Текст книги "Революция эффективности: Управляйте своим временем и достигайте результата! Жизнь за 5 минут: Время для обретения вдохновения. Ментальный тренинг для выдающихся достижений: Путь к высоким результатам на примере сккайдайвинга"

Управление временем

♦ Проведите пару часов над определением того, что вы хотите сделать.

♦ Потратьте 15 минут накануне или перед началом нового дня на планирование.

♦ Расставьте приоритеты.

♦ Начинайте с самых неудобных дел.

♦ Учитесь говорить «нет».

♦ Группируйте похожие задачи.

♦ Используйте список дел.

♦ Ведите журнал отвлекающих факторов.

♦ Следите за расходованием времени на протяжении минимум 1 недели.

Конфликты

♦ Когда слушаете кого-то – старайтесь в первую очередь понять, а не ответить.

♦ Старайтесь находить взаимовыгодные решения.

♦ Помните: сотрудничество всегда лучше конфронтации.

♦ Берите инициативу в свои руки.

♦ Четко объясняйте, что и почему вам нужно, и сообщайте другим о том, как они могут вам помочь.

♦ Дышите глубже.

♦ И помните: мир таков, каким мы его видим.

Наведите порядок в почтовом ящике

♦ Отведите достаточное количество времени для глобальной инвентаризации почтового ящика.

♦ Организуйте входящие письма в соответствии со своими потребностями (можно, например, создавать различные папки).

♦ Создайте папку «Временные» и переместите в нее все письма, которым больше месяца (непрочитанные письма, которым больше полугода, – удаляйте).

♦ Разбивайте крупные проекты на части – работайте над организацией почты по часу каждый день.

♦ Старайтесь уходить домой с пустым почтовым ящиком.

♦ Запомните алгоритм: сделать сразу, отложить на потом, делегировать, отложить для справки, удалить.

♦ Чем дольше вы тянете с каким-то делом, тем страшнее оно становится.

♦ Утром начинайте всегда с международной корреспонденции.

♦ Приучите команду ставить вас в копию только тогда, когда это действительно важно.

♦ Используйте по возможности Skype (или похожие программы) для минимизации переписки.

♦ Старайтесь хотя бы раз в неделю по утрам или в дневное время работать без перерывов, ни на что не отвлекаясь.

Работайте быстро

♦ Ставьте задачи и определяйте время их выполнения.

♦ Соблюдайте сроки.

♦ Не отвлекайтесь.

♦ Группируйте однотипные задачи.

♦ Резервируйте под каждую задачу время, не допускайте прерываний.

♦ Учитесь говорить «нет».

♦ Сосредоточьтесь на своих целях, визуализируйте результат, расставляйте приоритеты.

♦ Помните о принципе Парето: 20 % усилий дают 80 % результата.

Слишком много работы?

♦ Расставляйте приоритеты, используя матрицу управления временем.

♦ Резервируйте время на выполнение самых сложных задач, оставайтесь в графике.

♦ Проверьте, что действительно важно из того, что вам нужно сделать. Что можно делегировать? Автоматизировать?

♦ Может, пора обсудить с боссом свою загрузку?

Полагайтесь на других

♦ Напишите, что вам нужно от коллеги.

♦ Напишите, как он влияет на время выполнения задачи.

♦ Заранее подумайте о возможном решении. Предоставьте альтернативу.

♦ Используйте позитивный язык.

♦ Назначьте встречу или обсудите вопрос по телефону.

♦ Будьте откровенны и вежливы, внимательно слушайте.

♦ Если коллега игнорирует вашу просьбу – обратитесь к боссу.

Взаимодействие с отвлекающими факторами

♦ Учитесь говорить «нет» в дружелюбной форме, планируйте время на будущее.

♦ Сообщите другим, что будете благодарны, если люди будут уважать ваше намерение работать в тишине.

♦ Используйте наушники.

♦ Старайтесь уединяться там, где никто вам не помешает.

♦ Переводите звонки на голосовую почту.

♦ Договоритесь с коллегой, чтобы он принимал ваши звонки, пока вы заняты.

♦ Посмотрите, действительно ли вам необходимо присутствовать на всех встречах, куда вас пригласили.

♦ Помогайте другим, но пусть это не входит в привычку.

Все дела – срочные

♦ Определяйте приоритетность каждой задачи.

♦ Если вы понимаете, что все дела одинаково срочные, – нужно пересмотреть свою загруженность.

♦ Проанализируйте, почему все ваши дела срочные. Дело в прокрастинации? В неорганизованности? В неорганизованности ваших коллег? Есть какие-то технические проблемы?

♦ Старайтесь не прыгать от одного дела к другому.

♦ Спокойно объясните, что сначала вы закончите задачу «А», а потом приметесь за дело «Б»…

♦ Вежливо объясните, когда вы планируете закончить то или иное дело. Люди не хотят слышать, что вы заняты. Им важно знать, когда вы разберетесь с их делами.

Не отвлекайтесь

♦ Составьте список дел на день.

♦ Определите приоритеты.

♦ Настройтесь на доведение дел до конца в течение дня.

♦ Поощряйте себя за завершенные дела.

♦ Попросите коллегу помочь вам достичь поставленной на день цели.

♦ Отключите телефон.

♦ Отключите все, что может вас отвлекать. Старайтесь каждый день в течение часа работать в тишине, без отрыва от производства.

Непостоянство и слабая реализация

♦ Каждый день – один маленький шаг. Если «споткнетесь» – не корите себя. На следующий день попробуйте снова.

♦ Помните: никто не сделает этого за вас.

♦ Начинайте день с выполнения самых сложных и неудобных задач. Делайте так на протяжении недели – посмотрите на результаты.

♦ Награждайте себя.

♦ Выбирайте наиболее простые для вас инструменты (списки, групповые задачи и т. п.).

Многозадачность

♦ Избегайте ее. Многочисленные исследования подтверждают ее неэффективность.

♦ Используйте матрицу управления временем, не беритесь за все сразу.

♦ Необходима дисциплина: перестаньте каждые 5 секунд проверять входящие, не отвечайте на сообщения и частные звонки, не отвлекайтесь на второстепенные дела.

♦ Разбивайте рабочий день на временные интервалы, отведенные на выполнение различных задач.

♦ После выполнения одной задачи обязательно делайте перерыв, а затем беритесь за другую.

Шумная обстановка

♦ Используйте беруши.

♦ Работайте в тихих местах.

♦ Работайте в наушниках.

♦ Важные дела старайтесь делать рано утром, в полдень или поздно вечером.

♦ Если дела не идут – отправляйтесь на прогулку, чтобы собраться с мыслями.

Страх совершить ошибку

♦ Мы все постоянно чему-то учимся, поэтому не бойтесь просить о помощи! Ваш босс это оценит.

♦ Помните: лучше раз понервничать, чем потом жалеть всю жизнь.

♦ Если случилось худшее… отнеситесь к этому философски: на ошибках мы многое постигаем.

♦ Поговорите с руководством, объясните, что нуждается в содействии (тренинги, наставничество, коучинг…).

Трудности с обратной связью/плохой контроль клиентских проблем

♦ Используйте электронный календарь.

♦ Планируйте клиентскую поддержку так же, как вы планируете встречи и прочие дела.

♦ Ставьте напоминания в телефоне.

♦ Вносите «проблемы» в список дел и своевременно решайте их.

Любопытство (регулярная проверка почты) не дает покоя?

♦ Отключите звук уведомлений.

♦ Проверяйте почту в строго отведенное для этого время.

♦ Твердо решите не проверять почту в неурочное время. Никто не может заставить вас делать то, что вы не хотите.

♦ Награждайте себя, когда у вас получается сопротивляться желанию проверить «входящие».

♦ Посчитайте, сколько времени вы тратите на проверку почты, и сравните его с количеством времени, которое вы проводите за сосредоточенной работой. Вы увидите, что достаточно всего несколько раз в день проверять почту.

Слишком много встреч

♦ Трезво оцените необходимость быть на всех встречах.

♦ Если вы пришли на совещание, нужно ли вам присутствовать до конца?

♦ Старайтесь планировать дни без встреч, чтобы иметь возможность сосредоточенно работать.

♦ Делегируйте присутствие на встречах и совещаниях.

Я решил поместить в одну главу все, что способствует потере времени. Здесь я подвожу итоги и называю самых главных и наиболее опасных похитителей времени, а также даю советы, как им противостоять, чтобы вывести свою личную эффективность на принципиально иной уровень. Если вы сможете залатать эти дыры, в которые утекает ваше время, то существенно повысите свою производительность.

Электронная почта

Отключите уведомления о поступлении новых писем – это сэкономит вам массу времени и повысит эффективность (помните, что каждый сигнал/вибрация отвлекают вас в среднем на 7-25 минут).

Еще советы:

♦ проверяйте почту каждый день в строго отведенное для этого время. Например, полчаса 3 раза в день: утром, в полдень и вечером;

♦ в случае, если ответ требует времени, отправьте адресату короткое письмо с сообщением вроде «Я получил ваше письмо и в скором времени развернуто отвечу вам». Добавьте это в список дел;

♦ наведите порядок в папке «Входящие»;

♦ заведите отдельный аккаунт для рабочей почты, чтобы не отвлекаться на личную переписку;

♦ настройте шаблон быстрого ответа, в котором вы сообщаете, что получили письмо и в скором времени ответите на него;

♦ создайте шаблоны для однотипных писем.

Интернет

Часто бывает так, что ищешь что-то важное в сети, а потом оказывается, что уже обед, а последние 2 часа ты провел за просмотром видео на YouTube. В бесконечном пространстве интернета легко потеряться.

♦ Лучшее решение проблемы – держаться подальше от интернета! А если требуется быть в онлайне – старайтесь помнить о своей цели. Какую именно информацию вы ищете? Какую задачу необходимо решить?

♦ Разлогиньтесь из всех соцсетей. Точка.

♦ Отключите уведомления от приложений на своем смартфоне.

♦ Общайтесь в социальных сетях только в свободное время. Например, очередь в супермаркете – очень удобное время для общения в мессенджерах. Я обычно занимаюсь этим в поезде по дороге в Барселону. Если используете социальные сети для рабочих целей, тогда планируйте для этого время, не злоупотребляйте ими и держитесь от них подальше в неурочное время.

Телефонные звонки

Далеко не все звонки – важные. Вы не обязаны каждый раз отвечать. Однако, бывает так, что вы вынуждены «снять трубку».

♦ Извлекайте максимум пользы из телефонных переговоров, обсуждайте только самое важное.

♦ Переводите звонки на голосовую почту, сообщайте звонящему, когда сможете ответить лично.

♦ Планируйте время для ответа.

♦ Переадресовывайте входящие звонки коллегам в определенные часы. Коллеги могут сообщить, когда вам лучше перезвонить. Делайте то же самое и для своих коллег, чтобы помочь им достичь большей эффективности.

Встречи

Вот что я думаю на этот счет: либо избегайте их, либо не назначайте. (Меня бесполезные встречи буквально разрушили.) Если встречи не избежать – старайтесь заканчивать как можно скорее.

♦ Любая встреча должна быть четко ограничена во времени.

♦ Все должны понимать цели собрания.

♦ Сосредоточьтесь на самом важном, сообщите всем участникам, к чему им готовиться.

♦ Проводите стоячие или прогулочные встречи. Они, как правило, быстрее завершаются.

♦ Старайтесь замещать персональные встречи на переговоры через Skype или Google Hangouts.

Коллеги

Существует несколько способов осадить коллег, которые отвлекают.

♦ Изолируйтесь физически. Закройте дверь. Используйте наушники (я именно так и поступил, когда писал эти строки в поезде…).

♦ На любые просьбы отвечайте отказом, пока не разберетесь со своими делами.

♦ Сообщайте людям о своей занятости, а также о том, когда вас можно потревожить.

♦ Говорите, что поможете позже.

Рутинные задачи

Есть дела, которые нужно выполнить в любом случае. Существует четыре способа избавления от них:

♦ игнорировать;

♦ делегировать;

♦ перепоручить;

♦ автоматизировать.

И ни при каких условиях не нужно быть на побегушках у своих коллег, родственников или друзей – в противном случае у вас точно не будет времени. Точка. Постоянные одолжения кому-то не приведут ни к чему хорошему. Да, все будут вас любить и считать отличным человеком, но у вас никогда не будет времени на свои дела. А если вы предприниматель, то рискуете быстро обанкротиться. В общем, внимательно смотрите, что и для кого вы делаете. (Если вы у всех на побегушках и при этом по-прежнему успешны, и вам на все хватает времени, – прошу вас, сообщите мне об этом. Я таких людей еще никогда не встречал!)

Пустые развлечения

Изучая кейсы своих клиентов, я обнаружил, что большинство из них тратят огромное количество времени впустую на бездумные развлечения: телевизор, видеоигры, социальные сети, YouTube, онлайн игры и т. п.

Я согласен, важно периодически отключаться от работы и ничего не делать. Проблемы начинаются, когда вы теряете контроль и уже не видите разницы между отдыхом и рабочим временем.

Помните, что делу – время, а потехе – час. Определите четкие рамки для работы и отдыха.

Заключение

Вот и все! Надеюсь, теперь у вас есть достаточное количество инструментов и привычек, способствующих увеличению продуктивности. Теперь вы знаете, как добиваться больших результатов, где брать время на семью и на личные дела, на зарабатывание денег.

Выбирайте, что вам ближе. Больше никаких оправданий и отговорок. Теперь вы знаете, что фраза «у меня на тебя нет времени» чаще всего значит «ты для меня не очень важен».

Помните, что не обязательно выполнять все приведенные инструкции. Начните с малого: выберете пару понятных и удобных для вас инструментов.

Пример Стива – утомленного стрессом менеджера по продажам – показывает, что даже небольшие перемены в ежедневном распорядке способны экономить значительное количество времени.

Как и во всем, здесь важно не теоретизировать, а делать! Помните, что маленькие, но регулярные шаги приводят к серьезным сдвигам. Не рассчитывайте, что проблема с нехваткой времени решится как-нибудь сама. Возьмите контроль в свои руки. Начните прямо сейчас, и я уверяю вас, что через год вы скажете себе спасибо.

Начните с базовых вещей: планируйте, составляйте расписание, расставляйте приоритеты. Обзаведитесь парой продуктивных привычек и наблюдайте за внутренним состоянием. Вы все знаете!

Буду признателен, если поделитесь мнением об этой книге. Я крайне серьезно отношусь к отзывам своих читателей. Конструктивная критика всегда приветствуется – это залог прогресса.

Свяжитесь со мной через Facebook, Twitter или по электронной почте: [email protected]. Мне приятно быть на связи со своими читателями.

Я буду рад, если вы найдете время и оставите отзыв на Amazon, – так другим людям будет проще найти эту книгу (особенно, если вы поставите 5 звезд).

Желаю вам удачи (и вагон времени!).

Об авторе

Марк Реклау родился в Германии в 1973 году. Сегодня он является одним из самых интересных спикеров, коучей и экспертов по персональному росту. После невероятных жизненных ситуаций, забросивших его из Германии в США, а затем Мексику и Испанию, Марк нашел свое призвание – коучинг.

Сегодня он большую часть времени проводит на побережье Барселоны и тренирует людей по всему миру. Свою миссию он видит в том, чтобы дать людям уверенность, силы и необходимые навыки для реализации своих жизненных целей. В среднем 20 часов в неделю Марк посвящает исследованиям и внедрению принципов успеха и благополучия.

Его послание звучит очень просто: многие хотят изменить жизнь, но мало кто готов совершать для этого последовательные и регулярные действия. Успех и счастье можно спланировать и реализовать при помощи специальных инструментов и навыков.

Первая книга Марка («30 дней: измените свои привычки, измените свою жизнь») стала бестселлером на Amazon.com в одночасье (после года упорной работы). За 72 часа книгу скачали более 40 000 раз, после чего она заслуженно вошла в «зал славы» онлайн магазинов Kindle. На сегодняшний день количество скачиваний в общей сложности перевалило за 130 000.

Если вы решите пригласить Марка в качестве спикера или коуча на свое мероприятие, можете связаться с ним напрямую через его сайт www.goodhabitsacademy.com – там же вы сможете найти дополнительную информацию об авторе и его работах.

ИЗДАТЕЛЬСКАЯ ГРУППА «ВЕСЬ»

197101, Санкт-Петербург, a/я 88.

E-mail: [email protected]

Посетите наш сайт: http://www.vesbook.ru

Вы можете заказать наши книги:

по телефону: 8-800-333-00-76

(ПО РОССИИ ЗВОНКИ БЕСПЛАТНЫЕ)

Хулио Бевионе
Жизнь за 5 минут. Время для обретения вдохновения

Julio Bevione

La vida en 5 minutos

Перевод на русский язык осуществлен с помощью агентства «Montse Cortazar Literary Agency» (www.montsecortazar.com).

© Перевод с испанского Елены Юдиной

От автора

Со времен сотворения мира люди обращали свой взгляд на то, что происходит вокруг. Мы достаточно знаем об окружающем мире: о минералах, климате и математике, о великих (хороших и плохих) исторических деятелях. Мы знаем понемногу обо всем, но лишь о самих себе нам известно очень мало, слишком мало. О нашей личности, о целях, ради которых мы приходим в этот мир, и о нашей сущности, о том, кто мы такие на самом деле.

Я приглашаю вас на страницах этой книги посвятить пять минут тому, чтобы вернуться к себе, остановиться, переосмыслить свою жизнь и почувствовать все, что происходит на невидимом плане наших эмоций и ощущений. Шаг за шагом, не торопясь, направить свой взгляд от разума к сердцу.

Эта книга предназначена не столько для чтения, сколько для размышлений. Читатель может пользоваться ею ежедневно, чтобы найти для себя лучший способ усвоить жизненный урок каждого прожитого дня.

Найдите пять минут в течение дня, чтобы побыть наедине с собой.

Хулио Бевионе

Пролог

Многочисленные учителя, книги, семинары… Но главный способ обучения, благодаря которому действительно можно изменить свою жизнь, начиная с образа мышления и заканчивая образом действий, основан исключительно на собственном приобретенном опыте. Именно так: лучший урок я усвоил в процессе «осознания» проживаемого момента времени.

В этом заключается цель тех, кто взял на себя обязательство быть наставником для окружающих людей. Первое, что надо сделать, – это достичь внутреннего осознания. Осознать собственный опыт, свои ошибки и произошедшие с нами изменения и лишь затем делиться с остальными необходимой информацией и верой в то, что у них все получится. Верить в это. И продолжать экспериментировать!

Жаль, что мы слишком интеллектуализировали духовный путь. Он переполнен именами, методами, философиями, уровнями, исследованиями, путешествиями и различными гуру. Однако этот подход не гарантирует того, что мы сможем обрести любовь и спокойствие.

Приглашаем вас выбрать лучший способ, действовать иначе, позволяя себе ошибаться и признавая свои достижения.

На следующих страницах я поделюсь с вами некоторыми своими статьями, опубликованными в социальных сетях и на моем веб-сайте. В них я призываю совершить внутреннее путешествие, о котором мы все так или иначе мечтаем.

1. Выбор в пользу благополучия

Если я и принял решение, которого стараюсь придерживаться, – так это не иметь дела со страданием. Действительно, нет никаких причин подкармливать свои страхи, стрессы или иные проявления негативных эмоций. Но порой мы ведем себя так, будто такие причины существуют.

Мы твердим, что не сможем достичь желаемого, что наших сил недостаточно, либо мы не заслуживаем успеха, что всегда случается что-нибудь плохое. И не отдаем себе отчета ни в степени воздействия этого внешне незаметного вреда, который причиняем сами себе, ни в том, какое влияние он оказывает на окружающий мир. Я убежден в том, что наше отношение к миру сродни отношению к самим себе. Поэтому так важно изменить отношению к своему «я».

Корень страданий кроется не в нашем окружении, а в собственных мыслях. В любой ситуации мы вольны выбирать, проявить ли сострадание или напористость. Один выбор приводит к согласию и гармонии, а другой – к страданию. Подобная ответственность лежит на каждом из нас.

Мы понемногу, шаг за шагом, создаем или разрушаем собственное благополучие. Оно определяется каждым возникающим в нашем сознании образом, каждым мнением, каждым произнесенным словом и поведением в конкретной ситуации.

Что я делаю, когда происходит что-то неприятное? Действую или отпускаю ситуацию? Иными словами, продолжаю участвовать в диалоге, даже если он изобилует предубеждениями и манипулятивными приемами, или делаю шаг назад? Каждый миг мы выбираем те энергии, которым предпочитаем следовать в данный момент, создавая тем самым сценарий своей жизни.

В этом процессе часто помогает боль. Своим появлением она предупреждает нас: «Вы в зоне страдания». Если мы по неосторожности рискуем вступить на эту темную и неизведанную территорию, боль заблаговременно посылает нам сигнал. Научившись относиться к боли с уважением, мы сможем понять, как далеко способны зайти в каждой конкретной ситуации.

Даже в те минуты, когда у меня болит тело – голова, желудок или спина, – когда речь идет не только о душевной, но и о физической боли, я обращаюсь к тишине и отпускаю все мысли, проносящиеся в этот момент в сознании. Желание быть правыми – это автопилот, который напрямую ведет к страданию. Но прежде чем мы вступим на этот путь, боль появляется, чтобы предупредить нас об опасности.

Возможно, не получится добиться этого сразу. Вероятнее всего, так и будет. Но, по крайней мере, мы должны учиться не делать выбор в пользу страдания. И обращать внимание на боль. Она не враг, а хранитель на жизненном пути в нашем материальном мире.