Текст книги "Казначейская система исполнения бюджета в Республике Беларусь"

• подлинность ЭД – свойство ЭД, определяющее, что он подписан действительной ЭЦП;

• подлинный ЭД – это документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) ЭД;

• сертификат открытого ключа – это ЭД, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию, подтверждающую принадлежность указанного в нем открытого ключа определенным организациям или физическому лицу, и иную информацию, предусмотренную настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь;

• средство ЭЦП – техническое, программное или программно-аппаратное средство криптографической защиты информации, с помощью которого реализуются одна или несколько из следующих функций: выработка ЭЦП, проверка ЭЦП, выработка личного ключа или открытого ключа;

• целостность ЭД – свойство ЭД, определяющее, что в ЭД не были внесены изменения и (или) дополнения;

• ЭЦП – последовательность символов, являющаяся реквизитом ЭД и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности;

• ЭД – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.

2. Государственное регулирование в сфере обращения ЭД и ЭЦП. Государственное регулирование в сфере обращения ЭД и ЭЦП осуществляется Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, Национальным банком Республики Беларусь, Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями, иными государственными органами и другими государственными организациями в пределах их компетенции и в порядке, предусмотренном настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.

Президент Республики Беларусь в сфере обращения ЭД и ЭЦП определяет единую государственную политику и осуществляет иные полномочия в соответствии с Конституцией Республики Беларусь, указанным Законом и иными законодательными актами Республики Беларусь.

Совет Министров Республики Беларусь в сфере обращения ЭД и ЭЦП:

• обеспечивает проведение единой государственной политики;

• координирует и контролирует работу республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

• утверждает государственные программы, если иное не предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь, и обеспечивает их реализацию;

• осуществляет иные полномочия в соответствии с Конституцией Республики Беларусь, указанным Законом, иными законами Республики Беларусь и актами Президента Республики Беларусь.

Нацбанк в сфере обращения ЭД и ЭЦП:

• обеспечивает проведение единой государственной политики в банковской системе Республики Беларусь;

• осуществляет подтверждение соответствия технических, программных и программно-аппаратных средств, используемых для создания, обработки и внешнего представления ЭД в банковской деятельности, требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации.

Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь в сфере обращения ЭД и электронной цифровой подписи:

• осуществляет регулирование деятельности субъектов отношений в области технологии ЭЦП;

• осуществляет в пределах своих полномочий контроль за технической и криптографической защитой информации в государственных органах и других организациях, за исключением контроля за технической защитой информации в системах шифрованной, других видов специальной связи и криптографической защитой информации, содержащей государственные секреты;

• разрабатывает проекты актов законодательства Республики Беларусь, в том числе технические нормативные правовые акты, и принимает (издает) такие акты;

• осуществляет подтверждение соответствия средств ЭЦП требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации;

• осуществляет регулирование в сфере функционирования государственной системы управления открытыми ключами проверки ЭЦП Республики Беларусь в пределах полномочий, предоставленных настоящим Законом и иными законодательными актами Республики Беларусь;

• осуществляет регулирование вопросов, связанных с признанием подлинности ЭД, созданных в иностранных государствах;

• осуществляет иные полномочия в соответствии с указанным Законом и актами Президента Республики Беларусь.

Органы архивного дела и делопроизводства, государственные архивные учреждения в сфере обращения ЭД и ЭЦП осуществляют:

• разработку и реализацию единой государственной политики в сфере комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь ЭД, обеспечения их сохранности, организации их учета и использования;

• контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства при работе с ЭД и ее методическое обеспечение;

• иные полномочия в соответствии с указанным Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.

Иные государственные органы и другие государственные организации в сфере обращения ЭД и ЭЦП в пределах своей компетенции:

• участвуют в реализации единой государственной политики;

• участвуют в разработке и реализации государственных программ;

• осуществляют иные полномочия в соответствии с указанным Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.

Деятельность организаций и индивидуальных предпринимателей в сфере обращения ЭД и ЭЦП осуществляется на основании специальных разрешений (лицензий) на деятельность по технической и (или) криптографической защите информации в порядке и случаях, установленных законодательством Республики Беларусь о лицензировании.

Подтверждение соответствия технических, программных и программно-аппаратных средств, используемых для создания, обработки, хранения, передачи и защиты ЭД, и средств ЭЦП требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации осуществляется в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь.

3. Электронный документ. ЭД могут применяться во всех сферах деятельности, где используются технические, программные и программно-аппаратные средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Ограничения на применение ЭД могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

• иметь структуру, установленную указанным Законом;

• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть ЭД состоит из информации, определяющей содержание документа.

Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации ЭД, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления ЭД является запись информации, составляющей ЭД, на электронном носителе информации.

Формой внешнего представления ЭД является воспроизведение ЭД на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре ЭД при его внешнем представлении должно соответствовать установленным требованиям.

Формуляр документа – набор реквизитов официального ЭД, расположенных в определенной последовательности.

В ЭД при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве подписи используется ЭЦП.

В Минфине допускается подписание, согласование, утверждение внутренних ЭД без использования ЭЦП.

Подписание исходящих документов без использования ЭЦП не допускается.

При осуществлении внешнего согласования проектов ЭД в качестве подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП.

В Минфине прием и отправка ЭД осуществляется службой документационного обеспечения управления (ДОУ) по системам защищенной электронной почты государственных органов Республики Беларусь (Mailgov) и системе межведомственного электронного документооборота (СМЭДО); сектором по спецработе – по Национальной сети передачи шифрованной информации «Атлас-Беларусь».

Допускается прием электронных документов по Mailgov и СМЭДО напрямую в структурные подразделения Минфина без участия службы ДОУ и отправка ответов на них. Существует перечень категорий ЭД, прием и отправка которых осуществляется самостоятельно структурными подразделениями министерства.

После отправки ЭД, удостоверенного в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При получении документов, подписанных ЭЦП, работник отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц (канцелярия) осуществляет проверку подлинности ЭЦП.

Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из Республиканского удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа Государственной системы управления открытыми ключами (ГосСУОК), сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).

Работа с входящими электронными документами. ЭД подлежат регистрации в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Ввод в СЭД и регистрация входящей корреспонденции министерства выполняется сотрудником отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц. Регистрация ЭД производится строго в соответствии с видом документа. После регистрации ЭД обрабатывается в соответствии с маршрутом, установленным для документов данного вида.

Не подлежат регистрации ЭД, перечень которых оговорен в приложении Инструкции по делопроизводству. Не подлежащие регистрации ЭД сканируются.

При обработке поступающей корреспонденции, в том числе по Mailgov и СМЭДО, она проверяется на предмет целостности и подлинности. Работник отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц каждые 5-10 мин в СМЭДО осуществляет обработку почты (нажатием на кнопку «обработка почты»), проверяет правильность адресации, комплектность и целостность документов, а также подлинность ЭЦП и статус соответствующих сертификатов ключей ЭЦП. Работником создается регистрационная контрольная карточка (РКК) в СЭД для документов, поступивших по Mailgov с прикреплением файла ЭД. Документы, поступившие по СМЭДО, импортируются в СЭД, и РКК создается автоматически.

При нечитаемости текста, ошибке в указании адресата, ошибочных вложениях или отсутствии приложений, несоответствии ЭЦП и других неточностях документы возвращаются отправителю без регистрации с сопроводительным шаблоном текста: «Возврат. Отсутствуют приложения», «Возврат. Нечитаемый текст», «Возврат. Неверный адресат», «Возврат. Отсутствует подпись» и т. д.

Документы, поступившие до 17 ч 30 мин текущего дня и в предпраздничные дни за 1 ч до окончания рабочего дня, регистрируются в СЭД в день поступления. Документы, поступившие после 17 ч 30 мин, регистрируются до 10 ч 00 мин следующего рабочего дня предыдущей датой.

В случаях, когда срок исполнения ЭД исчисляется часами (одним днем), документ может быть принят структурным подразделением для работы напрямую, с последующей его регистрацией.

Документ помещается в СЭД в виде файла формата PDF.

Если идентичная корреспонденция поступила на бумажном и электронном носителе, при заполнении РКК в СЭД допускается в раздел «Файлы документа», кроме графического файла с электронным образом документа, прикрепить поступившие ЭД.

Регистрация входящего документа в СЭД может быть совмещена с вводом документа в СЭД. Пользователь должен заполнить РКК, в том числе присвоить ему регистрационные данные в разделе РКК «Регистрация документа»: регистрационный индекс и дату регистрации по правилам, определенным Инструкцией по делопроизводству. Кроме того, может быть изменена папка регистрации (регистрационная папка в СЭД), в которую будет помещен документ после завершения исполнения поручения. Регистрационная папка должна соответствовать утвержденной номенклатуре дел и журналов.

Специалист отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц, выполняющий регистрацию, сканирует ЭД и привязывает копию к РКК.

Если документ является ответным на ранее направленный зарегистрированный в СЭД исходящий документ или является дополнительным к ранее полученному документу, устанавливается связь созданной РКК документа с РКК документов ранее введенным(и) в СЭД (заполняется реквизит «связанные документы»).

Дополнительно при регистрации ЭД заполняются реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения электронного документа», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (спецсвязь, фельдъегерская связь, интернет-приемная, СМЭДО, Mailgov, «Атлас-Беларусь», факс, «Белпочта», нарочный) и др.

После регистрации ЭД и документ на бумажном носителе поступают начальнику отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц, который:

• проверяет правильность заполнения РКК и при необходимости корректирует ее;

• направляет документ на рассмотрение руководителям, если адресат не указан явно при отправке документа корреспондентом;

• заполняет реквизиты, связанные с пунктами документа (№ пункта и сроки исполнения);

• ставит документ при необходимости на контроль;

• направляет ЭД помощнику Министра для подготовки проекта резолюции руководителя.

Помощник Министра готовит к документу проект резолюции Министра, в отсутствие Министра – лица, его замещающего. Расписывает напротив пунктов в поручении ответственного исполнителя, исполнителей. Ответственный исполнитель выбирается из списка исполнителей; исполнитель указывается (один или несколько) из работников министерства. В качестве исполнителей, как правило, указываются начальники управлений. Реквизиты заполняются для каждого поручения по документу отдельно. Исполнитель готовит в электронном виде проект резолюции, печатает его на специальном бланке (рефератке) и прикрепляет к документу на бумажном носителе, направляет документ Министру (его заместителям).

Электронные документы и документы на бумажном носителе поступают работнику приемной руководителя. Работник приемной, если текст резолюции и исполнители Министром не изменены, подтверждает резолюцию руководителя. При выполнении операции «подтвердить резолюцию» автоматически формируется РКЗ согласно резолюции.

Работник приемной заместителей Министра печатает в электронном виде проект резолюции на рефератке.

Документ на бумажном носителе с проектом резолюции передается на рассмотрение руководителю, который утверждает проект резолюции или редактирует текст резолюции, возвращает работнику приемной. Он вносит уточнения в проект резолюции и срок исполнения документа (если руководитель внес изменения), выполняет в СЭД операцию «отправить по маршруту», в результате которой автоматически формируются РКЗ согласно резолюции.

Документы на бумажном носителе направляются в отдел контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц (канцелярию) для передачи их ответственному за исполнение структурному подразделению (делопроизводителю); нормативные правовые акты, планы, протоколы – в отдел организационной работы для хранения.

Каждый руководитель структурного подразделения, указанный в РКЗ в качестве исполнителя, получает РКЗ в СЭД автоматически в электронном виде.

Руководители структурных подразделений, получившие в СЭД РКЗ, выдают поручения своим работникам. Если они не передают поручение другим работникам, то становятся конечными исполнителями поручений.

Исполнители осуществляют выполнение поручений в срок, указанный в поручениях. После завершения исполнения они фиксируют факт выполнения поручения в СЭД, создавая в РКЗ отчет об исполнении. Отчетом об исполнении может быть либо текст в реквизите «Комментарий исполнителя» и/или прикрепленный к РКЗ файл, содержащий отчет (реквизит «подготовленные файлы») и/или прикрепленная к РКЗ РКК созданного исполнителем документа (реквизит «подготовленные документы»).

Информация о выполнении поручения приходит по электронной почте авторам поручений (обычно начальникам управлений). Получив информацию об исполнении поручений подчиненными, автор поручения знакомится с отчетом об исполнении поручения. Если автор поручения считает, что исполнитель поручения выполнил поручения некачественно или не полностью, он может выдать ему поручение повторно, указав причины повторной выдачи поручения. Если автор поручения считает, что исполнитель выполнил свое поручение качественно, то он, в свою очередь, создает свой отчет об исполнении в РКЗ. Если в рамках исполнения поручения подготовлен ответный исходящий документ, в этом случае отчет об исполнении может не создаваться, а начальник управления подтверждает выполнение поручения, визируя ответный документ и отмечая РКЗ исполненным.

Информация об исполнении поручений поступает по электронной почте ответственному исполнителю, который либо сам готовит общий отчет об исполнении, либо поручает подготовку такого отчета сотруднику своего подразделения. Если в рамках исполнения поручения подготовлен ответный исходящий документ, в этом случае отчет об исполнении может не создаваться, а ответственный исполнитель подтверждает выполнение поручения, визируя ответный документ, и указывает в РКЗ информацию о том, что поручение исполнено. Если в рамках исполнения поручения подготовлен ответный документ, этот документ поступает на подписание руководителю. После выполнения всех поручений по документу делопроизводитель структурного подразделения относит документ в дело и указывает информацию об этом в СЭД.

Контролер получает уведомления по электронной почте о завершении исполнения поручений ответственным исполнителем и снимает документ с контроля.

Исходящая корреспонденция за подписью Министра финансов или его заместителей. Исполнитель, получивший задание подготовить проект письма, готовит проект ЭД, создает в СЭД РКК исходящего документа, указывая его вид. Заполняет следующие реквизиты РКК.

Заголовок…

Корреспондент…

Адресат…

Подписал (указывается Министр или заместитель Министра)…

Исполнитель…

Краткое содержание…

Гриф доступа…

Кому…

Количество листов…

Доставка (обязательно указать для корректной отправки исходящего документа)…

Если документ является ответным на ранее направленный зарегистрированный в СЭД входящий документ или является дополнительным к ранее отправленному документу, устанавливается связь созданной РКК с РКК документов, ранее созданных в СЭД.

Исполнитель присоединяет к РКК документа подготовленный(ые) файл(ы) документа, определяет список работников, с которыми необходимо согласовать документ, и вносит их в РКК документа. РКК электронного документа поступает работникам, указанным в качестве согласующих документ.

Лица, участвующие в согласовании, указывают в СЭД свою резолюции по данному документу, при отрицательной резолюции документ направляется исполнителю на доработку. После доработки документ заново направляется на согласование.

После того как по документу получены все согласования, документ направляется Министру (заместителю Министра) на подпись. Если документ поступает на подпись Министру, предварительно его должен согласовать курирующий заместитель Министра. При этом в приемную курирующего заместителя Министра поступает ЭД и документ на бумажном носителе с приложенным к нему распечатанным из СЭД листом согласования. Заместитель Министра визирует документ на бумажном носителе. Если заместитель Министра не визирует документ, то работник приемной заместителя Министра фиксирует этот факт в СЭД и ЭД направляется исполнителю на доработку. Если заместитель Министра визирует документ, то работник приемной заместителя Министра фиксирует этот факт в СЭД и передает документ на бумажном носителе работнику приемной Министра на подпись. После подписания Министром работник приемной вносит информацию о подписании документа в СЭД. Если Министр не подписывает документ, то работник приемной фиксирует этот факт в СЭД и ЭД направляется исполнителю на доработку. После подписания документа Министром работник приемной фиксирует этот факт в СЭД. ЭД передается исполнителю в структурное подразделение вместе с документом на бумажном носителе.

Исполнитель структурного подразделения присваивает документу регистрационный индекс (индекс рассчитывается автоматически, но может быть отредактирован вручную), указывает реквизиты отправки, присоединяет файл документа. ЭД в СЭД передается в отдел контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц (канцелярия) для отправки. Если исходящий документ является ответом на входящий, то в этом случае исполнитель вручную завершает исполнение своего поручения по входящему документу.

Работник отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц (канцелярия) каждые 5-10 мин в СМЭДО осуществляет обработку почты (нажатием на кнопку «обработка почты»), производит отправку ЭД, и при необходимости документа на бумажном носителе.

Исходящая корреспонденция за подписью начальников структурных подразделений (управлений). Исполнитель, получивший задание подготовить проект письма, готовит проект ЭД и создает в СЭД РКК исходящего документа, указывая при этом его вид, заполняет реквизиты РКК. Если документ является ответным на ранее направленный, зарегистрированный в СЭД входящий документ или является дополнительным к ранее отправленному документу, устанавливается связь созданной РКК документа с РКК документов ранее созданных в СЭД. Исполнитель присоединяет к РКК документа подготовленный(ые) файл(ы) документа. Определяет список сотрудников, с которыми необходимо согласовать документ, и вносит их в РКК документа.

РКК документа поступает в электронном виде сотрудникам, указанным в качестве согласующих документ.

Лица, участвующие в согласовании, указывают в СЭД свою резолюции по данному проекту, при отрицательной резолюции документ отправляется исполнителю на доработку. После доработки документ заново проходит все этапы согласования.

После успешного завершения всех этапов согласования документ направляется начальнику управления на подпись. Если документ не подписывается начальником управления, то он направляется исполнителю на доработку. После доработки документ заново проходит все этапы согласования. Начальник управления подписывает ЭД и передает в электронном виде исполнителю подразделения. Исполнитель производит его регистрацию, присваивает документу регистрационный индекс (номер рассчитывается автоматически, но может быть отредактирован вручную), указывает реквизиты отправки, присоединяет файл документа. ЭД в СЭД передается в отдел контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц для отправки по Mailgov.

Работник отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц (канцелярия) при необходимости производит отправку документа на бумажном носителе.

Делопроизводитель структурного подразделения вносит в РКК информацию об отнесении документа в дело.

Работа с внутренними документами министерства (планы, протоколы заседания коллегий, совещаний Министра и его заместителей, решения коллегий). Исполнитель, получивший задание подготовить документ, готовит проект документа в электронном виде и создает в СЭД РКК внутреннего документа, указывая его вид. Заполняет следующие реквизиты РКК.

Заголовок.

Подписал…

Исполнитель…

Краткое содержание…

Гриф доступа (по умолчанию – общий)…

Если документ связан с другим документом, то исполнитель устанавливает связь созданной РКК с РКК документов, ранее введенным(и) в СЭД. Присоединяет к РКК документа подготовленный(ые) файл(ы) документа. Определяет список работников (обычно это начальники управлений), с которыми необходимо согласовать документ и вносит их в РКК документа.

РКК электронного документа поступает работникам, указанным в качестве согласующих документ.

Работник, которому поступил документ на согласование, может при необходимости дать поручение по анализу этого документа своим подчиненным. Для этого создает в СЭД РКЗ, в котором указывает, что необходимо выполнить по данному документу. Лица, участвующие в согласовании, указывают в СЭД свои резолюции по проекту документа, при отрицательной резолюции документ отправляется исполнителю документа на доработку. После доработки документ заново проходит все этапы согласования.

После успешного завершения всех этапов согласования документ направляется Министру (заместителю Министра) на подпись. Если документ поступает на подпись Министру, предварительно его должен завизировать заместитель Министра. При этом в приемную заместителя Министра поступает ЭД, а также документ на бумажном носителе с приложенным к нему распечатанным из СЭД листом согласования документа. Заместитель Министра визирует документ на бумажном носителе, после этого документ поступает на подпись Министру. После подписания работник приемной вносит информацию о подписании (или об отказе в подписании) документа в СЭД. Если документ не подписывается Министром, то он направляется исполнителю на доработку. После доработки документ заново проходит все этапы согласования.

После подписания исполнитель передает ЭД (протокол) начальнику информационно-аналитического отдела (ИАО) для регистрации документа, который при необходимости направляет его в отдел контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц для постановки на контроль.

После подписания плана исполнитель передает ЭД в отдел контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц для регистрации документа и постановки его на контроль.

В соответствии с содержанием документа работник отдела контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц создает по документу поручения (вводит в СЭД РКЗ), при этом в качестве контролера указывается начальник ИАО.

Поручения по документу направляются начальникам структурных подразделений, которые в рамках своего поручения выдают поручения подчиненным им работникам. Если они не передают поручение другим работникам, то становятся конечными исполнителями поручений.

Исполнители осуществляют выполнение поручений в срок, указанный в поручениях. После завершения выполнения они фиксируют факт выполнения поручения в СЭД отчетом об исполнении в РКЗ, и/или прикрепленным к РКЗ файлом, и/или прикрепленным к РКЗ созданным РКК документа. Начальники управлений отмечают факт исполнения поручений от исполнителей и, если это предусмотрено поручением, создают свой отчет об исполнении в РКЗ.

Контролер (сотрудник ИАО) получает уведомления о завершении исполнения поручений начальниками управлений, фиксирует фактическую дату исполнения поручений и снимает поручения с контроля.

Работа с приказами по основной деятельности. Исполнитель, получивший задание подготовить проект приказа, готовит его в электронном виде и создает в СЭД РКК внутреннего документа, указывая его вид, заполняет реквизиты РКК.

Если документ связан с другим документом, то исполнитель устанавливает связь созданной РКК с РКК документов, ранее введенным(и) в СЭД, присоединяет к РКК документа подготовленный(ые) файл(ы) документа, определяет список работников, с которыми необходимо согласовать документ, и вносит их в РКК документа. Приказы по основной деятельности должны быть согласованы с начальниками управлений, к компетенции которых относится данный приказ, юридическим управлением, отделом контроля и работы с обращениями граждан и юридических лиц, курирующим заместителем Министра.

РКК электронного документа поступает работникам, указанным в качестве согласующих документ. Работник, которому поступил документ на согласование, может при необходимости дать поручение по анализу этого документа своим подчиненным. Для этого создается в СЭД РКЗ, в котором указывается, что необходимо выполнить по данному документу. Лица, участвующие в согласовании, указывают в СЭД свою резолюцию по проекту документа, при отрицательной резолюции документ отправляется исполнителю на доработку. После доработки документ заново проходит все этапы согласования.

После успешного завершения всех этапов согласования документ направляется Министру (заместителю Министра) на подпись. Если документ поступает на подпись Министру, предварительно его должен завизировать заместитель Министра. При этом в приемную заместителя Министра поступает ЭД и документ на бумажном носителе с приложенным к нему распечатанным из СЭД листом согласования документа. Заместитель Министра визирует документ на бумажном носителе, после чего документ поступает на подпись Министру.

Министр подписывает приказ на бумажном носителе и передает работнику приемной для внесения информации о подписании документа в СЭД. Если документ не утверждается Министром, то он направляется исполнителю на доработку. После доработки документ заново проходит все этапы согласования. После подписания ЭД и документ на бумажном носителе передаются на регистрацию в отдел организационной работы. Работник отдела организационной работы проводит регистрацию документа. Регистрационный индекс рассчитывается автоматически. Работник отдела организационной работы создает в СЭД РКЗ по пунктам приказа и при необходимости ставит их на контроль, указывает работника, который будет осуществлять контроль.

Поручения по документу направляются на рассмотрение начальникам структурных подразделений, которые в рамках своего поручения выдают поручения подчиненным им работникам. Если они не передают поручение другим работникам, то становятся конечными исполнителями поручений. Исполнители осуществляют выполнение поручений в срок, указанный в поручениях. После завершения выполнения они фиксируют факт выполнения поручения в СЭД отчетом об исполнении в РКЗ, и/или прикрепленным к РКЗ файлом, и/или прикрепленным к РКЗ созданным РКК документа.