Читать книгу "Склад. Стандарты управления: Практическое пособие"
• функции выдачи груза со склада непосредственно грузополучателям;
• описание груза, включая его состав, габариты, объемновесовые характеристики;
• регистрация погрузки грузов со склада в транспортные средства, выдачу грузов грузополучателям;
• определение суммы таможенных платежей;
• формирование партий для таможенного оформления и контроль их обработки;
• печать документов, необходимых для таможенного оформления.
• выделение товарных позиций, присвоение кодов ТНВЭД, регистрация актуальной таможенной стоимости по каждой из позиций.
• анализ состава товарных позиций в рамках одной партии.
• формирование пакета сопроводительных документов стандартных форматов, необходимый для проведения таможенного оформления (например, TIR, CMR, Packing List, Invoice и т. д.)
• регистрация заявок на внутригородскую доставку;
• организацию рейсов по доставке грузов;
• регистрация исполнения заказов.
• расчет расходов по перевозкам.
• выставление счетов по заявкам клиентов;
• регистрация счетов перевозчиков;
• регистрация затрат по перевозкам, операциям над грузами, и распределение затрат по заявкам.
• механизм распределения затрат, который обеспечивает разнесение затрат на партию груза по заявкам, грузы которых вошли в данную партию;
• анализ количества свободного транспорта, его грузоподъемность и другие параметры.
• формирование рейса, исходя из мест назначения, в которых необходимо сдать груз, определение маршрута транспортного средства, подготовка сопроводительные документы на него: путевой лист, товарно-транспортные накладные, доверенности и т. д.; пакет этих документов передается водителям или экспедиторам для исполнения.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом[20]20
Правила оформления перевозочных документов(ст. ст.47, 48, 51 Устава автомобильного транспорта РСФСР)
[Закрыть] составляется грузоотправителем на имя каждого грузополучателя в четырех экземплярах с обязательным заполнением следующих реквизитов: наименование получателя, наименование груза, количество, вес перевозимого груза, способ определения веса (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру), род упаковки, способ погрузки и разгрузки, время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки. При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (сертификаты, удостоверения, свидетельства и т. д.), шофер обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю. При этом грузополучатель не вправе требовать сдачи груза по этим документам. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной грузоотправитель проставляет время прибытия и убытия автомобиля, указывает способ погрузки, вес груза, количество мест и другие реквизиты, которые он должен заполнить в соответствии с Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, и заверяет товарно-транспортные накладные подписью, печатью или штампом.
Правила отправки
В целях сохранности количества и качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству предприятие – отправитель обязано обеспечить:
• строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;
• точное определение количества отгруженной продукции (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.);
• отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами).
• при отгрузке продукции в упакованных или затаренных местах – вложение в каждое тарное место предусмотренного стандартами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, иными обязательными правилами или договором документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т. п.), свидетельствующего о наименовании и количестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
• четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т. п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности ее;
• четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке;
• своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю – эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено основными и особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.
• строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.
• систематическое осуществление контроля за работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов.
Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль за качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна.
В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте. Отправитель обязан на каждое место составить подробный упаковочный лист, в котором указывается перечень упакованных товаров, их номер по каталогу или артикул, количество, номер места, вес брутто и нетто, наименование поставщика и получателя. Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик или коробку вместе с товаром. Второй экземпляр в непромокаемом конверте, покрытый жестяной или пластиковой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика или коробки. Третий экземпляр прилагается к сопроводительным документам.
Ящики или коробки нумеруются дробными числами, причем числитель будет означать порядковый номер ящика, а знаменатель – общее количество мест в партии. Продавец несет ответственность перед покупателем за порчу товаров вследствие некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки, связанные с засылкой товаров не по адресу вследствие неполноценной или неправильной маркировки. На основании листа комплектации и упаковочных листов печатается отгрузочная спецификация, прикладываемая к счету-фактуре. Грузовые места подлежит маркировке в соответствии с требованиями
стандартов и технических условий.
Правила управления запасами
Порядок оптимизации запасов
Операции управления запасами включают:
• накопление и обновление данных для прогнозов;
• выбор параметров прогноза;
• выбор техники прогнозирования;
• анализ прогнозов и моделирование;
• определение целевого уровня обслуживания потребителей;
• выбор параметров управления запасами;
• моделирование запасов;
• планирование потребностей в запасах;
• интеграция данных о стимулировании продаж;
• планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.
Для работы по оптимизации запасов необходима разработка технического задания для автоматизации следующих операций управления запасами:
• статистика и анализ расхода товаров за любой период;
• проведение объемно-стоимостного ABC – анализа и XYZ – анализа;
• расчет минимального, среднего, страхового, максимального и оптимального запасов;
• расчет точки заказа;
• расчет оптимальных количеств для заказов;
• подготовка проектов заявок на пополнение запасов;
• контроль исполнения заявок;
• выявление неликвидов;
• выявление тенденций изменения спроса на товары;
• разработка процедуры контроля запасов;
• обеспечение наличия страхового запаса;
• расчет и контроль стоимости запасов;
• разработка мер по ликвидации поврежденных и морально устаревших товаров;
• организация обработки статистической и аналитической информации;
• определение параметров контроля качества управления запасами; постановка задач для компьютеризации процессов контроля.
Оптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними. Многие принимаются за оптимизацию, но скоро вязнут в большой номенклатуре, так как без современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из тысяч наименований товаров невозможно.
Метод группировки запасов ABC более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение метода ABC совместно с его вариантом – методом XYZ. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.
Все шире применяется также группировка товаров по стоимости, для чего вводятся группы X, У и Z. Если продажа какого-либо товара по стоимости превышает установленный критерий, например 2 тыс. руб., то ее относят к группе X; если стоимость эта находится в интервале от 0,5 до 2 тыс. руб., – к группе У, если ниже 0,5 тыс. руб.
– к группе Z. С помощью простых методов выборки проводят обследование запасов склада. Примерные результаты такого анализа приведены в таблицах.
Группировка товаров по доле в объеме сбыта
Группировка товаров по доле в объеме запасов
Из таблиц видно, что на 12 % номенклатуры товаров приходится 82%о товарооборота в стоимостном выражении, а на группу товаров, составляющую 9 % всей номенклатуры – 60 % стоимости запасов. Этот факт имеет огромное значение – основной контроль нужно сконцентрировать лишь на той номенклатуре товаров, которые обеспечивают основную долю товарооборота. Аналогично, установив номенклатуру товаров группы X, сосредоточивают внимание на тех товаров, которые составляют основную часть стоимости запасов.
Во многих случаях номенклатура товаров групп А и В совпадает с номенклатурой, входящей в группы X и У. Замечено, что как в группы Айв, так и в группы X и У входит не более 40 %> всей номенклатуры товаров.
Организация контроля запасов по группам А, В, С и X, У, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы для контроля запасов.
Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания "Даймлер-Бенц" отказалась в 70-х годах от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады часто не в состоянии поставить заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе в ФРГ.
После разделения запасов на группы фирмы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и Б, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем, особенно если они относятся по стоимости к группам X и У.
Запасы по группам X, У и Z уточняют не менее раза в год. В ходе любой программы сокращения запасов наиболее тщательно обследуют запасы группы X, поскольку именно на них приходится основная доля общей стоимости запасов. В случае медленного движения товаров группы X проводится тщательный анализ. "Мертвый" или бездействующий запас изделий группы X на складах ликвидируют. При инвентаризации физических запасов, то основное внимание уделяют товарам группы X, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп В/У, т. е. применяют выборочный контроль запасов. Наложение результатов анализа XYZ на данные анализа ABC позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.
В управлении этими подгруппами существуют определенные закономерности.
• подгруппы АХ, AY и AZ требуют индивидуального управления;
• подгруппы СХ, СУ и CZ управляются одинаково – планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия;
• в подгруппах ВХ, BY и BZ, могут быть совпадения и различия в методах контроля.
Анализы ABC и XYZ программируется и выполняется с ежемесячно или ежеквартально.
Правила структуризации и пополнения запасов
Структура товаров по группам
Порядок управления пополнением запасов
Организация пополнения запасов решает следующие задачи.
• определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;
• организация подготовки и оформления заказов;
• выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;
• определение оптимального уровня товарных запасов;
• определение объема и сроков поставок;
• автоматизированное формирование заявок на поставку товара;
• контроль исполнения заявок.
Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:
• анализ ABC и XYZ;
• группировка по категориям спроса и стоимости;
• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;
• расчет расхода на единицу парка машин;
• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;
• расчет страховых запасов;
• расчет точки заказа;
• расчет максимального запаса;
• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;
• расчет оптимальной партии для заказа;
• подготовка проектов заказов;
• ручная корректировка проектов заказов;
• печать окончательного заказа;
• обсчет стоимости заказов;
• контроль подтверждения заказов;
• корректировка заказов по подтверждениям;
• контроль прохождения заказов на закупки;
• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
• календарное планирование получения поставок.
Подготовку проектов заказов программируют по различным
алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений.
• быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;
• средне-оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу "точки заказа";
• дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;
• товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.
Пример компьютерного заказа
Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.
Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки= 1 месяцу)
Количества заказа с минусом означают излишние запасы, которые можно продать по сниженным ценам.
Правила размещения заказов на пополнение запасов
У каждого поставщика существует возможность отгружать товар несколькими типами поставок (в зависимости от заказа).
Основные типы заказов следующие:
• складской заказ – используется при заказе позиций регулярного спроса;
• срочный заказ – используется при заказе «клиентских» позиций;
• гарантийный заказ – используется при заказе гарантийных позиций, отсутствующих на складе;
• сверхсрочный заказ – позиции, по которым необходима быстрая доставка товара (например, авиадоставка), за которую готов платить клиент.
У поставщиков необходимо выяснить возможность того или иного заказа и его принципиальные отличия, например:
• складской заказ может приниматься поставщиком раз в 2 недели, но на него предоставляется дополнительная складская скидка;
• существует список позиций, поставляемых только складскими заказами, и при попадании их в срочный заказ, вся поставка считается складской и отгружается по складским правилам,
• позиции, заказанные гарантийным заказом, должны быть предъявлены в гарантийной ведомости на возмещение, в противном случае на организацию будет наложен штраф,
• и пр.
При формировании заказов в системе поставщика, необходимо правильно учитывать типы заказов, во избежание конфликтных ситуаций как с поставщиком, так и с клиентом.
Формирование срочного (гарантийного) заказа:
• создать в системе заказ поставщику,
• занести в заказ позиции по срочным (клиентским) или гарантийным заявкам,
• разместить заказ у поставщика, указав его тип,
• записать информацию о заказе поставщика (№ и дату) в системе и на срочной заявке.
• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные ошибки: ошибочного неразмещения у поставщика срочного заказа, изменения сроков поставки, недоступности к заказу и отгрузке и т. п.
Формирование складского заказа:
• из системы складского заказа получить проект заказа,
• на основании данных системы складского заказ, по каждой позиции в проекте принять решение о необходимости заказа, при этом необходимо учитывать неожиданные колебания спроса, в том числе и сезонность, возможность физического размещения товара на складе, минимальные отгружаемые партии, известные проблемы с поставками того или иного товара и пр.
• добавить в заказ утвержденные позиции по потерянным продажам,
• разместить заказ у поставщика, указав его тип,
• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные проблемы: изменение сроков поставки, отсутствие товара на складе, изменение артикула и необходимость перезаказа и т. п.
Правила контроля оборачиваемости запасов
При дефиците оборотных средств самым важным фактором для управления ими является скорость оборачиваемости товарных запасов. Некоторые менеджеры складов, опасаясь возможной нехватки товаров, систематически создают избыточные запасы в целях подстраховки. Это приводит к излишним расходам и сокращению прибыли. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами и это подвергает их опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотных средств. Запасы – это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это связано с риском. Вместо этого предпочтительно иметь больше свободных средств путем ускорения оборачиваемости запасов. Важно увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа “с колес", без всякого хранения. Однако такая торговля многими видами товаров невозможна, поэтому оборачиваемость запасов является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.
Поскольку оборот товарных запасов находится в прямой зависимости от объема реализации, предприятие должно использовать все возможные методы стимулирования сбыта и ускорения оборачиваемости товарных запасов. На основании учета и анализа движения товарных запасов следует рассчитывать показатели оборачиваемости товарных запасов, с тем чтобы определить, какой темп оборачиваемости является наилучшим для каждого наименования товара.
Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов:
Отношение чистого объема реализации к среднему объему товарных запасов – его получают делением годового объема реализации на стоимость товарных запасов по балансу. Если полученный коэффициент слишком велик (по сравнению с предыдущим периодом или со средними данными), это показывает недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или устарели и не пользуются спросом.
Отношение объема товарных запасов к чистому объему оборотных средств получают делением стоимости товарных запасов, указанной в балансе на чистый объем оборотных средств. Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств вложен в товарные запасы, предприятие может столкнуться с недостатком оборотных средств и ему будет трудно выполнять свои обязательства в срок. Обычно отношение стоимости товарных запасов к объему оборотных средств не должно превышать 80 %.
Чем выше оборачиваемость запасов, тем меньше вероятность убытков из-за морального износа товаров и их порчи, тем выше ликвидность предприятия и предприятие может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности. Высокая оборачиваемость запасов требует более строгого контроля над запасами, обеспечивающего минимальные вложения средств в них. Достижение высокой оборачиваемости – нелегкая задача для крупных дистрибьюторов, поскольку они вынуждены хранить на складах часть запасов номенклатуры нерегулярного спроса. Если для экономически эффективной торговли необходимо поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов, то для обеспечения спроса на любой товар, включенный в торговую номенклатуру, необходимо хранить широкий ассортимент редко продающихся товаров, что тормозит оборачиваемость запасов.
Учитываются несколько видов оборачиваемости запасов: оборачиваемость каждого наименования товара в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп товаров разной степени спроса. К каждому виду оборачиваемости запасов предъявляются свои требования.
Одной из причин низкой оборачиваемости запасов является большой объем “мертвых" и бездействующих, или “спящих", запасов. К “мертвым" запасам относят товары, на которые вообще не было спроса в течение года, к бездействующим – товары, спрос на которые был случайным или очень редким.
Получить точную картину средней оборачиваемости можно, только выявив и те, и другие. После избавления от этих запасов оборачиваемость возрастает. При увеличении оборачиваемости возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Зависимость увеличения прибыли от ускорения оборачиваемости показана в таблице. Увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое.
Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Размещение у поставщика слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.
