Текст книги "Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой"

Деймон Захариадис
Дел до ж*пы.
Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

© 2016 by Damon Zahariades

All rights reserved. The Art of Productivity and DZ Publications is not affiliated with Bombora Publishers/EKSMO Publishing House or responsible for the quality of this translated work. Translation arrangement managed RussoRights, LLC on behalf of the Art of Productivity and DZ Publications.

©Валяев В., перевод на русский язык, 2024

©Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2025

Предисловие

Список дел – один из простейших способов управления задачами. И все же, несмотря на простоту, он остается неподвластным миллионам людей. Они просто не знают, как эффективно использовать этот инструмент. Вполне вероятно, вы купили эту книгу по той же причине. Давайте разбираться.

Во-первых, отсутствие навыка – не ваша вина. В школе этому не учат, а профессиональную подготовку по составлению эффективных списков проходят не все. Людям просто не приходит в голову, что этому можно и нужно учиться. Поэтому к моменту выхода на свою первую работу большинство людей уже привыкают использовать неэффективный подход к планированию дел.

Во-вторых, вы, не имея должной подготовки, вероятно, используете метод управления задачами, который только мешает вам их действительно выполнять. Я называю этот феномен «парадоксом продуктивности», и мы еще поговорим о нем подробно.

В результате получается просто кошмар.

Без рабочей стратегии распределения задач мы теряем контроль над повседневной жизнью. Уровень стресса пробивает потолок, увеличиваясь из-за неумолимо надвигающихся дедлайнов.

И это одновременно с бесконечным потоком мелочей, которые так и норовят свалиться на голову и требуют нашего срочного внимания. Мы чувствуем, что не справляемся абсолютно ни с чем. А списки дел все разрастаются, выходя за пределы разумного – туда, где уж точно не стоит ждать выполнения хоть чего-нибудь. Так живут миллионы людей!

Именно поэтому я и написал это руководство.

Я расскажу, как распределять задачи и создавать списки дел, которые помогут вам выполнять важную работу. Обещаю: стоит только обрести этот навык, как большая часть вашего стресса просто испарится.

Это короткая книга, призванная помочь вам начать действовать как можно быстрее. Это очень важно. Ведь вы наверняка читаете эту книгу, потому что чувствуете себя погребенными под кучей дел, проектов и обязанностей. Я покажу основные принципы системы, которая поможет вам встать у руля в работе и всегда быть на шаг впереди.

Руководство создавалось не для того, чтобы вы его пролистали и отправили пылиться на полку. Оно предназначено для мгновенного применения на практике.

Информация написана и организована таким образом, чтобы ее можно было изучать быстро. Если хотите, можете читать только те разделы, которые, по вашему мнению, наиболее важны.

Применяйте прочитанное на практике так, как вам будет угодно.

Не существует единой идеальной системы управления задачами, подходящей абсолютно каждому. Напротив, моя цель – помочь вам найти подход, который наилучшим образом впишется в ваш индивидуальный рабочий процесс.

В книге мы рассмотрим несколько актуальных систем планирования. Каждая из них обладает и полезными качествами, и существенными недочетами. О них обязательно поговорим. А затем я научу вас составлять эффективные списки дел, покажу процесс от начала и до конца.

На последних страницах мы поговорим о том, как отладить ваш новообретенный механизм, чтобы он приносил пользу изо дня в день. Я советую перенять только те методики, которые полезны для вас, – от остальных можете спокойно отказаться.

Как я уже не раз говорил в своих предыдущих книгах, вы – капитан своего корабля. Я лишь даю вам путевую карту и толковые советы. А куда плыть – решаете вы сами.

И последнее: пусть вас не пугает оглавление этой книги. Я распределил все знания так, чтобы вы могли легко найти разделы, которые окажут наибольшее влияние на вашу жизнь. Так что, если вам не хочется читать все подряд, сначала откройте главы, которые вас заинтересовали. Остальные можно отложить на потом.

Впрочем, если вы чувствуете, что совсем не справляетесь с планированием, – советую читать книгу от корки до корки. По мере прочтения станет понятно, что не так с вашим текущим подходом. Вы осознаете, что следует изменить, чтобы впредь укладываться в сроки, снизить уровень стресса и просто жить в удовольствие.

К концу книги вы научитесь создавать списки дел, которые будут не просто наборами пунктов в столбик. Они будут помогать вам управляться с задачами. И, что еще важнее, позволят сфокусироваться на главном. А это, в свою очередь, даст возможность сменить привычную борьбу с хроническим стрессом и чувством вины на удовольствие от расслабленной, ничем не обремененной рабочей недели.

Вы познакомитесь с системой, которая перевернет ваш подход к делам не только на работе, но и в быту.

Готовы? Давайте приступим!

Чего вы хотите добиться с помощью списков дел?

Что вам даст грамотная тактика составления списков дел?

Во-первых, возможность контролировать свой рабочий день. Вы всегда будете знать, на чем нужно сосредоточиться, а какие задачи можно отложить на потом. Выстроенная система управления делами избавит от хаоса в рабочее время.

Во-вторых, вы сможете выполнять работу в срок. Грамотно составленный список дел выявит приоритеты дня на основе их важности и срочности. Вы будете понимать, чему стоит уделить свое внимание и время в конкретный момент.

В-третьих, ваш список дел позаботится о том, чтобы всему было свое время. Вы будете выполнять неотложные задачи в первую очередь и переключаться на менее приоритетные по мере освобождения. Вместо чувства, что ничего не успеваете, придет ощущение, что вы всегда на шаг впереди дедлайна.

В-четвертых, вы убережете себя от необходимости тратить драгоценное время на попытки разгрести кучу неотложных мелочей. Помните: ваш список задач подскажет, над чем нужно работать, исходя из срочности каждого пункта. Вы научитесь опираться на него в вопросах распределения времени. Качественный список дел не позволит вам срываться на ситуации, которые только кажутся экстренными. Напротив, вы будете оценивать каждую ситуацию объективно в зависимости от текущей нагрузки и принимать взвешенные решения о том, на что стоит потратить и без того ограниченное время.

Стоит отметить, что в большинстве случаев «кризисные ситуации» такими не являются. Они лишь кажутся экстренными из-за нашей эмоциональной реакции.

Думаю, вам это знакомо. Список дел убирает эмоциональную составляющую, позволяя принимать правильные решения, способствующие продуктивности.

Кстати, раз уж мы о ней заговорили. Вот еще одно преимущество: грамотный список поможет сделать больше дел за меньшее количество времени. Вы будете заниматься чем-то действительно необходимым. В конце концов, продуктивность заключается не в том, чтобы закрывать длиннющие списки дел, и не в том, чтобы быть вечно занятым. Суть продуктивности в умении концентрироваться на действительно важных занятиях, которые помогают достичь поставленных целей.

В-пятых, со списком дел вы будете испытывать меньше стресса. Работа всегда будет выполнена в срок, поэтому неприятное чувство давления – то самое, что всегда сопровождает закрытие дедлайнов и убивает креативность, – обойдет вас стороной. Вас не будут отвлекать так называемые экстренные ситуации. Вы сфокусируетесь на высокоприоритетных задачах, и ваше время будет распределено максимально эффективно.

В-шестых, правильно составленный список дел улучшит вашу концентрацию.

В вопросах продуктивности способность концентрироваться – ваш главный козырь.

Как я уже говорил, список покажет, на что нужно обратить внимание в первую очередь. Вы будете знать, какие задачи приоритетны и, соответственно, достойны вашего времени и сил. Концентрация даст вам возможность выполнять действительно важную работу вместо того, чтобы тратить время на маловажные задачи или имитацию бурной деятельности.

И, наконец, хороший список дел избавит вас от разочарования и чувства вины, которые вы испытываете, когда отстаете от сроков выполнения проектов. Он привнесет в ваш рабочий процесс эффективность и осмысленность. Вы сосредоточитесь на тех пунктах, которые действительно ведут вас к целям, и в конце каждого дня будете засыпать с искренним чувством выполненного долга.

В следующем разделе этой книги мы поговорим о том, почему ваши текущие списки только мешают выполнению задач. Я называю это Парадоксом Продуктивности.

Парадокс продуктивности: как списки дел мешают вашему успеху

Взгляните на статистику, любезно предоставленную разработчиком приложения для продуктивности iDoneThis.

• 41 % пунктов из списков дел остаются невыполненными;

• 50 % завершенных пунктов были выполнены в течение дня;

• 18 % завершенных пунктов выполняются в течение часа;

• 10 % завершенных пунктов выполняются в течение минуты.

О чем говорят эти цифры? Во-первых, они показывают неэффективность большинства списков дел. А если конкретнее, то неэффективными являются системы управления задачами, которые отвечают за составление этих самых списков. Как ни крути, более 40 % задач так и остаются невыполненными. Можно подумать, что пункты переносятся на следующий день, откладываются на неопределенный срок или вообще отменяются. Все это – явные признаки неэффективной системы управления задачами.

Во-вторых, множество пунктов выполняются моментально, некоторые даже в первую минуту. Можно предположить, что люди не указывают в своих списках количество времени, которое потребуется на выполнение отдельных задач. Также мы можем наблюдать тенденцию браться в первую очередь за наиболее легкие для выполнения задачи. Проблема такого подхода в отсутствии приоритетов у задач.

Можно вычеркнуть из списка огромное количество пунктов, но это вовсе не будет означать, что выполнены те самые пункты – действительно важные дела.

В результате – ложное чувство удовлетворения.

В-третьих, большинство списков дел слишком длинные. Они буквально трещат по швам – а наша голова трещит от осознания, что мы никогда в жизни не угонимся за растущим числом пунктов нашего списка. Приходится переносить что-то на будущее или полностью отказываться от некоторых задач.

Статистика показывает, что многим из нас не удается даже приблизиться к выполнению абсолютно всех записанных дел. Согласно данным от iDoneThis, 41 % пунктов так и останутся привычно невыполненными. Эта проблема куда масштабнее, чем кажется. По результатам анкетирования от LinkedIn, почти 90 % профессиональных работников признались, что не справляются со своими списками задач на регулярной основе.

В-четвертых, приведенные выше данные говорят о том, что множество людей подходят к вопросу таск-менеджмента без должного понимания своего расписания и занятости. Опять же, вдумайтесь: 41 % задач остаются невыполненными. Это пугающе большая цифра в контексте нашей продуктивности.

Вот, собственно, и Парадокс Продуктивности как он есть.

Мы создаем списки дел, чтобы они помогали нам с организацией задач, распределением времени и достижением целей. Но из-за того что полагаемся на изначально плохо продуманные системы организации, в результате порождаем списки, которые только обесценивают наши усилия.

Таким образом, мы теряем продуктивность. Вместо того чтобы сделать больше, мы остаемся у разбитого корыта.

В следующем разделе мы внимательно рассмотрим вашу текущую систему списков дел. С большой долей вероятности могу предположить, что ваши списки стопорят ваш успех – если вы, конечно, не проходили профессиональную подготовку по таск-менеджменту.

Почему вы не завершаете списки дел

Видеале все пункты на странице вашего ежедневника должны быть зачеркнуты в конце дня. Если у вас не так, рекомендую с особым вниманием прочитать этот раздел.

Я перечислю восемь самых распространенных причин, по которым люди не завершают свои списки. Любая из них может снизить продуктивность и помешать вам делать все вовремя.

Причина #1: вы не понимаете предназначения списков дел

Зачем вы составляете списки дел? Большинство людей ответит: «Чтобы делать дела». Казалось бы, все очевидно. Однако смысл грамотно составленного списка вовсе не в этом.

Его основное предназначение – помочь вам организовывать задачи и проекты, подмечая при этом наиболее важные. Со списком у вас есть возможность полностью освободить голову от мелочей, имеющих свойство ускользать от внимания. Записывая их, вы собираете все в одном месте и можете взглянуть на главные задачи дня с высоты птичьего полета.

Гораздо проще управляться с делами, когда они представлены в виде четкого списка перед глазами, а не беспорядочно витают где-то на просторах серого вещества в вашей голове.

К тому же можно с легкостью организовать задачи в порядке их срочности, а затем распланировать день подходящим образом. Это поможет вам сосредоточиться на самой важной работе.

Большинство людей упускают суть основной функции списка дел. Они уверены, что список – это инструмент, который поможет выполнить каждую задачу, которая, по их мнению, заслуживает внимания. На самом же деле правильно составленный список концентрирует внимание только на важном, уберегая от вероятности отвлечься на что-то менее значимое.

Вы составляете список дел не для того, чтобы выполнить абсолютно все. Это способ, который гарантирует: вы выполняете только самое необходимое.

Почувствуйте разницу. Если неправильно понимать предназначение списков дел, вы будете создавать и использовать их максимально неэффективно. А это, разумеется, будет тормозить вашу продуктивность, вместо того чтобы ее повышать.

Чуть позже я дам четкие инструкции, как составлять списки, чтобы они работали на вас. Конечно, вы сможете модифицировать мою систему под свой рабочий процесс, настроить ее на свой лад. Но вы обнаружите, что фундаментальные принципы – основа качественного списка дел – применимы везде и всюду.

Причина #2: вы пренебрегаете назначением сроков

Список дел без дедлайна – это просто список желаний. Мы склонны бездействовать, когда не устанавливаем четкие ограничения по времени.

Дедлайны полезны не только тем, что нагоняют чувство срочности. Они также помогают нам ранжировать задачи и проекты, основываясь на времени, необходимом для их выполнения. Кроме того, чем ближе дедлайн, тем активнее мы начинаем шевелиться.

Подумайте вот о чем: насколько оперативно вы бы оплачивали кредит, не будь у него определенной даты внесения платежей? Или, допустим, госпошлину на регистрацию автомобиля? Думаю, вы бы отложили эти дела на неопределенный срок.

То же самое происходит, когда люди составляют списки дел, но не назначают четкие сроки выполнения каждой задачи. Нет дедлайна – нет стимула действовать. Нет стимула действовать – дела не делаются. Вот вам и причина, по которой так много списков выходят из-под контроля, становясь все больше и больше с каждым днем. Множество людей подвержены прокрастинации – привычке откладывать важные дела в пользу менее значимых и более легких задач. Даже те, кому посчастливилось от нее избавиться, вынуждены постоянно быть начеку, чтобы не дать прокрастинации снова взять над нами верх.

Дедлайны – злейший враг прокрастинации. Они мотивируют нас браться за дело и выполнять задачи.

А еще помогают оценивать, насколько эффективно наше управление временем. Если мы стабильно делаем важные дела вовремя, значит, все идет как надо.

Дедлайны мотивируют нас решать, на что стоит выделить ограниченные ресурсы внимания и времени – а это важно.

Ведь задач всегда будет больше, чем времени, необходимого для их исполнения. Собственно, дедлайны помогают выбрать между конкурирующими по важности делами в зависимости от целей, которые мы перед собой ставим.

Вспомните закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Так что если вы решили не назначать сроков своим задачам – не удивляйтесь, что они так и остаются висеть в списке невыполненными.

Причина #3: ваши списки чересчур длинные

Ну, вы понимаете, о чем я. О тех самых ежедневных списках дел, которым нет ни конца ни края. Они тянутся, тянутся, тянутся, вмещая десятки позиций.

Такие списки не способствуют продуктивной работе по нескольким причинам.

Во-первых, они рассеивают внимание. В чересчур длинных списках слишком много позиций. Каждая перетягивает фокус на себя, отвлекая от приоритетных задач.

Во-вторых, они нереалистичны. Рано или поздно переполненный список дел становится неуправляемым. Вы физически не сможете сделать все, что написали, потому что пунктов стало слишком много.

В-третьих, такие списки приводят в уныние. Каждый день вы осознаете, что не смогли сделать все запланированное. То и дело сталкиваясь с этой мыслью, вы рано или поздно утратите мотивацию вообще что-то делать.

В-четвертых, поприветствуйте прокрастинацию. Если вы изо дня в день не справляетесь со своими делами, ваш разум начинает думать, что такое положение дел нормально. Со временем у вас не останется ни желания, ни стимула делать что-то своевременно.

Каждый день у вас есть ограниченное количество времени для выполнения своих дел и обязанностей. Значит, стоит умерить амбициозность вашего списка дел, чтобы умещаться в обозначенные рамки. Если у вас в распоряжении всего четыре часа, убедитесь, что сможете выполнить поставленные задачи за этот промежуток времени. В противном случае будьте готовы к тому, что ничего не получится.

Довольно часто люди «разгружают» свои мысли, записывая все, что хотят или должны сделать. Такая мозговая разгрузка, как правило, происходит в одном большом списке. Проблема такого подхода в дальнейшем нежелании категоризировать написанные задачи и распределять их по отдельным спискам на основе контекста, приоритетности и срочности. Пункты так и остаются в огромном списке, который используется как единое напоминание обо всех делах.

Это ужасный подход к управлению задачами. В результате мы получаем невыполнимый список дел, который только увеличивается по мере поступления новых задач.

Причина #4: ваши списки слишком разнообразны

Вышеупомянутые «разгрузочные» списки дел неизменно собирают слишком широкий спектр задач. Пункты, на выполнение которых нужно всего три минуты, стоят рядом с пунктами, на выполнение которых требуется три недели. Высокоприоритетные задачи находятся вплотную с теми, которые вполне можно отложить в долгий ящик. И куда же без задач, относящихся к куче не связанных между собой проектов.

Проще говоря, мы видим набор задач, не связанных между собой. Такой подход имеет неприятные последствия.

В первую очередь вы, столкнувшись с большим количеством дел, скорее всего, будете парализованы бездействием либо машинально займете себя чем-то малополезным, например полезете листать соцсети.

Психолог Барри Шварц окрестил данный феномен «Парадоксом Выбора». Чем больше у нас вариантов, тем меньше мы способны выбрать какой-то из них и тем большую тревогу испытываем в итоге.

Второе последствие слишком разнообразного списка дел – то, что вы тратите больше времени на выполнение задач. Неважно, скованы ли вы нерешительностью или увлечены просмотром соцсетей – вы теряете драгоценное время. А это вредит продуктивности.

И, наконец, неоднородность вашего списка повышает уровень стресса. Вы больше отвлекаетесь, а значит, работаете менее эффективно. Вы не можете выбрать конкретную задачу, а это убивает вашу способность распределять время. Следовательно, остается меньше времени для работы над важными проектами – и это вынуждает вас трудиться в авральном режиме. Чем меньше у вас времени, тем выше вероятность не сдать работу в срок и обзавестись чувством вины, стыда и разочарования.

В результате уровень стресса может взлететь до небес. И, естественно, это уменьшит вашу способность делать работу качественно и своевременно.

К счастью, негативных последствий можно легко избежать, научившись составлять эффективные списки дел. О них вы узнаете чуть позже.

Причина #5: вы предоставляете себе слишком много выбора

Эта проблема тесно связана с тем, что мы обсуждали в предыдущем пункте: излишним разнообразием. Но я считаю, что она заслуживает отдельного упоминания. Это напрямую зависит от того, как наш мозг принимает решения.

Каждое утро мы просыпаемся с ограниченным запасом когнитивных ресурсов. В течение дня этот запас расходуется по мере принятия нами различных решений. Каждое решение уменьшает ресурс, независимо от своей сложности или важности.

Именно поэтому нам так легко делать выбор по утрам. К примеру, вы думаете, чем бы позавтракать: вафлями, яичницей или хлопьями? Разумеется, у вас хватает на это сил – когнитивных ресурсов еще много. Однако под конец дня даже самый простой выбор кажется невыносимым. Пойти в спортзал, посмотреть телевизор или поговорить по душам со своей второй половинкой? Невозможно решить! Вы устали и израсходовали большую часть своего запаса когнитивных ресурсов. В результате вам очень трудно принимать рациональные решения.

Этот феномен очень важно осознать, потому что он может оказать катастрофическое влияние на нашу способность распределять время между соревнующимися друг с другом вариантами деятельности. Мы становимся менее рациональными, хуже концентрируемся и не можем контролировать свою импульсивность. Из-за этого мы выбираем занятия, которые приносят моментальное удовлетворение, а не те, что объективно более полезны, но требуют больших усилий.

К примеру, в конце дня мы – под влиянием усталости от принятия решений – с большей вероятностью уставимся в телевизор, а не пойдем в спортзал. И, скорее всего, наши руки потянутся за пачкой чипсов вместо того, чтобы приготовить салат или пожарить стейк. Мы выберем путь наименьшего сопротивления.

Списки дел с большим количеством позиций только усугубляют проблему.

Они вынуждают вас принимать дополнительные решения о том, какими задачами заняться. А любое решение, как я уже говорил, потребляет когнитивные ресурсы и усиливает усталость от выбора.

Постепенно вы попадаете в ситуацию, известную как «избегание решений». Сталкиваясь с большим количеством опций, вы избегаете выбора в принципе – ведь он требует приличных умственных усилий. Гораздо проще тратить драгоценное время на просмотр электронной почты, пролистывание социальных сетей и чтение новостных заголовков. Что угодно, лишь бы отсрочить необходимость решать, над чем работать.

Результат предсказуем. Ваша продуктивность катится под откос, а задачи, в том числе и важные, так и остаются невыполненными.

Причина #6: вы не присваиваете контекста задачам

Один из самых значимых недостатков большинства списков дел – отсутствие контекста для отдельных задач. Пункты записывают без указания необходимого для их выполнения времени, приоритетности и роли, которую они играют в достижении конкретных целей.

Без таких обозначений трудно разобраться, какие задачи требуют немедленного внимания. Я вам больше скажу: трудно даже понять, стоит ли вообще приступать к конкретной задаче, учитывая ваши текущие обстоятельства.

Разве вы можете с уверенностью браться за работу, если не представляете, как долго будете ее выполнять, насколько она сейчас важна и как поможет в достижении ваших целей? Можете ли вы работать над задачей, не зная, какие ресурсы нужны для ее реализации? Ответ очевиден: конечно, не можете.

Поэтому списки дел, в которых нет контекста для каждой задачи, неэффективны. От них даже больше вреда, чем блага. Они вынуждают вас тратить время на задачи, не подходящие под текущие обстоятельства, вместо того чтобы помогать сфокусироваться на наиболее важных делах.

Давайте представим: ваш список содержит пункт «позвонить бухгалтеру». О чем он говорит? Ни о чем. В нем нет информации о приоритетности задачи. Как срочно вам нужно позвонить бухгалтеру? Прямо сейчас? Или можно отложить звонок на следующую неделю? Отсутствуют сведения о том, долго ли продлится беседа. Несколько минут или целый час? А это напрямую зависит от содержания вопроса, о котором в списке тоже нет ни слова. Вам нужно спросить о возможном списании? Или вы хотите обсудить плюсы и минусы создания фиктивной корпорации? Как говорится, детали решают. Невозможно понять, стоит ли браться за выполнение задачи, не зная ее контекста.

Создавая списки без конкретики, вы загоняете себя в западню вариантов, из которых крайне тяжело выбирать.

И каков результат? Ваш список, предназначение которого быть хранилищем важных дел, превращается в свалку забытого и невыполненного.

Причина #7: вы обозначаете задачи недостаточно четко

Проблема недостаточно четких задач в том, что они слишком масштабны. У них нет явной начальной и конечной точки. Из-за этого мы не можем адекватно оценивать свои успехи.

Предположим, в вашем списке есть пункт «сделать веб-сайт». Как-то слишком размыто, правда? Создание веб-сайта включает несколько шагов, многие из которых не начать, пока не завершены предыдущие. Вам нужно: зарезервировать доменное имя, найти веб-хостинг, создать хостинг-аккаунт, указать серверы имен на серверах хостера, установить Wordpress, установить тему, установить плагины для Wordpress и многое другое.

Иными словами, широко обозначенный пункт «сделать веб-сайт» – это целый проект, состоящий из множества отдельных этапов.

На вашем месте я бы понятия не имел, с чего начать, поскольку не удосужился разбить этот проект на задачи. И что бы я делал? Правильно, прокрастинировал. Моя идея создать сайт осталась бы нереализованной, вызывая усиливающееся с каждым днем чувство тревоги и вины.

Для сравнения, строго обозначенные задачи имеют четкие начальные и конечные точки. Вернемся к примеру с веб-сайтом. Так вы будете точно знать, что подзадачи «зарезервировать доменное имя» и «найти веб-хостинг» – первые в списке. У них общая цель. Когда они выполнены – можно переходить к следующим. Если не разбивать большие проекты на составные части, будет казаться, что вы имеете дело с перечнем простых задач. Из-за недостатка конкретики трудно планировать, когда проект будет завершен.

Представьте автора, который собирается написать новый роман. Пункт «начать писать роман» звучит слишком размыто. В нем много неопределенности. Более эффективным будет пункт «написать черновик первой главы».

Конкретика побуждает к действию и позволяет легко определить, когда пункт будет выполнен.

Представьте студента колледжа, которому нужно подготовиться к экзамену. Пункт «готовиться к экзамену» неточен. А вот «выполнить практические задания на страницах 171–175» более эффективен, поскольку дает студенту четкую задачу для решения.

И, наконец, представьте корпоративного управляющего, который хочет улучшить рабочий процесс в своем отделе. В пункте «повысить продуктивность отдела» отсутствует четкость. «Назначить встречу с руководителями команды, чтобы обсудить планы нового рабочего процесса» звучит гораздо лучше, потому что содержит одну конкретную задачу. И в дальнейшем будет легко понять, выполнена ли она.

Думаю, вы понимаете, о чем я: нечеткость поставленных задач не способствует их выполнению. Из-за своей размытости они так и будут простаивать. Так что если вы регулярно не справляетесь с задачами из своего списка дел – попробуйте дробить их.

Причина #8: ваши задачи не привязаны к конкретным целям

Все, что вы делаете, имеет определенную цель. Например, вы меняете масло в машине, чтобы поддерживать двигатель в рабочем состоянии. Вы вовремя оплачиваете налоги, чтобы избежать штрафов и пеней. Вы заранее бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать его 45 минут.

Цели побуждают нас действовать.

Мы менее склонны тянуть время, когда можем предсказать положительный эффект от выполнения задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем выше вероятность начать что-то делать.

Как ни странно, многие люди забывают об этом при создании списков дел. Они пишут (или печатают) все, что приходит в голову, но не связывают записанные задачи с определенными целями в своей жизни. Как следствие, они посвящают свое ограниченное время работе над пунктами, которые не принесут им никакой пользы.

Давайте представим, что вы ведете блог и вносите в список дел пункт «написать новый пост». Это задача, которую, как вы полагаете, нужно выполнить. Но знаете ли вы, для чего? Планируете ли достичь определенной цели, выполнив эту задачу?

Возможно, вы надеетесь, что ваша новая запись в блоге завирусится в социальных сетях и приведет новых читателей. Или хотите дать Google хороший повод отображать ваш блог выше остальных при поиске? Кто знает, может быть, вы надеетесь заинтересовать инфлюенсеров вашей сферы и обрести полезные связи?

Как бы то ни было, очень важно присваивать цель каждой задаче в списке дел. Вы должны точно знать, зачем выполняете тот или иной пункт. Пренебрегая этим шагом, вы теряете мотивацию делать запланированное.

Если вы уже сталкивались с этой проблемой, не отчаивайтесь. Я ведь обещал показать, как создавать мотивирующие, повышающие вашу эффективность и продуктивность списки задач. И я исполню обещание в следующих разделах книги. Однако, прежде чем мы пойдем дальше, давайте проведем оценку эффективности ваших списков дел.