Текст книги "Специализированный магазин. Как построить прибыльный бизнес в розничной торговле"

Установка кассовых терминалов

Большая часть доходов будет фиксироваться кассовыми аппаратами, регистрирующими продажи, поэтому очень важно выбрать такую систему регистрации, при которой будет сохраняться максимум необходимой информации. Продажи делятся на облагаемые и не облагаемые налогом – эта информация вам необходима для вычисления налога с продаж. Кроме того, кассовый аппарат разделяет оплату наличными, чеком и по кредитной карточке, так что в конце дня после закрытия магазина вы сможете подводить итоги отдельно по каждому из способов оплаты. Кассовый аппарат можно также использовать для отслеживания категорий проданных товаров. Для кодирования товаров и услуг мы используем на ценниках 26 букв латинского алфавита, и каждую продажу кассовый аппарат относит к одному из 26 кодов. При оплате наших не облагаемых налогом категорий, в которые входит только один товар – готовые блюда – и одна услуга – упаковка подарков – программа аппарата не добавляет к цене налог на продажи. Существуют и другие необлагаемые налогом операции, например продажа товаров общественным организациям или продажа товаров, которые будут вывезены за пределы штата. Если продажа не облагается налогом, то вместо налога с продаж для товаров, облагаемых налогом, используется код налога на вывоз, а не облагаемые налогом продажи регистрируются в специальном журнале.

Кассовые аппараты могут записывать, кто из продавцов совершил продажу, – данные, необходимые для выплаты комиссионных. Эта информация также может быть полезна, если вы хотите проверить аккуратность и производительность сотрудника или сомневаетесь в его честности.

Большинство кассовых аппаратов позволяет выводить на чеках название магазина. Кроме того, иногда предусматривается место под дополнительную информацию, вроде часов работы магазина, условий возврата, слогана и адреса сайта. Закажите печатную форму при покупке кассового аппарата так, чтобы ее успели изготовить до открытия магазина. Не забудьте заказать дополнительные ролики чековой и красящей ленты. После установки кассового аппарата проведите ряд практических занятий – пусть ваши сотрудники потренируются пробивать чеки, оформлять возвраты и менять ленты.

Электронный кассовый аппарат, который называется POS-терминал, обычно используется для считывания универсального кода продукта (UPC) или штрихкода на каждом товаре и сопоставления его с присвоенной товару ценой или для чтения кода индикации цены (PLU – Price Look Up). Такой терминал посылает информацию о каждой продаже прямо в базу данных компьютера, занося весь дневной оборот в программу QuickBooks, например. Для ввода штрихкодов в POS-терминал можно использовать сканер или вводить цифровые коды с ценников вручную или делать и то, и другое, если у каких-то товаров штрихкоды отсутствуют.

POS-терминал может вести подробную базу данных покупок всех клиентов и создавать для магазина списки почтовых рассылок. Кроме того, некоторые терминалы оснащаются дополнительными программами, позволяющими автоматически генерировать наклейки для почтовых рассылок или создавать целевые рекламные материалы, с учетом покупательских предпочтений клиентов. Используя POS-терминал для ведения базы данных покупок в рамках программы лояльности (см. главу 10), можно сэкономить на приобретении специализированного и весьма дорогостоящего терминала сбора данных

Магазины, имеющие несколько зданий, могут легко комбинировать данные, полученные со всех торговых терминалов, для централизованного заказа товаров. Можно запрограммировать терминал на автоматическую отправку заказа на товар, если его запас на складе понизится до определенного уровня – это особенно удобно, если в вашем магазине постоянный ассортимент или у вас несколько зданий и поэтому вам сложно следить за общим уровнем складских запасов.

Также, многие POS-терминалы оснащены специальными программами с таймерами и кодами, позволяющими вести индивидуализированный контроль работы сотрудников. Кроме того, большинство POS-терминалов позволяет генерировать отчеты о налогах с продаж и оформлять подарочные кредитные карты.

Как правило, POS-терминалы позволяют изменять информацию на кассовой ленте и даже выдавать купоны или подарочные чеки. Возможно, вы будете периодически изучать степень удовлетворенности покупателей вашим магазином, проводя онлайновые опросы по чекам и разыгрывая призы среди участников.

Как и в случае любых других компьютерных программ, POS-терминалы имеют смысл, только если введенные в них данные точны и актуальны, а генерируемые ими отчеты используются на практике. Вам придется выделить определенные средства на то, чтобы все новоприбывшие товары регулярно заносились в базу данных. Однако, существует большая вероятность того, что эта дополнительная работа приведет к увеличению прибыли за счет снижения затрат на поддержание запасов, а также к повышению качества обслуживания покупателей и более эффективному распределению рабочего времени.

POS-терминал стоит недешево, и такие расходы могут быть неоправданны для маленького магазина, расположенного в одном здании, если только он не относится к тому типу магазинов, для которых уже разработаны специальные патентованные программы (как, например, в случае независимых книжных магазинов). Решившись на приобретение POS-терминала, обязательно поговорите с владельцами других розничных магазинов и узнайте, какие терминалы используют они. Составьте перечень всех необходимых вам функций и выясните, какие компании поставляют соответствующее программное обеспечение – пригодное не только на данный момент, но и в будущем, особенно, если вы планируете открывать несколько отдельно стоящих магазинов. Попросите представителя каждой компании провести наглядную демонстрацию предлагаемого оборудования. Выбирайте фирму с хорошей репутацией и большим опытом работы, поскольку от надежности и работоспособности терминалов будут зависеть ваши продажи. Кроме того, очень важно, чтобы вас и ваших сотрудников научили правильно обращаться с оборудованием.

Многие товары, которыми мы торгуем, не снабжены штрихкодом, поэтому у нас нет POS-терминала. Хотя при желании мы вполне могли бы печатать собственные этикетки со штрихкодами для таких товаров, используя магазинный компьютер, специальную программу и соответствующий принтер.

Снабжение товаров штрихкодами получает все более широкое распространение даже на импортных товарах, и может наступить день, когда ценники будут больше не нужны. Однако для того, чтобы покупатели знали, сколько стоит та или иная вещь, каждый товар всегда должен иметь ярлычок с ценой. Клиентам намного удобнее посмотреть на ценник, чем спрашивать, поэтому даже товары с кодами следует после доставки в магазин снабдить ценниками. Для гастрономов и магазинов сниженных цен, которые больше не используют ценники, получение товаров со штрихкодами намного снижает затраты труда персонала. Однако большинство специализированных магазинов продолжает снабжать каждую единицу товара ценником для удобства покупателей.

Перед открытием магазина необходимо положить в кассовый ящик некоторое количество банкнот и монет – чтобы сдавать сдачу. Выберите круглую сумму, например 100 долларов, которую вы считаете нужным иметь под рукой при открытии магазина, и откладывайте ее каждый день после окончания рабочего дня в мелких купюрах и монетах. Кроме того, мы держим некоторое количество монет в шкафу, рядом с кассой и, если нужно, размениваем банкноту из кассы на четвертаки и центы. При подсчете дневной выручки мы всегда проверяем состояние этого обменного фонда, чтобы убедиться, что сумма там не изменилась. Для специальных мероприятий, особенно напряженных выходных и праздников, когда банки закрыты, мы заранее готовим побольше мелочи.

Следуйте примеру банков и кладите все банкноты в кассовом ящике аккуратно, в одинаковом порядке. Вам будет удобнее выдавать покупателям сдачу. Кассовые аппараты вычисляют, какую сумму должен получить клиент, но посчитать деньги и показать, что это именно та сумма, которая нужна, должен кассир.

В конце дня кассовый аппарат покажет суммы продаж за день, в трех разных категориях: наличные, чеки и кредитные карточки. Если сотрудник по ошибке набрал неправильный код для транзакции, он должен сразу же это записать, чтобы можно было внести необходимые исправления. Мы выработали свою форму ежедневного отчета, для того чтобы быть уверенными, что сумма, положенная на счет магазина в банке, соответствует сумме на кассовом аппарате этого дня. Сверху на этом бланке печатаются суммы, оплаченные наличными, чеками и кредитными карточками, – из дневного отчета кассового аппарата. Эти числа сравниваются с общим количеством наличных в кассовом ящике, из которого вычитается стартовая сумма 100 долларов, с суммой чеков и суммой данных по кредитным карточкам. Все расхождения в суммах отмечаются на бланке отчета, чтобы бухгалтер проверил их, прежде чем класть деньги в банк на следующий день. Чеки гасятся соответствующим штампом, а данные продаж по кредитным карточкам до нашего ухода из магазина передаются по электронной почте.

Бухгалтер переписывает данные о продажах из кассового аппарата в журнал ежедневных записей или вводит данные в компьютер магазина. (Особые POS-терминалы передают данные непосредственно в память компьютера.) Точные записи о продажах необходимы не только для банковского отчета, но и для заполнения налоговых деклараций на продажи. В налоговых декларациях часто требуется описание всех не облагаемых налогом продаж, например, продажи на вывоз из штата или продажи готовых блюд, так что облагаемые и не облагаемые налогом продажи должны быть записаны в разных колонках.

Наличные все еще остаются универсальным средством оплаты покупок. Однако носить с собой большие суммы опасно, особенно когда путешествуешь, к тому же простота записи расходов и льготная отсрочка оплаты, предоставляемая многими платежными картами, делают их очень привлекательными для покупателей. Однако оплата обслуживания платежных карт для магазина может составить до 4 %. Тем не менее отказываться принимать оплату по самым распространенным карточкам неумно и недальновидно – ваши затраты обязательно окупятся. Большинство банков оказывают услуги по приему платежей с кредитных карт, как и несколько национальных компаний. Некоторые торговые ассоциации, например National Retail Federation, предлагают групповую оплату. Если вы не хотите иметь дело с обслуживающими организациями, расположенными вне вашего штата, обратитесь в местный банк, если его ставка вас устроит. Оплата операций с платежными картами до определенной степени определяется суммой, так что по мере роста вашего бизнеса вы сможете платить меньше (в процентном отношении). Время, за которое деньги попадают на ваш банковский счет, также является важным фактором в выборе компании-эквайера – для разных компаний оно существенно разное.

Один из существенных расходов при развертывании бизнеса – покупка терминалов электронной обработки данных, которые позволяют сканировать кредитную карту и автоматически передавать информацию о сделанной покупке компании, обслуживающей транзакцию. К счастью, в настоящее время крупные эквайеры кооперируются, и один терминал позволит вам принять оплату с карт Master Card, Visa, American Express и Discover. Размер комиссионных при этом может варьироваться, так же как процесс перевода средств на банковский чековый счет магазина. Оплата за операции с некоторыми кредитными картами снимается ежедневно, с другими – раз в месяц.

В системе обработки данных авторизация всех транзакций проводится автоматически. Если было заявлено, что обрабатываемая карта потеряна или украдена, или клиент превысил кредит, то карта не принимается к оплате. Хотя в большинстве фирм теперь карты обрабатываются с помощью электронной системы, можно проводить транзакции, используя импринтер – ручной прибор, который снимает данные с карты, после чего кассир звонит по бесплатному номеру, чтобы запросить код авторизации.

Каждый электронный терминал требует подключения к собственной телефонной линии, что существенно отразится на ваших расходах, особенно если таких терминалов у вас несколько. Обязательно приобретите импринтер и штамп, содержащий название магазина и его торговый код, на случай, если электронная система выйдет из строя. Вы не можете позволить себе потерять покупателей из-за сбоев в электропитании, замятия бумаги в принтере или проблем с терминалом.

Теперь практически треть всех покупок оплачивается дебетовыми картами, которые выглядят так же, как кредитные, однако позволяют немедленно осуществить перевод необходимой суммы с текущего счета покупателя на счет продавца. В то время как большинство розничных магазинов списывает со счета лишь необходимую сумму оплаты, многие клиенты были бы рады возможности снять некоторое количество наличных сверх этой суммы. Если вы хотите предоставить своим покупателям такую услугу, то должны приобрести терминал с возможностью ввода персонального идентификационного номера ПИН (PIN), чтобы покупатель мог ввести его в систему. Поскольку это конфиденциальная информация, сотрудники магазина не должны видеть номер, который вводит клиент.

Прием чеков[14]14
  Расчеты чеками в России почти не используются. Широкому распространению данной формы мешают следующие факторы: проблема определения подлинности чека и возможность отказа чекодателя от платежа по чеку. За рубежом расчеты чеками по сделкам широко применяются. Они выгодны чекодателю: выписывая чек, он отодвигает срок оплаты по нему на то время, пока чек не вернется обратно в банк чекодателя. Используя данный вид расчетов, чекодатель может с достаточной степенью уверенности прогнозировать срок, в течение которого платежный документ будет предъявлен к оплате, и, таким образом, прогнозировать показатели ликвидности своей организации. В настоящее время расчеты чеками регулируются положениями параграфа 5 «Расчеты чеками» главы 46 Гражданского кодекса Российской Федерации. – Прим. ред.


[Закрыть]

Недействительные, не оплачиваемые банком чеки – это серьезная проблема для магазинов. Человек, укравший товара на 10 долларов, будет осужден по всей строгости закона, но если в вашем магазине совершили покупку на 100 долларов и выдан недействительный чек – это, скорее всего, ваша проблема.

Когда чек возвращается из банка с пометкой, что на данном счету отсутствуют средства, вы можете подождать несколько дней и снова предъявить его к оплате. Часто во второй раз все кончается благополучно – если покупатель добросовестно заблуждался о состоянии своего счета, но если чек возвращается во второй раз, то обычно деньги по нему уже не получишь. Вам остается только позвонить клиенту и попросить заплатить наличными. Если вас постигнет неудача, можете сообщить в полицию или обратиться в агентство, занимающееся сбором долгов. Некоторые магазины пытаются бороться с практикой выписки необеспеченных чеков, объявляя о штрафе размером 25 долларов за каждый возвращенный чек. Этот штраф действительно позволяет покрыть расходы на повторное обращение в банк, но помогает, только если плату по чеку – да и штраф – все-таки удастся получить.

Если необеспеченные чеки представляют для вас серьезную проблему, вы можете обратиться в одну из служб контроля, например TeleCheck. Такие службы дистанционно считывают данные счета, указанного на чеке, и отвергают потерянные или украденные чеки и чеки, выписанные на счета, которые отмечены в базе данных как проблемные, например, по которым имеется перерасход. Оплата таких услуг иногда включает гарантию на оплату признанных «хорошими» чеков, если они в последствие окажутся недействительными.

Новейшей формой приема чеков является электронная конверсия. Предъявляемый покупателем бумажный чек обрабатывается электронной системой, считывающей сведения о банковском счете и сумме чека, после чего возвращается покупателю. Сканированный чек отправляется в банк электронным способом, и через некоторое время на счет магазина поступают деньги. Таким образом исключается риск возможного непринятия чека банком, однако в то же время отменяется период флоута или «времени в пути», в течение которого покупатель может пополнить баланс на счете.

Просите покупателя предъявить документ с фотографией, например водительское удостоверение, это поможет распознать украденный чек, кроме того, вы сможете проверить такую информацию, как адрес и телефон, которые могут потребоваться, чтобы вы могли найти клиента, если он выписал необеспеченный чек. Но если недействительные чеки не составляют особой проблемы, может быть, стоит рискнуть и отнести их за счет издержек бизнеса? Тогда перестаньте беспокоиться и принимайте все чеки с улыбкой и благодарностью.

Магазины, которые принимают чеки, – а большинству просто приходится это делать – должны выработать правила, предусматривающие различные ситуации. Как поступать, если покупатель хочет выписать чек, превышающий стоимость покупки? Пытается заплатить чеком, выписанным на другую фирму? Или его счет в банке другого штата? Если вы сформулируете эти правила в письменном виде, это поможет вашему персоналу успешно обслуживать клиентов.

Счет в магазине

В былые времена большинство розничных магазинов позволяло лучшим клиентам держать личные счета: клиент подписывал чек за покупки, а платил за них в конце месяца, когда получал общий счет из магазина. С распространением кредитных карточек большинство магазинов отказалось от такой практики – ведь приходилось рассылать счета и терять деньги из-за отложенных платежей. Однако в некоторых случаях этот вид услуг для постоянных клиентов поможет завоевать покупателей, и ваши усилия приведут к существенному повышению объема продаж.

В одном из магазинов подарков в Огайо, работающем при больнице, нашли оригинальный способ увеличения объема продаж: там завели счета на всех сотрудников, которые составляют 75 % покупателей. Сотрудники больницы подписывают чеки, а стоимость покупок удерживается из их заработной платы.

Ведение личных счетов клиентов позволяет без труда проследить за всеми покупками и организовать скидки и льготы для самых активных покупателей. Высылая им в конце месяца счета, вы получаете возможность вложить информацию о новых товарах. Проверку платежеспособности клиентов, отслеживание покупок, выписку счетов и «заботу» о неплательщиках можно поручить одной из финансовых компаний. Если у вас много личных счетов клиентов, вы можете даже заказать собственные пластиковые кредитные карточки, действующие только в вашем магазине. Однако проследите, чтобы финансовая компания обслуживала ваших клиентов компетентно и дружелюбно, как это принято в вашем магазине.

Собственные кредитные карточки позволяют магазинам проводить такие акции по продвижению товаров, как кредитование покупок, например «шесть месяцев беспроцентного кредита» или «60 дней – никакой оплаты». В зависимости от состояния финансов, возможно, магазину придется занимать деньги, чтобы покрыть связанные с такими акциями расходы, в этом случае проценты по займу должны закладываться в цену товара.

Начальный курс бухучета[15]15
  Российские организации ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета (Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете»). В то же время организации и индивидуальные предприниматели имеют право применять наряду с традиционной упрощенную систему бухгалтерского учета и налогообложения (НК РФ, глава 26.2), т. е. ведут книгу учета доходов и расходов по упрощенной форме, без применения способа двойной записи, плана счетов и соблюдения иных требований. Возможности ведения бухгалтерского учета по упрощенной системе представляют интерес для тех организаций и индивидуальных предпринимателей, хозяйственная деятельность которых однотипна, не предполагает сложных технологических или финансовых схем, а число хозяйственных операций этих субъектов невелико. В противном случае переход на упрощенную систему учета не будет обеспечивать информационные потребности учета. – Прим. ред.


[Закрыть]

Грубо говоря, бухгалтерский учет – это запись расходов и доходов, то есть отслеживание поступлений и выплат. Если расходы превышают доходы от продаж, то вы в минусе, то есть теряете деньги. Это нормально для первого года работы или даже двух, но если ситуация не изменится в течение пяти лет, то Налоговое управление США (IRS) будет рассматривать ваш бизнес как хобби, что может иметь серьезные последствия в отношениях с этим не любящим шутить органом. Если объем продаж превышает издержки, то вы в плюсе, то есть получаете прибыль.

Жалование, которое получаете вы сами, играет важную роль при расчете оставшейся прибыли. Однако Налоговое управление будет рассматривать всю сумму прибыли в качестве дохода одиночного предпринимателя или товарищества, независимо от того, какую часть суммы вы берете себе. Если ваш бизнес идет успешно, у вас должны оставаться деньги, даже если вы выплачиваете себе приличную зарплату. Однако следует иметь в виду: если вы будете истощать денежные резервы магазина, то не сможете закупать оборудование и развиваться. Каждый год следует оставлять часть средств из прибыли на развитие.

Большинство магазинов ведут бухгалтерский учет по методу двойной записи – наверное, его придумала Алиса, когда шагнула за зеркало. Все, что должно быть положительным – например, продажи, – пишется со знаком минус, а все, что должно быть отрицательным – например, расходы, – со знаком плюс. Эта система называется двойной, потому что каждое число вписывается дважды. Доход от продаж помещается и в колонку «Наличные-чеки», и в колонку «Закупка товара». Чек за товары также помещается в колонку «Наличные-чеки» и в колонку «Закупка товара», обычно разбитую по категориям продуктов. Для каждого расходного пункта должен быть и соответствующий приходный. Цель такого учета – свести пробный баланс по дебету и кредиту, который проводится в конце каждого месяца. Счета должны уравновешиваться, иначе отчет о прибылях и убытках и баланс окажутся неправильными.

Немногие новички сразу осваиваются с бухгалтерией, но даже при наличии компьютерной программы, которая выполняет все операции, или нанятого на неполную рабочую неделю бухгалтера вам необходимо понимать основные принципы. Одна из целей хорошей системы ведения бухгалтерии – выдавать данные, которые помогут вам принимать правильные решения, но эти числа окажутся бесполезны, если вы не понимаете, откуда они взялись и что означают. Я хорошо понимаю стоящие перед вами трудности, ведь на то, чтобы разобраться в отчете о прибылях и убытках и балансе, у меня ушли годы. Этому можно научиться только на практике.