Текст книги "Как швейцарские часы: создать систему в бизнесе и начать наслаждаться порядком"

Никита Алексеев
Как швейцарские часы: создать систему в бизнесе и начать наслаждаться порядком

Посвящается моему первенцу – эта книга для тебя.

И посвящается моей супруге – эта книга благодаря тебе…

© Алексеев, Никита: текст, 2019

© OOO «Феникс», оформление, 2019

Слово редактора

Перед вами не совсем обычное слово редактора: оно небеспристрастно, и скоро вы поймете почему. Впервые с «систематизацией по-простому» я столкнулась в прямом смысле слова несколько лет назад на Synergy Global Forum. Мы сидели в одном ряду с автором Системы «Ядро» Никитой Алексеевым, шло выступление Гая Кавасаки. Но даже не это было главной причиной, чтобы вслушиваться в каждое его слово: вся рутинная деятельность нашей собственной растущей сети центров развития детей Family из четырех на тот момент филиалов была «завязана» на нас – троих руководителях. Приходилось выходить из зала, мешая другим слушателям, Никите в частности, и решать текущие важные задачи. Даже на этом этапе было очевидно, что нашу компанию нужно было срочно систематизировать, а мы тем не менее уже стояли на пороге масштабирования.

Я знакома со многими успешными предпринимателями, добившимися внушительных результатов в бизнесе, которые работают в хаосе и боятся оставить свое дело больше чем на неделю, считая, что «без меня все рухнет…». Но ведь такие «проблемы» не являются непреодолимыми в жизни каждого предпринимателя, если структурировать компанию, разобраться с операционными, тактическими и стратегическими действиями и, собственно, пройти «систематизацию по-простому».

Наше не самое приветливое знакомство привело нас, к счастью, к тому, что мы стали клиентами Никиты и прошли весь «Путь Системы». В ходе работы выяснилось, что сильнейший продукт Family был запущен и успешно развивался 8 лет в режиме «супергероев», но масштабироваться лишь на отличном продукте не получится. И начались трудовые будни систематизации. В результате большой работы с обеих сторон у нас в компании сложилось четкое понимание всех цифр, сделаны все регламенты и шаблоны, налажен системный маркетинг, написана франшиза и стартовали ее продажи, мы вышли из рутины и тактики на стратегический уровень, а наши финансовые показатели увеличились на 30 %.

Между собой мы называем «Ядро» Никиты Алексеева лучшей трансформацией бизнеса, с успехом реализованной в собственной компании. Но еще более интересным фактом для меня стало известие о том, что готова рукопись первой книги о систематизации и что я могу помочь в ее редактуре уже по большой дружбе.

И даже когда некоторые из моих знакомых удивляются, если я горячо рекомендую им пройти систематизацию своего бизнеса с молодым ученым и бизнес-архитектором, не имеющим огромной известности на всероссийской арене предпринимательства, те, кто действительно общался с Никитой, соглашаются со мной полностью. Никита обладает особым даром работать с огромным количеством информации, систематизировать ее и делиться полученным материалом в доступной и легкой форме, принося максимум пользы. Его истории о кейсах клиентов AT/S Group из разных городов мира вдохновляют на изменение собственных задач и достижение еще больших целей.

И если вы слышите о Никите Алексееве впервые, но уже читаете эту книгу, считайте, что вы познакомились с ним лично и ведете захватывающую беседу на очень важную тему своей жизни – развитие собственного бизнеса. Перечитывая книгу, я словно еще раз прошла обучение, нашла решения текущих задач и обновила знания об инструментах, улучшающих мои показатели эффективности. И если вы внимательно, с карандашом в руках, прочтете эту книгу до последней страницы, выполните все задания и прислушаетесь ко всем рекомендациям, возможно, многие бизнес-консультанты страны останутся без клиентов.

Прошедшая во всех смыслах «Путь Системы» клиент, друг и редактор

Анна Заикина,

управляющий партнер сети центров развития детей Family.

О чем книга?

По данным ОЭСР (Организации экономического сотрудничества и развития) за 2015 год, производительность труда в России составила $25,9 за 1 час. Для сравнения: в средней европейской стране – $55,9 за 1 час. Статистика утверждает: в большинстве российских компаний люди работают много и неэффективно.

– Ааааа! Чей клиент звонил?

– Надо платить поставщикам! Куда ушли деньги?

– Почему мне нужно снова объяснять вам то же самое?

– Где найти нормальных людей в команду?

– Как я устал от этой путаницы!

– Давайте уже примем одно решение.

– Когда я нормально проведу время с семьей?..

Вам это знакомо?

Как практикующий предприниматель и молодой ученый я около 5 лет исследую вопросы эффективности бизнеса. Я считаю: причина его низкой эффективности – в несистемности.

Рутина, путаница в процессах, сложности в управлении, отсутствие ответственных, долгое обучение сотрудников, хаос… Все это приводит к длинному рабочему дню, стрессам, «потолку прибыли» и кризису.

Безусловно, многие компании работают системно, но проблема есть, и это факт.

Перед вами книга о внедрении и развитии редкого навыка – системности.

Книга о том, как двигаться к целям плавно, а не рывками.

Книга, которая дает ответ на вопрос, как уйти от хаоса и рутины к простому конвейеру и модели «швейцарских часов».

Модель родилась из моей практики, и я назвал ее «Метод “Ядро”», или «Путь Системы»™.

Чтобы не быть голословным, ниже приведу несколько отзывов бизнесменов, применивших мой метод в своей практике.

«Раньше я открывал свой телефон вечером и считал количество звонков. В среднем за день у меня было 180 входящих звонков. Звонили все: клиенты, прорабы, сотрудники. Я постоянно решал со всеми кучу проблем, была такая «каша». И вот спустя 5 недель после внедрения «Метода “Ядро"» я посчитал – 27 звонков вечером».

Ашот Калустов, владелец строительной компании «Реховоф», г. Сочи

«Открыл новый филиал в Екатеринбурге дистанционно из Москвы. Структурировал бизнес, и управлять стало гораздо проще».

Андрей Казаков, владелец рекламной компании полного цикла Simple Touch, г. Москва

«За последние 6 месяцев два раза летали отдыхать с супругой без страха за бизнес. До этого я каждый день был в работе часов 7-10… да плюс еще в выходные. Обращался к «автоматизаторам»: ребята, помогите. Отвечали: «Вас никак не вытащить из процессов компании, извините…» Сейчас систематизировал работу – сделал простые и понятные бизнес-процессы, цифры посчитал, и намного легче стали проходить наем и обучение новых прорабов. 1–2 часа в работе, при этом прибыль примерно удвоилась».

Кирилл Красин, владелец компании по монтажу заборов «Фарес», г. Калининград

Дальше, уважаемый читатель, примеров и историй будет больше.

В социальных сетях и блогах часто встречается фраза: «Зачем придумывать велосипед, если все давно изобретено?» Есть международная система менеджмента качества ISO 9001. Есть несколько нотаций, применяемых для моделирования бизнес-процессов, такие как BPMN, EPC, IDEF0, организующая схема Рона Хаббарда. Возможно, вы о них даже не слышали. Не пугайтесь – сложных терминов дальше не будет. А если и будут, то я объясню их суть.

Я сам предприниматель, на практике сталкивался со многими проблемами, даже когда был наемным сотрудником. Существующие инструменты не помогли в решении проблем. Как выяснилось, другим предпринимателям – тоже. Чаще всего внедрять что-то новое сложно, и, как правило, не хватает комплексного решения. Прочитав эту книгу, вы узнаете, как систематизировать (не автоматизировать) бизнес «по-простому».

К написанию книги я шел достаточно долго – более 5 лет. Буквально недавно задался целью посчитать компании, с которыми когда-то работал и погружался во все их процессы. Открывал папку с договорами и счетами, смотрел реализованные проекты. В итоге набралось чуть больше 500 очень разных компаний из 28 городов России и несколько компаний из-за рубежа: Гуанчжоу, Вильнюса и Мадрида.

Поделюсь с вами историей своего становления.

Я не раз задавался вопросом: «В чем мое предназначение?» Всю свою жизнь я интересовался бизнесом и экономикой во всех проявлениях. Примерно в 10 лет я заработал свои первые 5 рублей, помыв один раз посуду у отца в кафе.

Затем появилась первая запись в трудовой книжке летом перед 9-м классом: «Лодочник-спасатель». Следующие 5 лет я провел в поисках себя, сменяя одно место за другим: бармен, продавец рекламы, риелтор, журналист, актер в театре, аниматор, тренер по единоборствам, клерк в банке, снабженец на чайной фабрике Мацесты, маркетолог в отеле – все удавалось (с трудом) совмещать с учебой в университете по специальности «Мировая экономика» и игрой в КВН. В итоге – долгожданный красный диплом.

И наконец работа мечты – финансовый советник в крупнейшей по обороту компании России в секторе инвестиционных банков – БКС Премьер. За окном жара, пальмы, а мы сидим в костюмах и следим за котировками фондовых рынков. Параллельно с работой была попытка первого – мцтрпцрт. мягя^ин

Я собирал по крупицам знания и опыт других людей из разных сфер, воспринимая все как учебный процесс. Руководители и клиенты были для меня учителями.

Во все направления я погружался, анализировал детали, старался перевести информацию на язык цифр и упорядочить. И уже тогда внутри меня загорался огонь негодования: что-то здесь не так…

Лето 2013 года – старт полноценного бизнеса – компании «Партизан маркетинг», с успешными и крупными проектами, такими как Российский международный олимпийский университет.

Конец 2014 года – возвращение с самых ярких каникул и свадьбы на Кипре, экономический кризис… Допустил ряд ошибок, и направление закрылось.

4 января 2015 года отправился в Ростов-на-Дону, в кармане 4000 рублей. Сбережения, супругу и кота оставил в Сочи. Запуск с партнером компании по созданию франшиз. К маю у нас в команде было уже более 100 человек: 17 в офисе и около 100 в социальных сетях. Отдел продаж в стиле «Волка с Уолл-стрит»: удары в гонг при сделках, мотивирующие речи и обучение.

Все процессы автоматизированы, все работало как конвейер. «Засветились» тогда на всю Россию, создали ООО (благо в марте 2017 года оно было закрыто).

Тот год наполнил голову сумасшедшим объемом практических знаний и навыков, его нельзя сравнить ни с чем. Нам посчастливилось погрузиться в работу порядка 80 успешных компаний России, из крупнейших – группа компаний «Май», один из лидеров event-индустрии, и сеть browbar'oe «Marusya». Тестировали у себя по четыре новые модели процессов в месяц, разные системы мотивации, работали с четырьмя основными CRM-системами[1]1
  CRM-система – программное обеспечение для работы с базой клиентов.


[Закрыть], выступали в Торгово-промышленной палате Ростовской области, запускали онлайн-трансляции, общались и работали с топ-менеджерами крупнейших ростовских компаний, проводили массовые собеседования для 20 человек одновременно, одержали победу в региональном этапе конкурса «Ты – предприниматель»… Были интриги, обман, потери денег, запуск IТ-проекта в Фонде развития интернет-инициатив… Всего и не перечислить.

Но… Все развалилось, поскольку мы с партнером очень по-разному видели развитие компании. Перестали сотрудничать.

В июле 2016 года случилось прозрение: за все эти годы самые большие успехи произошли благодаря системному подходу. Далее были аспирантура и начало написания диссертации, конференция TEDx в роли спикера, наставничество в «Опоре России», участие в экспертной сессии Фонда развития интернет-инициатив и бизнес-сообщества «Эквиум».

Получилась критическая масса опыта, которая стала использоваться от проекта к проекту. Иными словами, в голове образовалась «таблица Менделеева» для систематизации бизнеса. И появилось жгучее желание поделиться этим опытом в виде книги, которую вы, уважаемый читатель, сейчас держите в руках либо скроллите на экране монитора. Книга не про успех и техники быстрого обогащения, а именно про конкретные методики и системное мышление как навык. Конечно, знания могут ускорить путь к целям, но за счет упрощения процессов, снижения себестоимости и роста вашего КПД.

Еще раз подчеркну: эта систематизация осуществляется «по-простому» – благодаря не только малому промежутку времени, но и отсутствию лишних шагов и наличию простых решений, которые находятся на поверхности. Часто слышу от людей: «Идеи, принципы и инструменты оказались такими простыми и знакомыми, что сейчас все встало “по полочкам” – четко и ясно».

Каждый без исключения принцип и инструмент, описанный в книге, использован и внедрен в моей собственной компании Atis Group. И если в Ростове-на-Дону с массой народа мы работали без выходных, то сейчас у меня гораздо больше свободного времени – иначе как бы я написал эту книгу? Первые 1,5 года в команде со мной работала только талантливая помощница Мария, которая живет в Индонезии, а размер прибыли оказался в три раза больше, чем в прошлом.

На страницах книги вы не встретите слов «вы должны». Выбор внедрять или не внедрять Систему всегда останется за вами. Но если вы примените хотя бы 30 % полученных знаний, уверен, вы повторите слова Игоря Вертерича, владельца компании «Тир Контроль»: «Моя жизнь больше не будет прежней!»

Эта книга полезна и ценна для собственника, генерального и исполнительного директоров, руководителей сетей, директора по развитию и других участников организационной структуры компании.

Хотя, если даже вы просто рядовой сотрудник компании, полученные и примененные на практике знания сделают вашу работу проще и эффективнее. Это ваш путь к карьерному росту и повышению доходов. Пишу это уверенно и ответственно как работодатель.

Моя главная цель – дать простой инструмент и показать алгоритм действий, которые позволят собственникам малого и среднего бизнеса увеличить свой КПД без потери качества.

Ах да! Чтобы удвоить пользу от книги – одна небольшая инструкция.

Обязательно… Нет, не так. ОБЯЗАТЕЛЬНО после каждой главы берите небольшую паузу и осознавайте полученную информацию. Примените ее хоть как-то в собственной практике. Избегайте чтения книги «для галочки». Шаг за шагом наращивайте активы.

Я желаю вам легкого, увлекательного чтения и успешного прохождения вашего собственного «Пути Системы». Начинаем!

Глава 1
Счастье, римские легионы и КПД предпринимателя

С чего начать книгу о систематизации?

С простого вопроса: «Как получать удовольствие от жизни, заниматься тем, что нравится, и быть счастливым по-простому?»

Мне нравится идея, что счастье – это разница между мечтами/ целями и тем, что есть сейчас.

Купить Toyota Land Cruiser, слетать в Рио-де-Жанейро и посетить местный ночной клуб, научиться петь и выступить в местном пабе или отправиться в Таиланд в тренировочный лагерь AKA[2]2
  AKA — один из самых крупных спортивных комплексов в Таиланде, расположенный в южной части острова Пхукет. Клуб является филиалом AKA (American Kickboxing Academy) – известного во всем мире зала подготовки бойцов ММА.


[Закрыть] на 1 месяц… Какая у вас мечта?

Я как выпускник кафедры «Мировая экономика» считаю: люди счастливее там, где выше ВВП или общее богатство страны на одного человека.

Люди в странах с высоким валовым продуктом пользуются последними научными разработками и новинками всех сфер, радуются жизни, окружают себя красивыми вещами, получают больше удовольствий. Чтобы получить еще больше, шаг за шагом выходят на новые витки развития. В сильной экономике постоянно работает условная спираль развития.

Экономика создает атмосферу. Если какой-то город вырывается вперед по атмосфере – туда едет все больше сильных и ярких людей, они придумывают инновации, повышая уровень жизни. Поэтому многие стремятся в крупные города – запрыгнуть на волну роста.

Но экономика не растет сама по себе, я убежден, что самые серьезные улучшения и инновации создают предприниматели. Качественная одежда, путешествия в другие страны, автомобили, бытовая техника, развлечения – за всем стоят реальные люди, создатели ценностей.

Как выглядит день обычного создателя ценностей Ивана, владельца автомойки, или Натальи, хозяйки салона красоты, или Игоря Сергеевича, основателя завода по производству оборудования? А ваш день? Подъем, душ и бесконечные мысли: как бы мне улучшить продукт, повысить продажи, избавиться от этих «кассовых разрывов», уволить ли Виталика или дать еще один шанс? А еще поездка в Гуанчжоу на носу… А что если сделать бота в Telegram?.. – сонм мыслей крутится в голове днем и ночью. Миллион действий и операций – невольно задумываешься, как мало времени в сутках… Или нет?

Довольно часто в моей практике предприниматель, как волк из старой советской электронной игры «Ну, погоди!», бегает и ловит скатывающиеся с разных сторон экрана яйца.

Главная цель книги – построить систему в компании. На старте важно определиться с двумя деталями:

1. К чему вы хотите прийти? (Четко понять конечный итог.)

2. Как посчитать и измерить прогресс?

Тут хочу задать вопрос: увлекались ли вы в детстве историей какого-нибудь древнего государства – Греции, Египта, Скандинавии? Меня очень увлекала история Древнего Рима.

Какая связь между античным государством и систематизацией компании?

Чем больше примеров, тем легче увидеть правила и закономерности в абсолютно разных вещах. Общие принципы во многом схожи.

Какой образ у вас родился в голове, когда вы подумали о Древнем Риме? Возможно, удивительные пейзажи в предгорье Альп или невероятная архитектура амфитеатров? А может, кровавые бои гладиаторов?

Но я хочу, чтобы вы подумали о римских легионах и их военной машине. Стержень богатой римской истории – закаленная, уникальная и невероятно мощная армейская сила. И сильной она была благодаря ряду деталей:

• жесткая и четкая структура управления отрядами, основанная на иерархии;

• эффективная система мотивации: взбунтовались – децимация (казнь каждого десятого в отряде (внимание!) по жребию);

• четкие стандартные процессы по переходам, возведению лагерей, ведению военного дела (прописанные на глиняных табличках инструкции и принципы);

• постоянный анализ и системное внедрение самых успешных решений и тактик;

• и, конечно, дисциплина как главное отличительное преимущество.

Каждый человек в легионах и манипулах[3]3
  Манипула – главное тактическое подразделение римского легиона в период существования манипулярной тактики.


[Закрыть] четко понимал свою роль и зону ответственности, на место выбывших людей достаточно быстро ставили новых и адаптировали их. Каждый в римской команде был шестеренкой эффективного механизма. Идеальная машина, завоевавшая полмира.

Но так было не всегда. Одно время Рим представлял собой небольшую общину с маленькими домиками.

Легионы Древнего Рима появились не моментально – произошел целый ряд изменений и событий, завоеваний, был приобретен колоссальный опыт, который впоследствии стал стандартизированным.

С компанией похожая история. Любое событие всегда имеет переломный момент – точку старта. Как понять, когда можно и нужно начать процесс систематизации компании?

Я нашел такой момент и вот привожу минимальные критерии для идеального старта.

Критерий 1. «Нюхнуть пороха»

Когда стартует любая компания, в голове предпринимателя или партнеров рождается образ: будем заниматься «белыми кругами». Проходит время, и после общения с клиентами, набитых шишек «белый круг» становится «белым треугольником», а чуть позже и «серым треугольником». Так вот, делать систему на основе «белого круга» бесполезно – процесс может сильно замедлиться.

Один предприниматель из Ростова-на-Дону – яркий, трудолюбивый парень Максим – запустил инновационный бизнес по монтажу солнечных батарей. Он бился над этим направлением год-два, было сложно. Однажды он разместил на онлайн-сервисе объявлений короткое предложение: «Делаем автономное дорожное освещение на солнечных батареях». В первый день размещения получил три обращения потенциальных клиентов, одно из которых было на муниципальном уровне. Закрутилось, завертелось: прибыль начала расти, победа в конкурсе «Ты – предприниматель», губернаторская поддержка, успех.

Пока бизнес-модель не вышла на рельсы роста, систематизировать эффективные процессы нет смысла.

Критерий 2. Индикатор «отстрелянности»

А как понять, работает модель или нет? Достаточно просто. Посчитать чистую прибыль.

Если базовые термины вам знакомы – прекрасно! Но все же, чтобы мы говорили на одном языке, кратко поясню некоторые понятия.

Выручка (валовой оборот компании, доход, сумма всех поступлений) минус себестоимость (расходы на создание ценности, продукта, услуги) = маржинальная прибыль.

Маржинальная прибыль минус постоянные (фиксированы каждый месяц) и переменные (меняются каждый месяц) расходы = чистая прибыль.

Важно! Если вы посчитали, например, расходы на преподавателей вашего учебного центра как часть услуги, то эта себестоимость уже НЕ учитывается в постоянных и переменных.

Так вот, размер чистой прибыли должен быть не менее 200 000 рублей (±$3000 – $3500) в месяц, стабильно. Если ниже, нужно «нюхать порох» дальше, искать более эффективную модель, продукт, работать над продажами и маркетингом.

Критерий 3. Люди

Обязательно должен быть какой-то, пусть и не самый удачный, опыт работы с людьми.

Работаете в найме руководителем или собственником в компании, где помимо вас есть еще хотя бы три человека, – ставим «галочку».

Иначе не с кем выстраивать систему, нет рук и базового опыта.

Так… А что делать, если не проходим по критериям? Практические исследования показали: 100 % раскрытой пользы не будет.

Но экспериментировать никто не запрещает.

Когда проходили первые внедрения, мы тестировали различные идеи. Как-то я встретился со своим хорошим другом и наставником Александром Гончаровым, владельцем маркетинговой компании. Я обожаю Сашу за его умение легко сходиться с людьми и точно, со снайперским прицелом выбирать лучшие решения. Я считаю его очень успешным, ценным предпринимателем, поэтому советуюсь с ним по самым разным вопросам. Каждая наша встреча меня вдохновляет и подзаряжает.

Случился такой диалог:

– Сань, слушай, пытаюсь собрать маркетинг, позиционирование… Но вот не могу нащупать, как сделать правильно…

Отхлебнув глоток американо, он заявил в своей обычной манере:

– Никит. Никит, секунду. А какую конкретную пользу ты и твоя компания даете людям? Результат-то какой?

Почесав затылок, я ответил:

– Так у всех все по-разному получается: кому-то на телефон в день поступало 150–200 рутинных звонков – стало 20–30. Где-то сократили 35 неэффективных сотрудников и начали достигать конкретных показателей прибыли по планам продаж. А кто-то просто смог без страха за бизнес улететь на отдых… Где-то очевидных изменений не происходило либо требовалось гораздо больше времени.

– Тогда продолжай внедрять дальше, пока не поймешь.

Кстати, небольшая ремарка.

Если у вас несколько месяцев никак не получается правильно настроить маркетинг и сделать емкое предложение – скорее всего, проблемы в продукте и модели компании, а не в маркетинге.

В итоге спустя примерно 5 месяцев методом проб и ошибок удалось обнаружить ключевой показатель – КПД предпринимателя.

Многие предприниматели гонятся только за ростом чистой прибыли, забывая о затратах времени. Так вот, КПД – это отношение прибыли к тому времени, которое вы тратите на свой бизнес ежемесячно. Причем считаются и часы, когда вы завтракаете с семьей, а в голове крутите способы увеличения продаж. Свой КПД может посчитать каждый.

Вот как это работает.

Кирилл – собственник компании по монтажу заборов (Калининград) – зарабатывал в среднем 250 000 рублей в месяц и тратил на участие во всех процессах в среднем 10 (!) часов каждый день, НЕ исключая выходные дни.

250 000 / (10 часов × 30 дней) = 833 рубля/час

Прежде чем двинуться дальше, честно посчитайте этот показатель у себя. Посчитали? А теперь как понять, много это или мало. Есть три способа:

1. Во многих западных компаниях зарплата считается по принципу: количество денег, которые вы зарабатываете в час. Ради интереса узнайте, сколько зарабатывает средний менеджер в «Макдоналдс», и сравните со своим показателем.

2. Выше я уже упоминал про среднюю производительность труда $25,9 в час, сравните свой КПД с этим показателем.

3. Если брать личный опыт, то неплохим считается показатель свыше 3000 рублей в час. Естественно, можно больше. Если ниже – у меня для вас плохие новости.

Иными словами, систематизация бизнеса «по-простому» направлена на оптимизацию вашего расхода времени и денег для увеличения КПД.

Запомните свою прибыль в час и снова замерьте ее спустя 2–4 месяца, например, после построения системы.

И последнее. Представьте «картину», ради которой вы будете двигаться вперед и внедрять все шаги.

Сотрите ластиком карандашные наброски самых неэффективных, мучающих вас действий, проблем, людей и оставьте только идеальную ситуацию – компанию, которая работает для вас, а не вы для нее. Подумайте о том КПД, к которому вы хотите прийти в итоге, сколько времени желали бы вкладывать в свой бизнес, на решение рутинных вопросов и «латание» дыр.

Сделали? Отлично – идем дальше.