Текст книги "Производственный менеджмент"

• отношение наиболее высоколиквидных (наличность + дебиторская задолженность + легкореализуемые ценные бумаги) активов к годовому расходу наличности; этот показатель отражает возможность финансирования расходов за счет высоколиквидных активов;

• отношение объема продаж к счетам кредиторов – показывает, можно ли частично финансировать организацию без дополнительных расходов;

• отношение чистой прибыли к объему продаж; уменьшение доли прибыли означает возможные убытки;

• отношение стоимости основных фондов и краткосрочной задолженности к средне– и долгосрочной задолженности; эти соотношения показывают, каков риск финансовой деятельности организации, так как финансирование приобретения основных средств через краткосрочную задолженность может вызвать осложнения, ибо срок погашения кредита может наступить раньше, чем будет получена прибыль от использования основных средств;

• отношение кредиторской задолженности к среднему объему денежных продаж, помогающее определить количество дней, необходимых для погашения долгов;

• индекс ликвидности – показывает количество дней, необходимых для превращения текущих активов в наличные средства.

Основы анализа, отчетности и учета. В современных условиях существенно возрастает значимость анализа финансового состояния организации, под которым следует понимать совокупность показателей, отражающих наличие, размещение и использование финансовых ресурсов. Нерациональность расходования финансовых ресурсов приводит к низкой платежеспособности и, как следствие, к возможным перебоям в снабжении, производстве и реализации продукции, к невыполнению плана прибыли от реализации, к увеличению налога на недвижимость, процентов за банковский кредит, а также к уплате экономических санкций за счет прибыли (дохода), остающейся в распоряжении организации. Исходя из новых правил кредитования, учреждения банка по итогам анализа финансового состояния имеют право понижать или повышать процентные ставки за кредит, а также дифференцировать режим кредитования.

Кроме того, анализ финансового состояния является необходимым этапом для разработки плана финансового оздоровления организации и всего народного хозяйства.

Основным источником информации для анализа финансового состояния служит баланс по основной деятельности организации. Кроме баланса, в ходе анализа используются формы № 2, 3, 4, 5 годового отчета, баланс доходов и расходов (финансовый план), а также данные бухгалтерского учета и внеучетные документы.

Наиболее полные данные о финансовых результатах содержатся в отчете о прибылях и убытках формы № 2, составляемом за год. В отчете отражаются финансовые результаты от реализации продукции (товаров, работ, услуг), себестоимость реализации продукции, коммерческие, управленческие расходы, прибыль (убыток) от реализации, проценты к уплате, получению, доходы от участия в других организациях, прочие операционные доходы и расходы, внереализационные доходы и расходы, фактически внесенные платежи в бюджет, использование прибыли, нераспределенная прибыль и др.

Отчет о движении фондов и других средств дает представление о состоянии уставного капитала, фондов накопления, потребления, прочих фондов и т. д.

Отчет о движении денежных средств показывает наличие, поступление и движение денежных средств. Приложение к бухгалтерскому балансу содержит следующие разделы: 1. Движение заемных средств; 2. Дебиторская и кредиторская задолженность; 3. Амортизируемое имущество; 4. Движение средств финансирования долгосрочных инвестиций и финансовых вложений; 5. Финансовые вложения; 6. Затраты, производимые организацией; 7. Расшифровка отдельных прибылей и убытков; 8. Социальные показатели; 9. Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах; 10. Справка о платежах в бюджет и внебюджетные фонды.

Основы отчетности и учета. Отчетность – это система взаимосвязанных и обобщенных показателей о состоянии основного и оборотного капитала, об источниках его формирования, наличии денежных средств, финансовых результатах, направлениях использования доходов и т. д.

Отчетность используется для анализа хозяйственной деятельности организаций, установления причин отклонений от плана, выявления внутренних резервов производства, для определения его эффективности.

Отчетность должна быть простой, доступной, краткой, ясной, достоверной и своевременной, содержать информацию об имуществе и обязательствах организации, результатах деятельности и финансовом состоянии в отчетном периоде, сопоставимую с планом и показателями других организаций той же отрасли; иметь единые методики формирования. Она должна соответствовать реальному состоянию средств за определенный период, подтверждаться первичными документами, бухгалтерскими записями и вытекать из данных бухгалтерского учета.

При составлении годового отчета организации должны руководствоваться законом о бухгалтерском учете и отчетности, планом счетов бухгалтерского учета, указаниями о составе и порядке выполнения годового бухгалтерского отчета организаций и другими законодательными и нормативными актами.

Различают бухгалтерскую, статистическую и оперативную отчетность.

Бухгалтерская отчетность содержит показатели производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации. Она составляется на основе первичных документов, использует данные оперативной и статистической отчетности. Принятая в Республике Беларусь система бухгалтерской отчетности в значительной степени соответствует требованиям международных стандартов, что проявляется в установлении единых форм бухгалтерской отчетности, порядка их заполнения и представления в органы государственного контроля.

Статистическая отчетность представляет собой систему количественных и качественных показателей хозяйственной деятельности организации, измерение и обобщение которых не характерно для бухгалтерского учета, и служит для характеристики отдельных сторон деятельности организации.

Оперативная отчетность – система текущего наблюдения, управления и контроля за ходом производственных процессов и хозяйственных операций в период их проведения либо вслед за их завершением.

По периодичности представления различают периодическую (месячную, квартальную, полугодовую, по истечении 9 месяцев) и годовую отчетность. Периодическая отчетность более краткая, включает ограниченное количество показателей и форм. Годовая отчетность характеризует все стороны производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации и результаты ее работы за год.

Годовая отчетность представляет полную информацию об оценке эффективности работы организации. Формы годовой отчетности устанавливаются Министерством финансов и регламентированы законом о бухгалтерском учете и отчетности, инструкцией о составе и порядке заполнения годового бухгалтерского отчета. К годовому отчету прилагается пояснительная записка, в которой характеризуется годовая деятельность организации по сравнению с предыдущим годом.

Отчетность бывает первичной и сводной. Первичные отчеты составляются по данным оперативного учета. Сводная отчетность составляется статистическими органами путем обработки первичной отчетности организаций.

2.2. Информационное обеспечение

Информация играет важную роль в предпринимательской деятельности. К информационному обеспечению можно предъявить три основных требования:

• достоверность;

• своевременность;

• краткость, лаконичность, полнота.

Особая роль в повышении эффективности управления экономикой в прогнозируемом периоде будет отведена применению новых информационных технологий. Одной из важнейших задач в этой области должно стать формирование единой национальной информационной сети, объединяющей локальные сети государственных органов всех уровней и звеньев.

Технические средства – совокупность средств человеческой деятельности, создаваемых для осуществления процесса производства и обслуживания непроизводственных потребностей общества.

Основная часть работы в бизнесе – обработка информации. Статистические данные свидетельствуют, что в сфере бизнеса ежегодно обрабатывается около 400 млрд документов, и это число каждый год возрастает на 72 млрд. Компьютеры и средства телекоммуникаций позволяют хранить и обрабатывать миллиарды знаков (букв и цифр) в одном блоке компьютерной памяти и перемещать поток информации со скоростью в несколько миллионов знаков в секунду.

Компьютеризация общества в целом и делового мира в частности проходила в три этапа. Первые ЭВМ были громоздкими централизованными установками, обслуживали их специалисты, которые обрабатывали колоссальные массивы пакетной информации: платежные ведомости, инвентарные описи, списки подписчиков, платежные счета и т. п. Начало второго этапа в конце 70-х гг. прошлого века связано с появлением автономных процессоров по обработке текстов и микропроцессоров по обработке информации. Проведенные многочисленные исследования показали, что процент организаций, использующих микрокомпьютеры, достиг отметки около 90 % и продолжает стремительно расти. Для третьего этапа, который недавно начался, характерно объединение микро-, мини– и универсальных компьютеров в единую сеть. Это дает возможность электронным путем передавать информацию как в соседнее здание, так и на другой край света, и стоимость этого процесса намного меньше стоимости производства и почтовой пересылки бумажных носителей информации. Более того, такая глобальная информационная сеть связывает компьютеры с печатающими устройствами, обеспечивает высокую скорость межкомпьютерной передачи информации через микроволновые и волоконно-оптические линии связи, позволяет с помощью модемов соединять ЭВМ и отдаленные базы данных.

Техническое переоснащение увеличило потребность в информационном обслуживании, тем самым создав большое число новых рабочих мест. За последние годы уровень занятости специалистов по обслуживанию технических и руководящих работников повысился на 40 %, а конторских служащих – почти на 30 %. Из вышеизложенного видно, что бизнес сейчас переживает третью стадию внедрения технических средств.

Персональные компьютеры. Персональные компьютеры и мини-ЭВМ (notebook) – это средства, способные принимать данные в предписанном виде, обрабатывать их и выдавать результаты в заданном формате как информацию или сигналы, управляющие работой следующего компьютера или следующего процесса обработки данных. Следствием результатов использования компьютеров в бизнесе явилось то, что канцелярскую работу теперь необязательно выполнять в самих офисах. Теперь значительное число предпринимателей работают по принципу «телекомп». Находясь дома, они подключают свои компьютеры через телефонные модемы к универсальным ЭВМ своих компаний или агентств. В последнее время широкое распространение получили мини-ЭВМ. Это самые компактные компьютеры, позволяющие использовать их автономно от центрального офиса компании. Notebook нашли широкое применение у мобильных пользователей, т. е. у людей, которые часто бывают в поездках. Имея при себе легкий и компактный компьютер, они могут в любой момент, находясь, например, в самолете, машине, гостинице, установить связь со своим офисом и получить самую последнюю и необходимую на данный момент информацию.

Организационная техника. Организационная техника – это комплекс технических средств для подготовки документов (пишущие машинки), их копирования (светокопировальные аппараты, электрофотографические аппараты), обработки, хранения и использования. Эта техника применяется в бизнесе для быстрого формирования документов (финансовых отчетов, счетов, контрактов, других коммерческих документов).

Локальные вычислительные сети. Локальные вычислительные сети (ЛВС) представляют собой коммуникационную систему, принадлежащую одной организации и позволяющую с помощью единой передающей среды соединить однотипные или разнородные средства вычислительной техники. ЛВС обеспечивает простое и удобное объединение всех средств в пределах помещения, этажа, здания, производственного комплекса или группы зданий. При объединении компьютеров офиса в локальную сеть она позволит электронным путем передавать информацию. Она свяжет компьютеры с печатающими и копировальными устройствами и позволит подключить ЭВМ к удаленным базам данных.

Микропроцессоры. Микропроцессор – электронное устройство, состоящее из многих транзисторов и других элементов схемы и содержащее все логические схемы центрального процессора. Микропроцессоры нашли широкое применение при построении ЭВМ, средств связи и периферийных устройств. Еще одно применение микропроцессора – это использование его в платежных карточках.

Аппаратура «клиент-сервер». В настоящее время большинство современных компаний используют модель централизованного управления и обработки данных. Это подразумевает, что головной компьютер выполняет все вычисления для пользователей, работающих за терминалами, и хранит все их данные. Подобная модель дает возможность осуществлять приоритетный доступ к системе, но накладывает ограничения на скорость выполнения вычислений и увеличивает время доступа к данным.

Автоматизированные системы управления. Важнейшим направлением совершенствования управления производством в современных условиях является создание автоматизированных систем управления (АСУ), базирующихся на использовании электронно-вычислительной техники и современных средств оргтехники и связи. Основу таких систем составляет так называемая интегрированная обработка производственно-экономической информации, охватывающая решение задач прогнозирования, планирования и управления производством с использованием современных математических методов. Разработанные и введенные в действие АСУ показали их высокую экономическую эффективность.

Министерством приборостроения, средств автоматизиции и систем управления введены АСУ, с помощью которых централизована обработка информации, получаемой от организаций, рассчитываются оптимальные планы производства, решаются задачи материально-технического снабжения и т. д.

Автоматизированные системы управления, как правило, решают три группы задач:

• оперативно-календарное планирование и управление производством всех цехов организации – определение величин партий деталей и периодичности их запуска в производство, проверка достаточности производственных мощностей цехов, построение оптимальных планов-графиков с учетом последовательности запуска-выпуска деталей, выдача цехам оперативных планов производства (с учетом наличия деталей в незавершенном производстве) и ежедневных сменных заданий и др.;

• технико-экономическое планирование и материально-техническое снабжение – определение ежедневного выполнения плана производства в натуральном и денежном выражении, нормативных затрат на производство и отклонений от них, ежедневного выполнения плана реализации, налога с оборота и прибыли; планирование численности рабочих и фонда заработной платы; определение потребности в материалах и комплектующих изделий, уровня запасов материалов и комплектующих изделий на складах завода и выявление дефицита в них; определение сверхнормативных запасов и неликвидов; составление сводных ведомостей ежедневного выполнения плана основного производства, плана реализации, прибыли и рентабельности по заводу;

• учет движения товарно-материальных ценностей, готовой продукции, расчетов с поставщиками за полученные материальные ценности, кассовых и банковских операций и др.

Решаются также задачи контроля работы и простоев оборудования и рабочих.

Для функционирования АСУ необходимы обеспечивающие подсистемы, и прежде всего:

• техническая база (вычислительный центр, оснащенный электронно-вычислительной машиной или системой машин, средства оргтехники и современные средства связи);

• подсистема организации и хранения нормативно-справочных данных (картотеки нормативов, используемых АСУ, механизм поиска и корректировки информации, классификаторы и шифраторы информации);

• подсистема информации и документооборота (унификация форм первичной документации, получаемой от участков, цехов и служб организации, конструкторско-технологической, планово-управленческой и учетной документации; разработка маршрутов движения документации, системы кодирования и шифровки всех документов и показателей, а также программ обработки, хранения и поиска документов и др.).

В АСУ используется так называемая информация обратной связи для активного воздействия на процесс ликвидации отклонений от предусмотренного планом течения процесса производства и для выполнения задач, поставленных перед данной организацией. При этом должно неукоснительно соблюдаться требование, согласно которому сведения об отклонениях должны поступать лишь в те инстанции, которые могут принять конкретные решения.

Проведению работ по созданию АСУ должно предшествовать составление технико-экономического доклада о целесообразности и организационно-технических принципах разработки и внедрения АСУ, проектной организации, который утверждается руководством организации.

Для разработки и внедрения АСУ устанавливаются следующие основные стадии:

• техническое задание;

• эскизный проект;

• технический проект;

• рабочее проектирование;

• внедрение.

При разработке технического задания производится изучение достижений отечественной и зарубежной науки и техники в области построения АСУ, анализируются рекомендации научно-исследовательских организаций, результаты функционирования ранее создаваемых систем аналогичного назначения. Техническое задание согласовывается с проектной организацией, а также с другими заинтересованными инстанциями и утверждается в порядке, установленном руководством организации.

Основанием для разработки эскизного проекта АСУ является утвержденное руководством организации техническое задание. В процессе разработки эскизного проекта проводится целый ряд сложных научно-исследовательских и проектных работ, в том числе: обследование и анализ действующей системы управления производством, описание системы в целом, ее подсистем, задач взаимодействия с другими производственными звеньями; обоснование выбора варианта АСУ; разработка организационной структуры АСУ; проведение расчетов с целью предварительного определения стоимости разработки и внедрения АСУ, а также ожидаемого экономического эффекта; разработка методологических основ для организации обучения и переподготовки кадров; выполнение необходимых экспериментальных работ по проверке принятых решений.

Основанием для разработки технического проекта АСУ являются утвержденное техническое задание и эскизный проект. При разработке технического проекта осуществляется углубленный анализ существующей системы управления, выбор принципов построения АСУ, постановка и обоснование задач, решаемых АСУ, разрабатывается уточненная организационная структура АСУ и принципиальные решения по выбору технических средств, составляются спецификации технических средств системы и организационно-технические требования на новые технические устройства, разрабатываются методы сбора, передачи, хранения, поиска и обработки информации, а также все обслуживающие проекты (система классификации и шифровки информации, проект организации нормативного хозяйства и т. п.).

На стадии рабочего проекта осуществляется разработка всех видов должностных и рабочих инструкций, форм документации и технологии документооборота, полного комплекса алгоритмов и программ для электронных вычислительных машин. При этом обеспечивается их отладка и экспериментальная проверка. Рабочий проект должен содержать всю техническую документацию на размещение, установку и монтаж технологических средств, а также полный расчет экономической эффективности АСУ.

Внедрение – заключительная стадия перехода организаций к АСУ. Ее рекомендуется проводить в три этапа:

• подготовка управленческого персонала организации к функционированию в условиях АСУ;

• опытное внедрение АСУ;

• освоение АСУ.

На первом этапе осуществляется ввод в эксплуатацию средств вычислительной техники и средств сбора, фиксации, передачи и хранения информации; комплектование аппарата управления необходимыми кадрами специалистов; переподготовка кадров; внедрение классификаторов и шифраторов, средств оргтехники и совершенствования делопроизводства. Одновременно с этим проводятся структурные изменения в аппарате управления, в цехах и службах организации.

На этапе опытного внедрения АСУ осуществляются комплексная проверка функционирования всех составных частей АСУ, продолжается обучение персонала, осуществляются опытные расчеты и анализируются полученные результаты, уточняется технология функционирования АСУ и производится необходимая коррекция.

На заключительном этапе завершается обучение персонала и проводится проверка его готовности к самостоятельной работе в новых условиях, окончательно проверяется надежность эксплуатации технических средств, отменяются старые методы работы.