Текст книги "Революция эффективности: Управляйте своим временем и достигайте результата! Жизнь за 5 минут: Время для обретения вдохновения. Ментальный тренинг для выдающихся достижений: Путь к высоким результатам на примере сккайдайвинга"

Если по итогам долгого и напряженного рабочего дня вы не видите ощутимого результата своих трудов, высока вероятность, что вы прокрастинировали.

Но не волнуйтесь. Мы все периодически этим страдаем. Даже лучшие из нас не застрахованы от прокрастинации.

Прокрастинация похищает большую часть нашего времени. Если мы минимизируем ее влияние, мы значительно повысим свою результативность.

Прочитайте внимательно: вы иногда прокрастинируете, даже не осознавая этого. Как только к вам придет осознание своей прокрастинации и методов ее реализации, вы сможете принять контрмеры, например, отдавать на аутсорсинг дела, которые вам не хочется делать, или перестанете поддаваться на отговорки своего «внутреннего саботажника».

Как распознать прокрастинацию?

Вот несколько способов:

♦ вы избегаете того, что нужно сделать;

♦ вы откладываете дела в надежде, что все разрешится само, каким-то волшебным образом (но так обычно не бывает… чаще всего ситуация только усугубляется);

♦ вы делаете второстепенные дела вместо того, чтобы решать неотложные задачи (независимо от степени важности того или другого).

Да. Вы все правильно поняли. Даже если вы делаете более важное дело вместо того, что нужно сделать именно сейчас, – вы прокрастинируете.

Прокрастинация имеет множество вариаций:

♦ отвлекающие факторы;

♦ отложенные дела;

♦ ожидание подходящего момента для выполнения задачи;

♦ бездействие до последнего момента.

К какому типу относитесь вы? Перфекционист? Медлительный тип? Рассеянный?

Одна из самых распространенных причин прокрастинации – что-то вроде страха: страх неудачи, страх осуждения, а иногда даже боязнь успеха.

Даже когда мы прокрастинируем из-за лени или отсутствия мотивации, реальной причиной может быть не осознаваемый страх.

Иногда прокрастинация возникает из-за усталости.

Оправдания могут быть проявлением прокрастинации

Каждый раз, когда вы слышите от себя что-то из перечисленного, будьте бдительны: вероятно, вы просто прокрастинируете!

♦ «Я устал».

♦ «У меня на это нет времени сейчас».

♦ «Мне нужно сделать перерыв».

♦ «Сейчас мне не хочется этим заниматься, лучше в другой раз».

♦ «Сегодня уже поздно, давай завтра».

Каждый раз, когда я ловлю себя на чем-то подобном, я внимательно анализирую, чем занимаюсь в данный момент. Над какой задачей я работаю и почему мое сознание упорно пытается соскочить с нужной волны?

Я использую эти триггеры, чтобы в любом случае продолжить делать начатое. Вместо того чтобы смотреть бессмысленные видео на YouTube и фотографии котят в Facebook или заниматься уборкой (это полезное занятие, но вместе с тем еще и отличный способ прокрастинировать), я говорю себе: «Если мое сознание пытается прокрастинировать в данный момент, значит, я занимаюсь чем-то действительно важным и поэтому я не должен останавливаться».

Если во время работы у меня возникает острое желание помыть посуду или прибраться в доме, мне ясно что это – прокрастинация, и я спокойно доделываю начатое.

Эх, был бы я такой умный лет 20 назад, когда вместо подготовки к экзаменам я намывал квартиру! По иронии судьбы, позывы к наведению порядка возникали именно во время сессии, в остальное же время беспорядок меня не беспокоил. 2 раза в год моя квартира блестела от чистоты, а экзамены приходилось пересдавать…

Люди, склонные к тому, чтобы отвлекаться, самозабвенно предаются играм, просмотру телевизора, просиживают часы напролет в интернете, пропадают в торговых центрах.

Если вас так и подмывает сыграть в тетрис, вспомните, что вы должны были сделать и проанализируйте, почему этого не случилось. Ниже я привожу ряд распространенных отговорок, связанных с прокрастинацией, а также способы борьбы с ними.

1. «У меня мало времени».

Вы ведь именно поэтому купили мою книгу? Надеюсь, у вас уже появилось немного дополнительного времени. Вы уже начали составлять списки? Когда список дел будет готов, приступайте к работе. Действие – лучшее противоядие от прокрастинации.

2. «У меня слишком много дел».

А у кого их мало? Дел всегда много, и это никогда не закончится, поэтому важно правильно расставить приоритеты. Выполнение каких задач принесет большие плоды?

3. «Не могу решить, с чего начать».

Нерешительность часто возникает на фоне чрезмерного количества доступных вариантов – классическая проблема выбора. Лучше всего начинать с самых сложных задач.

4. «Это требует доработки».

Это одна из самых опасных отговорок! С ней можно прокрастинировать вечно, ведь лучшее – враг хорошего.

Мы обычно не считаем перфекционистов прокрастинаторами, ведь они проактивны и очень деятельны. Но так ли это на самом деле? Если вы не можете дописать книгу, закончить верстку сайта или завершить проект только потому, что они еще недостаточно совершенны и требуют доработок, значит вы прокрастинатор! Вы рискуете впасть в «аналитический паралич». Я следую простому принципу, который гласит: «Лучше сделать хорошо, чем бесконечно стремиться к совершенству».

Внимательно проанализируйте, какова истинная цена дополнительных усилий. Не съедает ли погоня за совершенством время, необходимое для других дел?

Перфекционистам будет полезно перевести время в денежный эквивалент и решить, что выгоднее. Если вы работаете над чем-то 10 часов вместо двух, вы теряете деньги. Особенно когда остальные 8 часов не сильно влияют на результат.

Лучше завершить проект прямо сейчас, а потом уже можно его дорабатывать по ходу дела. Например, так поступают компании-разработчики программного обеспечения.

5. «Сейчас неподходящий момент», «Я жду удобного случая».

Ну что же с вами делать… Если бы мне давали доллар каждый раз, когда я это слышал!

Если ждете правильного момента, чтобы запустить новый бизнес, внедрить новый продукт или организовать выступление, знайте: этот момент никогда не наступит, вы можете прождать вечно!

Не ждите никаких сигналов от вселенной. Вселенная, может быть, все время на что-то вам намекает, вы просто не замечаете этого. Нет никакого «правильного момента», чтобы что-то сделать, или даже так: правильный момент – всегда сейчас.

Ждать подходящего момента, чтобы начать что-то делать, это как сидеть в машине и ждать, когда все светофоры будут гореть зеленым.

Не помню, кто это сказал, но тут все по делу. Обычно прокрастинация выливается в чувство вины, тревожность, самоедство и даже депрессию, сильно бьет по самооценке и лишает человека внутреннего покоя и равновесия. Согласитесь, это слишком высокая цена.

Хуже всего то, что вы проигрываете дважды. Вы не делаете первостепенных вещей, но и не можете насладиться тем, чем заняты вместо работы, потому что фоном всегда звучит чувство вины, а на совести лежит груз не сделанного дела.

Действуйте! Делайте все необходимое и первостепенное, а потом поощряйте себя любым досугом, не отвлекаясь ни на что.

Решение:

♦ будьте честны с собой. Каждый раз, когда склоняетесь к прокрастинации, задавайтесь вопросом «Какой ценой я игнорирую работу?»;

♦ погружайтесь в дело целиком и без раздумий (действие – лучший антидот к прокрастинации);

♦ сосредоточьтесь на результатах работы, которую вы склонны прокрастинировать;

♦ думайте о поощрении;

♦ работайте сообща (наставник, ответственный партнер);

♦ устанавливайте сроки сдачи проектов;

♦ анализируйте свои задачи, разделяйте их и властвуйте над ними;

♦ первым делом беритесь за самые сложные задачи;

♦ сосредоточьтесь на том, что принесет деньги.

II. Продуктивные привычки

Недописанное письмо, разговор с занудным коллегой или клиентом, обсуждение повышения с руководителем – сделайте это сейчас. Пусть это станет вашей привычкой, с ней вы сможете добиваться результата. Я уверен, вы теперь и сами знаете, что лучшее время для завершения какого-либо дела – всегда сейчас.

Сделайте себе одолжение – перестаньте прокра-стинировать. От этого только хуже! Скорее всего, дела, которые вы откладывали день за днем, отчего на душе было беспокойно, можно было сделать за пару часов и снять с себя эмоциональную нагрузку. Сделайте и забудьте.

Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Начните прямо сейчас. Я вам обещаю, что через год вы скажете себе спасибо за то, что начали сегодня.

То же самое касается всего, что можно сделать меньше чем за 5 минут: короткая переписка, звонок маме, мобильному оператору, запись к стоматологу…

Сделайте это прямо сейчас!

Утро начинайте с самых неудобных и сложных дел. Я знаю, как это непросто, но поверьте, остаток дня будет гораздо проще. Потому что, как я уже говорил, груз незавершенных дел будет тащиться за вами все время, доставляя массу неудобств. Лучше сделать это сейчас и забыть.

Днем и в течение прочих периодов с низкой активностью лучше заниматься несложными делами: разбирать входящие письма, наводить порядок на столе, читать, заполнять таблицы, следить за ходом выполнения каких-то задач и т. п.

Нужно развивать в себе чувство срочности и укладываться в срок. Устанавливайте временные рамки на завершение того или иного дела. Если вам хватает самодисциплины, чтобы серьезно придерживаться установленных сроков, – это просто фантастика. Если нет – подумайте о людях, которых вам не хотелось бы подводить.

Коучинг так успешен в том числе и потому, что большинство клиентов не хотят расстраивать своих коучей. Они просто продолжают делать то, что должны, с каждым днем приближаясь к цели.

Вернемся к управлению временем… Кто-то считает, что за сорванные сроки нужно себя наказывать: не смотреть любимый сериал, не выходить из дома. Если вы читали другие мои книги, то знаете, что я далеко не поклонник наказаний.

Почему бы не вознаградить себя за установку сроков выполнения задачи? Например, сходить в кино или посмотреть эпизод любимого сериала… Перспективы остаются почти те же, но выглядит все гораздо привлекательнее. Два принципиально разных подхода, направленные на достижение одного и того же результата. Выбирайте, что вам ближе!

Последний день перед отпуском

У вас было такое, чтобы в последний день перед отпуском вы внезапно завершали все дела? Как думаете, почему? Да все просто: нужно было все доделать. В одночасье вы доделываете то, что не могли завершить недели напролет. В этот момент вам приходится принимать серьезные решения, и прокрастинация – непозволительная роскошь.

Может, каждый день нужно проводить так, будто завтра – в отпуск?

Закон Паркинсона

Один из законов Паркинсона гласит, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть сколько бы у вас не было времени на проект, оно вам понадобится целиком.

Именно поэтому вы завершаете проект, на который выделено 2 недели, вечером тринадцатого дня, а если у вас есть 3 недели, то работа готова только к вечеру двадцатого.

Дедлайн помогает сосредоточиться на том, что делаешь в данный момент. Вы сосредотачиваетесь на конкретной деятельности, не отвлекаетесь на дополнительную активность и завершаете работу.

Именно благодаря дедлайну вы уделяете минимум внимания входящим сообщениям и телефонным звонкам и выигрываете довольно много дополнительного времени. Я регулярно с этим сталкиваюсь: люди жалуются, что у них нет времени, и при этом часами разговаривают по телефону!

У меня однажды была коллега, которая работала сверхурочно, но все равно не могла вовремя завершить дела. Я проанализировал то, как она работает – она была менеджером по логистике – и заметил, что при заказе транспорта она звонила грузоперевозчикам и с каждым общалась не менее 20 минут, рассказывая о своей жизни, вместо того чтобы просто отправить электронное письмо. Каждый день она звонила примерно пяти разным перевозчикам… Сами можете посчитать время.

Только не поймите меня превратно. Я не говорю о том, что не нужно устанавливать прочных деловых отношений с поставщиками, но, если вы жалуетесь на нехватку времени… просто не висите на проводе по 20 минут. Достаточно будет и десяти, а еще лучше – 5.

Звонки

Когда вам звонят – быстро переходите к сути вопроса. Крайне важно уметь объяснить, что у вас нет времени на разговоры, оставаясь при этом вежливым.

Можно сразу сообщить звонящему следующий текст: «Привет. Рад слышать. Я сейчас готовлюсь к важному совещанию, и у меня всего 5 минут. Как я могу помочь?» Ну или что-то в таком духе. Поверьте, это работает. Люди гораздо быстрее переходят к делу, когда слышат подобное.

Шаблоны электронных писем могут также сэкономить несколько минут в день. Эти минуты со временем превратятся в часы.

Испытания

Ставьте перед собой небольшие испытания вроде «я сделаю это за 1 час» и смотрите, на что вы действительно способны.

Проклятие «вечно занятого»

Многие ничего не доделывают, оправдываясь своей занятостью.

♦ «Мне нужно доделать сайт. Он должен получиться очень крутым, но сейчас я не могу закончить его, потому что очень занят».

♦ «У меня в голове идея отличной книги, но я так занят, что мне совершенно некогда писать ее».

♦ «У меня появился отличный бизнес-план, но сейчас я слишком занят, чтобы искать инвесторов, я вынужден поработать еще немного на нынешнем месте».

Прекратите использовать время в качестве оправдания, лучше научитесь распоряжаться им! Научитесь делать важные дела и перестаньте убивать время на ерунду (перестаньте уже быть занятым).

Метод помидора

Не знаю, что удивляет меня больше: простота и эффективность этого метода или тот факт, что целые книги посвящены тому, как ставить таймер, работать 25 минут и 5 минут отдыхать.

В общем-то, это еще один подход для всего, что мы уже обсудили. Работайте, ни на что не отвлекаясь в течение 25 минут, а потом 5 минут отдыхайте. После четырех помидоров (равных 2 часам) сделайте продолжительный перерыв (15–30 минут).

Метод помидора поможет вам сосредоточиться и минимизировать отвлекающие факторы (и внешние, и внутренние).

Самое интересное начинается тогда, когда этой техникой пользуется весь отдел. Производительность в таких отделах буквально взрывается. Если у вас есть опыт использования этого метода, прошу вас поделиться им. Меня всегда интересуют реальные истории.

Это самые любимые моменты дня: без утренних ритуалов у меня не было ни денег, ни благополучия. Утренние ритуалы могут решить все ваши проблемы, связанные с управлением временем.

30 минут после пробуждения – это наиболее важная часть дня. В это время ваше подсознание крайне восприимчиво, поэтому очень важно», что именно вы делаете утром.

Оттого, как вы проведете утро, зависит остаток дня. Я уверен, у вас бывают дни, когда вы словно встаете не с той ноги, с самого утра все не ладится и становится только хуже и хуже. И наверняка бывает так, что, едва открыв глаза, вы понимаете: сегодня все получится, все будет именно так, как вы хотите.

Очень важно правильно начать день. Большинство из нас бросаются в омут, не успев толком проснуться, и так проходит весь день. Не удивительно, что каждый второй живет сегодня в состоянии стресса.

Попробуйте встать на полчаса раньше и посвятить это время себе, а не запихивать в себя завтрак (или еще хуже – съедать его на ходу по пути на работу). Попробуйте каждое утро медитировать в течение 10–15 минут, пусть это станет вашим ритуалом. Задумайтесь, как может измениться ваша жизнь, если такая мелочь войдет в привычку.

Приведу в пример несколько вариантов активности для утреннего ритуала. Просто попробуйте!

♦ Мыслите позитивно: сегодня будет отличный день!

♦ Повспоминайте на протяжении 5 минут, за что вы благодарны.

♦ 15 минут проведите в тишине.

♦ Представьте, что день пройдет фантастически хорошо.

♦ Посмотрите расписание на сегодня. Какие важные дела запланированы? Что нужно сделать?

♦ Понаблюдайте восход.

♦ Совершите пробежку или просто прогуляйтесь.

♦ Сделайте запись в журнале.

Последние полчаса перед отходом ко сну не менее важны! Все, что вы делаете в это время, остается в подсознании во время сна. Соответственно, нужно сделать следующее:

1. Сделайте запись в журнале.

2. Проанализируйте, как прошел день. Что вы сделали хорошо? Что вы могли бы улучшить?

3. Спланируйте завтрашний день. Какие важные дела вы хотели бы сделать?

4. Составьте список дел на завтра.

5. Визуализируйте свой идеальный день.

6. Прочитайте несколько воодушевляющих блогов или пару глав интересной книги.

7. Послушайте музыку, которая вас вдохновляет.

Я крайне не рекомендую смотреть перед сном фильмы и особенно читать новости – все это может нарушить ваш покой. Мы крайне восприимчивы (и поддаемся внушению) во время засыпания.

Именно поэтому перед сном лучше «употреблять» позитивную пищу для размышлений. Заблаговременное планирование грядущего дня принесет вам массу преимуществ и сэкономит значительное количество времени. Информация о важных делах будет наготове в вашем подсознании, и в целом вы начнете день уверенно и целеустремленно, поскольку еще с вечера расставили приоритеты.

Эта привычка не только повысит вашу продуктивность, но и в значительной степени упростит жизнь.

Вы знали, что наиболее успешные люди говорят практически всегда?

Вот вам пример из жизни. Когда я перестал пытаться понравиться другим и начал жить своей жизнью, в моей жизни слово «нет» стало звучать чаще. Каждый раз, когда вы говорите «нет» (и имеете в виду «нет»), вы на самом деле говорите «да» самим себе!

Прежде чем я научился отказывать людям, я часто принимал приглашения на мероприятия, на которые не хотел идти. В итоге я всегда присутствовал лишь физически и отсутствовал ментально, и вообще я был не лучшей компанией в такие моменты. В общем, я бы мог с большей пользой проводить это время.

Если будете на все соглашаться, вам ни на что не хватит времени – им начнут распоряжаться другие люди.

Когда я твердо решил, что «да» – это «да», а «нет» – это «нет», жить стало значительно проще. Меня стали гораздо реже приглашать на мероприятия (что уже само по себе сэкономило мне много времени). Поначалу было непросто отказывать людям, но со временем я научился и стал посещать только те мероприятия, в которых был по-настоящему заинтересован (и стоит ли говорить, что я присутствовал на них целиком).

На мою работу это оказало еще большее влияние. Представляете, что было, когда я соглашался на каждую просьбу о помощи или одолжении? Я буквально валился с ног, потому что вынужден был делать в разы больше работы, чем предполагалось, и, как правило, я просто делал за других то, что никто не хотел.

Мне потребовалось время, чтобы научиться отстаивать свои границы и сказать: «Все, с меня хватит». С тех пор моим первым ответом на любой запрос всегда было: «Нет. Прости. Я не могу. Очень занят сейчас!»

Умение говорить «нет» со временем позволяет улучшить не только рабочую, но и личную жизнь, а также освободить массу времени.

Но ни в коем случае не испытывайте чувства вины, когда даете отказ! Всегда можно объяснить, что никаких личных мотивов у вас нет, вы действуете исключительно в своих интересах. Вы всегда можете помочь коллегам, но только если у вас есть на это время и желание. Научитесь говорить «нет» и перестанете чувствовать себя пассажиром в чужой машине.

Вы, конечно, можете возразить: «Марк, но это же противоречит духу командной работы». И вы правы. Но работа за себя и за того парня (который есть в каждом офисе), да еще и вполсилы, тоже ему противоречит.

Подытожим. Разумеется, можно и нужно помогать коллегам – но только на своих условиях!

Будь я на вашем месте, я бы пояснил коллеге, что я всего лишь делаю одолжение, но не собираюсь выполнять за него его работу.

Эгоистично? Да! Но не забывайте, что самый главный человек в вашей жизни – это вы! У вас все должно быть хорошо. Если вы благополучны, вы в состоянии помогать другим, – только в таком порядке. Всегда можно сказать «может быть», чтобы потянуть немного время и прийти к твердому решению, которое устроит вас. Жизнь становится значительно проще, когда говоришь «нет».

Да, это и есть управление временем и одна из хитростей продуктивности. Определенная комбинация первого и второго. Кроме того, это еще и техника снятия стресса. Мне этот прием сильно помог, и я хотел бы поделиться им с вами.

Когда приходите заранее на встречу, у вас гора падает с плеч – нет никакой спешки, никакого нервного зуда. К тому же, у вас появляется время, чтобы сделать звонок или отправить письмо.

Я обратил на это внимание, когда начал приходить на работу раньше. У меня было время спокойно сесть, расслабиться и подумать, изучить список дел на день и погрузиться в работу. А когда я приходил просто вовремя или задерживался, я обычно с первой минуты рабочего времени пребывал в стрессовом состоянии. Попробуйте, если еще так не делали, и расскажете мне потом, что получилось.

Полезно приходить на 10 минут раньше на деловые встречи, на обед или ужин.

Я часто вспоминаю одну французскую пословицу: «Не заставляйте людей ждать, иначе у них будет время задуматься о ваших недостатках».

Пунктуальность – это признак дисциплинированности и проявление уважения к другим. Не будучи пунктуальным, даже самый милый на земле человек может задеть чьи-то чувства. Разумеется, нужно учитывать культурные особенности. Например, в Мексике и Испании люди легкомысленно воспринимают пунктуальность, а вот в Германии отсутствие пунктуальности считается проявлением вопиющего непрофессионализма и может навсегда загубить даже самые благие начинания.

Приходить на 10 минут раньше – стало моей привычкой. И я никому не делаю одолжение таким образом, это нужно, прежде всего, мне.

Эти 10 минут принесут вам покой и уверенность в себе. Вы приходите заранее, и у вас остается время, чтобы без спешки подготовиться к собранию или собеседованию. Гораздо приятнее быть расслабленным и спокойным, чем с вожжой под хвостом.

Явка на встречу на 10 минут раньше подчеркивает ваш профессионализм и уважение к другим. Попробуйте сами и убедитесь, как это изменит вашу жизнь!