Текст книги "500 советов секретарю"

Арабские бизнесмены стараются закрепить личный контакт любезностью и радушием. Застолье является одной из составляющих традиционного арабского гостеприимства. Есть можно только правой рукой и только те блюда, которые предложат хозяева. Они будут предлагать лучшие кусочки, от которых нельзя отказываться.

СОВЕТ: успеха в отношении с арабскими партнерами можно добиться, проявляя искренний интерес к ним и их близким, используя похвалу и комплименты, уважая их национальные и религиозные чувства.

ВОСТОК – ДЕЛО ТОНКОЕ

Конфуцианские идеи и традиции дали японской психологии такие нравственные формы, как почтительность по отношению к старшим, преданность своим родителям, ответственность перед ними. Японский бизнесмен при деловом общении никогда не переступит рамки предоставленных ему полномочий. Как бы вы ни уговаривали его в ходе коммерческих переговоров пойти, скажем, на шаги, пусть даже выгодные для него, он никогда не возьмет на себя ответственность и не примет самостоятельного решения. В лучшем случае он отложит его на будущее, до согласования с руководством. Причем следует иметь в виду, что японец, даже если с вами не согласен, никогда не скажет «нет» – не потому что он разделяет вашу точку зрения, а потому, что этого требуют японский этикет, традиция, воспитание. Японский партнер будет предельно вежлив, учтив. Но, оставаясь при этом на своей позиции, он с улыбкой будет кивать головой, всячески избегая категорического отрицания «нет». Западные переговорщики, зная склонность японцев к неопределенности и стремлению уходить от прямого ответа, никогда не стараются форсировать события в такой ситуации. Японцы решительно не приемлют прагматизм американцев, выраженный в формуле «время – деньги». Это не значит, что они безразличны к деньгам и не берегут время. Для них важно сохранить гармонию сложившихся отношений, поэтому, настаивая на своем, старайтесь не ставить своего японского партнера в положение, которое вынудило бы его «потерять лицо». Надо набраться терпения и ждать ответа. Кстати, японскую улыбку также не следует принимать за чистую монету. Японский предприниматель, например, улыбаясь, может отвергнуть все ваши предложения. Внешняя вежливость, этикет для него прежде всего.

Внутренний мир человека, его психологическое состояние отражаются в его внешнем поведении и мимике. Если речь идет о партнере по переговорам, то уже по тому, как он поздоровался, как ответил на ваше приветствие, какую позу занял, начиная беседу, можно предположить, в каком русле будет развиваться контакт. Специалисты считают, что легче иметь дело с представителями народов, поведение которых характеризуется экспрессивностью и открытостью. Чем эмоциональнее человек, тем труднее скрыть ему свои чувства, свои намерения. У араба или итальянца, относящихся к так называемой контактной группе народов, настроение, психологическое состояние, что называется, написано на лице. Японцев же в этом плане относят к наиболее трудной категории деловых партнеров. Свои страсти, а тем более слабости они всячески стремятся держать в тайне. Молчаливая сдержанность служит основой благоразумия, считают они. Как изощренные дипломаты японские бизнесмены порой в течение всей многочасовой беседы не меняют выражение лица, сохраняют беспристрастность и скрытость. Вся гамма чувств, которые неизбежны при обсуждении острых проблем, спрятана под маской вежливости и предусмотрительности. Надо быть тонким и опытным психологом, чтобы разгадать подлинное состояние их души и умонастроения. Важна еще одна деталь. Японцы никогда не будут хватать своего собеседника за руку или за пуговицу пиджака, хотя между собой иногда и касаются друг друга. Прикосновение же к иностранцу они расценивают как потерю самоконтроля либо выражение недружелюбия и агрессивных намерений. Следует избегать разного рода похлопывания японского партнера по плечу, иначе вы сорвете переговоры и хуже того – наживете себе недруга. Но, говоря о замкнутости японцев, не следует забывать, что им присуща и восприимчивость. Индивидуализм, слабости, склонности, недостатки, как, впрочем, и положительные качества, каждый японец имеет в соответствующей мере, так же как и житель любой другой страны.

Деловое знакомство должно начинаться с рекомендации. Причем рекомендующий должен занимать положение не ниже того лица, с которым вы хотите познакомиться. О человеке они судят прежде всего по его принадлежности к той или иной социальной группе. Поэтому вполне обычен вопрос о вашем положении, связях. При ведении совместных дел сохраняйте дух согласия, равновесия, не пытайтесь «взять верх» над партнером, доказать свою правоту. Общение у японцев начинается с поклона. Это обязательный элемент переговорного процесса.

Одним из самых поразительных качеств, присущих национальному характеру японцев, является повышенное чувство самокритичности, ответственности за порученное дело.

В целом традиционный японский этикет со своими многочисленными архаичными правилами поведения уходит в прошлое. Но неизменно одно – желание сделать приятное другому.

СОВЕТ: не старайтесь форсировать события в общении с японскими партнерами, наберитесь терпения. Ведя переговоры, не следует «перегибать палку», обострять отношения, постарайтесь придать деловым отношениям личный характер. Важно расположить к себе партнера.

4. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет

В деловой практике принято часто приходить дарить и принимать сувениры и подарки. Это улучшает деловые связи, демонстрирует благожелательное отношение, свидетельствует о хороших взаимоотношениях коллег по работе.

Различие между сувениром и подарком состоит в том, что подарок – это то, что дарят, а цель сувенира (souvenir – напомнить) – напомнить о какой-либо встрече или событии.

Подарки могут делать:

1) сотрудник – сотруднику;

2) коллеги – сотруднику;

3) сотрудники – шефу (руководителю);

4) руководитель секретарю;

5) фирма – сотрудникам;

6) фирма – фирме.

Деловой этикет вносит свои коррективы в правила обмена подарками. Руководитель может поздравить подчиненных и преподнести им новогодние подарки. Это поможет создать в организации благоприятную психологическую атмосферу, стимулировать желание работников как можно лучше выполнять свои обязанности. Формы таких подарков могут быть самыми разнообразными. В некоторых организациях готовят подарки для детей сотрудников. Самым популярным подарком для малышей считаются сладости. Также можно подобрать игрушку, подходящую полу и возрасту ребенка. Большой популярностью пользуются развивающие игры и предметы. В других – руководитель сам вручает подарки или сувениры особо отличившимся работникам. В третьих организациях небольшие подарки от руководства получают все сотрудники. Одной из форм новогоднего поздравления являются новогодние корпоративные вечеринки, организованные руководством фирмы. Но чтобы персонализировать такой вид подарка, руководителю следует направить сотрудникам персональные приглашения, чтобы человек чувствовал, что этот праздник организован не только для всей фирмы, но и для него лично.

Деловой этикет не рекомендует подчиненным преподносить подарки руководителю, за исключением знаменательных личных дат. Но есть и исключения из общего правила. Руководитель и секретарь в силу своих доверительных отношений могут обмениваться недорогостоящими сувенирами. Если руководителя и сотрудника связывает давняя личная дружба, то они по-дружески в неофициальной обстановке также могут обмениваться подарками.

В последнее время у российских фирм появилась традиция поздравлять своих клиентов. Это могут быть различные предновогодние акции, когда при покупке одного товара покупатель получает другой в подарок. Некоторые фирмы всем клиентам предлагают новогодние календари со своим логотипом. Американские маркетологи установили, что такие акции имеют большую экономическую выгоду, особенно если в качестве подарка предлагается предмет частого употребления, ассоциирующийся с деятельностью фирмы. Например, фирма, специализирующаяся на продаже садового инвентаря, в подарок покупателю может предложить садовую лейку.

Одним из правил делового этикета предписывается поддерживать постоянные отношения со всеми деловыми партнерами. Это подразумевает обязательное поздравление с праздниками. Здесь возможен обмен как поздравительными открытками, так и подарками. Если на фирме нет специальной протокольной службы, организация таких мероприятий возлагается на секретаря. Секретарь должен вести календарь торжественных дат, как государственных, так и личных для партнера. Кроме того, нужно стараться, чтобы не повторялись преподнесенные ранее подарки. Следует помнить, что мировая практика советует ограничить стоимость подарка до 20 долларов.

Несколько слов и об особенностях новогоднего застольного этикета. Независимо от того, говорим ли мы о корпоративной встрече или о домашнем празднике, при сервировке стола следует помнить о новогодней символике. Если для обычных торжественных застолий рекомендуется использовать белые скатерти, то для новогоднего стола вполне уместны красные или зеленые, а также скатерти, специально оформленные для этих праздников. При этом следует помнить, что посуда и остальные предметы сервировки должны гармонировать со скатертью. Вместо обычных букетов можно рекомендовать специальные новогодние композиции с хвойными ветками, куда, кстати, можно включить и живые цветы, не нарушая композиции. При сервировке стола не забудьте поставить бокалы для шампанского. Они могут быть широкими или узкими, тюльпанообразными. В широкие бокалы шампанское наливают, когда они стоят на столе, а узкие поднимают и наклоняют в сторону бутылки. Саму бутылку принято подавать в ведре со льдом.

На новогодний и рождественский стол обязательно ставят свечи. Они создают атмосферу неповторимого уюта. Цвет свеч должен соответствовать оформлению стола. Если вы не отказались от белой скатерти, лучше будут смотреться зеленые, белые и золотые свечи. Чтобы свечи хорошо держались в подсвечнике, их концы следует подержать в теплой воде и, после того как они станут мягкими, поместить в гнездо подсвечника.

Подарки иностранным гостям

Особенно внимательным следует быть при подготовке подарков для иностранных партнеров. Обратим внимание на то, что инициатором дарения становится принимающая сторона. Хорошими подарками в этом случае станут национальные художественные произведения, отечественные напитки, альбомы с национальными произведениями искусства. Популярны изделия художественных промыслов: хохлома, палехские шкатулки, жостовские подносы, гжельская керамика. А матрешки с балалайками уже приелись, их слишком много за рубежом.

При подготовке подарков зарубежным гостям следует учитывать национальную специфику.

В арабских странах существует настоящий культ подарков. Так как семья играет первостепенную роль в жизни арабов, следует привезти подарки для всех родственников арабского партнера. Наиболее приятными подарками считаются произведения искусства, авторские картины, чеканки. Не нужно обижаться, если подарок не будут распаковывать в вашем присутствии. Кстати, упаковке нужно уделить серьезное внимание. Для арабов оскорбительным считается сочетание белого и голубого цветов (цвета национального флага Израиля). Подарки надо преподносить, сопровождая приятными словами и краткими пожеланиями. Недопустимо протягивать подарок левой рукой. В мусульманских странах левая рука считается нечистой, и этим вы можете нанести оскорбление партнеру. Арабским партнерам не дарят спиртных напитков, даже если известно, что они их употребляют. Также неуместны будут подарки из свиной кожи. Для поддержания контактов с ними необходимо при всяком подходящем случае делать подарки не только самому коллеге, но и всем представленным вам членам его семьи.

При подготовке подарков для делегации из Японии, Кореи или Китая нужно учитывать существующие в них иерархические связи. Одинаковые подарки для руководителей и рядовых членов делегации будут для восточных представителей оскорбительными. В этом случае уместно будет подарить руководителю, например, авторскую картину, а его подчиненным – художественные альбомы. В Китае не принято дарить часы, так как на китайском языке их название созвучно со словом «похороны».

Чехи и финны предпочитают подарки практической направленности.

Дарить духи француженке считается дурным тоном. Янтарные же украшения скорее всего будут восприняты очень благосклонно.

Подводя итоги: дарение в современной деловой практике распространено повсеместно. Очень часто функцию подбора подарков возлагают на секретаря. Поэтому ему необходимо познакомиться с нормами делового этикета.

Глава 3. Деловая переписка

1. Делопроизводство

Исходным понятием делопроизводства является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей из функций документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (такая как договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием «документооборот». Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют но следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям; социальному обеспечению, по личному составу и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты; протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. п. и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменными (рукописными, машинописными, типографскими, подготовленными на множительных аппаратах, напечатанными на персональных ЭВМ), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматриваются несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки. Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Оттиск – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия. Оттиск, как правило, не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационными, содержащими сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивными – обязательными для исполнения, носящими характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений, других документов.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительного и именительного падежей, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности предприятий используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и пр.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах

Кроме классификации документов, секретарю необходимо знать форматы основного носителя информации, т. е., бумаги, применяемой в делопроизводстве.

Все виды документов оформляются на бумаге определенного размера (форматов), соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 («Бумага потребительская. Форматы») устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С – дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь в которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 – ґ 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Согласно ГОСТу 6.38 – 90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять не менее 8 мм, правое – 20 мм, т. е., наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.

В соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 предусмотрен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков применения (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек). Для секретарей, использующих программу Microsoft Word, задача намного упрощается, так как в ней предусмотрены опции в соответствии с нормами документоведения.

Площадь документа делится на 3 зоны: служебное поле документа, поле для размещение углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Реквизиты в поле углового штампа

Герб. Государственный герб Российской Федерации или герб республики в ее составе наносится посредине над реквизитом «наименование министерства или ведомства». Перечень предприятий и учреждений, имеющих право приводить в штампе изображение герба, определяется вышестоящими организациями. Диаметр изображения герба не более 20 мм.

Эмблема организации. В качестве эмблемы могут быть использованы некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема изображается на том же месте, что и герб, а при наличии герба – левее и на уровне реквизита «наименование министерства или ведомства» или «наименование организации».

Изображение наград. Воспроизведение изображения наград на бланке осуществляется или на месте герба, если таковой отсутствует, или на части площади реквизита «наименование министерства или ведомства». Право нанесения изображения наград определяется вышестоящей организацией. Название награды может включаться в наименование организации.

Коды по классификатору ОКПО и ОКУД. Реквизиты располагаются в правой верхней части рабочего поля документа. Коды берутся по соответствующему классификатору документации.

Автор документа. Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразделение, которое это должностное лицо представляет.

Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим. Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).

Реквизит «наименование структурного подразделения» впечатывается на бланки машинописным способом.

Адрес организации. В данном реквизите указываются почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона (секретаря или руководителя организации). На случай переписки по расчетно-денежным вопросам приводится номер счета в банке.

Название видадокумента. Название документа впечатывается в общий бланк машинописным способом прописными буквами. Название «ПИСЬМО» не воспроизводится, поскольку для служебных писем выделяется специальный бланк.

Дата. Дата является частью ряда других реквизитов.

Индекс. Индекс документа представляет собой условное обозначение документа. Как правило, индекс состоит из 3 частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 02 – 15/32; здесь 02 – индекс подразделения, 15 – номер дела, 32 – порядковый номер исходящего документа). Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.

Ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включает дату и индекс входящего документа, на который дается ответ. Реквизит переписывается из инициативного документа (например, на № 02 – 15/32 от 26.10.04).

Место составления или издания. Реквизит оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением Российской Федерации (например, 410555, г. Саратов, ул. Радищева, 69).

Реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа

Гриф ограничения доступа к документу наносится на документах выше реквизита «адресат» или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: «Для служебного пользования» (ДСП), «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и др. Ниже грифа ограничения через 1, 5 интервала ставится номер экземпляра документа (например, Экз. № 5).

Степень ограничения доступа к документу устанавливается автором документа. Значительный объем переписки носит открытый характер и грифа ограничения не имеет.

Адресат. Реквизит носит сложный характер. Составные части реквизита следующие:

1) наименование организации;

2) наименование структурного подразделения;

3) должность получателя;

4) фамилия и инициалы должностного лица;

5) почтовый адрес.

Наименования организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность получателя и фамилия – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится.

Документ не должен иметь больше четырех адресов. При большем числе адресов составляется список рассылки, который прилагается к документу. В документе при этом указывается лишь один адрес, слово «копия» перед вторым и последующим экземплярами не приводится.

При адресовании документа организации (ее структурному подразделению) сначала указывают наименование организации (структурного подразделения), а затем почтовый адрес (в нижеследующих примерах почтовый адрес приводится только один раз, в первом примере):

Государственный комитет Российской

Федерации по стандартизации,

метрологии и сертификации

117049, Москва

Ленинский проспект, 9

Министерство связи Российской Федерации.

Техническое управление.

СОВЕТ: почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности:

Директору Саратовского

механического завода Савину В. Ф.

При адресовании документа иному должностному лицу в организации оформление реквизита выглядит так:

Министерство внутренних дел