Текст книги "Проектный менеджмент в образовательной организации"

2.3. Технологические основы Проектирования и управления реализацией Проектов и программ в сфере образования

Секрет успеха в бизнесе – «Уже сегодня делать то, о чем другие будут думать только завтра».

Уильям Черчилль

Развитие проектного управления как перспективной формы управления в сочетании с бурным развитием информационно-коммуникационных технологий резко повышает скорость принятия управленческих решений и масштабы инновационной активности.

Технологические аспекты проектирования и управления реализацией проектов и программ в сфере образования опираются на определенные специфические черты, которые могут быть описаны с использованием следующих характеристик:

– широкое использование проектов, проектного подхода в деятельности управляемых систем и организаций;

– развитие этих систем и организаций на основе проектной культуры;

– специфическое проектное мышление менеджеров;

– управление с полным учетом специфики проекта, нацеленное на достижение оптимальных результатов при разумном расходовании ограниченных ресурсов и в ограниченные сроки;

– управление, ориентированное на максимальное удовлетворение потребностей и запросов заинтересованных сторон проектов;

– управление, связанное с созданием гибких временных и целевых организационных структур (проектных структур) [64].

Поскольку в пособии рассматривается управление проектами в образовательной деятельности, то при всем многообразии технологий (финансовых, нормативно-правовых, информационных, коммуникативных и др.) одним из направлений являются педагогические технологии, как «…процессуальные подсистемы педагогической системы…» [71].

Описывая педагогические технологии Монахов В. М. отмечает, что это продуманная во всех деталях модель совместной педагогической деятельности по проектированию, организации и проведению учебного процесса с безусловным обеспечением комфортных условий для учащихся и учителя [65].

Выбор педагогических технологии при проектировании проектов и программ определяется в соответствии с целезадающими задачами и этапами их выполнения, а также особенностями реализуемых проектных действий. Профессиональные действия в рамках проекта могут носить информационно-поисковый, аналитический, общеобразовательный, организационно-управленческий, исследовательский, мотивационно-стимулирующий и т.п. характер. По сути любая из перечисленных характеристик предполагает выбор управленческих технологий, но технологии должны учитывать специфику функционирования и развития образовательных систем, работы образовательных организаций. Поэтому при выборе технологий актуальна их педагогическая составляющая.

На подготовительном этапе проектирования разрабатывается структура проекта или программы, план выполнения проекта, ресурсное обеспечение проекта, с использованием методов проектного управления, определяются сроки и ожидаемые результаты и продукты.

Процесс разработки проектов и программ невозможен без проведения комплексного анализа как на предпроектном этапе, так и в течение всего времени реализации проекта.

Проектный анализ – один из главных видов работ, основными принципами которого являются:

– системность – учет взаимоотношений между участниками проекта, важнейших факторов, влияющих на затраты и результаты каждого участника, внутренних и внешних эффектов;

– комплексный характер проектного анализа;

– учет наиболее существенных последствий проекта;

– проведение анализа проекта в течении всего его жизненного цикла.

Предпроектный анализ проекта направлен на выявление проблемы/или проблемы, ее масштабов, характерных особенностей. Предпроектный анализ носит проблемно-ориентированный характер именно потому, что позволяет вычленить объективные проблемы, генерализировать или ранжировать их по значимости, влиянию на развитие изменяемого объекта или процесса, и определить приоритетные пути ее/их решения. Грамотный анализ и правильный выбор, формулировка проблемы по сути предопределяют разработку альтернатив в выборе решения. В методологии исследования широко используется высказывание Альберта Эйнштейна «Формулировка проблемы часто более существенна, чем ее разрешение, которое может быть делом лишь математического или экспериментального искусства. Постановка новых вопросов, развитие новых возможностей, рассмотрение старых проблем под новым углом зрения требуют творческого воображения и отражают действительный успех в науке».

Предпроектный анализ содержит семь ступеней осмысления:

– описание ситуации (с позиции негативного описания, в целях дальнейшего осмысления);

– выявление причин;

– формулировка проблемы;

– обоснование актуальности проблемы с учетом ее распространенности и давности;

– выявление характера решения проблемы (решалась и ранее и если решалась, то на каких условиях и кем);

– описание последствий проблемы (что будет, если не решать проблему);

– определение целевых групп проекта.

При инициации (разработке концепции) проекта используются методы проектного анализа, позволяющие провести сравнительный анализ проектов и объединяющие финансовый, организационный, анализ рисков и другие виды анализа проектов. При проведении предпроектного анализа актуально использование различных методов коллективной мыследеятельности: «метод мозгового штурма», «метод номинальной группы», «метод Делфи», «метод экспертной оценки ситуации» и др.

Описание и технологии проведения данных методов широко представлены в литературе по управлению организациями, командному менеджменту, корпоративному управлению и т.п. Метод командной работы в процессе предпроектного анализа выбирается c учетом особенностей и сложности разрабатываемого проекта, групповой динамики в команде проекта, временных и информационных ресурсов.

При планировании проекта важно использовать основные положения системы управления проектами, которые предоставляют набор средств для разработки планов, сетевых графиков и др.

На этапе выполнения проекта учитывается, что управление проектами и программами, обеспечивающими развитие организации и решение актуальных проблем, реализацию приоритетных направлений в сфере образования не должно сдерживать в объективно изменяющихся условиях устойчивое функционирование образовательного учреждения – гарантирующего качество образовательного процесса, качество образовательного результата. Следует отметить, что реализация инновационных проектов и программ – фактор устойчивости образовательной организации, которая наращивается в процессе совершенствования собственной деятельности. Реализация проектов является эффективным инструментом стратегического развития, при этом применение управленческих, педагогических, информационных, коммуникативных и др. технологий определяется конкретным содержанием каждого проекта.

На этапе реализации проекта каждый шаг должен быть определен логикой проектного замысла и соотнесен с конкретной задачей и комплексом мероприятий по ее реализации. Оперативный план действий в рамках каждой задачи проекта определяет выбор методов и средств – основных ресурсов достижения промежуточных результатов.

Успешной реализации проекта содействует правильно определение комплекса управленческих действий по поддержке командной работы, выполнения мероприятий и проекта в целом в течение всего процесса. Именно поэтому этап обратной связи в управлении проектом – необходимая и постоянно выполняемая система действий (стадия обратной связи в управлении), обеспечивающих мониторинг процесса реализации проекта. Мониторинг, как система постоянного слежения за процессами реализации проекта, выполнения планов действий и процедур, командного взаимодействия и т.п. позволяет предупреждать возможные отклонения. Результаты мониторинга – это объективная информация, которая является основой не только для реализации регулятивно-коррекционной функции в управлении проектом, но и для принятия актуальных управленческих решений.

На этапе завершения проекта основные управленческие действия связаны со сбором информации подтверждающей результаты проекта, документационным оформлением продуктов проекта, итоговым завершением всех работ проекта. На этом этапе происходит окончательное разрешение всех спорных вопросов. Для успешной реализации этапа завершения проекта необходимо использование специальных методов, методик и средств для сбора, обработки и анализ итоговой информации. Такой анализ в проектном менеджменте называют – послепроектный анализ. Послепроектный анализ относится и к анализу результатов и анализу процесса осуществления проекта на всех этапах. Послепроектный анализ – своеобразный формат «разбора полета», который позволяет оценить достоинства и недостатки слаженности выполненной проектной работы, следовательно, и избежать сознательных или неосознанных ошибок в будущем. Послепроектный анализ – один из видов командной работы, позволяет определить:

– что было достигнуто в результате проектной деятельности;

– оценить полученные продукты и приобретенные результаты, в том числе и профессионально-личностные всех членов команды и участников проекта;

– оценить затраты в соотношении с полученными результатами – эффект проекта;

– подвести итог перспектив повышения качества управления проектами.

Проектная деятельность в современных образовательных организациях – один из рычагов активизации профессионально-личностного участия большинства педагогических работников, который при этом позволяет обеспечить:

– повышение эффективности оперативного управления на любом уровне его организации – от административного до управления в системе «учитель-ученик»;

– за счет внедрения передовых технологий инициировать и активизировать управленческий потенциал всех участников образовательных взаимоотношений – реально обеспечивать демократизацию и гуманизацию управления, реализацию государственно-общественного подхода и самоуправления в образовательных организациях;

– осваивать принципы корпоративного и партисипативного управления в педагогической деятельности;

– обеспечивать управление профессионально-личностным развитием сотрудников;

– осуществлять преобразования, обеспечивающие устойчивое развитие образовательной организации, с опорой на освоение международных и российских новаций с учетом тенденций в развитии системы образования;

– создание новых и совершенствование существующих образовательных услуг в процессе интеграции системы основного и дополнительного образования, активизации воспитательной и общественно значимой работы по различным инновационным проектам.

Инновационный проект – намечаемый к планомерному осуществлению, объединенный единой целью и приуроченный к определенному времени комплекс работ и мероприятий по созданию и производству и продвижению на рынок новых высокотехнологичных продуктов.

Инновационный образовательный проект может быть представлен как система управленческих действий по разработке целей, планируемых результатов и ресурсов, обеспечивающих процесс их достижения, в рамках реализации или освоения актуального для образовательной организации нововведения (педагогические, образовательные новации, инновации), получившей научно-образовательное обоснование и характеристику в педагогической науке и подтверждение в экспериментальной педагогической практике.

Этапы управления инновациями и реализации инновационных проектов в образовании описаны в работах Лазарева В. С., Подымовой Л. С., Поташника М. М., Сластенина В. А., Третьякова П. И., Хуторского А. В., Шамовой Т. И., Ямбурга Е. Ш. и их учеников.

По мнению Шкляровой О. А. и Тиуновой В. В., инновационные проекты и программы, реализуемые в школе, обеспечивают устойчивость ее системного развития:

– ориентации на современные тенденции и стратегические программы развития образования в трендах национальной/ региональной политики, достижений социально-педагогических наук и передовой практик;

– формирование и маркетинговая деятельность по управлению образовательными запросами, воспитание культуры государственно-общественного взаимодействия в развитии образовательных систем;

– своевременное обновление ресурсного обеспечения процессов реализации образовательных программ, программы развития, опережающее управление кадрами с ориентацией на активизацию командных методов работы, принципов корпоративного, партисипативного управления;

– целенаправленное совершенствование личностно-профессиональных качеств педагогов, активизация инновационной деятельности педагогического коллектива в соответствии с современными трендами в образовании и тенденциями стратегического развития московского образования.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ И УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Используя методику «Зеркало прогрессивных преобразований» (Светенко Т. В., Галковская И. В., Яковлева Е. Н.) сформулируйте основные положения своего мини-проекта. Заполните предложенную ниже матрицу [82, С. 42–43].

«Зеркало прогрессивных преобразований» – методика, которая предусматривает последовательную поэтапную разработку управленческого решения, через:

– анализ сложившейся ситуации,

– оценку имеющихся ресурсов,

– конкретизацию задач,

– планирование мероприятий и ответственных за их проведение лиц,

– учет возможных рисков,

– описание ожидаемых результатов и предполагаемых продуктов.

Такая методика позволяет сформировать четкое представление о желаемом результате.

Предлагается следующий обобщенный алгоритм действий в рамках данной методики:

– сформулируйте конкретную проблему, отражающую суть вашего проекта;

– запишите основные причины ее возникновения, обязательно используя слова «не» и «нет»

– расположите выделенные вами причины в ситуации «минус» по степени их значимости;

– преобразуйте причины из ситуации «минус в ситуацию «плюс»;

– сформулируйте конкретную цель, выполнение которой позволит решить (решать) проблему;

– переформулируйте выделенные Вами причины в задачи, которые следует выполнить для достижения цели;

– спланируйте (назовите) мероприятия в рамках выполнения каждой задачи;

– сформулируйте продукт и/или ожидаемый результат в рамках выполнения комплекса мероприятий по каждой задаче;

– определите ответственных лиц по каждому мероприятию;

– сформулируйте необходимые ресурсы по комплексу мероприятий в рамках каждой задачи.

Сиденко Е. А., анализируя работу по данной методике, рассматривала ее с позиции инновационных изменений в образовательных организациях, и рекомендует в работе использовать следующий формат ее общего плана:

Матрица по методике

«Зеркало прогрессивных преобразований»

1. Постановка проблемы __________________________________

2. Причины: _____________________________________________

(формулировки с «не» и «нет»)

3. Цель: _________________________________________________

4. Задачи:

5. Мероприятия, ответственные:

6. Ресурс: _______________________________________________ _____________________________________________________

7. Продукт: ______________________________________________ _____________________________________________________

8. Критерии эффективности: _______________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Требования к выполнению задания. При заполнении матрицы формулировки могут занимать гораздо больше пространства, чем на них отведено в представленном макете. Однако следует стремиться делать формулировки четкими и конкретными. Краткость и четкость формулировок не может противоречить требованию к полноте и объективности.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в пусто графах без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: четкость и емкость формулировок, соответствие теме проекта и решаемой проблеме, грамотное оформление.

Задание 2. В формате эссе предложите стратегию и технологию внедрения проект-менеджмента в деятельность вашей образовательной организации:

– дайте краткую характеристику использования проект-менеджмента в управлении образовательной организацией;

– какие «плюсы» и «минусы» в реализации проектного подхода заслуживают (или могут заслуживать) пристального внимания со стороны менеджмента образовательной организации;

– какие направления в функционировании и развитии образовательной организации целесообразно перевести на проектное управление;

– аргументируйте основные положения, способы и методы перевода определенного направления деятельности на проектное управление;

– опишите возможные сопротивления (внутренние, внешние) и разработайте меры по их предотвращению.

Эссе – сочинение в свободной, индивидуально-авторской манере изложения по какому-либо конкретному поводу, в котором индивидуальные впечатления и соображения по рассматриваемому вопросу преподносятся с использованием исчерпывающих трактовок, суждений, умозаключений.

Требования к выполнению задания. При написании эссе обратите внимание на следующих его признаки:

– уточните, конкретизируйте вопрос (тему), которому в эссе будет уделено внимание. Сочинение, содержащее анализ широкого круга проблем, не является эссе;

– эссе выражает индивидуальную позицию автора и заведомо не претендует на исчерпывающую характеристику рассматриваемого вопроса;

– эссе предполагает субъективное, нередко эмоционально окрашенное суждение в публицистической, научно-популярной, философской, историко-биографической, литературно-критической или художественно-литературной форме;

– в содержании эссе прежде всего оценивают личностные особенности автора – мировоззрение, мысли, чувства.

Рекомендуемый объем эссе 3–5 страниц.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (14 пт), интервал – 1,5, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: логичность, образность, емкость формулировок, грамотное использование терминологии, наличие суждений, опирающихся на личностную аргументацию, грамотное оформление.

Задание 3. В рамках реализации проекта, актуальным управленческим решением является грамотная разработка контрольно-диагностических процедур или мониторинга.

Мониторинг хода реализации проекта основан на контроле выполнения плана реализации проекта и включает следующие процедуры:

– разработка календарно-сетевого плана текущей отчетности в ходе реализации проекта и предоставлении промежуточных результатов;

– организация контрольно-оценочных действий на каждом этапе реализации проекта;

– диагностика эффективности ресурсного обеспечения проекта;

– диагностика и анализ выявленных отклонений от плана реализации проекта;

– анализ эффективности регулятивно-коррекционных действий по итогам анализа отклонений;

– осуществление процедур текущего контроля, своевременное выполнение сроков и условий эффективной реализации проекта;

– оценка эффективности информационных потоков в процессе реализации проекта и т.п.

Чек-лист – инструмент, содержащий перечень контрольных заданий, критериев, подробный план, с помощью которых становится понятной последовательность действий обеспечивающих качество работы.

Чек-лист должен быть четким, простым и кратким, соответствовать реальному процессу работы.

Создание рабочего чек-листа предполагает разложение каждой операции на составляющие, чем подробнее, тем лучше.

Предлагаем заполнить чек-лист по мониторингу реализации разработанного вами или вашими коллегами реального проекта. Рассчитайте необходимое количество шагов и соответствующих критериев оценки последовательности выполнения программы проекта. Дайте наименование чек-листа.

Образец чек-листа

Требования к выполнению задания. При выполнении задания учтите основные правила работы с чек-листом:

– структурируйте порядок действий, выполнение которых необходимо для осуществления мониторинга реализации проекта;

– разделите всю работу, связанную с мониторингом, на отдельные этапы (в каждом этапе – только одно конкретное действие);

– используйте четкие, лаконичные, понятные и емкие формулировки критериев оценки действий на каждом этапе.

Требования к оформлению. Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: соответствие формулировок общей теме чек-листа и этапам реализации мониторинга за ходом выполнения проекта, четкость, однозначность понимания и достаточность формулировок критериев, грамотное оформление.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Дайте общее описание понятия «технология».

2. В чем особенности технологического подхода в педагогическом проектировании?

3. Какие технологии используются при проектировании и реализации проектов в сфере образования?

4. Назовите основные этапы в технологии педагогического проектирования?

5. Назовите и опишите технологии презентации проектов, которые используются в сфере образования

6. Дайте характеристику наиболее значимых технологий в осуществлении контрольно-диагностических процедур за ходом проекта.

7. Сформулируйте существенные признаки инновационного проекта.

8. Приведите примеры инновационных проектов в сфере образования на разных уровнях их проектирования и реализации:

– федеральный уровень;

– региональный уровень;

– уровень образовательной организации.