Текст книги "Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие"

Эффективное предоставление прав, делегирование полномочий, участие работников в принятии решений

Люди хотят ощущать свою ценность, так же как и ценность того вклада, который они вносят в процветание предприятия. Многие стремятся принимать решения, преодолевать проблемы, проявлять инициативу и отчитываться в результатах. Возможно, их не следует рассматривать как потенциальных руководителей, но они вполне могут отвечать за свои действия, поведение и результаты труда.

Делегирование полномочий можно рассматривать как сочетание методов и поведения, которые поощряют стремление людей к реализации своих амбиций в труде, имеющем четко определенную цель. Главная идея этой концепции – наделить работников большей ответственностью в части управления своей работой, хотя нельзя забывать и такие связанные с этим аспекты, как поддержка ориентации на клиента, командная работа и доверие между руководителями и работниками. Иначе говоря, персонал, наделенный полномочиями, становится хозяином своей работы, доверяет менеджерам и проявляет инициативу, не боясь необоснованных упреков и обвинений. Рассмотрим некоторые примеры.

• В одном из магазинов продавцы получили право самостоятельно решать вопрос о замене товара, который покупатели считают негодным, вместо того чтобы переадресовывать решение такого рода проблем менеджеру.

• Супервайзеры в Rank Hovis вот уже несколько лет уполномочены рассчитывать бюджет и оговаривать условия с поставщиками, не полагаясь на национальные стандартные соглашения.

• Штат центра обработки заказов компании по распространению кредитных карточек получил полномочия предоставлять скидки с взносов и цен, если с просьбой об этом обращаются дилер и клиент.

В рамках новых полномочий рабочая команда может, скажем, решать вопросы о перерывах во время работы, ротации работ, предоставлении отгулов и гибкого графика. Одна небольшая компания по производству жестяных работ предоставила сотрудникам полномочия целиком осуществлять взаимодействие с клиентом с момента подписания контракта, так что теперь не менеджер, а именно они обсуждают вопросы поставок, технических изменений или качества, отвечая за выполнение работы в срок и в соответствии с техническими условиями.

Дополнительным плюсом предоставления полномочий может быть снижение стресса, поскольку стресс, как правило, – удел тех, кто не чувствует себя хозяином своей жизни.

С одной стороны, исследования показывают, что работники, обладающие широкими полномочиями, работают производительнее, более довольны работой, отличаются большей лояльностью организации и изобретательностью, в итоге обеспечивая более высокое качество продукции и услуг по сравнению с работниками, не имеющими таких полномочий. С другой стороны, предоставление прав работнику приводит к ослаблению контроля и требует передачи ему ряда функций, таких как возможность принятия самостоятельных решений, постановка целей, достижение результата и установление вознаграждения. Менеджеры с выраженным стремлением к власти (см. теорию Х Дугласа Мак-Грегора) далеко не всегда готовы пойти на подобные жертвы. Они могут задаться вопросом: «Почему я должен делиться с кем-то властью? Что мне это даст?».

На самом деле, хотя предоставлять права другим оказывается не так просто (мы не привыкли к подобным действиям), это не требует от вас сколько-нибудь серьезного самопожертвования. Напротив, эффективность вашей работы от этого только возрастет. Соответственно, мы можем отнести предоставление прав, которое на практике используется крайне редко, к разряду управленческих навыков, требующих развития.

В подтверждение этого вывода сошлемся на результаты исследований, проведенных в 1993 г. организацией Луиса Харриса и опубликованных в «Business Week» от 18 января 1993 г. Согласно полученным данным, в последнее время количество работников, страдающих от собственного бессилия и отчуждения, резко возросло (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Процент лиц, испытывающих чувства бессилия и отчуждения

Согласно данным науки об управлении, которые за последние четыре десятилетия неоднократно подтверждались, в предсказуемых и стабильных условиях организация начинает функционировать как контролируемое, однообразное механическое устройство. В таких обстоятельствах от работников ожидается строгое следование принятым нормам и стандартное, формализованное поведение. Менеджеры, соответственно, могут поддерживать общий порядок и отдавать подчиненным приказы, отвечающие общим принципам и направлениям деятельности организации. Однако среда современного делового мира часто характеризуется как гипертурбулентная, сложная, динамичная, конкурентная и подверженная революционным изменениям. В таких условиях предпосылкой организационной и управленческой эффективности скорее может считаться гибкий, автономный, предприимчивый персонал, чем управленческий контроль и правила. Возможность децентрализованного принятия решений, уменьшение числа указаний «сверху вниз» и автократических методов в руководстве – обязательные условия деятельности высокорезультативной современной организации.

Предоставить права – значит, дать возможность человеку преодолеть ощущение бессилия и развить чувство уверенности в себе, зарядить энергией на деятельность, мобилизовать внутреннюю мотивацию к выполнению задания. Различия между наделением властью и предоставлением прав показаны в табл. 3.3. Лица, наделенные правами, не просто обладают необходимыми средствами для выполнения дела – у них возникает совершенно иное самоощущение, они думают по-другому.

Таблица 3.3

Различие между властью и предоставлением прав

Концепция предоставления прав не нова. Она то и дело встречается в тех или иных формах в старой и современной литературе по менеджменту. Так, в 50-е г. XX в. менеджерам предлагалось относиться к подчиненным по-дружески (человеческие отношения), в 60-е рекомендовалось быть чуткими к их потребностям и мотивам (сенситивный тренинг), в 70-е руководители уже должны были обращаться к подчиненным за помощью (вовлеченность, соучастие подчиненных), а в 80-е – заниматься формированием команд и проведением регулярных собраний (кружки качества). Интерес к темам подобного рода не ослабевает и поныне, убеждая, что менеджеры должны постоянно учиться тому, как предоставлять полномочия.

Предоставление прав включает обеспечение или создание: 1) самодостаточности, 2) самоопределения, 3) ощущения личной власти, 4) чувства значимости своего дела, 5) доверия к другим людям (табл. 3.4).

Таблица 3.4

Пять характерных аспектов предоставления прав

Если менеджер способен реализовать все пять аспектов, он сможет успешно реализовать данную стратегию. Мы уже говорили, что лица, наделенные правами, не только обретают способность более эффективно решать поставленные перед ними задачи, но и изменяют отношение к самим себе, что находит отражение в этих пяти характеристиках.

Исследователи дают ряд рекомендаций по использованию стратегии предоставления прав, с тем чтобы вызвать у человека ощущение собственной компетентности, свободы выбора, влиятельности, значимости и безопасности. Мы представим лишь девять из них:

• четкое выражение видения будущего и целей;

• предоставление работнику возможности убедиться в своей компетентности;

• представление модели;

• обеспечение поддержки;

• создание атмосферы эмоционального подъема;

• необходимое информационное обеспечение;

• предоставление необходимых ресурсов;

• обеспечение обратной связи;

• создание атмосферы взаимного доверия.

Разумеется, не все методы наделения работников правами, описанные выше, равно приложимы к любой ситуации или к любому индивиду, однако развитие навыков предоставления прав, вне всяких сомнений, зависит от знания этих альтернатив и от умения использовать их. Приведенный список далеко не полон, другие виды деятельности могут быть не менее эффективны в предоставлении прав подчиненным. Данный перечень соответствует девяти рекомендациям по использованию рассматриваемой стратегии, и вы сможете применить эти материалы на практике, если попытаетесь улучшить свои навыки в части наделения работников правами.

Делегирование полномочий в сочетании с предоставлением прав предполагает прежде всего решение вопроса о том, когда полномочия надо передавать другим лицам, а когда – осуществлять самостоятельно. В каких случаях организацию и выполнение работы или принятие решений можно доверить подчиненным? Чтобы выбрать наиболее подходящий момент для делегирования, менеджер должен ответить на пять приведенных ниже базовых вопросов. Исследования свидетельствуют, что если момент делегирования определяется на основе рассмотрения этих вопросов, то вероятность успешного исхода возрастает примерно вчетверо (по сравнению с ситуацией, когда менеджер вообще их не рассматривает). Эти вопросы равно приложимы и к ситуациям, когда полномочия должны делегироваться не индивиду, а рабочей команде.

1. Обладают ли подчиненные всей необходимой (или даже избыточной) информацией или опытом? Во многих ситуациях они могут справиться с задачей или решением проблемы с большим успехом, чем менеджер, поскольку они лучше знакомы с потребностями клиентов, скрытыми издержками, производственными процессами и так далее – в силу свой близости к реальным ежедневным процедурам.

2. Очень ли важна ответственность подчиненных за реализацию задания? Участие в процессе принятия решений способствует усилению ответственности за результат. Если вы хотите дать подчиненным самостоятельность в выполнении задания, имеет смысл привлечь их и к участию в принятии решений, чтобы повысить уровень взаимодействия. Хотя это приведет к увеличению продолжительности процесса принятия решения, зато сократится время, требующееся для его выполнения.

3. Способствует ли данное назначение развитию способностей подчиненных? Делегирование полномочий может приобрести в команде дурную славу, если будет выглядеть как механизм, при помощи которого начальник пытается избавить себя от неподходящих работ. И потому делегирование должно быть постоянным, а не только в те моменты, когда менеджер оказывается перегруженным. Оно должно отражать управленческую философию, в которой особое значение придается развитию сотрудников. Одним из основных мотивов делегирования полномочий является развитие способностей и удовлетворение интересов лиц, которым эти полномочия делегируются.

4. Существуют ли у работников и руководства общие ценности и цели? Отсутствие общих ценностей и целей может привести к неприемлемым решениям, выбору неподходящих средств и совершению очевидных ошибок. Это, в свою очередь, вызывает необходимость усилить контроль и участить проверки. Очень важно четко сформулировать задачи подчиненных. Прежде всего менеджеру необходимо ясно понимать, для чего нужна та или иная работа. З. Кунрадт заметил, что значительные люди всегда говорят: «Зачем?», в то время как менее значительные персоны ведут речь лишь о том, «что, как и когда?». Объясняя подчиненным, в чем значение работы, вы формулируете общую перспективу.

5. Располагаете ли вы временем, необходимым для эффективного делегирования полномочий? Чтобы сэкономить время, требуется время. Для того чтобы избежать непонимания, менеджер должен уделить какое-то время разъяснению задач и обсуждению необходимых процедур и деталей. Обучение персонала, вопросы и ответы и проверка результатов сопряжены с неизбежными затратами времени.

Принимая решение о делегировании полномочий, менеджеры должны определить, кому они будут делегироваться: индивиду или команде подчиненных. Рассматривая вопрос о формировании команды, следует установить, какие полномочия делегировать ее участникам, например будет ли группа заниматься изучением проблемы и поиском альтернатив или ей следует поручить и принятие окончательного решения. Менеджерам также надо решить, станут ли они сами принимать участие в групповых обсуждениях. На рис. 3.2 представлена модель, используя которую менеджер может понять, кому передать полномочия – индивидууму или команде и если команде, то будет ли сам менеджер ее активным участником.

Рис. 3.2 организован в виде «дерева», позволяющего менеджеру задавать себе вопросы и в зависимости от ответов на них идти дальше – вплоть до принятия окончательного решения. Модель разработана на основе трудов Дж. Хубера, В. Врума, А. Джаго, П. Йеттона. Приведем пример работы с этой моделью.

Рис. 3.2. Модель решения, кому делегировать полномочия – индивидууму или команде

Если вы менеджер, который хочет понять, следует ли ему привлекать своих сотрудников к выполнению работы или принятию решения, вам необходимо задаться вопросом: «Должен ли я вовлекать в это других?». Если вы решите, что подчиненные не обладают соответствующими способностями или информацией, их одобрением в данной ситуации можно пренебречь, участие работников не будет способствовать их личностному развитию, времени достаточно, а в среде подчиненных возможен конфликт, вы должны на этот вопрос ответить «нет». Дерево показывает, что в таком случае вы сами выполняете эту задачу или принимаете решение. Если же ответ окажется положительным, вы сможете перейти к вопросу: «Следует ли мне организовать подчиненных в команду?». Рассмотрите пять аргументов, расположенных под вопросом, затем продолжите «путь по схеме». Любое соображение, приведенное под соответствующим вопросом, может иметь ответ «нет». Альтернативой, обеспечивающей наибольшее вовлечение работников в принятие решения и наделение их правами, является делегирование полномочий команде и затем участие в ее работе в качестве равного члена. В случае если вы не хотите наделять работников правами, вы, разумеется, выполняете работу сами.

Индивидуальный подход, понимание психики работника

Пользуясь в управлении людьми моделями психологии, менеджер должен:

« получить представление о природе психики человека, знать основные психические функции и их физиологические механизмы, соотношение природных и социальных факторов в становлении психики;

• знать, в каких формах происходит освоение человеком действительности, понимать роль сознания и самосознания в поведении, деятельности человека, формировании его личности;

• понимать значение воли, эмоций, потребностей и мотивов;

• уметь дать психологическую характеристику личности, ее темперамента, способностей, характера;

• интерпретировать собственные психические состояния, владеть простейшими приемами психической саморегуляции, осознавать закономерности межличностных отношений в быту и организованном коллективе;

• знать формы, средства и методы психологической деятельности;

• владеть элементарными навыками анализа учебно-воспитательных ситуаций, определения и решения педагогических задач в трудовом коллективе»¹¹.

Суть управления на уровне психики – это познание всех вышеперечисленных и иных психологических особенностей подчиненного и учет и использование этих знаний в трудовой деятельности на благо работнику и организации. Умение сочетать эти два блага, на наш взгляд, относится уже к категории искусства управления.

Каждая конкретная организация – большая, сложная, уникальная социотехническая система, состоящая из элементов, также представляющих собой большие сложные биосоциальные системы, – групп и людей, причем каждый человек уникален. Все, что происходит с организацией, – результат деятельности людей, объединившихся в ее рамках. Доказывать, что успех компании зависит от поведения ее сотрудников (от первого лица до рядового работника), можно бесконечно: история любой фирмы сложилась так, как она сложилась, по причине тех или иных действий (или бездействия) ее сотрудников. Успех компании и само ее существование определяется, казалось бы, экономическими параметрами, такими как рентабельность, конкурентоспособность, гибкость, экономический рост, но любое движение этих показателей является результатом решений, принимаемых сотрудниками. Огромный материальный и финансовый потенциал может быть как преумножен, так и пущен на ветер в результате единственного решения или поступка одного человека. Так, склонность к авантюризму молодого менеджера сингапурского отделения английского банка Barings Ника Лисона подтолкнула его к рискованной игре на бирже с использованием активов филиала. Проигрыш был столь оглушительным, что банк обанкротился и теперь это уже не английский, а голландский банк. Ник Лисон получил тюремный срок, наверное, за злоупотребление служебным положением.

Маленькая притча. Внезапно разорился владелец пельменной фабрики – малого предприятия с одной технологической линией и 10 работниками. В числе работников был и слесарь дядя Вася, имевший склонность к употреблению горячительных напитков. Причиной разорения стала серьезная поломка техники: какая-то деталь механизма отвинтилась и железные болты прошли там, где должны были проходить нежные ингредиенты пельменей. Истинная же причина, так и не доказанная, заключалась в следующем. Однажды хозяин фабрики пошутил по поводу красного носа дяди Васи и источника этого цвета, который ему казался очевидным. Но, оказывается, в данном случае дядя Вася был просто простужен и шутка о пристрастии к вину показалась ему неуместной. На беду, у дяди Васи была застревающая, или паранойяльная, акцентуация характера, и чем дольше он вспоминал об обиде, тем сильнее ему казалось нанесенное хозяином оскорбление, мера необходимой расплаты за которое тоже представлялась все более серьезной. Примерно через месяц сломалась техника… Все работники отправились на рынок труда огорченными, и только слесарь дядя Вася – с чувством глубокого удовлетворения.

Подобная ситуация представляется весьма вероятной. И пусть решающее значение сыграет не акцентуация характера, а другие личные качества работника, но недостаточное знание людей и небрежное отношение к ним может привести к непредсказуемым последствиям. Знание же людей, насколько это возможно, повышает вероятность прогноза их поведения. Чтобы понять поведение дяди Васи, нужно знать и учитывать хотя бы особенности его характера при общении с ним, при выдаче задания и в других трудовых ситуациях.

Один из широко известных подходов к типологизации такого параметра личности, как характер, основан на концепции акцентуации и приводится в работах К. Леонгарда, Г. Шмишека, А. К. Личко¹². Согласно типологии характера, разделяемой этими учеными, у дяди Васи была паранойяльная акцентуация характера, он относился к застревающему, неустойчивому типу, суть которого заключается в стойкости аффектов и в то же самое время в их спонтанности, что и приводит к неустойчивому поведению, определяемому то одним, то другим «застреванием». Если складывается система «застреваний», то человек становится борцом «за идею», «за честь», «за правду», «за возмездие» и т. п. Положительные черты личностей с такого рода акцентуацией характера – принципиальность, несгибаемость, сдержанность, хозяйственность, чувство идеи и долга, самопожертвование. Отрицательные черты – спонтанность привязанностей и обид, подозрительность, мстительность, самонадеянность, непомерные требования к окружающим. Позитивными такого рода личность признает ситуации признания ее заслуг, поощрение привязанностей, уличение в несправедливом отношении к миру.

Видение будущего

Без видения будущего организация становится неуправляемой. Однако сам факт пребывания в бизнесе обычно означает, что у руководителя были идея и уверенность в себе, достаточная для того, чтобы уйти из спокойной ниши наемного труда и основать собственное дело.

Видение будущего можно сжато выразить следующими вопросами:

• какие события положили начало успеху компании – рассказ об этом всегда интересен работникам (Уильям Хьюлетт и Дэвид Паккард, например, начали свой бизнес в гараже в 1939 г. История об этом гараже до сих пор не сходит со страниц внутрифирменных изданий и рекламных буклетов – таким образом фирма Hewlett Packard тонко поощряет культуру творчества в нестандартной обстановке);

• что делает продукцию или услуги фирмы непохожими на другие, лучшими;

• каковы планы фирмы по развитию и расширению – выпуск продукции, освоение новых рынков, численность персонала;

• как должна выглядеть компания в будущем, каков ее образ;

• какая роль отведена сотрудникам в этой программе развития.

Все эти формулировки, безусловно, помогают воодушевить сотрудников. Постоянное обновление и усиление видения будущего в памяти сотрудников жизненно важно, иначе оно утратит новизну. Дирекции полезно включать видение будущего в повседневную работу и использовать любую возможность для напоминания о нем. При подведении итогов работы за квартал, например, можно обсуждать, насколько полезен вклад подразделения с точки зрения перспектив компании. Этой же цели могут служить статьи в информационных бюллетенях компании; видение перспектив вообще должно занимать важное место в любой внутренней программе обмена опытом или обучения. Некоторые крупные организации даже помещают лаконичное изложение своего видения перспектив на всех фирменных бланках или информационных бюллетенях («Как стать № 1», например). Как бы то ни было, руководители должны очень ответственно относиться к своим словам и заботиться о том, чтобы их коллеги делали то же самое. Ничто так не вредит видению перспектив компании, как пренебрежительные комментарии отдельных менеджеров.

Вполне может возникнуть такое соображение: нет никакой необходимости формализовать видение – излагать на бумаге или даже обсуждать, – поскольку оно совершенно очевидно для всех, кто работает на фирме. Здесь кроется большая ошибка. Новички получат всего лишь искаженную версию от коллег, которые, в свою очередь, вполне могут пребывать в неведении относительно последних планов руководства, особенно если фирма действует в быстро меняющихся обстоятельствах.

Поэтому необходимо выработать простую обобщенную версию, изложить ее на бумаге и включить в инструкцию работника, а главные положения стоит поместить на доску объявлений. Каждый год надо производить ревизию текста (особенно если речь идет о выразительном слогане или если эта информация призвана вдохновлять), который должен быть перед глазами всякий раз, когда руководство обращается к работникам в устной или письменной форме.

По каким аспектам целесообразно устанавливать видение будущего?

Очевидно, что в любой организации имеются «группы интересов». У этих групп разные ожидания, мотивы, возможности, ответственность. Как известно, создание организации связано с удовлетворением потребностей клиентов (потребителей), хозяев (акционеров), персонала. Так же очевидно, что интересы этих групп во многом противоречивы, а группа «персонал» еще и неоднородна (администрация обычно представляет интересы владельцев, а не остальных работников). Кроме того, даже интересы менеджмента и владельцев могут не совпадать: акционеры часто предпочитают разумный риск, а менеджеры – стабильность и предсказуемость.

В видении будущего должны быть отражены перспективы развития организации, особенно касающиеся различного рода трансформаций: слияния, поглощения, реструктуризации, реорганизации и т. п. Трансформации должны быть обоснованы солидными аналитическими исследованиями, убедительно доказывающими их необходимость представителям всех групп интересов.

Каждая группа должна найти в видении свой интерес и представить возможности и источники его обеспечения, так что, наверное, видение будущего следует сопровождать проработкой и доведением до всех групп стратегии развития организации (в вариантах). Формулировки целей, достижение которых определит будущий облик организации, должны соответствовать принципам SMART-CREAM (конкретность и напряженность, измеряемость, согласованность и достижимость, реалистичность и уместность, увязка во времени, экономичность, активность и увязка по ресурсам, средствам).

Однако зачастую провозглашенные цели и ценности не соответствуют реалиям жизни и у работников возникает обоснованное недоверие к руководству. Чтобы достичь общего понимания целей и их разделения членами группы, требуется выйти из плена иллюзий и неправильных представлений и сверить точки зрения и понимание целей, видение будущего, значимости отдельных факторов трудовой жизни. Персонал должен иметь возможность видеть и понимать необходимость и направления развития, заранее готовиться к изменениям – ведь люди, как правило, не любят неожиданностей.