Текст книги "Сервис спецтехники. Практическое пособие"

Информационное обеспечение сервиса включает следующие средства:

Необходима тщательная разработка логистики перевозок (тщательная проработка технологии и стоимости каждого элемента транспортных операций – вывоз машины или агрегата с места его эксплуатации, доставка до места ремонта, доставка после ремонта; экспедирование и перевозки машин, агрегатов и запчастей от базовой компании до филиалов и заказчиков и т. д.).

Необходима тщательная разработка логистики снабжения запчастями всех регионов, отдаленных от базовой дислокации компании (порядок закупок, управление запасами на центральном складе и филиалах, порядок обеспечения ремонтных центров и заказчиков и т. д.)

Если компания торгует в нескольких городах (районах) и в каждом городе (районе) содержит склад, если товары на всех складах одной и той же номенклатуры, то для оптимизации управления запасами на этих складах обычно применяется компьютеризованная логистическая система, в которой склады составляют торговую сеть, а один из складов назначается центральным. Это не значит, что он самый большой, но этот склад должен находиться в развитом транспортном узле, откуда возможны поставки всеми видами транспорта. Запас товаров в сети складов рассматривается системой как единый запас, включающий:

• хранящийся на нескольких складах;

• находящийся в пути от поставщиков;

• находящийся в процессе восполнения (заказанный и подтвержденный к поставке).

Логистические задачи, решаемые системой: определение оптимального уровня товарных запасов на всех складах по каждому наименованию, определение объемов и сроков поставок, выбор источников поставок, контроль уровня товарных запасов и автоматическая подготовка проектов заказов на пополнение запасов.

Для обеспечения обмена товарами между складами в учетных карточках товаров в качестве поставщиков указываются специальными кодами как внешние поставщики, так и другие склады торговой сети. Каталожные номера товаров должны вводиться в систему в одном месте по одному методу, чтобы избегать ошибок в нумерации. Только из-за ошибок или “самодеятельности” при вводе нового товара разными исполнителями возникает несколько позиций одного и того же товара, которые потом трудно выловить и объединить даже при инвентаризации, и большинство этих позиций становятся неликвидами.

Пополнение основных объемов запасов на всех складах производится непосредственно от внешних поставщиков, чтобы исключить двойную приемку товаров (на центральном и районных складах) и дополнительные транспортно-экспедиторские операции (очевидно, что расходы при перевалке через центральный склад будут выше). Заказ товаров для всех складов должен вести центральный офис. Логистический центр получает информацию о движении товаров от всех районных складов и при сокращении запасов до определенного уровня готовит заказы на их пополнение, согласует их с соответствующими складами, выдает заказы соответствующим поставщикам. Расчеты с поставщиками по всем поставкам, ввод поставок в компьютерную систему должен вести тоже центральный офис.

Оптимизация запасов достигается за счет следующей стратегии управления.

Страховые запасы по номенклатуре группы В для всех складов хранятся только на центральном складе.

Основные запасы товаров группы С – редко спрашиваемых, но обязательных для хранения, хранятся только на центральном складе.

Центральный склад отгружает эти товары по заявкам складов, большинство отгрузок осуществляется в срочном режиме, для этого должным образом организованы все процессы на складе. Совокупные страховые запасы товаров группы В и запасы товаров группы С при этой стратегии ниже, чем при их хранении на каждом складе, так как вероятность возникновения страхового случая или спроса на товар группы С для центрального склада выше, значит, спрос чаще и товар для центрального склада является не просто спрашиваемым, а регулярно реализуемым. А при регулярном спросе можно точнее рассчитать объемы запасов и сроки их пополнения.

Страховые запасы товаров группы А – товаров ежедневного или частого спроса – обычно хранят на районных складах. В случае трудностей работы с поставщиками (неритмичность, удаленность, плохие транспортные связи) часть страховых запасов может быть размещена на центральном складе. Нередко возникает необходимость перераспределения запасов между складами ввиду образования излишков или в порядке взаимовыручки в срочных случаях. В подобных случаях логистическая система обрабатывает заказы на пополнение по излишкам или предложениям складов-доноров и включает соответствующие товары в спецификации для поставки складам, где эти товары понадобились.

Повторяю – очень важна единая методика ввода каталожных номеров для исключения ошибок, иначе склады захлебнутся во взаимных рекламациях по неверным поставкам или в неликвидах. В компании должна быть служба товароведов, которые изучают номенклатуру, следят за ее изменениями, взаимозаменяемыми товарами, особенностями поставок изготовителями и т. д. Только они имеют право вводить новые позиции в номенклатуру. Разумеется, центральный склад одновременно может работать и как районный в своем регионе, однако управление страховыми запасами и запасами, предназначенными для всех складов, должно осуществляться отдельной программой, которая рассматривает районные функции центрального склада наравне с остальными складами сети. Товары хранятся на тех же стеллажах, но распоряжение ими возможно только посредством компьютерной системы. Расчеты между складами производятся по ценам изготовителей или по ценам себестоимости, единым для всей сети. Транспортно-экспедиторские расходы учитываются как накладные.

Изложенная выше стратегия управления запасами в сети складов применяется всеми автопроизводителями (кроме российских, которые денег не считают) и всеми крупными сетевыми компаниями, торгующими товарами, для которых необходима стабильность номенклатуры ввиду обязательств перед потребителями (запасные части, лекарства и т. п.).

Разумеется, применение этой стратегии невозможно без компьютеризации всех необходимых операций, включая:

• ежедневный анализ и прогноз спроса по каждому наименованию;

• ежедневный расчет с применением математических методов объемов основных и страховых запасов по каждому наименованию;

• ежедневная автоматическая подготовка на основании вышеупомянутых расчетов проектов заказов на пополнение запасов по тем или иным наименованиям.

Разумеется, каждый компьютерный проект заказа обязательно должен корректироваться товароведом с учетом факторов, которые не в состоянии учесть компьютер: уход клиентов к другим продавцам, ожидаемый временный всплеск спроса из-за подхода срока капремонтов у крупного клиента, замена детали на деталь новой конструкции и т. д. и т. п.

Разумеется, руководство компании должно быть достаточно компетентным, чтобы понимать все вышеизложенное, и стратегически мыслящим, чтобы ежегодно выделять средства для развития компьютеризации.

Методы расчета некоторых параметров для бизнес-планов

Очевидно, что необходимые производственные мощности и штат следует рассчитывать на основе планируемой загрузки. Возможная загрузка вначале неясна, так как маловероятно, что предприятия – владельцы техники, привыкшие сами обслуживать и ремонтировать технику, передадут все объемы работ сервисному предприятию.

Мотивы такого поведения просты и понятны:

• мы умеем сами, у нас есть специалисты, оборудование, склад запчастей, качество работ устраивает, расходы приемлемы;

• какое будет качество и стоимость работ у сервисной компании, еще неясно;

• страшно оставаться без специалистов, оборудования и склада запчастей – а вдруг сервисная компания будет работать плохо.

Преодолевать такое отношение владельцев техники придется годами, поэтому для начала следует поставить себе умеренные задачи. Тем более что компания не может принять на себя большие объемы, ввиду отсутствия достаточного количества специалистов и мощностей. В приведенных далее методиках условно принято, что компании удастся получить заказы на выполнение сервисных и ремонтных работ по 100 нормочасов на каждую машину в год, что составляет около 20 % всех нормативных нормочасов на ТО и текущие ремонты. При расчетах для бизнес-планов условные объемы меняют, привязываясь к реальной ситуации в регионе.

Полным сервисным потенциалом можно считать рекомендованные заводами-изготовителями объемы сервисных и ремонтных работ на каждую тысячу моточасов.

Например, для бульдозера тягового класса 10 объемы работ следующие[25]25
  Рекомендации по организации технического обслуживания и ремонта строительных машин МДС 12-8.2000.


[Закрыть].

При средней стоимости нормочаса 600 руб. полный сервисный потенциал одного бульдозера без учета капремонта составит:

617 чел/ч х 600 руб. = 370 200 руб. на каждую 1 тысячу моточасов.

Однако этот потенциал не может быть использован сервисным предприятием полностью, поскольку заказчики привыкли выполнять ТО и СО силами своих операторов машин и не готовы платить за эти работы сторонней организации.

Периодические работы. Сервисное предприятие реально может рассчитывать только на выполнение текущих ремонтов машин, диагностических работ и ремонт отдельных агрегатов. При этом трудоемкость ремонта совсем не обязательно должна быть равна рекомендованной заводом трудоемкости.

Абонементное обслуживание. Если же заказчик настаивает на абонементном обслуживании с оплатой моточаса работы бульдозера при поддержании высокого коэффициента готовности техники, сервисное предприятие может на это согласиться лишь при условии скрупулезного выполнения всех ТО и СО силами своих специалистов, включив стоимость этих работ в расценки моточаса. Выполняя во время ТО, можно сэкономить на выполнении ремонтов, так как износ деталей не будет усиленным. Кроме того, необходим жесткий контроль исполнения ЕО силами заказчика, чтобы предупредить поломки из-за его невыполнения.

Заказчик может возражать, так как он далеко не всегда выполняет все ТО и СО или выполняет их частично как по причине лености персонала или пренебрежения рекомендациями завода-изготовителя, так и по причине нежелания снимать машины с эксплуатации для простоя в обслуживании в течение 10–15 рабочих дней на каждую 1 тысячу моточасов.

Расчетное количество суток нахождения машин в техническом обслуживании и ремонте, приходящееся на 1 моточас[26]26
  Механизация строительства. Годовые режимы работы строительных машин. МДС 12–13.2003.


[Закрыть]

Компромисс можно найти путем организации обслуживания в нерабочие для заказчика часы и дни.

Возможности для маневра:

1. Если удастся все "прочие” (малоквалифицированные) работы делать людьми заказчиков, зарплату механиков или валовой доход можно увеличить.

2. Если удастся часть квалифицированных операций отдавать для исполнения третьим фирмам дешевле, чем своими силами, то валовой доход возрастет.

3. Если удастся при выездах направлять не 3, а 2 механиков, привлекая к работе людей заказчиков, зарплату механиков или валовой доход можно увеличить.

4. При диагностике и текущих ремонтах применять высокие ставки стоимости нормочаса.

Стоимость трактора 1 800 000 руб. Полное обслуживание на условиях абонемента.

Наработка – 1000 моточасов.

Прейскуранты на все виды работ должны быть отдельные для каждого региона.

Стоимость работ должна быть рассчитана для условий стационара (рембазы компании или рембазы заказчика), т. е. без учета сложности работы в полевых условиях.

Особенности работы в полевых условиях целесообразно учитывать специальными коэффициентами, различными для разных условий.

Затраты на ежедневные перемещения специалистов, инструмента, диагностического и другого оборудования на расстояния, признанные приемлемыми для местных командировок (утром выезд, вечером возвращение), необходимо указывать отдельной строкой в счетах. Для отлаженных маршрутов передвижения могут быть введены постоянные ставки. Затраты на неместные командировки необходимо указывать отдельной строкой в счетах, включая ставки за время простоев по вине заказчиков. Стоимость типовых наборов запчастей и материалов, расходуемых при каждом виде ТО, включается в счета отдельной строкой или спецификацией. Прейскурант может выглядеть следующим образом.

Прейскурант для работ в стационарных условиях (указать конкретное место работ)

Коэффициенты увеличения прейскурантных цен

Примечания:

*Сверхурочные учтены коэффициентом.

** Оплата проезда, суточных и гостиницы не учтены коэффициентом и оплачиваются отдельно.

Товаром сервисной службы является работа механиков. Этот товар характеризуется определенными количеством и качеством, зависящими от квалификации, темпов и качества труда сотрудников и возможностей оборудования.

Потребности в рабочей силе определяются:

• политикой управления,

• планом продаж сервисной службы,

• спросом на сервис,

• общим количеством продуктивных часов, производительностью и эффективностью,

• количеством постов, планировкой цеха и возможностями оборудования,

• возможностями обеспечения требуемой рабочей силой,

• спецификой района или местности.

Для обеспечения эффективной деятельности службы требуется несколько видов должностей с компетентным персоналом. В малых предприятиях может быть слишком дорого нанимать людей на каждый вид должности. В этих случаях обязанности объединяют, но группировку функций стараются сохранить. Например, сервисная служба может иметь общего подсобного рабочего со складом запчастей и отделом продаж машин, но не должна заставлять механиков выполнять подсобные работы.

Рекомендации некоторых компаний по стандартным схемам организации и штата для сервисных служб дилеров базируются на предположении, что сервисная служба имеет операционную эффективность 100 %, продуктивность от 85 до 90 %. Эффективность и продуктивность отличаются в разных местностях, и нужно принимать во внимание систему управления фирмой, местную практику работы и традиции.

Расчетам штатной численности могут помочь расчеты, приведенные в документе:

"Нормативы численности работников, занятых техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава автомобильного транспорта, строительных и специальных машин на предприятиях и в организациях жилищно-коммунального хозяйства” (утверждены приказом Госстроя России от 1 октября 1999 г. № 69).

Ниже приведена методика расчета штата.

Переменные величины: парк, количество нормочасов, состав бригад, количество смен, количество рабочих дней в году.

Из таблицы можно также получить удельные величины.

При загрузке по 100 нормочасов (чел/ч) в год на каждую машину:

Нужен 1 механик на 16 машин в год.

Нужен 1 ремонтный пост на 60 машин в год.

Если машины приняты на обслуживание только ТО и ТР, расчет штата можно провести следующим образом.

Одна бригада из 5 (4,8) механиков может обслуживать: 250 дней/14,1 = 18 машин в год, выполняя ТО и ТР.

Для парка в 230 машин:

Для обслуживания 230 машин с наработкой 1000 моточасов каждой нужно 62 механика плюс 12 человек управления и обеспечения: 3 248,8/250 дней х 4,8=62 + 12 (20 % управленцев) = 74.

Целесообразно разбить бригады для работы в 2 смены. Для сокращения простоя в ТР можно подключать вторую бригаду из 5 чел. Изучить целесообразность обслуживания в ночные смены или в выходные дни, если позволяет режим работы машин.

Устойчивое положение на рынке, рентабельность и предпосылки для развития техцентр может обеспечить, лишь располагая надежным, работоспособным коллективом, не испытывающим дефицита мастеров-приемщиков, мастеров сервисного цеха, механиков и молодых кадров. Ниже перечислены контрольные ситуации, повторяемость которых диктует необходимость увеличения штатов сервисного центра. Повторяемость одной или нескольких из приведенных ситуаций уже делает работу предприятия нерентабельной, так как ни интересы клиентов, ни интересы работников не удается соблюдать.

Ситуации в отделе приема заказов

Непредвиденное отсутствие одного из работников сбивает графики ремонтов. Несмотря на все меры по распределению нагрузок, каждый день в определенное время в отделе приема заказов образуется большая очередь. Один мастер-приемщик (приемщик-консультант) не успевает принимать в ремонт машины, поступающие в течение дня. Для спокойного консультативного диалога с заказчиком, который должен проводиться возле его машины, просто нет времени. Не проводятся из-за дефицита времени выходной контроль и опробование машины в действии, не разъясняется содержание счетов. Из-за недостатка работников невозможно сделать режим работы предприятия более гибким, приспособленным к потребностям заказчиков.

Ситуации в сервисном цехе

Запись производится за много дней до приемки в ремонт. Постоянный дефицит времени срывает установленные сроки завершения ремонтов. Вынужденная спешка вызывает частые рекламации и повторные ремонты. Оборудование не удается загрузить, а рабочие места – использовать из-за нехватки кадров. Дефицит кадров не дает возможности развивать дополнительные услуги. За неимением времени не проводятся регулярные совещания и учебные мероприятия с исполнителями. Подготовка кадров и повышение квалификации персонала сводятся к минимуму. Молодым работникам оказывается недостаточная поддержка.

Переменные величины: парк, количество нормочасов, стоимость нормочаса, доля, выделяемая из выручки в фонд зарплаты сдельщиков, среднемесячный фонд зарплаты окладников, процент плановой прибыли.

Из таблицы можно также получить удельные величины.

При загрузке по 100 нормочасов (чел./ч) в год на каждую машину:

выручка от продажи труда без НДС – 50 828 руб. с каждой машины

плановая прибыль 30 % – 9149 руб. с каждой машины.

Для планирования целесообразно ставить реальные задачи: например добиться покрытия 20 % потребности рынка в запчастях.

20 % потребности рынка – 237,0 млн. руб. без НДС.

Возможная плановая прибыль 30 % – 21,0 млн. руб.

Удельная продажа запчастей на 1 машину в год при удовлетворении 20 % потребности рынка – 40,0 тыс. руб. без НДС.

Стоимость запасов для удовлетворения 20 % потребности рынка, в закупочных ценах, при плановом валовом доходе 30 % – 182,0 млн. руб. без НДС.

Стоимость хранимых запасов при оборачиваемости не более 2 раз в год, учитывая сезонность завоза и другие проблемы, – 91,0 млн. руб. без НДС.

Примерный расчет площади хранения:

Площадь = объем запаса: стоимость 1 м³ товара: высота хранения, м.

1м³ запчастей принимается в свободном размещении, на стеллаже или поддоне, включая воздушные объемы, а не монолит металла, заполнение объема товаром 60–70 %. Для определения этого параметра берут одинаковые запчасти, например траки или катки, складывают на поддоне так, чтобы получился объем 0,6 кубометра, взвешивают одну деталь, умножают вес на количество деталей на поддоне и получают вес 1 условного кубометра для хранения. Определив стоимость этих деталей в закупочных ценах, получают среднюю стоимость 1 м³ для хранения.

Площадь при одноярусном хранении = 91 000,0 тыс. руб.: 15,0 тыс. руб. (условно): 1 м = 6067 м². Проезды между стеллажами = площади стеллажей (или больше) = 6067 м² или более. Зоны приемки, отгрузки, комплектации = 20 % (6067 + + 6067) = 2427.

Общая площадь = 6067 + 6067 + 2427 = 14 567 м². Удельная площадь хранения запчастей на 1 машину при удовлетворении 20 % спроса, при оборачиваемости запаса 2 раза в год, при одноярусном хранении = 14567 м²/5873 машины = 2,5 м². Для расчетов принимать 3 м².

Необходима также территория для подъезда и маневрирования грузовиков.

Переменные величины: оборачиваемость запасов, средняя стоимость кубометра товара, количество ярусов хранения.

Политика отношений с заказчиками

Для устойчивой деятельности и развития компании необходимы долгосрочные контракты с корпоративными заказчиками.

Многие производители машин издают свои справочники, из которых покупатель может еще до приобретения техники выяснить, какие расходы по обслуживанию и ремонту ему предстоят. По данным английских фирм, расходы на обслуживание и ремонт достигают 100 % стоимости новых машин в течение примерно 5–6 лет нормальной эксплуатации или 3–4 лет работы в особо тяжелых условиях. Подобной информацией должны обладать и дилеры, занимающиеся отечественной техникой.

Долгосрочные контракты выгодны заказчикам, если гамма услуг, предлагаемая компанией, будет достаточно полной и качество исполнения высоким.

Зарубежная практика показывает, что услуги дилеров оказываются наиболее эффективными при проведении инспекции, диагностики, отдельных видов обслуживания и ремонта. Ежедневное, сезонное обслуживание и ТО1 крупным владельцам техники выгоднее выполнять своими силами. Считается, что, если дилер будет выполнять все виды обслуживания и ремонтов для всех потребителей техники в его районе, он должен иметь слишком крупную материально-техническую базу и большой штат, которые не окупят себя в периоды спадов и жесткой экономии средств заказчиками.

Большинству заказчиков – средним по величине фирмам и крупным фирмам, имеющим многомарочный парк машин, выгодно поручить сервисной компании все заботы по обслуживанию и ремонту техники, чтобы не держать своих специалистов, тем более что их трудно найти. Крупным фирмам, у которых уже есть ремонтная база, крупный парк однотипных машин, относительно стабильный штат ремонтников, выгодно поручить сервисной фирме только сложные и высококвалифицированные работы с получением гарантий качества работ.

Для удовлетворения спроса обоих видов заказчиков компания должна располагать:

• очень сильным составом ведущих специалистов по всем маркам машин, подлежащих обслуживанию;

• достаточным количеством специалистов средней квалификации;

• системой подготовки собственных специалистов;

• базовыми сервисными центрами в каждом регионе;

• сервисными центрами в местах концентрации техники;

• мобильными бригадами специалистов для выезда к заказчикам;

• устойчивыми связями с ремонтными заводами и заводами-изготовителями;

• складами запчастей в каждом регионе в местах концентрации техники;

• компьютеризованной системой управления работами, запасами и поставками запчастей;

• постоянно пополняемой библиотекой технической информации.

Характеристикой эффективности обслуживания и эксплуатационных качеств оборудования служит: коэффициент эксплуатационной надежности = рабочее время оборудования/общая сумма времени рабочего и затраченного на обслуживание и ремонт. Для тракторов компании Caterpillar, обеспеченных дилерским сервисом, коэффициент надежности достигает 95 % в течение 8—12 тыс. часов эксплуатации. Установить подобные критерии и использовать их в рекламе могли бы и дилеры, реализующие отечественную технику.

Для удовлетворения своих интересов в долгосрочных контрактах и запросов заказчиков компания должна предлагать несколько видов сервисных контрактов, а именно:

• договор о полном сервисном сопровождении техники;

• договор о комплексном техническом обслуживании;

• договор о частичном техническом обслуживании (только крупные ТО);

• договор о плановых и неплановых ремонтах;

• договор о плановых проверках и/или диагностике состояния техники;

• договор о вводе техники в эксплуатацию;

• договор о гарантийном сервисе;

• договор о продаже техники и гарантийном сервисе;

• договор о сервисе при лизинге;

• договор о сервисе при аренде;

• договор об обеспечении запасными частями;

• договор об обучении специалистов;

• договор о продаже технической информации.

Далее приведены примерные документы, регламентирующие взаимоотношения дилера с заказчиками.