Текст книги "Создание отдела продаж с Битрикс24.CRM"

3. Работа с документами

Большинство менеджеров по продажам любит работу с людьми. Им нравится вести переговоры, убеждать, поощрять клиентов к покупке. А вот контролировать вместе с этим оформление всех необходимых для сделок документы – не очень любят. Какие же сложности могут возникнуть, если менеджеры не проконтролируют оформление всех необходимых для сделки документов.

1. В результате недопониманий во время переговоров, менеджеры могут пообещать клиенту не совсем то, что способна выполнить ваша компания (речь идет о конфигурации поставки, сроках, условиях обслуживания или включенных в стоимость услуг и сервисов). Если в результате таких переговоров клиент впечатлится обещаниями менеджера, и проведет оплату, без подписания подробного и детального Договора, в котором будут включены все ваши обязательства, как продавца, то… В лучшем случае, клиент просто потребует вернуть деньги обратно – в худшей же ситуации вы окажетесь втянуты в юридический процесс (если нанесете клиенту какой-либо ущерб, не выполнив его ожидания), и испортите репутацию вашей компании.

2. Если менеджер допустит ошибки в документах, которые сопровождают оплату (случайно или намеренно), то деньги могут попасть не на ваш счет или в кассу, а уйти по неправильным реквизитам, либо же вообще попасть на личную карточку менеджера (да-да, и такое порой бывает).

3. Продавцы считают своим первостепенным долгом получить от клиента оплату. Но если эта оплата не будет оформлена по всем правилам бухгалтерского учета (выпиской кассовых чеков или оформлением счетов и договоров), то налоговые службы могут прийти или к вам, или к вашему клиенту с вопросами.

4. О проблемах с просроченной дебиторской задолженностью мы уже говорили ранее.

Для того чтобы не допускать проблем в результате неоформленных (или оформленных не соответствующим образом) документов, в вашем отделе продаж нужно придерживаться строгих правил оформления сделок.

1. Каждая заключенная с клиентами сделка должна подтверждаться либо необходимыми юридическими документами (в случае работы с юрлицами – счетами на оплату, договорами, актами выполненных работ или оказанных услуг), либо сопровождаться кассовыми чеками или прочими официальными документами, подтверждающими оплату от физических лиц. Продавец обязан контролировать подписание и оформление таких документов. Информация о всех документах, которыми должны сопровождаться сделки, должна быть известна всем сотрудникам отдела продаж.

2. Информация о всех оплатах со стороны клиентов должна проверяться и подтверждаться соответствующими финансовыми подразделениями вашей компании (бухгалтерией, финансовой службой). Устное или письменное уведомление со стороны сотрудников отдела продаж о состоявшейся оплате не является основанием для отгрузки товара или оказания услуг.

3. В случае, если условия сделки предполагают возможность рассрочки или отсрочки платежа, то менеджер отдела продаж должен проконтролировать заключением с клиентом договора с подробными условиями по оплате и обязательствами со стороны клиента.

Глава 9. Материальная и нематериальная мотивация в отделе продаж

В завершающей главе этой Книги мы говорим о мотивации сотрудников отдела продаж. Здесь вы узнаете:

1. Как сделать так, чтобы у ваших продавцов «горели глаза» и они стремились продавать все больше и больше.

2. Какие критерии оценки эффективности можно использовать для сотрудников отдела продаж.

3. Какие награды, премии и дипломы позволят вашим менеджерам чувствовать себя оцененными по достоинству..

Все без исключения методы управления отделом продаж и рабочие инструменты продавцов не будут работать в полную силу, если вы не обеспечите своим продавцам необходимый уровень мотивации – или будут, но недолго.

Нужно ли убеждать вас в этом, уважаемые читатели? Наверняка вы согласитесь с нами, что хорошо мотивированные продавцы – это во многом залог успеха вашей компании. Но как разобраться – действительно ли они хорошо мотивированы.

Самый простой способ – сравнить зарплаты ваших менеджеров по продажам со средними зарплатами на рынке, и на основании этого сделать какой-то вывод. И это будет одно из самых неверных действий, которое только можно было сделать – сразу по нескольким причинам.

Во-первых, система вознаграждения сотрудников отдела продаж должна быть построена, конечно же, не на высоких уровнях должностных окладов, а на возможности продавцов заработать настолько много, насколько позволяет ему рыночная ситуация и специфика бизнеса вашей компании. Другими словами – если продавая много, менеджер по продажам получает практически столько же, сколько его коллега, уступающий в объеме продаж, то высокий объем выручки первого не будет таким долго.

Во-вторых – даже если вы нашли способ поощрять материальными премиями, бонусами или процентами от продаж наиболее результативных продавцов, это вовсе не означает, что данная ситуация будет по-настоящему мотивировать сотрудников отдела продаж каждый месяц добиваться все больших и больших результатов. Вы, как работодатель или руководитель отдела продаж, очень скоро столкнетесь с ситуациями, в которых продавцы начнут «откладывать продажи» с неудачного месяца на следующий, чтобы заработать побольше позже.

В-третьих – помимо материальной мотивации, существует также мотивация нематериальная. Более того – собственно финансовое вознаграждение, несмотря на то, что у нас принято называть его системой мотивации, как раз и не является мотивационным фактором. Знаменитая теорема двухфакторной мотивации Фредерика Герцберга, которая была разработана еще в конце 50-х годов прошлого столетия, утверждает, что величина заработной платы является в большей степени «гигиеническим фактором» – и влияет на лояльность сотрудника к компании, удерживает его на работе. Однако такие вот «гигиенические мотивационные факторы» никоим образом не заставляют сотрудника использовать весь свой потенциал, отдаваться работе целиком и полностью, чтобы добиться максимального результата – за это у Герцберга отвечают другие мотиваторы – такие, как достижения, признание заслуг, возможность профессионального и карьерного роста. Запомните, мы позже более подробно раскроем эту тему.

Так почему же тогда подавляющее большинство современных отделов продаж построено на простой до банальности системе вознаграждения продавцов (которую традиционно называют системой мотивации) – оклад плюс проценты от выручки/продаж, и не предусматривают никаких других дополнительных инструментов влияния на сотрудников? Чтобы ответить на этот вопрос, мы хотим представить вам принципиально отличающуюся от ортодоксального представления модель достойного вознаграждения ваших менеджеров по продажам. Уверены, это поможет вам создать, перестроить или настроить ваш отдел продаж наилучшим образом.

Система стимулирование и мотивации персонала

В случае с системой стимулирования и мотивации персонала речь идет о разделении привычной модели вознаграждения (в нашем случае речь пойдет о сотрудниках отдела продаж) на две важные и неотъемлемые составляющие. Первая – стимулирование, внешние факторы, влияющие на работу продавца. Сюда относятся:

1. Фиксированный оклад.

2. Утвержденные в компании бонусы или проценты от продаж. Обычно такая переменная составляющая личного дохода продавца выплачивается регулярно, и напрямую связана с объемом персональных продаж. Однако есть и другие возможности использования бонусной переменной, о которых мы поговорим чуть позже в этой главе.

3. Дополнительные премии (например, ежеквартальные, или выплачиваемые с другой периодичностью).

4. Индивидуальные или командные коэффициенты, которые могут как повышать, так и понижать постоянную или переменную часть вознаграждения продавца или всего отдела продаж, и зависят не от общего результата продаж (выручка), а от других переменных факторов (например, выполнение отделом продаж плана на месяц, либо выполнение продавцов нормативов результативных действий – количества звонков или переговоров за отчетный период)..

5. Штрафы (такой элемент также порой присутствует в современных моделях управления отделами продаж).

6. Официальные (положенные законодательно) и дополнительные (могут быть оформлены в виде нематериальной премии) отпускные и выходные дни.

Вторая принципиальная составляющая этой системы – рычаги влияния непосредственно на мотивацию сотрудников. В большинстве своем эти факторы будут нематериальными, однако не всегда. Мы приведем примеры некоторых внутренних факторов из данной системы:

1. Публичные вознаграждения за высокие результаты работы. Это могут быть и материальные премии, однако наиболее успешные и эффективные инструменты для признания продавцов – это всевозможные рейтинги, дипломы, Доски почета, вручаемые в широком кругу (желательно – высшим руководством). Если компания ведет свой корпоративный портал или какой-то другой вид медиа для сотрудников (закрытая группа в социальных сетях, печатный дайджест, и т. д.), то публикации о высоких результатах лучших продавцов являются прекрасной возможность для реализации такого фактора признания.

2. Возможность карьерного или профессионального роста. Как правило, продавцам в этом смысле приходится достаточно непросто – если такой человек хорошо продает, то компания всеми силами хочет, чтобы он остался именно на этом месте, поскольку там он приносит компании желаемый результат. Тем не менее, менеджеры по продажам очень ценят перспективы профессионального роста своей квалификации – за счет различных тренингов, обучающих программ, посещения специализированных деловых мероприятий за счет компании.

3. Регулярное обучение внутри компании. Отчасти этот фактор повторяет предыдущий, однако все же немного отличается – речь здесь может идти не только об обучении навыкам продаж, но и других полезных навыках (например, изучение иностранных языков). Если же на предприятии имеется свой центр обучения профессиональным навыкам (например – умению вести сложные переговоры, преодолевать возражения и манипулятивные тактики в работе с клиентами), то мотивация продавцов добиваться новых высоких результатов будет расти.

4. Корпоративные мероприятия (традиционные «новогодние» корпоративы и праздники в честь Дня Рождения компании, совместное празднование внутри отдела продаж Дней Рождений и прочих важных событий из жизни его сотрудников). Иногда такие общекомандные мероприятия требуют достаточно больших бюджетов (и могут быть недоступными для небольших компаний), поэтому рекомендуем сосредоточить усилия именно на сплоченности команды отдела продаж.

5. Улучшение рабочих условий сотрудника. Это может быть и покупка новой, более комфортной офисной мебели или современной офисной техники, выделение отдельного кабинета (не удивляйтесь – мы знаем примеры, когда наиболее успешным продавцам предоставляли не только индивидуальный кабинет, но еще и табличку «Директор по продажам» на двери) или даже временного служебного автомобиля.

Самое важное – это чтобы подобные поощрения не включались «автоматически» для каждого сотрудника, вне зависимости от его текущих результатов. Они должны быть именно поощрениями, мотиваторами, и быть доступными только лучшим из лучших – как по индивидуальным, так и по командным результатам. Если, к примеру, ваш отдел продаж существенно перевыполнил плановые показатели по выручке (и обеспечил вашему предприятию рост прибыли), то поощрение в виде туристической экскурсии для всех сотрудников отдела будет очень хорошим мотиватором.

Но как же определить, заслуживает ли менеджер по продажам, его руководитель, или весь отдел продаж поощрения, повышения мотивации, дополнительных премий? Ошибка, которую порой допускают владельцы бизнеса (либо их управляющие) – индивидуальные вознаграждения, основанные не на утвержденной в компании системе, а на личных симпатиях или представлении о том, кто заслужил награды или премии. Такие действий руководства компании не только не будут мотивировать персонал – напротив, будут нести серьезные негативные последствия. Работать с мотивацией сотрудников (особенно, когда речь идет о таких людях, как продавцы) необходимо только системно – и награждать достойных на основании известных самим сотрудникам и утвержденным руководителям переменным составляющим. Ниже мы приводим примерный список тех критериев, по которым стоит вознаграждать менеджеров по продажам – как материально, так и нематериально.

1. Выручка от продаж (персональный результат продавца).

В зависимости от специализации продаж эта выручка может быть детализирована до:

1.1. Выручка от прямых продаж и выручка от партнерских продаж (через непрямые каналы продаж).

1.2. Выручка от активных продаж и выручка от продаж по входящим лидам/обращениям.

1.3. Выручка от продаж в различных регионах или странах.

1.4. Выручка от продаж новым клиентам и выручка от повторных продаж существующим клиентам.

Такая детализация выручки позволяет работодателю назначать различные бонусные модели вознаграждения за разные типы продаж (к примеру, платить более высокие проценты за привлечение новых клиентов, и меньшие – за повторные платежи, или вознаграждать более высокими суммами продавцов, осуществляющих прямые активные продажи, и меньшими – продавцов, которые работают со входящими обращениями или через партнерские каналы продаж).

1.5. Иногда работодатели определяют вознаграждение продавца не только в зависимости от выручки, но и от прибыльности работы всего отдела продаж или индивидуального продавца. В этих случаях из выручки вычитают все расходы, напрямую связанные с продажами (затраты на содержание продавцов, телефонию, командировки продавцов, и т. д.).

2. Выполнение плановых показателей.

2.1. Показатель выполнения плана по выручке/объему продаж.

2.2. Показатель выполнения плана по количеству сделок (заключенных договоров).

2.3. Показатель выполнения плана по привлечению новых клиентов.

2.4. Показатель выполнения плана по повторным или дополнительным продажам.

2.5. Показатель выполнения плана по прибыльности работы отдела продаж (если в управленческой отчетности компании присутствует такой показатель).

3. Выполнение нормативов количественных действий.

3.1. Общее количество телефонных звонков клиентам (показатель может быть детализирован на исходящие и входящие звонки, в зависимости от специфики бизнеса компании).

3.2. Общее количество личных встреч с клиентами (для менеджеров, которые совершают активные продажи и презентации при личных встречах).

3.3. Общее количество или общее время обслуженных клиентских сессий в цифровых каналах коммуникаций (например – в чате на сайте).

3.4. Общее количество подготовленных и отправленных клиентам коммерческих предложений.

3.5. Общее количество входящих лидов (вне зависимости от канала коммуникации), с которыми менеджер проводил работу в течение отчетного периода (можно детализировать на успешные и дисквалифицированные лиды).

4. Выполнение нормативов качественных действий.

4.1. Конверсия (процентное отношение) на различных этапах воронки продаж. Применяется в основном в простых(транзакционных) продажах – к примеру, если менеджер по продажам получил за месяц 100 входящих запросов на покупку, а закрыл всего 20 сделок, конверсия составит 20 процентов. Этот показатель позволяет оценить качество работы продавца с клиентами.

4.2. Retention rate и Churn rate – показатели удержания и оттока клиентов, применяются в основном в регулярных (периодических) продажах. Определяются также как процентный показатель (например, Retention rate в случае, если у предприятия ожидается 100 оплат от постоянных клиентов в отчетном периоде, а оплатили только 80, составит 80 процентов – а Churn rate будет составлять 20 процентов.

4.3. Средний чек сделки. Чем выше этот показатель у отдельно взятого менеджера – тем дороже сделки он совершает, либо предоставляет минимальные (в сравнении с другими) скидки. Показатель насчитывается как общая выручка от всех продаж, совершенных менеджером, деленная на общее количество сделок.

4.4. Темпы роста продаж. Относительный показатель, который демонстрирует прогресс (либо его отсутствие) в работе менеджера по продажам по ключевым показателям – в первую очередь, выручке.

Нематериальное поощрение продавцов

Как видите, вы уже можете разработать вашу модель стимулирования продавцов на основе не одного-двух (например, общая выручка и процент выполнения плана), а гораздо большего количества показателей. Однако мы рекомендуем поощрять продавцов не только материальными бонусами, но и системой нематериальных (или – условно нематериальных) поощрений. Для этого приводим вам некоторые возможные варианты поощрения менеджеров отдела продаж:

1. Дипломы «лучшим продавцам» по итогам квартала (трех отчетных месяцев) и года (календарного). Рекомендуется вручать такие дипломы лучшему (или нескольким лучшим, в зависимости от количества специалистов в отделе продаж) по итогам отчетного периода – квартала (три полных месяца) и года (двенадцать полных месяцев).

Оптимальный вариант – вручение дипломов в следующих «номинациях»:

1.1 Лучший продавец по сумме выручки от продаж.

1.2 Лучший продавец по привлечению клиентов (сумма выручки только от продаж новым клиентам).

1.3 Лучший продавец по итогам удержания клиентов (сумма выручки от повторных продаж. либо же процент продлений контрактов, если в компании учитывается такой показатель, как Retention Rate и/или Churn Rate).

1.4 Максимальный «средний чек» – лучший продавец по показателю самых высоких сумм сделок в среднем за отчетный период.

1.5 Самая высокая конверсия – лучший продавец по относительному показателю процента сделок от количества обработанных за отчетный период компаний/лидов (вне зависимости от суммы таких сделок).

1.6 Максимальный рост продаж – лучший продавец по итогам роста выручки от продаж в отчетном периоде в сравнении с предыдущим периодом.

1.7 Самый активный продавец – максимальное количество звонков уникальным клиентам (либо личных встреч) за отчетный период.

2. Поощрение за лучшие практики в работе.

2.1 «Идеальный звонок» – при условии, что компания записывает и анализирует телефонные разговоры с клиентами (например, с помощью Битрикс24CRM), определяются лучшие по эффективности и использованию ключевых тактик продаж звонки.

2.2 «Самая крупная сделка» – определяется и анализируется самая крупная сделка с отдельным клиентов за определенный период, и проводится подробное обсуждение этапов этой сделки с поощрением продавца (диплом или похвала).

2.3 «Лучший дебют» – поощрение для новых сотрудников, которые за отчетный период показали максимальный результат по одному или нескольким kpi, утвержденным в компании.

2.4 «Выше всех ожиданий» – при условии существования в компании индивидуальных или командных планов продаж по утвержденным kpi, рекомендуется проводить поощрение отдельных продавцов или групп продавцов, которые перевыполняют плановые показатели за отчетный период.

3. Рейтинги продавцов.

Рекомендуется вести ежемесячный рейтинг продавцов компании (если их больше, чем один) по нескольким ключевым критериям (kpi, утвержденные в компании). обновляемые каждый рабочий день. Оптимальные показатели для рейтингов:

3.1 Выручка от продаж.

3.2 Количество звонков/личных встреч.

3.3 Процент выполнения индивидуального плана.

Эпилог

Мы хотим, чтобы ваш отдел продаж был современным и успешным.

Очень многие компании из стран СНГ работают сегодня либо без отделов продаж, либо с отделами продаж, построенными наспех. Менеджеры в таких компаниях продают так, как умеют – а умеют они так, как научились «на ходу».

Еще большее количество компаний сегодня управляет процессами продаж «по старинке» – без должной системы планирования, делегирования задач, без продуманной системы мотивации продавцов, без скриптов продаж, без качественного контроля за работой отдела продаж. Таким компаниям часто приходится собирать с продавцов по итогам месяца отчеты о проделанной работе в произвольной форме. Хорошо, если менеджеры ведут хоть какие-то записи о своих переговорах с клиентами – например, в Excel или Google Docs. Иногда нет даже таких отчетов. А если нет отчетов – то нет и понимания, насколько больше (или дороже) могла бы продавать ваша организация. Непонятно, где именно в отделе продаж есть проблемы (менеджеры-то любят говорить, что проблемы есть где угодно – в вашей продукции, в ценах конкурентов или отсутствии активной рекламы, но только не у них). А раз непонятно, где и какие проблемы имеются – то никто не знает, как же их решить.

И просто огромное количество предприятий до сих пор не установили себе системы CRM. Нет, безусловно, на рынке есть уже немалое количество прогрессивных компаний, которые продают современно и эффективно – и в этом им помогает CRM-система. Однако тех, кто до сих пор не понял преимуществ и пользы от CRM (либо боялись сложностей, связанных с внедрением и настройкой таких систем) по-прежнему много.

Нам, разработчикам сервиса Битрикс24, было очень легко убедиться в том, что включение CRM помогает отделам продаж начать продавать на десятки (а порой – и сотни) процентов больше. За несколько лет работы с фирмами из разных стран, стало очевидно, что именно Битрикс24.CRM стала драйвером роста большого количества компаний, которые построили управление своим бизнесом на базе Битрикс24. Причем долго ждать таких изменений не приходится – речь идет об ощутимых результатах роста продаж за два-три месяца.

Этой Книгой о том, как построить отдел продаж на базе Битрикс24.CRM (современного, популярного и очень полезного решения), мы хотим помочь вашей фирме вырастить продажи, сделать их современнее, прозрачнее, более управляемыми и более эффективными. Все, что вам потребуется – это создать отдел продаж, набрать продавцов и руководителя, включить Битрикс CRM24 (подключив основные каналы коммуникации с клиентами), и – начать продавать больше! Для начала такой работы вам потребуется несколько часов времени – но это должно обусловить успех вашего бизнеса на многие годы вперед.

Команда Битрикс24 желает вам и вашему отделу продаж как можно больше новых выигранных сделок и благодарных клиентов!

У вас еще нет Битрикс24? Создайте бесплатно на www.bitrix24.ru

© 2017, «1С-Битрикс.