Текст книги "Легкий текст. Как писать тексты, которые интересно читать и приятно слушать"

Продолжу мысль Светланы и поделюсь лайфхаком, который я всегда применяла в своих письмах. Есть и еще один крайне важный момент деловой переписки – обращение.

Зачастую в первых строчках письма нужно напомнить человеку, кто вы для него и кто он для вас. Однажды, когда я организовывала фестиваль «Живое слово», мы встретились с человеком: он обещал выделить деньги на проведение фестиваля. Причем мы с ним так хорошо поговорили, что я была уверена: деньги уже у нас. Но прошла неделя, другая – денег на счету не было.

И тогда я написала ему письмо. «Уважаемый Иван Иванович, – начиналось оно. – Пишет вам Нина Зверева – мы встречались с вами 2 недели назад и обсудили возможность вашей спонсорской помощи фестивалю “Живое слово”. Еще раз хочу выразить вам свою благодарность и поинтересоваться, когда мы можем ожидать прихода денег на наш счет».

Я подозревала, что Иван Иванович мог попросту забыть о нашем разговоре. Но первая фраза восстановила в его голове весь ход событий.

Нужно ли обращение начинать непременно с «уважаемый»? Вовсе нет. Все зависит от ваших отношений с адресатом. Иногда я писала «глубокоуважаемый». А иногда начинала письмо с фразы «Обращаюсь к вам, очаровательная Ольга Михайловна!», «Добрый вечер, дорогой Петр Петрович!», «Приветствую вас, Анна Сергеевна!».

А порой мне приходилось перепроверять себя в Google – особенно когда речь шла об обращении к церковным чинам. «Ваше преосвященство» или «Ваше святейшество» – как правильно? Все зависит от чина. К епископу принято обращаться «Ваше преосвященство», к патриарху – «Ваше святейшество», а как к митрополиту? Узнайте сами в интернете!

И – не пожалейте времени – перепроверьте имя, отчество и фамилию адресата. Вы можете сделать опечатку в любом другом слове, но не в ФИО того, кому пишете письмо. Кстати, упоминая в письме человека, нужно сначала указывать его имя-отчество и лишь потом – фамилию. Не «я согласовал этот вопрос с Ивановым Петром Сергеевичем», а «я согласовал этот вопрос с Петром Сергеевичем Ивановым».

Эквивалент деловой переписки в устной коммуникации – так называемый elevator pitch (речь в лифте): ситуация, когда у вас есть всего 1 минута, чтобы обратиться к начальнику. Урок elevator pitch чрезвычайно востребован и в онлайн-школе, и на индивидуальных занятиях. Это логично: не всегда можно дождаться совещания, чтобы решить вопрос (да и дождавшись его, можно так и не успеть высказать все, что нужно). А подойти к боссу в коридоре и попросить его уделить вам минуту времени всегда можно.

Почему elevator pitch? Это упражнение пришло к нам из Гарварда. И изначально условия в нем были такие: представьте, что вы заходите в лифт и оказываетесь в одной кабинке со своим самым главным боссом. Вы точно знаете: вам ехать вместе 45 секунд. И точно знаете: за это время в кабинку больше никто не войдет. У вас есть крайне важный вопрос к боссу. Изложите его за 45 секунд так, чтобы на выходе из лифта босс сказал:

– Так. Пройдемте-ка ко мне в кабинет – я должен обсудить это с вами подробнее!

То есть нужно подобрать такие слова, которые сразу включат внимание человека.

Детально об этом я писала в своей книге «Магия общения», здесь же расскажу кратко.

Для того чтобы с первых слов включить человека в слушание, нужно сказать о том, что ему важно. И вы прекрасно знаете, что важно для босса: ошибка в решении, которая может стать фатальной для компании. Или же – идея, которая принесет компании большие деньги. Или – реальная опасность, которая угрожает компании.

Но при этом важно соблюсти два условия.

Первое – вы должны быть уверены, что проблема решается именно на уровне вашего босса, не ниже. Проще говоря, не просите президента компании закупить канцтовары для офиса.

Второе – возьмите босса в союзники. То есть не упоминайте его неверные шаги или ошибки, даже если они были.

На курсе «Гений общения» в нашей онлайн-школе училась яркая умная девушка – Елена Волохова. Она председатель общероссийской общественной организации инвалидов «Опора». У нее нет правой руки и правой ноги. И она точно знает: проблемы протезирования у инвалидов в России далеко не решены.

Однажды ей предложили записать минутное видеообращение к президенту Путину.

Первый вариант ее обращения был таким:

– Уважаемый Владимир Владимирович, ваши решения, к сожалению, не выполняются.

Президент Путин действительно подписал указ о том, что человек с инвалидностью имеет право получить протез иностранного производства, если нет российского аналога.

Но я сказала Елене:

– Этот вариант звучит остро, но неудачно. Когда человека в чем-то обвиняют, его естественная реакция – раздражение и нежелание слушать просителя.

Я предложила другой вариант: взять президента в партнеры. Поблагодарить его за указ, сказать, что в «Опоре» очень радовались, когда он был принят. И сообщить, где именно застряло его выполнение. Вот тогда Путин захочет вмешаться и исправить ситуацию.

Елена записала второй вариант. Реакция была быстрой и позитивной.

Однажды мы говорили с Владимиром Верхошинским о магии общения и о тех приемах, которые он, руководитель Альфа-Банка, применяет в работе со своими учредителями: Петром Авеном и Михаилом Фридманом.

И он признался: ему стало гораздо легче выстраивать с ними диалог, когда он перешел на другой стиль изложения.

– Теперь я сразу обозначаю главную мысль – ради чего я начал этот разговор, – сказал Владимир, – коротко и емко – в одном-двух предложениях. И только после этого рассказываю то, что предшествовало выводу. Потому что все мои попытки сначала посвятить собеседника в курс дела, а потом обозначить главную мысль разбивались в прах: люди просто не понимали, зачем им это надо слушать.

Осознав это, Владимир Верхошинский стал учить и своих подчиненных такому стилю общения.

– Уже по первым фразам я понимаю: моего уровня задача, с которой пришел человек, или нет. И всегда могу перенаправить его к тому, кто действительно сможет ему помочь или обсудить идею, – пояснил он.

Первая фраза – это ключ к слушателю или читателю. Над ней нужно долго думать, ее нужно оттачивать – только тогда «ключ» подойдет к «замку». Первая фраза должна быть простой, понятной, короткой – и бить прямо в цель. При этом ваш собеседник не должен быть мишенью.

Глава 5
Русский деловой язык

В принципе, главу, посвященную войне с канцеляризмом, я могла бы и не писать. Гораздо лучше и подробнее про канцелярский стиль написал Максим Ильяхов в бестселлере «Пиши, сокращай». Целая книга, посвященная тому, как вытравить из себя привычку писать отглагольными существительными и страдательным залогом.

Но и сделать вид, что канцеляризма не существует (и не писать про него совсем) я не могу.

Канцеляризм существует.

Причем существует в чудовищных масштабах.

Несколько лет назад меня попросили поучаствовать в жюри конкурса школьных СМИ. Я согласилась, скачала школьные газеты, стала читать… и волосы мои зашевелились. Газеты были полны канцеляризма, как бездомная собака – блох.

– Откуда?! Откуда у вас это?! – спрашивала потом у подростков. – Вы же даже ни разу не работали в офисе. Вы не получали писем от чиновников. Вы не… Да откуда в вас этот канцеляризм?!

– Это генетическая память, – пошутил кто-то из ребят.

Почему канцеляризм так опасен?

Я намеренно использую слово «опасен». Давайте перечислим основные функции письменного общения. Проще говоря: для чего мы пишем письма, отчеты, посты, рассказы и романы?

Как правило, на тренингах мне отвечают так:

– Передать информацию.

– Убедить в своей правоте.

– Произвести о себе хорошее впечатление.

– Заставить задуматься.

– Вызвать эмоции.

Несколько лет назад магистрантки Кемеровского госуниверситета Вероника Шашек и Наталья Харченко провели интересное исследование: они взяли одну из статей Гражданского кодекса и попросили рядовых граждан (не юристов) своими словами пересказать, в чем суть этой статьи.

Вот текст статьи: «Принадлежащее пережившему супругу наследодателя в силу завещания или закона право наследования не умаляет его права на часть имущества, нажитого во время брака с наследодателем и являющегося их совместной собственностью. Доля умершего супруга в этом имуществе, определяемая в соответствии со статьей 256 настоящего Кодекса, входит в состав наследства и переходит наследникам в соответствии с правилами, установленными настоящим Кодексом».

Выяснилось очевидное – прочитавшие текст до конца люди (надо сказать, весьма мужественные люди: «редкая птица долетит до середины Днепра») трактовали его совершенно по-разному. Они просто не поняли, каким же образом наследуется имущество.

Чем больше в тексте канцеляризмов, тем труднее добыть из него информацию. И тем больше опасность, что люди, которые прочитают ваш текст, поймут его неправильно.

Пожалуй, есть только одна причина, которая «оправдывает» использование канцеляризма. Вам нужно что-то сказать, а сказать нечего. Нужно создать видимость кипучей деятельности. Вот тогда вполне можете его использовать. Но, думаю, вы – не из тех людей, кто камуфлирует отсутствие работы густыми речевыми оборотами.

Во всех остальных случаях канцелярит либо мешает понять, о чем, собственно, говорил автор, либо делает из автора кого-то вроде мольеровского господина Журдена, который пыжился изобразить из себя дворянина, да все никак.

«Для повышения уровня акустической поддержки вы найдете на своих местах картонные трещотки. Не забывайте поднять их перед собой во время исполнения гимна, а также использовать на протяжении всего поединка. Также напоминаем об эффектной традиции приветствовать выход нашей команды на лед “огоньками-звездочками” своих мобильных устройств», – пишет пресс-секретарь хоккейного клуба на официальной странице клуба «ВКонтакте».

Что это? Почему нельзя написать: «На своих местах вы обнаружите картонные трещотки. Не стесняйтесь их использовать по назначению! Болеем за наших!»

Почему даже в фанатскую группу нужно против всех законов здравого смысла тащить тяжелый канцеляризм?

«В целях соблюдения обеспечения графика движения поездов, пожалуйста, освобождайте вагоны», – говорит механический голос на последней станции санкт-петербургского метро. Но зачем вообще нужен оборот «в целях соблюдения обеспечения графика»? Почему нельзя сказать просто: «Поезд дальше не идет. Пожалуйста, освободите вагоны»?

В пример питерскому метро можно привести Telegram-канал Департамента транспорта Москвы. Посты в нем пишут люди, умеющие говорить просто и понятно.

Смотрите сами!

Мы готовим к открытию сразу несколько новых станций Большой кольцевой линии. Перед открытием мы интегрируем их с метро, поэтому движение на нескольких участках временно ограничат. Рассказываем подробнее.

Представляете, сколько канцелярских оборотов можно было бы навертеть вокруг этой информации? Все эти «в целях соблюдения развития пропускной способности метрополитена», «в рамках реализации комплексной программы по расширению зоны покрытия»…

Можно было бы. Но – хвала Дептрансу – ему хватает мужества писать человеческим языком.

Как правило, в каждой главе этой книги я рассказываю, как нужно писать тексты, чтобы добиться того результата, на который вы рассчитываете.

И только для «канцелярской» главы сделаю исключение. Здесь вы прочитаете, как не нужно писать. От вас будет требоваться лишь одно: проанализировать собственный текст и убрать из него все, что напоминает канцелярщину.

Если это покажется для вас очень сложным, искренне советую Максима Ильяхова: в его книге[2]2
  Ильяхов М., Сарычева Л. Пиши, сокращай: Как создавать сильный текст. – М.: Альпина Паблишер, 2021.


[Закрыть] есть подробная инструкция по выходу из канцеляризма. Думаю, нет смысла повторять то, что уже было написано.

Или, как вариант, могу порекомендовать еще один источник информации. Вы не поверите, но это – один из сайтов правительства США. Его адрес: https://www.plainlanguage.gov/.

Мы уже говорили об этом: в США проблема тяжеловесных текстовых конструкций так же остра, как в России. И 13 октября 2010 года в Штатах вышел «Акт о простом письме» – список требований к оформлению законов и подзаконных актов. Суть этого акта сформулирована коротко: федеральные агентства должны издавать такие законы, какие смогут легко прочитать и понять их «исполнители» – то есть рядовые американцы.

Следуя логике «объясняй простыми словами», авторы акта создали сайт, на котором четко и понятно разложили по полочкам: какие словесные обороты являются канцеляризмами, какие – нет и как бороться с первыми.

Советую зайти на этот сайт и изучить его (даже если вы не знаете английского, не переживайте: большинство современных браузеров автоматически переведут для вас текст на русский язык).

Итак, главные признаки канцеляризма.

Признак 1. Страдательный залог.

«Было реализовано», «произведено осуществление пуска», «было осуществлено подписание договора» и т. д. Страдательный залог словно выводит субъект из-под удара.

Было реализовано – кем? А неизвестно. Реализовано, и все.

Было осуществлено подписание – кем? Кто подписал договор? Тоже неясно. Подписали и подписали, теперь живите с этим.

Понятно, почему страдательный залог так живуч: при составлении отчетов порой хочется снять с себя ответственность и затаиться. Поэтому авторы пишут о факте, но так, чтобы было непонятно, кто же у этого факта – автор. Как унтер-офицерская вдова, которая сама себя высекла.

Какая альтернатива страдательному залогу? Правильно – действительный залог. Но в действительном залоге Гюльчатай уже должна «открыть личико», то есть – использовать подлежащее. И писать: «Департамент строительства реализовал…», «Компания “Теплосети” пустила отопление в дома…», «Руководитель муниципального округа подписал договор…» – и так далее.

Чтобы легко проверить себя, действительный или страдательный залог у вас в предложении, мысленно «приложите» к нему этот шаблон.

«Мама мыла раму» – «рама была мыта мамой». Если ваше предложение построено по принципу «мама мыла раму» – значит, у вас действительный залог. Если по принципу «рама была мыта мамой» – значит, страдательный.

Признак 2. Нанизывание существительных.

Однажды в родительских чатах школ и детсадов появилась словесная кракозябра: «Уважаемые родители! С целью повышения качества условий осуществления образовательной деятельности нашей организации просим вас принять участие в анонимном анкетировании».

Родители, привыкшие к тому, что дети их – не «ученики», а «обучающиеся», что школа не «учит», а «осуществляет учебную деятельность», в общем-то, даже не удивились. Тем более что вслед за обращением шла ссылка на анкету.

Все родители знают: есть ссылка – значит, надо ткнуть и заполнить.

Вздрогнули лишь те, кто совсем недавно столкнулся с системой образования. Вздрогнули и уточнили: зачем? Зачем писать в телефонных чатах столько букв, когда можно просто сделать обращение намного понятнее: «Уважаемые родители! Пожалуйста, пройдите анонимное анкетирование – это поможет нам повысить качество работы».

Оборот «повышение качества условий осуществления» – типичный пример нанизывания существительных. Они цепляются одно за другое, с каждым новым существительным размывая смысл сказанного. Если обнаружите в своем тексте такой «паровозик», беспощадно расцепляйте эти вагоны и переформатируйте состав.

Признак 3. Отглагольные существительные.

Их еще называют скрытыми глаголами. «Глаголы – это топливо для письма: они придают вашим предложениям силу и направление. Они оживляют ваше письмо и делают его более интересным. Но слишком часто мы скрываем глаголы, превращая их в существительные, делая их менее эффективными и используя больше слов, чем нам нужно», – цитирую текст сайта plainlanguage.gov.

«В целях недопущения возникновения нарушений» – это отглагольные существительные. И «недопущения», и «возникновения». Как изменить фразу? «Чтобы не нарушалось…» – и дальше указать, что именно не должно нарушаться.

Уверена, сейчас кто-нибудь непременно воскликнет:

– Ну это совсем просторечный язык – начинать предложение со «чтобы»!

Как вы думаете, почему мне пришлось так написать? Потому что во фразе «в целях недопущения возникновения нарушений» реального смысла было только на два слова и одну частицу «не»: «чтобы не нарушалось».

Это еще одна проблема канцелярского языка: он малоинформативен. И, когда мы начинаем переводить его на русский, нам постоянно требуются дополнительные сведения – просто чтобы грамотно выстроить предложения.

Воевал против отглагольных существительных Корней Чуковский. В своей работе «Живой как жизнь», посвященной русскому языку, Корней Иванович высмеивал их как мог.

«Особенно огорчительно то, что такая “канцеляризация” речи почему-то пришлась по душе обширному слою людей, – писал он. – Эти люди пребывают в уверенности, что “палки” – низкий слог, а “палочные изделия” – высокий. Им кажутся весьма привлекательными такие, например, анекдотически корявые формы, как “Обрыбление пруда карасями”, “Обсеменение девушками дикого поля”, “Удобрение в лице навоза” и т. д., и т. д., и т. д. Многие из них упиваются этим жаргоном как великим достижением культуры».

Судя по тем примерам, что приводил Чуковский, канцеляризм за последние 50 лет расцвел пышным цветом. И скромное «удобрение в лице навоза» уже не котируется современными пользователями канцелярщины.

«Руководитель областных органов загс Мария Иванова отметила положительную динамику снижения смертности в регионе, а также отсутствие тенденции к увеличению бракоразводных процессов», – прочитала я однажды в пресс-релизе. И расстроилась – а ведь должна была порадоваться крепости семей.

Признак 4. Удвоение существительных.

«В феврале месяце» – вместо «в феврале». Ну, скажите ради бога, чем еще может быть февраль, если не месяцем? «В летний период» вместо «летом», «контактный телефон». (А какой еще бывает? Неконтактный?)

Лучшее лекарство здесь – просто вычеркивать лишние слова. Если вам все еще кажется, что без них как-то простовато, прочитайте шутку, которую я нашла на просторах интернета. Жаль, не знаю ее автора, иначе непременно указала бы.

В сентябре-месяце я сломал руку-конечность, так что теперь валяюсь в больнице-здании на койке-мебели и ем манго-фрукты, купленные тётей-родственницей за пять рублей-денег за килограмм-вес. Манго-фрукты мягкие-тактильно, желтые-зрительно и сладкие-вкусово.

Признак 5. Длинные предложения и спутанная логика.

Вообще считается, что это два разных признака. Но в реальности они словно примагничиваются друг к другу. Там, где есть длинные предложения, определенно будет спутанная логика.

Попробуйте с первого раза понять, что имели в виду авторы этого предложения.

Для ускорения процесса ввода в эксплуатацию лифтового оборудования и снижения количества жалоб и обращений от населения региональным Фондом капремонта проведены переговоры и направлено предложение в адрес Ростехнадзора о включении соответствующего представителя в состав экспертной комиссии по приемке работ.

Если вы приложите усилия, то определенно поймете суть. Но где гарантия, что каждый из ваших читателей будет прилагать усилия? Где гарантия, что читатель не примет первое же свое предположение за истину? (Даже если истиной это предположение и не пахнет.)

Поэтому, обнаружив у себя предложения длиной в 3‒5 строк, на всякий случай переформулируйте их. Разбейте на 2‒3 коротких: так вы обеспечите себе уверенность в том, что вас поймут правильно.

Кстати, про лифты. У подрядных организаций уходило очень много времени на то, чтобы ввести в эксплуатацию уже отремонтированный лифт. Но даже после этого жители часто жаловались на то, что лифты плохо работают. Поэтому руководители Фонда капремонта провели переговоры с представителями Ростехнадзора и договорились: отныне в комиссию по приемке работ будет входить и сотрудник этой организации.

Вот какая информация пряталась за канцелярским нагромождением букв.

Главная ошибка – надеяться на канцелярский язык как на передатчик информации. → Стремитесь к ясности.

К сожалению, когда я говорю о том, что канцелярский язык убивает сам смысл коммуникации, мне отвечают:

– Да, мы понимаем. Но у нас такие корпоративные требования – приходится подстраиваться.

Увы, это и правда наша реальность. Мало кто из сотрудников решается на открытую фронду в борьбе с канцеляризмом. И, увы, многие руководители действительно уверены: чем сложнее и скучнее написан текст, тем лучше. Четверть века назад, когда я училась в вузе, мне чуть было не снизили балл за курсовую. Преподаватель пояснил:

– Ваша работа слишком интересно написана. На первый раз я вас прощаю, но помните: так нельзя.

Но даже если вам в деловой переписке нельзя избежать отглагольных существительных и страдательного залога, вы всегда вольны распоряжаться длиной предложений. Делайте их короткими – одно это сделает ваш текст гораздо более понятным. А все длинные названия статей и подзаконных актов убирайте в сноски или в раздел «Справка». Подобное структурирование текста пойдет на пользу и самому тексту, и его читателям.

Задание

Представьте, что вам нужно написать аналитическую записку своему руководителю. Руководитель у вас совсем новый – и пока не разбирается в работе вашего подразделения. А вам важно, чтобы он на вашей записке поставил резолюцию «согл.».

Чем занимается ваш отдел? Здесь вы вольны выбрать любую тему. Можете взять реальную. А можете выбрать сферу своих интересов сами. Главное, чтобы была проблема, которую вы коротко и емко изложите руководителю – так, чтобы он понял и принял вашу сторону.

И как это сделать?

Юлия работала секретарем генерального директора. Правда, фирма, в которой работала Юлия, была совсем небольшой – 25 человек. И фактически Юлия работала и секретарем, и кадровиком, и офис-менеджером.

Девушка едва справлялась со своим фронтом работ. Но самое обидное – зарплату она получала только как секретарь. Все остальное шло по принципу: «Юль, ну ты все равно целый день в офисе, сделай уж заодно?»

Она делала.

Физическое тело не может одновременно находиться в двух местах. Работа – не физическое тело, но и делать параллельно несколько работ тоже почти невозможно.

– Юль, а почему ты письмо до сих пор не распечатала? – начальник вышел из кабинета: злой, взъерошенный.

– Игорь Сергеевич, я физически не успела. – Юля оторвалась от анкеты нового сотрудника.

– Юль, ты целый день сидишь, пальчиком в клавиатуру тыкаешь! Как ты можешь что-то не успеть?! – начальник взвился. И девушка вдруг поняла: он не осознает. Он даже приблизительно не осознает, какой объем работы выполняет Юля.

«Меня не ценят», – стучало в голове.

Было так обидно, что хотелось уволиться.

Но Юле нравилось работать в этой маленькой, но дружной фирме. Она обожала своих сослуживцев. А начальник – что ж, Юля знает, что делать.

Она потратила целый вечер, чтобы написать это. Короткий перечень обязанностей, которые выполняет секретарь Юлия К.

Правда, этот перечень был нестандартным. Длинное канцелярское письмо начальник даже не стал бы читать. А если бы и прочитал, не вник бы в содержание.

Юля коротко написала свои обязанности – и напротив каждой из них уточнила, что будет, если она перестанет ее выполнять. Описала все. От «если некому будет вести архив личных дел, при первой же проверке фирма будет оштрафована на ХХХХ рублей» до «если некому будет заказывать воду в офис, через 2 дня нам будет нечего пить».

Наутро она зашла в кабинет начальника и положила ему на стол свое письмо.

– Игорь Сергеевич, я составила перечень всех обязанностей, которые мне нужно выполнять, – сказала генеральному. – Мне вчера было обидно услышать от вас, что я бездельница. И мне очень хочется изменить ваше мнение о моей работе.

Генеральный начал читать.

Читал долго. Поджимал губы. Хмурил брови.

– Так, – сказал, дочитав. – Юль, прости. Я был неправ. Я должен повысить тебе зарплату. И если хочешь… давай пересмотрим штатку. Мне кажется, тебе нужно называться директором по персоналу.