Текст книги "Реклама в туризме"

Совещания – это мероприятия, во время которых люди встречаются для обмена информацией.

Тематические курсы – мероприятия образовательной направленности, во время которых участники изучают какой-либо вопрос часто на практическом уровне, обсуждая его сначала в небольших группах, а затем все вместе.

Дискуссия – обсуждение проблем, касающихся каждого участника. Обычно в ходе дискуссии выявляются две противоположные точки зрения. Их формируют два эксперта, ведущие между собой спор, а остальные присутствующие высказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону.

Семинар – занятие в диалоговом режиме, позволяющее участникам поделиться мнениями по какому-либо вопросу. Обычно в семинаре принимает участие до тридцати человек, а руководит обсуждением опытный эксперт.

Симпозиум – мероприятие, во время которого эксперты высказывают свое суждение по какой-либо проблеме, а затем их мнения обобщаются для последующего изучения.

Рабочая группа (секция) – небольшая группа участников, руководимая экспертом. В процессе совместной работы участники приобретают практические навыки и знания по какому-то частному вопросу.

Экспозиции (торгово-промышленные ярмарки, выставки) – это мероприятия, назначение которых состоит в том, чтобы свести вместе поставщиков товаров, оборудования и услуг в ситуации, в которой им удобно демонстрировать свою продукцию участникам данного мероприятия.

Конференции (съезды) – широкомасштабные совещания. Многие ассоциации проводят конференции раз в год и даже чаще. На них обычно тратится изрядная доля бюджета организации.

Исследования показали, что среди всех мероприятий 45 % составляют профессиональные и торговые мероприятия, 11 % – правительственный уровень услуг социального характера, 8 % – мероприятия образовательного характера, 7 % – мероприятия различных товариществ и социальных групп, 5 % – торговые выставки, 5 % – мероприятия религиозного характера, 19 % – иные виды мероприятий.

Практическую сторону организации всякого рода мероприятий берут на себя конкретные специалисты в данной отрасли или целые специализированные агентства.

Профессиональные организаторы собраний и конференций не только бронируют для своих клиентов места в гостиницах, но и расписывают запланированное мероприятие по минутам, не забывая согласовать каждый пункт повестки дня с заказчиками. За последние годы к множеству забот организаторов мероприятий добавились обеспечение аудиовизуальными средствами и синхронным переводом.

Нагрузка, ложащаяся на плечи организатора, может быть в одних случаях большая, в других – меньшая, но обычно его функции сводятся к следующему:

Предварительная подготовка:

– спланировать повестку дня собрания;

– выяснить цели собрания;

– узнать примерное количество участников;

– определить смету на проведение собрания;

– выбрать район для проведения собрания;

– выбрать отель (отели);

– обговорить условия контрактов;

– выбрать место для проведения выставки (при необходимости);

– подготовить документацию для экспонатов;

– разработать маркетинговый план;

– забронировать для участников авиабилеты в обе стороны;

– организовать наземный транспорт;

– организовать доставку грузов;

– организовать необходимое аудиовизуальное оборудование.

Действия на месте проведения мероприятия:

– провести инструктаж сотрудников перед началом мероприятия;

– подготовить рабочий план действий;

– руководить переходом участников из одного помещения в другое;

– устранять возникающие недоразумения и неполадки;

– подписывать счета-фактуры.

Действия после мероприятия:

– выслушать замечания участников;

– подвести итоги;

– поблагодарить сотрудников и коллег за совместную работу;

– организовать отъезд гостей;

– договориться о сотрудничестве на следующий год.

Человек, планирующий совещания и другие мероприятия такого рода, постоянно находится во взаимодействии с отелями. Он ведет переговоры о выделении номеров и их стоимости, встречается с руководителями отделов и служб массовых мероприятий, банкетов, конференций, особенно с менеджером по услугам, метрдотелем и другими сотрудниками, от которых в значительной степени зависит успех проведения мероприятия. Например, организаторы совещаний часто заранее отправляют наборы материалов, требуемых для совещания, в отель, ожидая, что его сотрудники поймут, для какого мероприятия они присланы. Однако нередко поступившие материалы пересылаются на склад, где и находятся, приводя организаторов мероприятия в ужас.

Также существуют специализированные бюро и агентства по организации конференций и привлечению гостей. Эти организации организуют прием участников конференций и людей, посещающих город с познавательными, научными деловыми целями. В связи с этим бюро поддерживают деловые связи со всеми секторами городского хозяйства, в которых заинтересованы приезжие люди:

– с транспортными организациями;

– отелями и мотелями;

– ресторанами;

– развлекательными учреждениями;

– поставщиками других услуг.

Перед городскими властями бюро отвечают за:

– налаживание связей с организациями, проводящими регулярные конференции, совещания и выставки, в интересах города, который оно представляет;

– оказание всяческой помощи организациям в поставке и проведении этих мероприятий;

– распространение среди туристов и участников конференций информации об исторических и культурных памятниках, имеющихся в городе, а также о развлекательных заведениях;

– развитие имиджа города и его продвижение.

Как правило, бюро имеют своих постоянных клиентов, однако для увеличения их количества можно делать и так называемые холодные звонки, т. е. звонить на всякий случай потенциальным клиентам, вроде крупных ассоциаций, корпораций и т. д. Если организация заинтересуется, то для ее представителя можно организовать ознакомительную поездку на предлагаемое место проведения мероприятия. Бюро оценивает потребности клиента и организует транспорт, места в гостиницах, питание в ресторанах и экскурсии по местам, имеющим культурное и историческое значение. Бюро обычно ничего не имеет против, если организации делают собственные предложения клиенту.

Разбивка трат делегата в процентном исчислении

Процентное соотношение трат участника делового мероприятия выглядит так: 46,09 % – номера в отелях; 24,4 % – питание; 3,31 % – номера «люксы» для целей гостеприимства; 12,96 % – покупки в магазинах; 2,61 % – аренда автомобилей; 1,93 % – местные поездки на транспорте; 1,72 % – плата за посещение выставок; 1,51 % – осмотр достопримечательностей; 1,44 % – оплата бензина; 0,78 % – отдых; 0,39 % – спортивные мероприятия; 2,86 % – другие расходы.

Тема 12. Организация конференций

Конференции – это средства общения, обсуждения и решение проблем в научных, политических, профессиональных сообществах. Вместе с тем конференции являются средством делового общения предпринимателей в целях повышения эффективности их деятельности. Конференции позволяют предпринимателям реализовать свои идеи в жизнь, продвигать продукцию, создавать для себя благоприятную ситуацию в бизнесе.

Конференции могут быть внутренними, участниками которых являются члены коллектива предприятия и внешними, в которых участвуют представители разных учреждений. Конференции могут быть научными, практическими и научно – практическими. Они могут проводиться по любым проблемам: по проблемам политики, образования, бизнеса, или, например, по вопросам сотрудничества предприятий в целях роста их конкурентоспособности.

Подготовка конференции довольно трудоемка. Планируется полная программа конференции. Много зависит от состава приглашенных специалистов, что определяется, прежде всего, выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. Задолго до начала конференции готовится основной состав выступающих. Заранее формируется программа, в которой расписан весь порядок проведения конференции с указанием дней, часов, тем выступлений, докладчиков. За этим следует приглашение специалистов и почетных гостей. По материалам конференции, представляющий интерес для широкого круга, могут издаваться сборники докладов или их тезисов еще до проведения конференции или по ее результатам. Подготовка включает в себя также выбора места проведения, размещения присутствующих участников, обеспечение питания, организацию досуга. В программе конференции могут быть предусмотрены экскурсии, посещения предприятий, коктейль-вечер и т. д. Хотя и конференции и считаются самым (формальным) формализованным видом приема, их успех и интерес к ним участников во многом определяется именно возможностью неформального общения. Для проведения конференции может быть создан комитет во главе с председателем, координатором проведения конференции. В состав комитета входят лица, каждый их которых является ответственным за определенный этап работы конференции: принятие и размещение участников конференции, организацию их питания и проведения коктейль-вечера, связь с представителями СМИ и т. д.

В целях рекламирования конференции и ее организатора предприятию необходимо сформулировать тему и содержание конференции таким образом, чтобы они представляли большой интерес для широкой деловой общественности, чтобы конференцией заинтересовались СМИ и опубликовали ее материалы. Для этого организаторы конференции должны заранее подготовить и передать журналистам медиа-кит, содержащий:

– программу конференции;

– бэкграундер, общую информацию о предприятии – организаторе конференции (название, виды деятельности, краткая история, структура и т. д.);

– список участников конференции с краткой характеристикой;

– тезисы наиболее важных и интересных для общественности докладов;

– текст пресс-релиза;

Очень важно, чтобы конечным результатом проведения конференции была широкая информированность деловой общественности о положительном образе предприятия – организатора, его продукции.

Необходимость современных деятелей промышленности, науки, культуры и бизнеса проводить совещания и посещать конференции породила целую индустрию с ежегодным оборотом, измеряемым миллиардами долларов. Во многих крупных и даже не очень крупных городах рядом с главными гостиницами и ресторанами выросли конференц-центры.

Конференц-центрами называются огромные специализированные предприятия индустрии гостеприимства, где организуются конференции, совещания, экспозиции и т. д. Обычно на их территории есть для этого все необходимое: места для парковки машин, информационные службы, бизнес-центры, столовые и рестораны и т. д. В конференц-центре обычно имеется достаточно выставочных и конференц-залов, чтобы обеспечить проведение мероприятий любого масштаба. Они получают прибыль, сдавая выставочные залы. Дополнительная прибыль идет от реализации продуктов питания и напитков. Многие центры имеют собственных субподрядчиков, которые занимаются оформлением, освещением, аудиовизуальным обеспечением и средствами коммуникации.

Конференц-центры, заинтересованные в клиентуре, обычно стараются поддерживать хорошие отношения с профессиональными организаторами совещаний. Они часто приглашают их на осмотр возможностей конференц-центра: показывают залы, холлы, номера отелей, угощают фирменными блюдами в ресторане, обращая внимание клиента на инвентарь и оборудование, которое можно задействовать во время проведения мероприятий.

Большие конференц-центры планируют свою работу на годы вперед. Они заинтересованы в совместной работе со специализированными бюро. Как только заказ становится реальностью, старший менеджер дает поручение менеджеру, который будет заниматься этим мероприятием, связаться с клиентом и пройти с ним весь цикл: предварительную работу, само мероприятие и подведение итогов.

Регистрируя заказ, менеджер выделяет соответствующее место для проведения мероприятия, обговорив предварительно потребности заказчика, чтобы избавить его от лишних трат. Контракт составляется, исходя из профиля планируемого мероприятия. В нем перечисляются все требования клиента, и указывается, какие субконтракторы ответственны за выполнение тех или иных требований (например, расстелить ковры или установить перегородки для экспозиций).

Контракт является юридическим документом, и потому при его составлении требуется должная тщательность. Например, контракт может оговаривать, кто будет заниматься уборкой помещений, или как будет организовано питание. После того, как контракт подписан и возвращен клиенту, менеджер, ответственный за мероприятие должен в течение нескольких месяцев до начала мероприятия постоянно уточнять у клиента (по телефону или в ходе личных встреч) детали проведения: вопросы безопасности, организацию бизнес-центра, обслуживание во время банкета и т. д.

Этот менеджер является главной фигурой, осуществляющей контракты между центром и клиентом. Именно он представляет клиенту одобренных субконтракторов, ответственных за основные виды обслуживания.

В обязанности менеджеров, занимающихся подготовкой и проведением конференций, входят следующие функции:

– планировать, координировать и контролировать все этапы мероприятий и событий, в определенные периоды выполнять обязанности менеджера по обслуживанию;

– готовить и своевременно распространять информацию о готовящихся мероприятиях, гарантировать полную готовность помещений и оборудования к проведению мероприятий;

– отвечать за предоставление всех услуг, необходимых участникам мероприятия;

– координировать выделение соответствующими подразделениями персонала для проведения мероприятия;

– выступать в качестве консультанта для участников мероприятий и связующего звена между ними;

– обеспечивать физическую сохранность заведения и безопасность его функционирования;

– готовить отчетные документы по расходам на проводимые мероприятия, проверять окончательные цифры в финансовых документах;

– разрешать возникшие конфликтные ситуации и жалобы;

– принимать участие в аналитической работе, собирать статистическую информацию и работать над специальными проектами;

– проводить ознакомительные туры с потенциальными клиентами.

За две недели до мероприятия главам отделов и подразделений центра рассылается соответствующий документ, детализирующий, что каждый из них должен обеспечить по данному мероприятию, чтобы оно прошло гладко. За 10 дней проводится предварительное совещание, на котором еще раз уточняются детали, чтобы не прошло каких-нибудь накладок, вроде приезда делегатов двух конференций одновременно. Проводится также совещание с менеджером по экспозиции и его контракторами, обеспечивающими транспорт, размещение экспонатов и т. д. Примерно в это же время начинаются работы по подготовке экспонатов и оборудования и обеспечению их обслуживания, например, с менеджерами компаний по челночным рейсам автобуса, служащими, отвечающими за регистрацию участников, менеджерами выставочного зала и т. д.

Итак, центр конференций может приносить в экономику города, в котором он расположен, огромную прибыль. Хороший пример тому – конференц-центр штата Род-Айленд. Расположенный в самом центре г. Провиденс, он обошелся штату в 82 миллиона долларов (за всю историю штата только одно здание стоило дороже). Общая площадь 365 тыс. кв. футов (фут ≈ 30, 5 см), площадь главного выставочного зала – 100 тыс. кв. футов, танцзал – 20 тыс. кв. футов, 18 помещений и залов для собраний, полносервисный ресторан, способный накормить в день до 5 тыс. чел. В центре имеется собственная внутренняя телефонная сеть. В передней части здания расположен зал вместимостью 365 человек. Одна из стен зала сделана из стекла, сквозь которое можно созерцать центр города. Панорамные стекла во всей передней части здания создают естественное освещение не только в зале, но и во всех холлах и зонах отдыха.

Тема 13. Организация пресс-конференций

Может возникнуть ситуация, когда фирме необходимо либо объяснится по какому-либо поводу с общественностью или привлечь ее внимание в максимальном масштабе. В этом случае вы прибегаете к пресс-конференции, на которую приглашаете представителей СМИ.

Проведение пресс-конференции является общепринятым и эффективным средством предоставления информации в прессе. Некоторые организации, однако, никогда не упускают случая для созыва пресс-конференции.

Следует помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь некоторых результатов без пресс-конференции, то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция – довольно острая форма работы: если вы окажетесь недостаточно подготовленными к ней, она легко может выйти из-под контроля, и вы получите нежелательный результат.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документы и информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. На пресс-конференцию следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что вы к ней хорошо подготовлены.

Если необходимо собрать пресс-конференцию в очень сжатые сроки, следует позвонить, индивидуально каждому редактору, а новостные агентства можно попросить указать время и место в материалах, присланных по факсу в газеты. Приглашение может быть разослано во все СМИ, или избирательно, но если на нее явится представитель не приглашенного вами СМИ, или просто нежелательный для вас журналист, не пустить его вы не имеете права, поскольку вы проводите информационное мероприятие именно для СМИ, и он фактически будет исполнять свой профессиональный долг. Не пустив его, вы получите больше неприятностей (в СМИ и, возможно, в суде), чем от одной-двух неприятных публикаций. Для того чтобы пресс-конференция достигла желаемых целей, необходимо в ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств.

Очень важен правильный выбор дня. В некоторых случаях такой возможности нет, поскольку сообщение должно прозвучать в определенный день. Следует учесть, что конференция может совпасть с другими событиями, которые привлекут прессу. Это создаст невыгодное освещение вашего мероприятия на ее страницах.

Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели (вторник, среда, четверг), потому что понедельник обычно редакционный день в СМИ, и желаемой явки вы не получите, а пятница – день, предшествующий выходным, день культурных программ, и результат будет тот же.

Своя специфика есть и у времени суток. Если конференция представляет всеобщий интерес, очень сложно найти время дня, которое подойдет сразу для всех. Так, например, утренние газеты не интересуются событиями, которые успели появиться в предшествующих вечерних газетах или в сообщениях по радио и телевидению. Традиционно журналисты-профессионалы «совы» (вечерние мероприятия, поздние записи, монтаж и т. д.), встают обычно не раньше

10 часов. Поэтому на время до 11.00 пресс-конференцию лучше не назначать. Также нежелательным является и время после 15.00, т. к. начинается сдача материала в редакциях, записи, студийное время, те же вечерние мероприятия. Поэтому оптимальное время для пресс-конференции с 11.00 до 15.00 с учетом обеденного времени. Разумеется, такие ограничения носят самый общий характер. Иногда приходится проводить пресс-конференцию и в ночное время, и в выходные дни. Реальный выбор времени зависит от конкретной ситуации. Если пред вами техническая проблема, то лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, что даст возможность ежедневным газетам подготовить полное сообщение, а краткое упоминание в вечерних газетах им не помешает. Утренние газеты отправляются в печать так рано, что нет смысла созывать пресс-конференцию позднее 15.00, если она не направлена в основном на еженедельники и специальную прессу. С ежемесячниками должны быть сделаны особые договоренности, поскольку они отправляют часто в печать за несколько месяцев до выхода в свет. Особенно это относится к популярным ежемесячникам и женским журналам.

Приглашение на пресс-конференцию должно быть, как правило, выслано за 5–7 дней до ее проведения, не позднее, чем за 48 часов. В приглашении (письменном, телефонограмме, электронном сообщении, факсе, устно) должна быть сообщена тематика (проблематика) причина ее проведения и, по возможности, имена основных выступающих. Желательно предоставить достаточно подробностей, чтобы редактор понял, что это событие заслуживает освещения, но не выдать так много, чтобы не возникало желание вообще не посещать конференцию. Кроме того, редакции должны определиться, кого из журналистов на нее послать. Хотя приглашения могут быть и именные.

Конечно, должна быть предоставлена четкая информация о месте, дате и времени. Удивительно, но достаточно часто тот или иной из этих аспектов упускается. Некоторые редакторы отвечают на приглашения на конференцию, некоторые – нет. Поэтому практически невозможно знать заранее, сколько людей придет к вам. Поэтому лучше иметь больше кресел, а не меньше. Если конференция назначена на 11.00, то необходимо учесть, что кто-то может придти на 20 минут раньше, поэтому сложится плохое впечатление, если в помещениях еще будут наводить порядок. Обычно принято иметь несколько столов на входе, где пресса расписывается и получает тексты и фотографии. Если ожидается прибытие большого количества людей, следует подключить несколько работников, чтобы избежать очередей.