Текст книги "Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего"

Если вы весь день проводите в электронной почте, как заняться чем-то другим? Решите проверять почту только в заранее определенное время, а в оставшиеся часы не трогайте ее – это даст вам возможность работать над более важными делами.

Заранее решите, сколько раз в день проверять почту и в какое время. Вот несколько советов:

♦ Количество раз в день. Количество проверок почты зависит от характера вашей работы. Если вам хватит одного раза в день, это идеально – вы не будете часто отвлекаться, и ваша работа с почтой станет эффективнее. Однако для многих более реальным будет проверять почту дважды в день. Есть и такие, кому нужно проверять почту чаще, потому что они получают задания через электронную почту (например, служба работы с покупателями). Они могут ограничиться проверкой почты раз в час (каждые 10 минут в начале часа). Но существуют и те, кто может проверять почту даже реже чем раз в день – через день, дважды в неделю или даже раз в неделю. Если вы считаете, что это ваш случай, воспользуйтесь своим преимуществом и ограничьте работу в почте до необходимого минимума.

♦ Лучшее время. Я понял для себя, что если проверять почту дважды в день – в 10 и 16 часов, это лучшее время – вы не пропустите срочные утренние сообщения и закончите работу с почтой до ухода с работы. Однако рабочий день у всех устроен по-разному – вы должны, учитывая свои рабочие привычки, график и нужды, решить, какое время будет для вас лучшим. И постараться выдерживать этот график.

♦ Не в первую очередь с утра. Один из способов повысить производительности – не проверять электронную почту в первую очередь по приходе на работу. Это хороший совет. Проверяя почту с утра, вы позволяете письмам влиять на ваш дальнейший график, вместо того чтобы определять самому, какие СВЗ вы будете решать сегодня. Вы подвергаете себя опасности увязнуть в переписке. Однако у многих не всегда получается придерживаться этого правила, потому что они проверяют почту в силу привычки. Это общая проблема, и она решаема. Первый шаг к контролю над своей входящей почтой – остановитесь и подумайте немного, прежде чем открыть ящик входящих сообщений. Следующий – сделать это решение более сознательным. Подумайте, чего вы больше хотите: проверить почту или достичь своей цели? Если вы сконцентрируетесь на важных проектах и на продвижении к Главной Цели и не будете проверять почту, вы приблизитесь к воплощению в жизнь своей мечты.

♦ Отключите оповещения о новых письмах. В большинстве почтовых программ есть способ оповещения (звук, всплывающее окно или мерцание иконки), который дает вам знать, что вы получили новое письмо. Очень советую отключить его. Оповещения прерывают всякую работу и тянут к почте, которая работает в зависимости от графика того, кто посылает вам письмо, а не от времени, которое вы сами определили. Проверяйте почту только в заранее определенное время. Так вы успеете сделать гораздо больше.

♦ Как придерживаться этой привычки. Говорить легко – делать гораздо сложнее, особенно если постоянная проверка почты вошла в привычку! Как обрести новую привычку и проверять почту реже? Сделайте это своим приоритетом на ближайшие неделю-две. Повесьте над столом плакат со словами: «Никакой проверки почты, кроме 10 и 16 часов!» (или любого другого вашего графика). Каждый раз, когда вы по привычке захотите переключиться на почту, остановите себя. Глубоко вдохните. И сосредоточьтесь на работе. Награда: вы успеете сделать гораздо больше.

Одна из самых главных частей искусства управления входящей почтой – избавить себя от ненужных писем. Каждый день я получаю сотни писем, но большинство из них так и не доходят до моего инбокса. Они отправляются прямо в спам или в мусорную корзину. В вашем инбоксе должны быть только важные письма, иначе вы будете перегружены.

Вот несколько способов сократить поток входящих сообщений:

1. Спам. Я рекомендую почтовый сервер Gmail – в нем самый лучший спам-фильтр. В моем входящем ящике вообще не бывает спама. Это огромное преимущество по сравнению с бывшими моими адресами на Yahoo, Outlook и Hotmail, на которых мне приходилось без конца помечать десятки писем как спам.

2. Извещения. Я часто получаю извещения от многих онлайновых служб, которыми пользуюсь, – Amazon, WordPress, PayPal и др. Как только я замечаю, что сообщения этого типа начинают переполнять мой инбокс, я создаю фильтр, который автоматически помещает их в отдельную папку и помечает как прочитанные или выбрасывает в корзину. Например, я всегда могу проверить извещения PayPal в своей папке «Платежи», но они никогда не засоряют мой инбокс.

3. Группировка. В течение дня я получаю определенные сообщения, которые не требуют много времени на обработку (от 10 до 15 секунд на каждое). Я хорошо знаю, от кого эти письма, поэтому создал фильтр, который отправляет их в папку «Группа», и занимаюсь ими всеми раз в день. Работа с этими письмами занимает у меня лишь пару минут, и они никогда не попадают в мой ящик входящих сообщений.

4. Дурацкие письма. Если у вас есть друзья или родственники, которые посылают вам «письма счастья», шутки и пр., сообщите им, что вы пытаетесь уменьшить количество своих входящих писем и, хотя цените то, что они вас не забывают, вы не хотели бы получать от них таких посланий. Кто-то обидится. Но это пройдет. Другие будут продолжать «радовать» вас. Я создал фильтр, который отправляет этот вздор прямо в корзину. Я заношу их в «черный список». Если эти люди когда-нибудь напишут мне что-то важное (это бывает редко), они в конце концов позвонят мне и спросят, почему я не ответил. Я скажу им, что их письмо, должно быть, оказалось в моем спам-фолдере.

5. Предупреждайте и устанавливайте правила. Отличный способ сократить количество получаемых писем – предупреждать о том, что вы не хотите получать какие-то сообщения, и указать, куда обратиться за информацией. Большинство людей, которые отправляют мне письма, узнают мой адрес на моем веб-сайте. Я опубликовал на нем ряд правил, которые предназначены для того, чтобы предупредить отправку мне некоторых писем. Если люди последуют этим правилам, я не буду получать от них слишком много писем. Например, вместо того чтобы просить у меня отправить им линк на сайт, они могут сохранить этот линк через сайт. Свои предложения, комментарии и вопросы они могут опубликовать на специально созданных для этого страницах. Я также планирую сделать страницу «Часто задаваемые вопросы». Эти правила снимают с меня обязанность отвечать на каждое письмо – я читаю комментарии и вопросы, но отвечаю, только если у меня есть на это время. Теперь мой инбокс уже не так перегружен. Те, у кого нет своего сайта, могут установить систему правил и страницу часто задаваемых вопросов, опубликовать их в сети или разослать письмо коллегам.

Теперь, когда в ваш ящик попадают только важные письма, остается вопрос: как очистить его за минимальное время? У меня на это обычно уходит около 20 минут – все зависит от того, насколько долго вы пользуетесь следующими методами, как много писем вы получаете и насколько вы собраны в этот момент. Но в любом случае, эти методы помогут опустошить инбокс за минимум времени.

1. Временная папка. Если ящик забит входящей почтой (сотни и тысячи сообщений), создайте временную папку («Сохранить») и вернитесь к ней позже, работая над письмами по полчаса несколько раз в день, пока не обработаете их все. Начните с пустого ящика входящих сообщений, и используйте следующие способы, чтобы опустошать его как можно быстрее.

2. Используйте внешний список дел. Часто письмо «зависает» в вашем ящике потому, что для обработки письма вам требуется совершить какие-то действия. Вместо того чтобы оставлять письмо в ящике, используя его как список дел, внесите задание из этого письма в свой календарь, в компьютер, в электронный или бумажный ежедневник – куда угодно. Удалите это задание из своего инбокса. При необходимости сделайте ссылку на письмо. Затем заархивируйте его и покончите с этим. Таким образом вы избавитесь от огромного количества писем в ящике. Задание никуда не денется, но по крайней мере теперь оно будет законно зафиксировано в списке дел и не станет обременять почтовый ящик.

3. Работайте быстро. Работайте, двигаясь сверху вниз, обрабатывая по одному письму за раз. Открывайте каждое письмо и тут же избавляйтесь от него. Ваши действия: стереть, заархивировать (чтобы обратиться к нему позже), быстро ответить (затем стереть или заархивировать), внести в список дел (и стереть или заархивировать), сразу же выполнить задание (если это занимает не более двух минут, затем – стереть или заархивировать) или перенаправить (и стереть или заархивировать). Заметьте: в каждом случае мы либо архивируем, либо стираем письмо. Оно не должно оставаться во входящих сообщениях. Никогда не храните его там. Делайте все быстро, сразу же продвигаясь к следующему письму. Попрактиковавшись, вы сможете осилить работу над двумя десятками сообщений за очень короткое время.

4. Не бойтесь клавиши «Delete». Очень часто нам кажется, что мы должны дать ответ на каждое письмо. Но это не так. Спросите себя: «А что, если я сотру это письмо?» Если ответ достаточно оптимистичен, сотрите письмо и вперед! Невозможно ответить на все письма. Отвечайте только на самые важные. Если ограничить количество писем, на которые вы будете отвечать или как-то реагировать, вы успеете за короткое время сделать много важных дел. Правило восемьдесят-двадцать в действии.

5. Проверяйте все до конца. Открыв ящик входящих писем, не прерывайтесь, пока не опустошите его. Не оставляйте прочитанные письма в инбоксе. Избавляйтесь от них, пусть ящик станет пустым. Возьмите себе за правило: не оставлять в инбоксе никаких писем. Теперь ваш инбокс должен стать пустым и чистым. Ура!

Еще один способ сократить время работы над входящими письмами, но извлечь максимальную пользу из каждого отправленного вами письма – писать коротко, но убедительно. Ваши сообщения прошли через все спам-фильтры, и теперь перед вам лишь несколько писем, которые действительно требуют ответа… не портите все, отправляя ответ длиной в роман на каждое из этих писем. Я ограничиваю ответ пятью предложениями (это максимум, обычно мои ответы короче). Это вынуждает меня быть точным, отбирать только самое главное из того, что я хочу сказать, и сокращает время, которое я трачу на ответы.

Ваш лимит может быть другим – возможно, вам удобнее писать по семь предложений. Поэкспериментируйте несколько дней, чтобы найти идеальную длину письма, и после этого постарайтесь ее придерживаться. Весь секрет здесь в ограничениях: они вынуждают вас сообщать лишь о главном и ограничивают время, которое вы проводите за сочинением писем.

11. Простой интернет

Интернет – это не просто место, где мы получаем информацию, многие из нас просто живут в сети. Здесь мы совершаем покупки, встречаемся с людьми, общаемся, играем и работаем, теряем время или проводим изыскания.

Что же тут удивительного, что заходя в Интернет по работе, мы часто отвлекаемся на десятки других сайтов и теряем час или два, даже не замечая этого. Интернет может стать черной дырой для производительности, и если мы это позволим, он завладеет нашей жизнью. Примените Силу малого к Интернету: поставьте ограничения и используйте его с наибольшей отдачей. С ограничениями и упрощениями вы можете сделать больше и в Интернете, и вне его.

Попробуйте сделать так: проследите, как вы использовали Интернет в течение трех дней. Специальные инструменты, например Toggl (www.toggl.com), yaTimer (www.nbdtech.com/yaTimer/) или Tick (www.tickspot.com), покажут, сколько времени вы провели в Интернете, и вы получите замечательную картину того, на что вы на самом деле тратите свое время.

Этот первый шаг помогает расширить знание, это важная часть процесса взятия под контроль использования Интернета. Чтобы что-то упростить, сначала нужно хорошо это узнать. Иногда это по-настоящему открывает глаза – возможно, мы проводим в электронной почте или на некоторых сайтах, или вообще в Интернете гораздо больше времени, чем думаем.

Проследив за использованием Интернета, проанализируйте, какие из сайтов для вас – настоящая потеря времени: вы проводите на них много часов, но они не помогают вам в достижении целей. Это именно те сайты, заход на которые нужно ограничить.

От знания к осознанию. Вы хотите сознательно спланировать пользование Интернетом, а не перескакивать с сайта на сайт, бездумно, каждый раз, когда вам этого хочется. Сознательное использование – это установление ограничений и целевое обращение. Это не означает, что вы не можете бродить по Интернету ради удовольствия, но вы должны делать это сознательно: когда нужно работать – работайте, а в свободное время позвольте себе поиграть.

Ваш интернет-план, возможно, будет отличаться от моего, так как он зависит от ваших нужд, но все же стоит задуматься вот над чем:

♦ Каковы ваши настоящие нужды? Какое использование Интернета необходимо в вашей работе? Когда вы должны использовать эти сайты и как часто?

♦ На какие сайты вы заходите для развлечения? Вы можете продолжать заходить на них, но ограничьте свое время пребывания. Используйте их как награду за работу.

♦ Когда нужно заниматься серьезной работой и не прерываться, и когда можно позволить себе бродить по Интернету и отвлекаться?

Разделите свой рабочий день на секции: одна – для непрерывной работы (без Интернета), другая – для связи (электронная почта и быстрые сообщения), третья – для поиска и других связанных с Интернетом действий, и четвертая – для развлечения или просто для прогулок по Интернету. Таким образом, вы будете использовать Интернет сознательно и с большей отдачей, и успеете сделать больше.

Одно из лучших правил, которые я установил, чтобы повысить производительность, – отключать Интернет, когда мне нужно сосредоточиться и выполнить серьезную работу, ни на что не отвлекаясь. Например, пока я пишу эту книгу, Интернет отключен. Многим из вас, особенно тем, кто привык быть подключенным к Интернету все время, это может показаться слишком крутой мерой, но вы поймете, как спокойно и приятно быть отключенным от Интернета на долгое время, когда вы к этому привыкнете!

Например, вы поставили себе на день три СВЗ, и первая из них – написать отчет или статью. Возможно, вначале вам потребуется произвести поиск в Интернете, поэтому вы устанавливаете себе четкий срок (допустим, полчаса) и четкую цель (найти всю информацию о дождевых лесах). Проведя поиск, вы отключаетесь от Интернета и пишете отчет или статью.

Многие выполняют подобные задания, связанные с поиском или коммуникацией по Интернету, но не считайте Интернет главной частью задания, такой, как написание, редактура или даже чтение. Если вы будете делать все это, будучи подключенными к Интернету, то через каждые несколько минут будете отвлекаться: вы подумаете о письме, которое нужно отправить, о книге, в которую нужно заглянуть, или захотите загрузить на компьютер новую песню. Сохраняется и постоянный соблазн проверить ваши любимые сайты. Очень трудно сосредоточиться, когда перед вами постоянно маячит такой притягательный Интернет.

Отключение позволяет убрать на задний план все отвлекающие моменты. Это значит, что перед вами одна-единственная задача, и вы сделаете гораздо больше. Вот несколько советов о том, как работать без Интернета:

♦ Проведите поиск в Интернете в первую очередь, чтобы не пришлось подключаться к нему во время работы.

♦ Уберите внешние раздражители и отключитесь от Интернета, чтобы сосредоточиться на работе.

♦ Включите таймер и постарайтесь по-настоящему сосредоточиться на работе в течение определенного времени.

♦ Когда вы задумываетесь о том, что вам нужно что-то сделать в Интернете, запишите это. И сделайте позже. Это подождет.

♦ Подумайте о том, чтобы ввести в ежедневное расписание «час-оффлайн» – время, когда вы будете отключать Интернет. Или даже «день-оффлайн», если это возможно.

♦ Отключайте кабель интернет-соединения, чтобы избавить себя от соблазна подключиться всего лишь двумя щелчками «мышки».

♦ Отдайте кому-нибудь на пару часов свой кабель присоединения к Интернету. Или поработайте где-нибудь в спокойном месте на ноутбуке, у которого нет беспроводного соединения.

♦ Делайте себе подарок за законченную работу: позвольте себе загрузить ваш любимый сайт, но только после того, как все сделаете.

Вы удивитесь, как много успеете сделать.

Для многих людей Интернет – такая же вредная привычка, как и все прочие, даже если мы этого не понимаем. А значит, если вы попробуете работать, не подключаясь к Интернету, вам будет нелегко – гораздо труднее, чем вы думаете. Фактически вы, может, даже не представляете себе, как можно работать без Интернета.

Как и с любой другой вредной привычкой, с желанием все время сидеть в Интернете можно бороться. Для этого потребуются энергия и концентрация, но все возможно. Вот как это сделать:

♦ Поставьте себе цель избавиться от этой вредной привычки за неделю. Месяц был бы лучше, но у вас ведь есть еще и другие дела. Во время этой недели пусть вашей главной целью будет освободиться от интернет-зависимости и научиться работать, не подключаясь к сети.

♦ Установите правила пользования Интернетом. Правила могут быть такими: «Никакой электронной почты, кроме 10 и 16 часов», или «Никакого Интернета с 9 до 10 часов», или «Никакого Интернета по утрам». Правила должны быть основаны на том, что будет оптимальным в вашей работе. Обязательно придерживайтесь их.

♦ Почувствовав желание войти в Интернет, подождите, пока оно пройдет. Каждое желание – как волна, которая поднимается вверх и растворяется. Вскоре подойдет вторая волна, ее вы тоже должны выдержать. Любое желание пройдет, если вы подождете всего несколько минут.

♦ Используйте позитивное давление общества. Попросите домашних, друзей и коллег удерживать вас от Интернета в определенные часы – чтобы вы смогли следовать своим правилам. Попросите их следить за вами, каждый день рассказывайте им о своих успехах. Такое позитивное давление общества поможет побороть зависимость.

♦ Поощряйте себя. Если у вас получилось удерживаться от входа в Интернет в течение установленного срока, сделайте себе небольшой подарок: что-нибудь вкусное или дополнительное время на проверку почты – что угодно, что поможет вашей мотивации.

♦ Применяйте метод промедления, помогающий в лечении любой зависимости: глубокий вдох, стакан воды, массаж, несколько шагов по комнате. Сделайте это, и желание пройдет.

♦ Сделайте паузу. Вам будет нужно привыкнуть. Но чем больше времени вы будете проводить, не подключаясь к Интернету, тем проще вам будет. Это замечательное чувство.

12. Простое хранение документов

Я работал в нескольких офисах, где рабочие места моих коллег были завалены бумагами – одна стопка на другой. Сослуживцы заявляли, что эти стопки и есть их форма организации, однако я видел, как они роются в стопках в поисках какого-нибудь документа, уверенные, что найдут его там. На самом деле они тратили столько времени на перекладывание бумаг, что я удивляюсь, почему они до сих пор не придумали ничего лучше.

Хранение бумаг в стопках, может, для кого-то и удобно, но для большинства это просто беспорядок, который выматывает, создает головную боль и съедает время. Что такое стопка бумаг в самой ее основе? Это неудача с нашей стороны в двух делах:

1. Создание простой системы организации бумажной работы.

2. Привычка использовать эту систему незамедлительно и регулярно.

Сегодня мой рабочий стол чист и прост, в духе дзен: на нем нет ничего, кроме телефона, ноутбука и записной книжки – потому что я научился выполнять эти два основных дела. Давайте рассмотрим каждое из них по очереди.

Главное в практичной системе хранения документов – ее простота. Если система слишком запутанна или сложна в использовании, через некоторое время вы не захотите ею пользоваться. Вот как можно ее организовать:

1. Сократите, прежде чем организовывать. Первое правило организации: прежде чем организовывать, надо избавиться от всего лишнего. Если ваш ящик забит бумагами или они скопились в стопке на столе, организация займет у вас кучу времени, и даже после этого будет трудно что-то найти. Чтобы все упростить:

♦ Сложите все бумаги в одну большую стопку. Если их слишком много, пусть будет несколько стопок, но воспринимайте их как продолжение одной большой стопки. Если у вас несколько папок со сложенными в беспорядке бумагами, вытащите их и добавьте в стопку. Я недавно проделал это со своими домашними бумагами и в результате сократил количество папок на две трети. Это заняло у меня около часа.

♦ Просмотрите каждую папку и документ и решите, что с ними делать. Если вы считаете, что в течение ближайшей пары месяцев бумага вам не понадобится, порвите ее.

♦ Передайте. Если какой-то документ нельзя уничтожать и лучше будет, если его прочтет кто-то другой, адресуйте его этому человеку, чтобы убрать со своего стола.

♦ Сохраните в папке. Если документ очень важен и вы уверены, что он снова вам понадобится, поместите его в папку.

Давайте рассмотрим, как организовать простую систему.

2. Простое хранение бумаг. Все, что нужно, – это простая система папок в алфавитном порядке. Используйте обычные картонные папки с наклейками (если хотите, можно приобрести специальные наклейки), создайте папку для каждого клиента, продавца и/или проекта. Думаю, большинству людей нужно не более одного ящика для хранения папок. Есть работы, которые требуют больше, но для среднестатистического сотрудника офиса (или для того, кто работает дома) одного ящика вполне достаточно. А если вы ограничите себя до одного ящика, вы будете вынуждены выбрасывать ненужные папки, когда он переполнится. Не нужно придумывать ничего нового. Просто создайте папки и разложите их в алфавитном порядке. Пусть все будет просто.

3. Сразу же подшивайте документы. Чтобы система хранения бумаг всегда была актуальной, подшивайте все документы сразу же. Если при проверке входящих документов попадается бумага, которая не требует от вас никаких немедленных действий, но может понадобиться позже, не кладите ее в общую стопку, чтобы подшить позже. Не кладите ее в папку под названием «Подшить» или «Разное». Просто откройте ящик с папками (он всегда должен быть под рукой), выньте из него нужную папку, положите в нее документ и положите папку на место. Это займет у вас не больше пяти секунд. Если вы не сделаете этого сейчас, документ так и будет лежать в общей стопке без работы.

Почему бумаги в стопке не работают: стопка становится все выше, делается немного устрашающей, и незаметно у вас на столе вырастает гора, которую у вас нет никакого желания разбирать. Вы не можете ничего найти в нужный момент, и у вас больше нет системы хранения документов. Я знаю людей, которые считают, что их стопки бумаг организованы в какое-то подобие системы, но они неэффективны, потому что вам постоянно приходится вспоминать, для чего каждая из папок и какие документы в какой из них находятся, и поиск нужной бумаги отнимает слишком много времени. К тому же стопки бумаг загромождают ваш рабочий стол и отвлекают вас от работы.

4. Всегда имейте под рукой пустые папки. У вас должен быть большой запас картонных папок и наклеек. Если вы получили документ, к которому надо обратиться в будущем, но папки для него еще нет, вам придется отложить его, если у вас не найдется под рукой новой папки и наклейки. Вы же не будете покупать картонную папку каждый раз, когда она понадобится. Поэтому вы просто отложите документ. И стопка бумаг на вашем столе будет расти. Держите под рукой запас папок и наклеек. Понадобилась новая папка? Просто возьмите ее, подпишите, подшейте в нее документ и положите в ящик согласно алфавитному порядку.

5. Сокращайте свои потребности в архиве. В течение всего последнего года я сознательно сокращаю свой архив и все реже заглядываю в ящик с папками. Конечно, минимум раз в неделю я открываю ящик, чтобы заглянуть в какую-то из папок, но теперь я храню гораздо меньше документов, чем раньше. Я рекомендую вам сделать то же самое – постепенно и осознанно уменьшить свои потребности в архиве. Вот несколько советов по тому, как это сделать:

♦ Храните справочную информацию в сети. Теперь, когда мне нужно что-то найти, я нажимаю комбинацию «горячих клавиш» и открываю документ с нужной мне информацией в Интернете. Контакты, бюджет, идеи, пароли и многое другое – все находится в сети, поэтому мне больше не нужны бумажные копии этих бумаг, и нет нужды их хранить.

♦ Сокращайте количество входящих бумаг. Просите коллег отправлять вам электронные письма, а не факсы или письма по почте. В наш век все равно все документы создаются на компьютере, бумажные письма устарели. Настаивайте на электронном виде. Делайте шаги к переходу от бумажных версий бюллетеней, журналов и прочих периодических документов и изданий к их электронным версиям.

♦ Не распечатывайте всего. Многие все еще распечатывают письма или документы, которые получают, и даже собственные документы. Но тогда у вас оказывается две копии одного и того же документа, вы уничтожаете деревья, и вам приходится архивировать и бумажную, и электронную версию. К тому же информацию в электронном виде гораздо удобнее искать.

♦ Проанализируйте другие входящие документы. Каждый раз, помещая документ в папку, спросите себя, так ли вам нужна его бумажная версия. Существует ли он в электронном виде? Так ли необходимо вам было его получить? Может, лучше сканировать его и сохранить в электронном виде? Есть ли способ отменить вашу нужду в этом документе? Так, постепенно, один документ за другим, сокращайте свои потребности во входящих бумагах.