Читать книгу "Склад. Стандарты управления: Практическое пособие"

Порядок предъявления претензий по количеству

Претензия в связи с недостачей товаров предъявляется отправителю (поставщику) в установленный срок. При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику). При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр претензии изготовителю, известив об этом получателя. К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче в соответствии с Инструкцией П-6 с приложениями, если их нет у отправителя (изготовителя, поставщика).

По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии. Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или заместителем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя). В случае, когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию. Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, предъявленной в связи с недостачей продукции, кроме мотивов отказа должен сообщить дату получения им этой продукции, а также дату и номер счета отправителя (изготовителя). Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

Порядок предъявления претензий по качеству

Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок. Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно, после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя (покупателя). К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в Инструкции П-7, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована. В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством.

В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

Правила организации хранения

Правила взаимодействия участников процесса хранения

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущего хранения этих товаров на складе.

Комплекс операций включает:

– работу со службой закупок;

– работу со службой хранения;

– работу со службой качества;

– работу со службой реализации;

– работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в хранении

Работа со службой закупок. Логистической службе должна быть передана информация:

• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

• комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа со службой хранения заключается в согласовании:

• методов выбора мест размещения товаров, методов укладки;

• технологии выполнения операций по поддержанию качества товаров;

• операций по документированию прихода: оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов периодического контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации состоит в согласовании операций с товарами в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа с грузовой службой заключается в организации порядка заказа и согласования необходимой техники и рабочих бригад для перемещения грузов после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Правила организации хранения

Элементы обеспечения хранения:

• набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;

• периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и т. п. естественной убыли;

• периодический контроль качества требующих этого товаров;

• методики проверки качества товаров;

• предупреждение повреждений товаров;

• отбраковка в случае повреждений;

• ремонт поврежденных товаров при возможности;

• перелопачивание требующих этого товаров;

• проветривание требующих этого товаров;

• защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;

• возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;

• формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;

• положения о подразделениях, участвующих в хранении;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для хранения;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;

• размещение и укладка товаров по местам хранения;

• оприходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.

При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:

• обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;

• ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;

• обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.);

• определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;

• разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;

• обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.

Организация хранения должна обеспечивать:

• сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;

• условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.

При хорошей организации хранения:

• не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;

• не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;

• самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;

• если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;

• обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегонять его туда, если оно не занято при размещении и отборе;

• поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;

• регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;

• товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;

• сыпучие товары перелопачивают;

• меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;

• отсыревшие товары просушивают и проветривают;

• для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.

Разработка технологии хранения включает этапы:

• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

• определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

• определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;

• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:

• обмен информацией в согласованном режиме и формате;

• отгрузка товара на паллетах;

• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;

• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

• согласование обеспечения температурного режима хранения товаров;

• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

• использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается.

Правила управления хранением

Функции управления хранением:

• управление основными данными по товарным единицам;

• управление запасами;

• управление складскими областями, зонами и местами;

• управление транспортируемыми единицами;

• регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных паллет;

• отмена процедуры приема товаров;

• хранение на складе;

• обработка заказов;

• выдача товаров со склада;

• перемещение товаров внутри склада;

• комплектация заказов;

• упаковка и переупаковка выходящих товаров;

• инвентаризация;

• административная информация и отчетность;

• статистика;

• составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц;

• документация.

Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп:

• основные данные по складу;

• основные данные по товарным единицам;

• управление товарными запасами;

• управление транспортируемыми единицами.

Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние «доступно», «занято» и «закрыто».

Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов.

В базе данных системы содержится информация о товарных единицах расположенных на каждом поддоне – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара.

Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе.

Данные по управлению транспортируемыми единицами – «транспортная единица» означает все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала-паллеты, складские контейнеры, ящики и т. д. – им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами.

Физическая структура склада характеризуется основными данными по складу. Эти данные делятся на следующие группы:

• данные по складским областям;

• данные по складским местам;

• распределение по зонам;

• транспортные маршруты.

Весь склад может быть разделен на несколько складских областей, например:

• области приемки товаров;

• области комплектации заказов;

• резервное хранение;

• склад с высотного хранения;

• склад ячеечного хранения;

• автоматическая конвейерная система;

• области упаковки;

• области отгрузки товаров.

Для каждой складской области может быть задан свой метод комплектации. В пределах одной складской области может быть задано несколько складских мест. Каждое складское место в пределах складской области характеризуется уникальным адресом, например:

• 00 – ряд;

• 000 – колонна (горизонтальная плоскость);

• 000 – ярус (вертикальная плоскость).

Необходима группировка складских мест по категориям ABC, позволяющим учесть оборот той или иной товарной единицы. Товарные единицы с быстрым оборотом хранятся на складе в оптимальных местах. Распределение товаров по зонам ABC осуществляется в основных данных для товарных единиц. Каждое складское место может быть отнесено к зоне ABC для оптимизации процесса перемещения товаров на склад и за его пределы. В результате этого быстро движущиеся товарные единицы помещаются на оптимальные места. В случае структурных преобразований или при других обстоятельствах может возникнуть ситуация, при которой некоторые складские места станут непригодными для хранения. В этом случае система управления позволит заблокировать эти места.

Система управления различает несколько типов складских мест. Пользователь может сам задавать типы складских мест. Каждый тип складских мест характеризуется:

• габаритами (длиной, шириной и высотой);

• максимальной грузоподъемностью;

• состоянием «блокировано» или «неблокировано».

Любое число складских мест может быть сгруппировано в зоны. Зоны – это следующий уровень деления склада. Для каждой единицы можно задать несколько зон, которые будут выбираться с учетом соответствующих приоритетов. Так, например, определив зоны, можно ограничить поступление опасных товаров в конкретные области склада – в противном случае организация склада будет носить случайный характер. Здесь также осуществляется контроль соблюдения требований, ограничивающих совместное хранение определенных материалов.

При размещении товаров после выделения складской области и складской зоны система осуществляет поиск доступного складского места. Складское место однозначно задается координатами складской области и складского места. Каждое складское место имеет определенный тип, который описывает его высоту и допустимую нагрузку. Так, например, паллета с тяжелым грузом, будет отнесена к такому складскому месту, которое будет отвечать ее параметрам. Определение отдельных типов складских мест может осуществляться динамически – например, для паллет слишком большого размера и для специальных нагрузок несколько небольших складских мест могут быть сгруппированы в одно более крупное складское место. Кроме того, в основных данных могут задаваться различные стратегии для определения складских мест. Система равномерно распределяет транспортные единицы по всем рядам, с тем, чтобы обеспечить равномерное использование складских мощностей. Данный метод выделения складских мест особенно хорошо подходит для пролетных складов высотного хранения.

Предпочтительное хранение товарной единицы в ряду – эта стратегия хранения предназначена для использования в складской области, где нижние ярусы используются для подборки заказов, а резервные запасы хранятся на более высоких ярусах. Резервные запасы для той или иной единицы хранятся по возможности в том же ряду, где находится место комплектации. Это позволяет существенно сократить перемещения, необходимые для пополнения места комплектации.