Текст книги "Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего"

Пять вышеперечисленных шагов можно применить и к рабочему месту, и к домашнему архиву, но для дома у меня есть специфические советы:

1. Создайте дома единое «почтовое отделение» для писем и всех входящих бумаг. Оно должно состоять из ящика для всех входящих бумаг, корзины для бумаг (главное орудие того, кто хочет упростить свою жизнь!), небольшого архива (несколько картонных папок в ящике стола или большая папка с разделителями – вполне достаточно) и места, где вы будете хранить конверты, печати, вашу чековую книжку, ручки и другие канцелярские принадлежности.

2. Домашний ящик для входящих бумаг. В него попадает вся приходящая почта, записки из школы и прочие бумаги. Не складывайте их на тумбочке, кухонном или рабочем столе. Кладите их только в одно место – в этот ящик. Лучше всего сразу же достать письма из конвертов. Тут же выбрасывайте конверты, рекламные листовки и каталоги – но даже если вы этого не сделаете, сложите их в ящик.

3. Сразу оплачивайте счета. Разбирая почту и бумаги, вы можете сложить все счета в одну папку и оплатить их в один день (можно установить два дня для оплаты счетов в каждом месяце, а может, вам удобнее оплачивать их раз в неделю). Но существует еще один вариант: оплачивать счета сразу же, как только вы разобрали почту. Либо выпишите чек и положите счет и чек в конверт, чтобы завтра утром бросить его в почтовый ящик, либо подойдите к компьютеру и оплатите счет через Интернет. Так или иначе счет будет оплачен, и вы сможете о нем забыть.

4. Вносите информацию в свой список дел и календарь. Что до бумаг, в которых сообщается о заданиях или встречах, вам нужно лишь тут же внести задание в список дел, а дату встречи или события – в календарь (я использую календарь Google). Я вношу в календарь даже футбольные матчи своих детей и родительские собрания, а затем просто складываю бумаги из школы в предназначенную для них папку, чтобы при необходимости обратиться к ним позже.

5. Сразу же убирайте бумаги в папки. Оплатив счет или выполнив задание, записанное на листе бумаги, тут же уберите бумагу в папку (если не можете ее выбросить). Не оставляйте ее на тумбочке, не складывайте в стопку или в папку «Разное», не кладите обратно в ящик с входящими бумагами. Сразу же уберите ее в соответствующую папку. Создайте простую архивную систему из нескольких бумажных конвертов для счетов и картонных папок для хранения важных документов. Сложите папки в алфавитном порядке, чтобы вы всегда могли быстро отыскать нужную. Всегда имейте под рукой запас картонных папок и наклеек (многие рекомендуют удобный маркер Brother), чтобы при необходимости тут же создать новую папку. Секрет удобного архива – убирать бумаги сразу, не давая им скапливаться.

Вот и все. Все документы должны храниться только в ящике для входящих бумаг или в вашем архиве. Просто и эффективно. Главное, чтобы это стало для вас привычкой, частью вашей рутины. Назначьте себе день недели, когда вы будете разбирать ящик с входящими бумагами и оплачивать счета. Создайте простую систему хранения бумаг – такую, как эта, – и вы избавитесь от беспорядка и хлопот.

13. Простые обязательства

Кое-что может разительно повлиять на вашу жизнь – вы станете более производительными, эффективными и сможете делать то, что хотите. И это кое-что – сокращение ваших обязательств.

Скорректировав список обязательств, вы освободите время, которое направите на важную работу, на достижение целей, к которым вы стремитесь. Вы освободите время, чтобы заниматься тем, что вас вдохновляет: тренироваться, читать, отдыхать и общаться с близкими.

Не буду лгать: сокращение обязательств – нелегкая задача. Вам потребуется решимость, умение говорить «нет» и время. Но все это окупится во многих смыслах – на всю вашу оставшуюся жизнь.

Жизнь большинства из нас полна массой обязательств. У нас много обязательств по работе: кроме основных обязанностей, мы входим в какие-то комиссии, посещаем собрания и встречи, отвечаем за разные проекты, ездим на конференции и в институты, встречаемся с клиентами, помогаем коллегам.

Существуют гражданские обязательства, семейные обязательства, хобби, домашние дела, обязательства в Интернете, религиозные обязательства, внештатные работы, спорт, общественные организации и т. д.

Вполне возможно иметь обязательства во всех этих сферах – до тех пор, пока у нас хватает на них времени и пока мы не начнем выдыхаться из-за энергетических затрат, которых требуют от нас все эти обязательства, и из-за отсутствия времени.

Каждый раз, когда к вам кто-то обращается и вы соглашаетесь ему помочь, вы принимаете на себя обязательство, которое забирает часть вашей жизни.

Забавно, что мы даже не решаем выполнять их все сразу. Они приходят в нашу жизнь постепенно, каждое мы рассматриваем индивидуально и не считаем, что оно отнимет много времени. Но в совокупности эти обязательства могут заполонить вашу жизнь, и она больше не будет вам принадлежать.

Сократите количество обязательств, одно за другим, и освободите себе время для действительно важных дел.

Чтобы начать управлять обязательствами, составьте их список. Прямо сейчас. Вот пример такого списка (у вас их может быть и больше):

♦ Работа. На любой работе у нас множество обязанностей. Перечислите их все.

♦ Подработка. Некоторые из нас подрабатывают внештатно, чтобы увеличить доход.

♦ Семья. Мы мужья, жены, отцы, матери, сыновья, дочери. Эти роли связаны с массой обязательств.

♦ Дети. Мои дети играют в футбол и баскетбол, состоят в Союзе молодежи, поют в хоре, готовят научные проекты, играют на гитаре и т. д. Все обязательства ваших детей – и ваши тоже.

♦ Общество. Мы можем безвозмездно работать в разных организациях, быть членом правления или добровольцем в благотворительной организации.

♦ Религия. Многие из нас вовлечены в жизнь своего прихода, участвуют в работе какой-то религиозной организации. Или же мы просто ходим на службу раз в неделю.

♦ Хобби. Возможно, вы бегаете или катаетесь на велосипеде, собираете модели или являетесь членом общества любителей комиксов. Это тоже обязательства.

♦ Дом. Помимо обычных семейных дел, существует еще и работа по дому.

♦ Интернет. Мы можем быть завсегдатаями форума или группы в Google. Это сетевые обязательства, но они – тоже обязательства.

Возможно, вы добавите к этому списку и другие категории. Перечислите все. Чем более честным и полным будет ваш список, тем лучше.

Теперь изучите каждый пункт своего списка и спросите себя: какую ценность это имеет для моей жизни? Насколько это важно для меня? Соответствует ли это моим жизненным приоритетам и ценностям? Как изменится моя жизнь, если я откажусь от этого обязательства? Помогает ли оно достижению моих жизненных целей?

Затем составьте «Короткий список» из 4–5 самых главных обязательств. Что из всего этого вы любите делать больше всего? Ваш список может включать все, что вы хотите. Вот мой:

1. Проводить время с женой и детьми.

2. Писать.

3. Бегать.

4. Читать.

Это весь мой список. Вам потребуется провести некоторую переоценку, чтобы сократить свой перечень до 4–5 пунктов. Составив свой «Короткий список», перечтите полный список и решите, какие из них соотносятся с ним, а какие – нет. Те, что согласуются с «Коротким списком», – это существенные обязательства. Например, посты для моего блога «Дзен-привычки» – одно из моих обязательств. Оно согласуется с одним из моих приоритетов из «Короткого списка» – писать, – а значит, это мое существенное обязательство.

А каковы ваши существенные обязательства?

Все, что не является существенным в списке обязательств, по определению несущественно. И подлежит устранению.

Устранение несущественных обязательств освободит массу времени, избавит от стресса и позволит сосредоточиться на главном. Вам всегда не хватает времени на действительно важные проекты, на семью, на увлечения? У вас появится время на все это, когда вы устраните все неважное и используете освободившееся время на существенные обязательства из «Короткого списка». Вот как устранить несущественные обязательства:

1. Начните с чего-то малого. Не пытайтесь устранить сразу все. Найдите в списке то, что легко убрать. Это первая цель. Найдите что-то, что приносит вам наименьшую отдачу за потраченные время и силы. Эта вещь не согласуется с вашими жизненными приоритетами, ценностями и целями. Удалите ее хоть на пару недель и посмотрите, можете ли вы без нее обойтись.

2. Позвоните или напишите, чтобы выразить свое сожаление. Объясните, что у вас в данный момент слишком много дел и у вас просто нет времени, чтобы выполнить какое-то обязательство. Извинитесь, но будьте тверды и не оставляйте возможности для уговоров.

3. Исключите обязательство из своего графика. И заполните это время чем-то из вашего «Короткого списка». Не тратьте это время на телевизор – используйте его с умом.

4. Повторите этот процесс со всеми несущественными обязательствами, одно за другим, пока не закончите. Попытайтесь исключить из списка все несущественные обязательства. Это займет некоторое время. Особенно с теми обязательствами, для которых вам придется найти себе замену или какое-то другое решение. Но не останавливайтесь, пока не уберете их все. Каждый раз, устраняя какое-то обязательство, вы будете чувствовать вину, потому что окружающие хотели бы, чтобы вы это обязательство выполняли. Но это и огромное облегчение – отказаться от обязательства, к которому вы были привязаны каждую неделю или месяц. Вы освобождаете для себя много времени, и пусть другие будут разочарованы, вы сохраните для себя только то, что важно вам, а не кому-то еще. Если б мы всегда делали то, что хотят от нас другие, у нас не оставалось бы времени для себя.

Ваш список обязательств не вырос сам по себе. Обязательства добавлялись постепенно, одно за другим, потому что вы их принимали. Кто-то попросил вас о чем-то, и вы сказали «да» – вот и еще одно!

Но теперь, когда вы пытаетесь избавиться от своих несущественных обязательств и освободить время для «Короткого списка», сохраняйте его коротким и не прибавляйте к нему новых обязательств. Иногда не так уж плохо добавить что-то новое, если это дело, которое вам нравится и вы готовы пожертвовать ради него чем-то другим, что не так сильно любите. Но чаще всего новые обязательства только обременяют вас и отнимают время и энергию от других, более важных или приятных занятий.

Поэтому избегайте брать на себя новые обязательства, просто научившись говорить «нет» в ответ на просьбы. Просьбы будут возникать всегда и везде: дома, на работе, по телефону или электронной почте, при встрече знакомого в магазине. Научитесь воспринимать их как просьбы взять на себя новые обязательства и – отклонять.

Многим это очень трудно, особенно тем, кто чувствует обязанность сказать «да», кто не умеет отказывать, кто думает, что у него нет причин отказать в простой просьбе другу, коллеге или близкому человеку.

Но у вас есть причина сказать «нет». Очень веская причина – ваше время ограничено и ценно.

Может показаться, что у вас куча времени и дело на час не имеет большого значения. Но у большинства из нас всего пара часов свободного времени в день, учитывая время, которое мы тратим на сон, сборы, прием пищи, дорогу на работу и с работы, работу и рутинные дела. Защитите свое время – это ваша самая большая ценность. Охраняйте его.

Если вам трудно отвечать «нет», вот несколько советов:

♦ Осознавайте происходящее. Научитесь считать просьбы именно тем, чем они являются – предъявлением требования на ваше время. Осознавайте, что ваше время крайне ограничено, и что вы хотите заполнить его только тем, что действительно для вас важно.

♦ Сверяйтесь с «Коротким списком». Соотносится ли эта просьба с вашим списком из 4–5 приоритетов? Если нет, обязательство несущественно. Не впускайте его в свою жизнь.

♦ Будьте честны. Скажите, что вы пытаетесь сократить число своих обязательств, потому что уже перегружены. Скажите, что пытаетесь сосредоточиться и пока не можете взять на себя ничего нового. Скорее всего вас поймут. Если нет, будьте по крайней мере уверены, что делаете то, что правильно для вас.

♦ Будьте тверды. «Сейчас я не могу» – и дайте ясно понять, что вы не поддадитесь на уговоры. Если вы не выразитесь ясно, вас будут донимать до тех пор, пока вы не согласитесь.

♦ «Жаль, но я не могу». Часто я честно говорю: «Я действительно не могу. Мне бы очень хотелось, но сейчас у меня нет времени». Эти слова сохраняют значимость просьбы, но ясно дают понять, что для вас невозможно взять на себя это обязательство.

♦ Не извиняйтесь. Даже если кто-то настойчиво доказывает, что вам нужен этот проект, не беспокойтесь: всегда можно найти другого, кто выполнит эту работу. Если кто-то ответит на просьбу «нет», это не конец света – если нужда действительно велика, найдется другой. Поэтому, если вы готовы почувствовать вину за то, что нарушаете планы приятного вам человека, не делайте этого. Он справится и без вас.

Те же принципы, которые вы используете для сокращения деловых обязательств, можно использовать, чтобы освободить время для любимых дел в вашей личной жизни.

Как построить жизнь, в которой найдется время для всего, что нам бы хотелось сделать? Как жить приятной, расслабленной жизнью вне работы? Это очень просто, хотя потребуются усилия для воплощения в жизнь следующего плана:

1. Составьте список дел, которые вам действительно необходимы. Тех, которые вы любите. Тех, на которые вам хочется потратить ваше драгоценное время. Сократите его по возможности до 4–5 дел – это ваш «Короткий список» самых важных дел.

2. Устраните как можно больше всех прочих дел из вашей личной жизни.

3. Составьте свой распорядок дня так, чтобы у вас была возможность заниматься делами из «Короткого списка».

Все просто. Когда я решил, что хочу проводить больше времени с семьей, мне нужно было только сделать это время своим приоритетом. Я отказывался от мероприятий, говорил «нет» друзьям, которые хотели куда-то со мной пойти, отказывался от ранее взятых обязательств – просто потому, что они не были так же важны, как время, которое я проводил с семьей. Когда я решил пробежать марафон, это означало, что мне нужно вставать раньше каждое утро, чтобы сделать пробежку перед тем, как вести детей в школу. Более ранний подъем означал более ранний отход ко сну, а значит, сокращение времени на телевизор. Никаких проблем – бег для меня был гораздо важнее телевизора. Я перестал смотреть кабельные каналы.

Когда я решил написать эту книгу, мне пришлось отказаться от других проектов, потому что они не были настолько важны. Я освободил время и посвятил его книге. Если вы возьмете на себя обязательства и найдете время для дел, которые любите, отказываясь от менее приоритетных, вы построите жизнь, которой хотите жить. Просто всегда сохраняйте верность своему «Короткому списку».

Выстраивая простую жизнь – такую простую, как я описал выше, вы будете пользоваться следующими советами. Я предлагаю вам выделить пару выходных дней, чтобы подробно изучить эти вопросы, спланировать, как вы будете упрощать свою жизнь, и начать менять свой график.

♦ Что важно. Во-первых, обернитесь и подумайте о том, что для вас важно. Что вы действительно хотите делать? На что хотите тратить свое время? Чего вы хотите добиться в работе? Составьте «Короткий список» дел, которыми любите заниматься.

♦ Изучите свои обязательства. Большей частью наша проблема в том, что наши жизни слишком переполнены. Мы не можем сделать все, что обещали, и, конечно, не можем наслаждаться жизнью, если пытаемся охватить все. Примите то, что вы не можете сделать все, помните, что хотите делать только то, что для вас важно, и избавьтесь от обязательств, которые не так важны.

♦ Делайте меньше в течение дня. Не заполняйте свой день до краев разными делами. В конце концов вы не преуспеете ни в одном из них. Если обычно вы пытаетесь (тщетно) сделать от 7 до 10 дел, попробуйте сделать только три важных (и еще три небольших, когда три важных будут завершены). Так у вас появится время для нужных дел, и вы не будете спешить.

♦ Оставляйте время между работой и деловыми встречами. Еще одна ошибка – планировать дела плотно, одно за другим. У вас не остается зазора, если вдруг дело занимает больше времени, чем вы планировали (как это обычно бывает), и создается впечатление, что вы ничего не успеваете. Вместо этого пусть ваши дела и встречи будут разделены значительными временными интервалами, так вы лучше сосредоточитесь на каждом из них и получите время для передышки.

♦ Сократите по возможности свой список дел. Невозможно сделать все. Даже если бы вы успели все, тут же возникли бы новые дела. Упростите свой список дел до насущных. Это позволит вам не торопиться и лучше сосредоточиться на важном.

♦ Сбросьте скорость и наслаждайтесь каждым делом. Это самый главный совет во всей главе. Прочтите его еще раз. Что бы вы ни делали: выполняли задание по работе, принимали душ, чистили зубы, готовили ужин или вели машину – делайте это медленно. Постарайтесь наслаждаться всем, что вы делаете. Постарайтесь обращать внимание на это дело, а не думать о чем-то еще. Ощущайте настоящий момент. Это непросто, вы будете часто отвлекаться. Но постарайтесь все время себе напоминать. Если только дело не совсем вам неприятно, можно наслаждаться всем, уделяя ему должное внимание.

♦ Однозадачность. Для меня это нечто вроде мантры. Делайте только одно дело, и делайте хорошо.

♦ Избавляйтесь от стресса. Определите, что вызывает у вас стресс, и найдите пути устранить это.

♦ Оставьте время для уединения. Помимо снижения темпа, получения удовольствия от работы и уменьшения объема работы, важно иметь немного времени для себя.

♦ Ничего не делайте. Иногда полезно на какое-то время забыть о работе и не делать ничего. Не бойтесь иногда побездельничать.

♦ Пусть в течение всего дня возникают маленькие радости. Если вы знаете, что может вас порадовать, и вставляете эти маленькие радости в каждый свой день, жизнь станет гораздо приятнее.

♦ Практикуйте ощущение настоящего момента. Это можно делать в течение всего дня. Просто сосредоточьтесь но том, что делаете прямо сейчас, а не на прошлом или будущем.

♦ Освобождайте время. Упрощение жизни в широком смысле – это способ освободить время для дел, которыми вы хотите заниматься. К сожалению, иногда бывает трудно найти время даже для того, чтобы подумать о том, как упростить свою жизнь. Если это ваш случай, постарайтесь найти хоть полчаса в день, чтобы подумать об упрощении. Или подумайте об этом в выходные. Как найти эти полчаса? Вот несколько идей: вставайте раньше, меньше смотрите телевизор, обедайте за рабочим столом, прогуляйтесь во время перерыва на обед, отключитесь от Интернета, проверяйте почту только раз в день, отключите телефоны, каждый день старайтесь делать меньше дел.

14. Простая ежедневная рутина

В последние несколько лет я открыл для себя силу простых ежедневных привычек, особенно утренних и вечерних. Они заряжают ваш день, одновременно делая его здоровым и спокойным.

Я очень рекомендую задуматься над тем, что вы делаете по утрам и вечерам – это же ключевые моменты дня, они могут значительно изменить вашу жизнь. Вы, конечно, можете пропустить эту главу и все равно много вынести из моей книги, но все же, думаю, стоит задуматься над ежедневной рутиной.

Одна из самых полезных перемен в моей жизни – обретение гармонии по утрам. Я выработал привычку вставать гораздо раньше большинства людей – в 4.30 утра – и наслаждаться спокойствием и уединением.

Мой мир стал другим.

Я тихо сижу с чашкой кофе и наслаждаюсь тишиной. Я совершаю утреннюю пробежку – она снимает стресс и идеальна для размышлений. Каждое утро я использую утреннюю тишину, чтобы написать что-то. А еще я читаю, ведь хороший роман – один из моих любимых собеседников.

Конечно, не все мы «жаворонки». Но это не значит, что вы не можете создать свои собственные ритуалы, которые дадут вам уединение, спокойствие и избавят от стресса.

Если вы еще этого не сделали, я предлагаю вам разработать собственные ритуалы для успокоения. Через пару недель они войдут у вас в привычку, старайтесь придерживаться их каждый день, и вскоре вы не захотите от них отказываться.

С хорошо спланированными утренними ритуалами:

♦ Вы можете подготовиться к предстоящему дню и определиться с целями.

♦ Вы можете заняться спортом, читать, писать и делать все, на что у вас обычно не хватает времени в течение дня.

♦ Вы можете делать что-то приятное, успокаивающее и расслабляющее.

По утрам можно заняться и другими делами, но эти три становятся очень мощным орудием в деле изменения вашей жизни.