Текст книги "Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего"

8. Простые задачи

Если вы упростили свои цели и проекты (см. предыдущую главу), вы сделали огромный шаг вперед к тому, чтобы, делая меньше, становиться все сильнее и эффективнее. Однако только на уровне заданий вы действительно можете что-то закончить. Вы не делаете ничего, пока не выполняете конкретные задачи.

На практике упрощение задач может быть самым главным шагом. Как всегда, в этой главе мы сосредоточимся на том, как работать меньше, но эффективнее и в результате завершать больше дел, не испытывая стресса.

Мы делаем это с помощью ограничений, концентрируясь только на одном деле за раз и – на малом, а не на большом.

Сила ограничений работает на уровне задач путем выбора только трех самых важных задач (СВЗ), на которых вы сконцентрируетесь в течение дня.

Это очень просто: ваши СВЗ – это задачи, которые нужно решить за день. Я выбираю три СВЗ каждый день, но для вас, возможно, будет удобнее работать с двумя, а возможно – с четырьмя. Я предлагаю начать с трех и посмотреть, как это работает.

Каждый день я делаю больше, чем три дела? Конечно. Но главное – что бы я ни делал в течение дня, я должен сделать эти три дела. Итак, СВЗ – это первое, что я делаю каждый день, сразу после того как выпиваю стакан воды, чтобы проснуться.

А как же остальные дела, которые мне нужно сделать сегодня? Обычно это более мелкие дела, не столь важные, но с ними все равно нужно разобраться. Вот в чем прелесть СВЗ: обычно небольшие, неважные дела, которыми мы занимаемся ежедневно (электронная почта, телефонные звонки, бумажная работа, поручения, встречи, поиск в Интернете и т. д.) занимают место наших важных долговременных задач. Но если СВЗ станут приоритетом на каждый день, вы будете делать важные дела вместо неважных.

Как только я заканчиваю СВЗ, я приступаю к мелочам, объединяя их в группы (я называю их «группа задач», об этом – в следующей главе).

Для меня главное в СВЗ то, что минимум одна из них должна иметь отношение к одной из моих целей. Оставшиеся две могут иметь отношение к работе (обычно так и бывает), но одна – помогает в достижении цели. Так я обеспечиваю себе ежедневное продвижение к своим целям.

Это ведет к существенным переменам. Каждый день я делал что-то для того, чтобы реализовать свои мечты. Это стало частью моей ежедневной рутины: поставить себе задачу для достижения одной из своих целей. И так каждый день, автоматически.

Еще одна ключевая вещь: делайте СВЗ в первую очередь, с утра, дома или сразу же по приходе на работу. Если отложите их на потом, то займетесь чем-то другим, и у вас не останется времени. Выполните их в первую очередь, а все, что вы будете делать на протяжении оставшегося дня – лишь дополнение.

Казалось бы, такая малость, но для многих людей это настоящее откровение. Иногда малое ведет к большим переменам.

Итак, вот ключевые принципы, которые заставят СВЗ работать на вас:

♦ Поставьте их на первое место в своем распорядке дня.

♦ Ограничьте их до трех.

♦ Убедитесь, что одна из СВЗ относится к вашей цели или к одному из трех ваших самых важных проектов.

♦ Сосредоточьтесь на выполнении этих заданий более всех прочих.

♦ Работайте над СВЗ в первой половине дня, прежде чем приметесь за что-то еще.

♦ Работая над одной из СВЗ, придерживайтесь принципа однозадачности – концентрируйтесь только на одной задаче (см. Принцип 4).

Важно концентрироваться на малом количестве важных задач, но чтобы по-настоящему упростить задачи, нужно также обсудить объем этих задач. Сегодня мы можем сосредоточиться только на одной задаче, но она огромная и всеобъемлющая, поэтому мы быстро истощаемся и не выполняем ее. Ограничение количества задач не поможет, если эти задачи будут слишком велики.

Вместо этого разбейте дела на небольшие задачи, которые можно выполнить в течение часа и менее – лучше даже за 20–30 или даже за 10–15 минут. Чем меньше, тем лучше, потому что вырастет вероятность того, что мы действительно с ней справимся.

Например, перед нами огромная задача – «Написать ежегодный отчет». Мы смотрим на нее и знаем, что нужно ее решить, но продолжаем смотреть на нее еще какое-то время. Потом мы проверяем почту или свой банковский счет («Баланс все еще отрицательный?»), заходим на форум или на любимый сайт, звоним другу или коллеге. Большая задача не решается.

Вместо этого положите конец прокрастинации[1]1
  «Прокрастинация» – англ. procrastination (задержка, откладывание) от лат. procrastinatus: pro– (вместо, впереди) и crastinus (завтрашний). – Прим. ред.


[Закрыть], уменьшив объем своей задачи. «Составить план отчета», или «Продумать темы отчета», или «Написать первую часть отчета» – гораздо лучше, потому что это дела, которые можно сделать довольно быстро. Они не такие устрашающие. Мы можем начать и закончить их за 10–20 минут.

Каждый раз, когда вы ловите себя на откладывании на потом важной задачи, подумайте, как разбить ее на несколько небольших задач. И затем начинайте работу. Не откладывайте – просто начинайте. Стоит начать, и вы обретете движущую силу и пробьетесь через барьер первичного сопротивления. И тогда вы наверняка вскоре перейдете к следующей малой задаче, затем к следующей и т. д., пока полностью не решите большую задачу.

Малые задачи всегда лучше, чем большие.

9. Простое распределение времени

Все мы делимся на редко встречающихся суперорганизованных людей – они расписывают каждую свою минуту и придерживаются плана до последней буквы, и всех прочих. Мы планируем свой распорядок дня, но наши реальные дни редко совпадают с этими планами.

Конечно, что-то меняется, и нам приходится корректировать свои планы. Распределение времени, или тайм-менеджмент, особенно в условиях подвижного графика, по которому в наше время работают очень многие, не должно быть жестким или времяемким процессом.

Распределяйте свое время просто и избегайте жестких, сложных схем.

Для тех, чей график перегружен, и кто хотел бы это изменить, я предлагаю минималистскую схему тайм-менеджмента. Пусть вашей жизнью управляет не календарь, а настоящий момент.

Как это сделать? Во-первых, не назначайте встреч. Многим это покажется слишком радикально, но этот метод часто срабатывал. Если кто-то просит вас назначить ему встречу, скажите, что вы не назначаете встреч заранее. Попросите этого человека позвонить вам незадолго до того, как он хотел бы с вами встретиться, и узнать, свободны ли вы. Если да – проведите встречу. Я советую вам свести совещания и встречи до минимума, если хотите успеть сделать больше. Затем переходим к заметкам в вашем календаре (я использую календарь Google, он доступен из любой точки при наличии Интернета). В вашем календаре отмечены события, которые вы хотели бы посетить, но делать это необязательно. Календарь, таким образом, служит для того, чтобы знать, что там у вас, а не для того, чтобы руководить вашей жизнью. Впрочем, я советую не заносить в календарь слишком много событий.

Что заменит вам расписание дня? Знание своих приоритетов (см. следующий абзац). Каждый раз решайте, что вы должны делать, основываясь на своих приоритетах, на количестве имеющегося у вас времени, на своих силах в данный момент.

Учитесь чувствовать момент, сосредоточиваться на одной задаче за раз и полностью погружаться в работу. Если какая-то работа вас не слишком вдохновляет, позвольте себе перейти к чему-то более интересному. Чем больше души вы вкладываете в задачу или проект, тем больше вы вкладываете в них энергии – и тем лучше вы с ними справляетесь.

Полное погружение в какое-то дело – это феномен, известный под названием «поток». В последнее время им заинтересовались и научный, и деловой мир, потому что обнаружилось, что состояние «потока» ведет к увеличению производительности и счастью. В основе своей «поток» – это состояние ума, пари котором вы с головой уходите в задачу и весь окружающий мир при этом исчезает. Вы теряете ощущение времени. Все мы порой испытывали это состояние – фокус в том, как научиться целенаправленно вводить себя в него.

Вот способы войти в состояние «потока»:

1. Выберите задачу, которая по-настоящему вас вдохновляет. Если дело вам безразлично, вы не войдете в состояние «потока».

2. Выберите задачу, которая потребует от вас усилий. Но не слишком больших: если она слишком сложна, вы долго будете идти к состоянию «потока». Если слишком проста – вам станет скучно.

3. Устраните все внешние раздражители. Чем меньше вы будете думать о других вещах, тем лучше. Вы хотите полностью сконцентрироваться на задаче. Избавьтесь от всего, что вас отвлекает – телефонов, оповещений о новых письмах, ICQ, лишних вещей на вашем столе или лишних файлов на рабочем столе компьютера и т. д.

4. Погрузитесь в задачу. Просто начните работу и полностью сконцентрируйтесь на ней. Забудьте обо всем остальном, пусть внешний мир растворится. Думайте только о своей задаче и наслаждайтесь работой. Предупреждение: вы можете потерять счет времени и опоздать на следующую встречу – вот почему не стоит назначать слишком много встреч.

Если у вас гибкий график работы, как узнать, что лучше сделать в данный момент? Опирайтесь на приоритеты. Просмотрите главу о Самых Важных Задачах (СВЗ): в первую очередь вы должны решить, какие самые важные вещи вы хотите сделать утром каждого дня. Составьте список из трех дел, которые вам действительно нужно закончить. Ваших трех самых важных дел. Вы можете составить список других малых задач, которые вы сгруппируете и оставите на вторую половину дня, но главным для вас должен быть список трех важных дел. Пусть он, а не график управляет вашим днем.

Определились с приоритетами – остается сосредоточиться. Я очень советую вам концентрироваться только на одной задаче за раз. Чтобы решить СВЗ, вам придется сосредоточиваться на каждой из них по очереди и – полностью. Это также будет для всех нас радикальным переходом от многозадачности. Но однозадачность не только более продуктивна, она и менее утомительна.

Вам потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к однозадачности, если до этого вы постоянно перескакивали с одного на другое и обратно. Это нормально. Просто каждый раз, чувствуя, что отвлекаетесь, мягко верните себя на прежнее место. Будьте упорны, и вскоре вы будете легко справляться со своими СВЗ.

Пока вы работаете над своей задачей, вы будете думать о других вещах, которыми вам нужно заняться, вас будут отвлекать вопросами коллеги по работе или неожиданно в вашу голову придет новая идея. Не позволяйте этим идеям и вопросам руководить вашей жизнью. Не переключайтесь, просто делайте себе заметки по мере поступления и займитесь ими позже. Держите на столе лист бумаги, ноутбук или текстовый файл, и всегда возвращайтесь к задаче, над которой работаете. Закончив, загляните в этот список, чтобы решить, какое дело будет следующим.

Чем меньше у вас задач, тем меньше уходит времени на их организацию. Если вы будете концентрироваться только на задачах с наибольшей отдачей за минимальное количество времени, вы повысите свою производительность и будете делать меньше. Вам понадобятся только простейшие средства и методы, вы меньше будете подвергаться стрессу. Я думаю, что это самая выигрышная комбинация.

Что касается организации задач, как и любого другого типа организации, моя философия – сокращать, прежде чем организовывать. Если нужно организовать три дела, а не двадцать, по сути, вам нечего организовывать. В случае тайм-менеджмента это значит, что следует сократить то, что нужно сделать. Можно отменить дела, поручить их другим, отложить, отказаться от обязательств. Всегда концентрируйтесь на упрощении, сокращении, исключении. И все внимание на то, что важно. Все остальное – просто.

Помимо трех СВЗ, всегда находятся другие мелкие дела, которые надо сделать в течение дня. Ваша задача: 1) не позволять мелочам брать верх над вашими СВЗ и 2) делать их по возможности группами, чтобы сэкономить время. Программисты называют это «групповой обработкой»: вы сохраняете похожие задачи и делаете их все за один раз. Это экономит время на переключении между задачами: вместо того чтобы отвлечься от важной работы на телефонный звонок, письмо, встречу, другой проект или еще один звонок, вы в первую очередь делаете все важные дела, затем сразу делаете все необходимые звонки, затем отвечаете на все письма и т. д. Чем меньше переключений, тем меньше сложностей, меньше потерянного времени и проще график.

Определите типы «групповых задач» в своем списке дел сразу после перечисления СВЗ. Можно разделить «групповые задачи» на несколько категорий («звонки», «письма» и т. д.) или просто сделать список «групповых задач». Я очень рекомендую вам заняться этими групповыми задачами в конце дня, а не в самом его начале. Оставьте утро для важных дел, закончите с ними, а затем разберитесь с групповыми задачами как можно быстрее.

Какие задачи лучше всего группировать? Вот несколько примеров:

♦ Телефонные звонки. Вместо того чтобы звонить в течение всего дня, составьте список звонков, которые нужно сделать, и сделайте их все сразу. Я чаще всего оставляю на звонки 30 минут, но их количество может варьироваться. Можно подумать и о том, чтобы принимать входящие звонки только в определенное время – все остальные тогда, когда не можете говорить, отправляйте на автоответчик. Это позволит вам сконцентрироваться на важных задачах, не прерываясь каждый раз, когда кто-то захочет с вами поговорить.

♦ Электронная почта. Для большинства из нас «электронка» стала так важна, что, если б мы позволили, она бы управляла нашей жизнью. Я подробнее рассмотрю эту тему в следующей главе, а в основном группировка писем происходит, если вы проверяете почту только несколько раз в день. Я предлагаю делать это дважды в день – скажем, в 10 утра и в 16 часов, или в другое удобное для вас время. Постарайтесь не проверять почту в первую очередь с утра – вы закопаетесь в письмах, так что придется отложить важные дела.

♦ Выездные задания. Старайтесь выполнить их все сразу, чтобы сэкономить время на дороге из дома или из офиса. Можно сделать их в конце дня или выделить на них специальный день – День выездных заданий.

♦ Бумажная работа. Сейчас у меня не так много бумаг (я обхожусь без бумаги), но такая роскошь существует не во всех офисах. Если вам приходится обрабатывать или просматривать много бумаг, сделайте все сразу, а не понемногу в течение всего дня.

♦ Работа с входящими бумагами. Проверяйте свой ящик с входящими бумагами дважды в день. Просмотрите их и определите, что сделать (если нужно) с каждым из документов. Если делать это по мере поступления бумаг, управлять вами будет работа, и вы больше не сможете контролировать свой график. Вместо этого определите для себя время, когда будете заниматься входящими документами.

♦ Встречи. Возможно, вы не можете контролировать график своих встреч, но если да – проводите их все сразу в определенное время и четко определитесь с целью встречи и ее временными рамками. Группирование встреч очень помогает, потому что освобождает для вас большую часть дня для важных дел. Лучше всего вообще отказаться от встреч – чаще всего это пустая трата времени.

♦ Веб-сайты. Если вы похожи на меня, то у вас есть несколько веб-сайтов, которые вы регулярно проверяете. Чтобы эти сайты не мешали важной работе, выделите определенное время на проверку их всех сразу.

♦ Поисковая работа. Многие работы требуют от вас поиска или чтения специальной литературы, прежде чем начать писать. Если возможно, сделайте все это сразу.

♦ Техническая поддержка. Существуют небольшие дела, которые мы должны выполнять как техническую поддержку нашей работы – для блогеров, как я, это проверка комментариев читателей, наладка и проверка системы рекламы, HTML-кода и т. д. У других работ – своя техническая поддержка – не те важные дела и задачи, а просто небольшие дела, которые все же необходимо делать. Оставьте их на конец дня, если это возможно.

Тайм-менеджмент не был бы так прост, если бы у вас было слишком много средств или слишком сложные средства управления. Если вы будете применять простую философию управления временем, изложенную выше, вам не понадобится для этого много инструментов.

Вот несколько простых инструментов:

♦ Календарь. Вместо объемистого ежедневника или сложной компьютерной программы я советую вам завести как можно более простой календарь. Если у вас немного встреч, можно использовать обычный настенный календарь, разделенный на квадраты – в каждый из них можно записать 1–2 встречи или события. Если вам нужно помечать и другие вещи – скажем, расписание футбольных тренировок детей и родительские собрания, сгодится онлайновый календарь – я очень рекомендую календарь Google – он простой, быстрый и доступен с любого компьютера, подключенного к Интернету. Бумажный календарь или календарь Google сгодятся и в качестве «напоминателя».

♦ Бумажная записная книжка или текстовый файл. Я рекомендую простую карманную записную книжку, вот и все. В ней можно фиксировать важные мысли, СВЗ, групповые задачи на день, и свою Главную Цель. Если у вас только одно средство, не стоит слишком об этом беспокоиться. Если вы предпочитаете записывать свои задачи в компьютере, я рекомендую вам делать это в простом текстовом файле. Сам я сейчас поступаю именно так: у меня есть файл с текущими заданиями, я открываю его, когда мне нужно записать новое задание или мысль. В верхней части этого текстового файла – мои СВЗ на день, ниже – групповые задачи, и в самом конце – все другие заметки или мысли, которые пришли мне в голову. Я работаю со всем этим в течение дня.

10. Простая электронная почта

Мы привыкли к электронной почте, мы живем в ящике входящих сообщений, мы делаем все – от личной переписки с семьей и друзьями до реализации рабочих проектов – с помощью электронной почты.

Увы, почта начала нас перегружать, уводить от более важных дел, появилась угроза того, что она будет управлять нашей жизнью.

Но есть способ жить лучше, нежели в ящике входящих сообщений. Сократите до минимума время проверки почты, сделайте свои письма более эффективными, используя ограничения, и станьте хозяином своего почтового ящика, разбирая его до конца.

Все это возможно сделать, установив ограничения и научившись быстро разбирать почту, овладев простыми правилами и привычками. Вы можете выходить из почты и возвращаться к действительно важным вещам – например, к вашей Главной Цели, или к трем главным проектам, или к СВЗ.

Путь к почтовой нирване – применение Силы малого. Упрощайте, устанавливайте границы и становитесь истинным хозяином своего почтового ящика.

Сколько у нас путей получения информации? Некоторые смогут перечислить шесть разных способов коммуникации: быстрые сообщения, автоответчик, бумаги, обычная почта, посты в блогах, сообщения в социальных сетях (MySpace, Facebook, AOL и т. д.). Каждый из этих способов представляет собой ящик входящих сообщений, и каждый требует регулярной проверки. Это бесконечный процесс, но он не должен быть раздражающим или утомительным.

Чтобы сделать поток информации более управляемым, начните с сокращения имеющегося у вас числа ящиков входящих сообщений. Чем больше у вас мест для проверки почты или чтения входящей информации, тем труднее всем этим управлять. Сократите количество ящиков для входящих сообщений до минимума, необходимого вам для работы.

Вот как это сделать:

1. Перечислите все свои средства получения информации. Возможно, вы забудете о каких-то из них, но по мере того, как вы будете вспоминать, добавляйте их в список. Он должен включать в себя и электронную, и аналоговую информацию – бумаги и компьютер.

2. Оцените каждое из них, чтобы определить его пользу. Иногда мы продолжаем проверять какие-то инбоксы, даже если это ничего нам не дает. Это просто лишняя информация. У вас есть и пейджер, и мобильный телефон? Может, пейджер вам уже не нужен?

3. Объедините ящики входящих сообщений или избавьтесь от лишних. Если какая-то вещь не приносит вам пользы, подумайте: может, убрать ее из своей жизни? Проверьте, можете ли вы без нее обойтись в течение недели. Что до всего остального, посмотрите, можно ли направить различные информационные потоки в один ящик входящих сообщений. Например, сколько мест в вашем доме для входящих бумаг? Складывайте все письма, бумаги с работы, из школы, телефонные заметки, компьютерные распечатки, расписания и пр. только в одно место. У вас четыре электронных адреса? Узнайте, можно ли переадресовать письма с них только на один адрес. Вы получаете сообщения на автоответчики на нескольких номерах? Переадресуйте их на один номер или используйте Интернет-службу, которая будет доставлять их все на ваш электронный адрес. На работе заведите единый ящик для всех входящих бумаг. Вы подписаны на много блогов? Объедините их все в единый поток постов, вместо того чтобы проверять двадцать пять разных инбоксов. Чем меньше входящих ящиков, тем лучше. Поставьте себе цель – по возможности сократить их количество до 4–7. А идеальное количество – один-два.