Текст книги "Методология. От дебютной идеи до бизнес-практики"

1.3. Концептуализация знаний и генерация функциональных потоков структуры бизнеса (рис. 1.4)

В описываемом подходе основными элементами являются информационные массивы, по своей сути это структурированные знания и опыт основателей бизнеса. Они представляют собой постоянные сведения, заданные в определенной форме (алгоритмы, графики, диаграммы, таблицы и прочее) логически завершенных процессов/действий. Это могут быть и процедуры, включающие совокупность элементарных операций (сценарии, методы, принципы, подходы и т. п.), и/или элементарные операции, выполнение которых обеспечивает реализацию определенной операции бизнес-модели, математического, вероятностного или априорно задаваемого соотношения, элемента алгоритма, формирования текстовой, табличной или графической информации и прочее.

Процесс подготовки ЗСБ является наиболее ответственным и рискованным этапом построения бизнеса и, соответственно, требует тщательной проработки. Комплексная оценка ЗСБ базируется на концептуализации (структурировании) знаний и опыта основателей бизнеса (привлеченных специалистов) и, как правило, осуществляется с учетом выбранных критериев оценки.

В основу процессов закладываются базовые варианты формирования решений с учетом имеющейся априорнои, экспериментально получаемой и теоретически вычисляемой информации (рис. 1.4).

Сами процессы ЗСБ, как это показано на рис. 1.4, также могут быть определены:

– априорно;

– теоретически, на основании соответствующих методов, принципов и технологий реализации процессов;

– экспериментально, в результате идентификации процесса, т. е. процедуры получения информационного описания процесса путем обобщения и систематизации сведений о совокупности логически завершенных действий, обеспечивающих переход от исходного состояния к результирующему состоянию. Эта информация также базируется на знаниях и опыте специалистов, как правило, основателей бизнеса.

С другой стороны, жизненный цикл ЗСБ (организация, управление и координация, рис. 1.1), в свою очередь, может быть обобщенно представлен функциональными потоками, генерирующими:

– финансы, что предполагает наличие начального капитала, инвестиций и эффективную циркуляцию финансовых ресурсов, отражающих материальные, информационные и кадровый потоки с учетом бизнес-процессов и, в частности, ЗСБ;

– продукт (товары/услуги), что предполагает полный жизненный цикл от создания продукта вплоть до его поставки и сопровождения с учетом заданных показателей продукта, направленных на удовлетворение рыночного спроса в определенном сегменте;

– документооборот, что отражает юридическое оформление бизнеса, движения финансовых и информационных потоков, жизненного цикла продуктов, средств производства, кадров и производственных отношений;

Рис. 1.4. Концептуализация знаний и опыта, генерация потоков при ЗСБ

– информационные потоки, представляющие собой отображение событий и сообщений, направленных на легальность организации, наблюдаемости, плановости управления и контроля исполнения бизнес-процессов;

– кадровые потоки, включающие кадровые ресурсы как основателей-управленцев ЗСБ, так и ресурсы наемных сотрудников (собственных и привлеченных извне), обеспечивающие своими креативным подходами и разработками, знаниями, опытом, навыками, взаимодействием и ответственным исполнением эффективность бизнес-процессов, что особенно важно на начальных стадиях ЗСБ.

Таким образом, процессы ЗСБ предполагают, с одной стороны, концептуализацию знаний и опыта специалистов (как правило, основателей бизнеса), а с другой – генерацию функциональных потоков вновь создаваемого бизнеса (рис. 1.4).

Комплексное рассмотрение, изучение генерации перечисленных потоков для конкретного процесса ЗСБ позволяет сформировать ИМ, отражающие генерируемые потоки. На основе подобных ИМ определяются структурно-функциональные схемы работы бизнеса. Это, в свою очередь, позволяет перейти к следующему этапу– иерархическому построению ИМ подготовки ЗСБ.

1.4. Принципы и подходы построения структур ИМ при ЗСБ (рис 1.5) с учетом эффективности контроля и координации бизнеса (рис. 1.6)

Построение ИМ ЗСБ с точки зрения принципов и подходов иллюстрируется рис. 1.5. Построение ИМ ЗСБ основывается на принципах системного и блочноиерархического подходов, стандартизации и технологичности, унификации и эффективного построения с учетом дальнейшего развития бизнеса.

Рис. 1.5. Принципы и подходы при построении ИМ ЗСБ

Системный подход предполагает функциональную полноту, согласованность и детальный охват всех операций, процедур, этапов организации, управления и координации ЗСБ и их соответствия ИМ.

Блочно-иерархический подход предполагает использование принципов:

– структурного построения, что означает соответствие структур ЗСБ и ИМ процессов запуска;

– модульности и модифицируемости структуры, что предполагает ее «открытость», возможности развития и адаптации, «наращиваемости», совершенствования и дальнейшего расширения бизнеса;

– нисходящую разработку на уровне структурного, функционального, технического и технологического построения бизнеса.

Стандартизация в данном случае предполагает унификацию, типизацию и технологичность процессов, подобие и преемственность при переходе к моделированию процессов подготовки ЗСБ; применение единых методик разработок/проектирования, соответствующих операций, процедур/действий, стадий и этапов.

Унификация и развитие предполагают возможность использования стандартных унифицированных информационных средств и средств производства, обеспечивающих возможность согласованного взаимодействия как внутри структуры, так и со сторонними организациями, а также безболезненную адаптацию при развитии.

Для эффективного контроля, обеспечения стабильности и координации бизнеса вводятся показатели наблюдаемости и управляемости бизнес-процессов, контролепригодности структур бизнеса и самого бизнеса в целом.

Иллюстрация контроля стабильности за счет обеспечения контролепригодности бизнеса, его координации с учетом уровней наблюдаемости и управляемости представлена на рис. 1.6. Определим перечисленные понятия.

Полная наблюдаемость ЗСБ предполагает возможность получения совокупности всех параметров (включая параметры взаимодействия со смежными организациями), полностью определяющих информацию о его состоянии и происходящих в его структурах процессах. Возможность получения такого объема информации зависит, как правило, от уровня детализации (декомпозиции) процессов, представляемых ИМ, а также способности получения/расчета параметров и способности их обработать для принятия решений.

Рис. 1.6. Контроль и координация эффективности бизнеса за счет обеспечения контролепригодности с учетом уровня наблюдаемости и управляемости

Однако на практике зачастую приходится сталкиваться с проблемой получения полной и достоверной информации и довольствоваться неполной наблюдаемостью процессов.

В частности, не всегда удается получить необходимый объем информации от внешних партнеров. Как правило, сторонние организации-партнеры сознательно не предоставляют интересующий объем информации, ссылаясь на то, что для вас какая-то часть информации является коммерческой тайной. Например, это может касаться внутренних документов ритейла, отражающих объемы ваших продаж относительно конкурентов в вашем сегменте: продаж по наименованиям, в количестве единиц продукции, в денежном выражении, в маржинальности позиций, динамике изменения роста продаж и прочее. Но к получению максимума эффективной информации необходимо стремиться.

Уровень полной/неполной наблюдаемости играет важную роль, как уже отмечалось, при принятии решений, координации и в управлении с помощью обратных связей.

Полная управляемость ЗСБ предполагает возможность воздействия для однозначного перехода из одного состояния в определенное другое состояние (это касается как структурных подразделений, так и функциональных потоков, финансовых параметров и прочего). Естественно, что полная управляемость достижима только при полной наблюдаемости процессов. При неполной наблюдаемости возможно обеспечить неполную управляемость, которая определяется вероятностной характеристикой перехода из одного состояния в желаемое. Как видим, управляемость процессов ЗСБ, способность воздействовать и влиять является важнейшей характеристикой, которую следует учитывать при формировании ИМ.

Помимо уровня наблюдаемости, на уровень управляемости существенное влияние могут оказывать внешние факторы. Например, такие, как действия конкурентов, внезапно возникшие обстоятельства, влияющие на «моду» на продукт, и многое другое, что невозможно прогнозировать и учитывать при планировании управления.

Уровни наблюдаемости и управляемости позволяют, в свою очередь, разработать и определить эффективность организации, управления и координации процессов ЗСБ, обеспечить контролепригодность процессов.

Контролепригодность ЗСБ предполагает мониторинг основных параметров, приближение либо несоответствие которых граничным показателям чревато «аварийному» состоянию процесса. Например, процесс непрерывности поставок продукции заданного качества и в планируемых объемах, процесс контроля себестоимости продукции, процесс контроля эффективности рекламной кампании.

Контролепригодность системы предполагает наличие способов оценки и поиска проблемных ситуаций и принятия решений по их предотвращению. По сути, контролепригодность обеспечивает индикативность проблем и жизнестойкость бизнеса.

Для наглядности проиллюстрируем приведенные признаки наблюдаемости, управляемости и контроле-пригодности бизнес-процессов ЗСБ на примере, допустим, производства товаров народного потребления и их оптовой торговли.

В качестве примера рассмотрим инвестиционнофинансовую составляющую, чтобы понять, как это может работать на практике.

Условие наблюдаемости финансовой составляющей, как правило, должно включать суммы:

– инвестиций в виде материальных и финансовых вливаний;

– кредитов и долговых обязательств перед учредителями и сторонними финансовыми учреждениями;

– наличия денежных средств на счетах предприятия;

– денег «в пути», ожидаемых и списанных со счетов как самого предприятия, так и его контрагентов;

– себестоимости сырья и расходных материалов на складе и в производстве;

– себестоимости готовой продукции на производстве и на складах готовой продукции;

– задолженности поставщикам сырья и расходных материалов, товаров и услуг;

– дебиторской задолженности поставщиков товаров и услуг (например, предоплаты);

– дебиторской задолженности дистрибьюторов и продавцов;

– основных и малоценных средств предприятия;

– учтенных убытков и прочее.

Условие управляемости подразумевает возможность оптимизации расходов, перераспределение и/ или привлечение новых средств для обеспечения показателей:

– снижения себестоимости готовой продукции;

– запасов/объемов сырья и расходных материалов на складах; своевременного обновления заказов на их пополнение с целью обеспечения бесперебойного выпуска продукции;

– дебиторской задолженности с учетом оговоренных договорами поставок сроков и условий;

– своевременной оплаты задолженности за поставляемые предприятию товары и услуги;

– приобретения основных средств, включая средства производства и малоценку;

– финансовой эффективности бизнеса, включающих объемы продаж, доходность, прибыльность, динамику роста продаж, представленность и долю рынка, занимаемую продуктом, перспективы его роста, сроки выхода на результативную безубыточную работу и на самоокупаемость.

Условие контролепригодности в данном случае предполагает работу в рамках заданных финансовых, людских и временных ресурсов, раннюю диагностику проблем и их локализацию с целью предотвращения «аварийных» ситуаций.

Например, происходит заметное увеличение дебиторской задолженности и, соответственно, потребность увеличения объемов выпуска продукции. Это, в свою очередь, предполагает увеличение складских остатков. Необходимо понять причину такой активности, что это – сезонный рост, это тренд рынка или потребность именно вашего продукта; насколько равномерно происходит рост относительно регионов, относительно единичных покупателей, мелких и крупных сетей и прочие особенности роста поставок и задолженности. Далее необходимо выделить наиболее индикативных по заданным параметрам покупателей и выяснить обстоятельства (предпосылки) роста, динамику платежей за продукцию и прочее.

Как это ни печально, банальной причиной «роста» заказов на вашу продукцию может быть плохое финансовое состояние покупателя и его желание увеличить задолженность, а в случае банкротства – отказ оплаты по обязательствам.

Возможны и другие проблемные ситуации, например, с поставщиками: непоставки и/или несвоевременные поставки, срыв сроков поставок, пересортица, отсутствие запасов сырья, расходных материалов и комплектующих, необходимых для выполнения заказов, и многое другое.

Подобные ситуации особенно часто случаются на ранних стадиях становления бизнеса, что очень болезненно сказывается на состоянии процессов ЗСБ. Например, нарушаются объемы и сроки поставок, возникают репутационные риски.

Обеспечение наблюдаемости, управляемости и контролепригодности уже на ранних стадиях позволят существенно снизить риски возникновения проблем и, соответственно, убытков и потерь. Одновременно хотелось бы отметить, что маловероятно, что на начальных стадиях ЗСБ можно предусмотреть все нюансы и полностью избежать ошибок и связанных с ними убытков, но наличие рассматриваемого подхода позволит существенно минимизировать их.

Рекомендуется не начинать практическую деятельность без обеспечения наблюдаемости, управляемости и контролепригодности вновь создаваемого бизнеса.

1.5. Уровни, стадии и этапы, иерархия процессов подготовки ЗСБ, представленная в виде ИМ (рис. 1.7, рис. 1.8, рис. 1.9, рис. 1.10)

ЗСБ, по сути, представляет собой многофакторную систему управления с обратной связью. Соответственно, при ЗСБ целесообразно воспользоваться методологией разработки подобных систем, как это принято в инженерной практике, например, для авиационных систем. При этом логику процессов разработок представим в виде моделей.

По характеру свойств это приводит к появлению совокупности уровней моделирования, отражающих уровни подготовки ЗСБ (рис. 1.7).

К наиболее крупным уровням моделирования (подготовки ЗСБ) можно отнести:

– структурно-параметрическое моделирование, предполагающее отражение разработок/подготовки основных структур и параметров ЗСБ. Структурно-параметрическое моделирование сводится к генерации и анализу различных вариантов решения бизнес-задач, включая выбор базового варианта структуры. Этот уровень является наиболее творческим и ответственным, так как на нем принимаются глобальные решения по подготовке структуры бизнеса;

– функциональное моделирование, связанное с реализацией результатов структурно-параметрического моделирования. Функциональное моделирование предполагает отображение основных принципов функционирования, физических и информационных процессов, сводится к расчету параметров, характеристик, режимов работы бизнеса, формированию элементов/компонентов ИМ ЗСБ, выбору параметров контроля, их оптимизации, моделированию показателей качества функционирования. На этом этапе определяется готовность подразделений структуры ко взаимодействию при выполнении задач;

Рис. 1.7. Уровни формирования и подготовки процессов ЗСБ: моделирования, проектирования, разработки, подбора

– техническое моделирование, которое предполагает выбор и изучение совместимости основных средств, устройств, оборудования, обеспечение их совместного функционирования на базе моделей предыдущих уровней; на этом уровне осуществляется также определение габаритов, геометрических форм, конструкций, их взаимное расположение в пространстве. На этапе технического моделирования определяется подготовленность бизнеса к непрерывной и бесперебойной работе;

– технологическое моделирование, относящееся к реализации результатов технического моделирования, оно предполагает описание стандартов, методов, способов и средств реализации ЗСБ, технологии контроля процессов и их отдельных процедур, направленных на выпуск продукции и получение финансовых результатов; образно выражаясь, на этом уровне «оживают» жизненные циклы, описываемые с помощью моделей. На этапе технологического моделирования определяется готовность коллектива к четкому выполнению должностных инструкций.

В отличие от подходов и принципов, которые дают общее представление о процессе моделирования, выделение уровней предполагает применение методов и принципов, конкретизирующих методологию моделирования, т. е. описывающих характер и свойства ЗСБ.

При реализации процесса моделирования ЗСБ выделяются также составные части, регламентируемые стадиями и этапами разработки.

Согласно принятым подходам к подобию структур, ИМ также отражают процессы разработки/проектирования, выбора средств реализации ЗСБ и распределены как по группам подготовки (разработки), так и во времени. С этой точки зрения моделирование процессов ЗСБ может быть представлено в виде стадий, этапов, проектных процедур и операций.

Поскольку стадии разработки/проектирования основных средств и/или компонентов бизнеса регламентируются стандартами (например, ГОСТами ЕСКД и ЕСПД), процесс проектирования может быть представлен следующими стадиями: предпроектными исследованиями, техническим заданием и техническим предложением, эскизными, техническими, рабочими проектами, испытаниями и внедрениями.

На рис. 1.8 пунктиром показана возможность объединения стадий и/или возможность перехода через стадии; некоторые стадии являются основными и обязательными. Например, стадия разработки технического задания является обязательной. Некоторые предполагают альтернативу, например, технический или рабочий проекты.

Под этапом проектирования понимается логически завершенная часть процесса проектирования, выполняемая на определенном уровне разработки/проектирования. Например, проектирование может включать следующие этапы: генерацию вариантов, формирование исходных данных и ограничений, расчетных моделей, критериев оценки проекта и проектных решений, оптимизацию, анализ вариантов, выбор варианта, включая выпуск сопутствующей документации. Пример последовательности этапов разработки/проектирования основных средств приведен на рис. 1.9.

Рис. 1.8. Стадии разработки, проектирования, подбора основных средств при подготовке ЗСБ

В свою очередь, этап разработки/проектирования включает совокупность проектных процедур – это части этапа, в результате выполнения которых получается проектное решение.

Проектные процедуры, в свою очередь, включают проектные операции.

Таким образом, стадии, этапы, процедуры и операции позволяют представить структуру процесса моделирования ЗСБ в виде последовательности действий профессионалов-основателей, взаимосвязанных во времени. Подобная декомпозиция процесса позволяет, во-первых, структурировать процесс и рассматривать его в виде отдельных задач, доступных для самостоятельного решения в рамках подготовки ЗСБ. Во-вторых, подобная декомпозиция позволяет привлечь к решению задач различные группы, работающие параллельно и самостоятельно.

Рис. 1.9. Этапы разработки/проектирования основных средств при подготовке ЗСБ

Соответственно, иерархия построения ИМ ЗСБ должна отражать генерируемые бизнес-потоки с учетом внутренних и внешних связей, позволяющих реализовать, т. е. синтезировать, заданный бизнес-процесс. Внутренние связи подразумевают взаимную согласованность и совместное функционирование отдельных элементов ИМ.

Исходя из этого, методика построения ИМ ЗСБ может быть представлена в виде последовательности следующих действий, представленных на рис. 1.10:

– идентификации процессов, что предполагает определение структурно-функциональной схемы процессов генерации потоков и входов/ выходов процессов, а также их отдельных этапов. Идентификация процессов отображает совокупную последовательность функций, учитывающих специфику рассматриваемого бизнеса, при помощи которых входы процессов можно преобразовать в его выходы;

– концептуализации процессов, что предполагает систематизацию и структурирование знаний и имеющегося опыта профессионалов-основате-лей, специалистов в области генерации потоков и контроля их прохождения;

– декомпозиции процессов, что предполагает определение совокупности компонентов (элементов, блоков, участков, функций и т. п.), доступных для самостоятельного решения, при помощи которых можно преобразовать входы в выходы. Декомпозиция осуществляется с учетом разбиения предварительного («ручного», неавтоматизированного) процесса генерации потоков при ЗСБ;

Рис. 1.10. Иерархия построения моделей при подготовке ЗСБ

– формализации процессов, что предполагает выделение операций (процедур, этапов, шагов). Формализация процессов подразумевает формирование обобщенной схемы ЗСБ и ее контроля, выделение функций, возлагаемых на персонал (т. е. выполняемых сотрудниками «вручную»), выполняемых автоматизированно и автоматически (без участия персонала);

– алгоритмизации процессов, что предполагает определение требуемых технических средств, оборудования, способов, методов, принципов, математических моделей и алгоритмов, баз данных и других средств физической реализации отдельных операций с учетом их взаимосвязи. Алгоритмизация процессов подразумевает формирование алгоритмов – блок-схем (участков) функционирования бизнеса, в том числе организации, управления, контроля, развития;

– автоматизации синтеза и реализации процесса, что предполагает гибкость синтеза бизнес-процессов с учетом генерации функциональных потоков автоматизированного перенастраиваемого процесса, учитывающего внешние, входные/выходные воздействия, обучение персонала, подготовку и наладку средств производства и установление производственных отношений. Автоматизация процесса подразумевает контролепригодность структуры с целью заблаговременной индикации проблемных ситуаций.

Обеспечение показателей эффективности разработки и построения систем ЗСБ обеспечивается наблюдаемостью и управляемостью бизнес-процессов, а также за счет контролепригодности системы в целом с учетом уровней детализации процессов.