Текст книги "Антитайм-менеджмент"

После того, что мы обсудили, можно поговорить о двух типах задач руководителя. Рассмотреть и понять их важно, так как это объяснит, почему неверно распространенное мнение: нужно уметь расставлять приоритеты.

Вообще тема «умения расставлять приоритеты» стоит отдельного разговора. Каждый из нас в полном объеме наделен этим умением. Каждый из нас заботится о своем уровне жизни, старается сделать ее лучше или хотя бы не ухудшить, следуя закону выживания. Каждый из нас озабочен глотком воздуха, а не воды, если ему нечем дышать. И глотком воды, а не еды, если он мучим жаждой.

Каждый человек умеет расставлять приоритеты и на первое место всегда ставит то, что улучшит его жизнь или помешает ее ухудшению. Вот только конкретное действие или желание мы выбираем, исходя из тех уникальных знаний, что есть у каждого из нас, и той ситуации, в которой мы находимся. Стоит добавить, что под «уникальными знаниями» я понимаю еще и душевную организацию – то, что мы называем личностью.

Для предпринимателя выживание зависит от прибыли. Для некоторых сотрудников – от баланса «зарплата – усилия – стабильность рабочего места – комфорт в коллективе – признание заслуг». Что объясняет, почему денежный мотиватор работает только в самом начале. Многие сотрудники соглашаются на меньшую зарплату, если работа ближе к дому или их труд принимается с радостью. На каком-то этапе персонал перестает любить деньги и начинает больше заботиться о других сторонах в отношениях с работодателем.

Для личности предпринимателя прибыль предприятия важна не только потому, что это деньги (а чем их больше, тем безопаснее и комфортнее жизнь), но и по целому ряду других причин. Бизнес – это стремление к увлеченности, воодушевленности, искреннему интересу, достижению новых высот в игре. У приглашенных сотрудников часто этого нет. Если, конечно, не продумана система мотивации. Поэтому я хотел бы соблюсти точность в формулировках.

Мы умеем расставлять приоритеты. Просто для каждого из нас они разные. Пример предпринимателя и приглашенного сотрудника я привел потому, что он яркий. На самом деле разные приоритеты могут быть и у приглашенных сотрудников одного ранга. Одного воспитали так, что он не может чувствовать себя хорошо, если на нем висят незакрытые задачи. Второй – может. Первый старается сделать дела, чтобы попасть в зону комфорта. А на эмоциональное состояние второго незакрытые дела не влияют. Поэтому его может больше заботить собственный досуг, а не чувство ответственности. Ведь получение положительных эмоций полностью подчиняется закону, по которому работает батарейка. Выходит, что для одного улучшить свою жизнь – значит доделать дела после работы, когда для другого – посмотреть с друзьями футбол под пиво.

Теперь можно рассмотреть приоритеты руководителей и выделить два главных типа задач, которые перед ними стоят. А типы вот какие: задачи, что направлены на развитие, и те, что направлены на удержание уже завоеванных позиций.

К первым относится достижение еще не покоренных вершин:

• поиск новых клиентов;

• оптимизация производства;

• создание новых процессов;

• набор и обучение сотрудников и т. д.

Ко вторым – та деятельность, которая помогает не скатиться со старых показателей:

• работа с постоянными клиентами;

• поддержание уже сложившихся процессов;

• переобучение постоянных сотрудников;

• рутинные операции и т. д.

Задачи на развитие – те самые 20 % дел, которые дают 80 % результата. Та деятельность, которая действительно важна. Та, с которой все рекомендуют начинать рабочий день. Та, на которой нас учат делать упор.

Общеизвестно, что привлечь нового клиента обходится примерно в 7 раз дороже, нежели получить заказ от старого. Доказано, что освоение нового требует больше сил, нежели повторение пройденного. Прокладка новой тропы утомительнее, чем прогулка по знакомой. Примеры можно продолжать бесконечно, но я надеюсь, что все уже поняли, к чему я клоню.

Задачи на развитие требуют больше энергии, чем задачи на поддержание.

И тут как нельзя некстати выходит на сцену режим энергосбережения, который очень трепетно относится ко всему, что вызывает повышенный энергорасход. Помните, чем мы закончили прошлый раздел? Львиная доля проблем возникает из-за того, что вовремя не были предприняты нужные действия. А почему они были отложены?

Продажи упали, потому как не вывели новый товар, чтобы снять зависимость от сезонности. Рост остановился, потому что не был открыт филиал в Екатеринбурге, нет новых дистрибьюторов. Спина болит, потому что вовремя не выявили грыжу, которую теперь придется оперировать, а раньше можно было вылечить щадящими методами.

По всем канонам руководитель должен быть занят в первую очередь задачами на развитие и уделять им наибольшее внимание, но давайте посмотрим – так ли у нас происходит? Боюсь, что исключения очень редки. Каждый из нас старается тратить как можно меньше энергии, если по отношению к конкретной задаче мы в зоне комфорта.

Большинство из нас делают не то, что действительно важно, а то, что выглядит просто. А также то, что знакомо и легче всего сделать.

Мы все умеем расставлять приоритеты. Вот только задачи на выполнение выбираем не из соображений их действительной важности. Перед тем как начать моделировать задачу в рабочей памяти, подсознание произносит примерно следующее: «По этой задаче мы в опасности? Нет? Тогда переносим на завтра! Так, что тут у нас попроще?..»

Мы все знаем, что задачи на развитие дают 80 % результата. И мы не решаем их до тех пор, пока не разберемся с теми, что дают всего 20 %. Мы не ленимся, мы умеем расставлять приоритеты. Но просто следуем программе, которую заложила Природа. Программе энергосбережения.

Дела, которые не хочется сделать, принято называть «лягушками». Они сложны, затратны и неприятны. Рекомендации «есть лягушку на завтрак» хороши, когда нет никаких других способов улучшить эффективность работы. Они подходят, когда из-за таких вот неприятных и сложных дел опасность дышит нам в спину.

Мы готовы заниматься вторым отделом продаж, когда продажи зависли или падают. В такое время мы можем «есть лягушек» круглые сутки, а не только на завтрак. А ведь нужно было просто не допустить падения. Но когда продажи были в порядке, есть именно эту «лягушку» что-то не очень хотелось.

Мы можем делать неприятные дела, когда для этого есть мотивация. Когда цена просрочки по такому делу очень велика. Но в нормальном режиме, когда все хорошо, большинство занимаются задачами развития в последнюю очередь.

Вы могли уже прийти к мысли, что выхода из порочного круга неэффективной работы нет, ведь мы стараемся заниматься второстепенным, потому что это экономит силы. К счастью, он есть, иначе бы не было данной книги. Просто читайте дальше.

Эксперимент с рецептом дает ключ к загадке, как обойти программу, заложенную на уровне генов, которую мы называем режимом энергосбережения.

Если стоит выбор между задачами, которые написаны на бумаге (или экране компьютера), то взгляд скользит от той, что выглядит сложно, и цепляется за ту, которая сформулирована бесспорно и конкретно.

Первой в работу идет самая очевидная задача, потому что ее моделирование проще.

Внимание! Мы будем делать не то, что проще по сути, а то, что проще выглядит. И в этом спасение! Все, что нужно, чтобы обойти ловушку экономии энергии, – составить списки дел так, чтобы они выглядели элементарно и очевидно. Чтобы любая задача, относится ли она к категории развития или самая что ни на есть рутинная, выглядела просто и конкретно.

Здесь можно усмотреть еще одну избитую истину – про слона, которого нужно есть по частям. На самом деле суть метода немного глубже – важно создать определенный навык, но об этом – в практической части.

К чему приводит проблема зеленой зоны

Если коротко – к тому, что мы постоянно находимся между очередным пиком и спадом. Каждый раз, когда мы почиваем на лаврах в зоне комфорта, скапливаются не начатые дела. Они ждут своего часа и потом приводят к авралу. Обычно он совпадает с тем, что приближается опасность, и тут мы срочно вступаем в борьбу за выживание.

В зависимости от конкретного человека и ситуации она может выглядеть как работа до ночи или вообще ночами в течение нескольких недель. Мы снова взбираемся в зону комфорта и дожидается очередного спада. Порочный круг не дает разорвать еще кое-что – потребность в отдыхе и восстановлении.

После нагрузок должен быть отдых, после дня – ночь, после бодрствования – сон. Эти циклы неразделимы и неразрывны. Можно не спать двое суток на адреналине или медикаментах, но потом готовьтесь к тому, что природа возьмет свое.

Телу нужно восстановление. Любая нагрузка, физическая, интеллектуальная, эмоциональная – расход ресурсов. На их восполнение требуется время. Именно поэтому спортсмены планируют свои тренировки с учетом циклов – макро-, мезо– и микроциклов, каждый из которых управляет восстановлением организма в полугодовой, месячный и недельный период. Так что знайте: если вы из когорты любителей поработать ударно, бесследно для вашего организма такое не пройдет. Однако это не все.

Интеллектуальный труд связан с эмоциями. И когда мы не получаем результата после долгих усилий, это чревато слишком долгим восстановлением. Оно необходимо, потому что без подкрепления, без положительного сигнала извне, который скажет: «Так держать, ты правильно идешь, вот твои небольшие успехи!», сильно падает мотивация.

Вот общий закон: чем выше был пик, тем дольше будут спады. И вот дополнение: если пик не был увенчан хотя бы небольшим успехом, нас ждет сильный удар по мотивации. И очень долгое восстановление.

В определенном смысле мы все заложники зоны комфорта. Мы зависим от программы, которую носим в генах, и постоянно пожинаем плоды промедления. Более того, мы закладываем основу будущего спада каждый раз, когда ударно поработаем. Может, звучит странно, но это так.

Многие из нас приучены к тому, что хлеб достается напряженной работой. Массовая культура навязывает идею, что праведная жизнь сопряжена с тяжелым трудом, после которого можно уделить немного времени отдыху. Так вот, каждый раз переработка проделывает брешь в нашей крепости и подрывает основу будущего успеха.

Мы можем и любим тяжело трудиться. Мы умеем и хорошо работаем на результат. Однако потом сталкивается с одним и тем же – организму нужно восстановиться. Ему нужно отдохнуть вдоволь.

У того, кто зависит от рабочего графика, особого выбора нет. Встаешь по будильнику и идешь на службу, где и отдыхаешь, изображая видимость бурной деятельности. У людей со свободным графиком все проще: после напряженных дней или ночей – никакой работы. Это не внутренний протест, а потребность восстановить запасы химических элементов, которые были израсходованы нашим телом во время напряженного труда. Она выражается в том, что у нас нет никакого желания, никаких душевных сил заниматься делом, посвящать себя работе.

Как уже говорилось, особенно ярко это проявляется, если проект, которым мы с таким воодушевлением занимались, оказался никому не нужен. Книга, которую писали, никому не интересна. Продукт, который создавали, – невостребован. В таком случае организм видит, что область, где он вкалывал, неблагодарна для «охоты». Он думает: «Я напряженно трудился и ничего не получил взамен; если буду делать так дальше, могу погибнуть от истощения». «Здесь рыбы нет, здесь плохая охота, мы не будем больше заниматься этим делом», – говорит он нам и снижает уровень серотонина по отношению к тому, что мы делали. Что ощущается, как полная потеря желания трудиться в данном направлении.

В то время, пока тело восстанавливается, замедляется рост ресурсов в батарейке, и мы выходим на плато, после которого обычно начинается снижение. Что приведет к новому кризису и новому авралу, который потребует напряжения всех сил и снова закончится восстановлением.

В долгосрочной перспективе это дает нам стабильность. Средний уровень ресурсов, который ненамного выше красной линии в батарейке. Постоянные подъемы и спады на протяжении долгого времени создают иллюзию движения, но на самом деле мы просто стоим на месте. Взбегаем на 100 ступенек эскалатора, а пока отдыхаем и восстанавливаем дыхание, вместе с ним опускаемся. Потом снова рывок и снова восстановление. Снова взлет и снова падение.

Если вспомнить, о каких двух видах задач мы говорили, и сравнить их с видами работ, то задачи А, на развитие, – это те, благодаря которым мы поднимаемся по эскалатору.

А задачи В, на удержание, – те, которые помогают сохранять позиции.

В обычной жизни мы вынуждены постоянно уделять внимание задачам на удержание, а оставшееся время отдавать на развитие. Представьте, что каждую неделю часть сил всегда уходит на то, чтобы справиться с рутиной, а остальные – на достижение цели.

Если мы не знаем о режиме энергосбережения, о том, как сильно наше тело нуждается в отдыхе и восстановлении, с высокой вероятностью мы занимаемся самообманом. А он вот в чем.

Пока есть возможность не решать задачи на развитие, мы их не решаем. В это время мы заняты задачами удержания. Уровень ресурсов в батарейке не растет, а может быть, и медленно падает. По сравнению с окружающим миром, который меняется и развивается, он и вовсе снижается (как падает покупательская способность из-за инфляции).

Рано или поздно это становится очевидно, и мы предпринимаем рывок за добычей, чтобы защититься от неминуемого ухудшения событий. Входим в авральный режим, трудимся по-стахановски, пашем ночами и поднимаемся в комфортную зону. После чего все повторяется – нужно восстановление. Мы бы и рады продолжить подъем к звездам, да око видит, а зуб неймет – мы устали, требуется отдых. Нет желания работать, хочется заниматься чем-то другим, погулять, полежать на пляже, поиграть в игры. В результате – замкнутый круг, который бесконечно повторяется.

Вывод, казалось бы, парадоксален, а вместе с тем лежит на поверхности. И он звучит дико для уха обычного человека: нужно мало работать.

Для того чтобы делать много, нужно мало работать.

Вы можете сейчас подумать, что речь снова об умении расставлять приоритеты и концентрироваться на важном. Мол, нужно заниматься только задачами развития, а остальным – во вторую очередь, да и то, если останется время. Категорически нет.

С помощью методики GTD мы сможем браться за тяжелые задачи с той же легкостью, что и за знакомые рутинные дела, и перестанем откладывать их «на завтра», до тех пор пока не наступит «черный день». Так мы расправимся с проблемой «лягушек», неприятных дел и отложенного развития.

При использовании элементарных действий у нас в принципе исчезает феномен откладывания задач. Теперь не важно, относятся ли они к группе развития или отвечают за успешное сохранение позиций – все они вовремя выполняются. Когда мы применяем технику элементарных действий, не остается ни одной действительной причины, чтобы что-то не делать.

Звучит удивительно, но это не фантастика. Задачи, которые раньше казались неподъемными, выполняются за полдня, если составлены в элементарном виде. Даже в зоне комфорта, когда режим энергосбережения не дает мозгам ни одной лишней калории, данная методика позволяет успешно справляться с большинством задач самого разного уровня сложности. Идеи приходят и немедленно запускаются в работу, а она сразу дает развитие.

Чтобы справиться с проблемой пиков и восстановления, которая, по сути, и виновата в том, что мы на самом деле не растем, а стоим на месте, нужно немногое. Надо всего-то заниматься текущими делами и некоторое внимание уделять развивающей работе. Всего капельку, чуть-чуть, но каждый день!

Достижение целей похоже на построение стены или подъем по лестнице. Каждый шаг – еще один кирпичик, еще одна ступенька, мы еще на 10 сантиметров ближе к цели. Если мы уделяем развитию хоть немного внимания, но постоянно, то подъем происходит непрерывно. Капля камень точит, и гора сделанных дел растет. Она увеличивается до тех пор, пока не достигнет высоты, достаточной для взятия цели.

Самое главное – работать немного, но постоянно, чтобы не загнать себя в состояние, которое обернется долгим восстановлением. Это очень важно – придерживаться комфортной зоны нормальной трудоспособности, которая не требует напряжения физических и душевных сил. Мы должны делать лишь чуть больше, чем немного. На длинных отрезках это «чуть» будет стоить успешного и систематического достижения цели.

Пока те, кто не знаком с АНТИтайм-менеджментом, проводят дни между пиком и спадом, то валясь от усталости, то почивая на лаврах временного успеха от работы, мы без напряжения спокойно идем к цели. Выбираем нужный темп, аккуратно шагаем, неторопливо крутим педали и не устаем, чтобы завтра продолжить путь в том же темпе.

Техника ведения дел с помощью элементарных действий имеет столько плюсов, что удивительно, как малое изменение может произвести такой эффект. Главное, что она дает, – делает бессмысленной всю борьбу со «слонами» и «лягушками». Никакой живности!

Проблемы своевременного выполнения сложных дел вызваны работой режима энергосбережения и сменой опасной зоны на зону комфорта. «Лягушки» – дела, которые не хочется реализовывать, которые кажутся сложными, скучными, неинтересными, тяжелыми, теми, над которыми нужно подумать, а на это времени нет… Когда их можно не делать, мы и не будем. И начнем работать, только когда промедление станет смерти подобно.

О «лягушках» сказано столь много (достаточно вспомнить знаменитую книгу великого Брайана Трейси «Сначала съешьте лягушку»), что у вас могут остаться сомнение в пользе элементарных действий. Но выполнив упражнения из второй части книги, мы соорудим своего рода мясорубку – механизм, который стандартно и без усилий перемелет и «слона», и «лягушку», и все что угодно в элементарные действия. Давайте рассмотрим проблему подробнее.

Человек уникален. Природа создала нас очень выносливыми, гибкими, сообразительными. Мы легко приспосабливаемся к изменениям и сами адаптируем окружающий мир под свои желания. Мы способны на большие дела: открывать новые компании, решать научные задачи тысячелетия, делать открытия, достойные Нобелевской премии. Все это мы можем и успешно делаем каждый день. Почему же проблема неприятных и сложных дел нуждается в том, чтобы мы обратили на нее внимание?

Выше мы узнали, как работает режим энергосбережения. Познакомились с тем, как он влияет на нашу жизнь. Выяснили, что стабильность благоприятной ситуации воспринимается бессознательным как гарантия безопасности. Увидели, что в зоне комфорта мы стараемся экономить силы, и это проявляется в том, какую работу мы выбираем. Отметили, что мы оцениваем сложность задачи по тому, как она выглядит. Узнали, что сложные задачи мы готовы делать, только когда промедление грозит большей опасностью, чем повышенный расход сил. И в итоге пришли к выводу, что большая часть проблем – следствие того, что мы не начали выполнять нужные действия вовремя. Следовательно, мы поняли, что режим энергосбережения по своей сути делает нас своим заложником и приводит к тому, что раз за разом мы будем сталкиваться с одними и теми же явлениями – проблемами, которые можно было решить заранее.

Давайте посмотрим еще раз, что такое «лягушка». Не кажется ли вам, что единственный вид задач, который так можно называть, относится к делам, которые требуют повышенного напряжения сил? Неважно каких – физических, интеллектуальных, эмоциональных. Возможно, для кого-то «лягушка» – написать статью. Для кого-то – позвонить недовольному клиенту. Для кого-то – посетить стоматолога. В итоге, единственная причина, по которой мы воспринимаем это дело как нежелательное, – погружение в зону дискомфорта.

Бессознательное не обладает взглядом в будущее. Оно мыслит критериями сегодняшнего дня. Для него не существует опасности, дыхание которой еще не ощущается затылком. Все знают, что нужно ходить к стоматологу на осмотр 2 раза в год, но лишь 3–5 % людей делают это регулярно. Знаете, почему? Потому что указанные 3–5 % уже «наелись» проблемами с зубами и потенциальная опасность кариеса для них абсолютно реальна. Для их бессознательного очевидна связь «не хожу на осмотр – терплю боль и несу расходы».

Вы можете сказать, что знаете людей, которые добились многого и все равно постоянно развиваются. Может быть, это довод, который показывает, что режим энергосбережения – выдумка? Поспрашивайте их и, возможно, вы услышите, что когда-то они уже пережили кризис и теперь боятся расслабиться. Для них очевидна связь «ничего не делаю, когда продажи хороши, – приближаю их падение». Их зона дискомфорта завышена, что и дает силы для непрерывного развития.

Я хочу еще раз подчеркнуть: без специальной техники мы способны «есть лягушек», только чтобы спастись от опасности. Тогда мы сможем волевым усилием приняться за неприятные дела. Любое насилие над волей чревато откатом. Думаю, вы уже догадались, к чему это приводит.

Многие из нас сидели на диете. Наверняка, некоторые читатели ограничивают себя в калорийной пище прямо сейчас. Почти все имеют знакомых, которые жестко следили за своим рационом и считали буквально каждую калорию.

Когда мы садимся на диету? Когда состояние здоровья или внешний вид покидают зону комфорта. Мы либо чувствуем себя плохо из-за лишнего веса, либо переживаем по поводу того, как выглядим. В этот момент рождается мотивация что-то делать и принимается решение: сяду на диету.

Часто такое бывает, когда близится отпуск и хочется покрасоваться на пляже. Иногда мы начинаем следить за питанием, потому что чувствуем себя неуверенно и это мешает в делах или личной жизни. Кто-то успешно сидит на диете несколько месяцев, полгода. Тех, кто держится больше года, гораздо меньше. Еще меньше людей, которые следят за питанием несколько лет и стараются есть только полезную пищу и в умеренных количествах.

Когда нам нужно, несложно умерить аппетит. Скоро лето и не очень хочется выйти на пляж в посредственной форме. Но так ли это легко, когда лето прошло или свадьба отгремела? Когда насущная необходимость позади, происходит откат, который я называю эффектом диеты.

Иногда он наступает потихоньку. Мотиватор исчез – приз взят, вершина достигнута, пляжный сезон закончен, и мы понемногу отпускаем поводья. Иногда позволяем себе сладкое, потом чаще, потом пиво, потом растут порции – и вот к зиме 5–10 кило, что с таким трудом ушли, уже вернулись, да с прибытком. Чаще откат происходит быстрее, оказывается жестче и те же самые 5 кило возвращаются за месяц.

Концерт отыгран, проект сдан – можно расслабиться и оторваться. Можно ничего не делать, выпивать, некоторое время не работать. В конце концов, могу же я себя побаловать! Столько времени работал, как вол, пахал, во всем себя ограничивал, в прямом смысле не спал ночами! Я заслужил отдых! Я не хочу работать.

Воля – как тугой лук. Как тетива, натянутая на стержень. Лук можно изгибать, но до определенного предела, когда удерживать его станет невозможно и тетиву вырвет из рук. Любое насилие над волей подразумевает откат, который возвращает нас назад – на предыдущие позиции или еще дальше.

Когда мы не в опасности, то можем работать на силе воли, говорить себе: «я должен», «я же мужчина», «мне следует быть примером». До определенного момента это будет давать плоды. Но потом лук вырвет стрелу из ваших рук – былого напора и готовности что-то делать больше не будет.

Каждый раз, когда мы стараемся «съедать лягушек», намеренно напрягаем дух и разум, то вредим себе. Это так же глупо, как пробивать головой стену. Голова – отличный инструмент, но для другой работы. Стену можно обойти или разбить кувалдой. Да, некоторым стены попадутся тонкие, у кого-то головы будут крепкие и по закону больших чисел чья-то стена окажется пробита, но разве это тот пример, которому нужно следовать?

Когда нам говорят: «Каждый день с утра занимайтесь самыми сложными задачами!», то призывают биться головой о стену. Иногда нам показывают: «Они бились головой о стену, и у них получилось!», но никто не объясняет, что будет с нами после таких усилий. Никто не скажет, сколько времени потребуется на восстановление и к каким проблемам это обычно приводит.

«Лягушки» по утрам, в обед или вечером вызывают эффект диеты. Мы можем их «есть» и работать так довольно успешно, но до определенного момента, за которым обязательно наступит откат. Во время которого мы потеряем все достижения, которые завоевали «на зубах», на силе воли.

Мы созданы Природой так, чтобы бежать от опасности и замирать в желанной зоне комфорта. В опасности (или, если угодно, в отсутствии безопасности и комфорта) мы готовы тратить силы и делаем это охотно. В остальное время выбираем самую простую работу, которая не потребует большого напряжения.

АНТИтайм-менджмент и GTD – тот инструмент, благодаря которому мы разбиваем стену и не жертвуем головой. Это технология, с помощью которой люди выполняют массу работы, даже если они крепко застряли в зоне комфорта. Это грамотный и последовательный подход, технологичная цепочка действий, которая дает результат для всех. Потому что она основана на тех механизмах, которые заложены в нас Природой.