Электронная библиотека » Коллектив авторов » » онлайн чтение - страница 10


  • Текст добавлен: 24 сентября 2019, 15:48


Автор книги: Коллектив авторов


Жанр: Руководства, Справочники


Возрастные ограничения: +12

сообщить о неприемлемом содержимом

Текущая страница: 10 (всего у книги 71 страниц)

Шрифт:
- 100% +
4.4.1.5. Активы процессов организации

Знания об управлении проектом часто включаются в содержание процессов и обычных процедур. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления знаниями проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ Стандартные политики, процессы и процедуры организации. Они могут включать в себя: конфиденциальность и доступ к информации; безопасность и защиту данных; политики хранения документов; использование защищенной авторским правом информации; уничтожение секретной информации; требования к формату и максимальному размеру файлов; регистрационные данные и метаданные; разрешенные технологии и социальные сети и т. п.

♦ Управление персоналом. Сюда относятся, например, документы о развитии и обучении персонала, а также квалификационные требования к поведению в сфере обмена знаниями.

♦ Требования к организационным коммуникациям. Формальные, твердые требования к коммуникациям способствуют решению задач в области обмена информацией. Неформальные коммуникации являются более результативными для создания и интеграции новых знаний в различных группах заинтересованных сторон.

♦ Процедуры формального обмена знаниями и информацией. Сюда относятся учебные обзоры, проводимые до, в ходе и после окончания проектов и фаз проекта, например, определение, оформление извлеченных уроков из текущего и других проектов, а также обмен ими.

4.4.2. Управление знаниями проекта: инструменты и методы4.4.2.1. Экспертная оценка

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ управление знаниями,

♦ управление информацией,

♦ организационное обучение,

♦ инструменты управления знаниями и информацией,

♦ соответствующая информация из других проектов.

4.4.2.2. Управление знаниями

Инструменты и методы управления знаниями обеспечивают связь между людьми, чтобы они могли вести совместную работу по созданию новых знаний, обмениваться неявными знаниями и интегрировать знания различных членов команды. Принятые для использования в проекте инструменты и методы зависят от характера проекта, особенно от степени связанной с ним инновации, его сложности и уровня разнообразия (включая разнообразие дисциплин) среди членов команды.

Инструменты и методы включают в себя, среди прочего:

♦ налаживание связей, включая неформальное социальное взаимодействие, общение онлайн в социальных сетях и онлайн-форумах, где люди могут открыто задавать любые вопросы («Кто-нибудь знает что-нибудь о…?»), которые являются полезными для начала разговора со специалистами для обмена знаниями;

♦ сообщества практиков (иногда называются «сообщества по интересам» или просто «сообщества») и группы специальных интересов;

♦ совещания, включая виртуальные, где участники могут общаться с помощью коммуникационных технологий;

♦ наставничество и стажировка на рабочем месте;

♦ дискуссионные форумы, например, фокус-группы;

♦ мероприятия по обмену знаниями, например, семинары и конференции;

♦ практикумы, включая совещания по решению проблем и учебные обзоры, предназначенные для определения извлеченных уроков;

♦ обучение на конкретных примерах достижений;

♦ методы творческого обмена и обмена идеями;

♦ ярмарки и кафе знаний;

♦ обучение, предполагающее взаимодействие обучающихся.


Все указанные инструменты и методы могут применяться при личном общении или в виртуальном пространстве, или в сочетании. Общение при личной встрече обычно является наиболее результативным способом установления доверительных отношений, которые необходимы для управления знаниями. После установления отношений для их продолжения можно использовать средства виртуального взаимодействия.

4.4.2.3. Управление информацией

Инструменты и методы управления информацией используются для создания информации и обеспечения людям доступа к ней. Они результативны для обмена простыми, не допускающими разного толкования, кодированными явными знаниями. Включают в себя, среди прочего:

♦ методы кодирования явных знаний, например, для создания записей о подлежащих к извлечению уроках в реестре извлеченных уроков;

♦ реестр извлеченных уроков;

♦ библиотечные услуги;

♦ сбор информации, например, поиск информации в Интернете и чтение опубликованных статей;

♦ информационную систему управления проектами (PMIS); Описаны в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами часто включают системы управления документами.


Инструменты и методы, которые обеспечивают связь людей с информацией, можно усовершенствовать путем внесения элемента взаимодействия, например, за счет использования функции «свяжитесь со мной», чтобы пользователи могли обратиться к авторам уроков за рекомендациями в отношении их конкретного проекта и контекста.

Взаимодействие и поддержка также помогают людям в поиске нужной информации. Попросить помощь, как правило, проще и быстрее, чем пытаться подобрать термин для поиска. Поисковые термины часто трудно подобрать, так как люди могут не знать, какие ключевые слова или фразы нужно использовать для доступа к нужной им информации.

Инструменты и методы управления информацией должны быть привязаны к процессам проекта и владельцам процессов. Сообщества практиков и эксперты в предметных областях (SMEs) могут, например, предложить специальные знания, которые ведут к улучшению процессов контроля; наличие внутреннего спонсора может стать гарантией внедрения усовершенствований. С целью определения общих проблем для разрешения путем внесения изменений в процедуры проекта можно анализировать записи в реестре извлеченных уроков.

4.4.2.4. Навыки межличностных отношений и работы с командой

Применяемые навыки межличностных отношений и работы с командой включают, среди прочего, следующие:

♦ Активное слушание. Описано в разделе 10.2.2.6. Активное слушание помогает сократить число недоразумений и улучшить коммуникацию и обмен знаниями.

♦ Фасилитация. Описана в разделе 4.1.2.3. Фасилитация помогает направить работу группы к успешной выработке решения, предложения или заключения.

♦ Лидерство. Описано в разделе 3.4.4. Лидерство используется с целью передать членам команды общее видение и побудить их сосредоточиться на соответствующих знаниях и целях знаний.

♦ Налаживание связей. Описано в разделе 10.2.2.6. Налаживание связей позволяет устанавливать необходимые неформальные связи и отношения в среде заинтересованных сторон проекта и создает условия для обмена явными и неявными знаниями.

♦ Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность помогает руководителю проекта планировать коммуникации, исходя из условий среды проекта, а также политического окружения организации.

4.4.3. Управление знаниями проекта: выходы4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков

Реестр извлеченных уроков может содержать категорию и описание ситуации. Реестр извлеченных уроков может также включать в себя сведения о влиянии, рекомендациях и предложенных мерах, связанных с определенной ситуацией. Реестр извлеченных уроков может содержать описание трудностей, проблем, реализованных рисков и возможностей или, по мере целесообразности, другие сведения.

Реестр извлеченных уроков создается как выход данного процесса на ранних стадиях проекта. В последующем он используется в качестве входа и обновляется как выход во многих процессах на всем протяжении проекта. Лица или команды, участвующие в работе, также участвуют в регистрации извлеченных уроков. Знания могут быть оформлены с помощью видеозаписей, фотографий, аудиозаписей или любых иных подходящих средств, обеспечивающих эффективность зарегистрированных уроков.

В конце проекта или фазы информация передается в актив процессов организации, называемый репозиторием извлеченных уроков.

4.4.3.2. Обновления плана управления проектом

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. В результате этого процесса может быть обновлен любой компонент плана управления проектом.

4.4.3.3. Обновления активов процессов организации

Все проекты формируют новые знания. Некоторые полученные знания кодируются, становятся частью поставляемых результатов или включаются в состав улучшений процессов и процедур в результате процесса управления знаниями проекта. Существующие знания также могут кодироваться или включаться в состав базы знаний в результате этого процесса, например, если существующая идея о новой процедуре была впервые опробована в ходе проекта и оказалась успешной.

В результате этого процесса может быть обновлен любой актив процессов организации.

4.5. Мониторинг и контроль работ проекта

Мониторинг и контроль работ проекта – это процесс отслеживания, проверки и ведения отчетности об общем прогрессе для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет заинтересованным сторонам понимать текущее состояние проекта, распознавать действия, выполняемые для решения проблем исполнения, а также иметь представление о будущем статусе проекта с учетом прогнозов стоимости и прогнозов в отношении расписания. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-10. На рис. 4-11 показана диаграмма потоков данных процесса.


Рис. 4-10. Мониторинг и контроль работ проекта: входы, инструменты и методы, выходы


Рис. 4-11. Мониторинг и контроль работ проекта: Диаграмма потоков данных


Мониторинг – это аспект управления проектом, осуществляемый на протяжении всего проекта. Мониторинг включает в себя сбор, измерение и оценку измерений и тенденций для оказания воздействия на улучшение процесса. Постоянный мониторинг дает команде управления проектом возможность понимать общее состояние проекта и определять, на какие области следует обратить особое внимание. Контроль включает в себя определение корректирующих или предупреждающих действий, либо пересмотр планов и отслеживание выполнения планов с целью определить, насколько удалось решить проблему с помощью предпринятых действий. Процесс мониторинга и контроля работ проекта решает следующие задачи:

♦ сравнение фактического исполнения проекта с планом управления проектом;

♦ периодическая оценка исполнения, чтобы определить, требуются ли какие-либо корректирующие или предупреждающие действия, с последующей рекомендацией данных действий, при необходимости;

♦ проверка статуса отдельных рисков проекта;

♦ поддержание точной, своевременно обновляемой информационной базы относительно продукта (продуктов) проекта и сопутствующей документации на всем протяжении выполнения проекта;

♦ предоставление информации, помогающей в составлении отчетов о статусах, проведении измерений исполнения и прогнозировании;

♦ предоставление прогнозов, позволяющих обновлять информацию о текущей стоимости и текущем расписании;

♦ мониторинг реализации одобренных изменений по мере их появления;

♦ предоставление соответствующих отчетов об исполнении и статусе проекта руководству программы, если проект является частью общей программы; и

♦ обеспечение согласованности проекта с бизнес-потребностями.

4.5.1. Мониторинг и контроль работ проекта: входы4.5.1.1. План управления проектом

Описан в разделе 4.2.3.1. Мониторинг и контроль работ проекта включает в себя рассмотрение всех аспектов проекта. Входом в этот процесс может стать любой компонент плана управления проектом.

4.5.1.2. Документы проекта

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего:

♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений содержит информацию о допущениях и ограничениях, которые, как было установлено, оказывают влияние на проект;

♦ Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2 и 7.2.3.2. Основа для оценок показывает, как различные оценки были получены и могут использоваться при принятии решений о принятии мер на отклонения.

♦ Прогнозы стоимости. Описаны в разделе 7.4.3.2. На основе данных исполнения проекта в прошлом прогноз стоимости используется для определения того, находится ли проект в пределах допустимого диапазона значений бюджета, и необходимо ли внесение запросов на изменения.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Журнал проблем используется для документирования и мониторинга лиц, ответственных за решение конкретных проблем к определенному сроку.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может содержать информацию о результативном реагировании на отклонения, а также корректирующих и предупреждающих действиях.

♦ Список контрольных событий. Описан в разделе 6.2.3.3. Список контрольных событий показывает даты контрольных событий по расписанию и используется для проверки исполнения запланированных контрольных событий.

♦ Отчеты о качестве. Описаны в разделе 8.2.3.1. Отчет о качестве включает в себя проблемы управления качеством, рекомендации для совершенствования процесса, проекта и продукта, рекомендуемые корректирующие действия (включая переделку, устранение дефектов/ремонт, 100 % проверку и т. п.) и сводку заключений по результатам процесса контроля качества.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков предоставляет информацию об угрозах и благоприятных возможностях, которые появились в ходе исполнения проекта.

♦ Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам, наряду с информацией об отдельных рисках, предоставляет информацию о совокупном риске проекта.

♦ Прогнозы в отношении расписания. Описаны в разделе 6.6.3.2. На основе данных исполнения проекта в прошлом прогнозы в отношении расписания используются для определения того, находится ли проект в пределах допустимого диапазона значений расписания, и необходимо ли внесение запросов на изменения.

4.5.1.3. Информация об исполнении работ

Сбор данных об исполнении работ, которые передаются в процессы контроля, производится на протяжении всего периода исполнения работ. Чтобы стать информацией об исполнении работ, данные об исполнении работ сопоставляются с компонентами плана управления проектом, документами проекта и другими переменными проекта. Это сопоставление показывает то, как исполняется проект.

Конкретные показатели исполнения работ в отношении содержания, расписания, бюджета и качества определяются в начале проекта в тексте плана управления проектом. Данные об исполнении собираются на протяжении проекта в ходе процессов контроля и сопоставляются с планом и другими переменными с целью получить контекст для исполнения работы.

Например, данные об исполнении работ в отношении стоимости могут включать сведения об израсходованных финансовых средствах. Но для того, чтобы извлечь из них пользу, эти данные необходимо сопоставить с бюджетом, выполненными работами, использованными на выполнение работ ресурсами и расписанием выделения финансовых средств. Данная дополнительная информация дает контекст, позволяющий определить, исполняется ли проект в рамках установленного бюджета, или есть отклонения. Эта информация также показывает степень отклонения от плана, поэтому по результатам ее сравнения с определенными в плане управления проектом пороговыми значениями отклонений она может показать, требуются ли предупреждающие или корректирующие действия. Интеграция данных об исполнении работ и дополнительной информации в единое целое обеспечивает контекст, который дает прочное основание для принятия решений в рамках проекта.

4.5.1.4. Соглашения

Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашение о закупке содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить. Если в рамках проекта часть работ передается на аутсорсинг, то руководителю проекта необходимо осуществлять надзор над исполнением работ подрядчиком с целью обеспечить соответствие всех соглашений конкретным потребностям проекта при одновременном соблюдении политик организации в отношении закупок.

4.5.1.5. Факторы среды предприятия

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ информационные системы управления проектами, такие как инструменты составления расписаний, контроля стоимости и ресурсного планирования; показатели исполнения, базы данных, ведение документации проекта и финансового учета;

♦ инфраструктуру (например, существующие производственные объекты и оборудование, телекоммуникационные каналы организации);

♦ ожидания заинтересованная сторон и пороги рисков;

♦ государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, стандарты на продукцию, стандарты качества, производственные стандарты).

4.5.1.6. Активы процессов организации

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ стандартные политики, процессы и процедуры организации;

♦ процедуры финансового контроля (например, необходимый анализ расходов и выплат, статьи бухгалтерского учета и стандартные положения договоров);

♦ методы мониторинга и отчетности;

♦ процедуры управления проблемами, определяющие средства контроля проблем, выявления проблем, а также отслеживания мер по устранению проблем и выполненных действий;

♦ процедуры управления дефектами, определяющие средства контроля дефектов, выявления дефектов, а также отслеживания мер по устранению дефектов и выполненных действий;

♦ базу знаний организации, в частности, результаты измерения процессов и репозиторий извлеченных уроков.

4.5.2. Мониторинг и контроль работ проекта: инструменты и методы4.5.2.1. Экспертная оценка

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ анализ освоенного объема;

♦ интерпретация и контекстуализация данных,

♦ методы оценки длительности и стоимости,

♦ анализ тенденций;

♦ отраслевые технические знания и главная область проекта,

♦ управление рисками,

♦ управление договорами.

4.5.2.2. Анализ данных

Методы анализа данных, которые можно использовать, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ Анализ альтернатив. Анализ альтернатив применяется для выбора корректирующих действий или сочетания корректирующих и предупреждающих действий для использования на практике в случае отклонения.

♦ Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Сравнительный анализ затрат и выгод помогает определить наилучшее корректирующее действие с учетом стоимости в случае наличия отклонений в проекте.

♦ Анализ освоенного объема. Описан в разделе 7.4.2.2. Освоенный объем позволяет увидеть единую перспективу исполнения содержания, расписания и стоимости.

♦ Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины сосредоточен на выявлении основных причин возникновения проблемы. Он может использоваться для определения причин отклонения и областей, на которые руководителю проекта следует обратить особое внимание, чтобы достичь целей проекта.

♦ Анализ тенденций. Анализ тенденций используется для прогнозирования исполнения проекта на основе прошлых результатов. Он призван оценить перспективу проекта с точки зрения возможных задержек и заранее предупредить руководителя проекта, что в предстоящий период могут возникнуть проблемы с расписанием, если выявленные тенденции сохранятся. Эта информация предоставляется на достаточно раннем этапе реализации проекта, чтобы у команды проекта было время на анализ и устранение любых отклонений от нормы. Результаты анализа тенденций могут быть использованы, чтобы рекомендовать, по мере необходимости, предупреждающее действия.

♦ Анализ отклонений. При анализе отклонений рассматриваются различия (или отклонения) между планом и фактическим исполнением. Данные отклонения могут включать в себя оценки длительности, стоимости, расхода ресурсов, ставок ресурсов, технического исполнения и другие метрики.


Анализ отклонений может производиться в каждой области знаний на основе характерных для нее отклонений. В процессе мониторинга и контроля работ проекта анализ отклонений рассматривает отклонения с точки зрения единой перспективы с учетом отклонений по стоимости, срокам, техническим вопросам и ресурсам относительно друг друга с целью получить общее представление об отклонении проекта. Это позволяет приступить к осуществлению необходимых предупреждающих и корректирующих действий.


  • 3.5 Оценок: 15

Правообладателям!

Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.


Популярные книги за неделю


Рекомендации