Читать книгу "Склад. Стандарты управления: Практическое пособие"
Правила контроля условий сделок, определяющих логистику
Логистические службы поставщика и покупателя должны участвовать вместе со службами продаж и закупок в согласовании условий контрактов, влияющих на эффективность организации приемки и отгрузки.
Форма представления заказов. Если по одному контракту предполагается поставка широкого ассортимента товаров по неоднократным заказам покупателя (запасные части, лекарства, продукты и т. п.), покупатель и поставщик заинтересован в согласовании типовой формы представления товарной спецификации заказов для того, чтобы заказ мог быть введен в компьютер без предварительной обработки поставщиком. Такие формы позволяют избегать ошибок в параметрах товаров, которые неизбежны при ручной обработке заказов у покупателя и поставщика.
Вид тары и упаковки. От них зависят методы и затраты времени и средств для изготовления и использования тары и упаковки. Заказчик может включить свои условия для изготовления тары и упаковки, если его не устраивает предложенная поставщиком.
Маркировка. Правильная маркировка исключает засылку груза по неверному адресу или неверному получателю, обеспечивает быстрый поиск грузовых мест в морском, речном или аэропорту, на железнодорожной станции или в автогрузовом терминале.
Грузовые модули. Желательно распределять груз на стандартные грузовые модули (паллеты, бочки, связки и т. д.) с постоянным количеством товарных единиц в одном грузовом модуле. Определение грузовых модулей обеспечит подготовку оборудования для погрузки (техники, строп, спецоснастки) и разработку стандартов выполнения грузовых операций при погрузке, контроле количества и качества, перемещениях товаров.
Отгрузочные инструкции. Для своевременной отгрузки товара поставщиком существенное значение имеет заблаговременное получение им от покупателя отгрузочных инструкций. Несоблюдение покупателем этого обязательства при поставке товаров по железной дороге дает поставщику право по истечении установленного срока поставки передать товар на хранение за счет и риск покупателя, при этом дата складского свидетельства или сохранной расписки о приеме товара на хранение считается датой поставки. На покупателя в подобных случаях возлагаются также все дополнительные расходы, связанные с доставкой товара на склад и со склада в вагоны. Складское свидетельство или сохранная расписка служат основанием для расчета за товар. Отгрузочные инструкции могут быть односторонние, данные покупателем или двусторонние, согласованные в контракте. К отгрузочным инструкциям относятся: маркировка, манипуляционные знаки, реквизиты пункта назначения и получателя, вид транспорта, исполнитель погрузки, исполнитель разгрузки.
Вид транспорта. Выбор вида транспорта диктуется стоимостью перевозки, оптимальным размером партий, необходимым сроком доставки, возможностью погрузки в пункте отправки и выгрузки в пункте назначения оптимальным способом, без повреждения или потерь груза. Вид транспорта может быть выбран по требованию покупателя.
Выбор перевозчика. До заключения договора о поставке каких-либо товаров, необходимо изучить все вопросы, связанные с перевозками, для того, чтобы доставка стоила как можно дешевле, была надежной по срокам и безопасной с точки зрения сохранности груза от повреждений.
Грузоотправитель и грузополучатель должны разработать заранее и использовать при заключении сделок:
• критерии для принятия решения о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL;
• методы оптимизация условий перевозки и расходов за счет использования технико-эксплуатационных характеристик видов транспорта при выборе транспорта для перевозки конкретных грузов;
• способы согласования сторонами вида транспорта (в заказе, в договоре, специальным сообщением);
• методы выбора оптимальных перевозчиков, условия договоров с экспедиторской компанией, с перевозчиками;
• функции, которые целесообразно выполнять своими силами и тех, которые целесообразнее поручить специализированным фирмам;
• виды манипуляционных знаков и маркировки, наносимых на грузовые места;
• методы обеспечения контроля сохранности грузов в пути, при перевалках, погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений;
• методы контроля соблюдения перевозчиками транспортного и гражданского законодательства;
• методы быстрого и точного оформления транспортной и товаросопроводительной документации;
• методы эффективной эксплуатации своих транспортных средств;
• методы организации контроля соблюдения графиков движения транспорта;
• методы контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации;
• методы расчета, учета и анализа затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение.
Предпочтительно пользование услугами экспедиторских фирм, предоставляющих полный набор услуг разнопрофильных транспортных предприятий и услуги по смешанным перевозкам, которые объединяют в себе только преимущества отдельных видов транспортировки.
Выбирать оптимального перевозчика, экспедитора или оператора следует после изучения следующих характеристик:
• виды и комплексность предоставляемых услуг (пакет услуг);
• качество услуг (время доставки, мобильность, срочность и пр.);
• конкурентоспособность тарифов и условий перевозок;
• опыт работы на рынке;
• финансовое положение компании, ее кредитоспособность;
• надежность исполнения договоров;
• поведение в претензионных делах;
• наличие страхования ответственности перед клиентом;
• характеристики имеющегося подвижного состава;
• использование инноваций в обслуживании клиентов;
• степень развития сети представительств в своей стране и за рубежом;
• налаженная система информирования клиентов о прохождении грузов.
Кроме перечисленных параметров, могут рассматриваться также требования, связанные со спецификой товара или исполнения торговой сделки.
Исполнитель погрузки. Сторона, заказывающая и оплачивающая погрузку, определяется в договоре в зависимости от выбора способа приемки товара, его отгрузки и структуры цен: если приемка товара осуществляется на складе поставщика, то погрузка может оплачиваться покупателем, особенно если он сам фрахтовал транспорт с услугами по погрузке-выгрузке.
Исполнитель разгрузки. Сторона, оплачивающая разгрузку, определяется в договоре в зависимости от согласованных условий поставки. Например, поставка морем на условиях CIF предусматривает, что выгрузку с судна заказывает и оплачивает поставщик. Конечно, ее стоимость в конце концов ложится на заказчика, но здесь речь идет об обязанностях сторон по выполнению и оплате логистических операций в установленные договором сроки. Выгрузку контейнеров с железнодорожных платформ на железнодорожных станциях выполняет железная дорога и ее стоимость включена в стоимость перевозки. Если же получатель имеет собственную железнодорожную ветку, как крупные предприятия, то платформы с контейнерами доставляются на его территорию и разгрузка выполняется его силами.
Извещение об отгрузке. Логистическое обеспечение приемки товаров начинается с включения в договоры о закупке товаров следующих условий:
«Поставщик обязан письменно информировать получателя товаров факсом, электронной почтой, по телеграфу или телетайпу об отгрузке товаров с указанием номера транспортной накладной, ожидаемого срока прибытия груза получателю, количества мест, веса, объема, видов тары и упаковки, спецификации товаров с указанием количеств в виде копий упаковочных листов каждого грузового места. Поставщик обязан направить такое извещение в такие сроки и таким способом, чтобы оно поступило к покупателю до прибытия товара на границу его страны при экспорте или в пункт назначения при поставках внутри страны. За не извещение или несвоевременное извещение о произведенной отгрузке поставщик должен уплачивать покупателю штраф в размере 0,1 % стоимости отгруженного товара. Если вследствие несвоевременного извещения возникает простой судна в порту разгрузки, то расходы по простою несет поставщик».
Срок поставки. Сроки поставки каждой партии товара должны быть оговорены как можно подробнее, чтобы поставщик имел возможность планировать мероприятия по погрузке и сдаче товаров перевозчикам.
Методы контроля количества и качества товаров при приемке. Разные товары требуют разных способов приемки и единых правил приемки не существует. Если товар специфический, поставщик и покупатель должны включить в контракт разработанные ими правила приемки по количеству и качеству товаров. Однако для массовых товаров разработаны инструкции и правила приемки. Эти инструкции имеют рекомендательный характер и обязательны для применения, только если на них есть ссылка в контракте. Инструкции, если на них есть ссылки в договорах, применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами не установлен другой порядок приемки продукции производственнотехнического назначения и товаров народного потребления по количеству, по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров.
Приемка по количеству массовых товаров регламентируется условиями договоров или «Инструкцией П-6»[8]8
Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству. Утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6 (с изменениями от 29 декабря 1973 г. и от 14 ноября 1974 г.)
[Закрыть], если стороны сослались на нее в договоре. Приемка по качеству и комплектности массовых товаров регламентируется условиями договоров или «Инструкцией П-7»[9]9
Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству. Утверждена постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7 (с изменениями, внесенными постановлениями Госарбитража СССР от 29 декабря 1973 г. N 81 и от 14 ноября 1974 г. N 98)
[Закрыть], если стороны сослались на нее в договоре. При этом крайне важно обе инструкции присоединять к договорам в виде приложений. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании, регулируется «Инструкцией об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании»[10]10
Утверждена Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29.06.82 г. N 072-75 (Письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 г. N0205)
[Закрыть]. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов».[11]11
Утверждена Госарбитражем СССР 15.10.90 г.
[Закрыть] Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт[12]12
Код по ОКУД 0903002
[Закрыть] составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Порядок проверки качества товара устанавливается законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов или договором. Если порядок проверки каких-либо товаров установлен правовыми актами или требованиями государственных стандартов, то порядок проверки качества товаров, определяемый контрактом, должен соответствовать этим требованиям[13]13
Статья 474 ГК РФ.
[Закрыть]. Если законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов или договором купли-продажи предусмотрена обязанность продавца проверить качество товара, передаваемого покупателю (испытание, анализ, осмотр и т. п.), продавец должен предоставить покупателю доказательства осуществления проверки качества товара. Порядок, а также иные условия проверки качества товара, производимой как продавцом, так и покупателем, должны быть одними и теми же. При нарушении правил и сроков приемки, регламентированных договорами или документами, на которые имеются ссылки в договорах, получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров.
Правила контроля управления логистикой
Осуществление логистических процессов и операций нуждается в централизованном управлении, а управление нуждается в периодической оптимизации при изменившихся условиях деятельности предприятия или внешней среды.
Для оптимизации управления логистикой следует предусматривать интеграцию:
• планирования логистических операций с планированием деятельности всего предприятия;
• операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием;
• информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;
• информационных технологий с компаниями-партнерами.
Необходим контроль процесса управления логистическими
операциями:
• оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;
• оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;
• оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.
Обязателен контроль качества обслуживания потребителей:
• оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;
• оценка соответствия уровня исполнения операций по логистике ожиданиям потребителей;
• оценка характера и типичности ошибок в работе;
• оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т. д.
Вместо управления отдельными службами современные рекомендации инжиниринга предлагают управлять сквозным бизнес-процессом, а управление суммарными издержками компании считается более эффективным, чем сокращение расходов по подразделениям. Управление общими расходами предприятия не может быть должным образом организовано без координации действий всех подразделений.
При сокращении затрат предприятия часто совершают следующие ошибки:
• внимание к очевидным затратам и потеря из виду существенных затрат, скрытых в статье "прочие расходы";
• экономия на подборе и профессиональной подготовке персонала подрывает престиж фирмы и приводит к потере клиентов;
• ухудшение отношений с партнерами и сотрудниками из-за “выжимания соков";
• чрезмерное снижение затрат на важных участках – урезая затраты на оплату труда, компания может потерять ключевых сотрудников;
• непонимание механизма взаимозависимости затрат компании – иногда общего снижения затрат можно добиться, увеличив их на какой-то отдельный вид деятельности.
Взаимозависимость затрат порой незаметна и требует тщательного анализа. Например, если начнут снижать расходы на обтирочные материалы, то наверняка быстрее будут пачкаться спецовки – а это скажется на сроках замены спецовок. Сокращение транспортных издержек часто приводит к увеличению затрат в другой части системы распределения.
Взаимосвязь между расходами часто не прослеживается из-за особенностей организационных структур предприятий и распыления ответственности за контроль затрат.
Значительная часть оборотных средств предприятий, включенных в системы продвижения товаров, вложена в запасы товаров.
Расчетные объемы таких средств = стоимость необходимого среднегодового объема запасов × планируемый процент дохода от инвестиций.
Процент ожидаемого дохода обычно принимают в размере не менее 20–25 % до отчисления налогов – такой размер дохода предприятие могло бы наверняка получить, вложив средства в другие операции.
Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.
Правила оптимизации обработки информации
Информационные потоки – это нервная система бизнеса. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и координированно, информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.
Информационные потоки при движении товаров включают:
• заказы, подтверждения заказов, контракты, претензии, переписка;
• складские и экспедиторские документы;
• товаросопроводительные документы (отгрузочные спецификации, упаковочные листы, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров и др.);
• транспортные документы;
• страховые документы;
• таможенные документы;
• транзитные документы;
• санитарные и др. разрешительные документы;
• портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;
• расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;
• извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т. д.
При оптимизации обработки информации выдвигаются следующие основные требования к обработке информационных потоков:
• достоверность и точность информации, как основа верности принимаемых решений;
• гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желательное время и место;
• техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);
• обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;
• обеспечение возможности работы в системе ЭДИФАКТ, если это практикуется партнерами.
Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В «точках перехода» участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.
В любом случае следует избегать многократного введения информации в компьютер и избыточности данных, так как при этом увеличиваются расходы и появляется опасность несовпадения информации, что потребует дополнительных расходов на ее уточнение.
Правила логистического аудита
В процессе проведения логистического аудита используется модель оценки неопределенностей в цепи поставок товаров. Анализ трех источников неопределенности позволяет точно определить направления оптимизации логистики:
Неопределенности в системе снабжения. Проблемы в этой сфере обычно возникают из-за неритмичной работы поставщиков или из-за неспособности компании эффективно планировать заказы товаров. Анализ включает в себя проверку всех этапов поставки – от оформления заявок на запасные части поставщикам до размещения товаров на складе.
Неопределенности в системе обеспечения продаж. В системе обеспечения продаж проводится анализ того, насколько качественно выполняются требования клиентов: быстрота исполнения заказа на товары, наличие необходимого запаса товаров для выполнения заявок клиентов, своевременность доставки товаров с основного склада и пр.
Неопределенности в системе управления логистикой. Производится диагностика способности предприятия управлять запасами, модифицировать планы поставок в соответствии с заявками и эффективно работать с поставщиками. Анализируется время, затрачиваемое на исполнение заказов клиентов и доставки товаров в точку продажи.
Типичные проблемы, выявляемые аудитом
Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависят успех или неудача в бизнесе.
Характерные проблемы на складе, которые следует предотвращать:
• неполное использование площадей и объемов склада;
• несогласованность действий склада с другими подразделениями;
• большие затраты времени на различные технологические операции;
• неравномерность работы склада;
• длительное оформление документов;
• потери товара;
• частые выходы из строя оборудования.
Анализ издержек по хранению товаров показывает эффективность логистических операций. Издержки, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления логистикой, состоят из:
• затрат на формирование запасов;
• затрат по хранению;
• заготовительных расходов.
Затраты на формирование запасов включают:
• расходы, связанные с отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.;
• расходы, связанные с текущим обслуживанием запасов, в т. ч. налоги на имущество;
• издержки на проведение инвентаризаций,
• процентные ставки за банковский кредит и т. п.;
• издержки хранения, изменяющиеся в пределах 10–41 % стоимости запасов;
• стоимость рисков (оценка) – риск морального износа запасов, риск превышения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т. п. последствий страховых случаев (стоимость этих рисков может быть выражена через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий).
• «издержки дефицита», связанные с недостатком в отдельные моменты тех или иных товаров, с неумением управлять запасами, с кризисными явлениями в экономике;
Часть затрат на формирование и хранение запасов носит условно-постоянный характер, часть – переменный.
Затраты по хранению включают:
• расходы на содержание склада;
• зарплата складского персонала;
• недостача продукции в пределах норм естественной убыли;
• административно-управленческие расходы.
• расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;
• затраты труда на количество грузов, полученных и отправленных в смену и т. п.
• административные расходы и некоторые другие виды издержек.
Заготовительные расходы:
• выбор и оценка поставщиков;
• почтово-телеграфные, командировочные, представительские и др. расходы по закупкам;
• оплату тарифов и сборов перевозчиков при завозе товаров на склад;
• недостачи и потери в пути в пределах норм естественной убыли;
• сборы за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, за подачу и уборку вагонов, экспедиторское обслуживание и другие услуги;
• затраты на содержание собственного транспорта.
• стоимость перевозки различными видами транспорта;
• стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;
• затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;
• расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);
• расходы по страхованию грузов, транспортноэкспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;
В конце отчетного месяца расходы по завозу на остаток нереализованных товаров исчисляются исходя из среднего процента этих затрат за данный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца.
Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.
