Текст книги "От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте"

Успех – это ответ на кризис баланса

Создать баланс в вашей жизни можете только вы. И единственный способ это сделать – найти пути сделать собственную жизнь лучше, чем она была вчера. В этом поможет достижение успеха. Вспомните, когда последний раз жизнь казалась вам удавшейся? Вы получили диплом или новую работу, повышение, заключили сделку с клиентом, съездили в отпуск, пробежали марафон, успешно провели мероприятие, начали новые отношения, приступили к новой волонтерской работе, помогли ребенку с новым этапом в его жизни, разрешили старую проблему оригинальным способом, просто выложились на все сто в спортзале или получили комплимент по поводу хорошо сделанной работы? Это те моменты, когда вы чувствуете баланс. Вы приложили все усилия на пути к цели, и тяжелая работа дала реальные результаты, внеся что-то хорошее в вашу (а может быть, и еще в чью-то) жизнь. Это то, что успех делает для вас. Он делает жизнь лучше, чем вчера.

Приближение к целям или их достижение создает баланс и энергию, которая нужна для продолжения движения. Это дает чувство успокоения, что вы не потратили время впустую, что определили свои цели и сделали хоть что-то вместо того, чтобы стоять на месте, бесполезно проживая очередной день. Импульс и результаты, которые дает это улучшение, вдохновляют завтра сделать еще больше.

Чувство баланса появляется, когда вы удовлетворены тем, где находитесь сейчас, и тем, что происходит в вашей жизни.

Это другое понимание баланса. Оно приходит, когда вы довольны тем, как тратите свое время и ресурсы. Это баланс между я обязан сделать и я не обязан делать, между содержанием и улучшением, между управлением и лидерством. Подобная гармонизация случается, когда вы преследуете свои цели и достигаете их, видите улучшения в жизни вместо того, чтобы впрягаться всеми силами, пытаясь хотя бы удержаться на месте. Как только вы сдвинете жизнь с того места, где она застряла, немедленно почувствуете радость от улучшения. Вы испытаете успокоение от осознания, что наконец сделали нечто очень важное.

Баланс и удовлетворение, приходящие с достижением целей и улучшением качества жизни, у каждого уникальны. То, что делает жизнь одного человека лучше, не всегда нужно другому. Кому-то хочется купить дом побольше, а кто-то, наоборот, ищет поменьше. Это не обязательно больше, лучше, дальше; суть всего этого в движении, в том, что вы двигаетесь в выбранную сторону, испытывая радость и психологический подъем. Когда кто-нибудь говорит вам: «У меня есть цель», на самом деле имеется в виду: «Когда я достигну этого, моя жизнь станет лучше».

У вас всегда есть возможность для освоения нового, приключения, роста – как в личном, так и в профессиональном плане. Лучший способ победить выгорание и стресс – ощутить, что ваша жизнь находится в устойчивом балансе между тем, что вы обязаны делать, и тем, что заставляет вас чувствовать себя живым, – постоянно искать развития в какой-либо части вашей жизни.

Это важно, потому что ваши обязанности и волнения никогда не прекратятся. На самом деле с возрастом они будут только расти. Подумайте о тех областях жизни, которые стали хуже за все это время. Если что-то уже в естественном процессе угасания и вы не тратите особых сил, поддерживая его существование, оно в конце концов исчезнет.

С возрастом все сложнее следить за здоровьем. Говоря научным языком, количество лет будет расти, а здоровье – постепенно слабеть. Научные работы демонстрируют значительное увеличение времени и денег, затраченных на лечение, после пятидесяти лет. Если вы не занимаетесь спортом и не поддерживаете физическое и психическое здоровье, значит, каждый следующий год оно будет становиться все хуже.

Поддержание должного физического уровня превратилось в один из культов. Американцы каждый год тратят в среднем 33 миллиарда долларов на вещи, связанные с антивозрастной продукцией, и косметическая хирургия получает чистый доход в 10 миллиардов ежегодно. Слабоумие и другие связанные с возрастом психические расстройства ежегодно становятся причиной 22 % госпитализаций и 11 миллиардов долларов выплат по федеральным программам медицинского страхования. Вы можете замедлить процесс старения, сохранить или даже улучшить вашу внешность или здоровье усердной работой, но повернуть все вспять не удастся.

Конечно, это касается не только здоровья. Если вы не переезжаете каждый год в новое здание, ваш дом также со временем ветшает, то есть и ему однажды потребуются должное содержание и ремонт. Стихийные бедствия – ураганы, наводнения, засуха, торнадо, землетрясения и т. д. – окажутся причинами разрушений и необходимости ремонта, перестройки или переезда. И не придется долго вспоминать различные экономические или природные катастрофы, вынуждающие людей сталкиваться с жизненными трудностями.

С возрастом и отношения также могут стать более изматывающими, к ним надо будет прилагать больше усилий, так как люди разъезжаются, становятся более занятыми, устают от жизненных проблем.

Особенно это сказывается на бизнесе или карьере. Что если вы никак не будете продвигаться в профессиональном плане? Если позволите вашим навыкам остаться без изменений – в то время как конкуренты развиваются и осваивают новые методы работы, пользуются преимуществами новых технологий, открывают новые сферы рынка и т. д., – вы растеряете своих клиентов, а бизнес или карьера начнут увядать, пока им не наступит конец. Вы не можете выбрать просто топтание на месте; вы должны развиваться и не отставать, иначе станете бесполезным и ненужным.

Смысл в том, что многие вещи в нашей жизни со временем увядают естественным путем. Проблемы всего лишь в одной из этих областей уже могут утянуть в болото. А думать обо всех вещах одновременно совсем невыносимо!

Если вы не стремитесь к достижению успеха и прогрессу, большую часть времени и усилий будете тратить на то, чтобы поддерживать существующий порядок вещей. Если перестать двигаться в сторону улучшения какой-либо области жизни, придется зациклиться на той ее части, которая ухудшается. Это может привести к стрессу, выгоранию, чувству обиды, огорчению и депрессии – не клинической депрессии, но к чувству отчаяния, что вчера было лучше, чем сегодня. У всех когда-нибудь да возникало это чувство. Это происходит, если мы увязаем в болоте повседневности и ощущаем при этом потерю времени, проведенного без радости от достижений. Отчаяние возникает, когда мы осознаём, что прилагаемые усилия не оцениваются по достоинству.

Можем ли мы быть действительно счастливы, если нет надежды на лучшее будущее? Ваша действительность не обязательно должна быть ужасной, чтобы захотелось помечтать об улучшении ситуации. Вы можете жить полной и счастливой жизнью, иметь замечательную работу, семью и друзей, обладать приличным уровнем достатка и влияния. Но если постоянно возникает мысль, что это все, лучше уже не будет, завтра может быть только хуже, – вы будете несчастны! Я определенно не понимаю, как можно быть счастливым, имея такие взгляды на будущее.

Счастье – всего лишь личное дело каждого. Или оно влияет и на бизнес? Статистика показывает, что депрессия снижает продуктивность и стоит работодателям 44 миллиарда долларов ежегодно, что делает ее самой затратной для компаний болезнью. И наоборот, счастливые сотрудники добиваются высоких уровней прибыли, продуктивности, стабильности кадров и отзывов клиентов. Именно поэтому создание баланса, а также ощущение удовлетворенности и счастья имеют долгосрочное положительное воздействие не только на отдельного человека, но и в целом на организацию, в которой он трудится.

Но как же этого добиться? Работая все усерднее, вы не вытащите себя из подобного болота. Вы должны поменять курс, направив усилия в другую сторону.

Цели избавляют от чувства депрессии. Они исправляют и возмещают все потери и неприятности вашей жизни, чтобы вы не закончили ее в том же болоте. Они смягчают осознание, что вы слишком усердно работали, но ничего не достигли. Стремясь к успеху, вы каждый день засыпаете с ощущением некоего прогресса и движения вперед. И этот импульс помогает почувствовать баланс и зарядиться энергией – как будто сегодня уже лучше, чем вчера. Это дает надежду. Это помогает спокойно засыпать, зная, что благодаря хорошей работе жизнь постоянно становится лучше. Это похоже на баланс. Это похоже на удовлетворение и счастье.

Достижение успехов и решение проблем должны взаимодействовать

Чувство баланса приходит, когда вы сделали то, что обязаны сделать для поддержания жизни и решения проблем, а также когда вы сделали то, что не обязаны, но что сделает вашу жизнь немного лучше. Многие ищут подобной гармонии, но найти ее невозможно: ее надо создать. Одним из признаков может стать ощущение, что полученные результаты стоят потраченных усилий. Когда вы вкладываете громадные силы только в управление своей жизнью и сохранение ее статуса, это в конце концов приводит к выгоранию. Но если каждый день вы будете направлять усилия на создание значительных результатов и продвижение к улучшению, тогда то же количество усилий будет оправданно и полезно.

Мы постоянно пытаемся сбалансировать цели успеха с управлением – я обязан с я не обязан. И так как эти цели различны и уникальны для каждого человека, ни организация, ни работодатель не могут вместо вас создать баланс между работой и жизнью. Никто не сможет за вас это сделать. Растущее число отгулов, льгот, бонусов и гибких предложений не обеспечит желаемое чувство баланса – до тех пор, пока вы не начнете использовать эти преимущества для улучшения собственной жизни.

Определение целей успеха и ежедневная работа над ними смягчают ощущение выгорания. С каждым маленьким шажком в сторону успеха вы видите улучшение и получаете заряд энергии. Вы движетесь, прогрессируете, результат ваших усилий становится все более очевидным. Вам есть о чем рассказать, и у вас есть идеи, которые можно развить. Вы обнаружите, что мысли в постоянном круговороте, в планах, как достичь очередной цели и какой станет жизнь, когда это случится. Вы используете свои ресурсы, чтобы прийти к чему-то лучшему, а не сражаетесь, защищая свою территорию. Это чувство жизни в движении формирует баланс. Направление к значительным улучшениям в вашей жизни, жизни семьи, команды на работе, организации и т. д. – это то, что сглаживает депрессию, выгорание и стресс и позволяет гармонии и удовлетворенности взять верх.

Исследования показали, что в реальности главный мотиватор для сотрудников – не обещания о повышениях и надбавках, а ощущение, что они с каждым днем приближаются к значимой цели. Это чувство позволяет показать большую креативность и лучшее качество работы. Без осознания прогресса и достижений люди теряют мотивацию к продолжению конструктивной работы, откатываясь к выгоранию.

Даже маленькие шаги способны обеспечить баланс и улучшить качество всей жизни, а не только работы. Мы не должны балансировать между работой и жизнью, работа – часть жизни. Мы должны балансировать между сиюминутным выживанием и прогрессированием. Если вы определили способы обновления какой-нибудь области своей жизни – неважно, насколько маленькой, – у вас есть достойное основание для чувства баланса. Ключ к началу путешествия по достижению баланса в вашей жизни – определение возможностей для успеха, расставление приоритетов и планирование.

Глава 3. Цели, приоритетные по результатам

Времени не хватит на все, что ты хочешь в этой жизни, поэтому придется делать выбор. И хочется надеяться, что выбор будет исходить из глубокого понимания, кто ты на самом деле.

Фред Роджерс

В одно прекрасное утро вы впервые задаетесь вопросом: «Что я должен сделать сегодня?» И когда по итогу насчитываете столько дел, что выполнить их в один день никак не представляется возможным, пытаетесь сократить этот лист под лозунгом «Что из этого нужно сделать срочно?» Большинство людей определяют приоритеты с помощью вопроса «К какому сроку это должно быть сделано?» Чем ближе срок выполнения, тем более приоритетным считается задание. Это самый распространенный метод установления первоочередности всему, что считается срочным.

Если вы когда-нибудь сталкивались с моделями приоритетности, использующимися в типичных тайм-менеджментах, знаете, что буквы А, B и C традиционно обозначают срочность или приближающийся дедлайн. Задание, которое надо выполнить немедленно или сегодня, имеет пометку А. Дела, которыми надо будет заняться скоро, – В, а С выставляется тем вещам, которые понадобятся на следующей неделе, или в следующем месяце, или существуют в грядущих планах. И все, что надо сделать, чтобы превратить С в А, – так это как можно дольше откладывать его. Не надо заниматься им сейчас – просто подождите. Оно само однажды превратится в А. Еще немного подождите. Вот уже ближе! Сейчас оно выглядит еще не таким важным, никто про него пока вас не спрашивает, но оно станет срочным, если вы дождетесь его дедлайна или потянете еще немного дольше!

Такой метод приоритетов делает цикл заданий примерно следующим:

«Это надо сделать через месяц? О, это совсем несрочное дело (С). У меня целых 30 дней. Я, конечно, его не забуду; оно важное, но у меня есть целый месяц, так что сейчас я им заниматься не буду…»

«Надо выполнить на следующей неделе, да? Ладно, давайте дадим ему срочность В. Я буду держать его в поле зрения. Никак не могу его упустить, это уже на следующей неделе. Это серьезно. О’кей, это В, но у меня есть еще дела, у меня есть дела со срочностью А, их надо сделать сегодня, так что остальное может подождать».

«Как, уже сегодня?! Как так получилось? Да, вот теперь это самое срочное (А) на сегодня! Я немедленно брошу все остальное – это ведь так срочно! Мне надо закончить это прямо сейчас!»

Если подходить к планированию таким способом, все что угодно может приобрести срочность А. И если все на свете имеет такую срочность, как вы узнаете, что по-настоящему важно, а что нет? Такой образ жизни присущ людям, отменяющим все планы в последнюю минуту. Они не являются на встречу, потому что им срочно надо быть где-то еще. Они пропускают мимо себя вещи, которые должны были быть более важными для них, из-за дел, которые на самом деле не важны. Они разучились отличать, что имеет для них какое-либо значение, они постоянно в стрессе и под давлением срочности всяких дел – и, как результат, у них появляется ощущение, что никому так и не угодили. Они часто опаздывают на встречи или в места, где им надо быть, потому что постоянно пытаются успеть закончить более важный проект. Они переживают над приземленными вещами, скапливающимися у них пачками. Вы знаете людей, которые так живут? Может, это ваш образ жизни?

На одной из презентаций я привел гипотетический пример. Допустим, в вашем районе мусор вывозят в понедельник с утра. В воскресенье вечером, когда вы с семьей так приятно и уютно отдыхаете дома, подняться с дивана и вынести мусор будет для вас приоритетом А, В или С? Для большинства людей – С. Если вы забыли сделать это до того, как легли спать, утром в понедельник дело получает приоритет В. У вас все еще есть несколько часов, прежде чем станет поздно! А, вот вы уже слышите, как мусоровоз едет по вашей улице? Ну, теперь точно А! Срочность заставляет бежать по улице под одобряющие крики мусорщиков и закидывать свой пакет в последнюю минуту, прежде чем мусоровоз скроется за поворотом. Вы сделали это! Ура! Какое достижение. Круто, правда? Поздравляю – вы просто выбросили мусор. И можете вычеркнуть его из листа самых срочных А-заданий на сегодня. Из-за этого будете весь день чувствовать себя прекрасно. Но добились ли вы чего-нибудь на самом деле стоящего? Не особенно: вы просто выбросили мусор. И – угадайте что? Новый пакет мусора уже наполняется.

Вот почему определение приоритетов по срочности не работает. Как вы, без сомнения, заметили: чем ближе к дедлайну, тем выше приоритет задания. Само задание никогда не меняется, это вы делаете его все более и более жизненно важным с приближением крайнего срока. Такой метод приоритетов создает иллюзию, что вы продуктивны, тогда как в реальности ваша занятость не дает никаких особенных результатов. Он может дать вам ложное чувство выполненного долга – долга, который ничего не прибавит к ценности вашей жизни. Это называется драматизм. Драматизм появляется, когда вы даете чему-то больше времени и внимания, чем оно заслуживает по результатам. Драматизм мешает определению приоритетов.

Помните первый признак цели успеха: она никогда не бывает срочной! Те вещи, которые дадут лучшие в вашей жизни результаты, никогда не имеют дедлайна.

Новый способ определения приоритетов

Эффективный способ определения приоритетов основывается не на дедлайнах или срочности. Он базируется на результатах, подразумевая присвоение ценности и порядка событиям вне зависимости от их срочности. Теперь нужно отвечать на новые вопросы: что это задание даст вашей жизни? Какие занятия покажут наилучший результат?

Вот и новый способ определения приоритетов: А, В и С должны отражать результат, который это задание даст лично вам после завершения. Так, задания класса А означают цели достижения успеха – самые значительные, продуктивные, которые вы когда-либо выполните или испытаете в своей жизни. Они основаны на результатах, а не на дедлайнах. Вспоминая свою жизнь на сотом дне рождения, вы припомните задания с приоритетом А.

Оба – и В-, и С-задания, – те, которые приходится выполнять, или решения проблем, о которых вам обязательно напомнят в случае невыполнения. У обоих есть степень срочности, но есть и разница: кто-то где-то следит за тем, как и когда вы выполните задание В. Другими словами, вы обязаны не только закончить задание В, но и должны сделать его хорошо и вовремя, потому что за него придется отчитаться. Например, сдать отчет за месяц – это В; коллеги заметят, вовремя ли вы это сделали. Высылать счета-фактуры или заполнять инвентаризацию вовремя – тоже В, потому что это отслеживается и отмечается в вашем личном деле. Другой пример – оплата ипотеки или кредитной карты, потому что банки также отслеживают, сделали ли вы это вовремя. И напротив, никто не смотрит, насколько хорошо вы выполняете задание С. Если кто-то и задастся целью отслеживать, как хорошо вы выносите мусор или как часто проверяете электронную почту, это значит, ему откровенно больше нечем заняться.

Старую установку «Все, что можно измерить, можно сделать» приписывают разным авторам и мыслителям. В целом это означает, что если вы находитесь в позиции управления и хотите, чтобы ваши подчиненные что-то сделали, покажите, сколько сделать, проследите за исполнением, поставьте сроки выполнения и потом зафиксируйте, как идет процесс. Другими словами, если вы ясно опишете стандарты, они будут достигнуты. И это работает – до тех пор, пока это что-то (ваше требование, цель) можно измерить. Но другой принцип, высказанный Альбертом Эйнштейном, гласит: «Не все, что может быть подсчитано, имеет значение. Не все, что имеет значение, может быть подсчитано». К этому стоит прислушаться компаниям, когда они собираются что-то проверить или подготовить отчет и выбирают подходящую для этого систему измерений. Так или иначе, при определении приоритетов это означает, что, как только система мер установлена, задание сразу приобретает класс В для всех, кто его выполняет, потому что теперь придется отчитываться, и это повлияет на оценку подчиненного. Если вы поручаете кому-нибудь работу и просите отчет, это повышает приоритет задания.

Когда-то я работал в компании, где у всех было дело важности С – в данном случае еженедельное собрание: я помог ему быстро приобрести важность В. На меня была возложена обязанность вести эти собрания. Начинал я с оглашения повестки дня, которую передавал начальник отдела, а потом перечислил те задания, которые надо было выполнить в течение недели ради целей проекта. Собрания обязаны были посещать все сотрудники.

Вы закатываете глаза, когда это читаете? Значит, скорее всего, уже бывали на подобных собраниях и все о них знаете. Никто не хочет на них ходить. Часто у подчиненных вдруг возникает «неотложный телефонный звонок», и им приходится пропускать мероприятие, или они находят уйму других отговорок, только бы увильнуть. Многие приходят с опозданием, показывая свое пренебрежение к процессу в пассивно-агрессивном ключе. И хотя мне самому это было не очень интересно, в мои обязанности входило всех туда собрать.

И тут появилась идея.

Однажды я втайне от всех записал точное время прихода каждого на собрание. В тот раз все прошло, как и обычно. А на следующей неделе я начал собрание в 10 часов коротким слайдом, который состоял из имени и времени, во сколько этот человек пришел в прошлый раз. Можете представить себе шок, отразившийся на лицах сидящих. Я выложил слайд ровно в десять и оставил всего на несколько секунд. Нет, я не пытался никого пристыдить; просто хотел, чтобы мою точку зрения поняли. Конечно, это было лишь 10 утра, и многие – вечно опаздывающие – еще не пришли. Они проскальзывали внутрь, и то, как на них смотрели видевшие слайд, должно быть, было им очень непонятно.

Но слух об этом быстро разошелся по компании, и на следующее собрание все явились вовремя. Большинство пришли даже заранее, и мы были готовы начать ровно в 10:00. Признаюсь, я посмеивался над этим несколько дней. Но самая большая выгода была не в моем хорошем настроении, а в том, что мой начальник отслеживал, как я справляюсь с тем, чтобы привести всех на собрание, – и теперь это было под контролем. Ну, и как дополнительный бонус для всех, собрание теперь длилось всего 20 минут, потому что все были на месте и готовы слушать, а потом быстро возвращались к работе.

Еженедельное собрание имело важность С, было одним из решений проблем, которое никому не нравилось, обязанностью в списке дел. Но когда к нему добавили отчетность посещаемости и времени прибытия, оно немедленно стало делом В, чем-то способным отразиться на аттестации, ежегодном отчете или даже просто в слайде на следующей неделе. Как говорится, все, что можно измерить, можно сделать.

Получается, существуют «подотчетные обязанности» (В) и «обязанности без отчетов» (С). Как мы обсуждали в главе 1, вы обязаны решать эти проблемы, если хотите не отстать от жизни, даже если потом их и не вспомните.

Новый способ определения приоритетов:

А = задания для достижения успеха.

В = подотчетные задания для решения проблем.

С = задания для решения проблем.

Получаемые результаты:

А = цели, лидерство, улучшения.

В = эффективное управление обязанностями.

С = управление.

Подумайте о предыдущем примере: какой приоритет в этой новой модели получил бы вынос мусора – А, В или С? Да, подобные задания всегда будут получать С, и без связи с тем, скоро ли подъедет мусоровоз, – потому что, если вы этого не сделаете, кто угодно, от члена семьи до соседа, может указать на плохой запах из ведра! Решение подобных проблем никогда не заслужит приоритета А в нашем новом подходе, потому что не дает никаких значительных результатов. И оно не будет заданием В, потому что никто не потребует о нем отчета. Оценка вас как личности не зависит от того, вынесли вы мусор или нет. То, что вы это сделали, лишь дает иллюзию продуктивности – самое большое препятствие на пути к настоящей продуктивности. Первый шаг к тому, чтобы стать по-настоящему продуктивным, – понять правильную картину, какое занятие какие результаты дает, и действовать соответственно. И хотя еще не раз придется бежать за мусоровозом, размахивая пакетом, вы хотя бы не будете обманываться, думая, что совершили что-то А-важное.

Всегда помните о втором признаке заданий для достижения успеха: их делать не обязательно. Это те занятия в вашей жизни, которые дают самый значительный и удовлетворительный личный результат; вещи, которые создают вашу индивидуальность. Эти воспоминания, впечатления, чувства, прогресс, рост и улучшение жизни – то, что мы помним и год, и пять лет, и десятилетие, и всю жизнь. А еще есть вещи, о которых мы забываем через пять минут после того, как сделали, но которым так часто присуждаем первую степень важности. Так получается, потому что мы убедили себя, что должны делать эти незначительные вещи регулярно, и можем прожить годы, так и не продвинувшись к настоящим целям.

Этот новый подход требует разграничения. Мы даем заданиям, ведущим к достижению успеха, приоритет А, решениям же проблем – В или С. Мы ставим приоритет, ориентируясь на результат.