Читать книгу "Склад. Стандарты управления: Практическое пособие"

Рис. 3. Расчет оптимального объема заказа

На практике расчеты выполняются по таблицам, построенным на известной формуле Вильсона, включающей вышеприведенные компоненты и основанной на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов затраты на заказы примерно равны расходам на хранение.

Тогда экономичный размер заказа равен:=  штук.

Если подставить приведенные выше значения, получим:

Количество, оптимальное для заказа =  = 17,2 шт.

Ближайшее количество, кратное четырем (количеству в одной упаковке), равно 16. Если устраивают сроки размещения заказа, это количество и заказывается в установленный момент подачи заявки.

При расчете сделаны допущения для упрощения задачи:

– расход товара в период между заказами будет постоянным, т. е. средний уровень запаса составит половину годового сбыта;

– в использовании складских площадей ограничений нет.

Полученный оптимальный размер заказа реален лишь в случае, если в темпах сбыта в течение года и в затратах по содержанию запасов и оформлению заказов не произойдет изменений. Изменение стоимости единицы товара повлияет на общую сумму сбыта в рублях, что соответственно изменит количество оптимального заказа. Для компенсации влияния этих факторов нужен новый расчет с новыми данными.

Некоторые компании применяют нижеследующий вариант расчета оптимального количества для заказа у поставщика:

Параметры для расчета:

а – годовой прогноз продаж, например: средняя продажа в неделю 19,8 шт., прогноз годового сбыта 19,8 * 52 = 1029,6 шт.

б – себестоимость (закупочная цена плюс складские расходы), например, 32,00 руб.

с – розничная цена брутто (до скидок), например, 173 руб.

д – складские расходы (процент от розничной цены), например, 18,5%

Оптимальное количество для заказа (формула Вильсона) = v (2*а*б)/с*д

Некоторые важные принципы, связанные с определением оптимального размера заказа:

• общая сумма издержек для данного заказываемого количества минимальна тогда, когда затраты по заказу равны затратам на содержание соответствующего запаса;

• в пределах ±20 % объема заказов общая сумма издержек по заказам изменяется незначительно, но вне этих пределов издержки резко растут или снижаются;

• в большинстве случаев дороже заказывать мало, чем заказывать много; чем чаще заказывать, тем дороже это обходится;

• изменение затрат на содержание запасов больше влияет на оптимальный объем заказа, чем изменение в затратах на заказы.

В торговле товарами широкого ассортимента относительно стабильного спроса расчет объемов очередных заказов выполняют по методу «скользящего среднего». Рассчитывается среднедневная реализация за последние три-шесть месяцев (период выбирается в зависимости от сезонности спроса или от необходимости фиксации тенденции) и умножается на то количество дней, в течение которого ожидается реализация заказываемой партии. Полученное количество корректируется с учетом условий поставки (минимально поставляемое количество, грузовой модуль или скидка при определенном количестве), а также с учетом анализа тенденций колебания спроса и окончательное количество включается в заказ.

Моменты размещения заказов

Оптимальный размер заказа – это ответ на вопрос: сколько товара следует заказывать в каждом заказе? Для того чтобы ответить на вопрос, когда следует заказывать, – нужно определить так называемую точку заказа, т. е. момент пополнения запасов по каждой позиции. Определение таких точек базируется на сроках доставки товаров по заказам. Если срок доставки, например, составляет 5 дней и сбыт – 20 единиц за день, то очередной заказ на поставку товара следует делать тогда, когда текущий запас понизится до 100 единиц. Тогда запас будет восполнен к тому времени, когда текущий запас будет использован полностью. Большинство предприятий содержит страховые запасы на случай скачков спроса в период ожидания поставок или на случай задержек поставок. Уровень страхового запаса обычно определяется по той же точке заказа для каждого наименования товара и, как правило, выражается в виде процента к количеству единиц, реализуемых в течение срока поставки. Если установлен коэффициент, равный 33 % от среднего сбыта в 100 шт. в течение срока поставки, то страховой запас составляет 33 шт.

По существу страховой запас представляет собой просто разность между средним потреблением в течение заготовительного периода и точкой заказа. Чем выше точка заказа, тем выше уровень страхового запаса. Страховой запас предотвращает дефицит, когда фактический сбыт выше расчетного. Чтобы определить точку заказа, нужно определить уровень страхового запаса, который обеспечивал бы надлежащую степень защиты против дефицита. Чем выше точка заказа, тем меньше вероятность дефицита, но тем больше издержки по содержанию дополнительного запаса. Цель состоит в определении точки заказа так, чтобы потери от дефицита балансировались издержками на содержание сверхнормативного запаса. Вероятность возникновения дефицита служит основой для определения точки заказа. При этом, однако, следует определить допустимый уровень риска. Если предприятие ставит себе целью никогда не допускать дефицита запасов, оно вынуждено иметь излишние страховые запасы, и при этом такие большие, что более реалистично примириться с дефицитом и попытаться ограничить лишь частоту его возникновения. Считается, что лучше выражать степень гарантии от дефицита в виде среднего интервала между моментами дефицита, чем в виде степени вероятности таких дефицитов. В среднем один случай дефицита за два года может рассматриваться как приемлемое число. Если годовой сбыт составляет 500 шт., а оптимальный размер заказа 100, то количество заказов за год будет 5 (500:100). В течение двух лет для пополнения запаса будет дано в среднем 10 заказов. Поэтому один дефицит за два года – это то же самое, что и один дефицит за 10 периодов поставки. Это значит, что вероятность дефицита в течение периода пополнения запаса равна 10 %.

Точки заказов должны устанавливаться на уровне, когда затраты на содержание и потери от дефицита являются минимальными, или на уровне, при котором уменьшение потерь от дефицита, обусловленное прибавлением лишней единицы к точке заказа, равно дополнительной стоимости содержания этой единицы.

Порядок распределения запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.

Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):

• обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;

• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Правила управления номенклатурой

Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре товаров и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований товаров как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.

Каждый товар среди однородных (запчасти, лекарства, одежда и т. п.) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.

Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию товаров в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.

Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции для каждого наименования товара:

• анализ ABC и XYZ;

• группировка по категориям спроса и стоимости;

• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

• расчет расхода на единицу парка машин;

• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

• расчет страховых запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет максимального запаса;

• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

• расчет оптимальной партии для заказа;

• подготовка проектов заказов;

• ручная корректировка проектов заказов;

• печать окончательного заказа;

• обсчет стоимости заказов;

• контроль подтверждения заказов;

• корректировка заказов по подтверждениям.

Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу «точки заказа». Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.

Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.

Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.

Признаки (коды):

• признак группы спроса – ABC (автоматически вводит программа после анализа за период);

• коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит программа после анализа за период);

• признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);

• признак ручного контроля;

• признак важного резерва;

• признак наличия страхового запаса;

• группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);

• группа оборудования (топливка, электрика, резинотехнические и т. д.);

• коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

• коэффициент рентабельности фактический в периоде;

• признак категории калькуляции розничных цен;

• признак категории изменения розничных цен;

• признак группы скидок с розничных цен;

• признак группы стоимости – XYZ;

♦ признак степени конкуренции;

♦ признак показательных цен;

♦ коэффициент общего изменения цен;

♦ признак группы цен;

♦ признак группы скидок;

♦ признак необходимости снижения цен поставщика;

♦ фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.

Основные данные:

♦ название изготовителя машин (группа);

♦ номер детали по каталогу изготовителя машин;

♦ номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;

♦ номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей (несколько полей);

♦ наименование на русском языке;

♦ наименование на английском языке;

♦ код изготовителя детали (несколько полей);

♦ код и название подгруппы;

♦ в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;

♦ модели машин, для которых предназначена деталь;

♦ применяемость (неограниченно полей);

♦ период применения на машине;

♦ VIN код применяемости;

♦ код модели двигателя;

♦ какой деталью заменена (после снятия с производства);

♦ вместо какой детали введена в конструкцию;

♦ код взаимозаменяемости;

♦ код наименования;

♦ срок службы расчетный;

♦ возможность восстановления после износа;

♦ единица измерения;

♦ вес;

♦ объем;

♦ количество на 1 машину;

♦ количество в комплекте;

♦ вид упаковки;

♦ количество в упаковке;

♦ вид тары.

Складские данные:

♦ адрес хранения;

♦ наличие на складе фактическое;

♦ наличие на других складах;

♦ минимальный запас или точка заказа;

♦ максимальный запас;

♦ страховой запас;

♦ неприкосновенный запас – до решения руководства.

Ценовые данные:

♦ закупочная цена в валюте;

♦ закупочная цена в рублях;

♦ розничная цена в валюте;

♦ розничная цена в рублях.

Данные для заказов и отгрузок:

♦ срок поставки;

♦ минимальное количество для заказа, норматив поставщика;

♦ оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;

♦ заказано у поставщика;

♦ подтверждено поставщиком к поставке;

♦ недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;

♦ неудовлетворенный спрос, штук;

♦ недогружено заказчику (долг), штук.

Статистические данные:

♦ продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;

♦ продано в периоде, кг;

♦ продано в периоде, м³;

♦ продано в периоде в закупочных ценах;

♦ продано в периоде в розничных нетто ценах;

♦ валовой доход в периоде;

♦ продано в году “текущий -1", штук;

♦ продано в году “текущий -2", штук;

♦ продано в году “текущий – X", штук /до 5 и более лет/; Аналитические данные:

♦ сбыт на 1000 машин в год в штуках;

♦ сбыт на 1000 машин в год в кг;

♦ сбыт на 1000 машин в год, м³.

При учете предусматривают возможности:

• заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

• полное управление партиями на уровне склада;

• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

• операции по учету удовлетворения претензий.

• перемещения между складами;

• отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

• Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

• определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

• определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Правила контроля неликвидов

Рискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:

– падение спроса из-за появления конкуренции;

– падение спроса из-за ликвидации потребителя;

– ошибочные закупки излишних количеств;

– ошибочные закупки устаревших товаров;

– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;

– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;

– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;

– оприходование по ошибке;

– пересортица в поставках;

– не списание реализованных товаров;

– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;

– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.

На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:

– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных" в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;

– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума – это нужно для своевременного размещения заказов;

– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;

– ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков – это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;

– ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Допустимым объемом неликвидов по стоимости считают не более 5 % – иначе расходы по содержанию, налоги на имущество, обесценение денег и т. д. съедают прибыль без всякой надежды на компенсацию – неликвиды не просто лежат – они дорожают с каждым годом, они занимают место на складе.

К сожалению, в большинстве предприятий работа по ликвидации мертвых запасов ведется бессистемно. Желательно в компьютерных базах данных предусмотреть параметры для быстрой обработки такой номенклатуры в разных аспектах с целью ускорения принятия мер по избавлению от нее. Выявить такую номенклатуру при помощи компьютера несложно – достаточно включить в программу алгоритм:

• к неликвидам относить остатки товаров, не имевших спроса, например, последние 6 месяцев;

• к излишним запасам относить товары, имевшие спрос, но остатки которых превышают, например, 3-месячную потребность.

Выявив неликвиды, прежде всего определяется пригодность товаров для сбыта – могут ли они вообще кому-то понадобиться.

• если товар можно предложить торговцам, цену стараются установить на уровне, лишь едва покрывающем себестоимость, учитывая, что в запас товары покупают неохотно и только в случае явной выгодности сделки, а также тот факт, что вторично тому же клиенту неликвиды предложить не удастся – снижение цены при повторном предложении лишь укрепит его сомнения в нужности или в качестве этих товаров;

• если применения товары не нашли, цены устанавливают "бросовые" за штуку или за вес и предлагают их на выбор или на вес;

• если избавиться от неликвидов не удалось, их списывают на убытки.

Важно систематически заниматься избавлением от неликвидов и списывать их, если приходится, как можно быстрее, иначе за год или два может накопиться такой объем, списание которого станет невозможным без процедуры банкротства.

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.

• Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.

• При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров – т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при увеличении числа и объемов отгрузок в день.

• Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда – в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций– длительный простой удорожает перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству, раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время.

• Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.

• Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара.

• Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение.

• Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации.

• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях.

• Изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету.

• Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.