Текст книги "Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего"

Есть несколько правил, которым необходимо следовать, чтобы добиться успеха. Если вы будете следовать им, то через 30 дней у вас обязательно появится новая привычка.

♦ Работайте только над одной привычкой за раз. Не нарушайте это правило. Взявшись сразу за несколько привычек, вы вряд ли добьетесь успеха. Поверьте: я много раз испробовал разные способы. По моему опыту, вам на 100 % гарантирован провал, если вы будете за раз вырабатывать сразу несколько привычек. Но если вы будете заниматься только одной привычкой, вам гарантирован успех на 50–80 % в зависимости от того, насколько твердо вы следуете остальным правилам.

♦ Выбирайте простую цель. Не пытайтесь сделать что-то очень сложное, по крайней мере сейчас. Позднее, натренировавшись в выработке простых новых привычек, вы сможете перейти к более сложным. А пока делайте что-то, что можете делать каждый день. Выберите то, что кажется вам даже проще того, на что вы способны. Если вы считаете, что можете тренироваться по полчаса в день, ограничьтесь десятью минутами. Суперпростота – гарантия вашего успеха.

♦ Выбирайте то, что можно измерить. У вас должна быть возможность определить, насколько вы продвинулись на данный момент. Если вы выбираете физические упражнения, установите количество минут (скажем, 20 минут в день). Какова бы ни была цель, вы должны быть в состоянии ее измерить.

♦ Будьте последовательны. По возможности работайте над новой привычкой в одно и то же время каждый день. Если вы занимаетесь спортом, делайте это каждый день, например, в 7 утра или в 6 вечера. Тогда наверняка ваше дело станет привычкой.

♦ Ежедневно отчитывайтесь. Вы можете делать это и раз в 2–3 дня, но опыт групп показал, что наиболее эффективно отчитываться ежедневно.

♦ Сохраняйте позитивное отношение! Время от времени у вас будут неудачи, просто отметьте их и двигайтесь дальше. Вас не должны смущать никакие помехи.

Из этой книги вы можете выбрать любые привычки, которые, по вашему мнению, окажутся наиболее полезными – на работе и в жизни. Но если бы я мог порекомендовать вам двенадцать привычек, с которых стоит начать (по одной на каждый месяц года), то я бы выбрал эти двенадцать. Я думаю, они способны значительно изменить жизнь каждого среднего человека (в следующих главах мы подробнее рассмотрим эти привычки):

1. Каждое утро определяйте для себя 3 СВД – Самых Важных Дела.

2. Однозадачность. Работая над чем-то, не переключайтесь на другие дела.

3. Разбирайте все свои входящие бумаги.

4. Проверяйте электронную почту дважды в день.

5. 5–10 минут в день посвятите гимнастике.

6. Работая, отключите все внешние раздражители.

7. Сохраняйте утренние ритуалы.

8. Ешьте в течение дня больше фруктов и овощей.

9. Поддерживайте порядок на рабочем столе.

10. Откажитесь от просьб и обязательств вне вашего шорт-листа (см. главу 13 «Простые обязательства).

11. 15 минут в день посвящайте наведению порядка в доме.

12. Ограничьте объем своих электронных писем 5 предложениями.

6. Начинайте с малого

В то время, пока вы следуете только первым пяти принципам этой книги, принцип 6 – «Начинайте с малого» – это просто способ гарантировать себе наибольшую вероятность успеха во всех остальных переменах.

Принцип 6: Чтобы обеспечить себе успех, вводите новые привычки малыми частями.

Люди часто стремятся к переменам с большим энтузиазмом, т. е. начинают с больших амбиций, чего бы это ни касалось – введения новой системы повышения производительности или нового комплекса физических упражнений.

Проблема в том, что энтузиазм часто испаряется через одну-две недели, и цель так и не бывает достигнута. Так происходит почти со всеми новогодними обещаниями: люди начинают с воодушевлением, которое тает к концу января.

Решение проблемы – принцип 6: начинайте с малого. Следуйте ему во всем, что вы делаете: в достижении любой цели, в выработке любой привычки, в любой перемене в своей жизни.

Я опробовал этот принцип не раз, меняя что-то в своей жизни. В занятиях спортом, я начинаю с самого легкого упражнения, даже если знаю, что могу больше. Вырабатывая новую привычку, я начинаю с самых незначительных перемен, даже если считаю, что справлюсь с большим. Когда я решил просыпаться раньше каждое утро, я начал с того, что вставал на 15 минут раньше.

Люди часто пренебрегают шестым принципом, потому что не вполне осознают его важность. Вот несколько главных причин, по которым полезно начинать с малого:

♦ Вы сужаете фокус внимания. Концентрация, как мы уже обсуждали в главе о четвертом принципе, невероятно важна в достижении цели. Если вы взялись за перемены в своей жизни и пытаетесь ухватить все сразу, ваше внимание рассеется, а эффективность снизится. Но начиная с малого, вы сосредоточите внимание и сохраните силы.

♦ Вы на долгое время сохраняете энергию и энтузиазм. Начиная делать меньше, чем вы можете на самом деле, вы накапливаете энергию и энтузиазм подобно тому, как вода собирается перед дамбой. Благодаря сохраненным энергии и энтузиазму вы не выдыхаетесь раньше времени, и можете продержаться гораздо дольше.

♦ Так легче управлять ситуацией. Легче – значит лучше, особенно вначале. Если ваша цель слишком трудна, велика вероятность того, что вы сдадитесь.

♦ Вы гарантируете себе успех. Выберите что-то настолько малое, что успех будет вам практически обеспечен. Конечно, маленькая победа не приносит такого же удовольствия, как победа большая, но она маленькая лишь на некоторое время. Если вы начнете с небольшого успеха, на его основе вы сможете выстроить еще один небольшой успех, и так далее – пока серия малых успехов не сложится в один большой. А это гораздо лучше, чем большая неудача.

♦ Постепенные перемены долговечнее. Возьмем к примеру диету – когда вы сидите на жесткой диете и теряете сорок фунтов за два месяца, вы очень довольны. Но потом чаще всего они снова возвращаются к вам, да еще с добавкой. Но если идти небольшими шагами – терять по одному-два фунта в неделю, – скорее всего они больше к вам не вернутся. Это много раз было доказано в исследованиях потери веса, и это работает со всеми другими переменами. Вносите постепенные изменения, серией маленьких шагов, и вам будет гораздо легче привыкать к этим изменениям, чем пытаться изменить все и сразу.

Итак, когда и в чем вам нужно начинать делать малые шаги? Всегда и во всем. Любая смена привычки, любая физическая активность, или рост эффективности, или перемена в жизни, любая цель, работа или задача – все должно начинаться с малого.

Вот лишь несколько примеров:

♦ Гимнастика: начните с 5—10 минут физических упражнений в день, вместо получаса.

♦ Ранний подъем: вначале вставайте на 15 минут раньше обычного, а не на час или два.

♦ Производительность: вначале попробуйте полностью сконцентрироваться на задании на 5—10 минут.

♦ Электронная почта: вначале проверяйте почту лишь на пару раз реже, чем обычно.

♦ Здоровое питание: начните лишь с одного изменения в своем меню, а не с полного его пересмотра.

♦ Главный проект: начните с небольшого задания, касающегося проекта, вместо того, чтобы заняться им полностью. Затем переходите к следующему небольшому заданию и т. д.

♦ Разбор беспорядка: начните с одного ящика стола, а не пытайтесь очистить сразу весь свой дом или офис.

Часть вторая. Практика

7. Основные цели и проекты

Что касается постановки целей, я так же амбициозен, как и все, кого я знаю: часто у меня бывает желание достичь сразу нескольких целей на работе, а помимо них – цели по самосовершенствованию – выучить новый иностранный язык или пробежать марафон. И пока я с воодушевлением ставлю себе эти новые цели, список моих дел растет быстрее, чем прогресс в любом из них.

Ставить себе цели легко – достигать очень трудно, если эти цели того стоят.

Достижение цели требует энергии, концентрации и мотивации – трех вещей, запас которых у каждого человека ограничен, и неважно, насколько он увлечен. Если вы беретесь сразу за несколько целей, вы рассредоточиваете имеющиеся у вас энергию, концентрацию и мотивацию, и поэтому уже через пару недель ваш первоначальный энтузиазм сходит на нет. А цели продолжают занимать место в вашем списке, собирая пыль, и вы чувствуете себя виноватым в том, что их не достигли.

Сила малого – идеальное средство достижения целей: ограничьте себя меньшим количеством целей и вы достигнете большего.

В то же время мы рассмотрим способы сосредоточить внимание на ваших проектах, так чтобы добиться наибольшего результата и продвинуться в своих целях. Чтобы увеличить эффективность проектов, мы применим к ним ограничения.

Метод одной цели прост: вы сосредоточиваетесь только на одной цели за раз, чтобы увеличить свою результативность в достижении этой цели. Разбив цель на несколько четких этапов, вы сконцентрируетесь на одной подцели за раз.

1. Выберите цель. Составьте список целей, которых вы хотели бы достигнуть в течение следующих нескольких лет. В списке может быть и 10 целей, и 20. Вы могли бы сразу приняться за работу над всеми этими целями или наметить их как можно больше. Но тогда ваша производительность сойдет на нет. Лучше выберите только одну цель и полностью сосредоточьтесь на ней – пока не вычеркнете ее из списка.

Я бы рекомендовал выбрать ту цель, к которой вы стремитесь больше всего: чем сильнее ваше желание, тем больше вероятность, что вы не свернете с пути, пока не дойдете до конца. Недостаточно сказать себе: «Было бы неплохо достигнуть эту цель». Вы должны желать достичь ее так сильно, что готовы сделать ее своим главным приоритетом на следующие несколько месяцев.

Я также рекомендовал бы вам выбрать цель, достижение которой займет у вас от полугода до года. Как только пройдет год, у вас возникнут проблемы с полной концентрацией на цели, и, возможно, вы переутомитесь. А если достижение цели займет у вас гораздо меньше шести месяцев, то, возможно, она не стоит ваших усилий.

А что, если вы по-настоящему хотите достигнуть цели, но это займет у вас два года или даже больше? Разбейте цель на подцели, пусть достижение вашей первой подцели продлится около года. Скажем, если вы хотите стать юристом, вам придется поступать в юридическую школу, затем учиться в ней три года и сдать экзамен. Пусть вашей первой целью станет всего-навсего поступить в приличную юридическую школу – это займет у вас от 6 месяцев до года.

2. Разбейте цель на подцели. Определив Единственную Цель, надо сконцентрироваться на меньшей подцели, которую можно достичь в течение следующих месяца-двух. Например, в случае с юридической школой вы можете решить, что вашей подцелью будет поиск лучших юридических школ в таком-то регионе, вы выберете пять школ и соберете необходимую информацию о каждой из них. Для краткости вы можете назвать эту подцель «Полное исследование пяти лучших школ».

Смысл подцели в том, чтобы двигаться к главной цели более короткими шагами. Если не разбить цель на несколько подцелей, вы будете обречены на безделье или отчаяние. Например, вы не можете поступить в юридическую школу прямо сегодня. Это невероятно. Поэтому вам придется разбить цель на несколько разумных шагов.

3. Цель на неделю. На каждую неделю выбирайте себе цель, приближающую вас к вашей подцели. Итак, продолжая вышеизложенный пример, на этой неделе вы могли бы найти веб-сайты всех приличных юридических школ в вашем регионе и начать читать о них. Это и будет ваша цель на неделю.

4. Дело на каждый день. После этого каждый день выбирайте одно дело, которое приблизит вас к цели на неделю. Пусть это станет самым важным из ваших дел в течение дня. Так вы сохраните сосредоточенность на Одной Цели, а не будете ее откладывать каждый раз, когда будут появляться более срочные дела.

Все это может показаться довольно сложным, но на практике все очень даже просто. Вы ставите себе Одну Цель на год (в любой день – нет нужды ждать 1 января). Вы ставите себе подцель, которая должна занять у вас месяц-два. Каждую неделю вы ставите себе недельную цель. Каждый день вы выполняете задачу, которая приблизит вас к недельной цели, и эта задача становится для вас главной задачей дня.

Метод Одной Цели позволит вам не переставать концентрироваться на достижении вашей цели и с каждым днем будет приближать вас к ней. Он предохранит вас от распыления по мелочам и позволит сосредоточить всю вашу энергию на достижении цели.

У вас еще нет списка дел? Составьте его прямо сейчас, хоть начерно: перечислите все свои текущие дела, включая планы рабочие, личные и семейные, проекты общественных организаций и т. д. Все, что займет у вас более одного дня, подчеркните красной чертой. Закончив список, можете его конкретизировать: каждый проект обычно состоит из нескольких этапов.

Сколько пунктов в списке? Обычно получается 10–20. Если вы очень амбициозны или у вас напряженный рабочий график, пунктов может оказаться больше. Но это нехорошо. Слишком большая загруженность ведет к неэффективности.

А теперь сделайте то, что некоторым покажется довольно сложным: выберите только три главных дела. Не выбирайте по три из каждой сферы вашей жизни – просто выберите всего три.

Этот список из трех проектов – ваш «Список главных дел». Все остальное уходит во второй список, который мы назовем «Следующие по очереди дела». Эти дела сохраняются в списке, но необязательно начинать работу над ними прямо сейчас. Придержите их, пока не завершите работу над всеми пунктами «Списка главных дел».

Хочу уточнить: в методе, который я рекомендую, вы не передвигаете проект из списка «Следующие по очереди дела» в «Главные дела», пока не достигнете всех главных цели. Не одной, а всех трех. Почему? Потому что только в этом случае вы будете уверены, что не оставите одно из трех дел недоделанным, передвигая новый проект в основной список. Так вы наверняка сохраните сосредоточенность на всех трех важных делах, а не только на одном или двух из них.

Вы не должны ни на что отвлекаться, не закончив трех главных дел из «Списка главных дел». После этого все ваше внимание переходит на следующие три дела, которые попадут в этот список. Таким образом, вы не будете рассеивать внимание и сумеете закончить свои дела.

Подбирайте главные дела так, чтобы хотя бы одно из них имело какое-то отношение к вашей Главной цели, чтобы вы не останавливали свое движение к ней. Из двух других целей одна может относиться к работе, другая – ваша личная (если хотите). Все, что угодно, – то, что лучше всего работает на вас.

Но почему бы не оставить только одно дело? Если ограничение себя до трех дел более результативно, то почему бы не ограничиться только одним делом, чтобы достичь еще большего эффекта? Кажется, это вполне логично, особенно если учесть, что я рекомендовал иметь только Одну главную цель? Дело в том, что реальность такова, что почти каждый проект приходится на время откладывать – пока мы ждем информации, других людей, которые вам ответят или выполнят задание, продавцов, покупателей и пр. Очень редко удается начать какое-то дело и работать над ним без перерыва до конца. Но если это возможно, я советую вам поступить именно так: начните дело и не беритесь ни за что другое, пока его не закончите.

Увы, чаще всего так не бывает. Мы должны ждать заданий, информации или завершения каких-то других дел, прежде чем делать следующий шаг. Поэтому мы применяем многозадачность, но не на уровне заданий – только на уровне проектов. Пока один проект отложен на час, на день или на несколько дней, можно работать над другим. Я понял, что в этой ситуации лучше всего работать над тремя проектами – если их будет более трех, вы снизите свою производительность.

Чтобы этот метод работал, длительность каждого проекта должна быть не более месяца, а предпочтительнее – одна-две недели. Если проект должен занять у вас, скажем, год, это значит, что вы не сможете работать над остальными проектами в течение года. Невозможно отложить в сторону все остальные дела на такое долгое время. В этом случае разбейте долговременные проекты на более короткие, те, что вы сможете закончить в течение месяца или меньше. Скажем, если вы хотите открыть магазин, вначале сосредоточьте внимание на дизайне, затем – на сборе команды, затем – на поисках финансирования и т. д.

Многие из нас теряют концентрацию на том, что важно, когда дело доходит до работы над проектом. Мы попадаем в организационную ловушку: составляем списки дел и графики работы, распределяем задания между членами команды. Можно потонуть в обсуждениях проекта, электронных письмах и быстрых сообщениях разным людям на эту тему. Можно завязнуть в технологии.

Но настоящая цель каждого проекта – в его выполнении. В его завершении. Каждый день концентрируйтесь на том, чтобы проект двигался дальше. Отложите в сторону все отвлекающие моменты, вложите в проект всю свою энергию – при необходимости переключитесь на другой из трех текущих проектов, но в каждый момент времени полностью концентрируйтесь только на одном из них. Приближайте его завершение, пока полностью не закончите.

Вот еще несколько советов, которые помогут вам в завершении проекта:

♦ Всегда ясно представляйте себе результат. Как узнать, что проект завершен? Вы должны иметь четкое представление о его результате. Визуально представьте себе, что будет, когда вы закончите. Затем опишите это в одном-двух предложениях рядом с названием проекта в вашем Списке главных дел. Вот к чему вы стремитесь.

♦ Двигайтесь от проектов к конкретным задачам. Нельзя работать над проектом как таковым – только решать конкретные задачи. Один из первых шагов в работе над любым проектом после того, как вы описали желаемый результат, – перечислить задачи, которые потребуется решить, чтобы достигнуть желаемого результата. Затем вы берете список задач, выбираете ту, что нужно решить в ближайшее время, и концентрируетесь на ее выполнении. Решив ее, сконцентрируйтесь на следующей задаче и т. д., пока не закончите. Только одна задача за раз.

♦ Каждый день выбирайте задачу, которая продвинет вас к завершению проекта. Утром выберите три Самых Важных Задачи (СВЗ – подробнее о них в следующих главах) дня. Неважно, что еще вы собираетесь завершить, главное – решить эти три задачи. Если получится – значит, день прошел не зря. По крайней мере одна из этих СВЗ должна иметь отношение к одному из ваших проектов, а желательно – все три. Этот метод поможет вам каждый день приближать свои проекты к завершению.

♦ Пересматривайте результаты. Легко съехать на обочину, если уделять слишком много внимания организации проекта, коммуникации, технологии или людям. Чтобы оставаться на главной дороге, раз в неделю пересматривайте свои проекты и проверяйте, насколько вы продвинулись и что еще сделать. Если вы заметите, что концентрируетесь на чем-то другом, кроме выполнения проекта, переключите свое внимание.

Вы – счастливый человек, если можете полностью контролировать список проектов. Вы выбираете, над каким проектом работать в данный момент и число проектов, которые будут у вас в работе в данный момент. Увы, не все такие везучие. Мне знакомо чувство невозможности контролировать ситуацию, когда вы работаете под чьим-то началом, когда босс диктует вам все ваши шаги (иногда даже мельчайшие), когда он решает, над чем вы должны работать. Некоторые начальники просто помешаны на контроле. Может, это и помогает им, но вам это не подходит.

И когда вы хотите ограничить количество своих проектов до трех самых важных, чтобы увеличить производительность, это не всегда получается. Вы можете выбрать три проекта, а ваш босс нагрузит вас еще несколькими другими и потребует заняться ими немедленно.

К счастью, есть несколько способов ограничить количество проектов, даже если у вас нет полного контроля над списком. Не все способы сработают в вашем случае, но вы можете выбрать тот, который вы считаете лучшим в своей ситуации и опробовать его.

1. Составьте свой собственный список проектов. Иногда лучше попросить прощения, чем просить разрешения. Это значит: делайте то, что считаете правильным, а своего босса известите об этом потом – когда достигнете результата. Эта стратегия работает лучше всего, если ваш начальник – не контролеман и не требует постоянных отчетов о ходе работы. Если у вас есть возможность работать самостоятельно хотя бы несколько дней, этот способ может сработать. Просто выберите три главных проекта и полностью сосредоточьтесь на них. Завершив работу, вы можете рассказать начальнику о своем методе и подчеркнуть, что именно он привел вас к успеху. А можете и не говорить ничего – просто продолжайте работать. Боссу не так важно, как вы работаете над проектами, возможно, он просто будет удовлетворен тем, что они завершены.

2. Отсрочивайте. Если ваш босс настаивает на том, чтобы вы работали одновременно над тремя и более проектами, и постоянно требует отчетов, попробуйте тактику отсрочивания. Это значит, что вы продолжаете концентрироваться на своих трех проектах и стараетесь завершить их как можно раньше. А вот все остальные вы просто отсрочиваете – до момента окончания трех главных. Попросите босса дать вам еще время, переложите какие-то задачи на плечи других – вы задержитесь с проектом на день-два. Или просто скажите (откровенно), что сегодня проект не готов, потому что вы работали над другими. Я не предлагаю вам нечестную игру – только честное отсрочивание.

3. Расскажите начальнику о своем методе. По-моему, это лучшая стратегия. Если у вас есть возможность ее применить, я очень это советую. Вот как она работает: расскажите начальнику (или начальнице) о своем методе – Списке главных целей. Скажите ему (ей), что благодаря этому методу вы работаете эффективнее, что завершаете проекты с наилучшим результатом благодаря системе ограничений. Но даже если вы держите свое слово, ваш босс вряд ли будет рад, если вы ограничите себя до трех проектов и будете сидеть только на них. Можете дать ему (ей) почитать эту книгу, покажите ему мой веб-сайт (www.zenhabits.net) и дайте ему мой электронный адрес (на сайте). Я сам поговорю с ним.

4. Предложите своему начальнику выбор. Если не работает ни одна из вышеперечисленных стратегий и ваш босс настаивает на том, чтобы вы добавили в список своих проектов еще несколько и работали над ними сразу все время, придется честно и откровенно поговорить с ним. У вас ограниченное количество времени, вы не можете делать все сразу. Скажите, что, если босс не хочет, чтобы вы сами выбирали, над чем вам работать, пусть он сделает это за вас. Покажите ему список проектов, которые он вам поручил, и скажите, что у вас есть время лишь на три проекта. Пусть он выберет, какие именно будут эти проекты, а вы заверьте его, что полностью сосредоточитесь на них, а когда завершите – пусть он выберет следующие три и т. д. Если ваш начальник не понимает, что ваше время ограничено и что вы не можете работать одновременно над таким количеством проектов, тогда, может, стоит поискать другую работу – ваш босс требует больше, чем может сделать нормальный человек.