Текст книги "Реклама в туризме"

Пресс-конференция должна иметь четкий сценарий, план проведения. В принципе, любая пресс-конференция состоит из двух частей: изложения позиции фирмы по теме пресс-конференции (примерно 10 мин.) и ответов на вопросы журналистов (примерно 20 мин.). Соотношение этих двух частей – дело организаторов и зависит, в конечном счете, от их интересов. Если вы почему-то не заинтересованы в излишних вопросах, имеет смысл большую часть конференции посвятить изложению своих взглядов, оставив время на несколько вопросов и, извинившись, закончить встречу. Если же вы заинтересованы ответить на большее число вопросов, то основную часть встречи целесообразно посвятить этому. Этот вроде бы чисто процедурный момент очень важен, и он полностью в руках организаторов. Пресс-конференцию полезно записывать на магнитофон, чтобы иметь возможность анализа ее хода.

Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с прессой, но на пресс-конференции обязательно присутствие лица, принимающего решения в фирме и тематике пресс-конференции, чтобы журналисты могли получить информацию из первоисточника.

Участники пресс-конференции (со стороны организаторов) должны быть обязательно представлены журналистам устно, и очень желательны таблички с ясно написанными фамилиями на столе президиума. Это, важно хотя бы для правильного упоминания должностей и фамилий в соответствующих сообщениях СМИ.

Вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции, должно быть заранее подготовлено в письменном виде. Личные приветствия от пресс-секретаря или его заместителей приведут журналистов в хорошее расположение духа с самого начала.

Полезно также провести регистрацию участников (со стороны СМИ) пресс-конференции – это позволит анализировать результаты встречи в последующих публикациях или (что тоже возможно) умолчаниях. По крайней мере, важно знать, кто же из журналистов и какие СМИ откликнулись на ваше приглашение.

Очень полезно раздать участникам пресс-конференции необходимые, на ваш взгляд, информационные материалы, включая текст выступления в первой части конференции. Журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют, что-то зафиксируют на магнитной ленте, но все-таки ваше совесть будет чиста, если вы дадите им в руки текст с адекватным (на ваш взгляд) понимаем существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональные отношения к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которыми они могут поработать позже. Пользуясь случаем, организаторы могут раздать также и другие материалы (фоновую информацию, рекламные материалы, буклеты и т. д.). Если предоставляется фотографии, их следует давать в закрытых конвертах или специальных папках. Полезно весь раздаточный материал собрать в специальный пакет, предоставляемый журналистам при регистрации.

Разнообразить и произвести большее впечатление от пресс-конференции можно дополнением слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино – и видеоматериалов, моделей, образцов продукции и т. д.

Нет необходимости в особых ухищрениях, но неплохо иметь небольшое возвышение для выступлений.

Если конференция назначена на 11.00, ее следует начать в течение 5 или 10 минут в рамках этого времени. Выступления должны быть относительно короткими.

Способствует доброжелательности в отношениях с журналистами и их угощение (кофе-брейк, прохладительные напитки, фуршет). Пресса приветствует приглашения на приемы с коктейлями, если там можно будет получить новости или представится возможность неформально поговорить с высшими управляющими организации. Об угощении может быть сообщено и в приглашении. Только проводить угощение следует по окончании пресс-конференции. Осуществленное до или во время самой пресс-конференции угощение может пойти во вред ее проведению, как это было во время одной из пресс-конференций, проводившейся мэрией Санкт-Петербурга. Столы были накрыты к началу пресс-конференции и в результате до вопросов к мэру дошли лишь 5 человек. Излишне обильное угощение после пресс-конференции также не является свидетельством хорошего стиля. Но как элемент встречи важно. Во-первых, это, действительно, естественный вид гостеприимства. Во-вторых, организаторы получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска необходимых слухов и т. д. Однако щедрое гостеприимство никогда не заменит новостей.

Не всегда ход и содержание пресс-конференции полностью удовлетворяют ее организаторов. Поэтому пресс-конференцию полезно дополнить интервью или серией интервью по ее окончании, данных одному или нескольким СМИ (наиболее важно и авторитетным). В таком интервью можно дополнительно расставить акценты, привлечь внимание к наиболее важным фактам и мнениям и тем самым усилить позитивный информационный эффект или скорректировать эффект нежелательный.

Тема 14. Организация презентаций

Презентация – представление, какой-либо фирмы, лица, продукции представителям общественности. Презентации могут быть посвящены самым различным событиям: открытию нового офиса или представительства фирмы, выходу на новые рынки, новым видам продукции и т. д.

Поли Берд говорит: «Презентации являются событиями, при которых вы стоите перед своей аудиторий и рассказываете о своей работе, о своем продукте или компании».

Как правило, презентации являются начальным этапом деятельности предприятия. Однако это мероприятие может проводиться и в связи с открытием, каких-либо подразделений уже действующего предприятия: цеха, филиала и т. д. Презентация полезна не только для производственного предприятия, магазина, ресторана, гостиницы, но и для учебного заведения, медицинского учреждения и т. д.

Презентации отличаются от пресс-конференций более широким кругом приглашенных представителей общественности, большим акцентом на культурную программу, а главнее – тематикой. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема, – какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание.

Презентация сочетает в себе черты пресс-конференции и приема. Возможны ежегодные презентационные акции. Эффективным это мероприятие будет в таком случае, если на него будут приглашены не только представители широкой общественности, т. е. потенциальные покупатели, клиенты, но и, прежде всего, представители городской администрации, законодательных органов, знаменитые, известные люди города. Результат будет несравненно выше, если на церемонию открытия также будут приглашены работники средств массовой информации. Следует подчеркнуть, что работники СМИ с большей охотой примут участие в презентации, если на ней будут присутствовать известные фигуры города, региона или даже страны. Например, если в крупном городе или столице открывается совместное предприятие, организаторы могут пригласить посла соответствующей страны. У журналистов появляется возможность задать послу несколько вопросов по проблемам текущей политики, о событиях в мире и отношениях между странами, что непременно заставит их явиться на мероприятие. В небольших городах у местных журналистов не меньший интерес может вызвать общение с руководителями местной администрации, депутатами законодательных органов, возможность их интервьюирования. Необходимо иметь в виду, что, в отличие от руководителей, депутатов города, региона, приглашение на церемонию знаменитых артистов, спортсменов, может сопровождаться выплатой им гонораров, ценных подарков за участие в церемонии и их выступления.

Типичные вопросы, на которые следует обратить внимание в период подготовки презентации следующие:

– Кто является основной аудиторией.

– Что хотят услышать приглашённые.

– Где будет проходить презентация.

– Когда она состоится.

Подготовка к презентации должна включать в себя:

1. Изучение темы.

2. Подготовку выступления.

3. Проверку иллюстративного материала.

4. Посещение места будущего выступления.

5. Проверку оборудования.

6. Практику в использовании оборудования.

7. Практику речи.

8. Подбор соответствующей одежды.

Очень важен визуальный аспект презентации. Поскольку всякое выступление все в большей степени превращается в зрелище, публика воспринимает все глазами, и выступающему необходимо мыслить зрительными образами. Исходя из чисто визуальной аргументации, возникает вопрос, сидеть или стоять при выступлении. Лучшей позицией является позиция стоя. Когда человек передвигается, слушателям приходится следить за ним глазами. Можно вступать в контакт с каждым из слушателей. Человек, который движется, лучше запоминается, поскольку люди все время мысленно фотографируют его.

Не менее тщательно следует отбирать человека, который выйдет для выступления перед аудиторией. Не всегда это может быть первое лицо.

Обычно презентация проводится во второй половине дня.

Сценарный план презентации довольно стандартен:

– представления гостей и хозяев;

– демонстрация образцов продукции, видеоматериалов, фотоматериалов;

– краткое сообщение по теме презентации;

– ответы на возникающие вопросы;

– выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить);

– вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов;

– банкет, фуршет или прием;

– культурная программа.

Условно, презентация может быть разделена на две части. Первая – официальная, и вторая – неофициальная. Обычно официальная часть длится 1,5–2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1,5–2 часа.

Координатор презентации может публично вести весь процесс, предоставляя слово выступающим, объявляя этапы проводимого мероприятия. Однако, он может оставаться в тени в течение всего проводимого мероприятия, незаметно включая в процесс поочередно всех действующих лиц. Первая часть начинается с небольшого выступления одного из руководителей фирмы, который дает характеристику своему предприятию, его продукции, рассказывает о планах дальнейшего его развития. Представитель местной власти города в своем выступлении может показать значимость, место этого предприятия в хозяйственной общегородской или социальной системе.

После вышеотмеченных выступлений у гостей могут возникнуть вопросы, на которые руководители фирмы должны дать исчерпывающие, полностью удовлетворяющие гостей ответы. В процессе презентации может быть предоставлено слово и гостям для выступления с поздравлениями, пожеланиями, с конструктивными замечаниями по дальнейшему совершенствованию деятельности фирмы.

В процессе этих небольших выступлений или после них при необходимости может быть показан десятиминутный рекламный видеофильм о фирме и ее продукции. В зале для участников презентации могут быть размещены крупные фотографии или установлены диапозитивы с изображением и, возможно, краткой технической характеристикой производимой фирмой продукции. Организаторы презентации могут предусмотреть в своей программе вручения рекламных, памятных сувениров, значков и т. д. Кроме того, может быть подготовлено распространение рекламных проспектов, буклетов, каталогов. Для этого их размещают на столах, легко доступных для гостей.

Вторая, не столь официальная часть презентации, может проходить в другом или в том же помещении, где возможно свободное общение между всеми участниками презентации в процессе коктейль-вечера. Как правило, вдоль стен помещения размещаются столы с легкими спиртными или безалкогольными напитками, а также легкой закуской в виде бутербродов, салатов и т. п.

Коктейль-вечер по своей значимости может быть более важной частью презентации, чем официальная часть. Здесь в непринужденной обстановке участники презентации могут собираться в небольшие группы, переходить из одной группы к другой, знакомиться, обмениваться визитными карточками, обсуждать какие-то вопросы, находить взаимные интересы в бизнесе, договариваться о будущих деловых встречах и т. д. Руководителям предприятия важно установить добрые, неофициальные отношения с руководителями местных властей. Для представителей СМИ должны быть заранее подготовлены, помимо проспектов, подробные материалы о фирме, возможно, короткое, но содержательное телеинтервью.

Тема 15. Организация приёмов

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом их основным содержанием является не прием пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, так как цель их проведения – углубление и расширение контактов, получение нужной информации в неофициальной обстановке. В беседах на приемах происходит взаимный обмен мнениями и информацией. Полезность этого обмена зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. К приему нужно тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться, кого представить и т. д., продумать ответы на возможные вопросы собеседников, которые заинтересованы в получении информации.

Дипломатические приёмы – одна из общепринятых и распространенных форм внешнеполитической деятельности правительств, ведомств иностранных дел, дипломатических представительств и дипломатов. Приемы проводятся как в ознаменование важных событий (национальных праздников, юбилейных дат, годовщин подписания договоров, а также по случаю пребывания в стране высокого гостя или делегации), так и в порядке повседневной деятельности министерств иностранных дел и посольств.

Приемы, организуемые дипломатическим представительством, способствуют установлению, поддержанию и развитию контактов посольства со страной пребывания. На таких приемах иностранные дипломаты разъясняют политику своих стран, собирают информацию о стране пребывания, обмениваются мнениями по важным международным проблемам. Поэтому любой дипломатический прием имеет большое политическое значение как для тех, кто его устраивает, так и для присутствующих на нем гостей. Еще более важный политический характер имеют приемы, организуемые руководящими органами страны в честь высоких иностранных гостей или делегаций. Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства.

Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приемов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого придерживаются участники приемов.

Общепринятые правила, которым следуют на дипломатических приемах, полностью относятся к приемам, которые проводят внешнеэкономические организации и фирмы в честь своих коллег из других стран. Приемы организуются по случаю национальных праздников, годовщин событий на двухсторонней или многосторонней основе, в честь находящейся в стране иностранной делегации, а также в порядке повседневной работы.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Согласно международной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние.

– «Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Во время приема гостям помимо шампанского могут быть предложены и другие напитки (вино, соки, минеральная вода). В качестве закуски – маленькие пирожные, бутерброды, орешки и т. д. Напитки и закуски разносят официанты. Прием проходит стоя. Форма одежды – повседневный костюм или платье. С точки зрения организации это – наиболее простая форма приема, не требующая сложной и длительной подготовки.

– «Бокал вина» аналогичен предыдущему виду приёма. Название в данном случае подчеркивает характер приема.

– Завтрак устраивается между 12 и 15 часами. Обычно завтрак начинается в 12.30–13.00. Завтрак продолжается обычно час-полтора, из них около часа – за столом и примерно 15–30 минут – за кофе, чаем (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной). Меню завтрака составляется с учетом национальных традиций. В меню могут быть включены одна-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо и десерт. Не исключается подача за завтраком первого блюда и (или) горячей закуски. Во время сбора гостей им предлагается аперитив (соки). В ходе завтрака возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение – шампанского, кофе, чая. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении.

– «Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Прием проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приема (17.00–19.00, 18.00–20.00).

Преимущества приемов «коктейль»:

– не требуют крупных денежных затрат;

– не арендуются большие ресторанные залы;

– дают возможность пригласить необходимое количество гостей.

Во время приема официанты разносят напитки и холодные закуски (в виде канапе – небольших бутербродов). Иногда устраивается бар-буфет, где желающим официанты предлагают спиртные напитки.

В банкетном зале устанавливают барные стойки или столы, накрытые скатертями или юбками почти до пола. Длина стола от 2 до 4 м, ширина 1,5 м.

В меню включают холодные закуски 8–12 наименований из расчета 1/3–1/4 порции на человека. Они должны быть нарезаны небольшими кусочками, так как накалываются шпажкой. Горячие закуски включают в меню в количестве 3–4 наименований. На десерт предлагают мороженое в креманках, фрукты. В конце приема подают шампанское, затем горячие напитки (кофе черный, чай), к которым предлагают маленькие пирожные в ассортименте.

В зависимости от ассортимента заказанных напитков на барной стойке или столе расставляют стеклянную посуду: справа – фужеры, бокалы, рюмки для вина, для крепких напитков, коньячные, ликерные; слева – рюмки для коктейлей. В центре стола полукругом ставят напитки этикетками к гостям и кувшины с соками на закусочных тарелках с полотняными салфетками, сложенными лотосом.

Количество официантов определяется из расчета: один официант на 10–15 гостей. Как правило, официанты работают парами: один подает напитки, второй – закуски.

Обслуживание гостей начинают с подачи аперитива. За 15–20 мин до начала приема официанты откупоривают бутылки с напитками, наполняют фужеры, бокалы, стаканы, рюмки напитками на 2/3 объема.

Холодные закуски подают на круглых фарфоровых блюдах. Для подачи горячих закусок используют подогретые овальные металлические блюда. После подачи горячих закусок гостям предлагают десерт в креманках, которые ставят на подносы. Рядом с креманками кладут чайные ложки. После десерта гостей угощают шампанским. В конце приема гостям предлагают горячие напитки (кофе черный, чай).

Приход и уход возможны в любой час указанного времени. Нормальным считается пребывание на приеме до 1,5 часов. Первые гости собираются в течение 15–30 минут. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительных причин) рассматривается как демонстрация гостем натянутого отношения с устроителями приема. Прибытие на прием сотрудников представительств, фирм позже своего руководства считается грубым нарушением этикета. Уход гостей происходит в обратном порядке: первыми покидают прием руководители приглашенных фирм, а за ними остальные сотрудники организаций (в порядке старшинства).

Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможна организация небольшого концерта или показ фильма.

– «Обед» – наиболее почетный вид приема. Он обычно начинается в 19.00–20.30, но не позднее 21 часа. Торжественный прием требует парадной формы одежды. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак – для мужчины, а для женщины – вечернее платье), что специально обозначается на приглашениях. В левом нижнем углу приглашения обычно пишут: White tie (белый галстук, что означает – фрак), или Black tie (черный галстук, что означает – смокинг), или Evening dress (вечерняя одежда, т. е. фрак).

Если форма одежды указывается, выполнение этого пункта является обязательным. Дамы в таких случаях должны быть в вечерних туалетах, хотя в приглашении это непосредственно не названо.

– «Ужин» начинается в 21 час и позднее. От обеда отличается лишь временем начала. Кроме того, на ужине, как правило, не подают суп. Форма одежды указывается в приглашении – темный костюм, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье.

В некоторых странах в особо торжественных случаях в связи с пребыванием в стране главы государства или делегации во главе с государственным деятелем самого высокого уровня устраиваются подряд два приема: сразу же после обеда для высоких гостей проводится прием типа «коктейль» или «а ля фуршет».

– «Обед-буфет» предполагает свободную рассадку за небольшими столами по четыре – шесть человек. Так же как на фуршетном приеме, накрываются столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости набирают закуски и садятся по своему усмотрению за один из небольших столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. В тропических странах такого рода прием нередко проводится на открытом воздухе – на веранде или в саду. Обед-буфет менее официален, чем обед.

– «Чай» – встречи в менее официальной обстановке – за чайным или кофейным столами. Форма одежды – повседневный костюм или платье. Такие маленькие приемы проводятся в международном общении не только среди деловых людей, но и на самом высоком уровне. На кофе, как правило, приглашают с 17.00 до 19.00, на чай можно приглашать и позже – до 20.00. Традиция пить чай в это время существует не только в нашей стране, англичане также верны своей традиции пить пятичасовой чай (Five o'clock tea). При этом гостю предлагается действительно только чашка чая (индийского – с молоком, китайского – с лимоном). Кстати, молоко никогда не наливают в пустую чашку, а лишь в наполненную чаем.

Подаются конфеты, печенье, фрукты, напитки, маленькие декоративные бутерброды (канапе), пирожки, сладкие и соленые печенья, сдобные булочки, кексы, соленые или сладкие торты. На стол можно поставить коробки шоколадных конфет, сливки или мороженое, лимон. Чай с вареньем пьют только в России. Для «чая» накрываются один или несколько столов с учетом количества приглашенных. Для кофейного или чайного стола подбирают цветные скатерти и цветные салфетки ручной работы. Стол можно накрывать и цветными ткаными салфетками. Тогда середину стола покрывают узкой дорожкой, на которую ставят тарелки с бутербродами, кондитерскими изделиями, фруктами. Посуду для каждого гостя ставят на маленькие тканые салфетки. Блюдце держат в левой руке, а правой подносят ко рту чашку. Не принято просить вторую чашку, пока другие не получили первую. После того, как размешали сахар в кофе или чае или закончили десерт, следует вынуть ложку из чашки или вазочки и положить рядом на блюдечко. Признаком плохого тона считается, если гость оставляет в стакане или чашке чайную ложку.