Текст книги "Документационное обеспечение управления (ДОУ). Конспект лекций"

Документационное обеспечение управления (ДОУ)
Конспект лекций
В. П. Щеглов

Редактор А. А. Чистова

Корректор О. Н. Елисеева

© В. П. Щеглов, 2017

ISBN 978-5-4483-8336-6

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

ДОУ (документационное обеспечение управления) – создание документов, которые регулируются определенными стандартами.

Существуют различные средства документирования:

1) простые (рукопись);

2) механические (печатная машинка, диктофон, магнитофон, кино– фото– видео– техника);

3) средства автоматизации (компьютер).

Документ – материальный объект с информацией, созданный человеком на определенном носителе для его передачи во времени и пространстве.

Юридическая сила – свойство официального документа, которое присваивается действующим законодательством, компетенцией издаваемого его органа и оформленный по правилам. В российском делопроизводстве для оформления управленческой документации используется стандарт ГОСТ Р 6.30—2003 – унифицированные системы документации.

Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Все документы относятся к определенной системе. Система организационно-распорядительной документации включает в себя 4 группы документов:

1) организационно-правовые (устав, учредительный договор, правила внутреннего распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция, регламент, инструкция);

2) распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);

3) информационно-справочные (письмо, протокол, акт, справка, докладная, объяснительная записка);

4) документы личного происхождения (личный документ, заявление, резюме, расписка, завещание, доверенность, характеристика).

Реквизиты документов

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов.

Размеры документа

Реквизит – информационный элемент документа.

Расстановка реквизитов в документе

Классификация реквизитов:

1) По постоянству информации:

1.1) постоянные – содержатся на бланках не меняются длительное время.,

1.2) переменные – наносятся при подготовке конкретного документа;

2) По составу реквизитов:

2.1) простые – 1 элемент.,

2.2) сложные – несколько элементов;

3) По функциональному назначению в составе документа, подразделяются на 4 группы:

а) реквизиты бланков, (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 14);

б) реквизиты содержательной части, (18, 20, 21);

в) реквизиты, обеспечивающие документу юридическую силу, (22, 25, 16, 26, 11, 12).

Используются 2 варианта оформления даты:

1) 21 сентября 2013 года;

2) 21.09.13

г) реквизиты, отражающие этапы движения документа (27, 23, 24, 15, 29, 19, 17, 28, 30).

Модель построения документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры полей, основные реквизиты – формуляр-образец.

Бланки.

Бланки ускоряют процесс документирования, т. к. идентифицируют автора официального документа.

Классификация бланков:

1) По формату, (А4 – 210 Х 297 мм, А5 – 210 Х 148 мм);

2) По местоположению постоянных реквизитов:

а) угловые – реквизиты в левой части документа.,

б) продольные– реквизиты по центру);

3) По наличию реквизитов, (01, 02, 03, гербовые простые);

4) По наименованию организации, (если указано структурное подразделение – бланк подразделения, если указана должность – должностные).

3 вида бланков:

1) Общий, (01, 02, 03, 08, 14), линиями указано написание даты, номера, (11, 12);

2) Бланк конкретного вида документа, (01, 02, 03, 08, 10, 11, 12, 14);

3) Бланк для писем, (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 11, 12, 13), (трафаретные отметки).

Система организационно-правовой документации (ОПД)

Организационная функция – одна из основных управленческих функций. В процессе организационной деятельности учреждения, формируется комплекс организационно-правовой документации (ОПД). Документы содержат положения, основанные на нормах административного и трудового права, и обязательны для исполнения. ОПД составляют правовую основу деятельности организации. Каждое направление организационной деятельности фиксируется в виде определенного документа.

Организационно-правовая документация

Технология документооборота ОПД:

1. Разработка проекта, на основе типовых документов, руководством учреждения (подразделения) с привлечением юриста и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации, (зависит от компетенции);

2. Согласование, в процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходит процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами (главный бухгалтер, юрист и т.д.), (реквизит 22, 24).,

3. Подписание и датирование, подписывает разработчик, (реквизит 22, 11).,

4. Утверждение ОПД, обязательно проходит процедуру утверждения, упол

...

конец ознакомительного фрагмента