Текст книги "Личная эффективность руководителя"

Глава 2
Оценка своего потенциала и зон роста

Наш успех напрямую зависит от наших возможностей, наших ресурсов.

Поэтому всякое эффективное обучение и развитие головного мозга начинается с тренировки самоконтроля, а точнее с осознанности. Как говорят тибетские ламы: «Погоняй коня осознания кнутом присутствия. Чтобы эффективно тренировать личную эффективность, мы должны знать, где мы находимся на пути развития, в чем наша сила, какие у нас есть зоны роста.

Нам нужно оценить свою жизнь во всей её полноте. Насколько мы удовлетворены разными сферами нашей жизни, насколько мы контролируем и можем управлять ключевыми аспектами нашей жизни. Для этого проведите диагностику колеса жизненного баланса. Оцените удовлетворенность разными своими сферами жизни и уровнем контроляжизни.

Оцените, насколько вы удовлетворены перечисленными ниже сторонами своей жизни в баллах от 1 до 10 и уровнем контроля от 1 до 5.

Таблица 1. Диагностика ваших сфер жизни.

1. Здоровье, красота, работоспособность.

2. Финансы, комфорт, запас средств.

3. Работа, бизнес, творчество, карьера.

4. Семья, любовь, дети, секс.

5. Общение, ваше окружение, мероприятия, тусовки.

6. Отдых, увлечения, спорт, путешествия, экстрим.

7. Саморазвитие. Обучение, новые профессии, новые навыки.

8. Признание, статус, известность, слава.

9. Духовный рост, ваша миссия, ценности, смыслы.

Затем, установите связи, какие сферы на какие сферы жизни влияют. Какие сферы являются ключевыми, доминирующими, а какие факультативными. Для кого-то это может быть работа, для кого-то развитие, обучение, для кого-то семья, для кого-то финансы. Идеально поднять все стороны вашей жизни до 8–9 баллов, но для этого нужны мощные ресурсы.

Естественно, трудно сразу все восемь аспектов вашей жизни резко изменить в нужную для вас сторону. Поэтому нужно начинать с тех сфер, которые являются ключевыми, активно влияют на все другие. Именно там вы можете сформулировать ваши цели на год и больше. Например, поиск нужной для вас работы, карьерный рост или создание семьи.

Важно провести оценку уровня контроля этих сфер жизни. Изменить можно то, что у вас под контролем. Поэтому подумайте, как можно взять под контроль ваши сферы жизни и ими активно управлять.

В следующей главе вы научитесь работать с вашими целями, используя современные алгоритмы.

Второй уровень диагностической системы.

Оценка своего личностного профиля по следующему чек-листу.

Таблица № 2. Оцените качество своих личностных характеристик:

1. Концентрация внимания.

2. Работоспособность Уровень энергетики.

3. Качество вашего сна.

4. Стрессоустойчивость.

5. Настроение: драйв, радость.

6. Воля, умение долго и целенаправленно работать.

7. Коммуникативность.

8. Системность, порядок в делах.

9. Обучаемость.

10. Качество принятия решений.

11. Достижение результатов. Процент выполняемых проектов.

12. Ваша жизнь соответствует вашим ценностям и смыслам.

Оцените в баллах от 1 до 10. Результаты теста будут ценной информацией о том, какие личностные характеристики требуют активного развития.

Напишите четкий план как их развивать: самообучение, тренинги, онлайн обучение.

План обучения

1

2

3

4

Вам необходимо знать возможности вашего организма и физиологии.

Таблица № 3. Оценка работы организма.

1. Сколько часов сна вам нужно в день, чтобы чувствовать себя отдохнувшим и бодрым?

2. Какие продукты дают вам больше всего энергии?

3. Какие продукты заставляют вас чувствовать себя нездоровым или сонным?

4. Какие физические упражнения дают максимальную пользу для вас?

5. В какое время суток вы работаете наиболее эффективно?

6. Есть ли закономерности в вашей продуктивности?

7. Какой самый лучший отдых для вас?

8. Что больше всего радует вас в жизни?

9. Когда к вам приходят блестящие идеи? Что вы делаете в этом случае?

10. От чего вы больше всего страдаете или испытываете стресс?

11. Когда вы начинаете волноваться, тревожиться и почему?

Получив данные, подумайте, что в вашей жизни нужно изменить, чтобы повысить свою личную эффективность.

Список изменений:

1

2

3

4

5

6

Что вам нужно, для того чтобы быть эффективными?

Таблица 4. Оценка ваших ресурсов.

1. Ваши ценности, что дорого для вас?

2. Объекты: книги, которые вы прочитали, оборудование и технологии, аудио– и видеозаписи с информацией, которая вам нужна, инструменты, сервисы, платформы.

3. Люди: семья, друзья, коллеги, просто знакомые, возможно, очень давние.

4. Время: достаточно ли у вас времени, чтобы посвятить себя достижению цели? Если нет, откуда вы его возьмете? Как справитесь с продолжительными задержками?

5. Ролевые модели: знаете ли вы кого-нибудь, кто уже достиг той же цели?

Чему вы можете от них поучиться? А, может, кто-то написал о том, что сделал, чтобы достигнуть цели? Или есть персонаж в книге, пьесе или фильме, который вы можете использовать как модель?

6. Какими ценными личными качествами вы обладаете?

7. Какими профессиональными умениями, навыками вы обладаете?

Вам необходимо оценить уровень ваших профессиональных компетенций.

Составьте свой список и оцените его в баллах от 1 до 10 баллов.

Таблица 5. Оценка уровня ваших компетенций.

1. Тайм-менеджмент.

2. Навык продаж.

3. Навык ведения переговоров.

4. Навык публичных выступлений.

5. Навык принятия оптимальных решений.

6. Навык проведения совещаний.

7. Навык делегирования.

8. Навык мотивации персонала.

9. Навык постановки целей и декомпозиции на задачи.

10. Навык эмоционального интеллекта.

11. Навык креативного мышления.

Резюме.

Получив информацию о себе и используя данные всех 5 анкет, имеет смысл оценить свой потенциал, свои ресурсы. У вас все есть для достижения ваших целей? Если нет, тогда как увеличить свои ресурсы и повысить свой потенциал?

• Найти необходимые знания.

• Пройти обучение.

• Найти экспертов, тренеров, менторов и поработать с ними.

Тогда пора переходить к постановке целей и формированию стратегии с последующей описанием дорожной карты выполнения поставленных задач.

Глава 3
Управление траекторией жизни. Современные технологии постановки целей

Мы все живем и работаем в бурный век, когда все каналы восприятия перегружены нескончаемыми потоками информации, и, чтобы успешно конкурировать, вам нужно постоянно делать выбор, ставить приоритеты и фокусироваться на главном в своей жизни.

Это важно не только для компаний, но и для людей. Чтобы достичь главных целей, мы постоянно боремся с двумя проблемами: необходимостью иметь четкий план или желанием выполнить множество задач одновременно.

Согласно исследованию LinkedIn, списками дел пользуются 63 % профессионалов. Все это было бы здорово, если бы мы действительно достигали того, что наметили.

Но стартап iDoneThis проанализировал данные своих пользователей и обнаружил, что 41 % всех дел, внесенных в список, не был сделан, что не так уж удивительно в мире, где перед квалифицированным работником, согласно исследованию психологов Рэя Баумейстера и Джона Тайрнея, в каждый конкретный момент времени стоит в среднем 150 задач.

С таким количеством конкурирующих приоритетов легко понять, почему нечто значимое (например, ключевые проекты) постоянно попадают в конец списка, потому что не могут соперничать с сиюминутным кайфом от выполнения более простых задач, как написание поста, создание презентации.

Сейчас долгосрочное планирование уже не решает всех современных проблем, как раньше. Ведение бесконечных списков, что рекомендуют некоторые эксперты, уже не столь эффективно.

В наше время, скорость и гибкость становятся главными составляющими успеха не только в динамичной деловой среде, но и в социальной адаптации и личной эффективности людей. Об этом пишет профессор. Колумбийской бизнес-школы Рита Макграт в своей книге «Конец конкурентного преимущества».

Исходя из этого, старые модели планирования заменяются на новые более адаптивные с небольшим временным горизонтом, возможностью гибкого изменения существующего плана с учетом динамики изменений рынка. И особенно важна фокусировка на самых приоритетных проектах.

Главное – это навык достигать ключевых целей, основанных на ваших ценностях, которые реально меняют вашу жизнь, например, создание собственного бизнеса, запуск перспективного проекта, карьерный рост.

Такие цели могут быть достигнуты, если вы готовы регулярно проводить ревизию своих предположений, целей, корректируете траекторию жизни, адаптируясь к быстро меняющимся условиям социума.

Стратегическое планирование личных целей.

Я начал обучать стратегическому планированию моих клиентов еще в 1995 году, когда участники моих тренингов начали обращаться ко мне с просьбой о помощи в создании своего бизнеса, тогда еще не было такого слова Стартап.

Выступая в роли коуча или консультанта, мы с клиентом ставили цели на 2-3– летний горизонт. Цели были следующие: создание строительных, рекламных компаний, учебных центров, продуктовых магазинов, мебельных салонов, ресторанов, риэлтерских компаний, компаний по подбору персонала.

Не у всех клиентов получилось запустить и сохранить свои бизнесы по разным причинам: не выдержали конкурентную борьбу, не создали команду, не контролировали свой бизнес, не развивали его. Но те немногие, кто, как тогда было принято говорить «раскрутился», до сих пор, благодарны мне за обучение навыкам стратегического планирования.

Нейрофизиологи давно обнаружили, что, формулируя цель, мы предвосхищаем ее достижение. При формулировании позитивной цели организм вырабатывает гормон РЕА, врезультате чего достижение цели связано с положительными эмоциями.

Если фиксироваться на отрицательных событиях (неудачах, провалах), то вырабатывается гормон НЕА, который вызывает отрицательные эмоции, а это блокирует нашу активность.

«Если не знаешь куда бежать, стоит ли бежать?» (Буддистская мудрость)

Интересную модель стратегического планирования личных целей предлагает BillStaples.

Модель состоит из четырех этапов:

1. Практическое видение.

Во всех деталях представляем, что мы хотим в будущем интервал 2–3 года, где мы живем, работаем, как мы выглядим, чем мы занимаемся, с кем общаемся, что мы делаем. Мы смотрим фильм: «Моесупербудущее». Чем больше деталей, тем лучше. По окончанию можно описать ваше видение словами, можно картинками и фото из интернета.

Здесь мы можем сформулировать несколько ключевых целей.

На первом этапе мы задаем следующие вопросы:

– Каких результатов вы хотите добиться в вашей жизни?

– Какие перемены вы хотите получить в вашей жизни?

2. Выявление противоречий.

Естественно, если все было так просто с достижением нашего будущего, можно было бы не работать дальше. В жизни чаще бывает, как в поговорке: «Гладко было на бумаге, да забыли про овраги».

Анализируем, какие препятствия, проблемы противоречия могут быть на нашем пути к образу нашего видения. Это могут финансовые, временные, технические, человеческие преграды.

Составляем список возможных препятствий, противоречий для каждой цели. Для каждой цели будут свои группы препятствий.

На втором этапе можно использовать вопросы:

– Что мешает мне достичь моих целей?

– Какие препятствия будут на моем пути?

3. Как преодолеть препятствия:

Что можно сделать, чтобы обойти препятствие? Какие есть варианты их преодоления? Пишем все возможные варианты преодоления, выбираем наиболее реалистичные, рабочие. Формируем из них план действий.

На третьем этапе имеет смысл задавать следующим вопросы:

– Как мне преодолеть препятствия?

– Как мне решить противоречия?

4. Какой будет конкретный план действий

Пишем дорожную карту времени, как мы будем реализовывать наш план какие сроки даты, по каким критериям будем оценивать, что мероприятия выполнено, какие ресурсы нам понадобятся для получения результатов, успешного окончания задач.

На четвертом этапе задаем новые вопросы:

• Какие конкретно действия вам нужно совершить, чтобы добиться своей цели?

• Какой конкретный план действий?

Приведу кейс моего клиента.

Цель: проведение международной конференции в Москве через два года.

На первом этапе, я попросил клиента сформировать видение, представить себе идеальный вариант проведения конференции, отвечая на следующие вопросы:

• Где будет проходить. Какое здание, площадка будет использована?

• Когда будет проходить. Какое время года?

• Какая конкретная тема конференции?

• Сколько будет участников?

• Кто будет выступать с докладами?

• Как он будет приглашать участников конференции?

• Где он будет искать докладчиков?

Клиент четко описал, что будет задействован современный бизнес-центр на окраине города. Конференция будет проходить в апреле или в мае. Количество участников порядка 500 человек. Тему конференции он решил конкретизировать с членами своей команды и стейкхолдерами.

На втором этапе, я попросил клиента представить список всех возможных препятствий и вот что получилось:

• Недостаток финансов;

• Трудности с приглашением участников конференции;

• Трудности с разработкой актуальной программы конференции;

• Возможные проблемы с поиском и приглашением интересных спикеров;

• Возможные проблемы с проведением самой конференции: мультимедийное оборудование, трансляция в интернет, организация питания, концертная программа, организация мастер-классов и многое другое.

На третьем этапе, клиент разрабатывал мероприятия, как обойти препятствия:

• Где можно получить финансы;

• Как провести рекламную кампанию, включая и контекстную рекламу, Емелирассылки, рекламу в социальных сетях;

• Поиск людей, кто может посоветовать актуальных спикеров;

• Найти специалистов кто поможет профессионально организовать проведение конференции.

На четвертом этапе, клиент составил дорожную временную карту всех задач, сроки исполнения, конкретных исполнителей и критерии оценки результата.

В современной практике постановке стратегических целей существует еще одна чрезвычайно эффективная модель австрийского профессора Кристиана Фрайлингера.

Модель 11 шагов. Алгоритм модели:

1. Какая у нас есть проблема?

2. Какая у нас цель?

3. Достижение цели находится под нашим контролем?

4. Что даст нам достижение цели? Для чего нужно ее достигать?

5. По каким критериям мы будем оценивать результат достижения цели? Лучше наличие трех критериев.

6. Какие временные сроки? Когда мы получим результат?

7. Какой будет план достижения цели, конкретные задачи?

8. Какие будут препятствия на пути к достижению цели?

9. Какие нам нужны ресурсы (внутренние и внешние)

10. Какие наши первые шаги?

11. Что будет мотивировать нас?

Чтобы постоянно держать цель в фокусе своего внимания, вам нужны приемы напоминания-триггеры. Вам нужно создавать новые позитивные привычки, постоянно работающие на достижение целей.

Как заметил Чарльз Дахигг в книге: «Сила привычки», так называемая петля привычки состоит из трех частей: сигнал или триггер (нечто побуждающее к формированию привычки), рутина (собственно привычка) и награда (что-то, что закрепляет привычку). Ваши гаджеты могут помочь с каждым из этих компонентов.

Какие могут быть варианты триггеров:

• Стикеры, предметы, фигуры на столе;

• Будильник с определенной мелодией;

• Использование Бота, который звонит нам;

• Вам звонит человек или пишет письма на почту;

• Вы регулярно отчитываетесь перед командой, в которой вы работаете;

• Вы ведете дневник.

Резюме.

Ваши цели должны решать актуальные проблемы. У вас должен быть четкий план реализации достижения цели с постоянным контролем этапов ее реализации.

Глава 4
Конструирование будущего. Тактическое и оперативное планирование

Тактическое планирование.

В данном случае мы работаем с целями второго уровня. Я их называю проектами.

И здесь вам важно выделить главные приоритеты. С чем работать в первую очередь. На время мы отбросим все второстепенные цели и проекты. Получив список целей на 3–5 лет, мы переходим от стратегического планирования к тактическому планированию. Для этого мы используем модель 3–3–3–3. (Три месяца, три цели, у каждой цели три проекта, три критерия достижения цели).

Почему планируем не на год, а на три месяца?

• Ситуация может быстро измениться, и то чтобы было актуально, перестает быть важным.

• Так нам легче держать фокус на главных целях.

• Мы можем быстро скорректировать наши планы при необходимости.

• Мы можем быстрее получить пусть небольшие, но конкретные результаты нашего труда, обратную связь.

Как алгоритм работает.

1. Вы декомпозируем цель первого уровня на проекты (цели второго уровня). Как правило, их может быть несколько (3, 5, 8)

2. Вы выбираете три проекта, которые являются наиболее приоритетными. Эти три проекта вы должны выполнить в течение трех месяцев. Каждый проект в свою очередь состоит из задач, которые вы будете закрывать каждый день или в два, три дня.

3. Вы разрабатываете три критерия оценки результата выполнения каждого проекта. Фокусируйтесь только на выполнении проектов. Все остальное будете делать потом, после трех месяцев. Но если закончим эти проекты раньше, то перейдем к другим проектам.

Приведу три кейса моих клиентов.

Кейс 1. Цель: написание и защита кандидатской диссертации (цель первого уровня).

Время – 3 года.

Тактическое планирование. Создаем три проекта (цели второго уровня) на три месяца:

Проект 1: постановка цели, задач, разработка плана работы. Три месяца.

Проект 2: разработка модели оценки собранного материала. Три месяца.

Проект 3: начало написания литературного обзора. Три месяца.

Кейс 2. Цель: создание сайта время 1 год

Три проекта на три месяца:

Проект 1: анализ сайтов конкурентов (дизайн, структура сайта) 3 месяца.

Проект 2: прорисовка прототипа и структуры сайта. 3 месяца.

Проект 3: сбор материалов для сайта (контент, фото, видео) 3 месяца.

Кейс 3. Цель: создание бизнес – модели онлайн обучения шесть месяцев.

Тактическое планирование.

Три проекта на три месяца.

Проект 1: анализ похожих онлайн школ.

Проект 2: пройти обучающий курс по созданию онлайн школы.

Проект 3: сбор и систематизация своего материала.

Три проекта на следующие три месяца.

Проект 1: запуск и оценка результативности вебинаров по темам онлайн курсов.

Проект 2: поиск или создание собственной платформы.

Проект 3: наполнение контентом онлайн курсов.

Как правило, исполнение проектов заканчивается раньше трех месяцев.

Оперативное планирование или персональный Kanban.

Оперативное планирование имеет горизонт видения неделю и минимум на один день. Здесь мы работаем с задачами, которые мы получили в результате докомпозирования наших проектов (целей второго уровня).

В случае оперативного планирования используют следующие инструменты: Kanban и Тrello.

Как работают эти инструменты. Высоздаёте пять досок, столбиков, куда записываются конкретные задачи, которые можно выполнить в течение одного, двух, трех дней.

Первая доска – все задачи, намеченные на неделю.

Вторая доска – задачи на настоящий день.

Третья доска – задачи, которые мы делаем сейчас.

Четвертая доска — задачи, которые закончили делать.

Пятая доска – задачи, которые по тем ли или причинам отложили.

Приведу кейс из практики консультирования.

Подготовка нового тренинга. Срок 5 дней.

Первая доска.

Список всех задач, которые нужно выполнить:

1. Сценарий и режиссура тренинга.

2. Сделать слайд презентацию.

3. Написать речовку к тренингу.

4. Разработать портфель кейсов.

5. Приготовить нужный реквизит: раздаточные материалы, кейсы, анкеты тестов, бейджики, сертификаты,

6. Оборудование: флипчарты, мультимедийное оборудование, музыкальный центр.

7. Организовать кофе брейки (продукты, доставка, сервировка или иное).

Вторая доска.

Задачи, которые будем делать сегодня: 1, 2, 3 задачи (Понедельник).

Третья доска.

Что мы делаем сейчас: 1, 2, 3 задача.

Четвертая доска.

Что мы сделали за сегодня: выполнили всего 1 и 2 задачу.

Пятая доска.

3адачу отложили, нужно доработать одни кейсы и заменить другие на более актуальные.

На следующий день во вторник продолжаем работу по подготовке к тренингу.

Вторая доска

Сегодня будем делать: 3, 4 задачи.

Третья доска

Делаем 3 задачу.

Четвертая доска

Сделали только 3 задачу.

Пятая доска

4 задачу переносом на среду.

Среда

Вторая доска

Будем делать сегодня 4 и 5 задачу.

Третья доска

Делаем 4 задачу.

Четвертая доска

Сделали только 4 задачу.

Пятая доска

5 задачу переносом на четверг.

Четверг

Вторая доска

Будем делать сегодня 5, 6,7 задачи.

Третья доска

Делаем 5, 6 задачи.

Четвертая доска

Сделали 5, 6 задачи.

Пятая доска

7 задача.

Пятница.

Третья доска

Делаем 7 задачу.

Четвертая доска

7 задача сделана.

Все задачи выполнены в срок, к проведению тренинга готовы. Вы можете работать один или командой. Кстати, в приведенном выше кейсе работали два человека.

Что важно в этой работе?

1. Приоритетность. Задачи нужно ставить в список по приоритетам.

2. Однозадачность. Делать только одну задачу, только закончив ее, переходить к следующейзадаче.

3. Контроль. Оценивать сроки реальные выполнения задач.

Для чего нужно использовать доски?

• Мы сразу видим все задачи.

• Мы видим динамику выполнения задач за неделю.

• Мы понимаем, как выполняются наши задачи, на каком этапе они находятся.

• Мы можем скорректировать их исполнение.

Что важно в этой работе? Успех в достижении целей зависит от многих факторов, но прежде всего от веры в себя, наличия ресурсов и вовлеченности в работу. А вовлеченность зависит от того, насколько ваши цели соотносятся с ценностями и смыслами вашей жизни.

Когда мы работаем с целями, очень важно понять, насколько сильны ваши убеждения, насколько верите в успех. Многие, потенциально успешные проекты, не реализуются лишь потому, что люди не верят в себя и свои возможности.

Проведем тестирование вашего внутреннего настроя на достижение ваших целей.

Оцените в баллах от 1 до 10

• Вы верите в достижение свой цели?

• Вы считаете, что у вас есть все нужные ресурсы?

• Вы знаете, что эта цель связана со смыслами и ценностями вашей жизни?

Вера должна быть не менее 8–9 баллов. Если меньше, подумайте, почему так происходит, и как усилить веру в себя. Подумайте, где еще можно найти ресурсы?

Если ваша цель не соответствует вашим ценностям и смыслам, может, стоит отказаться от нее и поставить другие цели, чтобы потом не было разочарований. Получил не то образование, не ту профессию, не ту работу, выполнил не важный для себя проект. Все это оказалось вам не нужно и не имело смысла для вас.

Ваша личная эффективность напрямую зависит от ваших убеждений. Мы все нуждаемся в позитивных убеждениях, дающих нам энергию и видение возможностей в жизни. В то время как негативные убеждения отнимают у вас силы и возможности. Ниже я привел список убеждений, которые реально повышают ваш потенциал.

В своей деятельности постарайтесь руководствоваться следующими убеждениями:

• Я сам создаю свою реальность.

• Мое поведение зависит от моих убеждений.

• Мои убеждения не всегда верны.

• Нет неудач, есть опыт обратной связи.

• Лучше иметь выбор, чем один вариант.

• Я могу делать больше, чем обычно.

• Все мои действия имеют цель.

• Знать и использовать свои ресурсы.

• Использовать ресурсы других людей.

Резюме.

Как перепрограммировать наш мозг на полезные для нас убеждения, которые будут повышать наш потенциал.

Предлагаю несколько вариантов работы с убеждениями:

1. Голоса поддержки, эмоционально, максимально уверенно проговаривать эти убеждения. Вешать листки с надписями этих убеждений над рабочим столом.

2. Просмотр фильма, видеть во всех деталях реализацию этих убеждений на практике, а вы – герой этого фильма.

3. Находить примеры нужного вам поведения других людей и руководствоваться им и в своей жизни.