Текст книги "Основы менеджмента"

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой организация?

2. Какова суть управленческого труда?

3. Назовите роли руководителя.

4. Каковы принципы построения организаций?

5. Что необходимо для работы организации?

6. Посредством чего осуществляется взаимосвязь между целями и ресурсами?

7. Назовите и приведите пример факторов внешней среды.

8. Каковы цели организации? Приведите пример.

9. Что представляет собой структура организации? Приведите пример.

Тесты

1. Роль предпринимателя:

а) передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли;

б) изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает «проекты по совершенствованию», приносящие изменения, контролирует разработку определенных проектов;

в) отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью важных и неожиданных нарушений.

2. Управление – это процесс:

а) планирования;

б) организации;

в) мотивации;

г) контроля.

3. Сложные организации имеют набор целей:

а) противоположных;

б) однородных;

в) взаимосвязанных.

4. Основные ресурсы (факторы производства):

а) люди (человеческие ресурсы);

б) капитал;

в) материалы;

г) технология и информация;

д) предпринимательские способности.

5. Миссия организации должна содержать следующее:

а) спектр деятельности;

б) условия внешней среды по отношению к фирме;

в) культуру организации (тип рабочего климата);

г) перечень внутренних целей организации.

6. С точки зрения оценки угроз и возможностей организации нужно знать:

а) где сейчас находится организация;

б) где должна находиться организация в будущем;

в) что для этого нужно;

г) каковы затраты достижения цели;

д) какова будущая прибыль достижения цели.

7. Временно́й интервал достижения долгосрочной цели:

а) один год;

б) три года;

в) пять лет;

г) более пяти лет.

8. Какие элементы включает внешняя среда организации:

а) потребители;

б) конкуренты;

в) правительственные учреждения;

г) организация производства;

д) поставщики;

е) финансовые организации?

9. Задачи внутренней среды делятся:

а) на работу с людьми;

б) работу с предметами (машинами, сырьем, инструментами);

в) работу с информацией;

г) работу с финансами.

10. Какие переменные требуют внимания руководства:

а) цели;

б) структура;

в) задачи;

г) технология и люди?

11. Кадровая политика – это:

а) перечень правил и норм организации кадровой работы на пред приятии;

б) перечень лиц, принимающих кадровые решения;

в) перечень мероприятий по работе с персоналом.

12. Укажите существенные изменения внешней среды, влияющие на основные экономические показатели фирмы в современных условиях. (Выберите правильный вариант ответа.)

Вариант 1:

• резкое укорочение жизненных циклов товаров;

• уменьшение сроков разработки товаров;

• невыгодность содержания складов;

• изменение требований к технической подсистеме организации;

• усложнение продукции;

• изменение отношений «заказчик – изготовитель»;

• продавец влияет на потребителя;

• ужесточение конкурентной борьбы;

• укрупнение размеров организации;

• постоянное отслеживание ситуации во внешней среде.

Вариант 2:

• резкое укорочение жизненных циклов товаров;

• уменьшение сроков разработки товаров;

• невыгодность содержания складов;

• изменение требований к технической подсистеме организации;

• усложнение продукции;

• изменение отношений «заказчик – изготовитель»;

• потребитель диктует продавцу;

• ужесточение конкурентной борьбы;

• уменьшение размеров организации;

• постоянное отслеживание ситуации во внешней среде.

Вариант 3:

• искусственное продление жизненных циклов товаров;

• усложнение продукции;

• увеличение сроков разработки товаров;

• невыгодность содержания складов;

• изменение требований к технической подсистеме организации;

• изменение отношений «заказчик – изготовитель»;

• потребитель диктует продавцу;

• ужесточение конкурентной борьбы;

• увеличение размеров организации;

• постоянное отслеживание ситуации во внешней среде.

13. Наиболее значимая взаимосвязь организации устанавливается с внешней средой:

а) да;

б) нет.

14. Горизонтальное разделение труда:

а) разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности;

б) отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей составляет сущность управления.

15. Вертикальное разделение труда:

а) разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности;

б) отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей составляет сущность управления.

16. В малых организациях обязательно должна быть группа управляющих:

а) да;

б) нет.

17. В крупных организациях обязательно должна быть группа управляющих:

а) да;

б) нет.

18. Руководитель, кроме координации работы других, может решать вопросы производственного значения, а также вопросы по взаимодействию с внешней средой:

а) да;

б) нет.

19. Вертикальное разделение труда приводит:

а) к формированию вертикальных уровней управления;

б) вертикальной организации бизнеса.

20. Работу институционального уровня проводит:

а) управление высшего звена;

б) управление среднего звена;

в) управление низового звена.

21. Работу управленческого уровня проводит:

а) управление высшего звена;

б) управление среднего звена;

в) управление низового звена.

22. Работу технического уровня проводит:

а) управление высшего звена;

б) управление среднего звена;

в) управление низового звена.

23. Составляющие успеха организации:

а) выживание;

б) результативность и эффективность;

в) честность и справедливость;

г) производительность;

д) обобщение.

24. Кадровая политика – это:

а) перечень правил и норм организации кадровой работы на предприятии;

б) перечень лиц, принимающих кадровые решения;

в) перечень мероприятий по работе с персоналом.

25. Укажите «мягкие» элементы управления предприятием в схеме «7-С» взаимодействия ключевых элементов управления предприятием. (Выберите правильный вариант ответа.)

Вариант 1:

• сумма навыков;

• состав персонала;

• стратегия;

• совместно-разделяемые ценности.

Вариант 2:

• системы управления;

• состав персонала;

• стиль;

• совместно-разделяемые ценности.

Вариант 3:

• сумма навыков;

• состав персонала;

• стиль;

• совместно-разделяемые ценности.

Вариант 4:

• сумма навыков;

• структура;

• стиль;

• совместно-разделяемые ценности.

26. Укажите основные подходы к организации управления при использовании «жестких» элементов управления предприятием. (Выберите правильный вариант ответа.)

Вариант 1:

• краткосрочный наем;

• быстрая оценка и продвижение;

• специализированная деятельность;

• формальные, количественные механизмы контроля;

• индивидуальное принятие решений;

• индивидуальная ответственность;

• использованию человеческого фактора придается второстепенное значение.

Вариант 2:

• пожизненный наем;

• быстрая оценка и продвижение;

• специализированная деятельность;

• неформальные, тонкие механизмы контроля;

• индивидуальное принятие решений;

• коллективная ответственность;

• использованию человеческого фактора придается второстепенное значение.

Вариант 3:

• краткосрочный наем;

• быстрая оценка и продвижение;

• специализированная деятельность;

• формальные, количественные механизмы контроля;

• коллективное принятие решений;

• индивидуальная ответственность;

• повышенное внимание к человеческому фактору.

27. Укажите основные характеристики «результативного» подхода к управлению, в отличие от «действенного» подхода. (Выберите правильный вариант ответа.)

Вариант 1:

• выполнение работы требуемым способом, даже если эта работа и не дает результатов;

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций с целью уменьшить эффект внезапности;

• экономия ресурсов;

• увеличение прибыли;

• достижение лучших результатов;

• оценка конечных результатов.

Вариант 2:

• выполнение работы таким образом, чтобы обеспечить ее эффективность;

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций с целью уменьшить эффект внезапности;

• оптимальное использование и замена ресурсов;

• увеличение прибыли;

• достижение лучших результатов;

• оценка конечных результатов.

Вариант 3:

• выполнение работы таким образом, чтобы обеспечить ее эффективность. Решение проблем по мере их возникновения;

• оптимальное использование и замена ресурсов;

• снижение себестоимости;

• достижение лучших результатов;

• контроль затрат;

• выполнение должностных обязанностей и инструкций.

28. Укажите основные характеристики организаций по взаимодействию с внешней средой, свойственные «механическому» тип у организации, в отличие от «органического» типа организации. (Выберите правильный вариант ответа.)

Вариант 1:

• узкая специализация в работе;

• работа по правилам;

• ясность в уровнях иерархии;

• объективная система вознаграждения;

• объективные критерии отбора персонала;

• официальные отношения.

Вариант 2:

• широкая специализация в работе;

• мало правил и процедур;

• ясность в уровнях иерархии;

• объективная система вознаграждения;

• объективные критерии отбора персонала. Официальные отношения.

Вариант 3:

• узкая специализация в работе;

• работа по правилам;

• уровни управления размыты;

• объективная система вознаграждения;

• субъективные критерии отбора персонала;

• личностные отношения.

29. Укажите основные элементы внешней среды. (Выберите правильный вариант ответа.)

Вариант 1:

• клиенты;

• поставщики;

• конкуренты;

• государство;

• финансовые организации;

• кадровые агентства;

• источники трудовых ресурсов;

• правоохранительные органы.

Вариант 2:

• клиенты;

• поставщики;

• конкуренты;

• государство;

• финансовые организации;

• учебные заведения;

• источники трудовых ресурсов;

• криминальные структуры.

Вариант 3:

• клиенты;

• поставщики;

• партнеры;

• государство;

• банки;

• учебные заведения;

• источники трудовых ресурсов;

• криминальные структуры.

Глава 3. Коммуникации в системе управления

3.1. Сущность и роль коммуникаций в системе управления

Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов обмена информацией. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать мысли одного лица понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха организации. Однако 73 % американских, 63 % английских и 85 % японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. С целью повышения конкурентоспособности бизнеса необходимо улучшать работу коммуникаций. Для этого необходимо снижать сбои в работе коммуникаций, так как достоверная и своевременная информация необходима для принятия правильного решения. При этом пользователи коммуникаций должны иметь навыки в устном и письменном общении.

Коммуникации между организацией и внешней средой

Факторы внешней среды, несомненно, влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. В организациях основное внимание акцентируется на вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения (телефон, факс, Интернет, письменная переписка и др.). С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы, логистических каналов и других средств продвижения товаров на рынок. В отношении с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организации подчиняются региональному, государственному, международному регулированию, при этом получают разного рода информацию из официальных документов, устных сообщений. Часто специалисты и руководители используют информацию, опубликованную в периодической печати и Интернете. В ответ на разного рода требования или рекомендации предоставляют информацию в виде отчетов, сообщений, просьб и пр. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры и т. п. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс, на них приходится основная часть времени: личное общение или в группах на собраниях, разговоры по телефону, чтение, составление писем и отчетов.

Система коммуникаций в ОАО «Торгинвест» представлена на основе матрицы смежности. Основные виды информационных сообщений приведены в табл. 3.1.

В каждой клетке этой таблицы представлен столбец, состоящий из трех цифр, которые имеют следующие обозначения.

1. Устное сообщение (при личных встречах либо при телефонных переговорах).

2. Неофициальные сообщения, отправляемые в виде электронной почты, факсов, записок и т. д. (любые виды сообщений и документов).

3. Официальные сообщения на бумажном носителе (официальные документы, заверенные или требуемые заверения – приказы, акты, документы, предоставляемые госорганам, клиентам, поставщикам и т. д.).

В таблице инциденций (табл. 3.2), составленной на основе матрицы смежности, указано число подразделений, с которыми данное подразделение поддерживает связь.

При разработке матрицы смежности в качестве получателей и отправителей сообщений были указаны только руководители подразделений, поскольку по принятой системе документооборота именно они имеют все необходимые сведения об информационных потоках своих подразделений. Анализ системы коммуникаций компании ОАО «Торгинвест» показал, что представленная система достаточно развита в соответствии с выполняемыми функциями компании, и эти взаимоотношения являются оптимальными с целью получения необходимого экономического эффекта от своей деятельности (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Граф коммуникаций ОАО «Торгинвест»

3.2. Виды коммуникаций

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, генеральный директор может сообщать о предстоящих изменениях заместителя генерального директора по производству в производстве продукта. В свою очередь заместитель генерального директора по производству должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, логистик может заметить, что новое программное устройство обрабатывает информацию дольше, чем прежде. В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме, который в свою очередь должен проинформировать вышестоящего руководителя.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Например, инженер предлагает ввести более эффективный способ производства, в частности заменить сварку фрезой, что снизит затраты времени на зачистку швов при резке, и сообщает об этом непосредственному начальнику, главному инженеру. Если главный инженер решил поддержать предложение инженера, он сообщит о нем на следующий, более высокий уровень управления, начальнику цеха. Изменение требует одобрения со стороны руководителя на более высоком уровне. Таким образом, предложение, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности.

На любом из перечисленных выше уровней могло быть принято решение об отклонении новой идеи. В итоге идея была реализована, что позволило снизить трудоемкость и сократить одного рабочего, в результате фирма получила экономический эффект, что повысило ее конкурентоспособность на данном рынке.

Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верхнего уровня о том, что делается на низших уровнях. Например, создание групп из персонала, которые могут собираться для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей, проведение анкетирования, экспресс опросов и пр. Таким образом руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

В учебных заведениях преподавательский и учебно-вспомогательный персонал обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений обменивается информацией о графике работы, методах лечения и т. п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, что происходит на рынке. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Необходимость коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений между персоналом в разных отдела и службах. Необходимой и важной коммуникацией в организации являются отношения между руководителем и подчиненным.

Обмен информацией между руководителем и подчиненным вызван потребностью сбора информации о существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, получении сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях, с целью мотивации.

Коммуникации руководителя с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Как правило, каждый субъект рабочей группы участвует в подобных взаимосвязях и на открытых собраниях каждый может внести предложение разного рода, касающееся технологического, организационного или социального характера. Подобные коммуникации позволяют увидеть проблему раньше, чем она примет жесткий или необратимый характер. Очень часто рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен, что способствует открытости и сплоченности коллектива.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи имеют место везде, где люди собираются группами, зачастую подобная информация исходит из предположения. По каналам слухов информация подвержена сильным искажениям и передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения. Люди считают слухи менее точной информацией, поскольку сами ее формируют или получают, искажают и имеют представление о подобной информации. Независимо от точности подобной информации, ее положительного или отрицательного воздействия, она была и будет всегда, как бы с ней ни боролись. Подобная информация может затронуть темы производственные, организационные, социальные, личностные. Например, сырьем для производства продукции в следующем квартале будут отходы, или в связи с вступлением в свои полномочия нового генерального директора весь административный персонал будет сокращен, или такой-то руководитель назначил неделовое свидание с другим руководителем и др.

Обмен информацией охватывает разные части организации, при этом обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется. Согласно представленному примеру (см. табл. 3.1, 3.2, рис. 3.1), руководитель от 50 до 90 % всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, он является связующим процессом, коммуникациями.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.