Текст книги "Розничный персонал от А до Я"

«Как вы лодку назовете, так она и поплывет» или Как составить презентабельное объявление о вакансии

Дабы сделать вакансию привлекательной для соискателей, необходимо участь ряд особенностей при подаче информации. Многое зависит от того, в каком источнике Вы собираетесь позиционироваться. Если Вы делаете размещение на стандартных работных сайтах, Ваша задача упрощается. Как правило, подобные сайты содержат ряд опций, обязательных к заполнению. Рассмотрим более детально каждый из разделов.

Раздел «Должность»

Название должности указывается в соответствии со штатным расписанием. В практике моих коллег бывали ситуации, когда для привлечения большего числа соискателей, вместо «заместителя директора магазина» размещалась вакансия «директор магазина». Таким образом, заказчик предлагал неопытному рекрутеру обеспечить отклик более сильных кандидатов. Соискатели проходили собеседование с HR-ром, далее с лицами, принимающими финальное решение, не подозревая о недостоверности информации, размещенной на сайте. Только в момент трудоустройства выяснялось, что финалисту могут предложить лишь должность заместителя директора магазина. Излишне говорить, что подобного рода ситуации всегда ведут к негативу и недоверию к работодателю со стороны соискателей.

Раздел «Требования к навыкам и опыту кандидата»

В данном блоке могут быть указаны не только стандартные требования, предъявляемые к образованию, но и ряд дополнительных критериев, например:

– наличие руководящего опыта работы по управлению филиалами (магазинами). (Лучше указать наиболее предпочтительную сферу, минимальное количество подчиненных и минимальный период работы в должности);

– понимание организации бизнес-процессов;

– наличие опыта организации и ведения собственного бизнеса или бизнеса с «нуля»;

– опыт в сегменте b2b (или FMCG);

– готовность к командировкам (до 50 % от общего времени) и т. д.

Раздел «Место расположения работодателя»

По возможности постарайтесь указать не только район, название ближайшей станции метро, но и время ходьбы от метро до магазина (офиса).

Раздел «Описание вакансии»

Очень важно грамотно презентовать компанию (если это, конечно, не режим закрытого поиска). Рассмотрим возможные варианты презентации:

1. Крупная розничная (федеральная) сеть «______» успешно работающая на рынке РФ и стран СНГ с 19___ года и имеющая разветвленную филиальную сеть, более чем в ___ городах России и ближнего зарубежья, приглашает на работу Директора по продажам «________» филиала.

2. Региональная компания «_________», ориентированная на интересные дизайнерские и интерьерные решения во всем Мире и реализующая их на территории «_____» ищет руководителя направления «_____». Мы представляем следующие виды продукции: дизайнерские изделия из кожи (сумки, ремни, кошельки), бижутерию, текстиль, интерьерные решения для дома, игрушки, сувениры. Если Вы ищите компанию, которая даст Вам возможность реализовать себя, свой потенциал и добиться выдающихся успехов – значит это вакансия Ваша!

3. Лидер продаж «_____» в сегменте «_____» в связи с расширением масштаба бизнеса в «____» филиале открывает вакансию «_________». На сегодняшний день филиалы компании успешно работают в ____ городах (можно перечислить). Мы делаем все, для того, чтобы Ваша работа в нашей компании, была приятной и комфортной, а также быстрой и эффективной, для того, чтобы Вы могли максимально реализовать свои знания в достижении поставленных целей.

Не забывайте указывать преимущества, которые получает сотрудник, принявший решение работать именно в Вашей компании. Этими преимуществами могут быть:

– работа в динамично развивающейся международной/федеральной/региональной компании;

– работа в компании, которая входит в ТОП-10 (50 или 100) лучших работодателей России;

– возможность расти по карьерной лестнице исходя из собственных способностей и амбиций;

– возможность применять в работе все свои знания и навыки, постоянно обучаться и повышать уровень собственных компетенций за счет постоянно проводимых семинаров, тренингов и т. д.

– возможность работать по трудовому договору, который заключается в первый рабочий день;

– перспектива стать бизнес-партнером;

– дружный молодой коллектив;

– разноплановые и интересные задачи;

– работа разъездного характера (возможность бывать за границей);

– высоко конкурентная «белая» заработная плата (оклад (по результатам собеседования) + бонус);

– компенсации (ГСМ, сотовая связь, обеды, корпоративная скидка на товары продаваемые сетью и т. д.);

– полный соц. пакет (программа лояльности для сотрудников);

– офис (магазин) в центре города;

– гибкий график работы, возможность совмещения работы и учебы (для торгового персонала);

– пятидневная рабочая неделя (пятница сокращенный рабочий день на час для офисного персонала) и т. д.

В объявлении указываются ТОЛЬКО ФАКТИЧЕСКИ ИМЕЮЩИЕСЯ преимущества, если же заявленная на сайте информация не будет соответствовать истине, это может вызвать обратный эффект.

Если Вы занимаетесь поиском ТОП-менеджера, рекомендуется так же указывать ожидаемые результаты от деятельности сотрудника, например:

– увеличение прибыли за счет роста объема продаж в течение (указывается период времени и процент);

– налаживание логистической цепочки;

– создание эффективной команды;

– выполнение всех плановых показателей KPI магазина (сети) и т. д.

Раздел «Функционал»

В данном разделе перечисляются функциональные обязанности должности, которые располагаются по принципу от глобального (важного, ключевого) к более детальному (конкретизированному/ мелкому), например:

– Планирование, организация и контроль всех бизнес – процессов на вверенном участке;

– Выполнение KPI – показателей;

– Открытие новых магазинов;

– Управление ассортиментом и товарными запасами сети, акциями и распродажами;

– Эффективное управление подчиненными и т. д.

Всегда помним о том, что должность сотрудника определяется не столько названием, сколько его функциональными обязанностями.

Раздел «Контактная информация»

Позитивно, когда у соискателя есть возможность не только связаться с представителем работодателя по телефону, е-mail, ICQ или Skype, но и ознакомиться с компанией посредством корпоративного сайта.

Если Вы размещаете информацию об открытой вакансии в печатных СМИ, необходимо напротив максимально сжать и конкретизировать предложение, отразив только ключевые моменты. Формулировки должны быть четкими и понятными. Как правило, алгоритм подачи следующий:

Компания «____» (лаконичная презентация)

Приглашает (объявляет конкурс) «____» (перечисляются вакансии)

Требования «____»

Условия «____»

Контакты для обратной связи «____»

В макете непременно нужно указать корпоративный сайт компании (если он есть), а сам фон выдерживать в корпоративной цветовой гамме.

При размещении информации о вакансии в социальных сетях, предпочтительнее всего, чтобы она была яркой с наличием некой интриги. Так, если Вы ищете директора магазина, торгующего косметикой и парфюмерией, лучше текст объявления разместить на ярком красочном баннере, где указать координаты лица, которое может предоставить всю детализацию по вакансии.

Если Вы размещаетесь в бегущей строке по ТВ или у Вас выходит аудио-ролик на радио, повторюсь, лучше действовать по принципу: «краткость – сестра таланта», перечислить должности и способы контакта. Как правило, ТВ и радио-каналы используются при массовом наборе торгового персонала и дают хороший отклик.

Всегда нужно учитывать (особенно когда Вы заходите в город «с нуля») региональные особенности. Не раз мне приходилось сталкиваться с тем, что когда в печатных СМИ для обратной связи указывался только E-mail, отклик был крайне низким. Связано это было с тем, (как потом выяснилось) что в периферийных городах далеко не у всех жителей есть возможность воспользоваться интернетом (особенно это актуально для Забайкалья и Дальнего Востока). Понимаю, что у некоторых данная информация может вызвать некий скепсис, однако, реальность пока такова.

Чем точнее (правдивее), интереснее и живее будут сформулированы требования к кандидатам, условия найма, выгоды от работы в компании и другая важная информация, тем быстрее будет найден необходимый сотрудник.

Возможный вариант макета:

Шаблоны работных сайтов с одной стороны упрощают задачу HR-ра, с другой не дают творчески подойти к процессу поиска. Итак, размещая информацию об открытой вакансии, не стоит забывать о лаконичности (не в ущерб содержательности), грамотности и точности формулировок (не должно быть разночтений). Перечисляя должностные обязанности, не стоит впадать в детали, достаточно указать пять-семь основных, дабы не отпугивать интересных соискателей. Ни в коем случае нельзя совмещать в одном объявлении две должности. Это, как минимум, вызовет неразбериху на том конце провода и создаст проблему с откликом. Использование категоричных утверждений (например: «Нужен сотрудник с опытом работы только из продуктовой розницы») в тексте вакансии также негативно скажется на отклике. Если в тексте Вашей вакансии указан уровень заработной платы, то не стоит завышать цифру, в погоне за откликами. Ведь придя на собеседование и узнав реальную мотивацию, соискатель развернется и уйдет, если выяснится, что разница между обещанным в тексте вакансии и фактом значительна.

Бюджетирование расходов на подбор персонала

Неотъемлемой частью подбора является составление бюджета расходов.

Бюджетирование позволяет увидеть сумму расходов на предстоящее мероприятие, связанное с подбором персонала (его обучением), соответственно спланировать расходы.

Например, бюджет расходов на открытие нового магазина будет содержать следующую информацию:

1. Название объекта и цель, например, подбор персонала в магазин №__, г. ________;

2. Сумму, заложенную на размещение в СМИ, интернет-ресурсах и прочих источниках. (Указываются источники, период размещения на сайте или количество и график выходов в СМИ, формат макета, а также скидки (если таковые имеются)).

Информация, регламентирующая рекламную компанию, связанную с реализацией подбора персонала (например, расписание показов роликов) содержится в отдельно составленном документе – Медиаплане. Суть медиапланирования сводится к выбору оптимальной рекламной площадки. Для грамотного составления медиаплана необходимо ответить на ряд ключевых вопросов:

– кто? (целевая аудитория рекламной кампании);

– где? (территория рекламной кампании);

– когда? (сроки проведения кампании, частота выходов);

– сколько на это потратить?

В медиаплане, кроме вышеуказанного можно также отразить следующую информацию:

– цель и задачи рекламной компании;

– план размещения;

– план-график и тайм-график.

Медиапланирование также помогает определить не только способ бюджетного размещения информации, но и эффективность источника размещения. (В случае, если вы будете вести аналитику откликов).

3. Командировочные расходы HR (в случае выезда на подбор в другой город):

– стоимость билетов (авиа, ж/д и т. д.) и гостиницы;

– суточные расходы,

– аренда зала (для проведения ярмарки вакансий),

– стоимость печатной продукции и канцтоваров (анкеты, ручки, скотч и т. д.);

4. Командировочные расходы, выделенные для финалистов. Это те суммы, которые потребуются для отправки в офис управляющей компании финалиста (тов) для стажировки или обучения. Оговорюсь, что данная схема стажировки действует при региональном поиске, но далеко не во всех компаниях.

Рассмотрим на примере:

Управляющая компания находится в Санкт-Петербурге, а магазин открывается в Чите. Принятые в компании стандарты обязывают всех новых руководителей (директоров магазинов, администраторов) проходить десятидневное обучение, стажировку и сдачу аттестации в Санкт-Петербурге, в учебном центре. Таким образом, бюджет, кроме п.2 (расходов на размещение рекламы) и п.3 (расходов на командировку HR-ра) будет содержать в себе п. 4. (в котором указываются расходы на стажировку и обучение нового сотрудника, а именно: стоимость билетов (туда/обратно), аренду гостиницы, суточные).

Регламентация подбора персонала

Процесс подбора лучше всего регламентировать, т. е. прописать систему последовательных действий, в которой будут отражены ключевые моменты, как то: ответственные лица, сроки и т. д. Регламент по подбору выступает связующим звеном, между службой (отделом) персонала и другими структурными подразделениями компании. В случае открытия вакансии в каком-либо из отделов, его руководитель всегда четко знает, куда ему обращаться и что от него требуется.

Регламент

по подбору и найму персонала

ООО «____________»

Настоящий Регламент является внутренним документом ООО «_______» и определяет сроки и порядок подбора и найма персонала для «________».

Раздел 1.

Общие положения

1.1. Подбор персонала осуществляется Службой персонала.

1.2.Руководство Службой персонала осуществляется Директором по персоналу, который подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.3 Настоящий Регламент обязателен к исполнению всеми сотрудниками «_____», участвующими в процессе подбора и найма персонала.

Раздел 2.

Порядок подачи и заполнения Заявки на подбор сотрудника

2.1. Заявка на подбор сотрудника является официальным документом, в котором отражаются все необходимые требования к кандидату, включающие в себя описание функциональных обязанностей, выполняемых на данной должности, условия работы, а также другую информацию, необходимую для поиска кандидата на вакантную должность.

2.2. Заявка на подбор сотрудника заполняется собственноручно или в электронном виде руководителем структурного подразделения, в котором открыта вакансия (заказчиком). Руководитель ставит свою подпись и число на бланке заявки, после чего передает заявку в Службу персонала. В течение ___ дней, со дня получения заявки на подбор, сотрудник Службы персонала составляет график закрытия вакансии и согласовывает его с непосредственным руководителем, а также с заказчиком.

2.3. В случае если вакантная позиция, впервые открыта в «____», то функциональный руководитель заполняет бланк должностной инструкции, с целью наиболее полного информирования специалиста по подбору персонала о содержании работы требующегося сотрудника. Заполненный бланк должностной инструкции функциональный руководитель прилагает к заявке на подбор специалиста и передает в Службу персонала.

2.4. Руководитель Службы персонала проверяет наличие всей необходимой информации, обсуждает с функциональным руководителем возможные сроки закрытия вакансии и подписывает заявку. Дата подписания заявки руководителем Службы персонала является датой начала работы по закрытию вакансии.

2.5. Подбор персонала осуществляется согласно требованиям, обозначенным в заявке. Внесение изменений и дополнений в заявку осуществляется только после согласования с руководителем Службы персонала.

2.6. Оригинал заявки о подборе, подписанный руководителем функционального подразделения и руководителем Службы персонала, находится в Службе персонала (может находиться в отделе подбора персонала, если служба персонала состоит из нескольких отделов, включающих в себя от дел подбора) у менеджера по подбору персонала, ответственного за подбор.

Раздел 3.

Порядок проведения мероприятий по подбору персонала

3.1. Подбор соискателей осуществляется на конкурсной основе. Срок конкурса зависит от сложности заявленной вакансии и устанавливается функциональным руководителем совместно с руководителем Службы персонала.

3.2. В общих случаях, длительность работ по поиску сотрудника составляет:

– для вакансии (указывается вакансия) – (указывается срок ее закрытия);

– для вакансии ___________________;

– для вакансии ___________________.

3.3. Руководитель Службы персонала назначает специалиста по подбору персонала, ответственного за закрытие заявки.

3.4. Специалист по подбору персонала осуществляет все мероприятия по поиску сотрудника и несет ответственность за качество и сроки работы по закрытию поступившей заявки.

3.5. Специалист Службы персонала самостоятельно выбирает пути и методы поиска необходимого сотрудника, в процессе работы запрашивает требуемую информацию у руководителя функционального подразделения и других отделов, с целью проведения качественного поиска сотрудника, при необходимости согласовывает возможные сроки подбора.

3.6. Поиск персонала осуществляется по следующим каналам: _______ (перечисляются все источники поиска).

3.7. Менеджер по подбору персонала имеет право размещать рекламу об имеющейся вакансии только после согласования с руководителем Службы персонала.

3.8. Менеджер по подбору персонала собирает первоначальную информацию о кандидатах в виде резюме, рекомендаций и первичных телефонных собеседований. По результатам полученной информации специалист по подбору персонала самостоятельно принимает решение о соответствии кандидата указанным в заявке требованиям и приглашает успешных кандидатов на собеседование в Службу персонала.

3.9. Собеседование в Службе персонала предназначено для получения более подробной информации о кандидате (коммуникативных навыках, _______, и т. д.). Специалист по подбору персонала самостоятельно принимает решение о виде и способе проведения интервью. В процессе оценки используются: ____ (перечислить весь задействуемый инструментарий).

3.10. В случае, если кандидат территориально отдален и не может прибыть в Службу персонала лично, с ним проводится первичное телефонное собеседование. (Если Ваша компания является сетью, то рекомендуется прописать алгоритм командировок сотрудников Службы персонала в города присутствия, а также алгоритм поиска при открытии новых магазинов).

3.11. По результатам первичного собеседования, специалист по подбору персонала заполняет оценочный лист кандидата, в котором отражает степень соответствия соискателя заявленным требованиям.

3.12. Специалист по подбору персонала может попросить кандидата заполнить Анкету соискателя с целью получения дополнительной информации о кандидате.

3.13. Специалист по подбору самостоятельно принимает решение о представлении кандидата функциональному руководителю (заказчику). В случае если кандидат претендует на позицию руководителя высшего звена – то решение представить кандидата заказчику, принимается совместно с руководителем Службы персонала (руководителем отдела по подбору персонала). Лист собеседования и резюме успешных кандидатов передаются на рассмотрение функциональному руководителю.

3.14. Функциональный руководитель (заказчик) обязан в ____ срок принять решение о целесообразности проведения собеседования с представленными ему на рассмотрение кандидатами и уведомить о своем решении специалиста по подбору персонала, ответственного за подбор специалиста.

3.15. Резюме кандидатов, с которыми не будет проводиться дальнейшее собеседование, функциональный руководитель возвращает специалисту по подбору персонала с подробной аргументацией отказа в проведении очередного тура собеседования.

3.16. Функциональный руководитель обязан в течение _____ с момента представления ему на рассмотрение резюме, провести собеседование (личное или телефонное) с теми кандидатами, которые были предложены ему на рассмотрение.

3.17. Специалист по подбору персонала может присутствовать при проведении вторичного собеседования, совместно с заказчиком, задавать вопросы, влиять на ход интервью.

3.18. В случае если заказчик не принимает в ____ срок решение о целесообразности проведения очередного тура собеседования, или не проводит собеседования с представленными успешными кандидатами в ____ срок, специалист по подбору персонала совместно с заказчиком составляют Акт о пролонгации работы по закрытию вакансии, в котором указываются причина задержки работы и устанавливаются новые сроки закрытия вакансии, либо принимается решение о закрытии заявки на подбор специалиста по причине отсутствия необходимости сотрудника. Акт является приложением к заявке на подбор и находится у менеджера по подбору персонала, ответственного за подбор специалиста.

3.19. Функциональный руководитель по результатам вторичного собеседования заполняет Лист собеседования, в котором фиксирует информацию о профессиональной пригодности кандидата, и информирует специалиста по подбору персонала о результатах собеседования. (Если же повторное собеседование проходит в формате коллегии, то Лист собеседования заполняется тут же каждым из присутствующих, на каждого кандидата в отдельности).

3.20. Решение о найме финалиста, принимает функциональный руководитель (либо самостоятельно, либо коллегиально (тогда необходимо указать, с кем именно)), в установленный Регламентом срок, в случае успешного прохождения соискателем проверки по линии Службы безопасности.

3.21. В случае положительного решения о найме одного из выбранных кандидатов, заказчик (функциональный руководитель) информирует специалиста по подбору персонала о выборе кандидатуры на замещение вакантной позиции. Специалист по подбору персонала, официально предлагает соискателю заключить трудовые отношения с «______», предварительно согласовав с ним дату выхода на работу.

3.22. Дата выхода кандидата на работу является датой закрытия заявки на подбор сотрудника. На заявке ставится гриф «Закрыта», после чего заявка помещается в архив Службы персонала (отдела по подбору персонала).

3.23. В отдельных случаях, дата выхода кандидата на работу не считается датой закрытия заявки, и поиск сотрудника продолжается до истечения испытательного срока вышедшего на работу кандидата. (Как правило, это условие касается ТОПов). Условия и сроки поиска по подобной заявке оговариваются отдельно заказчиком и руководителем Службы персонала.

Раздел 4.

Порядок приема сотрудника и прохождения испытательного срока

4.1. Процедура трудоустройства кандидата осуществляется согласно законодательству о труде (ТК РФ) и Положению о кадровом документообороте «_______». (Данное Положение у Вас должно обязательно быть).

4.2. Порядок прохождения испытательного срока и мероприятий по адаптации нового сотрудника осуществляется согласно Положению по адаптации сотрудников (которое также обязательно должно быть разработано) «_______».

– должностная инструкция;

– анкета кандидата;

– long-list (первоначальный список кандидатов);

– оценочный лист кандидата;

– short-list (окончательный список кандидатов);

– критерии проверки кандидатов для службы безопасности;

– бланк подтверждения оформления на работу и т. д.

В Регламенте также можно более детально отразить алгоритм проверки рекомендаций, с предыдущих мест работы, правила рассмотрения сотрудников, находящихся в кадровом резерве (внешнем/внутреннем), правила расчета с кадровым агентством (если Ваша компания прибегает к подобного рода услугам), более четко разграничить ответственность между Заказчиком и Исполнителем, привязав ее к срокам исполнения.

Кроме очевидных «плюсов», у Регламента есть «минусы», первый из которых связан с временными затратами. Как только Регламент прописан, его необходимо согласовать со всеми руководителями структурных подразделений, а затем с Генеральным директором, ибо интересы всех вышеперечисленных лиц, затрагиваются в Регламенте. Будьте готовы к тому, что на процедуру согласования уйдет немало времени (особенно это касается сроков закрытия вакансий и сроков подачи обратной связи по представленным кандидатам – это два тонких места). После подписания Регламента, зачастую в силу своей занятости, руководители структурных подразделений не будут укладываться в сроки, прописанные в документе: описание требований к вакансиям то и дело будет приходить с опозданием, согласования будут занимать порой несколько дней. Нравится это Вам или нет, но данность такова, хотя, Вы, безусловно, можете на нее влиять.

Регламентация процесса подбора закрывает многие вопросы, связанные с ответственностью и сроками исполнения, а также призвана помочь найти именно тех сотрудников, которые будут продолжительное время успешно работать в Вашей компании.