Текст книги "Удаленка. Экспресс-курс по работе из дома"

Глеб Архангельский, Ольга Стрелкова
Удаленка. Экспресс-курс по работе из дома

От авторов

Удаленная работа – давно не новость. Каждый из нас так или иначе попробовал себя в этом формате. Но сегодня удаленка стремительно становится одним из главных способов рабочего взаимодействия. Иногда мы вынуждены переходить на нее так поспешно, что никакие пособия по «управлению изменениями» не помогают.

Еще совсем недавно удаленка ассоциировалась с более спокойным и комфортным состоянием, чем работа в офисе. Сейчас же требования к эффективности всех и каждого столь высоки, что зевать не приходится. И неважно, какое у вас качество связи, уровень техники или степень ответственности – работодателей и клиентов не волнуют обстоятельства. Зато их волнует результативность и точность работы. Именно они выходят на первый план.

С одной стороны, роль неформального общения, харизмы, эмоционального и социального интеллекта уже не так важны. С другой – все перечисленное приходится транслировать через новые каналы коммуникации, которые снижают эффект личного присутствия и человеческого участия. Поведенческие «поглаживания» вроде легкой болтовни за чашкой чая, разного рода «перекуров», активного слушания и похлопывания по плечу теперь необходимо передавать через новые средства коммуникации, которые для этого не очень хорошо приспособлены.

Прямой контроль «взглядом руководителя» теряет актуальность. Рабочие графики не совпадают по времени. Изменяются принятые правила вежливости. Инструменты и шаблоны стремительно устаревают. Письменная речь снова становится важнее, чем устная. Интроверты правят бал, экстраверты тоскуют «в заточении».

Особый вызов – самонастройка и самоорганизация. Если раньше нас держали в тонусе множество факторов: дресс-код, совещания, дизайн офиса, внутренний уклад компании, нахмуренные брови или добродушная улыбка начальника, – то теперь каждый заключен в «одиночную камеру» и вынужден быть надзирателем самому себе. Следить, чтобы обед и прогулка были более-менее «по расписанию» или просто были.

Задача этой книги состоит не в том, чтобы рассказать обо всех технических «фишках» удаленной работы – их сотни тысяч и далеко не все из них имеет смысл осваивать. Наша задача – дать управленческие приемы повышения эффективности, экономии времени и энергии с помощью удаленных технологий. И заодно помочь овладеть «джентльменским набором» – минимальным списком компьютерных программ и сервисов, которые сейчас необходимы как воздух.

Чего в этой книге точно не будет, так это призыва облегчить себе жизнь, снизить нагрузку и устроить вместо удаленной работы «домашний отпуск». Мы не сторонники популярных теорий про выход из операционного управления своим бизнесом, обещаний стать миллионером за два часа в неделю или заявлений, что можно добиться высокого качества продукта небольшими усилиями. Удаленная работа – это прежде всего работа, причем в более сложных условиях и с повышенными требованиями к самому себе.

Кроме того, имея высокий экспертный уровень в тайм-менеджменте, мы никому из читателей не можем обещать, что за счет ухода из офиса можно будет вместить в свою жизнь в несколько раз больше сущностей, чем она вмещает сейчас. Например, у вас точно не получится одновременно стать домашним педагогом для своих детей, суперэффективным менеджером онлайн-бизнеса или спортсменом с высокими показателями. Надо правильно расставлять приоритеты, реалистично оценивать временные и энергетические ресурсы и ставить перед собой достижимые цели.

Независимо от того, руководитель ли вы, рядовой сотрудник, предприниматель или фрилансер, инструменты и приемы, описанные в этой книге, помогут сэкономить сотни часов и серьезные суммы денег, которые при обычном способе ведения бизнеса тратятся на аренду офиса, представительские расходы, поездки по городу, командировки. При этом вы не потеряете контакта с клиентами и деловыми партнерами. Ваша результативность во всех сферах жизни также заметно повысится, если вы последуете нашим рекомендациям по организации своего времени и времени своих сотрудников в рамках удаленной работы.

Читайте, применяйте, успевайте главное!

Глеб Архангельский

Ольга Стрелкова

Глава 1
Новый образ жизни

• Новые требования к удаленной работе

• Рабочее место и «джентльменский набор» удаленщика

• Как оставаться в центре событий вне зависимости от места жительства

Удаленная работа – это не повод расслабиться и дать себе поблажку, а очень серьезный вызов нового времени для всех нас. Очередной, но как всегда неожиданный экономический кризис жестко отсек все избыточное, неряшливо организованное и просто ненужное. Схлопываются целые индустрии, останавливаются производства, каждый третий человек теряет работу.

Основная функция удаленной работы – не лежание дома на диване или на пляже под пальмой с сохранением более-менее достаточного заработка, а предельная кристаллизация результата каждого бизнес-движения.

Мы должны работать энергично и точно, причем вне зависимости от обстановки или обстоятельств – дома, в офисе, на улице, в поездке, за городом, в транспорте.

Онлайн-технологии позволяют заметно повысить уровень свободы человека, количество доступных ему возможностей. Это, конечно, не гарантия успеха, но важное его условие.

В следующих главах мы покажем, как онлайн-технологии расширяют пространство возможностей для активно работающего человека. При этом следует учесть, что удаленная работа – это мощный и обоюдоострый инструмент. Он может стать как средством для достижения выдающихся результатов в работе, так и поводом для профессиональной и личностной деградации.

Как быть в центре событий

Миллионы людей в России и во всем мире сетуют на напряженность жизни в больших городах. До последнего времени считалось, что, если ты хочешь быть успешным, уверенно подниматься по карьерной лестнице, создавать лидирующий в своей сфере бизнес, значит, нужно жить и работать в столице, быть в центре событий. Хотели мы этого или не хотели, нравилось нам это или не нравилось, но до последнего времени это было так. Мегаполис – концентрация возможностей, денег, власти, деловых контактов, мероприятий и, что не менее важно для жизни, культурных событий. Просто увидеть за соседним столиком в ресторане известного бизнесмена или рок-звезду – само по себе здорово.

При этом, чем больше город, тем меньше он приспособлен для комфортной жизни. Загрязненный воздух, пробки на дорогах, толпы людей в общественном транспорте, скученное существование в больших офисных «муравейниках». Ощущение напряжения, осязаемо разлитое в воздухе, и обязательно жесткая конкуренция за место под солнцем. Серьезные расходы даже на самое элементарное: аренду квартиры, базовое питание, развлечения и передвижение. За большие возможности надо платить, при этом удачу за хвост могут ухватить не все, а только самые целеустремленные, работоспособные и пробивные.

Диссонанс между необходимостью жизни в больших городах и фактической невозможностью там жить получил неожиданно разрешение: самоизоляция на период эпидемии коронавируса в 2020 году, сознательный отказ от пребывания в офисах, в людных местах, общественных пространствах, бегство за пределы мегаполиса. В один миг бодрящий и в то же время отравляющий эффект «огней большого города» был отключен на неопределенное время.

Многих такой массовый исход из «эпицентров событий» поначалу обрадовал. Избушка с коровами и козами в деревне или просто домашнее заключение «на диване» в первое время дает ощущение спокойствия и свободы. Но практика показывает, что, «отдышавшись», человек довольно скоро начинает страдать без тех возможностей, того драйва и интереса, которые ему давала бизнес-среда и продвинутый социум. Убивает и неопределенность, а когда все вернется на круги своя – мы не знаем. Нам плохо даются обе крайности: и состояние «белки в колесе», и полная остановка этого колеса.

Тоска от отсутствия смысла жизни на фоне загородного пейзажа или диванных подушек в опостылевшей квартире оказывается не менее разъедающей, чем тоска от отсутствия смысла жизни в ситуации офисного трудоголизма.

В то же время мы наблюдаем «великое уравнение» возможностей. Теперь люди, которые могут эффективно работать и общаться удаленно, способны строить карьеру в «большом федеральном формате». Находясь в любой точке страны, они могут соблюдать тот темп и ритм работы, который принят в Москве, но при этом не обязаны переезжать в дорогой для жизни город, рвать семейные и дружеские связи. При этом представители бизнеса из «эпицентров» разных индустрий могут использовать все преимущества региональных человеческих ресурсов.

Таким образом, если мы хотим быть успешными и максимально эффективными, отвечая на вызовы сегодняшнего дня, главные из которых – массовый переход на удаленку, глобальный экономический спад, серьезная «перетряска» целых индустрий, – то нам стоит:

1. В крупном городе – с помощью онлайн-технологий использовать свои социальные и профессиональные преимущества при работе с регионами.

2. В небольшом городе – с помощью онлайн-технологий получить возможность более активных контактов с «большой» бизнес-средой в мегаполисах.

3. Научиться комбинировать форматы эффективной работы вне зависимости от своего местонахождения и внешних обстоятельств.

Организуем «офис без офиса»

Одна из первостепенных задач при полном или частичном переходе на удаленную работу – обустройство рабочего места.

Да, можно работать из кровати, в домашних тапочках, не умываясь, не причесываясь, перебегая из кафе в коворкинг и обратно, сидя на лавочке в парке, гуляя с собакой. Но если вы не преступник в бегах, без полноценно оформленного рабочего пространства не обойтись. Самый страшный пожиратель времени при удаленной работе – домашняя болтанка.

Всегда очень грустно смотреть на красивые интерьеры домов и квартир, в которых есть все что угодно: диваны, плазменные панели, кухонные островки, роскошные ванные комнаты, но нет письменного стола, стеллажа с книгами и разумно обустроенного домашнего офиса. Даже в отелях перестали делать «письменный стол по умолчанию».

Без собственного рабочего места – и школьник, и крупный руководитель – в домашнем контексте автоматически воспринимается как бездельник и «бесплатная помощь в быту». Причем не только своими родственниками, но и самим собой. Все элементы «внешней расслабленности» – от решений в интерьере квартиры до пижамного дресс-кода – подают сигналы в мозг, «якорят» на «распущенное» самоощущение.

На преодоление домашней расслабленности уходит гораздо больше времени, чем можно себе вообразить. К сожалению, редко кто готов вести хронометраж на протяжении двух-трех недель, поэтому такие потери времени остаются незаметными. А ведь это время можно было бы провести в общении с близкими, читая полезную книжку или просто по-настоящему отдыхая и созерцая закат.

Ольга Стрелкова:

– Моя дочь – студентка Академического музыкального училища при Московской Консерватории, знаменитой «Мерзляковки». Девушка она очень серьезная и сосредоточенная, ее график заполнен многочасовыми репетициями дома на фортепиано и в училище на органе. Она никогда не смотрит сериалы, предпочитая онлайн-трансляции великих оперных театров мира. Она очень собрана и дисциплинированна в быту. Мне как родителю остается лишь тихо ходить на цыпочках вокруг и не дышать.

Однако как только во время коронавирусного карантина их группу перевели на домашнее обучение, я заметила, что автоматически даю ей гораздо больше заданий по хозяйству, чем обычно, посылаю ее с мелкими поручениями как «бесплатного курьера» то туда, то сюда, и вообще заметно снижаю «градус родительского придыхания», хотя передо мной все тот же сосредоточенный и много занимающийся подросток.

Специфика работы в офисе для многих не слишком приятна. Нужно тащиться по пробкам в час пик к строго определенному часу, жить с хроническим недосыпом, нервничать из-за проявлений корпоративного абсурда, соблюдать дресс-код, находиться в одном помещении с не всегда приятными людьми. Однако любой офис задает очень важные рамки, которые помогают переключаться на рабочее состояние. Даже если в один из дней ты не чувствуешь себя собранным, все равно вынужден демонстрировать деловой настрой – и постепенно втягиваешься. Когда не хватает внутренней дисциплины, на помощь приходят внешние стимулы.

Дома на удаленке такого автоматического «переключателя» нет. Наоборот, вокруг очень много сигналов, которые переводят нас в другое самоощущение. Например:

• домохозяйки или домохозяина: как же не прибить плинтус, когда нужно сдавать финансовый отчет?

• родителя: деточки рядом, как же они без моего внимания проживут целых два часа подряд?

• владельца домашних питомцев: самое время выгулять/расчесать/покормить/потискать своего любимца!

• просто «диванного жителя», который в этом положении и в этой одежде привык расслабляться и отключаться от рабочих вопросов.

Мы абсолютно убеждены, что воссоздание рабочей обстановки дома позволит большинству из нас быстро входить в состояние максимальной эффективности.

Хорошее решение – оборудовать себе «неприкосновенный рабочий стол». Обязательно разместить его как можно дальше от кровати, лучше вообще в другой комнате. Тщательно отладить все важные нюансы: удобный стул или рабочее кресло, хранилище рабочих материалов, недоступное для детей и животных, и оптимальное освещение.

К сожалению, далеко не все мы можем позволить себе работать дома в полном уединении, при этом эффективная удаленная работа требует большей сосредоточенности, чем работа в большом офисе. Хорошее решение – завести наддверную табличку «НЕ БЕСПОКОИТЬ» (как в отелях) и приучить домашних, что, если вы ее вешаете на дверь рабочей комнаты, ни при каких обстоятельствах туда входить нельзя. Также необходимо зафиксировать определенные часы, в которые вы точно работаете. Например, с 10:00 до 14:00 вы всегда заняты, как если бы в это время были в «настоящем» офисе, а время после обеда можно использовать в более мягком режиме «офисной изоляции».

Очень многое зависит от временных циклов удаленной работы ваших коллег и руководителей. Обратите внимание, что на удаленке вам придется согласовывать свою работу по времени и типам деятельности: «не влезай, убьет!», «можно и поболтать», «почитаю документы за чашкой кофе». Причем зависеть ваша занятость будет не только от сотрудников и начальства, но и от членов семьи. Чтобы свобода и гибкость сочетались с предсказуемостью и определенностью, создайте «комбинаторику дня», в которой есть как фиксированные, непреложные рабочие часы и ритуалы, так и возможности для «свободного реагирования».

Глеб Архангельский:

– Я – счастливый отец четверых детей: двух мальчиков и двух девочек от трех до девяти лет. Мне очень повезло с женой, которая невероятно вдумчиво и душевно занимается детьми и организует все наше обширное хозяйство. Мой кабинет дома с библиотекой, старинным письменным столом и креслом для «спокойного чтения» – неприкосновенная и спокойная гавань. Если папа работает – его никто и никогда не беспокоит.

Этот простой подход требует доброй воли «всех заинтересованных сторон» – вас самих, ваших коллег и партнеров, ваших близких – посредством формулировки общих правил и договоренностей. Это как раз та ситуация, когда нужно потратить время и силы на слом шаблонных схем существования и заменить их новыми. Это окупится.

Оцените эффективность

Экономия на утренних и вечерних пробках хотя бы одного часа в день (обычно 1,5–2 минимум) – это плюс двадцать рабочих часов в неделю, то есть три рабочих дня в месяц, которые можно потратить на работу, личное развитие или полноценный отдых. В год это количество достигает тридцати пяти рабочих дней, то есть более месяца работы или дополнительного отпуска.

Проверьте, не променяли ли вы освободившиеся за счет удаленной работы часы и дни на то, чтобы стать «бесплатной рабочей силой» в быту или на то, чтобы раствориться в «домашней болтанке».

Завершающим элементом, включающим «деловой настрой», будет правильная одежда. Конечно, возможно жесткое решение – одеваться дома так же тщательно, как для офиса. Такой подход очень хорошо работает, но придерживаться его не всем под силу. Мы рекомендуем просто подобрать комплект «цивильной домашней одежды», «элегантной униформы», которую стоит готовить с вечера и надевать утром, не раздумывая. Это сокращает утренние «сборы» примерно в 4 раза, и на столько же увеличивает время на спокойную настройку.

В следующих главах мы разберем другие способы повышения собственной эффективности: укрощение мессенджеров, чек-листы для контроля сотрудников и внешних исполнителей, способы самообразования. Все они также помогут сократить количество бездарно потраченного личного и рабочего времени, что очень часто случается на удаленке.

Джентльменский набор «удаленщика»

Очевидно, что специалисту, для которого удаленная работа стала постоянным или значимым форматом работы, то есть практически для всех нас, нужен набор технического оборудования, универсального в любых обстоятельствах. Если в больших корпоративных офисах, как правило, существует инфраструктура технической поддержки и всегда можно свалить на сисадмина неожиданные технические коллапсы, то в удаленном формате такой номер не пройдет.

Одна из важнейших особенностей удаленки заключается в том, что вас ценят не по наличию тела в офисе, а по результатам работы. Поэтому, какие бы уважительные катастрофы не случались с вашим ноутбуком, смартфоном, Интернет-соединением и пр., в случае технических провалов вы автоматически будете считаны в мозгу клиента или руководителя как человек, «проваливший проект». Причем даже в том случае, если ущерб от технического сбоя был незначительным или вообще отсутствовал. Все просто: пара нарушенных дедлайнов – и вы живете дальше с меткой «трабл-мейкера», а не эффективного специалиста вне зависимости от качества вашей работы.

Рассмотрим минимальный набор необходимых гаджетов и аксессуаров:

1. Ноутбук.

2. Смартфон.

3. Гарнитура (наушники с микрофоном, благодаря которым вас будет хорошо слышно по любой видеосвязи).

4. Планшет (опционально, можно использовать как замену ноутбуку).

5. Принтер (опционально, для тех, кто много и тщательно работает с текстовыми документами).

6. «Единый блокнот» для записей (всегда должен быть под рукой и обязательно должен быть единым для всех записей во время любых телефонных звонков, конференц-звонков, видеоконференций и пр.).

7. Блок дополнительного питания или большая батарейка, от которой можно зарядить ноутбук, если отключили электричество в квартире.

Главный принцип «эффективной удаленки» – все удваиваем. Удваиваем «железо», софт, приложения.

Идеальное решение – иметь запасной ноутбук (пусть самый простенький, даже «школьный») и обязательно – запасной канал телефонной связи. Две зарядки к ноутбуку, две зарядки к телефону и т. д.

Опыт показывает, что неприятности обязательно случаются. В самый неожиданный и неподходящий момент самая лучшая и любимая техника искрит, ломается, заливается чаем или пивом, падает, умирает и даже теряется. Любая поломка выбивает вас минимум на полдня, и эти полдня могут стать роковыми.

Глеб Архангельский:

– Одна из встреч с клиентом у меня выглядела прямо образцово-показательной иллюстрацией принципа «ДУБЛИРУЙТЕ ВСЕ ПРОГРАММЫ И ОБОРУДОВАНИЕ!».

Skype по непонятным причинам сбоит – переходим в Webinar.ru. Тут Webinar.ru не распознает родную камеру ноутбука – присоединяю внешнюю (она всегда наготове).

Через час по загадочным причинам в Webinar.ru пропадает видео. Переходим в WhatsApp с телефонов – на этот случай у меня есть держалка телефона для прямых эфиров в соцсетях. Рядом гарнитура – на случай проблем с родным микрофоном ноутбука, который обычно работает нормально, но иногда…

К сожалению, несмотря на всю «гаджетизацию» и «интернетизацию», мы все еще далеки от совершенства в удаленной работе. Поэтому такое дублирование, резервирование и возможность переключаться очень помогают.

Перечислим наиболее важные условия эффективной удаленной работы:

1. Иметь под рукой надежного компьютерного или гаджетного мастера или контору. Лучше недалеко от дома. Таких заведений сейчас много, они имеют довольно удобные сервисы: можно отправить сломанную технику туда и обратно с курьером. Но все же лучше иметь проверенный вариант с приятными мастерами, которые могут быстро и с гарантией реанимировать вашу технику, а не причинить еще больше проблем.

2. Зачем нужен блокнот?

Довольно часто при использовании всех видов связи – и видеовещания, и быстрой пересылки документов на ноутбуке и компьютере – в прямом смысле «все руки и гаджеты заняты». Любые, даже самые хаотичные заметки, в том числе «практически вслепую», помогают лучше отработать результаты любого онлайн-совещания, онлайн-мозгового штурма и даже просто телефонного разговора.

Единственное, что нужно делать, чтобы эти записи работали на вас – использовать всегда один и тот же блокнот. После завершения сессии «лихорадочного записывания» аккуратно сделать заголовки: имя собеседника, дата и время разговора, тема общения.

3. Интернет-связь – основа основ удаленной работы. К счастью, в России, а особенно в Москве, Интернет-провайдеры работают исключительно хорошо и по очень разумным расценкам. Однако всегда есть смысл иметь запасной канал, хотя бы в виде мобильного Интернета на смартфоне, который можно быстро раздавать на любые работающие рядом гаджеты. Опции 3G Mobile и LTE связи работают очень хорошо, тянут даже видеоконференции, 5G Mobile уже на подходе. Если вы настроены на эффективную удаленную работу, тщательно перебрать и протестировать все возможности Интернет-подключения очень важно. В большом офисе вам это обеспечивает работодатель, а дома все настройки придется делать самостоятельно.

4. Локация. Нередко существует техническая проблема с Интернетом за городом. Даже не каждый коттеджный поселок гарантирует наличие хорошей связи, не говоря уже о стихийной застройке. Можно решить эту проблему работой в кафе с Wi-Fi в ближайшем к загородному дому городе. Однако в любом случае надо иметь представление обо всех местах надежного Интернет-сигнала рядом с местом, где вы собираетесь работать. Для командировок имеет смысл использовать проверенные брендовые отели. Например, в сети Accor (бренды Ibis, Mercure, Adagio) всегда идеальный Wi-Fi и в номерах, и в общественных пространствах, а в отелях сети Marriott часто бывает довольно «ленивая» Интернет-связь.

Если вы собираетесь работать из необычного для вас, непроверенного места (из нового отеля, нового дома, гостя у родственников и знакомых), никогда не обещайте своим коллегам и партнерам, что вы точно будете на связи. Лучше предупредить, что могут быть незначительные перебои, чем пообещать свое полное удаленное присутствие. Ну и конечно, закладывайте время на настройку оборудования в новой дислокации. Только в телесериалах про шпионов все идеально и мгновенно подключается в любой пустыне.