях, когда нужно оставить некоторые замечания по поводу написанного. Они также являются средством совместного редактирования документов. Обычно примечания на бумаге представляют собой текстовые пометки на полях. В электронном документе они тоже записываются на полях в виде выделенных текстовых блоков, которые называются выносками.

С помощью примечаний можно зафиксировать мысли по поводу отдельных абзацев, обратить внимание на сомнительные или требующие доработки фрагменты. Это очень удобно при написании курсовой или дипломной работы, так как все «проблемные» места будут соответствующим образом помечены.

Для вставки примечания в документ на вкладке Рецензирование предназначена кнопка Создать примечание, при нажатии которой фрагмент текста будет выделен цветом, а на полях документа появится выноска Примечание – здесь можно будет ввести нужный текст.

В группе Примечания вкладки Рецензирование размещены кнопки Следующее примечание и Предыдущее примечание, с помощью которых можно легко перемещаться по вставленным в документ примечаниям.

Примечания – это очень удобный инструмент, чтобы оставлять заметки, касающиеся дальнейшей работы с текстом, а также средство совместного редактирования документов. Если вас попросили прочесть текст, вы можете воспользоваться инструментом Примечание и не исправлять чужие ошибки, а просто оставить свои мысли по поводу некоторых отдельных фрагментов. Если же вам мешает отображение примечаний на полях, вы можете их скрыть, воспользовавшись кнопкой Показать. Переключатель Выноски установите в положение Никогда. Теперь необходимо будет подвести указатель мыши к необходимому фрагменту, чтобы примечание отобразилось на экране.

Удалить отдельное примечание можно с помощью пункта Удалить примечание соответствующего контекстного меню. Чтобы удалить примечания, добавленные только одним пользователем, установите отображение его исправлений – для этого с помощью кнопки Показать исправление в появившемся меню выберите пункт Рецензенты и укажите имя нужного автора. Для удаления всех примечаний этого автора нажмите кнопку Удалить примечание группы Примечания и выберите пункт Удалить все примечания документа.

Еще одной возможностью, которая предоставляется текстовым редактором Word, является работа в режиме исправлений. Перед началом работы с примечаниями и исправлениями необходимо задать их отображение в окне документа.

Режим отображения исправлений в документе устанавливают в поле Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование. Наиболее наглядным режимом является Исправления в исходном документе. При его использовании удаленные фрагменты отображаются в основном тексте, изменения в форматировании – в выносках, а вставленные фрагменты – и в выносках, и в основном тексте.

Чтобы начать отслеживать исправления, воспользуйтесь кнопкой Исправления группы Отслеживание. Теперь вы будете видеть все изменения, которые вносятся в документ (рис. 2.23). Чтобы примечания и исправления отображались в виде выносок, нажмите кнопку Выноски и в появившемся меню выберите пункт Показывать исправления в выносках. В этом случае исправления будут указаны на полях документа. Если же вы не хотите отображать исправления и примечания в выносках, выберите пункт Показывать все исправления в тексте. Чтобы отобразить в выносках только примечания и форматирование документа, воспользуйтесь пунктом Показывать только примечания и форматирования в выносках.

Рис. 2.23. В режиме исправлений все правки отображаются на полях

По мере внесения исправлений в текст и добавления примечаний они будут отображаться в хронологическом порядке с указанием времени внесения на специальной панели Область проверки, расположенной в нижней части окна редактора.

На этой панели в строке Итоги вы можете увидеть общее количество внесенных правок. А воспользовавшись кнопкой Показать детальные итоги, вы увидите сводный отчет по изменениям – количество вставок, удалений, переносов текста, количество применений форматов и добавлений комментариев.

Выйти из режима отслеживания изменений и вернуться в обычный режим работы с документом можно, повторно нажав кнопку Исправления.

С помощью кнопки Показать исправления можно установить параметры просмотра документа, а именно задать отображение примечаний, удалений и добавлений, рукописных примечаний, элементов форматирования и др.

Обратите внимание: с помощью этой кнопки также можно задать отображение исправлений, внесенных как всеми пользователями, работающими с документом, так и отдельными. Для этого нажмите кнопку Показать исправления и выберите пункт Рецензенты, далее укажите имена пользователей, чьи исправления вы хотите отобразить. В результате в окне программы будут показаны правки, внесенные только заданными пользователями.

На вкладке Рецензирование в группе Изменения размещены кнопки, с помощью которых можно перемещаться по внесенным правками: для перехода к предыдущему исправлению воспользуйтесь кнопкой Назад, для перехода к следующему – кнопкой Вперед. Выделив исправления с помощью этих кнопок, вы можете принять или отменить их.

Кроме этого, можно принять или отклонить сразу все изменения, которые были внесены в документ. Для этого предназначены пункты Принять все исправления документа и Отклонить все исправления документа соответственно.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.14. Вставка примечаний и исправлений», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как вставлять примечания и отображать исправления в документе Word 2007.

2.9. Режим структуры и работа с большими документами

Любую работу гораздо проще выполнять, разделив ее на части. В особенности такой принцип подходит для написания реферата, научной, курсовой или дипломной работы. Разделив задачу на несколько подзадач, вам будет проще следить за ее выполнением, да и вся работа получается лучше, если концентрироваться поочередно на каждом разделе.

Удобнее всего начинать работу с плана, постепенно уточняя и детализируя его, превращая в готовый текст. Вначале создают общий план, потом постепенно расписывают его пункты и в какой-то момент доходят до такого уровня детализации, при котором весь текст будет продуман до мелочей. Теперь, чтобы написать работу, надо просто расшифровать каждый пункт.

Этот способ очень удобен еще и потому, что в текстовом редакторе Word существует специальный режим работы, в котором удобно управлять таким развернутым планом. Речь идет о режиме структуры, в котором можно отобразить иерархию разделов и подразделов вашего текста.

Режим структуры позволяет, с одной стороны, видеть план, а с другой – работать непосредственно с текстом. Однако перед использованием данного режима необходимо верно отформатировать документ.

Итак, структура документа Word – это документ, содержащий иерархию разделов и подразделов. Заголовок каждого раздела должен быть отформатирован с помощью различных стилей в соответствии с его значимостью. Заголовок первого уровня форматируется стилем Заголовок 1 и является более общим, чем заголовок второго уровня, отформатированный стилем Заголовок 2, и т. д. Word поддерживает структуру до девяти уровней. Самым низким уровнем является обычный текст.

Для создания структуры сначала необходимо создать развернутый план и установить стили заголовков. После того как план набран, необходимо по очереди выделять его пункты и выбирать соответствующие значения с помощью кнопок раздела Стили. В вашем плане курсовой или дипломной работы разделы необходимо пометить стилем Заголовок 1, подразделы – стилем Заголовок 2 и т. д., все зависит от того, насколько детальный у вас план. Первоначально в создаваемом вами плане не будет пунктов, помеченных как обычный текст, они возникнут позже, когда вы начнете наполнять план содержанием.

Примечание

Существует быстрый способ создать необходимый заголовок. Поставьте курсор на нужную строку и нажмите Alt+Shift+<, если нужно сделать такой же заголовок, как и предыдущий (например, две главы подряд). Если же нужно сделать заголовок более низкого уровня (например, параграф), то нажмите Alt+Shift+>. Задача упрощается, когда все заголовки в вашем тексте одного уровня: достаточно запомнить клавиши Alt+Shift+<.

Для перехода в режим структуры необходимо нажать кнопку Структура на вкладке Вид. В результате документ отобразится в соответствующем режиме и появится контекстная вкладка Структура, на которой будут размещены кнопки управления созданной структурой документа.

Основное преимущество просмотра документа в режиме структуры состоит в том, что здесь можно оставлять любой уровень структуры, скрывая при этом все те, которые размещены ниже по иерархии. Для настройки отображения структуры предназначена кнопка Показать уровень. Выбрав здесь определенное значение, вы сможете спрятать все остальные уровни. Например, чтобы отобразить пункты только первого уровня, необходимо указать значение Уровень 1 в меню, полученном с помощью кнопки Показать уровень. Разделы можно увидеть с помощью пункта Уровень 2. А при нажатии кнопки Все отобразится вся структура документа (рис. 2.24).

Обратите внимание: при отображении документа в данном режиме рядом с элементом структуры, у которого есть подуровни, отображается знак «+». Двойной щелчок кнопкой мыши на этом значке позволит убрать или, наоборот, отобразить подуровни конкретного элемента плана. Также это можно сделать с помощью кнопок с изображением «+» и «-» (Развернуть или Свернуть).

Рис. 2.24. Установка отображения определенного уровня структуры

Еще одно преимущество рассматриваемого режима состоит в том, что в нем можно легко изменять уровни структуры, превращая, например, третий уровень в первый или наоборот. Для этого предназначена кнопка Уровень. Следует просто выделить необходимый пункт списка и выбрать необходимое значение. Это же действие можно выполнить с помощью кнопок со стрелочками, расположенных на контекстной вкладке Структура. Вы можете повысить или понизить уровень структуры на один (кнопки Повысить уровень или Понизить уровень соответственно), сразу превратить выделенный фрагмент в первый уровень структуры (кнопка Повысить до Заголовка 1) или же преобразовать его в обычный текст (кнопка Понизить до обычного текста).

Кроме этого, вы можете перемещать разделы структуры по документу (для этого существуют кнопки Вверх и Вниз), вставляя пункты плана и соответствующий им текст в нужном месте.

Примечание

Готовую работу можно всегда превратить в структуру. Если вы использовали встроенные стили для заголовков, то, отобразив документ в режиме структуры, вы сможете работать с ним как со структурой. Если же вы не обращали внимания на стили при форматировании документа, вы также сможете воспользоваться этим режимом. В этом случае необходимо отобразить созданный документ в режиме структуры и, выделяя необходимые фрагменты, оформить их как заголовки, используя кнопки контекстной вкладки.

Еще одна возможность управлять отображением текста в режиме структуры состоит в настройке отображения фрагментов документа, помеченных уровнем Основной текст. По умолчанию он отображается полностью, то есть в тексте документа виден весь фрагмент, помеченный таким образом. При желании можно оставить только первую строку уровня Основной текст – в этом случае структура будет более наглядной. Для этого на контекстной вкладке Структура в группе Работа со структурой установите флажок Показать только первую строку.

При работе в режиме структуры форматирование текста (шрифты, выделения, заливка) не отображается. Чтобы увидеть все элементы форматирования текста, установите флажок Показать форматирование текста.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.15. Работа в режиме структуры», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как работать с документом Word 2007 в режиме структуры.

Чаще всего при работе с большим текстом его разбивают на части и размещают в отдельных файлах. В этом случае возникает проблема с нумерацией страниц: если что-то нужно дописать или, наоборот, сократить, то нумерация в других разделах просто «съедет».

Чтобы этого не происходило и объемные документы существовали наряду с отдельными частями, в Word существуют специальные средства работы с большими документами. С их помощью можно просто объединить файлы-составляющие. При этом сохраняется их автономность, но их содержимое входит в состав большого документа. Поэтому любое изменение сразу же отображается в общем документе (он называется главным, а составляющие – вложенными).

Для создания главного документа перейдите в режим структуры (с помощью кнопки Структура вкладки Вид) и создайте структуру, которая будет составлять основу большого документа. Вам будет удобнее работать, если уровни будут представлять собой пункты плана или названия разделов работы.

Далее превратим созданную структуру в главный документ. Для этого на контекстной вкладке Структура нажмите кнопку Показать документ. В результате в группе Главный документ появятся кнопки, предназначенные для формирования большого документа. Теперь для создания вложенного документа необходимо выделить заголовок соответствующего ему уровня и нажать кнопку Создать. Вокруг соответствующего пункта структуры появится рамка, в левом верхнем углу которой отобразится значок вложенных документов (рис. 2.25).

Для добавления текста во вложенный документ необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на этом значке. В результате откроется окно, в котором можно будет набирать текст.

Примечание

Главный документ будет заблокирован для редактирования до тех пор, пока окно с вложенным документом не будет закрыто.

Рис. 2.25. Обозначение вложенного документа

Однако этот способ не всегда удобен, так как при создании главного документа в качестве вложенных чаще всего используются уже существующие файлы. Ведь последовательность работы обычно следующая: создаются отдельные документы, в которых размещены разделы, а потом эти документы объединяются.

Для добавления готовых вложенных документов в главный необходимо, выделив соответствующий уровень заголовка структуры, нажать кнопку Вставить, после чего указать имя файла-вложения. Содержимое выбранного файла будет вставлено в текст главного документа.

При работе с главным и вложенными документами вы можете просматривать их в свернутом и развернутом виде. В первом случае вложенные документы будут отображены в виде одной строки, представляющей собой гиперссылку на вложенный документ. А при просмотре в развернутом виде отобразится полное содержимое вложенного документа (по умолчанию стоит именно это значение). Свернуть вложенные документы можно с помощью кнопки Свернуть вложенные документы. А развернуть их можно с помощью появившейся кнопки Развернуть главный документ.

После того как вы собрали в одном документе все вложенные, убедитесь, что правки в отдельный документ уже вноситься не будут. Чтобы превратить вложенный документ в обычный текст главного документа, воспользуйтесь кнопкой Разорвать связь, предварительно установив курсор внутри вложенного документа.

Работая с большим документом, вы можете объединить несколько вложенных в один. Вначале их нужно правильно выделить – для этого щелкните на значке вложенного документа (черном квадратике в левом верхнем углу), потом, удерживая клавишу Shift, таким же образом выделите другой вложенный документ. Чтобы их совместить, нажмите кнопку Объединить. А для разделения одного вложенного документа на два необходимо выделить текст, который будет служить началом второго документа и нажать кнопку Разделить.

После завершения работы с главным документом вы можете его заблокировать, предотвращая таким образом дальнейшее его изменение. Для этого предназначена кнопка Заблокировать документ.

Особого внимания заслуживает процесс сохранения главного и вложенного документов. Каждый вложенный документ сохраняется в виде отдельного файла, именем которого будет заголовок соответствующего ему уровня структуры или название готового файла, если он уже существовал.

Открыв главный документ, вы увидите, что вместо вложенных файлов будут отображены строки синего цвета. По умолчанию при открытии файла главного документа вложенные, входящие в его состав, отображаются в свернутом виде и являются заблокированными для изменения. Отображение в свернутом виде означает, что вместо вложенных документов будут отображены гиперссылки на них (рис. 2.26). Просмотреть и изменить вложенный документ можно, открыв с помощью гиперссылки его содержимое.

Рис. 2.26. После выбора вложенного файла его содержимое будет вставлено в документ

Таким образом, создав главный документ, вы все равно сможете работать с каждым отдельным файлом, входящим в его состав. Однако вы фактически создадите единый документ, в который войдет несколько таких файлов.

Завершить работу в режиме структуры можно, нажав кнопку Закрыть режим структуры.

Совет

Для редактирования общей структуры главного документа, в том числе и для добавления новых вложенных документов, необходимо развернуть вложенный документ, нажав для этого кнопку Показать документ в группе Главный документ контекстной вкладки Структура.

Примечание

В видеоуроке «Урок 2.16. Работа с большими документами», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как в Word 2007 работать с большими документами.