Читать книгу "Склад. Стандарты управления: Практическое пособие"

Стандарт внешнего вида сотрудников

Стандарт внешнего вида существует для сотрудников, чтобы создать имидж высокого профессионализма, дать представление об элементах корпоративной культуры и этики.

Стандарт призван решать следующие задачи:

• укрепление производственной дисциплины,

• воспитание чувства гордости за предприятие,

• создание условий для эстетичного внешнего вида сотрудников,

• формирование профессиональной культуры поведения и взаимодействия с клиентами и сотрудниками между собой.

Внешний вид сотрудников определяет: одежду и её состояние, обувь и её состояние, причёску и макияж, украшения, а также их гармоничное сочетание. Внешний вид сотрудника должен соответствовать сезону, характеру работы и рабочей ситуации.

Недопустимо всем категориям сотрудников:

Ношение джинсов, кожаной и спортивной одежды, шортов, обуви (кроме производственного персонала). Женщинам ношение коротких юбок (мини), юбок и платьев с высоким разрезом, одежды с глубоким декольте, ношение просвечивающейся одежды, ношение сапог в любое время года. Наличие крупных, ярких узоров, рисунков, надписей на одежде

Стандарт для руководителей подразделений и для сотрудников коммуникативной группы.

Данные сотрудники обязаны: Носить чистую выглаженную одежду, не имеющую растянутостей на локтях и коленях, видимых повреждений и заплат. Носить ухоженную, чистую, начищенную, без стоптанных каблуков и сломанных задников обувь, не имеющую следов грязи, следов выступающей соли. В межсезонье и зимнее время носить сменную обувь. От сотрудника должен исходить слабый аромат туалетной воды, духов или исходить запах чистого тела. Волосы должны быть чистыми и иметь аккуратную причёску. Мужчины должны быть чисто выбриты или носить аккуратно постриженные усы, бороду. На открытые части тела не рекомендуется наносить яркий макияж, делать яркий маникюр, пирсинг, татуировки и носить чрезмерное количество ювелирных украшений, а также броские ювелирные украшения. Мужчины обязаны носить деловой костюм (пиджак, брюки), рубашку, галстук. В межсезонье и зимнее время рекомендуется деловой костюм тёмных тонов, в летнее – светлых. Рубашка и галстук подбираются в тон к костюму. Если в течение дня в рабочем расписании не предусмотрены встречи и деловые переговоры, – допустимо вместо рубашки ношение водолазки (без галстука). В летнее время года при температуре воздуха на улице выше + 20 °C разрешается ношение рубашки с коротким рукавом без галстука и пиджака. Туфли должны быть темные – к костюму тёмных тонов (в зимний период и межсезонье) и светлые – к костюму светлых тонов (в летний период). Ремень должен быть одного цвета с цветом туфель. При нахождении на территории предприятия обязательно ношение корпоративного бэджа.

Женщины обязаны носить деловой костюм (пиджак, юбку или брюки) или деловое платье, под костюм – рубашку или блузу, галстук – по желанию. В межсезонье и зимнее время рекомендуется деловой костюм или платье тёмных тонов, в летнее – светлых. Блуза, рубашка, топ и галстук подбираются в тон к костюму. Если в течение дня в рабочем расписании не предусмотрены встречи и деловые переговоры, – допустимо вместо рубашки или блузы ношение водолазки или делового топа. В летнее время года при температуре воздуха на улице выше + 20° разрешается ношение блузы, рубашки с коротким рукавом без пиджака и галстука или лёгкое деловое платье. Колготки или чулки должны быть классические однотонные. Туфли должны быть в тон к костюму, туфли ярких цветов – не допустимы. При нахождении на территории предприятия обязательно ношение корпоративного бэджа.

Стандарт для производственных сотрудников

Данные сотрудники обязаны:

Носить чистую выглаженную одежду, отремонтированную в местах повреждений. Носить чистую рабочую обувь. В рабочее время на руках запрещается ношение каких-либо украшений: колец, перстней, браслетов, а также наручных часов. Производственные сотрудники обязаны носить темную футболку, корпоративный комбинезон установленного образца, бэдж установленного образца. Обувь должна быть удобная нескользкая, допустима спортивная.

Фирменная одежда. Фирменная одежда состоит из комплекта синего цвета.

Одежда для женщин состоит из: куртки и брюк (тип комбинезон).

Одежда для мужчин состоит из: куртки и брюк (тип комбинезон).

В летнее время вместо курток используются Х/Б футболки синего цвета.

В зимнее время сотрудники, привлекаемые для работ на улице и холодном складе обеспечиваются зимним комплектом одежды.

Все сотрудники склада, выходящие в торговый зал, должны иметь комплект фирменной одежды. Сотрудники, работающие в подсобных помещениях склада, но выходящие в зал даже на 1 сек., обязаны быть в фирменной одежде.

Под фирменной одеждой не должны просматриваться другие элементы одежды максимально.

Исключены блузки с воротниками, свитера и любая одежда, выходящая за пределы видимой части фирменного костюма.

Сотрудники охраны должны быть в темном костюме со светлой сорочкой, с шевронами на груди и рукаве.

Бэджи для сотрудников. Формат – 10x4 см. (Ношение обязательно). Материал – прозрачный пластик Графическое изображение бэджа состоит из: торгового наименования, расположенного на синей полосе (плашке), должности, фамилии, имени, отчества, расположенных посередине, фотографии 3x4 в правом верхнем углу, заверенной печатью юридического лица, названия юридического лица, Цветовое решение – белый фон, синие буквы.

Бэдж крепится встроенной клипсой в верхней левой части груди или шнурком на шее. Ношение бейджа не обязательно только для административных сотрудников (директор, коммерческий директор, главный бухгалтер). Допустимо отсутствие отчества на персонифицированных бэджах в случаях: труднопроизносимого отчества (иностранного), возраста сотрудника до 45 лет. Расположение бэджа на груди сотрудника строго ровное, горизонтальное.

Внешний вид персонала

Лицо, волосы, ногти должны иметь ухоженный вид. Дыхание свежее. Обувь – чистая. У женщин продавцов высота каблука не должна превышать 5 см. Перемещение сотрудников по торговому залу должно быть бесшумным, поэтому исключены металлические и другие шумные элементы на внешней поверхности обуви. Парфюмерия – используется либо без запаха, либо с легким ненавязчивым ароматом. Спецодежда должна быть опрятной и чистой. Актуально для каждого сотрудника склада ввиду возможности возникновения обстоятельств, способствующих применения системы взаимозаменяемости сотрудников, любой из работающих в подсобных помещениях, может быть привлечен, при необходимости, к работе в торговом зале.

Сотрудникам склада запрещается громко т. к. посетители могут слышать разговоры сотрудников. Только вполголоса. При необходимости обращения одного сотрудника к другому, находящемуся рядом или в другом конце торгового зала, первому необходимо подойти ко второму на расстояние, при котором возможен разговор вполголоса. В торговом зале запрещается пользоваться телефоном в личных целях, а также разговаривать по мобильному телефону громко.

Контроль выполнения данного Стандарта возложить на руководителей подразделений.

Со Стандартом ознакомить под роспись весь персонал Предприятия. Знакомить со Стандартом вновь принятых на работу сотрудников.

Стандарт взысканий

Ниже приведены правила, нарушение которых ведет к дисциплинарному взысканию. Это означает, что при первом нарушении вы получите выговор. За второе нарушение временно отстраняют от работы без оплаты, причем продолжительность временного отстранения от работы будет зависеть от серьезности вашего нарушения и от ограничений, установленных в договоре между служащим и профсоюзом. В случае третьего нарушения вас уволят в соответствии с условиями договора.

Если вы нарушили какое-либо правило, а в последующие девять месяцев согласно отчету работали без нарушений, то первоначальное нарушение снимается с учета.

Чрезмерное опоздание на работу независимо от причины. Опоздавшего или не готового к выполнению работы в установленное время компания может по своему усмотрению отправить домой без оплаты рабочего дня.

Прогул без причины и многократные прогулы независимо от причины. Если ваш прогул оправдан, вы должны заранее уведомить об этом компанию. Прогул по уважительной причине прощается, если компания будет поставлена об этом в известность как можно раньше перед началом смены. Однако большое количество прогулов, хоть и оправданных, являются основанием для дисциплинарного взыскания, так же как и неоправданные прогулы. Если вы отсутствуете на работе три дня подряд без уведомления компании и не являетесь на работу на четвертый день, то вас автоматически удаляют из платежной ведомости с пометкой "увольнение без извещения".

Невыполнение сверхурочной работы.

Несанкционированное отсутствие на рабочем месте.

Несоблюдение установленных перерывов, перерывов на обед и времени ухода с работы, если это не предусмотрено вашим инспектором.

Игнорирование общих правил техники безопасности, надлежащего содержания рабочего места и требований санитарии.

Несанкционированное или небрежное использование установок, оборудования, инструментов, транспортных средств и материалов.

Потеря или повреждение собственности компании или ее клиентов, которых можно было избежать.

Невыполнение назначенной работы в приемлемый отрезок времени или увиливание от работы после получения задания.

Требование выплаты задолженности по зарплате до слушания в суде и вынесения судом соответствующего решения.

Азартные игры на территории, принадлежащей компании.

Использование безнравственных, вульгарных и непристойных выражений на территории, принадлежащей компании.

Попытка убедить или организовать других служащих не подчиняться вышеизложенным правилам и предписаниям.

Стандарт причин увольнения

Наличие, прием внутрь или использование любых алкогольных напитков или наркотических средств. Пребывание в любое время на территории компании или на территории, которой владеет компания, в состоянии алкогольного опьянения, или под действием наркотиков, или в состоянии алкогольного похмелья, которое влияет на производительность труда.

Перевозка посторонних лиц на оборудовании компании или ее собственности, а также не уведомление об этом.

Хищения или незаконное присвоение собственности компании или собственности любого из ее клиентов или служащих.

Преднамеренное или злоумышленное повреждение оборудования компании и оборудования склада или товаров и собственности клиентов компании.

Преднамеренная фальсификация документов в любой форме, включая карточку табельного учета другого служащего, или фальсификация заявления о приеме на работу.

Драка при исполнении служебных обязанностей или при нахождении на территории, принадлежащей компании, или подстрекательство к драке других служащих.

Курение в здании, или в машине, или в любом, не предназначенном для этого месте, а также при загрузке или выгрузке товаров и других объектов.

Безнравственное или непристойное поведение, влияющее на производительность труда или приводящее служащего в состояние, не позволяющее выполнять работу.

Несанкционированное обладание или ввоз огнестрельного или другого оружия.

Неподчинение – отказ выполнить указанную работу или подчиниться приказу руководителя или инспектора либо содействовать неподчинению приказу другим служащим.

Стандарт оценки качества работы склада

Степень удовлетворения спроса – кол-во выданных строк в накладной / кол-во выданных строк в накладной + кол-во заказанных строк. Нормативное значение показателя = 0,95 – 1,0.

Оборачиваемость склада = стоимость реализованного товара за месяц/средняя стоимость склада за месяц)* 12 (приведенное к году).

Нормативное значение показателя = 5… 6.

Запас низколиквидных позиций:

Стоимость товара находящегося без движения в течении 6 мес. = не более 5 % от стоимости всех запасов склада.

Срок ожидания обработки заявки = не более 10 мин.

Время обработки заявки = 2 мин. на позицию.

Срочная доставка товаров:

Время доставки товара = не более 1 рабочего дня.

Время поиска позиции на складе: 1 мин. на позицию.

Маркировка товара: 100 % маркировка товара на складе.

Срок просчета товара при его приходе от поставщика/перемещении с другого склада предприятия от начала разгрузки до получения информации о несоответствии поступления товарной накладной и списка бракованных позиций = срочная поставка – не более 2 час, складская поставка – не более 2 суток.

Срок оприходования товара от получения информации о расхождении по количеству и качеству до момента появления товара в программе = не более 2 мин. на позицию.

Срок проведения инвентаризации от момента начала до окончания просчета товаров при просчете склада стоимостью 10 млн. руб. группой из 10 чел. = не более 12 час.

Компетенции

Компетенции руководителя склада

Руководитель склада является материально ответственным лицом. Руководитель склада ответственен за размещение, хранение, приемку, отгрузку, сохранность товаров. Руководитель склада обладает знаниями о правилах складской обработки, приемки товаров по количеству и качеству, о складском учете, о менеджменте, умеет работать с каталогами товаров и прейскурантами. Руководитель склада в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, «Положением о складе», нормативными документами по учету товаров, указаниями руководителей предприятия, условиями трудового договора (контракта) и договора о материальной ответственности, настоящей должностной инструкцией. Руководитель склада при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей должен действовать квалифицированно, добросовестно и разумно в интересах предприятия. Руководитель склада несет ответственность перед предприятием в соответствии с действующим законодательством, уставом, настоящей инструкцией, в том числе материальную за ущерб (убытки), причиненные предприятию его действиями (бездействием), связанными с ненадлежащим исполнением служебных обязанностей. При определении оснований и размера ответственности должны быть приняты во внимание обычные условия делового оборота и иные обстоятельства, имеющие значение для дела. Основные обязанности.

Рациональное использование объема склада. Размещение товаров наиболее экономичным способом. Обеспечение склада необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования склада, минимизация расходов. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Организация приемки поступивших товаров, проверки количества и качества. Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров по заказам. Организация и контроль оформления товаросопроводительных документов. Организация подготовки претензий на поврежденные товары и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Строгое соблюдение адресной системы хранения товаров во избежание пересортицы. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения товаров. Выявление неликвидов, подготовка предложений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товаров. Постановка задач для развития компьютерной системы предприятия. Рациональная организация труда складских работников. Организация сторожевой и пожарной охраны. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдения режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль наличия и исправности противопожарных средств, состояния помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечение их своевременного ремонта. Организация погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечение сбора, хранения и своевременного возврата поставщикам оборотной тары и другого погрузочного реквизита. Организация физической инвентаризации по утвержденному графику и по согласованию с бухгалтером. Организация и контроль учета движения товаров. Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Обеспечение соблюдения правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, промышленной санитарии и пожарной безопасности работниками отдела. Обеспечение сохранности сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия. Выполнение иных обязанностей, обусловленных статусом руководителя. Должен знать:

• нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

• стандарты и технические условия на хранение товарноматериальных ценностей;

• виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

• организацию погрузочно-разгрузочных работ;

• правила и порядок хранения и складирования товарноматериальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

• условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;

• порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;

• правила эксплуатации компьютерной и оргтехники, коммуникаций и связи;

• основы экономики, организации производства, труда и управления;

• основы трудового законодательства;

• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации

Среднее профессиональное образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее 1 года или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее 3 лет.

Компетенции логиста

На должность логиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое или экономическое) образование, дополнительную подготовку по направлению “Логистика" и стаж работы по управлению логистикой.

Логист должен знать:

Федеральные законы и нормативные правовые акты, регламентирующие осуществление коммерческой деятельности.

Принципы прогнозирования в логистике и планирования логистики.

Основы проектирования и построения логистических систем, формирования логистических связей.

Логистические информационные системы и их функции.

Методы математического моделирования и формализации задач, разработки алгоритмов, математического и логического анализа.

Основы технической кибернетики.

Основы экономической кибернетики и экономики.

Основы менеджмента, маркетинга, организации производства, современных бизнес-технологий, финансового управления.

Основы таможенного и транспортного законодательства.

Принципы планирования производства.

Экономику и организацию перевозок грузов на всех видах транспорта.

Методы планирования запасов и управления ими.

Принципы организации складского хозяйства.

Конъюнктуру рынка, методы изучения спроса на продукцию.

Принципы распределения продукции.

Порядок разработки бизнес-планов, договоров, соглашений, контрактов.

Требования к оформлению снабженческой, транспортной, складской, сбытовой и финансовой документации.

Структуру управления предприятием.

Этику делового общения.

Основы социологии, психологии и мотивации труда.

Логист:

Обеспечивает составление логистических прогнозов и планов; координирует проведение работ по проектированию логистических систем и внедрению их на предприятии; рассчитывает затраты на логистику, разрабатывает бюджет на логистику и обеспечивает его соблюдение; организует работы по созданию и внедрению логистических информационных систем.

Разрабатывает планы закупок; координирует поиск поставщиков; руководит анализом условий договоров поставок и надежности поставок; обеспечивает составление и своевременное размещение заказов у поставщиков; координирует заключение договоров с поставщиками; принимает участие в определении видов и сроков платежей по заключенным договорам; организует взаимодействие с поставщиками; обеспечивает составление отчетов; анализирует выполнение заказов и результаты поставок.

Принимает участие: в планировании закупок товаров; в проведении организационных мероприятий по сертификации товаров.

Анализирует планы закупок и отчеты по их выполнению; планирует объемы запасов; координирует работы по расчетам затрат на формирование и хранение запасов, расходов на приобретение, на эксплуатацию мест хранения (аренда, платежи за энергоснабжение, пр.), текущее обслуживание (хранение, инвентаризация, внутреннее перемещение), страхование; оценивает затраты и издержки на запасы; проектирует и применяет системы управления запасами; моделирует схемы управления запасами; разрабатывает методы учета, оценки и моделирования запасов; координирует инвентаризацию запасов; контролирует состояние запасов.

Определяет типы, месторасположение и размер складов, необходимых для хранения материально-технических ресурсов; определяет виды складского оборудования и производит расчеты его оптимального количества; рассчитывает затраты на складскую деятельность; координирует складской технологический процесс (поступление материально-технических ресурсов на склады, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу товаров на склады, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складах); оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия; разрабатывает методические указания по организации складского учета.

Разрабатывает и организует каналы распределения; организует расчеты эффективности использования каналов распределения; определяет условия отгрузки товаров.

Координирует работы по составлению прогнозов и планов продаж, принимает заказы на поставки; осуществляет контроль выполнения необходимых объемов, сроков и условий поставок, а также за качеством обслуживания потребителей; координирует работы по приемке и размещению возвращаемых товаров.

Управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта (в соответствии со стандартами на условия транспортировки отдельных видов грузов), транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки; определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок; организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ); обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса; анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов.

Организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов; обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне); разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание; осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания; обеспечивает уплату таможенных платежей.

Обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков; организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении;

Организует подбор и обучение персонала; знакомит персонал с основами логистики; ставит задачи перед персоналом по отдельным направлениям; оценивает работу персонала.

Логист имеет право:

Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления по коммерческим вопросам. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений предприятия и специалистов необходимые информацию и документы. Проверять деятельность логистических и иных подразделений предприятия в рамках логистического контроля и давать обязательные для исполнения указания по исправлению имеющихся недостатков. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, иных документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, издавать за своей подписью распоряжения по предприятию по вопросам логистики. Вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию. Вносить на рассмотрение руководства предприятия: Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных работников. Предложения: о поощрении отличившихся работников, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Логистнесет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации: За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности. За причинение материального ущерба предприятию. За разглашение сведений, составляющих государственную, служебную и коммерческую тайну.

Некоторые функции логиста:

Координирует складской технологический процесс (поступление материально-технических ресурсов на склады, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу товаров на склады, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складах); оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия; разрабатывает методические указания по организации складского учета.

Управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта (в соответствии со стандартами на условия транспортировки отдельных видов грузов), транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки; определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок; организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ). Обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса; анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов.

Организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов; обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне); разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание; осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания; обеспечивает уплату таможенных платежей. Обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков; организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении.