Текст книги "Стратегия Amazon. Инструменты бескомпромиссной работы на впечатляющий результат от топ-менеджеров Amazon"

4
Обмен информацией
Описания и шестистраничник

Жуткая тишина в начале совещаний в Amazon. Запрет PowerPoint и переход к рассказам. Как описания приводят к ясному мышлению и стимулируют ценные обсуждения. Как написать эффективный шестистраничник. Результат: «текстовый множитель информации».

Если бы вы спросили людей, недавно пришедших на работу в Amazon о том, что удивило их больше всего за время их пребывания в компании, самым частым ответом, несомненно, был бы такой: «Зловещая тишина в первые 20 минут на многих совещаниях». В Amazon, после краткого обмена приветствиями и болтовни, все усаживаются за стол, и в помещении воцаряется полная тишина.

Тихо – ни единого слова. Причина молчания? Шестистраничный документ, который должен прочитать каждый участник прежде, чем начнется обсуждение.

По сравнению с большинством компаний, при разработке и распространении идей в Amazon в гораздо большей степени полагаются на письменное слово, и это отличие способствует достижению ими значительного конкурентного превосходства. В этой главе мы поговорим о том, как и почему Amazon отказался от использования PowerPoint (или любой другой программы для подготовки презентаций) и перешел на письменные описания, какие выгоды это принесло компании и какие преимущества от этого могут получить ваши организации.

В Amazon используются две основные формы текстовых документов. Первая известна как «шестистраничник». Она используется для описания, анализа или внесения предложений по совершенно любой идее, процессу или виду деятельности. Второй формой текстового документа является PR/FAQ. Этот формат привязан конкретно к процессу «Работы наоборот» для разработки нового продукта. В данной главе мы сосредоточимся на шестистраничнике, а в следующей главе рассмотрим формат PR/FAQ.

Одной из моих (Колина) ролей в качестве «тени» Джеффа в первые годы существования компании было составление повестки для еженедельного совещания С-группы, которое проводилось по вторникам и обычно длилось до четырех часов. Примерно 80 % времени было сосредоточено на отчете о проделанной работе, а именно на том, как компания продвигалась к достижению целей С-группы. На совещании С-группы мы выбирали между двумя и четырьмя целями С-группы и проводили глубокий анализ хода работ по их достижению. Это совещание обходилось нам очень дорого: от подготовки до участия оно отнимало у руководителей высшего звена минимум полдня каждую неделю. Учитывая типы решений, принимаемых на этом совещании, ставки были высоки.

На начальном этапе каждое совещание начиналось с презентации, подготовленной соответствующей группой, о ходе их работ по достижению цели. Обычно это включало устную презентацию одного или нескольких членов группы, сопровождаемую слайдами в PowerPoint. Мы обнаружили, что слишком часто эти презентации не служили той цели, для которой они были предназначены. Их формат затруднял оценку фактического прогресса и мешал проведению презентаций согласно плану. Короче говоря, проведение углубленного анализа было разочаровывающим, неэффективным, не было защищено от ошибок как выступающего, так и аудитории.

Мы с Джеффом часто обсуждали способы улучшения совещаний С-группы. Вскоре после особенно сложной презентации в начале 2004 года мы летели в командировку и у нас появилось немного свободного времени (тогда еще в самолетах не было Wi-Fi), поэтому мы стали читать и обсуждать эссе под названием «Стиль мышления PowerPoint: как, сокращая, мы теряем смысл», написанное Эдвардом Тафти, профессором Йельского университета, являющимся авторитетом в области визуализации информации[33]33
  Эдвард Р. Тафти (Edward R. Tufte), «Стиль мышления PowerPoint: как, сокращая, мы теряем смысл», https://www.edwardtufte.com/tufte/powerpoint (по состоянию на 19 мая 2019).


[Закрыть]. Тафти одним предложением определил ту проблему, с которой мы столкнулись:

Как только анализ становится все более причинно-следственным, многовариантным, сравнительным, основанным на фактических данных и значимым, – пишет он, – вред маркированного списка становится огромным».

Эти слова описывали наши обсуждения на совещаниях С-группы: сложные, взаимосвязанные, требующие анализа большого количества информации, со все более и более серьезными последствиями принимаемых решений. Такой анализ не очень хорошо сочетается с линейной последовательностью слайдов, затрудняющей соотнесение одной идеи с другой, небольшими фрагментами текста, которые не полностью выражают идею, и визуальными эффектами, которые больше отвлекают, чем разъясняют. Вместо того чтобы вносить ясность и упрощать, PowerPoint может лишить дискуссию важных нюансов. На других совещаниях, даже если выступающий включал дополнительную информацию в заметках к слайдам или в качестве звукового сопровождения, презентации PowerPoint никогда не хватало.

Кроме этого, аудитория Amazon, состоящая из опытных руководителей с жестким графиком, стремилась как можно скорее добраться до сути дела. Они, бывало, засыпали докладчика вопросами и подталкивали его к главному, не обращая внимания на последовательность слайдов. Иногда эти вопросы не помогали продолжить презентацию или достичь ясности по обсуждаемому вопросу и вместо этого уводили всю группу от основной дискуссии. А некоторые вопросы могли быть преждевременными и ответы на них содержались на последующих слайдах, таким образом, докладчик был вынужден касаться одного вопроса дважды.

В своем эссе Тафти предложил решение. «Для серьезных презентаций, – писал он, – будет полезно заменить слайды PowerPoint на распечатанные раздаточные материалы, содержащие все вместе: слова, цифры, рисунки, связанные с графиками, схемы. Качественные раздаточные материалы позволяют участникам связать с контекстом, сравнить, описать и переосмыслить факты. И наоборот, содержащие небольшое количество данных, легко забывающиеся слайды, как правило, приводят к равнодушию и пассивности аудитории, а также снижают степень доверия к докладчику».

Тафти дал мудрый совет, с чего начинать. «Такой переход в больших организациях требует прямого указания руководителя: «С настоящего момента вы готовите свои презентации в Microsoft Word, а не в PowerPoint. Привыкайте». Именно это мы и сделали.

И, хотя эссе Тафти было не единственным нашим стимулом на пути к текстовым документам, оно помогло нашим размышлениям кристаллизоваться. 9 июня 2004 года члены С-группы получили сообщение по электронной почте со строгим заголовком: «С настоящего момента на совещаниях С-группы презентаций в PowerPoint не будет»[34]34
  Текст взят из отредактированной версии электронного письма, которое Колин увидел 14 лет спустя, когда консультировал другую компанию. Маделин Стоун (Madeline Stone), «Электронное письмо Джеффа Безоса 2004 года объясняет, почему презентации PowerPoint запрещены в Amazon», Business Insider, 28 июля 2015, https://www.businessinsider.com/jeff-bezos-email-against-powerpoint-presentations-2015–7 (по состоянию на 19 мая 2019).


[Закрыть]. Это сообщение было простым, прямым и судьбоносным: с того самого дня члены С-группы должны были писать короткие описания, объясняющие их идеи, для представления на совещаниях С-группы. С этого момента PowerPoint попал под запрет.

Я (все еще Колин) был одним из тех, кто отправил это сообщение по почте – после указания Джеффа, конечно, поскольку он был единственным человеком в компании, который мог дать распоряжение о внедрении такого значительного изменения. Отправив его, я был в прекрасном настроении. Мы же, наконец, нашли способ значительно повысить эффективность совещаний С-группы, так что я думал, что это сообщение будет принято хорошо. Боже, как же я ошибся! Это сообщение мгновенно распространилось среди руководителей всех уровней, и последовала почти мгновенная и практически одинаковая реакция типа: «Вы, должно быть, шутите!» В тот вечер и в течение следующих нескольких дней на меня обрушился шквал телефонных звонков и поток писем с вопросами по поводу этого изменения. Особенно бурный протест выражали те члены С-группы, чьи выступления были запланированы на ближайшие две недели. Им нужно было быстро разобраться в сути нового процесса текстового представления информации и научиться эффективно использовать имеющиеся в их распоряжении инструменты. И судьба новой идеи, которая, может быть, разрабатывалась месяцами, зависела от решения собрания.

Нам, возможно, не следовало так удивляться этой реакции. До того самого июньского дня в 2004 году PowerPoint был стандартным инструментом для передачи информации на многих совещаниях в Amazon, точно также, как это было и есть во многих компаниях. Все знали его прелести и опасности. Что могло быть более захватывающим, чем слушать харизматичного руководителя, делающего вдохновляющую презентацию, сопровождаемую остроумными фразами, вставленными картинками с танцующими людьми и крутыми переходами между слайдами? Ну и что, что через несколько дней вы не могли уже вспомнить содержание презентации? А что могло быть хуже, чем страдать от плохо собранной презентации, в которой использовался однообразный формат и тонны текста, написанного так мелко, что прочитать его было невозможно. Или, что еще хуже, испытывать неловкость от того, что докладчик нервничает, сбиваясь и запинаясь слайд за слайдом?

Однако настоящий риск от использования PowerPoint таким образом, как его использовали мы, был связан с тем, как это могло повлиять на принятие решений. Активный докладчик мог подвести группу к одобрению скучнейшей идеи. Плохо организованная презентация могла сбить людей с толку, вызвать сумбурную и рассредоточенную дискуссию и лишить хорошие идеи того серьезного внимания, которого они заслуживали. Скучная презентация могла притупить мозг настолько, что люди отключались или начинали проверять свою почту, упуская, таким образом, хорошую идею, скрытую за монотонным голосом и не вдохновляющими картинками.

Людям требовалось время, чтобы освоить текстовую форму. Во-первых, не было никаких установленных правил о том, как должен выглядеть текстовый документ, и Джефф дал краткое объяснение причины данного изменения.

Причина, по которой написать хороший четырехстраничный текстовый документ сложнее, чем «написать» двадцатистраничную презентацию в PowerPoint, заключается в том, что структура повествования хорошего текстового документа заставляет лучше думать и дает лучшее понимание того, что более важно, а что менее, и как все взаимосвязано.

Стиль презентаций в PowerPoint каким-то образом позволяет смазывать идеи, сглаживать любой смысл, имеющий относительную важность, и игнорировать взаимосвязанность идей[35]35
  Из того же источника.


[Закрыть].

Несколько первых текстовых описаний были до смешного слабыми, если оценивать их по сегодняшним стандартам. Некоторые группы игнорировали установленный лимит длины, который устанавливался для того, чтобы эти рассказы были достаточно краткими, чтобы их можно было читать на самом совещании. Самые увлеченные группы, которые считали, что их идея не может быть в достаточной степени выражена на таком ограниченном пространстве, приходили с 30 или 40 страницами прозы. Когда авторы поняли, что мы серьезно относимся к ограничению количества страниц, некоторые из них впихивали на страницу как можно больше текста, используя крошечные шрифты, уменьшая ширину полей и применяя одинарный междустрочный интервал. Мы хотели вернуться к преимуществам письма, но не к внешнему виду документа шестнадцатого века.

Постепенно мы выработали типовой формат. Максимальный объем: шесть страниц и, пожалуйста, никаких отчаянных ухищрений с форматированием. Приложения с дополнительной информацией или вспомогательными сведениями могут быть приложены, но их не требуется читать на самой встрече.

Шестистраничники бывают очень разные, поэтому вместо того чтобы пытаться составить полное руководство по стилю (это невыполнимая задача), мы написали пример в том стиле, который мы могли бы предложить на сегодняшний день, если бы впервые рекомендовали использовать текстовые описания вместо презентаций в PowerPoint на совещаниях С-группы – шестистраничник о шестистраничниках. Кое-что из этого является упрощенным вариантом того, о чем вы только что прочитали, это может помочь вам понять, как мы ужимаем большие идеи до формата настоящего шестистраничника. (Примечание: этот пример легко поместится на шести страницах бумаги размером 21,6 × 27,94 см с одинарным интервалом и 11 размером шрифта, но в этой книге он может занять больше места из-за различий в форматировании.)

Уважаемый PowerPoint! Это не ты, это мы

Наш процесс принятия решений просто не поспевает за быстрым ростом объемов и уровня сложности нашего бизнеса. Поэтому мы рекомендуем немедленно прекратить использование PowerPoint на собраниях С-группы и вместо этого начать использовать шестистраничные рассказы.

Что плохого в использовании PowerPoint?

Совещания С-группы обычно начинаются с презентации PowerPoint (PP), в которой описывается какое-то предложение или бизнес-анализ для обсуждения. Стиль презентации отличается у разных групп, но все сталкиваются с ограничениями, которые накладывает формат PowerPoint. Не важно, насколько сложны или детализированы основополагающие концепции, они представляются в виде последовательности небольших блоков текста, коротких маркированных списков или графиков.

Даже наиболее горячие поклонники PP признают, что слишком большой объем информации ухудшает вид презентации. В бестселлере Amazon о PowerPoint описаны три категории слайдов:

1. 75 или более слов: плотный дискуссионный документ или технический документ, который не подходит для представления в виде презентации – для ознакомления его лучше рассылать заранее до совещания.

2. Около 50 слов: костыль для выступающего, который использует его в качестве телесуфлера, читая слайды вслух, часто отвернувшись от аудитории.

3. Еще меньше слов: правильный слайд презентации, используемый для визуального усиления ранее произнесенного устного контента. Выступающий должен потратить время, чтобы разработать такой вид контента и отрепетировать его[36]36
  Ненси Дуартр, Слайдология: Искусство и наука создания отличных презентаций (Sebastopol, CA: O’Reilly Media, 2008), 7.


[Закрыть].

Одно широко распространенное эмпирическое правило, так называемое Правило 6×6, устанавливает максимум шесть пунктов маркированного списка, каждый из которых должен содержать не более шести слов. Другие руководства предлагают ограничиться не более чем 40 словами текста на одном слайде, а размер презентации ограничить 20 слайдами. Конкретные значения могут варьироваться, но тема ограничения объема информации остается постоянной. В целом же эти практики единодушны в одном: в слайд PP можно вместить только такое количество информации, которое не собьет с толку вашу аудиторию и не приведет к ее потере. Такой формат заставляет выступающих сжимать их идеи так, что они упускают важную информацию.

Будучи зажатым этими функциональными ограничениями, но все еще желая донести всю глубину и широту работы, выполненной его группой, докладчик, потратив значительное количество времени на обрезку контента до достижения его соответствия формату PP, снова заполняет его, вербально. В результате навыки докладчиков в выступлении перед аудиторией и их опыт в графических средствах отображения, использованных в презентации, имеют исключительное и весьма разнообразное влияние на то, как будут восприняты их идеи. Независимо от того, сколько группа работала над разработкой предложения или аналитического доклада, его конечный успех может зависеть от факторов, не имеющих отношения к рассматриваемому вопросу.

Мы все наблюдали, как докладчики, после того как их прервали или задали им вопрос по ходу презентации, потом пытаются снова настроиться, произнося что-то типа: «Об этом говорится позже, через несколько слайдов». Плавность изложения нарушается, аудитория теряет нить, а докладчик нервничает. Нам всем хочется глубже разобраться в важных вопросах, но мы должны ждать, пока презентация не закончится, чтобы, к нашему удовлетворению, получить ответы на интересующие нас вопросы незамедлительно, а не где-то в другом месте. Практически в каждой презентации PP мы вынуждены делать заметки от руки по ходу ее изложения, чтобы записать то, что докладчик проговаривает вслух, и в чем на самом деле и содержится та основная информация, которая нам нужна. Обычно самой презентации бывает недостаточно для передачи или документирования всего устного объяснения.

Что нас вдохновляет

Большинство из нас знакомо с Эдвардом Тафти, автором культовой (и пользующейся спросом на Amazon) книги «Визуальное отображение количественной информации». В эссе под названием «Стиль мышления PowerPoint: как, сокращая, мы теряем смысл», Тафти точно описывает наши трудности: по мере того как анализ становится более причинно-следственным, многовариантным, сравнительным, основанным на фактических данных и значимым, тем большим становится вред маркированного списка.

Эти слова определенно описывают наши совещания С-группы: сложные, взаимосвязанные, требующие анализа большого количества информации, со все более и более серьезными последствиями принимаемых решений. Последовательная демонстрация слайдов не подходит для такого анализа, стиль презентации затрудняет привязку одной идеи к другой, не позволяет в полном объеме выразить саму идею через скудно сформулированные фрагменты текста и визуальными эффектами не акцентирует внимание, а отвлекает. Вместо того чтобы вносить ясность и упрощать, PowerPoint лишает наши обсуждения важных нюансов.

В своем эссе Тафти предложил решение. Он пишет: «Для серьезных презентаций будет полезно заменить слайды PowerPoint распечатанным на бумаге раздаточным материалом, включающим все вместе: слова, цифры, графические данные, схемы. Качественные раздаточные материалы позволяют участникам связать с контекстом, сравнить, описать и переосмыслить факты. И наоборот, содержащие небольшое количество данных, легко забывающиеся слайды, как правило, приводят к равнодушию и пассивности аудитории, а также снижают степень доверия к докладчику».

Он продолжает: «Для серьезных презентаций замените PP текстовыми редакторами или программами для создания макетов страниц. Для осуществления этого перехода в крупных организациях требуется прямое указание руководителя: отныне вашим программным обеспечением для подготовки презентаций является Microsoft Word, а не PowerPoint. Привыкайте». Мы прислушались к этой рекомендации и предлагаем последовать его совету.

Наше предложение: отказаться от PP в пользу текстовых документов

Мы предлагаем немедленно прекратить использовать PowerPoint на совещаниях С-группы и заменить его одним единственным текстовым документом. Эти текстовые описания могут иногда включать графики и маркированные списки, которые необходимы для краткости и ясности, но следует подчеркнуть: простое воспроизведение презентации PP в письменной форме НЕ будет приемлемо. Целью является введение такого типа полной и исчерпывающей презентации, которая возможна только при использовании формы описания. Примите это.

Наш тезис: важна идея, а не докладчик

Переход на описания позволяет поместить в центр внимания идеи и доводы данной группы, позволяет создать справедливые условия, устранив естественные отличия в мастерстве публичных выступлений и опыте использования графического дизайна, что сегодня играет слишком большую роль в успехе презентаций. В создании сильного описания может принимать участие вся группа, выполняя анализ и редактируя ее до достижения совершенства! Это должно быть совершенно очевидным – правильные решения принимаются на основании идеи, а не индивидуальных способностей в сфере публичных выступлений.

Теперь время, затрачиваемое на создание эффектных, графически элегантных презентаций слайдов, может быть освобождено и использовано для более важных вещей. Мы можем вернуть себе те время и силы, которые мы затрачивали на репетиции выступления и освободить от ненужного стресса многих руководителей. Не важно, является ли выступающий хорошим продавцом, полным интровертом, новым сотрудником или это вице-президентом с двадцатью годами опыта; все, что важно, будет написано на листе бумаги.

И наконец, такой текстовый документ можно без проблем перемещать и изменять его размер. Его легко пересылать друг другу. Его может прочитать любой желающий в любое время. Вам не требуются никакие рукописные заметки или звуковая дорожка, записанные во время представления основной презентации для того, чтобы понять, о чем шла речь. Кто угодно может редактировать или оставлять комментарии на самом документе и легко поделиться ими со всеми в облаке. Документ сам по себе может использоваться для документирования изменений.

Преимущество читателей: плотность информации и взаимосвязь идей

Одним важным показателем сравнения является то, что мы называем «Множителем текстовой информации» (снимаем шляпу перед бывшим вице-президентом Amazon Джимом Фриманом за то, что он создал этот неологизм). Одна страница стандартного документа Word, с текстом, набранным шрифтом Arial 11 размера, содержит 3 000–4 000 знаков. Для сравнения мы проанализировали последние 50 презентаций слайдов в PowerPoint, представленных на совещаниях С-группы, и выяснили, что они содержали, в среднем, всего 440 символов на страницу. Это означает, что письменное описание может иметь в семь-девять раз большую плотность информации по сравнению с нашей стандартной презентацией в PowerPoint. Если вы принимаете во внимание некоторые из тех ограничений PowerPoint, о которых рассказывалось выше, то этот множитель только увеличивается.

По оценкам Тафти, люди читают в три раза быстрее, чем может говорить типичный докладчик, а это означает, что они могут усвоить гораздо больше информации за определенное время во время чтения текстового описания, чем во время прослушивания презентации PP. Следовательно, описание дает значительно больший объем информации за гораздо меньший промежуток времени.

Множитель текстовой информации сам по себе увеличивается, если учесть, на скольких совещаниях члены С-группы присутствуют каждый день. Переход на такой более плотный формат позволит ключевым лицам, принимающим решения, усваивать значительно больший объем информации за определенный период времени, по сравнению с использованием презентаций PowerPoint.

Текстовые описания также позволяют естественным образом разворачивать нелинейные, взаимосвязанные аргументы, чего не позволяет жесткая линейность PP. Такая взаимосвязанность присуща многим из наших наиболее важных направлений деятельности. Более того, лучше информированные сотрудники принимают более качественные решения и могут дать лучшую, более подробную обратную связь в отношении тактического и стратегического планирования выступавшей группы. Если наши руководители лучше информированы по более широкому диапазону важных инициатив компании, мы получим существенное конкурентное преимущество перед теми руководителями других компаний, которые полагаются на традиционные способы передачи информации с низкой производительностью (напр. PP).

Преимущество выступающих: способствует большей ясности мыслей

Мы знаем, что написание текстовых описаний, вероятно, окажется более сложной работой, по сравнению с созданием презентаций PP, которые они заменят, и это на самом деле хорошо. Изложение материала в письменном виде будет способствовать тому, чтобы автор думал и обобщал более глубоко, по сравнению с тем, что происходит при подготовке презентации PP; идея, излагаемая на бумаге, будет обдумана лучше, особенно после того, как вся группа автора проанализирует ее и даст по ней обратную связь. Свести все относящиеся к делу факты и все важные аргументы в единый, понятный документ – непростая задача – так и должно быть. Наша цель как докладчиков – не просто представить идею, но и продемонстрировать, что она была тщательно взвешена и досконально проанализирована. В противоположность презентации PP, убедительное описание может и должно продемонстрировать, как приведенные в нем многочисленные и часто разрозненные факты и анализы связаны между собой. И хотя в идеальной презентации PP этого можно добиться, опыт показывает, что на практике это происходит редко.

Также в полноценном текстовом описании следует предвидеть вероятные возражения, опасения и альтернативные точки зрения, которые, как мы полагаем, наша группа может представить. Авторам придется предвидеть глубокие вопросы, обоснованные возражения и даже распространенные варианты недопонимания и заблаговременно рассмотреть их в своем текстовом документе. Вам просто не удастся пройти мимо важной темы при представлении описания, особенно если вы знаете, что ее будет анализировать аудитория, состоящая из критически мыслящих людей. И, хотя идея поначалу может показаться немного пугающей, этот процесс просто отражает нашу давнюю приверженность глубокому и правильному анализу наших возможностей.

Старое правило написания сочинений – «утверждение, обоснование, заключение» – создает основу для выдвижения весомых доводов. Удачные описания свяжут все факты в единое целое для читателя и, таким образом, создадут убедительный аргумент, а не будут представлять собой бессвязный поток пунктов маркированного списка и графики, которые заставляют слушателей делать самим всю эту работу. Убедительное письменное изложение требует и способствует ясности мыслей, что даже более важно при совместной работе нескольких групп над одной идеей. Форма текстового описания требует, чтобы группы разделяли общие взгляды или, если это не так, чтобы они явным образом обозначили в документе, в чем они еще не согласны.

Эдвард Тафти резюмирует преимущества текстовых описаний перед PP со свойственной ему предельной ясностью: «PowerPoint становится отвратительным и неточным, потому что наши мысли глупы, но именно неупорядоченность PowerPoint способствует тому, чтобы у нас были глупые мысли».

Как проводить совещания в этом новом формате

Описания раздаются в начале каждого совещания и прочитываются всеми присутствующими в течение того времени, которое обычно отводится презентации – примерно первые 20 минут. Многим за это время захочется сделать пометки или написать комментарии прямо на своем экземпляре. Обсуждение документа начинается, когда все скажут, что закончили чтение.

Известно, для прочтения сложной информации людям в среднем требуется по три минуты на страницу, что, в свою очередь, определяет практичную длину письменного описания, равную примерно шести страницам для шестидесятиминутного совещания. Поэтому мы рекомендуем, чтобы группы придерживались этого максимального значения в шесть страниц. Несомненно, наступит такой момент, когда будет трудно сжать полностью всю презентацию до такого размера, но с тем же самым ограничением, которое на самом деле является одним из факторов, определяющих продолжительность совещаний, сталкиваются также и те, кто выступает с презентациями PowerPoint. Мы надеемся, что шести страниц будет достаточно, но мы проанализируем через некоторое время и, при необходимости, пересмотрим эту цифру.

Заключение

До настоящего времени нашим помощником был только Power Point, и мы благодарны ему за службу, но пришло время двигаться дальше. Письменные описания будут передавать наши идеи более глубоким, сильным и действенным образом, привнося при этом ключевое дополнительное преимущество: они будут действовать как задающая функция, которая формирует более точный и полный анализ. Шестистраничные описания также являются невероятно универсальным средством передачи информации именно благодаря тому, что во время чтения взаимодействие между выступающим и аудиторией отсутствует. Нет никакого предвзятого отношения, а только четкость обоснования. Это изменение укрепит не только «подачу» идеи, но и сам продукт, а также компанию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Большинство других компаний, такого же размера, как наша, используют PowerPoint. Почему нам нужно отличаться от них, и что если этот переход окажется неверным шагом?

О: Проще говоря, мы видим лучший способ. Amazon отличается от других крупных компаний тем, что позволяет нам выделяться из общего ряда. Мы готовы идти в том направлении, куда ведет нас информация и искать лучшие способы выполнения хорошо знакомых вещей. Если этот способ не сработает, мы сделаем то, что делаем всегда – повторим и обновим, или полностью откатим все назад, если результаты покажут нам, что это лучшее, что можно сделать.

В: Почему бы не раздать описание заранее, до совещания, чтобы мы подготовились?

О: Если раздать материалы незадолго до совещания, то, возможно, не у всех присутствующих будет время на выполнение этой задачи. Также, поскольку документ заменяет презентацию, мы не теряем времени, отводя эту часть совещания прочитыванию в тишине, чтобы каждый мог полностью ознакомиться с материалом, прежде чем начнутся вопросы и ответы. И последнее, но, конечно, не менее важное: это дает возможность каждой команде, представляющей свою идею, максимально возможное время для того, чтобы и завершить, и улучшить их представление.

В: Моя группа показала себя очень хорошо в подготовке презентаций PP – ДОЛЖНЫ ли мы переходить на новый формат?

О: ДА. Одной опасностью необычно сильной презентации PP является то, что харизма или обаяние выступающего могут иногда непреднамеренно затмить перед аудиторией вопросы принципиальной важности или опасения. Хорошая графика может отвлекать подобным же образом. Что наиболее важно, мы показали, что даже оптимальное использование PP просто не может обеспечить полноту и сложность, которые могут дать повествования. Мы показали, что даже самое лучшее использование PP просто не может дать той полноты и уровня детализации, которые могут дать описания.

В: Что если мы распечатаем наши слайды из презентации PP и добавим некоторые расширенные комментарии, чтобы усилить и расширить информационное наполнение?

О: НЕТ. Бумажная копия презентации PP также несет в себе ее слабые стороны. Невозможно ничего сделать в PP такого, что не может быть сделано более тщательно, хотя иногда и менее привлекательно, в текстовом документе.

В: А можно нам все-таки использовать графику или диаграммы в текстовых документах?

О: ДА. В наиболее сложных вопросах основные идеи возникают на основании данных, и мы предполагаем, что некоторые из этих данных могут быть наилучшим образом представлены в виде диаграммы или графика. Однако мы не думаем, что графика сама по себе может стать веским и убедительным аргументом, чего мы ожидаем от надлежащим образом написанного текстового документа. Включите их, если необходимо, но не позволяйте графике преобладать.

В: Шесть страниц, кажется, немного. Какой объем текста мы можем разместить на одной странице?

О: Ограничение шестью страницами действует как важный стимул, который гарантирует, что мы будем обсуждать только наиболее важные вопросы. Мы также выделили 20 минут на чтение и предполагаем, что каждый из присутствующих сможет прочитать весь текст за это время. Пожалуйста, не поддавайтесь искушению схитрить с полями страниц или размером шрифта, чтобы втиснуть в документ больше информации. Увеличение плотности текста для того, чтобы вместиться в объем шести страниц, работает против цели и соблазняет авторов отклониться в менее важные для рассмотрения области.

В: Как мы сможем измерить успех данного изменения?

О: Хороший вопрос. На сегодняшний день мы не можем установить количественный метод измерения качества последовательности решений С-группы, также мы не можем предложить на данный момент никакой системы показателей. Сравнение этих двух подходов будет задачей качественной оценки. Мы предлагаем внедрить использование текстовых документов на три следующих месяца и затем опросить членов С-группы о том, являются ли их решения теперь более обоснованными.