Текст книги "Теория организации"

Социальные организации объединяют деятельность людей в обществе. Взаимодействие людей через социализацию создает условия и предпосылки для совершенствования общественных и производственных отношений. Существуют различные подходы к понятию социальной организации (рис. 4.3).

Во-первых, понятие «социальная организация» может подразумевать искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения какой-либо определенной функции. В этом смысле социальная организация имеет свой социальный статус, она выступает как целевой объект, как целевая общность, в которой достижение общих целей признается возможным только через достижение индивидуальных целей, и наоборот, достижение индивидуальных целей становится возможным только через выдвижение и достижение общих целей.

Рис. 4.3. Подходы к понятию социальной организации

Во-вторых, понятие «организация» может совпадать с понятием «управление». В данном случае «социальная организация» означает деятельность по распределению функций, координации и т. п., т. е. процесс целенаправленного воздействия на объект, предполагающий фигуры организатора и организуемых.

В-третьих, термин «социальная организация» используется для характеристики степени упорядоченности объекта, т. е. для выявления его структуры и типа связей целого и его частей. В данном смысле этот термин обычно употребляется для обозначения организованных и неорганизованных систем, формальных и неформальных организаций.

Социальной организации присущи социальные свойства – организационные цели и функции, эффективность результатов, мотивация и стимулирование персонала и др. Организация формируется как социальная среда, включающая в себя социальные группы, статусы, нормы, отношения лидерства и т. д. Социальная организация является одним из наиболее развитых видов социальной системы.

Социальные организации имеют многообразные формы. В качестве примеров можно назвать предприятие, больницу, вуз, школу, политическую партию, спортивное общество и т. д. В их деятельности важную роль играют отношения между людьми.

Существует несколько подходов к классификации социальных организаций. Так, Этциани предложил классификацию по принципам объединения людей. Согласно его теории, выделяются три группы социальных организаций [49]:

1) добровольные – церкви, политические партии, клубы и т. д.;

2) принудительные – армии, начальная школа, места заключения и т. д.;

3) унитарные (создаются их членами для достижения общих и индивидуальных целей) – предприятия, банки, высшие учебные заведения и т. д.

Рассмотрим классификацию социальных организаций на искусственные и естественные (аналогично системам). Искусственные организации создаются искусственным путем, т. е. они проектируются, затем строятся и реализуются на практике (например, школы, больницы и др.). Естественные организации возникают без предварительного проектирования (например, стихийно возникающие поселения людей).

Классификация организаций по характеру деятельности:

1) технологические организации – реализуют технологию изготовления определенной продукции или предоставления услуг;

2) программно-целевые организации – осуществляют определенную программу работ по решению некоторой социальной проблемы;

3) непрограммные организации – реализуют гибкую и сложную программу действий, которую определить заранее невозможно.

К социальным организациям относится группа произодственных организаций – совокупность людей, механизмов, материалов и других ресурсов, интегрированных в единую социальную систему, имеющую целью своей деятельности производство материальных благ.

Социальные системы реализуются в виде организаций, компаний, фирм и т. д. В теории организации выделяют различные виды социальных организаций: социально-экономические, социально-политические, социально-образовательные. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Цели социальных организаций

Социально-экономическая организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся межличностные, бытовые отношения; отношения по уровням управления; отношения к человеку общественных организаций. Экономические связи – это материальное стимулирование и ответственность, прожиточный уровень, льготы и привилегии. Соотношение связей играет решающую роль при создании или диагностике состояния организации.

При организации или реорганизации компании можно воспользоваться таблицей влияния уровней вышеназванных связей на состояние организации (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Влияние уровня связей на состояние организаций

В организации происходят объективные (естественные – по экономическим, управленческим и организационным законам) и субъективные (искусственные – по воле человека или общества) процессы. К объективным относятся процессы спада и подъема в деятельности организации, баланс спроса и предложения, процессы, связанные с законами организаций. К субъективным причисляются процессы, связанные с реализацией технологических, экономических, управленческих и других решений субъектов управления.

В основе деятельности любой организации лежат производственные отношения между работниками, возникающие в процессе общественного производства, обмена, распределения и потребления материальных ресурсов. Производственные отношения условно подразделяются на экономические, технологические, организационные, социальные и др. При этом организационные отношения связывают весь набор составляющих указанных отношений. Они складываются в процессе организации:

• производства в целом или его отраслей;

• труда на предприятии;

• сферы обращения;

• создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и ликвидации предприятия.

Схематично среда организационных отношений представлена на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Среда организационных отношений: В – взаимодействие; П – противодействие

Элементы организации – составные неделимые части, которые лежат в основе конкретной организации, или ее первичные компоненты, которые достаточны для появления организации как нового целостного явления.

Организационные отношения могут складываться на уровне: здравого смысла, взаимного уничтожения, заранее спроектированного взаимодействия.

Внешняя среда включает условия и организации, в том числе политические, экономические и экологические условия; конкурирующие организации, поставщиков и потребителей, социальную инфраструктуру и т. д. Так, для учебного института внешней средой будет город, где он расположен, отношение общества к образованию и т. д. Внешние организационные отношения возникают с чиновниками различных муниципальных и федеральных служб, спонсорами, поставщиками и потребителями и т. д. Внутренней средой для учебного института являются все его подразделения, в том числе кафедры, деканаты, хозяйственные службы, персонал, студенты. Создание благоприятной атмосферы взаимодействия организации с внешней средой и во внутренней среде – это задача профессионального управления.

Организационные отношения могут быть вертикальными (по уровням управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям). Принята следующая классификация организационных отношений: структурные и процессорные. Общая типология организационных отношений приведена на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Типология организационных отношений

К структурным организационным отношениям относятся воздействия, взаимодействия и противодействия.

Воздействие определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту. Взаимодействие – это положительное действие обратной связи (положительная реакция) со стороны человека (объекта управления) на воздействие. Противодействие – это отрицательное действие обратной связи со стороны человека на воздействие.

В основе организационных отношений лежит порядок – принятый или установленный свыше регламент нахождения объекта во времени и в пространстве. Порядки бывают алфавитными, номерными, должностными, сложившимися, ведомственными, особыми (при чрезвычайных ситуациях), уставными, по законодательству и др. Принятый порядок обычно входит в традицию организации и для его замены, если это требуется, необходимы большие усилия. Прежде чем формировать устойчивые связи, каждому потенциальному контрагенту необходимо выявить ключевой набор порядков в данной организации. Соблюдение принятого порядка в чужой организации – это обязанность любого человека.

Организационные отношения между персоналом организации могут быть представлены в виде базовых, производных и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производным – колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из наборов базовых и производных схем формируются смешанные схемы. В рамках одной организации может существовать несколько типов отношений. Линейная схема представлена на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Линейная схема отношений в организации: Р1 – линейный руководитель высшего звена; Р2 – линейный руководитель среднего уровня; И – исполнитель [32]

Линейная схема имеет много достоинств, поэтому достаточно широко применяется для организации небольших предприятий, для управления подразделениями (участками, филиалами) предприятий при высоком профессионализме и авторитете руководителя организации и большой заинтересованности подчиненного в успешной работе компании. В схеме делегируются линейные и функциональные связи, в ней нет обратных связей.

Кольцевая схема индивидов в организации (рис. 4.7) представляет собой замкнутую на руководителя линейную схему. Она эффективна в небольших фирмах или в подразделениях средних организаций со стабильной продукцией и стабильным рынком. Для этой схемы характерно разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников, а административные остаются у руководителя [42].

Рис. 4.7. Кольцевая схема отношений в организации

Организационные отношения между персоналом организации могут быть представлены также в виде различного сочетания базовых схем. На рисунке 4.8 показана схема «колесо».

Рис. 4.8. Колесообразная схема отношений в организации: Ш1, Ш2 – штабы специалистов при руководителях высшего и среднего уровней

Линейно-функциональные организационные структуры являются наиболее распространенными в настоящее время. Они удачно сочетают линейные (производственные) подразделения, выполняющие основную производственную деятельность, с отделами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей компании (планирование, финансы, бухгалтерия, маркетинг, кадры).

Оформленные по линейно-функциональному принципу организации, сохранив жесткость и простоту линейных структур, приобрели высокопроизводительный, специализированный управленческий потенциал. Освобождение линейных подразделений от решения общеорганизационных управленческих задач позволило резко увеличить масштабы их деятельности и тем самым реализовать полученный от этого положительный эффект. Эта схема отношений эффективна в небольших организациях или подразделениях, где требуется постоянная корректировка производства продукции, связанная с изменением спроса на продукцию. Она сочетает самостоятельность действия работников и профессионализм руководителя.

Схема «звезда» (рис. 4.9) представляет собой разветвленную систему линейных отношений [42].

Рис. 4.9. Звездообразная схема отношений в организации

Данная схема подходит для филиальной структуры компании и при необходимости соблюдения конфиденциальности в деятельности каждой составляющей организации. Между объектами управления отсутствуют внутренние связи. С каждым объектом только руководитель реализует линейные и функциональные связи.

Иерархическая схема (рис. 4.10) основана на схеме «колесо» и применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда.

Рис. 4.10. Иерархическая схема отношений в организации [42]

Штабная схема (рис. 4.11) основана на базовой схеме «звезда».

Рис. 4.11. Штабная схема отношений в организации [42]

Штабная схема предусматривает создание функциональных штабов при руководителе в форме отделов или групп. Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Затем руководитель принимает решения и сам доводит его до соответствующего подразделения.

Матричная схема (рис. 4.12) предусматривает создание двух ветвей связей подчинения: административную – от непосредственного руководителя и функциональную – от специалистов, которые могут и не находиться в подчинении того же руководителя. Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг и знаний.

Рис. 4.12. Матричная схема отношений в организации (линейные и функциональные связи): РА, РБ, РВ – функциональные руководители по функциям А, Б, В; РП1, РП2, РП3 – руководители производств [32]

На рисунке 4.13 представлена смешанная схема отношений индивидов в организации. Средний уровень управления определяет гибкость организационной структуры компании – это наиболее активная ее часть. Высший и низовой уровни должны быть наиболее консервативны по структуре.

Рис. 4.13. Смешанная схема отношений в организации [42]

В рамках одной организации и даже в рамках одного типа организаций могут существовать несколько представленных типов отношений.

Классификация организаций важна по трем причинам:

1) нахождение сходных организаций по каким-либо параметрам – это помогает создавать минимум методик для их анализа и совершенствования;

2) возможность определения их численного распределения по классификации для создания соответствующей инфраструктуры: подготовки кадров, контрольных служб и т. д.;

3) принадлежность организаций к той или иной группе – позволяет определить их отношение к налоговым и другим льготам.

Многообразие областей деятельности компаний сформировали и узаконили набор правовых форм и организационных структур. В теории выделяют организации: правительственные и неправительственные; бюджетные и небюджетные; общественные и хозяйственные; формальные и неформальные; коммерческие и некоммерческие [42].

Статус правительственной организации присваивается высшими официальными органами власти. К правительственным относятся организации, зафиксированные в Конституции Российской Федерации, указах Президента РФ и т. д. (например, министерства, администрация Президента РФ). К неправительственным относятся организации, не имеющие такого статуса.

Бюджетные организации планируют масштаб своей деятельности исходя из выделенных государством средств. Небюджетные организации сами изыскивают источники финансирования, заключая договора с другими компаниями, в том числе с бюджетными, на изготовление продукции или оказание услуг.

Формальные организации – зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества, которые выступают как юридические и неюридические лица, т. е. это объединение людей, связанных между собой договоренностями о правах и обязанностях. Неформальные организации – это объединение людей, не связанных между собой формальными договоренностями о правах и обязанностях. Они не зарегистрированы в государственном органе.

Коммерческие организации создаются физическими или юридическими лицами на свой страх и риск для производства продукции с целью получения максимальной прибыли в интересах учредителей. Некоммерческие организации ставят своей основной целью удовлетворение общественных потребностей. Они не имеют своей целью получение прибыли, однако могут вести предпринимательскую деятельность. Прибыль, полученная такими организациями, не распределяется между ее участниками и учредителями, а используется для их уставных целей.

Общественные организации создаются для удовлетворения социальных потребностей и интересов членов своих обществ. В общественных организациях все поступившие членские взносы и другие средства расходуются на удовлетворение потребностей своих же членов.

Хозяйственные организации предназначены для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества преимущественно во внешней для организации среде путем производства продукции (классификация хозяйственных организаций представлена в главе 5).

Кроме того, различают организации по отраслевой принадлежности: промышленные; сельскохозяйственные; транспортные; торговые и др. Также существует классификация организаций по параметру самостоятельности принятия решений: головные (материнские); дочерние; зависимые.

Любая организация может быть описана с помощью ряда параметров: целевое назначение, правовая и нормативная основа, ресурсы, процессы и структура, разделение труда и распределение ролей, внешняя среда и др. В соответствии с этим все многообразие организаций подразделяется на классы и виды.

На основании критерия формализации выделяются:

• формальные организации, имеющие четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи;

• неформальные организации, работающие без четко определенных целей, правил и структур.

В группу формальных организаций входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы. Они регистрируются в государственных органах в установленном законом порядке и могут иметь статус юридического или неюридического лица. Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т. д.

К неформальным организациям относят институты семьи, дружбы, неформальных межличностных отношений. Они не регистрируются в государственном органе, создаются на базе общих интересов в области культуры, быта, спорта и др. Они имеют лидера и не ведут финансово-хозяйственной деятельности, направленной на получение материальной прибыли. Неформальные группы, объединяющие людей разных отделов, цехов, групп часто образуются внутри формальных организаций. Это естественный процесс, возникающий тогда, когда в фирме штатное развитие коммуникаций отстает от развития технологий, профессионализма персонала. Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов.

Неформальные группы существуют в каждой компании. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и взаимосвязей, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Неформальные организации одновременно могут быть похожими и непохожими на формальные организации. Поэтому можно выделить следующие признаки, характеризующие неформальные организации.

1. Социальный контроль, который неформальные организации осуществляют за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации.

2. Тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации.

3. Неформальные лидеры. Отличие неформальных лидеров от формальных состоит в том, что последний имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера – признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

Способы влияния неформальной группы на деятельность организации.

1. Неофициальное общение (так называемый «тайный» телеграф). Ни одни новости не передаются так быстро, как по неформальным каналам. Это один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация).

2. Способность действовать или бездействовать. В практике управления имеется немало примеров, когда организации были поставлены «на колени» несанкционированным менеджментом.

3. Несанкционированное установление производственных норм – один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают негативное влияние на людей. Вместе с тем некоторые организации могут быть спасены, так как неформальные группы могут работать более усердно, чем установлено нормами. Суть состоит в том, что неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача менеджера – минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть.

Существует несколько причин, побуждающих людей вступать в неформальные отношения.

1. Чувство принадлежности. Удовлетворение потребности в чувстве принадлежности к группе, в признании, уважении и любви, самоутверждении – одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей.

2. Взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать (здесь срабатывает принцип «не создавай проблемы начальству»), другие боятся критики и т. п. В этих и других случаях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег.

3. Защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальную организацию является осознанная потребность в защите.

4. Общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации (слухам) возможен только в неформальной группе.

5. Симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

Таким образом, неформальная организация людей может работать на менеджера или против менеджера. Как заставить ее работать на менеджера? Следует соблюдать следующую последовательность действий:

1) менеджер должен принять тот факт, что неформальная организация существует;

2) нужно попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь его целей;

3) выявить неформальных лидеров и управлять ими;

4) попытаться объединить цели неформальной и формальной организации;

5) менеджер должен понять и согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации продолжают существовать.

Влияние неформальных отношений может контролироваться, но, чтобы этого добиться, менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует неформальная организация. Когда у менеджера возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него появляется возможность разработки соответствующей стратегии поведения.

Существование неформальных групп в организации – вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать.