Текст книги "Специализированный магазин. Как построить прибыльный бизнес в розничной торговле"

Каждый раз, когда вы тратите деньги на нужды бизнеса – наличные или выписываете чек, – это должно быть записано в расходную книгу. Классификация издержек – это одна из первых задач, которая встанет перед вами, как только вы начнете вести бухгалтерию. Некоторые категории расходов очевидны, например арендная плата, реклама и зарплата. Другие расходы зависят от специфики магазина, например плата за участие в молле. Разбиение на категории до некоторой степени произвольно: например, можно отнести оплату счетов телефонной компании к коммунальным услугам, а можно выделить их в отдельную графу. Расходы на закупку товаров можно записывать в одну графу, а можно в несколько – отдельно для каждого отдела магазина. При таком разделении легче отслеживать заказы и планировать закупки.

Создавая систему записи расходов, полезно посоветоваться с бухгалтером, потому что менять ее в дальнейшем крайне нежелательно. Если содержание граф изменится, собранные данные будет трудно обрабатывать.

После определения содержания граф расходов, вы, возможно, захотите создать карточки бухгалтерского учета или счета поставщиков, чтобы отслеживать закупки, которые вы делаете у каждого их них.

Ни при каких обстоятельствах не следует брать деньги из кассового ящика для оплаты даже самых мелких расходов, потому что в этом случае при снятии кассы в конце дня не сойдется баланс. Отложите небольшую сумму, предназначенную для мелких покупок, например 25 долларов. Храните чеки на каждую покупку, сделанную из этого фонда. Когда деньги закончатся, выпишите чек, чтобы пополнить фонд до исходной суммы, и разбросайте расходы по графам в соответствии с чеками.

Один из удобных способов оплаты расходов – корпоративная кредитная карточка. Она позволяет легко отслеживать как расходы предприятия, так и командировочные расходы сотрудника. Храните все чеки на оплату расходов, и после оплаты счета по кредитной карте запишите все расходы в соответствующие графы.

Бухгалтерская программа – это просто замечательно, если вы, конечно, не технофоб. Компьютер к тому же обеспечит вам еще целый ряд дополнительных возможностей: подготовку текстов, печать объявлений и ценников, составление списков почтовой рассылки и многое другое. Стоимость компьютеров для дома или небольшого офиса сейчас настолько упала, что нет никаких оснований отказывать себе в этом. Дополнительно полезно приобрести цветной струйный принтер и съемные носители информации (внешний жесткий диск, флэш-память и т. п.). Очень важно иметь возможность создавать резервные копии данных и делать это регулярно (как минимум раз в неделю). Храните копию текущих данных вне магазина на случай пожара или других непредвиденных обстоятельств.

Посоветуйтесь по поводу выбора программы с вашим бухгалтером или с другими владельцами магазинов. Мы используем Macintosh, но большинство наших коллег предпочитает работать на платформе Windows. Не все программы есть для компьютеров Macintosh – например, отсутствуют программы обмена данными POS-терминала и ведения счетов клиентов. Поэтому в дополнение к компьютерам Macintosh мы приобрели один настольный компьютер Dell.

Для ведения бухгалтерии розничной торговли можно порекомендовать несколько программ. Наш местный Центр по развитию малого бизнеса (SBDC) проводит семинары по использованию распространенной программы QuickBooks, на которую мы в конце концов переключились, поскольку она, похоже, заняла доминирующее положение в сфере малого бизнеса. Хорошей альтернативой может стать FirstEdge от MYOB и Peachtree Accounting. Очень важно выбрать ту программу, с которой хорошо знаком ваш бухгалтер, поскольку вам придется отдавать ему на проверку все данные и отчеты, сгенерированные программой.

Задавая необходимые категории в разделах расходов, доходов и карточках бухучета поставщиков, полезно обратиться за помощью к профессионалу. После того как вы создадите эти категории, которые в совокупности называются планом счетов, будет трудно внести в них изменения без коренной перестройки всей бухгалтерской системы.

Если же вы все-таки предпочитаете не пользоваться компьютером, поищите что-нибудь более сложное, чем обычная чековая книжка. Safeguard Business Product (800-523-2422 или www.gosafeguard.com) предлагает систему выписки чеков, которая позволяет, используя единый бланк, выписывать чек и сразу относить его к нужному счету. Счета и выплаты позиционируются на отдельных бухгалтерских карточках каждого поставщика, сохраняя всю историю ваших отношений с данной компанией за все годы. При таком ведении дел вам также понадобится книга для записи продаж и гроссбух.

Понимание финансовой отчетности

Вы должны будете делать записи обо всех доходах и расходах, и вам придется ежемесячно или раз в три месяца составлять из этих данных отчет о прибылях и убытках. Чтобы получить объем валовой прибыли, общая оптовая стоимость товара вычитается из общего (или чистого) объема продаж. Затем из валовой прибыли вычитаются эксплуатационные и другие расходы – например, амортизационные, – и в результате получается чистая прибыль или убыток.

Общая оптовая стоимость товара складывается из стоимости изначального запаса товаров и закупленного товара (включая оплату доставки) минус оптовая стоимость оставшегося товара. В большинстве магазинов инвентаризация проводится только один раз в году, поэтому общая оптовая стоимость товара обычно определяется в этот момент и распределяется в процентах на весь год. Наша текущая оптовая стоимость товара, например, составляет 59 %. Несколько меньший процент был бы лучшим показателем.

Общая оптовая стоимость товара отражает не только стоимость продаваемых предметов, сюда также включаются украденные, списанные, приобретенные сотрудниками со скидкой или пожертвованные благотворительным организациям товары. Даже если ваша наценка на каждую вещь составляет 50 %, ваша общая стоимость будет выше из-за всех этих факторов, а также из-за снижения цен на товары, пользующиеся низким спросом.

Другой стандартный отчет, который вы обязаны составлять, называется баланс. В отличие от отчета о прибылях и убытках, который меняется каждый день по мере того, как средства приходят и расходуются, баланс – это застывший срез вашего бизнеса, он показывает соотношение активов и кратко– и долговременных обязательств. Любой рост значения объема товаров или денежных средств в банке записывается в актив. Новый заем или налоги, которые следует уплатить и которые еще не выплачены, увеличивают объем обязательств. Нормально функционирующее предприятие имеет больше активов, чем обязательств.

В балансе также показывают инвестиции, вложенные в предприятие, например капитал собственника плюс нераспределенная прибыль и минус все денежные средства, изъятые собственниками из дела. Для частного предпринимателя или товарищества этот капитал считается собственностью владельца или владельцев предприятия. В корпорации активы рассматриваются как акционерный капитал и новая прибыль добавляется к предыдущей. Средства, выплачиваемые держателям акций, рассматриваются как дивиденды.

Отчеты о прибылях и убытках позволят вам проанализировать эффективность работы вашего магазина, сравнивая полученные результаты. Такие сравнения называются финансовыми и оперативными эксплуатационными коэффициентами; следя за ними, вы сможете адекватно оценивать текущее состояние дел. Один из важнейших коэффициентов – это отношение оборотного капитала к сумме по краткосрочным обязательствам. У успешно работающих предприятий этот показатель больше или равен двум. Отношение выручки от продаж к чистой прибыли показывает доходность вашего бизнеса в процентном выражении, этот показатель очень удобен для сравнения результатов по годам. Если процент снижается, подумайте, как можно поднять продажи или снизить расходы.

Прибыль на капитал (ROI) вычисляется при делении чистой прибыли на сумму всех инвестиций, вложенных в предприятие. Это показатель может быть очень низким для маленьких розничных магазинов и часто показывает, что деньги принесли бы больший доход, если бы были просто положены в банк. Однако сам показатель не отражает того удовлетворения, которое можно получить от создания собственного специализированного магазина и управления им. Кроме того, при этом не учитывается, что до вычисления прибыли вы и ваши сотрудники (или если вы владелец предприятия, то только ваши сотрудники) получили приличное жалованье, ведь средства, которые вы получаете в качестве заработной платы, тоже часть прибыли, которая добавляется к вашим капиталовложениям, а средства, выплачиваемые персоналу, также берутся из доходов фирмы.

Работа с бухгалтером

Вы можете составлять балансы и отчеты о прибылях и убытках, используя компьютерную программу, но тем не менее вам потребуется консультация дипломированного бухгалтера. Скорее всего, вы обратитесь к нему, чтобы он помог заполнить все налоговые декларации, требующиеся от владельца малого предприятия. Наказание за просрочку подачи налоговой декларации полагается очень суровое, и, как и в других случаях столкновения с законом, незнание чего-либо не освобождает от ответственности[16]16
  В России непредставление налогоплательщиком в установленный срок налоговой декларации в налоговый орган влечет взыскание штрафа в размере 5 % суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый месяц просрочки, но не более 30 % указанной суммы и не менее 100 рублей. В случае, если налогоплательщик не предоставил налоговую декларацию в течение более 180 дней по истечении срока представления такой декларации, штраф будет равен 30 % суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, и 10 % суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый месяц начиная со 181-го дня. Кроме того, на ответственных лиц предприятия – руководителя и главного бухгалтера – наложат административный штраф от 300 до 500 рублей. Об этом сказано в статье 15.5 Кодекса об административных правонарушениях. – Прим. ред.


[Закрыть]. Дипломированный бухгалтер, работающий с другими розничными торговцами, даст вам квалифицированный совет, который поможет принять трудное решение в финансовой сфере.

Банк или другие инвесторы, участвующие в финансировании вашего бизнеса, захотят периодически получать финансовые отчеты. Такие документы будут выглядеть гораздо более солидно, если их будет готовить или проверять профессионал. Храните папку с отчетами под рукой, чтобы вы могли легко их найти и проанализировать рост эффективности вашего предприятия.

Составление бюджета и планирование

Бизнес-план – это своего рода маршрут на дорожной карте на первый, а может быть, и на второй год работы. Многие владельцы магазинов считают полезным для себя ставить финансовые цели и планировать развитие бизнеса. Для постановки реальных задач очень полезны могут оказаться ежемесячные финансовые отчеты. Можно планировать бюджет по всем типам операций, включая расходы на продажи и операционные расходы, а можно использовать планирование для выявления наиболее перспективного направления для эффективного вложения средств – это может оказаться реклама или заработная плата персонала. Вычисление размера кредита, доступного вашему предприятию в текущий момент, по схеме open-to-buy (см. главу 4) поможет вам планировать необходимые закупки по месяцам и категориям, повышая эффективность вложений в товары.

Прогнозирование движения денежной наличности – один из важнейших аспектов бюджетного планирования, особенно в первые годы существования предприятия. Никогда не тратьте деньги, которых у вас нет. Заказывать товары, нанимать плотников для перестройки торгового зала или начинать рекламную кампанию, не имея понятия о том, где взять деньги, чтобы за это заплатить, просто неэтично. Оцените объем вашего месячного дохода, и вы будете знать, какими средствами можете располагать. Затем планируйте свои расходы на основе этой суммы. Если у вас не хватит средств на все, что необходимо, вам придется выбирать между сокращением закупок и других расходов или займом, который увеличит долг магазина.

Многие бухгалтерские программы позволяют вводить данные прошлых лет и текущего года и выполняют сравнительный анализ результатов. Такое исследование помогает выяснить наиболее перспективные направления для вложения средств.

Как проводить инвентаризацию

Один раз в год необходимо проводить инвентаризацию всех товарных запасов. Обычно это делается в последний день финансового года, но, конечно, можно провести инвентаризацию в ближайшее к нему воскресенье или выбрать другой день, в который обычно торговля идет вяло, если для этой процедуры вам нужно закрывать магазин. Правда, потом придется скорректировать данные с учетом продаж в период между последним днем года и днем проведения инвентаризации.

В магазинах, использующих системы сканирования штрихового кода, можно применять ручные сканеры, чтобы считывать информацию о товаре прямо с полок, но большинство магазинов по-прежнему проводит инвентаризацию вручную. У нас в этом мероприятии участвуют все 36 сотрудников, и мы укладываемся в один день. Если у вас недостаточно персонала, позовите на помощь родных и друзей. Иногда приглашают членов общественных организаций, а в знак благодарности делают взнос в их фонды. Если вы хорошо продумаете план действий, для проведения инвентаризации не потребуется никаких специальных навыков.

Разделите магазин на секции в зависимости от категории товаров. Каждую секцию поручите двум сотрудникам, вооружив их блокнотом и калькулятором. Один из них будет считать товары, а другой записывать результаты. Можно использовать функцию памяти на маленьком калькуляторе и умножать количество товаров на цену по ходу дела, а можно только записывать числа у соответствующей цены, а умножение выполнять позже. Тем, кто выберет второй способ, Морт Хаац, автор собственной системы кредитования розничной торговли OPB, предлагает заготовить несколько листов с обычными для вашего магазина ценами (1 долл., 1,25 долл., 1,50 долл., 1,75 долл., 2 долл. и так далее) и записывать количество каждого товара, запасы которого подсчитаны, рядом с его ценой.

Обычно мы начинаем инвентаризацию заранее, примерно за неделю, с подсчета запаса товаров на складе. Как только все товары в какой-нибудь секции посчитаны, мы вешаем записку с данными, и после этого каждый сотрудник, который берет в этой секции товар, записывает, чего и сколько он взял, и соответственно меняет результат. Кроме того, убирая товары в конце сезона, мы проводим их инвентаризацию и сохраняем эти данные в файле.

Суммарную стоимость всех товаров мы записываем по розничным ценам. Затем производим пересчет, возвращаясь к полученным данным, используем величину наценки по каждой категории товара и считаем оптовую стоимость.

Объем запасов – это важный показатель финансового состояния магазина. Проведение инвентаризации – также прекрасная возможность описать все виды товаров и убедиться, что все они представлены в торговом зале, а на складе к ним обеспечен удобный доступ. Подсчитывая товары, мы вытираем пыль и поправляем экспозицию на полках, и после окончания процедуры магазин готов к новому финансовому году.

Основные составляющие офиса

Ваш офис должен быть хорошо оснащен. Вам нужно будет провести электрические и телефонные провода для установки компьютера, подключить ксерокс и факс, а также разместить папки с информацией о поставщиках, бухгалтерские книги, письменные столы и мебель для офисных принадлежностей. Полезно также иметь стол для переговоров с торговыми агентами, которым, как правило, требуется много места, чтобы разложить пухлые каталоги и кейсы с образцами товара. У нас в магазине в помещении, где работают бухгалтеры, стоит также стол для упаковки подарков. Оба бухгалтера умеют оформлять подарки и помогают в напряженные дни.

Компьютер – вместе с принтером – скорее всего, будет сердцем вашего магазина. Оборудуя офис, проведите в него не меньше двух телефонных линий (или одну телефонную линию и одну выделенную – для высокоскоростной связи с Интернетом), чтобы вы могли бродить по всемирной паутине, не занимая телефон. Возможно, вы захотите использовать факс или установить на своем компьютере программу, которая позволит принимать и отправлять факсы. Мы регулярно пользуемся факсом для рассылки заказов и получения информации о новых интересных товарах.

Ведя переговоры о телефонных линиях для офиса, доступа к Интернету, факса и терминала обработки кредитных карт, узнайте, сколько стоит линия для бесплатной связи с клиентами, проживающими в других городах. Обычно это не очень дорогая услуга, и ваши расходы оправдаются, если вы будете заниматься электронной торговлей или торговать по почтовым заказам.

Можно иметь отдельно факс и ксерокс, а можно приобрести мульти-функциональное устройство, сочетающее возможности того и другого. Хотя мы печатаем почти все бланки, а также квитанции для сотрудников, которые прилагаются к их чекам, на принтере, очень удобно иметь возможность быстро скопировать целую стопку бумаг или прайс-лист поставщика, не вводя информацию в компьютер.

При управлении розничным магазином приходится много заниматься бумажной работой. Мы храним в своем офисе каталоги поставщиков и их оплаченные счета за предыдущие двенадцать месяцев, они разложены по папкам, расставленным в алфавитном порядке. Оплаченные счета прикреплены к соответствующим бланкам заказа и описаниям поставки и располагаются в хронологическом порядке в начале папки поставщика, а каталоги и прайс-листы – после них. Периодически мы выбрасываем дубликаты и устаревшую информацию о товарах. Меня очень раздражает, когда поставщик не ставит дату на каталоге или прайс-листе и потом мне трудно решить, пора ли это выбрасывать. Прежде чем положить в папку описание товара, не забывайте писать в правом верхнем углу дату получения материала.

Счета на оплату хранятся в алфавитном порядке в папке бухгалтера вместе с заказом на товары и другими документами, относящимися к данному счету. Когда мы вели бухгалтерию вручную, мы клали неоплаченный счет за карточку бухгалтерского учета соответствующего поставщика. Счета и оплата записывались в карточку бухучета, и в результате мы имели полную ретроспективную информацию о наших расчетах. Разноцветные клеящиеся листочки на карточках бухучета показывали состояние счетов (красный флажок, к примеру, означал, что за этой карточкой лежал декабрьский счет). В нашей компьютерной системе мы делим счета по компаниям, используя синие горизонтальные полоски с напечатанным крупным шрифтом именем поставщика. Данные счета вводятся в карточку бухучета поставщика в бухгалтерской программе.

У нас также имеется папка с визитными карточками торговых агентов и небольшая картонная папка, в которой хранится информация обо всех торговых агентах каждого поставщика. В индустрии подарков руководство компании часто перебрасывает своих агентов с одной линии товаров на другую. Я записываю всех агентов в карточку поставщика, чтобы знать, кто из агентов имеет право принимать какие заказы.

В одном из шкафов в нашем офисе содержатся личные дела сотрудников, это единственный шкаф, который закрыт на замок. Сотрудник может получить доступ только к своему личному делу. Мы также храним папки с описанием всех налогов, которые мы платим, и расходов, не связанных с поставкой товаров, таких как страховка, закупка расходных материалов, выставки и реклама.

По закону требуется, чтобы мы хранили многие документы годами на случай аудиторской проверки, но не все эти бумаги обязательно держать в офисе. Ведомости на заработную плату, счета, налоговые декларации, финансовые отчеты и погашенные чеки – все это требует места для хранения. Узнайте в Налоговом управлении, сколько времени следует хранить каждый из этих документов[17]17
  Федеральной архивной службой России утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», в котором установлены минимальные сроки хранения документов. – Прим. ред.


[Закрыть]. Мы складываем документы прошлых лет в недорогие картонные папки, которые продаются в любом магазине офисных принадлежностей, и снабжаем их ярлычком с датой. Когда на хранение убирается следующая папка, содержимое предыдущей отправляется в макулатуру или в шредер – устройство для уничтожения документов.

Шредер также используется для уничтожения закрытой финансовой информации, данных о кредитных карточках клиентов и персональных документов. Он отлично снимает стресс и дает возможность разрядиться: составьте длинный список ваших огорчений, засуньте его в приемное отверстие, и шредер быстро порубит все ваши горести в бумажную лапшу.

Выводы

В одной из книг, посвященной розничной торговле, читателям предлагалось представлять свой магазин в виде машины, печатающей деньги, но уверяю вас, что большинство торговцев будет очень несчастливо, если примет эту точку зрения. На самом деле последние исследования показали, что очень многие владельцы розничных магазинов, вложив те же суммы в инвестиционные фонды, могли бы получить больше дохода, чем они получают от своих магазинов. Однако многие торговцы довольны своим положением, несмотря на отсутствие больших доходов. Им нравится работать на себя и творчески подходить к делу, которое кормит их самих и целый коллектив сотрудников.

Никто не спорит, высокая прибыль – это прекрасно. Доходное дело создает ощущение защищенности. Если вам не приходится постоянно беспокоиться о том, чтобы не прогореть, вы чувствуете свободу, необходимую для того, чтобы экспериментировать с новыми идеями, товарами и услугами. Хороший доход дает возможность больше делать для своего города и своих сотрудников и активно развивать бизнес. Но доходность – это только одна из характеристик успешного бизнеса. Не переоценивайте ее.