Текст книги "Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума"

Видеть будущее и быть уверенным в завтрашнем дне

Оксана – молодец. Она просчитывает все наперед и в ус не дует не потому что у нее усов нет, а потому что цифры ей говорят: «В этом месяце все по плану: выручки заработаем 3 млн, расходов из них будет 2 млн – остальное будет прибыль. Можешь спокойно вложить их в развитие или отложить на открытие нового кафе».

Здорово Оксана устроилась, ничего не скажешь. Ни неприятных неожиданностей, ни стресса – рай на земле. Ну бывают иногда проблемки: типа, кофемашина сломалась или поставщик подвел с поставкой – но это все ничто по сравнению со страхом от непонимания, что будет завтра. Этого страха у Оксаны нет.

Если и случилась проблема, то это исключение из правил – непредвиденные обстоятельства. Но вот все, что касается системной работы бизнеса, можно и нужно просчитывать. Если этого не делать, то к проблемам случайным добавятся еще те, которых мы точно могли избежать.

План помогает четко понимать, куда и как мы идем. Какую прибыль мы планируем заработать, сколько для этого понадобится денег и товаров, какую работу нужно проделать, в какие сроки и кто за это ответственный. План – это способ воплотить желание в реальность.

Коротко: план помогает понять, сколько мы заработаем за год при сегодняшней структуре компании. Если план покажет, что заработаем мало, значит, нужно решить, как это изменить:

• снизить расходы и закрыть убыточное направление, чтобы сэкономить;

• запустить в продажу новый продукт и больше заработать;

• кого-то уволить или, наоборот, нанять;

• держать больше товара на складе или денег на ежемесячные расходы.

В общем, польза от плана – невероятная. Один раз подсев на план, потом не понимаешь, как без этого жил.

Планирование – это сказка, а инструмент финансового планирования называется «финансовая модель». О ней расскажем в отдельной главе.

Все это – про принятие правильных решений

Чувствуете, как слово «финансы» приобретает иной окрас? Потому что финансы и управленка на самом деле не про сложные формулы, дебеты и кредиты, а про каждодневные решения, которые приходится принимать предпринимателю. Иногда эти решения простые, иногда сложные.

Каждый платит за ошибки. За необдуманный удар боксер в ответ получает по лицу, неверное движение дирижера приводит к какофонии всего оркестра. А предприниматель? Он расплачивается деньгами, седыми волосами и временем, потраченным зря. Се ля ви.

Пусть каждое ваше решение будет правильным. Правильным, то есть принятым по правилам, которые вы установите в своем бизнесе. Они помогут принимать решения не на основе интуиции, а с помощью твердых фактов и правдивой информации.

От появления учета заработок сам собой не вырастет. Это полезный инструмент, но 90 % зависит от вас. Кто-то вообще внедряет учет, офигевает, как все плохо, и закрывается. Но уж лучше закрыться, чем жить иллюзиями и потом пострадать еще сильнее.

Что мы узнали об управленке

1. Это управленческие решения на основе информации и цифр.

2. С информацией помогают работать разные таблички, о которых вы узнаете дальше. 3. Это про деньги, прибыль и прочие финансовые показатели.

4. Это также про планирование и достижение цели, о действиях, которые к этой цели ведут.

5. Это кайф от понимания, что происходит в компании сейчас, и того, что нужно делать в будущем, чтобы больше зарабатывать и меньше тратить.

В следующей главе – про учет и планирование денег. Первый шаг к порядку и беззаботной жизни.

Вторая глава порядком меня измотала. Как бы и глубоко погружаться нельзя, и обо всем надо рассказать. Надеюсь, не сильно запутал, но мне понравилось. Дальше будет проще – шаг за шагом, инструмент за инструментом. Сегодня 7 февраля 2020, отпуск прошел по плану.

Деньги

Основные понятия обсудили, теперь конкретно – в этой главе говорим про деньги. Обсудим их роль в бизнесе и поймем, как правильно их считать. Разберем несколько типичных ошибок, которые сэкономят вам кучу денег или две.

Научиться считать деньги – самое простое, что есть в управ-ленке. Многие уже это делают: кто-то в тетрадку записывает, кто-то в табличку, кто-то даже онлайн-сервисом каким-нибудь пользуется. Тех, кто не считает деньги вообще, по нашим наблюдениям, меньше 5 %.

Учет денег начинается сам собой, когда вы открываете расчетный счет. Уже с первыми поступлениями и тратами все операции записываются в личном кабинете онлайн-банка и мобильном приложении. Проще не придумаешь.

Есть еще наличка, которую приходится записывать руками, но с ней больших проблем нет. Главное – не забывать записывать, иначе потом не вспомнишь, от кого деньги получил, а кому когда-то там платил.

В общем, с деньгами все просто: пришли деньги на счет – учли, заплатили кому-то – учли. То есть учитываем движение денег назад и вперед, приходы и убытия. Отчет о деньгах так и называется – отчет движения денег, потому что он учитывает движение денег.

По понятиям

В мире финучета отчет движения денег называют по-разному: ДДС (движение денежных средств), ОДДС (отчет движения денежных средств), Cashflow (дословный перевод с английского – «денежный поток»). Названия, как всегда, разные – суть одна.

Еще важно говорить не «расходы» и «доходы», а «поступления» (или приходы) и «выбытия» (или убытия). Расходы и доходы – это про подсчет прибыли. Сейчас запомните: поступили деньги – это поступления, потратили деньги – выбытия. В крайнем случае можно говорить «траты».

Что делать с деньгами

У денег одна из важнейших функций в компании – платить.

Выплачивать зарплаты, закупать товар на склад, оплачивать офис и разных подрядчиков – на все всегда должно хватать. Если денег не будет, компания существовать не сможет.

Деньги еще называют кровеносной системой бизнеса. Они движутся по компании, дают возможность развиваться, тратить больше на рекламу, нанимать профессионалов, открывать новые торговые точки. Научиться наполнять компанию деньгами – первостепенная задача предпринимателя и его команды.

Следите, чтобы денег всегда на все хватало.

Пока деньги в дефиците, все мысли только о том, как бы побольше продать. И правда, как можно думать о чем-то другом, когда у тебя на счету последние 100 тысяч, а послезавтра нужно зарплату выдавать?

Мы не будем учить вас продажам, об этом есть много хороших книг. Хотим лишь донести мысль, что проблема с деньгами – одна из самых неприятных и вам стоит решить ее в первую очередь. Научитесь продавать свой продукт любыми силами.

Чем больше денег, тем круче? Нет

Есть популярное заблуждение: чем больше продадим, тем лучше.

Далеко не всегда это так.

Мы видели компании, у которых денег много, а посчитали прибыль – оказалось, что бизнес убыточный. Как так? А так. Нельзя сказать, что бизнес здоров, только по количеству денег.

Деньги – это лишь один из главных показателей. Вместе с ними нужно оценивать прибыль, рост капитала, рентабельность, дебиторку. Специально пугаем вас словами, чтобы вы понимали, насколько все серьезно.

Представьте, что пилот самолета смотрел бы только на спидометр. «Чем выше скорость, тем быстрее прилетим», – думал бы он. Но есть такие показатели, как высота, температура двигателя, маршрут полета. Без всего этого успешным был бы 1 полет из 1000, и то по воле случая.

Много денег – это, конечно, хорошо. Но не ставьте их на вершину всего. Зарабатывайте столько, сколько необходимо, тратьте столько, сколько необходимо. Не пытайтесь заработать все деньги мира. Богат не тот, кто много зарабатывает, а тот, у кого больше остается.

Больше продаж – больше обязательств. Набрать денег – это еще полдела, потом эти деньги еще нужно отработать: оказать услуги, поставить товар, построить, вылечить, накормить. За продажами сразу появляются расходы, которые не всегда приводят к прибыли.

Чего по деньгам понять нельзя

Главное – нельзя понять, сколько прибыли компания заработала.

Остаток денег на конец месяца – это просто остаток денег, то есть сколько у нас есть на оплату подрядчиков и зарплату.

Сколько забрать себе – тоже не поймете. Ну есть на счете 200 000 рублей, ну и что? То, что они есть, еще не значит, что их можно брать. Это могут быть деньги поставщика, которому вы еще не заплатили, или деньги на зарплаты. Вначале нужно посчитать прибыль, а потом уже распределять ее себе на дивиденды и бонусы команде.

Где считать деньги

То, как движутся деньги, учитывают в «Отчете движения денег» (ДДС). Это табличка, куда мы записываем все поступления и выбытия в течение месяца. Каждый месяц – новая вкладка в документе.

Принцип ведения отчета: пришли деньги – записываем, ушли – записываем. Раз в день в конце рабочего дня открыли табличку, записали операции за день, закрыли. Десять минут каждый день, ничего сложного.

Отчет показывает, сколько денег есть сегодня на каждом кошельке и суммарный остаток. Кошельки – это ваши счета, на которых хранятся деньги компании: расчетный счет, Яндекс-деньги, карта с наличкой, бумажная наличка. Каждый день вы видите наличие денег на текущие нужды компании:

Денег сегодня: 352 000 ₽

Расчетник: 232 000 ₽

Наличка: 45 000 ₽

Наличка (карта): 75 000 ₽

В отчете учитываются только те кошельки, которыми вы пользуетесь для получения денег от клиентов и выплат. То есть вклады и прочие накопительные счета сюда не идут.

А шаблон-то дадите? Конечно! У нас же есть прекрасный шаблон отчета в гугл-табличке и эксельке. И инструкция по его настройке есть. Все найдете по этой ссылке – nfbook.ru/material.

Как настроить шаблон? Посмотрите видеоинструкцию, там будет подробно о технических настройках. Если не все поймете, попросите помочь того, кто у вас в команде лучше всего разбирается в табличках.

Чтобы шаблон начал работать, добавьте все свои кошельки. Инструкция есть в видео.

Потом самое важное – сгруппируйте операции по категориям. Это поможет анализировать поступления и выбытия в дальнейшем. Сможете в пару кликов отфильтровать операции и посмотреть, сколько денег принесли розничные продажи и на сколько процентов ежемесячно растут траты на печенье для Антона Палыча.

Не переборщите с количеством категорий! Некоторые увлекаются и чуть ли не каждой операции присваивают категорию: «Вода в офис», «Аренда офиса», «Клининг офиса» и так далее. Лучше объединить их в одну категорию «Офис».

Оптимальное количество категорий – 25–35. Вот несколько советов по группировке:

• Зарплаты штатным сотрудникам назовите «Зарплаты штат», а оплаты услуг разовых подрядчиков – просто «Подрядчики».

• Поступления от разных клиентов назовите «Поступления от клиентов». А если у вас есть разбивка, например, на оптовую торговлю и на розницу, то пусть будет «Поступления розница», «Поступления опт».

• Какие категории бывают еще: «Связь и ПО», «Командировки», «Интернет-реклама», «Налоги».

Как настроить категории в первый раз: проанализируйте поступления и выбытия за последний месяц и сгруппируйте в статьи. Если до этого момента учетом денег вы вообще не занимались, тогда заполняйте нашу табличку в течение месяца, а затем проанализируйте результаты.

Категорий статей не должно быть много. Если их больше 35, думайте дальше, как объединить. Удачи!

А личные деньги учитывать? Нет. Ваши деньги – только ваши, деньги бизнеса – только деньги бизнеса. Будете смешивать личные деньги с деньгами компании, запутаетесь. Если сейчас все смешано, время разделить.

В какой программе вести отчет? Самый простой вариант – гугл-таблица (Google Sheets) или эксель-таблица (Microsoft Excel). Лучше вести в Гугле, он работает онлайн: изменения сохраняются автоматически и цифры может вносить вся команда.

Еще есть вариант: вести учет денег в специальных онлайн-сервисах. У нас есть свой сервис «ФинТабло» (fintablo.ru), есть и другие, но мы в них не разбираемся и за качество не отвечаем.

Что выбрать – решать вам. Если на старте денег впритык, ведите учет в гугл-таблицах, а если можете платить за сервис, ведите там. Сервис, как правило, удобнее – там есть функции, которых нет в Гугле. Интеграция с банками, например.

Планируем деньги на будущее

Иногда компания остается без денег. Были-были, и вдруг не хватило на оплату заказа поставщику. Это не значит, что компания стала убыточной – просто она столкнулась с кассовым разрывом.

В 90 % случаев кассовые разрывы предотвращаются нехитрым планированием.

Почему эти кассовые разрывы случаются? Банально, из-за того, что без планирования приходится слишком многое держать в голове. Вот предпринимателю отгрузили товар с отсрочкой платежа на месяц. Весь последующий месяц он спокойно работал – продавал товар, принимал новые поставки, проводил инвентаризацию. Уже и позабыл про эту отсрочку.

Продажи шли хорошо, и предприниматель решил обновить компьютеры в офисе. Выделил на это деньги, а через неделю бухгалтер напоминает: надо бы заплатить тому самому поставщику. И наш герой такой: «Э-э-э, а у меня закончились деньги. Что делать?»

Приходится вылезать из кассового разрыва. Вот самые популярные варианты, как это сделать:

• закинуть на счет компании из своих;

• взять кредит;

• больше продать (надавить на маркетолога и продавцов);

• задержать зарплаты;

• передоговориться с поставщиком.

Варианты решения проблемы есть всегда. Но давайте мы расскажем, как избежать этого стресса с помощью планирования денег в платежном календаре.

Платежный календарь – это такая таблица о движении денег в ближайшем будущем. По ней видно, сколько денег будет каждый день. Был бы у нашего героя платежный календарь, он бы увидел: 10-го числа ему выдавать зарплаты, а 11-го – платить поставщику. Значит, покупать компы до этой даты опасно.

Платежный календарь собирается в три шага:

1. Запланируйте поступления на месяц вперед. Напрягите память – вспомните, кто вам будет платить в течение месяца. Проанализируйте прошлые месяцы – наверняка есть повторяющиеся по расписанию платежи. Говорим пока только о поступлениях.

Занесите их в календарь.

В верхней части таблицы сумма денег, которая есть на начало каждого дня. Под чертой – операции, которые произойдут.

2. Запланируйте выбытия на месяц вперед. Теперь по такому же принципу добавим все выбытия: зарплаты, закупку товара, оплату офиса, подрядчиков, налоги, выплаты дивидендов, – все за каждый день.

Когда мы спланировали поступления и выбытия, ниже под чертой посчитаем, сколько денег будет на конец каждого дня.

3. Прикиньте сценарии. Когда у вас есть все планируемые поступления и выбытия, можно посмотреть, не приведут ли к кассовому разрыву дополнительные траты. Представим, что предприниматель решил закупить компьютеров на 300 000 рублей 12 января.

Добавили всего одну операцию – и уже кассовый разрыв. Поставщику заплатить всю сумму уже не сможем. Можно, конечно, передоговориться, но зачем эти лишние действия, объяснения, звонки? Будьте ленивыми – планируйте все так, чтобы не надо было тратить силы на то, что не приносит удовольствия.

Недаром платежный календарь называют мазью от кассовых разрывов. Он и правда помогает от них избавиться. Но, как всегда, гарантий нет – кассовые разрывы иногда могут случаться.

Вдруг клиент, на которого вы рассчитывали, попадет в беду и не сможет заплатить? Вдруг у него кассовый разрыв? Вдруг он не ведет платежный календарь?

Ведите платежный календарь, но будьте готовы ко всему. Как подготовиться к непредвиденным обстоятельствам, мы расскажем в главе про фонды. А пока – вот как календарь помог нам.

Платежный календарь у нас ведет финансовый менеджер. Он предупреждает, когда будут кассовые разрывы, и предлагает возможные решения. Уже третий раз подряд мы из-за этого переносим траты на создание нового логотипа у популярного дизайнера. Хочется, конечно, обновить стиль и все такое, но умышленно попадать в безденежную яму – это такое… Потерпим, ничего страшного.

Есть шаблон и инструкция. Скачивайте платежный календарь с сайта, разбирайтесь, внедряйте – nfbook.ru/material. За вас все не сделаем, да помогут вам небеса. Если что, пишите вопрос в чат нашего комьюнити – nfbook.ru/chat.

Что анализировать по деньгам

ДДС нужен, чтобы контролировать денежный поток. Не ждите от этого отчета чего-то невероятного с точки зрения аналитики.

Но несколько моментов он прояснить сможет.

Денежный поток. Любая компания стремится к тому, чтобы денежный поток был положительным, то есть поступлений больше, чем выбытий. Если предприниматель видит по ДДС отрицательный денежный поток, исправляет ситуацию. Наш финдиректор, например, идет в коммерческий отдел и просит поднажать. Отдел продаж закрывает затянувшиеся сделки, маркетинг придумывает распродажу – и денежный поток снова в норме.

Золотое правило: следите, чтобы поступлений всегда было больше, чем выбытий.

Выбытия по статьям. Планировали в этом месяце купить сырья для производства на 500 тысяч рублей, а за полмесяца уже потратили 400 тысяч – странно, надо проверить, все ли в порядке. И так с каждой статьей, у которой заметите перерасход или недорасход. Поступления по статьям. То же самое, только со знаком плюс. Почему клиент заплатил аж на две недели позже? Сейчас пронесло, а могли бы в кассовый разрыв попасть. Почему денег по розничному направлению зашло на 30 % меньше? Отчет о деньгах дает предпринимателю сигналы, которые приводят к результативным действиям.

Такие вот штуки можно увидеть по деньгам. И не вздумайте прибыль по деньгам считать, даже грязную. Потерпите еще одну главу. Ну то есть через одну. Да потерпите, короче!

Про деньги все.

P. S. Мы создали сервис управленческого учета «ФинТабло». Пользуемся им сами, внедряем нашим клиентам и рекомендуем попробовать вам. Зарегистрируйтесь и получите бесплатно в подарок курс «Деньги под контролем» от Александра Афанасьева. Чтобы получить курс, напишите в чат поддержки. Регистрация по ссылке – fintablo.ru.

В эфире лайв-блог авторов книги. Полет нормальный, книга пишется, договор с издательством подписан, предпродажи идут. Нам надо сдать материал в издательство до 30 апреля, посмотрим, посмотрим. Это надо по одной главе в неделю, а лучше по две – в принципе, нормально. Ладно, не буду задерживать. Подписывайтесь, ставьте лайки, пишите комментарии, жмите на колокольчик.

Руководитель по залету

Давайте перенесемся в будущее и представим, что у вас уже появились финансовые отчеты, о которых мы начали рассказывать.

Вам видна вся картина: сколько заработала компания, сколько денег пришло, сколько ушло, сколько есть сейчас, сколько денег ваших, сколько чужих.

Цифры появились. Кайф, да? А что дальше? Какой смысл в цифрах, если непонятно, что с ними делать? Предприниматель получает эти мегаотчеты, смотрит в них, и такой: «Ага, ага. Супер, ладно» – и идет чай пить. Посмотрел в таблички и графики, полюбовался, а в действия или решения это не превратилось.

В этой главе мы поговорим о роли руководителя в компании. Разберем, почему цифры без навыков управления ничего не стоят. Глава не просто так называется «Предприниматель по залету», об этом тоже поговорим.

Менеджмент + цифры

Управленческий навык и цифры работают вместе. Если руководитель умеет управлять командой, доводить дела до результата, без цифр ему будет сложно принимать верные решения. Да, задачи он будет щелкать как орехи, но нужно ли вообще их щелкать?

Руководитель может отлично организовать работу по обновлению сайта, провести виртуозные переговоры с арендодателем, выступить на профильной конференции, выбить отсрочку у поставщика. Но все это и выеденного яйца не стоит, если у компании прямо сейчас есть проблема с производственными мощностями.

Но у руководителя не было цифр, чтобы это понять, и он решал задачи, которые можно было бы и не решать.

Как говорил Питер Друкер[2]2
  Питер Фердинанд Друкер – один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века. Его труды до сих пор актуальны и идут в основу управления малых, средних и крупных компаний.


[Закрыть], важнее делать правильные вещи, чем делать вещи правильно. Управленческий учет показывает, какие вещи – правильные.

Есть и другая крайность – руководитель целиком погружен в цифры, но управлять людьми он совершенно не умеет. Отчеты говорят: «Конверсия из заявки в оплату упала с 30 до 15 %». Руководитель понимает: с такой конверсией компания не получит вообще никакой чистой прибыли. Просто год поработаем без толку.

Идет к маркетологу: «Что с заявками?» Тот отвечает, что у него все хорошо, это отдел продаж филонит. Ну ладно. Идет к руководителю отдела продаж, а тот парирует: «Заявки некачественные, попробуй сам прозвонить. И так делаем все возможное».

Так и остается проблема без решения. Предприниматель не добрался до ее сути, не поставил задачу, не назначил ответственных. Цифры в отчетах ни во что не превратились.

Цифры помогают определить, что делать, а чего не делать.

Понимать язык цифр – один из ключевых навыков руководителя. Но есть и другие: умение ставить задачи, планировать, координировать работу команды, контролировать ход дел, мотивировать людей, анализировать ситуацию и меняться под новые условия. Тем, кто не владеет всеми этими навыками, приходится непросто.

Без навыков управления все попытки использовать отчеты превращаются в топтание на месте. «Упала выручка? Так, ну ладно, давайте там, лучше продавайте, работайте». «План по найму перевыполняем? Хорошо, так держать». Такой поверхностный анализ превращается в решения типа «нужно лучше работать» и «продолжайте в том же духе». Это непрофессионально.

К цифрам часто приходят в последнюю очередь. Они начинают играть важную роль в компании только тогда, когда задан правильный вопрос. Задавать правильные вопросы и искать на них ответы – это и есть суть управления. Поэтому цифры и управление неразлучны.

• Почему упала выручка? Клиент отвалился? Почему? Что-то не понравилось? Что говорит сотрудник, который работал с этим клиентом? Давайте позвоним клиенту и узнаем, соберем информацию. Было ли такое уже в прошлом? Как сделать так, чтобы такого больше не произошло? Нужно провести работу с сотрудником, сделать инструкцию на такой случай. Ситуацию нужно уладить, возможно, клиента еще можно вернуть.

• План по найму перевыполнили? Хорошо, но план продаж мы, наоборот, не выполняем, а значит, новеньким не будет работы.

Давайте придумаем, как это решить. Может, уменьшить план по найму? Может, вывести новеньких в следующем месяце?

В бизнесе нужно всегда держать ухо востро: показатели то растут, то падают. Просто так смотреть на цифры и жевать банан – это ждать приближения беды. Используйте цифры как орудие для грамотного управления ситуацией.

Учитесь читать цифры.

Учитесь управлять.

Если цифр в компании вообще нет, руководителю не на что опереться. Сотрудники всегда обоснуют, почему у них не получилось сделать результат и почему воплотить задуманное в принципе нереально. Остается только мириться с суровой реальностью и продолжать тратить деньги на новые гипотезы. Вдруг однажды повезет.

А когда нет навыка управления, цифры бесполезны. Сами по себе они денег не заработают – им нужен профессиональный руководитель, который превратит их сигналы в управленческие решения.