Текст книги "Теория организации"

2.4 Общие характеристики организаций

Несмотря на многообразие типов и форм организаций все они имеют ряд общих характеристик, таких как ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, вертикальное разделение труда, результативность, эффективность.

1. Ресурсы. Деятельность всякой организации включает преобразование ресурсов, основные из которых:

– потенциал работников;

– финансы;

– здания и оборудование;

– технология, материалы и информация.

В общих чертах цели всякой организации направлены на преобразование ресурсов для достижения результатов.

Производство – это процесс, предназначенный для превращения совокупности ресурсов в продукцию отдельного состава, вида (рис. 3.).

Рис. 3. Модель процесса (ресурс-продукция)

2. Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик является взаимосвязь организации с внешней средой.

Термин «внешняя среда» включает в себя: экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты и законодательство, конкурирующие организации, технику и технологии, систему ценностей в обществе (см. рис.4,5,6). Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на всё, что происходит внутри организации. Следует подчеркнуть, что эта среда находится вне пределов влияния менеджеров.

Рис. 4. Классификация внешней среды по её свойствам и средам воздействия:

Свойства внешней среды:

– взаимосвязанность элементов среды;

– сложность;

– подвижность;

– неопределённость.

Рис. 5. Классификация внешней среды по областям:

Рис. 6. Внутренняя среда организации:

3. Горизонтальное разделение труда. Является самой очевидной характеристикой организации и представляет собой разделение всей работы на составляющие компоненты. Часто осуществляется за счёт образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных целей. Такие подразделения называют отделами и т. д.

Каждая промышленная фирма имеет свою производственную систему – совокупность функций, включающих действия, в результате которых производятся товары и услуги.

Производственная система состоит из производственных единиц. Производственная единица – это рабочие, оборудование, производственные участки, занятые выполнением одного и того же задания, например предприятие.

Под предприятием понимается производственная единица, на которой происходит непосредственная связь работника со средствами производства и создаётся продукция. Предприятие обладает производственно-техническим единством, организационно-административной и хозяйственной самостоятельностью.

Основной структурной единицей предприятия является цех – обособленное в административном отношении звено, выполняющее определенную часть общего производственного процесса (стадию производства). Подразделение – это формальная группа в организации, отвечающая за выполнение конкретных задач, например цех, участок.

4. Вертикальное разделение труда – Необходимость управления. Поскольку работа в организации разделяется на составные части, кто-то должен координировать работу групп для того, чтобы работа была успешной. Деятельность по координации работы других людей составляет сущность управления.

Чтобы организация смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Организация должна назначить руководителей и определить круг их обязанностей и ответственности. Управление является существенно важной деятельностью для организации. Управленческая работа сильно отличается от неуправленческой.

Минцберг выделяет 10 различных ролей руководителя, которые группирует в 3 категории – межличностные роли (лидер, символический глава, связующее звено), информационные роли (распространитель информации, приемник информации, представитель во внешней среде) и роли по принятию решений (распределитель ресурсов, ведущий переговоры, устраняющий помехи, предприниматель).

Межличностные роли охватывают сферу взаимодействия руководителя с подчинёнными. Менеджеры занимают определённые должности в качестве руководителей подразделений, и именно это определяет их служебное поведение. Роль руководителя является набором определённых поведенческих правил, соответствующих конкретной организации и конкретной деятельности. Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на её содержание.

Широкое распространение получила точка зрения, что существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять всякий руководитель. Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации.

Существуют три уровня управления (рис.7):

1) институциональный уровень – управление высшего звена.

2) управленческий уровень – управление среднего звена.

3) технический уровень – управление низового звена.

На каждом последующем, от низшего к высшему, уровне управления обычно находится меньше людей, чем на предыдущем.

Рис. 7. Три уровня управления

5. Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной и результативной длительное время, достичь поставленной цели, организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам Друкера, результативность является следствием того, что делаются нужные и правильные вещи, а эффективность является следствием того, что правильно создаются эти самые вещи. Эффективность обычно можно выразить и измерить количественно, потому что можно определить денежную оценку её входов и выходов. Относительная эффективность называется производительностью.

Производительность – это отношение количества единиц на входе к количеству единиц на выходе. Производительность на всех уровнях организации является важным фактором для того, чтобы организация смогла выжить и добиться успехов в условиях конкуренции.

3. Организация, как система. Элементы организации

3.1 Общие понятия систем. Классификация систем

Основной теории организации является теория систем. Система – некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого (человек, автомобиль, предприятие).

Признаки системы:

– множество элементов;

– единство главной цели для всех элементов;

– наличие связей между элементами;

– относительная самостоятельность элементов, их целостность и единство;

– четко выраженное управление.

Кроме признаков система имеет свойства. Ее основные свойства:

1 – потенциал системы может быть больше, чем сумма потенциалов ее элементов;

2 – система может обладать свойствами, которыми не обладают ее части;

3 – стремление сохранить свою структуру;

4 – потребность в управлении;

5 – любая система имеет определенные границы;

6 – наличие сложной зависимости от свойств, входящих в нее элементов и подсистем.

С развитием теории систем все явления в природе и обществе стали рассматривать как системы. Система может быть большой и её целесообразно разделить на ряд подсистем. Например, экономическая, организационная, техническая подсистема в организации. Каждая система состоит из подсистем, одновременно являясь подсистемой более крупной системы.

Классификация систем зависит от целей, которые ставит исследователь.

Наиболее известной группировкой подсистем в природе и обществе является выделение технической, биологической , социальной подсистем .

Техническая подсистема включает станки, технологические комплексы, оборудование, имеющие технические инструкции. Последствия её работы более-менее предсказуемы. Биологическая подсистема включает флору, фауну, человеческий организм. Более разнообразная , чем техническая; набор решений более ограничен из-за медленного эволюционного развития.

Социальная подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов.

Системы классифицируются и по другим признакам (таблица 1).

Таблица 1. Классификация систем

С внедрением теории систем в теорию организации все организации рассматриваются открытыми системами. Они имеют способность приспосабливаться к изменениям внешней среды и должны это делать для устойчивого функционирования.

Каждая организация должна обладать всеми свойствами и признаками системы. Выпадение или несоблюдение хотя бы одного из них приводит к отрицательным результатам. Системный характер организации – необходимое условие её деятельности.

Анализ явлений природы и общества может проводиться с различной широтой и глубиной охвата. При этом применяют аспектный, комплексный или системный подход.

Системный подход – требует анализа всех элементов (наиболее полный). Комплексный – предполагает анализ ключевых элементов.

Аспектный – проводится анализ отдельных элементов и по ним делаются выводы по всей системе.

3.2 Системный подход к организации

Одним из ключевых положений современной теории организации является системный подход к организации.

Системный подход в теории организации (Подлесных) – это:

– концентрация внимания на целостности структур организации;

– взаимозависимость частей организации, работающих ради одной цели;

– ориентация организации на конечные результаты деятельности фирмы в условиях быстро меняющейся внешней среды.

При этом руководители должны рассматривать организацию, как совокупность взаимосвязанных элементов (например, таких, как люди, структура, задачи, технологии, цели), которые ориентированы на достижение целей организации в условиях меняющейся внешней среды. Системный подход – способ мышления по отношению к организации и управлению, а не набор принципов и руководств для управляющих.

Системный подход является методологией анализа и синтеза организационных и производственных комплексов как систем, что значительно повышает обоснованность управленческих решений.

Организация как система обладает некоторыми свойствами:

1. Большинство систем являются открытыми, т.е. обмениваются с окружающей средой материалами, продукцией , энергией, информацией.

2. Обладает свойством адаптации, т.е. способностью реагировать и приспосабливаться к изменениям окружающей среды.

Изучение свойств организации как системы предполагает изучение взаимоотношения частей и целого. При этом имеется в виду, что:

– целое первично, а части вторичны;

– части образуют неразрывное целое – воздействие на любую из них влияет на всю систему. Целое ведет себя как нечто единое независимо от степени сложности;

– из многообразия свойств системы можно выделить эмерджентность – несводимость свойств системы к свойствам её элементов. Иными словами, эмерджентностью называют наличие новых качеств целого, отсутствующих у него составных частей. Целое не является простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависит от них.

Кроме отмеченных свойств и характеристик определенное значение имеют понятия организованности системы и ее сложности. Под организованностью понимается свойство целого быть больше суммы своих частей. Чем больше целое отличается от суммы своих частей, тем более оно организовано.

Сложность также является важным признаком системы. Фундаментальным открытием в теории организации является представление предприятия как системы величайшего порядка сложности, что определяется наличием людей в организациях.

Из теории систем известно, что каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты, обратную связь. Эти положения применимы и к производственным системам. С этих позиций рассмотрим внешние и внутренние переменные, которые влияют на функционирование предприятий (схема на рис.8).

Рис. 8. Схема внутренних и внешних переменных системы

Внутреннее состояние системы характеризуется внутренними переменными М_i.

Внешние воздействия на систему называется входными переменными, а элементы системы, к которым приложены входные воздействия, входами системы.

Выделяют 2 типа входных воздействий: управляющее воздействие Х и возмущающее воздействие М.

Системы, которые обладают свойством переходить в разное состояние под влиянием различных управляющих воздействий, называются управляемыми системами.

Возмущающими воздействиями нельзя управлять, но надо учитывать при выработке управляющих воздействий. Воздействия системы на окружающую среду характеризуется выходными элементами У, которые позволяют оценить результаты управления.

Часть выходов вновь воздействует на вход системы. Такие системы называются системы с обратной связью.

Все элементы системы взаимосвязаны. Изменение одного из элементов оказывает влияние на результаты работы всей системы. Задачей менеджеров является установление связей между элементами, обеспечение устойчивости их функционирования, своевременная корректировка связей за счет грамотного использования связующих процессов. Рассмотрим далее основные элементы организации как объекта управления.

3.3 Элементы организации (части организации, переменные)

В зависимости от целей анализа могут быть выделены различные элементы (части) организации. Ниже рассматриваются следующие элементы: цели, структура, задачи, технология, люди (работники ) и связующие процессы между ними.

1. Цели организации – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организация или группа, работая сообща. Цели – мощный механизм координации, т.к. дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Организации – многоцелевые системы, которые одновременно реализуют несколько ключевых целей, связанных и взаимообусловленных между собой. Можно говорить о системе целей организации (таблица 2).

Таблица 2. Группировка целей организации

2. Структура организации – логическое взаимодействие уровней управления и подразделений построенное в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь цели организации.

Структура (лат. – строение, расположение, порядок) – совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Организационная структура – единство производственной структуры и структуры управления. Производственная структура – упорядоченная совокупность производственных подразделений и их организационных отношений. Структура управления – упорядоченная совокупность управленческих подразделений.

Организационная структура– строение, устройство организации, определяемое составом основных частей, их взаимосвязью и взаиморасположением;

– это функция разделения труда в системе.

Специализированное разделение труда и сферы контроля – это две основные концепции, определяющие структуру. Характерной особенностью каждого предприятия является специализированное разделение труда, т.е. закрепление самой работы за специалистами.

Во всех организациях имеет место горизонтальное разделение труда.

Как осуществить разделение труда в организации? Этот вопрос является самым существенным вопросом управленческих решений, а выбор функциональных областей (подразделений) определяет основу структуры организации.

Преднамеренное разделение труда в организации дает иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчинённость специалистов на каждом уровне.

Иерархия организаций – служебная лестница, ряд должностей, последовательность подчинения в порядке перехода от низших к высшим уровням и наоборот.

Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь до уровня неуправляемого персонала. Число специалистов, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля – важный аспект организационной структуры. Ни сфера контроля, ни высота структуры организации не зависят от размера самой организации, а определяются её спецификой.

Необходимость в координации становится насущной, когда работа делится по горизонтали и вертикали, как это имеет место в современной крупной организации. Если руководство не создаёт формальных механизмов координации, то люди не смогут выполнять работу вместе.

Схема организационной структуры отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. Между частями структуры устанавливаются устойчивые связи, которые делят на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные, как правило, бывают одноуровневыми и обеспечивают согласованность действий между элементами структуры. Вертикальные – связи подчинения, их необходимость возникает при наличии нескольких уровней управления.

3. Задачи. Ещё одним направлением разделения труда в организации является формирование задач. Задача – это предписанная работа, или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленные сроки. С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач. Два других важных момента в работе – это частота повторения задачи и время, необходимое для её выполнения. С исторической точки зрения изменения в характере и содержании задач тесно связаны с эволюцией специализации, когда работу делят между специалистами и получают от этого выгоду. Специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. До недавнего времени существовала тенденция расширения специализации и тем самым дробления работ на все более мелкие операции.

4. Технологии. Технология имеет большее значение, чем традиционно считается. По одному из определений Чарльза Перроу, технология рассматривается как средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги. По определению Дейвиса, технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, технических заданий, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Задачи и технологии тесно связаны между собой. Выполнение заданий включает в себя использование конкретной технологии. Технология определяет тип производственной системы.

Существуют различные классификации технологий. Одна из них – это классификация технологий по Д. Вудворд, согласно которой все технологии производственных операций делятся на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное производство – где изготовляется одно изделие или малая серия однотипных изделий (космические аппараты).

2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейером.

3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, работающее круглые сутки для бесперебойного изготовления одинаковой продукции в огромных размерах (нефть).

Классификация технологий по Д.Вудворд относится только к промышленным предприятиям. Другая классификация технологий по Томпсону охватывает все виды организаций. В ней также выделяют три категории технологий.

1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимосвязанных задач, которые должны выполняться последовательно.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей (банк).

3. Интенсивные технологии характеризуется применением специальных приёмов, навыков и услуг, чтобы произвести изменение в материале, поступающем в производство.

4. Персонал. Важно понимать, что и организация, и руководители, и подчиненные – это группы людей. Следует обратить внимание на три основных аспекта человеческой переменной в подходе к управлению:

1) поведение отдельных людей;

2) поведение людей в группах;

3) поведение и деятельность менеджера в роли лидера и руководителя, его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Эти вопросы подробно рассматриваются в учебной дисциплине «Организационное поведение».

Поведение человека определяется сочетанием индивидуальных характеристик личности и внешней среды. В поведении людей в организациях наибольшее значение имеют следующие индивидуальные характеристики личности:

1. Способности: наследственные, но чаще приобретённые с опытом. Организация предпочитает расширить способности работника, если подходят другие характеристики.

2. Потребности: социальные и физиологические.

3. Ожидания – на основе прошлого опыта и оценки ситуации люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения в организации.

4. Восприятие – определяется как осознание стимулов, получаемых от ощущений. Именно восприятие формирует реальность для конкретного человека. Люди реагируют не на то, что происходит, а на то, как они это воспринимают.

Восприятие людей различно. Поведение человека в организации зависит от того, как окружающие воспринимают человека и что он воспринимает.

5. Отношение людей к чему-либо или их социальные установки. Что-то человеку нравится, а что-то нет. Отношение формирует наше необъективное восприятие окружающей среды, и тем самым влияет на поведение. Отношение к работе важно в организации.

6. Ценности – это общие убеждения, вера в то, что хорошо, а что плохо в жизни. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности или по признанию чего-то главным.

Ценность, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретается посредством обучения. Каждая организация определяет свою систему ценностей. Эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации.

Приведенные выше характеристики определяют индивидуальность работника. Личность – это сочетание стабильных характеристик. До 70-х годов психологи считали, что личностные черты человек сохраняет в любых ситуациях, а теперь они утверждают, что поведение человека меняется в зависимости от ситуации. Обычно личностные характеристики определяют поведение личности, однако ситуация всё же имеет большее влияние на поведение человека, чем свойства его личности. Учитывая это, организация должна создавать обстановку, которая поддерживала бы тип поведения, желательный для организации.

Группы могут оказывать влияние на поведение отдельных людей, способствуя или противодействуя достижению целей организации. Члены группы формируют понимание поведенческой нормы, т.е. стандарта поведения, признанного приемлемым в данных условиях. Большое влияние оказывает поведенческое лидерство – средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определённым образом. Эффективность конкретного стиля лидерства зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчинённых.

Критерием выделения этой совокупности элементов в систему является степень связанности их между собой. Особенности и назначение каждого из выделенных нами элементов определяются целью системы, на достижение которой направлена ее деятельность. В то же время наличие общих характеристик элементов системы не исключает существования их внутренних индивидуальных свойств. Первая особенность любого из элементов проявляется как функциональная специфичность, которая означает, что в составе системы элемент занимает определенное самостоятельное положение. Вторая особенность каждого из элементов проявляется как функциональная интегративность, то есть способность к объединению и взаимодействию. Интегративность элементов является основой их структурного объединения.

В совокупности все элементы организации взаимосвязаны. Все они рассматриваются как социо-технические подсистемы, так как они имеют социальный элемент (людей) и технический компонент (технологии и др.). Изменяя один из элементов, обязательно надо учитывать взаимозависимость элементов и прослеживать их взаимовлияние на другие компоненты.