Текст книги "Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую"

• перечень возможностей для интеграции и создания новых продуктов, ценных для целевой аудитории как участников, так и потенциальных спонсоров;

• введение и согласование KPI в спонсорстве;

• участие проекта в федеральных и региональных премиях и конференциях (для продвижения в бизнес-среде);

• карта нетворкинга (для сбора и отработки контактов).

Все это поможет вывести ваш проект на другой уровень, а значит, повысить спонсорский потенциал проекта, его привлекательность для партнеров и спонсоров.

Глава 6
Юридические аспекты

Говоря о работе с партнерами, невозможно не уделить внимание юридической стороне вопроса.

Основа основ и главная аксиома: договор заключается всегда, с любым партнером (бартер, деньги, частичный бартер). С информационными партнерами договоры заключаются редко – как правило, только когда речь идет о больших объемах размещаемых материалов в эквиваленте солидных сумм.

Я настоятельно рекомендую не пользоваться типовыми договорами, взятыми из Интернета или у коллег, – такой договор никогда не отразит все нюансы и моменты, важные именно для вас. Каждый проект и организатор уникальны. Высок риск, легкомысленно заключив такой договор («Но ведь Вася и К° используют эту форму уже три года!»), расхлебывать последствия, которых вы не ждали и не хотели, но которые возможны по условиям договора. А расхлебывать может быть долго, больно и очень дорого. Если по подписанному вами же договору вы будете крайним, винить будет некого.

Самый правильный и простой путь – потратить несколько тысяч рублей, делегировав составление договора профессиональному юристу. Это недорого, и потом данный документ вы сможете использовать в течение долгого времени. Предварительно юрист задаст вам вопросы, и вы сможете сформулировать, что обязательно должно быть в договоре, какие права и обязанности у сторон, как производится оплата и т. д. – ответы на все вопросы, неочевидные с первого взгляда для человека, который далек от того, что в договоре каждая запятая имеет огромное значение. В юридических документах не бывает мелочей или неважных пунктов – все должно быть скрупулезно проверено профессионалом. Часть компреда с выбранным партнерским пакетом или списком опций является неотъемлемой частью договора; алгоритм, сроки и порядок предоставления с вашей стороны опций партнеру также прописываются.

Если же все-таки вы решили взять чужой договор и адаптировать его под себя, то все равно не пожалейте немного денег, чтобы эксперт оценил ваш результат и указал на ошибки, подлежащие устранению.

Вот основные правила, которые важно соблюдать, чтобы корректно выполнять свои права и обязанности.

• Согласуйте и подпишите договор до мероприятия (как минимум за месяц, но чем раньше, тем лучше). Это убережет вас от неопределенности: то ли согласится партнер, то ли откажется, вроде обещал, но что-то на связь не выходит… Инициируйте как можно более быстрое подписание договора сразу после того, как вы договорились о сотрудничестве. Для начала достаточно электронных копий, а позже обменяетесь оригиналами (лично или по почте).

• Также крайне важно, пока не подписан договор и не выполнены обязательства по нему (оплата в определенный срок, получение материалов и т. д.), – со своей стороны не предпринимать никаких авансовых действий. Если вы будете нарушать это правило, то партнеры начнут расценивать ваши уступки как то, что вам нужно больше, чем им, и, образно говоря, сядут вам на шею. Так вы рискуете дотянуть до того, что вы уже выполнили часть обязательств по договору (к примеру, поставили лого потенциального партнера на всю полиграфию, которая ушла в печать), а оплаты до сих пор нет и партнер перестал отвечать на ваши письма и звонки. Спокойно стойте на своем: любые действия с вашей стороны начинаются только после подписания договора и только тогда, когда все его условия соблюдаются.

• Конечно, не забывайте и о том, что это правило действует в обе стороны: вы также обязаны своевременно и в полном объеме выполнять взятые по договору обязательства.

• В договоре подробно прописывайте ответственность каждой стороны: кто кому что должен, в какой срок, в каком объеме, какие санкции следуют за полное или частичное невыполнение договора.

• Не забудьте прописать в договоре, что любые позиции из коммерческого предложения, которые не оплачены партнером, на площадке не реализуются ни в каком формате. К примеру, если партнер на событии поставил своих представителей раздавать флаеры или промопродукцию либо разложил на всех столах свои визитки, но вы это не согласовывали и он это не оплатил, – это основание позвонить тому, кто коммуницировал с вами на предмет подписания договора (или найти его на площадке), и напомнить, какие санкции (по подписанному с его стороны договору!) могут незамедлительно последовать.

• Подписывайте договор даже в бартерных отношениях, потому что по факту здесь действуют все те же самые принципы, просто плату за предоставляемые вами опции вы получаете от партнера не деньгами, а товаром/услугами в эквиваленте их стоимости.

• Получить от партнера часть деньгами, а часть бартером – также нормально, просто опять же это все важно прописать в договоре: сроки, объем, суммы, количество услуг/товара, денежный эквивалент.

• Если у вас есть возможность, прописывайте в договоре стопроцентную предоплату своих услуг. Мы поступаем так в 99 % случаев. Вообще, исходя из нашего опыта, это может быть невозможно только в случае подписания договоров с крупнейшими федеральными партнерами (уровня Сбербанка, «МегаФона» и прочих, у которых срок для постоплаты может доходить до 120 рабочих дней после подписания договора, а то и после проведения события). Но до них многим еще надо добраться. В случае же с более мелкими партнерами, когда речь идет о небольших суммах, требовать предоплату (и получать ее) – нормально и естественно. Вам будет чем заняться после события, и бегать за партнером, клянча свои деньги, – так себе идея.

• Если партнер говорит, что деньги ушли, а сроки поджимают, просите платежку с отметкой банка «Проведено» или «Исполнено». Не стоит переживать и рефлексировать («Ах, он подумает, что я ему не доверяю!») – это бизнес, и просить подтверждения отправки денег нормально. Мы сталкивались с подделанными платежками – да, такое тоже бывает. Но это исключение все-таки.

• Цена = ценность. Не стесняйтесь формировать стоимость тех или иных опций в компреде, в договоре и будьте готовы обосновывать их.

• Учите платить за качество. Если вы со своей стороны гарантируете большую и релевантную нишевую аудиторию, вовлеченную и активную, то умейте сформулировать, почему она стоит именно столько и какие бенефиты получит ваш партнер.

• К любому партнеру, бартерному или коммерческому, относитесь с равным уважением и вниманием на всех этапах – как до, так и после подписания договора и получения денег на счет или услуг/товаров для своей аудитории. Если партнер не дал вам денег, но дал товар или услуги – он так же полезен и важен вам и вашему событию, как и тот, кто оплатил партнерский пакет живыми деньгами.

• Каждый бартер измерим деньгами. Все, что сэкономлено, – заработано (и отражено в смете).

Какие документы также встретятся на вашем пути?

• Акты выполненных услуг – подписываются к каждому договору после того, как событие прошло, с обеих сторон все выполнено в полном объеме и нет претензий.

• Оригиналы счетов.

• Конкретный перечень опций или выбранный партнерский пакет (если это не включено в текст договора) как приложение к договору.

• Программа события, план площадки с обозначением размещения партнерской зоны как приложения к договору.

Интервью со Светланой Ероховой

Светлана Ерохова – экс-руководитель направления по работе с партнерами «Ивент-маркетинг от А до Я».

– Каким должен быть идеальный менеджер по работе с партнерами?

– Менеджер по работе с партнерами, по сути, лицо компании. Поэтому в нем важно все: привлекательный внешний облик, харизма, зрелость мышления, умение общаться с людьми, проявлять эмпатию и вызывать ее у других.

Само собой, внешний облик бросается в глаза первым. Уместный дресс-код для разных ситуаций, располагающая внешность и манеры, улыбка. Каждый, кто тесно работает с людьми, знает: вкладываясь в свой внешний вид, вы инвестируете в свой успех.

После того как потенциальный партнер впервые вас увидел – а иногда и до этого, – начинается общение. То, как вы говорите, тоже чрезвычайно важно. Приятный голос, четкая грамотная речь, дружелюбные интонации – из всего этого складывается впечатление о вас и принимается решение о сотрудничестве. Я встречала менеджеров по продажам, которые сразу обволакивают вас голосом, – их чарам трудно не поддаться. А если человек писклявит, его уже не хочется слушать. Конечно, не у всех голос развит от природы. Что делать, если вам так не повезло? Можно пройти специальные курсы по постановке голоса и речи, их много.

Еще один необходимый навык – уметь считать. Я имею в виду, конечно, не решение в уме логарифмических уравнений, а способность быстро прокручивать и сопоставлять в голове разные варианты: что будет выгодно вам, что – партнеру, а что – вам обоим. Любая переговорная ситуация в той или иной степени стресс, и надо уметь в условиях этого стресса грамотно отстаивать интересы своей компании, оперативно и четко просчитывая варианты.

Важно быть ответственным. Помните: вы отвечаете не только перед вашей командой, которая верит в вас и ждет результативной работы, но и перед партнером, с которым вы ударили по рукам. И отступать от данного слова вы не имеете права. Да, может быть всякое, но договор есть договор. Нарушая его, вы портите репутацию не только себе, но и вашей компании.

И наконец, нужно уметь отстаивать свою точку зрения. Менеджер по работе с партнерами должен иметь очень крепкие нервы и быть максимально уверенным в себе. Но при этом в нужный момент уметь быть гибким, подстроиться под ситуацию и другую сторону в переговорах.

Все это вырабатывается на практике. В начале карьеры менеджера по работе с партнерами у меня были только обаяние, умение общаться, напористость, желание пробовать новое и зарабатывать. Сейчас я прокачала у себя многие полезные навыки. Опыт – лучший учитель. Пробуя разные варианты, набивая шишки и понимая, что работает, а что – нет, вы растете.

Кстати, по поводу шишек: важно всегда сохранять позитивный настрой. Когда ты каждый день делаешь много холодных звонков и получаешь уйму отказов, порой хочется в отчаянии сказать: все, больше не хочу этим заниматься. Эта дорога, мягко говоря, не усыпана лепестками роз. Что делать? Во-первых, продолжать верить в себя. Во-вторых, искать и находить поддержку в команде и у близких людей. Они всегда готовы сказать: «Пускай сегодня не получилось, но завтра ты обязательно победишь, тебе скажут “да”!» Еще можно придумать какие-то собственные поддерживающие ритуалы. Это может быть что угодно, от любимой мотивационной фразы до медитации или физического упражнения.

На мероприятиях менеджеру по работе с партнерами важно очень глубоко «быть в теме». Он должен во всех подробностях знать ивент, площадку, спикеров, целевую аудиторию и т. д. Чувствовать тенденции рынка. И при этом уметь в беседах быстро упаковывать все это в конкретные короткие предложения и доносить до собеседника.

– Ты говорила о практическом опыте. А нужно ли изучать теорию?

– Конечно, менеджер по работе с партнерами должен постоянно развиваться как человек и как специалист, и теория в этом тоже помогает. Когда вы только начинаете работать, вам страшно: а вдруг не поймут, откажут, не дадут денег, просто пошлют… Но со временем находите свои точки опоры и начинаете расти, одновременно растут и ваши партнеры. Вы уже можете работать с крупными брендами, претендовать на большие суммы. Почему? Потому что что-то изменилось у вас в голове. А для этого очень полезно читать правильные книги и проходить правильные тренинги.

При этом именно курсов для менеджеров по работе с партнерами на российском рынке нет вообще как таковых. Есть курсы по продажам, но это скорее дополнение, потому что продажи разные бывают – и косметики, и бытовой техники, и мероприятий. В каждой сфере своя специфика.

Однако, к счастью, есть другие способы профессионального роста. Например, всевозможные переговорные поединки и батлы, «открытые микрофоны», возможность проводить мастер-классы или вебинары по своей теме. Есть образовательные курсы по смежным тематикам, которые тоже помогают прокачаться – например, в сценической речи. Если чувствуете, что этих навыков вам не хватает – идите и учитесь.

Впрочем, мало пройти курс – нужно еще начать пользоваться полученной информацией. Удивительно, но не все так делают. Приведу пример. Есть замечательная книга Дмитрия Ткаченко, которой я много пользуюсь, – «Работа с возражениями. 200 приемов продаж для холодных звонков и личных встреч». Я ее перечитываю каждые полгода, потому что эти приемы забываются. Там есть очень тонкие диалоги, когда нужно сказать одно правильное слово, но оно тоже со временем стирается из памяти. И в реальности менеджеры пользуются только 10 % механик, которыми могли бы. Поэтому получили знания – сразу применяйте.

В общем, формула хорошего менеджера по работе с партнерами – это определенный набор исходных качеств плюс постоянное обучение, оттачивание навыков. А если коротко, то это должен быть харизматичный, располагающий к себе человек, который хочет приносить пользу своей команде словом и делом и готов пробовать новое.

– Как правильно общаться с партнерами?

– Мое золотое правило – «звонок лучше письма, встреча лучше звонка». Устное, а тем более очное общение априори лучше, потому что здесь включаются личностные факторы: голос, интонации, скорость речи, уверенность, формулировки, реакции, комплименты… Даже невербалика влияет на впечатление, которое вы производите. И если она у вас правильная, можно получить много дополнительных очков.

Один из сложных аспектов в работе менеджера по продажам – телефонные переговоры. Потому что сначала приходится иметь дело с секретарями и менеджерами, которые сами решений не принимают, но мешают вам добраться до тех, кто принимает. Как пробиться через секретаря? Очень рекомендую прочитать книгу Стивена Шиффмана «Техники холодных звонков». Главный принцип из нее: как бы грубо это ни звучало, но есть люди, которые понимают только команды. Моя тактика «разозлись и позвони» здесь всегда работает. Никогда не нужно начинать разговор в стиле: «Здравствуйте, меня зовут так-то, я представляю такую-то компанию, с кем бы мне поговорить?..» Это путь к провалу.

Если я звоню и даже не знаю имени секретаря – только название компании и лицо, на которое меня надо переключить, то сразу говорю: «Здравствуйте, меня зовут Светлана, мы делаем вам сайт. Пожалуйста, Георгия Петровича к телефону». Они сразу переключают. Либо: «Переведите меня на того-то», – и если в ответ зададут вопрос, то можно придумать легенду, зачем он вам срочно нужен. Например: «У нас очень срочный вопрос, мы согласовываем логотипы». В таких случаях секретарь или менеджер боится, что если он (-а) сейчас не переведет вас на начальника, то ему (ей) потом влетит.

Как сразу распознать на другом конце провода того, кто сам не принимает решения? Здесь поможет только опыт. Я уже по началу диалога чувствую, чем он закончится. Не принимающий решений человек никогда не задает наводящих вопросов, не уточняет подробности. И сам на вопросы отвечает максимально уклончиво – потому что боится сделать самостоятельный шаг. Если вы почувствовали такое, говорите сразу в лоб: «Уважаемый Николай, кто принимает решения по бюджету? Дайте его контакты, я с ним свяжусь. Я не буду терроризировать его сообщениями, но мне важно, чтобы мое коммерческое предложение легло на стол правильному человеку. И вас тогда не буду звонками доставать». Переход на житейский разговор работает – хотя важно не переборщить и не впасть в панибратство.

Между прочим, людей очень часто цепляет слово «помоги». «Помогите мне разобраться, как мне найти этого человека?» или «Помогите мне уточнить этот вопрос». Люди любят чувствовать себя полезными и значимыми, поэтому они охотно помогают. Такой подход работает лучше всего. Еще есть техника комплиментов, но тут важно не перестараться – и быть искренним. Не перебарщивайте с лестью в адрес человека, которого вы лично не видели и не знаете!

В телефонных переговорах, если после предыдущего звонка прошло много времени, важно технично вернуться к теме. Например, у вас каждый год проходит конференция. Вы звоните в очередной раз и, если человек продолжает работать в данной компании, напоминаете ему в двух словах какую-то деталь из ваших прошлых встреч или разговоров, чтобы он вас вспомнил. Например, у него были красивые очки. И вы ему говорите: «Я до сих пор помню вашу великолепную фиолетовую оправу от Дольче и Габбана». Допустим, он отвечает: «А я их потерял». А вы ему: «Ох, я вам сочувствую…» – и диалог пошел. Или: «Помните, как мы с вами в прошлом году делали застройку стенда? Все горело в огне, но мы это сделали!» Когда вспоминаете такие нюансы, люди улыбаются, а это очень важно.

Кстати, когда вы разговариваете по телефону с тем, кто вам нужен, – улыбайтесь. Когда мы улыбаемся, у нас перестраивается весь речевой аппарат и совершенно другое настроение передается собеседнику. Никогда не звоните ЛПР в плохом настроении – сделки точно не получится. Встали не с той ноги – зарядите себя позитивом: выпейте чашечку любимого чая, съешьте шоколадку, почитайте/посмотрите что-то смешное.

Когда вы общаетесь с ЛПР, всегда держите в голове: это люди, у которых очень мало времени. Часто они сами говорят: «У вас есть минута, чтобы я понял, зачем вы мне звоните». И на такой случай у вас должна быть наготове презентация, которая занимает меньше минуты.

Рассказываете коротко, четко и по делу, например: «Форум SOLD OUT про организацию и продвижение событий, ожидается 2000 человек из 140 городов и 7 стран. Готовы подтвердить сказанное видеороликом, чтобы вы могли сами убедиться». И обязательно говорите человеку, что вы от них хотите и что дадите взамен. Это сразу даст ему понимание ключевых вещей. А после этого уже начинаются переговоры.

– А что делать, если ЛПР вас не слушает и отправляет обратно к секретарю?

– Будьте максимально спокойны в этот момент. Если вас отфутболивают – значит, есть причина. Либо ЛПР неинтересно, либо у него нет времени, какой-то аврал свой. Вы же ровно, без перепадов и ненавязчиво гнете свою линию, добиваясь от собеседника хоть какого-то ответа.

Например, чтобы ЛПР дало вам свою личную почту – сбросьте на нее материалы и вежливо спросите, когда будет удобнее о себе напомнить. Если вам предлагают скинуть вашу информацию на общий почтовый ящик типа info@сайткомпании. ру – уточните, кто проверяет эту почту и как узнать, не попало ли письмо в «черную дыру». Уточните, можно ли для ускорения коммуникации получить личную почту.

Бывает и так, что вам никакими способами не удается достучаться до ЛПР. Бессмысленно обижаться или истерить. Лучше подумайте, почему вам сказали «нет». И что можно предложить или сделать, чтобы в следующий раз ответом было «да». И переходите к следующему потенциальному партнеру.

Но в целом отрицательный ответ – тоже ответ, и это лучше, чем ничего. Если человек сомневается или вообще вас игнорирует, тогда непонятно, как дальше себя вести. Если же вам сказали «нет», можно поставить запятую и продолжить: «…но». «Но мы можем вам предложить что-то другое» и т. д. Второе «нет» – возможно, уже окончательный ответ, надо смотреть по переговорам. Но первое «нет» – это еще не финал.

Вернемся к общению с ЛПР. Начиная его, полезно сделать заход через какого-то знакомого и важного для него человека. Допустим, вы знаете, что Петр Петрович очень хорошо общается с Марьей Ивановной. И говорите вначале волшебную фразу: «Петр Петрович, Марья Ивановна рекомендовала вас как человека, который может помочь мероприятию с самым вкусным и четко работающим кейтерингом». И у человека срабатывает триггер. Вообще, мы, переговорщики, всегда работаем со знаками и триггерами. Так что либо ссылайтесь на авторитет, либо найдите, на какую еще точку надавить.

И вот что еще очень важно: если вы говорите, что скинете письмо прямо сейчас, обязательно так и сделайте. Не через 20 минут, не через два часа, не на следующий день, а именно сейчас. И в конце письма нужно обязательно задать вопрос: «Что думаете?», «Что скажете?», «Готовы ли вы с нами сотрудничать?», «Когда вам удобно обсудить?» и т. д., чтобы коммуникация не прервалась. У нас сейчас бешеный темп жизни, и человек реально может через 15 минут уже забыть про это письмо. Или даже через две минуты: ему кто-нибудь позвонил – и он переключился.

– Поговорим про время общения и формат. В какое время корректно звонить, а в какое – однозначно нет?

– Жителям любого города – с поправкой на часовой пояс, конечно – удобно воспринимать нашу информацию с 11 до 16 часов. Это самый активный период, в который можно звонить. Не стоит беспокоить людей в обеденный перерыв – примерно с 13 до 14 часов. С 14 до 15 некоторые тоже могут обедать, но уже реже. А лучше всего переговоры идут с 11 до 13. После 16 часов я перехожу к тем собеседникам, с которыми переговоры находятся на продвинутой стадии и осталось разобраться с деталями.

Для встреч обычно хорошо подходит вторая половина дня, хотя есть люди, принципиально предпочитающие первую. Все зависит от личных ритмов и расписания. Кому-то удобнее встретиться утром, перед работой или планеркой. А кто-то, напротив, предпочитает общаться ближе к вечеру.

– Где лучше встречаться – на территории партнера, на своей или на нейтральной?

– Я всегда за нейтральную территорию. Потому что мы так или иначе что-то у партнера просим. У себя «дома» человек всегда чувствует себя уверенно и вальяжно, вы сразу оказываетесь в более слабой позиции и, скорее всего, будете вынуждены уступать.

Конечно, если ваше предложение мегавыгодно, вы можете выиграть переговоры и на территории партнера. Распространенный вариант, когда все презентуется на территории заказчика и решение принимает не одно ЛПР, а вместе со своей командой.

Позиции в переговорах всегда должны быть равными. Вне зависимости от возраста, пола, социального статуса, должности вы обсуждаете, как сделать общее дело. Например, менеджер приносит идеи, как компании усилить бренд, стать лучше и эффективнее и зарабатывать больше. А компания дает ему за это деньги.

– На каком этапе и как ты фиксируешь, какой канал коммуникации наиболее удобен партнеру? Мессенджеры, почта, голосовые сообщения… И какой выбирать канал – удобный тебе или партнеру?

– Я всегда выбираю канал, удобный партнеру. В последние три года приоритет очень сильно сместился в сторону социальных сетей и мессенджеров. Даже я, когда у меня стоит задача найти в какой-то компании конкретного человека, первым делом иду в соцсети. Если нахожу, пишу ему сразу там.

Когда я прихожу в Facebook к ЛПР, у меня должно быть готово короткое первое сообщение из пары фраз: «Здравствуйте, я такая-то, пришла к вам с тем-то. Вам удобно общаться здесь или по телефону? Если по телефону, то напишите его мне, пожалуйста, мой номер такой-то». Если человеку удобно, чтобы ему позвонили – а чаще всего так и есть, – он может сразу, без всяких предисловий, дать номер своего телефона. Всегда звоните (или пишите в мессенджер, если собеседник попросил сделать именно так) – сразу или точно в то время, которое указал собеседник.

Сейчас общаюсь так: сначала в мессенджере или по телефону, а уже потом, когда меня просят прислать подробную информацию, отправляю электронное письмо. Чаще всего эта ключевая фраза из уст собеседника так и звучит: «Пришлите подробную информацию», – значит, пора. Я никого не бомбардирую письмами – бесполезно. И запомните: даже если вы предварительно договорились с человеком и он ждет ваше письмо – оно может попасть в спам.

– Схема «письмо, потом звонок с вопросом “Получили ли вы?”» хуже, чем «сначала звонок, потом письмо»?

– По моей практике – да. Люди часто не видят письмо, которое было им отправлено, даже если это было две минуты назад. Здесь еще есть психологический момент: ты как будто человеку предъявляешь претензию: «А ты мое письмо видел?» И он сразу чувствует себя не очень. Поэтому лучше договориться о том, что вы пришлете письмо, а потом спросить, получено ли оно. Кстати, можно в конце письма написать: «Сообщите, пожалуйста, получили ли вы данное письмо. Для меня это важно». Тоже ценная фраза.

– Кстати, многие менеджеры, которым по двадцать, считают нормальным сразу говорить «ты». Видимо, это поколенческая история. Как общаться в такой ситуации?

– Я считаю, что надо идти по классике – она никогда не устаревает. Это просто показатель вашего воспитания. Пока вы обращаетесь к собеседнику на «вы», у вас под ногами твердая почва.

Поэтому я называю на «вы» абсолютно всех. И если мы потом встречаемся на конференции и я вижу, что передо мной молодой человек, которому 23 года, но он тоже выдерживает субординацию, мы просто договариваемся – «Давай на “ты” перейдем?» Инициативу проявляет тот, кому используемое сейчас обращение наиболее некомфортно.

– Как правильно задавать вопросы собеседнику по переговорам?

– Главная задача менеджера по партнерам – задавать максимальное количество вопросов! И если потенциальный партнер вам в ответ тоже задает вопросы – можете быть счастливы: это означает на 100 %, что человек тоже в вас заинтересован.

Какие нужно задавать вопросы? Открытые, то есть такие, которые подразумевают развернутый ответ, а не просто «да» или «нет». Открытые вопросы начинаются со слов «Каким образом?..», «Как вы себе представляете?..», «Что вы думаете на этот счет?..», «Что вам важно получить?..» и т. д.

Например: «Какого результата вы хотите достичь при взаимодействии с нашей аудиторией?», «Как вы бы хотели быть представлены на форуме?», «Что у вас есть из оборудования?», «Как вам такая механика розыгрыша?», «Кто с вашей стороны будет находиться на стенде?».

– Перейдем к письменной коммуникации. Каковы твои правила деловой переписки с потенциальными и актуальными партнерами?

– Как я уже говорила, я всегда обращаюсь на «вы», но не пишу «Вы» с заглавной буквы. Обращаюсь к человеку по имени – так что я обязательно должна знать, кому конкретно я пишу, даже при первой коммуникации. Никогда не начинайте: «Доброе утро, коллеги!», «Здравствуйте, друзья!» и т. п. Письмо должно быть уважительным и персонализированным.

Итак, «Добрый день, (имя)!». Дальше вы представляетесь, объясняете человеку, кто вы и откуда. «Я (имя, фамилия), глава партнерского отдела “Компании”. Мы проводим такую-то конференцию тогда-то, предлагаем вам стать нашим партнером…»

Далее добавляю смысловые детали: «У нас есть такие-то возможности и форматы представить и интегрировать вашу компанию в наше событие, взамен готовы дать то-то» – максимум по шесть пунктов в каждом списке, и списки должны быть равнозначными. Потом идут прочие подробности: какая ЦА, где будет проходить, во сколько, посмотрите фотоотчет, видео, отзывы…

Смысловые части письма должны быть четко разделены абзацами. Самое важное я выделяю шрифтом, чтобы в общем полотне текста было сразу видно. Например, «посмотрите видео» – потому что лучше один раз увидеть, чем десять раз прочитать и представить. Если нужно показать, какой ваш ивент классный, масштабный, полезный для всех, – сразу присылайте видео.

Иногда я делаю приписку: «С нами уже МТС, Сбербанк, банк “Точка”…» Новые партнеры видят, наравне с какими крупными брендами они будут стоять. Это очень располагает к сотрудничеству (главное – писать правду).

Иногда запрашивают статистику конкретно по аудитории: какие именно бренды вас посещали в прошлом году, каковы возраст и пол ваших посетителей. И вы тогда делаете конкретную статистику на 1–2 листа в PDF и отдельно показываете потенциальному партнеру. Но это уже подробности, которые идут после первого-второго письма.

– Добавляешь ли ты в первое письмо презентацию события? Если да, то в каком формате?

– По-разному. Если я вижу, что письмо уже и так получилось длинным и презентацию человек точно не посмотрит – потому что это еще несколько экранов информации, – то не добавляю. Пишу: «Я могу выслать пакетное предложение. Вам интересно? Что скажете?» Если реакции вообще никакой – звоню. Если она есть – высылаю пакеты.

– У тебя есть отдельно презентация ивента, без партнерских опций? Если да, то кому ты ее отправляешь?

– У меня есть текстовый блок, сохраненный в заметках, в котором очень кратко описан ивент. Там отчетное видео с предыдущего ивента, отзывы, генеральные партнеры и статистика: города, количество людей, количество интеграций.

Я могу отправить только этот блок или более подробную информацию – зависит от первого звонка. Человек может вдумчиво, подробно все прочитать, или ему нужно быстро понять – да или нет. То есть я подстраиваюсь под него.

И в конце письма – повторюсь, это очень важно! – всегда должен идти вопрос. «Что вы думаете?..», «Как вам удобнее обсудить?..» и т. д.

– Окей, допустим, ты отправила письмо. Во вторник в 11 утра, после переговоров по телефону. Когда ты напоминаешь о себе, каким образом и с какой регулярностью?

– Если мне критично, чтобы человек ответил прямо сейчас, я пишу в конце письма вот эту вежливую фразу: «Сообщите, пожалуйста, получили ли вы данное письмо. Для меня это важно».

Если он (-а) не подтвердил (-а) получение, то, как правило, я на следующий день напоминаю. Или максимум через день. Дольше потенциального партнера не томлю, потому что он вообще успеет забыть, кто я такая и что предлагаю.

– Хорошо. Тебе ответили: «Светлана, у меня не было времени, ознакомлюсь с вашим предложением потом». Сколько раз еще ты считаешь возможным его пушить, прежде чем признаешь, что клиент сорвался?

– Обычно два раза максимум, после чего обычно он сам говорит: «Нет, я не буду работать с вами». После двух напоминаний все уже понятно.

– Как ты относишься к голосовым сообщениям (войсам)?

– Не все люди любят войсы. Во-первых, их не прочитаешь. Во-вторых, в них нужную информацию быстро не найти. В-третьих, я считаю это панибратством. Даже когда мне войсы отправляют друзья, у меня не всегда есть возможность их прослушать. Поэтому я вообще никогда ими не пользуюсь в деловой коммуникации.

Если нужно отправить сообщение, а вы сейчас ну никак не можете печатать – нажмите на Google-клавиатуре значок микрофона, запишите войс. Google потом автоматически сделает из него текст. Пусть даже без знаков препинания, но хотя бы так.