Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

4.3.2. Акт выполненных работ

Документ Акт выполненных работ предназначен для хранения информации по отражению в учете реализации работ и услуг сторонним контрагентам.

Чтобы перейти к журналу документов Акты выполненных работ, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиАкты выполненных работ.

Работа с журналом документов Акты выполненных работ производится так же, как и с журналом документов Заказы покупателей.

Для создания нового документа Акт выполненных работ:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Акт выполненных работ (рис. 4.18).

• Заполните поля шапки документа:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Основание. В данном поле указывается документ Счет на оплату, на основании которого сформирован данный документ. Поле заполнять не обязательно. После выбора документа основания можно заполнить Акт выполненных работ на основании выбранного документа, нажав на кнопку .

• Заказ покупателя. Выбирается документ Заказ покупателя. Поле отображается в окне, если в Настройках параметров учета включена опция Заказ в документах отгрузки устанавливается для всего документа. Поле заполнять не обязательно.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике. Выбирается из справочника Контрагенты.

Рис. 4.18. Новый документ Акт выполненных работ

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• Подразделение. Выбирается из справочника Структурные единицы компании с типом Подразделение.

• С помощью кнопки вызывается диалог редактирования видов цен, скидок и валюты данного документа.

• На вкладке Работы и услуги заполните поля:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура с типом Услуга или Работа.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Количество вводится количество реализуемой номенклатурной единицы в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• % Скидки – процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Заказ покупателя. Выбирается документ Заказ покупателя. Поле отображается в окне, если в настройках параметров учета включена опция Заказ в документах отгрузки устанавливается для каждой строки отдельно. Поле не обязательно заполнять.

• Содержание – представление работы в печатной форме. Чтобы поле стало видимым, необходимо нажать на кнопку Все действия в шапке документа, выбрать Изменить форму и установить флажок напротив поля.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

С помощью кнопки Редактировать зачет предоплаты вызывается диалог Зачет предоплаты. В диалоге заносятся сведения по зачету авансов, полученных ранее от покупателя.

• Для сохранения и проведения документа нажмите на кнопку Провести и закрыть.

Нажатием на кнопку в журнале документов можно создать новый документ копированием существующего.

Акт выполненных работ может быть введен на основании документов:

• Заказ покупателя;

• Счет на оплату.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать Акт выполненных работ можно либо из журнала документов, либо из окна документа, щелкнув мышью на кнопке Печать.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Акты выполненных работ либо в окне документа.

На основании существующего документа Акт выполненных работ можно сформировать документы:

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Счет-фактура;

• Событие;

• Счет на оплату.

Для создания документа на основании акта выполненных работ необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.3.3. Регистрация счета-фактуры

Документ Счет фактура предназначен для выписки счета-фактуры при реализации товаров, работ и услуг или при получении аванса от покупателей, а также для учета номеров грузовых таможенных деклараций.

Для создания документа Счет-фактура необходимо в окне документа Акт выполненных работ или Расходная накладная нажать на гиперссылку Ввести Счет-фактуру. На экране откроется новый документ Счет-фактура с заполненными данными из документа-основания (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Документ Счет-фактура, созданный на основании Акта выполненных работ

Создать новый документ Счет-фактура, а также отредактировать или удалить существующий можно в журнале документов Счета-фактуры (рис. 4.20), для перехода к которому необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиСчета-фактуры.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопке панели инструментов.

Рис. 4.20. Журнал документов Счета-фактуры

Для создания нового документа Счет-фактура необходимо нажать на кнопку Создать.

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть выписан счет-фактура:

• на продажу;

• на аванс;

• на суммовые разницы.

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Вид операции. Указывается вид операции документа. В новом документе по умолчанию Вид операции принимает значение На продажу. Также Вид операции может принимать значение Аванс и Суммовые разницы.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике, для которого формируется счет-фактура. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, по которому формируется счет-фактура. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• № документа. Указывается номер платежно-расчетного документа.

• от. Указывается дата платежно-расчетного документа.

На вкладке Запасы необходимо заполнить поля.

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры.

• Партия. В данном поле указывается партия номенклатуры. Выбирается из справочника Партии номенклатуры. Поле отображается в окне документа, если в настройках параметров учета включено ведение партионного учета.

• В поле Количество вводится количество номенклатурной позиции в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Страна происхождения номенклатурной позиции. Выбирается из справочника Страны мира.

• Номер ГТД. Указывается номер грузовой таможенной декларации. Выбирается из справочника Номера ГТД.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы, дважды щелкнув мышью на строке с товаром указать количество. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• Для заполнения полей Номер ГТД и Страна происхождения необходимо нажать на кнопку Заполнить номера ГТД на панели инструментов табличной части.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Документ Счет-фактура может быть введен на основании документов:

• Акт выполненных работ;

• Отчет комиссионера;

• Отчет комитенту;

• Отчет о переработке;

• Расходная накладная;

• Счет на оплату.

Распечатать Счет-фактуру можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов журнала документов Счета-фактуры либо в окне самого документа.

Чтобы посмотреть структуру подчиненности документа Счет-фактура, необходимо дважды щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Окно Структура подчиненности

4.3.4. Выписка счета

Документ Счет на оплату предназначен для получения печатной формы счета на оплату покупателю.

Чтобы перейти к журналу документов Счета на оплату, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиСчета на оплату.

Для создания нового документа Счет на оплату:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Счет на оплату (рис. 4.22).

Рис. 4.22. Документ Счет на оплату

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Основание – документ, на основании которого выписывается счет на оплату.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

На вкладке Запасы необходимо заполнить поля:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура, требование оплаты которой отражается данным документом.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Партия. В данном поле указывается партия номенклатуры. Выбирается из справочника Партии номенклатуры. Поле отображается в окне документа, если в настройках параметров учета включено ведение партионного учета.

• В поле Количество вводится количество товара, требующее оплаты, в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• % Скидки. Процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

Если установлен флажок Запланировать оплату, то в табличной части присутствует вкладка Платежный календарь (см. рис. 4.16).

На вкладке указываются:

• Способ оплаты. Указывается один из вариантов: безналичные, наличные или не определен.

• Банковский счет организации для оплаты. Становится доступным для указания при выбранном способе оплаты Безналичные. Выбирается из справочника Банковские счета.

• Касса организации, в которую планируется приход. Становится доступной для указания при выбранном способе оплаты Наличные. Выбирается из справочника Кассы.

• Процент, Сумма и НДС оплаты.

Если этапов оплаты более одного, то щелкнув мышью на кнопку Список можно задать отображение этапов оплаты в виде списка.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Распечатать Счет на оплату можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать.

На основании существующего документа Счет на оплату можно сформировать документы:

• Акт выполненных работ;

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Расходная накладная;

• Событие;

• Счет-фактура.

Для создания документа на основании счета на оплату необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.3.5. Отчеты по выполнению заказов

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» содержит целый ряд отчетов, позволяющих анализировать эффективность и динамику работы с заказами.

4.3.5.1. Заказы покупателей

Отчет Заказы покупателей отображает состояние и динамику работы с заказами за выбранный период. Отчет показывает движение номенклатуры в количественном выражении по каждому заказу.

Данные группируются по заказам покупателей и номенклатуре.

Для открытия отчета Заказы покупателей необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Заказы покупателей. Появится окно отчета Заказы покупателей, в котором расположены команды управления отчетом и поля ввода «быстрых» пользовательских настроек.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета необходимо указать вид отчета в поле Вариант отчета, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Заказы покупателей появится сводная информация, полученная для выбранных настроек (рис. 4.23).

В колонке Заказано указывается количество каждой номенклатурной позиции по документу Заказ покупателя, в колонке Выполнено – количество номенклатурных позиций в документах Расходная накладная или Акт выполненных работ, сформированных на основании заказа. В колонках Нач. ост. (начальный остаток) и Кон. ост. (конечный остаток) отображается количество номенклатурных позиций по еще не выполненному Заказу покупателя.

Рис. 4.23. Отчет Заказы покупателей

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета, в котором можно указать дополнительные настройки отбора, сортировки, группировки данных и отображения информации в отчете.

Если в окне отчета Заказы покупателей в поле Вариант отчета выбрать значение Остатки, в отчет будут выводиться остатки по заказам на выбранную дату.

4.3.5.2. Анализ выполнения заказов покупателей

Отчет Анализ выполнения заказов покупателей позволяет оценить и проанализировать ход выполнения заказов.

Для открытия отчета Анализ выполнения заказов покупателей необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Анализ выполнения заказов покупателей. Появится окно отчета Анализ выполнения заказов покупателей.

Вариант отчета существует только один – Основной.

Для получения отчета необходимо настроить фильтр, в соответствии с которым данные будут отбираться в отчет, и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Анализ выполнения заказов покупателей появятся данные (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Отчет Анализ выполнения заказов покупателей

Данные в отчете сгруппированы по заказам. Для каждого заказа рассчитывается недостающее, то есть не обеспеченное источниками количество позиций номенклатуры. Таким образом, с помощью отчета можно определить потребность в закупке или изготовлении позиции номенклатуры, необходимой для выполнения заказа.

Потребность в номенклатуре может быть удовлетворена:

• резервированием на складах,

• размещением в заказе поставщику,

• размещением в заказе на комплектацию, производство.

Факт резервирования регистрируется самим заказом покупателя. Факт размещения регистрируется документами, сформированными на основании документа Заказ покупателя.

4.3.5.3. Анализ счетов на оплату

В отчет выводятся сведения об оплате контрагентами выставленных счетов.

Для открытия отчета Анализ счетов на оплату необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Анализ счетов на оплату. Появится окно отчета Анализ счетов на оплату.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Анализ счетов на оплату появятся данные, полученные с учетом установленного фильтра отбора (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Отчет Анализ счетов на оплату

Данные отчета группируются по покупателям и договорам. Информация в графах Запланировано и Осталось оплатить появляется, если в документе Счет на оплату установлен флажок Запланировать оплату и заполнена вкладка Платежный календарь.

4.4. Планирование продаж и расходная накладная

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» включает в себя средства контроля продаж, начиная с планирования продаж, которое фиксируется документом План продаж, и заканчивая отчетами, благодаря которым можно контролировать выполнение плана по продажам, взаиморасчеты с покупателями, задолженность по срокам и многое другое.

Рассмотрим процедуру оформления продажи.

4.4.1. План продаж

Документ План продаж предназначен для хранения информации по предполагаемому объему продаж за определенный период, называемый периодом планирования. Планирование происходит по суммовым и количественным показателям.

Чтобы открыть журнал документов Планы продаж, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ДополнительноПланы продаж (рис. 4.26).

Рис. 4.26. Журнал документов Планы продаж

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале документов по значениям полей необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа План продаж:

• На панели списка документов нажмите на кнопку. Будет создан новый документ План продаж (рис. 4.27).

Рис. 4.27. Документ План продаж

• Заполните поля шапки документа:

• Организация. В данном поле указывается организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Подразделение. Указывается собственное подразделение, для которого производится планирование продаж. Выбирается из справочника Структурные единицы компании. Выбор значения производится среди элементов справочника с типом Административно-управленческое подразделение. Поле необязательно для заполнения.

• Период планирования. В данном поле указывается период планирования, который определяет периодичность, начало и окончание планового периода продаж. Выбирается из справочника Периоды планирования (рис. 4.28). Справочник предназначен для хранения периодов планирования, например продаж, а также реализации различных сценариев планирования, например: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. Непосредственно переход к списку элементов справочника Периодов планирования производится из Панели навигации. Необходимо щелкнуть мышью на См. ТакжеПериоды планирования (рис. 4.28). Элемент справочника содержит следующие поля:

• Дата начала. Дата начала периода планирования.

• Дата окончания. Дата окончания периода планирования.

• Периодичность. Используется для указания периодичности планирования: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год. Таким образом можно, например, реализовать период планирования на год с разбивкой по кварталам.

• В справочнике находится предопределенный элемент для регистрации в системе фактических данных – Фактический. Элемент справочника Фактический недоступен для редактирования.

Рис. 4.28. Справочник Периоды планирования

• В окне документа План продаж расположена кнопка для редактирования цены и валюты. Эта кнопка вызывает диалог редактирования видов цен и валюты данного документа.

• Заполните поля вкладки Запасы. Для добавления новой строки нажмите кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Количество вводится количество запланированного товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• Заказ покупателя – источник потребности. Выбирается документ Заказ покупателя. Поле заполнять не обязательно.

• Дата планирования – начало планового периода. При вводе данных значение этого поля автоматически устанавливается на начало планового периода, определенного периодом планирования.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром указать количество. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

• Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, нажмите на кнопку .

Нажатием на кнопку в списке документов можно создать новый документ копированием существующего документа.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Планы продаж либо в окне документа.