Текст книги "Теория организации"

3.4 Связующие процессы в организации

Правильное пропорциональное соотношение элементов обеспечивает устойчивое стабильное функционирование организации. Для объединения элементов организации в единое целое служат связующие процессы.

Связующие процессы – процессы, объединяющие части в единое целое. Современная теория организации указывает на следующие три связующих вида деятельности, которые оказались универсальными для организационного поведения в условиях социальных систем.

К числу связующих процессов относятся:

1. – система связи (коммуникация);

2. – установление равновесия (баланса);

3. – принятие решений.

1. Коммуникация (система связи) объединяет различные части в единую структуру. Формальную структуру управления фирмы можно сравнить с анатомией системы, а связь -с ее физиологией. О системе в целом можно судить по уровню развития связи. Информационные системы обеспечивают прочную связь и взаимодействие частей системы между собой, а также связь ее с окружающей средой. Коммуникации как механизм, связывающий части организации в единое целое, рассматриваются путем глубоко обдуманного анализа.

Одним из аспектов современной теории организации является изучение сети коммуникаций в системе. Система связи рассматривается как метод, благодаря которому возможно взаимодействие различных частей системы. Коммуникация (система связи) действует не только как ' стимул, выражающийся в определенно!] деятельности, но также и как контролирующий и координирующий механизм, связывающий центры принятия решений в системе в синхронизированную модель, Организации состоят из частей, осуществляющих коммуникационные связи между собой, получающих сообщения из внешнего мира и хранящих информацию. Все эти коммуникационные функции, взятые вместе, составляют информационную модель системы в целом.

2. Установление равновесия (баланса). Рост, устойчивость и взаимодействие являются основными характеристиками системы; равновесие представляет главное условие ее функционирования. Понятие баланса, равновесия подразумевает сложное кибернетическое свойство системы, называемое гомеостазисом, представляющим собой стремление системы функционировать в границах устанавливаемых пределов по важнейшим параметрическим характеристикам или при постоянных условиях. Применительно к организационной системе гомеостазисом был бы механизм, с помощью которого различные части системы поддерживались бы в гармоничной структурной взаимосвязи друг с другом. Управление как раз и представляет собой такой процесс, с помощью которого поддерживается это равновесие.

Баланс бывает двух разновидностей – квазиавтоматическим и инновационным. Обе эти формы баланса действуют для обеспечения целостности системы в изменяющихся условиях, внутренних или внешних по отношению к системе.

3. Принятие решений. Принятие решений обычно трактуют как внутренние переменные в организации, которые зависят от характера работ, индивидуальных ожиданий и побуждений и организационной структуры.

Системный подход к теории организации предусматривает рассмотрение двух основных классов решений, которые имеют место в организации:

• принятие решений, касающихся производства продукции;

• принятие решений, касающихся участия людей в данной системе.

Принятие решения о производстве является в значительной степени результатом взаимодействия между индивидуальным поведением и требованиями организации. Принятие решения об участии также фокусируют внимание на причинах того, почему люди остаются в организации или покидают ее.

3.5. Субъекты организаторской деятельности

Субъекты организаторской деятельности – это руководители предприятия, менеджеры всех уровней управления. Субъектами организаторской деятельности могут быть отдельные лица, коллективный и внешний орган.

Организаторская деятельность – это создание или усовершенствование механизмов управления предприятием в соответствии с его целями и задачами. Организаторская деятельность аналогична общим функциям управления организацией, к которым относятся планирование, мотивация, организация, контроль. Эти функции выполняются объектами и субъектами организаторской деятельности. Субъект – это источник управленческого воздействия, а объект – это преемник и исполнитель управленческой деятельности.

Организаторская деятельность основных субъектов хозяйственных организаций включает общие и конкретные виды деятельности, которые разрабатываются в виде положений об отделах и службах, а также в виде должностных инструкций.

Организация, или организационная деятельность, является одной из узловых функций менеджмента. Руководство организует работу подчиненных ему исполнителей. Эту задачу можно разделить на две: организацию самого процесса работы и организацию людей, занятых в этом процессе. Первое сводится к установлению и обеспечению технологических и других организационных связей между элементами процесса, производства. Второе – к установлению целесообразных социально-экономических связей между участниками производства. В результате решения обеих задач достигается одна общая цель: итог работы.

В пределах предприятия можно выделить три основных уровня управления: низовой (бригада, участок), средний (цех), высший (предприятие).

Основным признаком определения уровня управления является степень приближенности к управляемым процессам производства. Так, на низовом уровне управление процессом производства осуществляется через непосредственных исполнителей, на среднем – через подчиненных руководителей и специалистов; на высшем – через линейных руководителей и с помощью штабов функциональных звеньев управления. Однако есть нечто общее, что позволяет руководителю любого ранга называться менеджером производства. Это общее состоит в выполнении трех основных организационных функций управления системой:

1) установление внутрисистемных и внешних, по отношению к данной системе, связей;

2) управление процессами реализации связей;

3) управление организационным развитием системы.

При выполнении первой функции возникает задача установления новых или частичного изменения старых связей (технологических, трудовых, управленческих) либо восстановления ранее регламентированных связей. Для осуществления этих функций руководитель должен хорошо знать управляемую систему.

Выполнение второй функции требует знания по существу всего арсенала приемов и методов управления, позволяющих руководителю осуществлять контроль и регулирование процессов внешних и внутренних связей.

Третья функция – управление организационным развитием системы. Сюда входят совершенствование технологических связей между рабочими местами, улучшение их обслуживания, совершенствование разделения и кооперации труда и т.д. Все это требует от руководителя умения находить пути повышения эффективности производства, анализировать влияние различных факторов на производительность труда, себестоимость продукции.

Реализация организаторских функций управления диктует определенные требования к уровню профессиональной квалификации руководителя. Руководитель должен уделять большое внимание работе, связанной с инструктажем подчиненных. Важно верно сориентировать исполнителя, пробудить заинтересованность и инициативу, подобрать форму общения и психологического воздействия на подчиненных, сформировать у них правильную социальную позицию, основанную на экономическом мышлении.

Важным требованием к менеджеру как к организатору производства является умение воспитать членов коллектива в духе солидарного отношения к целям организации и формирования профессионального интереса к ее совершенствованию.

По сравнению с другими видами труда в организации труд руководителя имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах.

Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер труда руководителя, который делает человеческие, финансовые, физические ресурсы максимально продуктивными. У руководителей особый предмет труда – информация, преобразуя которую они принимают решения, необходимые для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда руководителя выступают, прежде всего, средства работы с информацией. Результат же их деятельности оценивается по достижению поставленных целей.

Есть пять базовых операций в работе каждого руководителя, какой бы областью он ни занимался.

Во-первых, руководитель устанавливает цели.

Во-вторых, руководитель организует. Он анализирует виды деятельности, решения, отношения, потребные для выполнения целей.

В-третьих, руководитель поддерживает мотивацию и постоянную коммуникацию со своими подчиненными, начальниками и коллегами.

В-четвертых, важный элемент в работе руководителя – измерение. Добивается, чтобы у каждого человека были показатели, сфокусированные на работе всей фирмы и в то же время на работе конкретного индивида и способствовавшие достижению цели.

В-пятых, руководитель способствует росту компетенции людей, включая себя самого.

Все эти операции могут быть разделены на категории работ, каждая из которых требует специфических качеств и квалификации. Руководитель решает две специфические задачи. Первая – создание подлинного целого, которое больше, чем сумма частей, продуктивного единства, выпускающего больше, чем вложено.

Вторая задача – гармонизировать в каждом решении и действии требования немедленного и отдаленного будущего.

Специфика хозяйственных, в частности производственных, процессов как объектов управления предопределяет особый характер труда руководителей и состав требований, предъявляемых к ним. Труд руководителя носит высоко творческий характер, требует разносторонних знаний, предполагает склонность личности к аналитической деятельности и умению концентрироваться в определенные моменты на ограниченных проблемах.

Одним из основных требований к менеджеру с учетом всех групп организаторских задач является его умение принимать обоснованные эффективные решения, т.е. владение технологией формирования и принятия эффективного решения. При этом от руководителя требуется:

– умение анализировать ситуацию;

– правильно определить главную задачу;

– ставить цель и правильно определить ее место в дереве целой общей системы;

– формулировать общую и частные задачи, вытекающие из поставленных целей и анализа ситуации;

– определить требования к решению и основные критерии эффективности;

– прогнозировать возможные последствия принимаемых решений.

Особо важно при принятии решений не упустить связи между проблемой и целью, решением и его последствиями. Если такие связи нарушаются, то организаторское воздействие становится неэффективным.

Среди знаний и навыков вырабатывать необходимые решения большое место занимает владение приемами и методами анализа.

Руководители низового звена должны уметь пользоваться данными анализа, подготовленного специалистами. Перечень решаемых организаторских задач на любом уровне управления остается примерно той же. Руководитель низового звена непосредственно организует работу исполнителей, устанавливает связи между отдельными исполнителями, организует связи с другими подразделениями. Руководитель среднего звена (начальник цеха) осуществляет функции организации производства уже через руководителей низового звена и с помощью специалистов. Установление связей уже осуществляется не между отдельными исполнителями, а между производственными участками, бригадами, обслуживающими системами. Уровень знаний руководителей среднего звена должен быть более высоким, чем у подчиненных.

Успех дела зависит от того, как будут задействованы в процессе управления подчиненные мастера и специалисты. Руководитель цеха прибегает к помощи соответствующих функциональных подразделений предприятия. Обеспечить взаимоувязку подготовленных специалистами решений как в пространстве, так и во времени – одна из главных функций менеджера, определяющая комплексность организаторского совершенствования системы.

Для этого необходимы широта специальных знаний и системное мышление, хорошее знание объекта управления и организаторские способности.

Перед руководством более высокого уровня возникают важные сложные задачи:

– организация работы аппарата управления;

– структурные связи управления;

– внешние связи предприятия.

Хотя стержневым процессом управленческого труда является подготовка и принятие решения, не менее важна роль менеджера в организации процесса реализации решения. К процессу реализации решения относятся подбор и инструктирование исполнителей, оформление принятого решения в приказ, распоряжение, а также контроль и стимулирование выполнения решения.

Важным профессиональным качеством менеджера является умение управлять процессом внедрения организаторских нововведений. Для менеджера высшего звена, обеспечивающего внешние связи, важно владеть знаниями маркетинга. Чувство рынка и умение прогнозировать тенденции его изменения поможет успешно решать задачи своевременной организационной перестройки производства и определять перспективы развития предприятия.

4. Сферы организационной деятельности в производственных системах

4.1 Сущность организационной деятельности в производственных системах

Под производственной системой (ПС) мы будем понимать то, что обычно принято называть предприятием, акционерным обществом или организацией (в юридическом толковании этого слова), ориентированной на производство продукции, товаров, услуг.

Согласно системному определению, организация – это установление и обеспечение связей между элементами системы. В отличие от биологических или технических систем, в социально-экономических системах, к которым относятся организации, связи носят менее устойчивый характер. Поэтому, кроме того, что их необходимо устанавливать, их необходимо и постоянно поддерживать, т. е. обеспечивать их бесперебойное функционирование. В этом и состоит организационная деятельность.

Производство представляет собой сложную социально-экономическую и техническую систему, основными элементами которой являются люди и средства производства. Чтобы производство осуществлялось, необходимо обеспечить связи между его основными элементами, т. е. соответствующим образом соединить их в пространстве и времени. Эти связи и являются объектом и результатом организационной деятельности в производственных системах.

Под производственной системой (ПС) мы будем понимать то, что обычно принято называть предприятием, акционерным обществом или организацией (в юридическом толковании этого слова), ориентированной на производство продукции, товаров, услуг.

В том случае, когда организация рассматривается в статике как «анатомия» системы, под ней следует понимать структуру связей между ее элементами. Когда же она выступает как процесс или одна из функций управления, тогда это деятельность, которая направлена на установление и обеспечение целесообразных связей между элементами системы, обусловливающих ее нормальное функционирование.

Уточним, что следует понимать под термином «связи» применительно к производственной системе и ее элементам. Рассмотрим вначале простейшую производственную ячейку, где протекает процесс труда – рабочее место. Основными элементами этой системы являются: человек, орудие труда, предмет труда. Для того чтобы что-то произвести, эти элементы надо соединить в производственном процессе. Человек является активным элементом производственной системы, осуществляющим целесообразную связь между собой, орудием труда и предметом труда. Эта связь выполняется посредством определенных приемов и методов труда, обеспечивается соответствующими взаиморасположением и соединением в пространстве и времени всех трех элементов. Таким образом, рациональная организация трудового процесса предполагает рациональные связи в элементарной производственной системе, которые обеспечиваются целесообразной планировкой и оснащением рабочего места, применением определенных приемов и методов труда.

Элементарная производственная ячейка как система не может, однако, существовать вне связи с внешней средой. Откуда-то должны поступать исходные элементы (сырье, заготовки, т.е. предметы труда), куда-то должна направляться готовая продукция. Это так называемые технологические связи. Кроме того, для нормального и непрерывного функционирования системы нужны связи ее жизнеобеспечения (инфрасвязи): подача энергии, вспомогательных материалов, инструментов и т. п. Так как активным элементом такой системы является человек, сюда же следует отнести и все связи с внешней средой, обеспечивающие нормальные условия труда (освещение, воздухообмен и пр.).

В элементарной производственной ячейке человек сам управляет собой: он осмысливает цель и программу своих действий, т.е. принимает решение, организует его исполнение, приводит в действие связи по организации трудового процесса, собирает информацию (осуществляет наблюдение и контроль за производственным процессом и внешней средой) и в случае необходимости выполняет функцию регулирования. Так реализуются связи самоуправления. Но элементарная ячейка действует не изолированно, а в составе более крупной производственной системы. Поэтому ей необходимы информационные связи со смежными системами, с функциональными подсистемами жизнеобеспечения и с управляющими звеньями большой системы. Все это – информационно-управленческие связи.

Так как производство – это социально-экономическая система, а ее активным элементом является человек, то естественно, что между ним и более общей производственной системой устанавливаются связи экономического и социального характера. Элементарная производственная система, в которой протекает единичный трудовой процесс, функционирует в более общей системе благодаря внутренним связям в процессе труда и внешним связям: технологическим, жизнеобеспечивающим, информационно-управленческим, экономическим и социальным.

В более крупном производственном образовании (мастерская, участок, бригада) задействовано уже несколько элементарных ячеек, объединенных одной производственной целью. Первое и главное отношение, связывающее их между собой, – разделение и кооперация труда. Это форма трудовой связи между людьми, участвующими в едином производственном процессе. Ей соответствуют и технологические, и социально-экономические связи, устанавливающиеся между отдельными исполнителями единичных трудовых процессов, и информационные связи, позволяющие осуществлять самоуправление (авторегулирование) и управление процессом в целом.

Так как бригада или участок входят в более крупную систему (цех), то для ее функционирования наряду с внутренними связями между элементами системы необходимы внешние связи со смежными системами, функциональными и управляющими подсистемами. И эти связи по своему назначению будут носить характер трудовых или координационных (формы разделения и кооперации труда), технологических, жизнеобеспечивающих, информационноуправленческих, социальных и экономических. Такого рода рассуждения можно продолжить, поочередно рассматривая в качестве систем элементы более общей системы: цех, завод, акционерное общество.

Что же дает предлагаемый методологический подход к определению сущности организационных процессов в управлении производственными системами?

1. Такой методологический подход позволяет более четко обозначить области организационной деятельности в производственных системах – это установление и обеспечение целесообразных связей в сферах организации материально-вещественной части производства, труда и управления.

2. Указанный подход дает возможность взглянуть на организационную деятельность не как на набор отдельных мероприятий или даже комплекс (систему) мер, а как на проектирование и обеспечение оптимальной структуры целесообразных связей, которые обеспечивают эффективное функционирование системы.

3. Как уже отмечалось, из одних и тех же элементов путем их комбинации можно получить, по существу, разные системы или однородные системы с различными свойствами. Отсюда можно судить об эффективности организации не по сумме эффектов организационных мероприятий, а по конечному результату, выражающемуся в изменении качественного и количественного состояния выходов системы.

4. Наряду с оценкой эффективности, выраженной в показателях деятельности системы в целом, появляется возможность судить об отдельных организационных решениях по качеству проектируемых связей, используя при этом такие критерии, как экономичность способа связи, своевременность ее реализации, надежность, бесперебойность связи, реальная осуществимость в заданных условиях.

5. Изменение свойств основных элементов производства под влиянием научно-технического прогресса, изменение внешних связей или целей функционирования системы под воздействием окружающей экономической среды влекут за собой необходимость изменения структуры внутренних связей, т.е. перестройки организации производства. И в этом состоит одна из организационных задач менеджмента.