Текст книги "Тайм-менеджмент. Полный курс"

2.5. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления

«Это трудоемкий процесс… Лень… Забываю…» – типичные проблемы. Задача первых недель ведения хронометража – создать «фотографию» своего дня, посмотреть на себя в зеркало. А это не всегда бывает приятно: отражение не радует. Самый простой выход видится в одном – прекратить вести хронометраж. И оправдания находятся. Но от того, что вы отвернетесь от зеркала, ваш реальный облик не изменится. Приходится принимать непростое решение: оставить все как есть (а это уже будет нелегко, ведь вы видели реальное положение вещей) или пойти по пути изменений себя, своей деятельности, своей жизни.

Кто-то скажет: «Это жесткая система, подробный учет – не для меня».

Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время?..

Система… щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.

Г. Альтшуллер. О системе Любищева

Или: «Теперь всю жизнь нужно вести учет каждого своего шага? Это невозможно».

Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.

Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.

П. Керженцев. Борьба за время

Возможна и такая реакция: «Слишком сложно, запутанно: очень много разных показателей, коэффициентов – за всем не уследишь».

Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике.

Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса».

Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже – применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:

• в течение «предпроектного обследования»;

• во время периодических «дисциплинарных недель»;

• после существенных изменений в характере деятельности.

В первые одну-две недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие три-четыре недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения».

Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».

Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.

Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.

Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.

Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.

Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т. д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например, при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.

Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы

Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:

• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;

• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;

• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;

• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;

• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.

Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29]29
  Г. С. Альтшуллер. О системе А. А. Любищева [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/altshull.shtm.


[Закрыть].

1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?

2. Что такое хронометраж?

3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?

4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?

5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?

6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?

7. Какие классификации расходов времени вы знаете?

8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.

9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?

10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?

Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.

Выполните задание.

1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.

2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?

3. Запишите все шаги в третью колонку.

4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.

Анализ поглотителей времени студента

Выполните задания.

1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.

2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.

5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:

1. выявите свои поглотители;

2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;

3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.

Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.

Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.

Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.

Глава 3
Планирование

Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.

В. Гюго

3.1. Определение понятия. Задачи

Время как невосполнимый ресурс требует к себе аккуратного, бережного отношения. Для того чтобы быть успешным и достичь своих целей, необходимо укладываться в сроки, выполнять взятые на себя обязательства. Опоздание на важную встречу всего на пять минут может сорвать выгодную сделку, а не сделанный в обещанное время звонок – обернуться упущенной возможностью получить хорошую работу. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, и кажется, что времени на все не хватает. Возникает состояние перегрузки и стресса, в панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а после с сожалением произносим: «И куда только ушло время? Эх, если бы еще только один день, и я бы все успел».

Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.

Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как сам парус поставлю». Планирование – это способность так его поставить, чтобы, используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать, куда плыть. Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным средством достижения результата.

Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени (таблица 3.1). Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, нарушающее самый точный и детальный план.

Таблица 3.1. Пример классического планирования

Тем не менее нужно и укладываться в сроки, и выполнять свои функциональные обязанности, и уделять внимание долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных его видов, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из личностных особенностей человека, соответствующих специфике его деятельности.

Важно помнить, что основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов, окупаются, а эффективность применения этого метода остается высокой.

3.2. Контекстное планирование

Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.

• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.

• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.

• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.

На который час записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Каким образом определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Остается одно – надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда задачу можно было бы решить. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, наклеенный на монитор: он не только затеряется в ворохе аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и «похоронит» под собой запись о реферате, который преподаватель ждет от вас «к позавчера».

Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.

А. Камю

Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.

Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.

Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.

Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.

Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.

1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».

2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».

3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».

Использование контекста «внешние обстоятельства»

Некоторое время назад, в период обострения борьбы с международным терроризмом, на многих авиалиниях были введены новые правила – «никаких жидкостей и гелей».

Борьба с террором – вещь хорошая, но для многих часто путешествующих людей это стало вызовом – отказаться от привычных шампуней и дезодорантов. Сложившейся ситуацией сумел воспользоваться предприниматель Майкл Миллер.

Созданная им компания с успехом воплотила в жизнь его идею: доставлять туалетные принадлежности путешественникам прямо в номер отеля, где они останавливаются. Заказ можно было оформить на сайте компании – и небольшие флакончики любимого шампуня или дезодоранта уже дожидались в забронированном номере. Путешественники избавлялись от необходимости тратить время в поисках необходимых товаров в чужом городе, а Миллер не только раскрутил свой сайт, но и получил хорошую прибыль, сумев воспользоваться сложившейся ситуацией.

Д. Пинк. Нация свободных агентов

4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».

Использование контекста «внутренние обстоятельства»

Рассказывают, что, когда Александр Сергеевич Пушкин читал разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» под названием «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму.

Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.

В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Обилие возможностей, имеющихся в распоряжении современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Одна из таких систем, позволяющая использовать различные контексты для повышения эффективности самоменеджмента, обеспечивающая гибкость реагирования и помогающая более полно реализовать имеющиеся возможности, может быть организована с помощью карточек контекстов. Автор данной системы, активный участник ТМ-сообщества Лембиту Кыйв, так описывает предложенную технологию.

Сложность планирования в современном обществе во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство.

Как это использовать

Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуальным. Тут нет ограничений. Лишь бы процесс их применения был понятным и удобным.

Рассмотрим это на всем понятном примере – «офис». Так как в реальной жизни ему соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.

Первая мысль, которая рождается: раз это место, значит, рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом», или список связанных контекстов.

Идем дальше: если ваш офис в субботу и воскресенье не работает, то он в эти дни не является контекстом. В результате мы получаем еще одну составляющую – «условия».

Третья и четвертая составляющие возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит, нужно иметь еще два списка: первый – то, что нужно сделать или взять с собой до попадания в это место, второй – то, что нужно сделать на месте. Обобщим эти рассуждения в таблице 3.2.

Принцип работы с карточками контекста предельно прост.

По пунктирной линии нужно вырезать ярлычок и вписать в него название контекста (рис. 3.1). Оборотную сторону тоже необходимо разделить на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписать «Условия», нижнюю – «Рядом» (рис. 3.2).

Сами карточки небольшие (125 × 85 мм), выполнены из плотной линованной бумаги с пунктирной разметкой для вырезания ярлычка с правой стороны. Размер карточки выбран таким образом, чтобы можно было хранить ее подшитой в органайзере или брать с собой, так как она легко помещается в обложке паспорта. Карточку легко заполнять и проверять в походных условиях. Цветные ярлычки помогают быстро находить нужную карточку, а универсальная внутренняя структура позволяет сразу, по горячим следам вносить необходимые корректировки. Среднее время на подготовку одной карточки – полторы-две минуты, а хватает ее обычно на две-три недели[30]30
  Полный текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества: Кыйв Л. Карточки контекстов [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/koiv2.


[Закрыть].

Таблица 3.2. Карточка контекста

Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.

Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное.

Наладить систему контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники, состоящей из трех основных шагов.

Шаг 1. Выделить типовые личные контексты (как правило, их бывает достаточно от пяти до девяти), наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности.

Шаг 2. Составить список задач под каждый контекст.

Шаг 3. При приближении контекста просмотреть список соответствующих ему задач.