Текст книги "Проектный менеджмент в образовательной организации"

2.2. Основы командного взаимодействия – работа команды проекта

Коллектив – это не какая-то безликая масса. Он существует как богатство индивидуальностей. И если воспитатель надеется, что воспитывающая сила коллектива прежде всего в организационных зависимостях, в подчинении и руководстве, его надежды не оправдаются. Воспитывающая сила коллектива начинается с того, что есть в каждом отдельном человеке, какие духовные богатства имеет каждый человек, что он превносит в коллектив, что дает другим, что от него берут люди. Но богатство каждой личности – это только основа полноценной, содержательной жизни коллектива.

В. А. Сухомлинский (1918–1970 гг.), советский педагог-новатор, детский писатель, «Рождение гражданина»

Успех и эффективность реализации любого проекта – результат грамотной организации взаимодействия субъектов, привлекаемых к его разработке и реализации. Наиболее активные участники проекта соорганизуются и составляют команду проекта.

Команда проекта – одно из ключевых понятий в управлении проектами. В современном менеджменте используется несколько терминов, характеризующих тот или иной уровень группового взаимодействия людей: группа, социальная группа, коллектив, команда.

Наиболее распространенные представления о группе основываются на трактовках, которые даны в социологии и психологии исходя из этимологии данного понятия. Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. в широко известной публикации «Толковый словарь русского языка» термин «группа» в соотнесении к человеческому сообществу описывают как «…совокупность людей, объединенных общностью интересов, профессии, деятельности…»

Аналогичные по сути определения даны в толковых словарях русского языка известных отечественных лингвистов Ефремовой Т. Е. и Ушакова Д. Н. где группа рассматривается как достаточно постоянное устойчивое объединение людей, для которых характерны определенные жизненные ориентации, отношения, нормы поведения, а основа их объединения – совместная деятельность.

В работах социологов Козлова А. С., Степаненко Е. В. группа рассматривается как «…некоторая совокупность людей, рассматриваемых с точки зрения социальной, производственной, экономической, бытовой, профессиональной, возрастной и иной общности. [91, С 26]. Целенаправленная организация группового сообщества в определенной социальной среде именуется как социальная группа. Социальная группа – относительно устойчивая «…совокупность людей, имеющая общие интересы, ценности и нормы поведения, складывающиеся в рамках исторически определенного общества» [83, C.346].

Анализ различных интерпретаций объединений людей показал, что термин коллектив используется при характеристике группы совместно работающих лиц, в которой люди взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждый оказывает влияние на других и одновременно находится под его влиянием.

Более высокий конструктивный и продуктивный уровень развития групповой динамики характеризует команду.

Команда – трудовой коллектив с высоким уровнем сплоченности, приверженности всех работников общим целям и ценностям организации.

Для членов команды характерны единство намерений, общие установки и подходы к работе, проявление взаимной ответственности. Во главе команды – лидер, идейный вдохновитель, авторитет которого складывается не только на основе профессиональной компетентности, но и на особых личных качествах, которые характеризуются одним термином – харизма. Он ставит задачу и распределяет работу между ее членами [25].

В современной образовательной организации командный подход в управлении достаточно популярен и активно используется для решения многих реальных проблем, реализации стратегических направлений Программы развития. Командный менеджмент рассматривается как эффективный инструмент в обеспечении устойчивого развития педагогического коллектива.

Следует также отметить, что в качестве предмета научных исследований и в практике деятельности успешных организаций рассматривается потенциал командного подхода в организации процесса управления, при котором формируется управленческая команда.

Команда в управлении – коллектив единомышленников, сплоченных вокруг своего лидера, который одновременно является и высшим должностным лицом в данной организации.

В проектном менеджменте в качестве главных обычно рассматриваются две задачи:

– формирование команды проекта;

– организация эффективной работы команды проекта [25, 54, 66, 73, 74, 97, 105 и др.].

Команда проекта – это группа сотрудников/людей, непосредственно работающих над осуществлением программы, проекта и подчиненных руководителю/лидеру, несущему основную ответственность за качество его реализации. Команда проекта – категория значительно более узкая и конкретная, чем участники проекта.

Команда проекта – одно из главных понятий в управлении проектами, основной элемент организационной структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Команда проекта создается из специалистов организации на период разработки и реализации проекта и после его завершения распускается. Работу в команде проекта обычно предлагает лидер, который изначально принимал участие в инициации и разработке основных положений концепции, замысла проекта. Лидер команды определяет численный и качественный состав с учетом комбинации необходимых компетенций для конкретного проекта: специальных(профессиональных), обеспечивающих качество выполнения определенных функций, навыки/опыт информационно-аналитической работы, принятия решений, культура межличностных отношений, как условие конструктивной/продуктивной коммуникации в команде. Лидер рассматривает варианты и согласует ролевые позиции, организует и регулирует процесс командного взаимодействия, координирует усилия членов команды и т.п. Чаще всего в образовании лидер команды проекта – это и есть проект-менеджер. Однако, как показывает практика, допускается и разделение данных функций между двумя субъектами:

– лидер команды – идейный вдохновитель, творческий координатор, мотиватор и т.п.;

– руководитель проекта – организация, координация, регламентация обеспечение непрерывности процесса т.п.

Выстраивание командного взаимодействия, методы и технологии командной работы, организационная командной культуры – актуальные задачи в работе проект-менеджера, так как от их успешного решения зависят и эффективность, и результаты реализации проекта.

В управлении командой можно выделить три основных вектора с определенным содержанием в деятельности проект-менеджера:

– работа по формированию и развитию команды сопряжена с определением, прежде всего, организационной структуры команды проекта, с конкретизацией и определением зон ответственности и полномочий каждого члена команды. Основные задачи в рамках данного направления связаны с обеспечением развития организационной культуры команды – принятие и разделение всеми членами команды общих идей, ценностей, норм отношений, сплоченность, формирование консолидирующих команду традиций и т.п.;

– работа по организации деятельности команды предполагает организацию условий для коммуникаций, для эффективной совместной и индивидуальной работы, проведение обсуждений, совещаний, переговоров, согласований, формирование деловой и корпоративной культуры и т.п.;

– управление персоналом команды предполагает решение целого комплекса кадровых вопросов от кадрового учета и управления рабочим временем, системой мотивации, стимулирования и вознаграждений до разработки и реализации стратегии кадровой политики, развития кадров через организацию различных форм профессионально-личностного роста специалистов и их социально-психологической поддержки.

Базаров Т. Ю., Грабенко Т. М., Жуков Ю. М., Журавлев А. В., Зинкевич-Евстигнеева Т. Д., Муругова Е. Г., Фролов Д. Ф. и др. в процессе формирования и развития команды проекта выделяют несколько стадий или этапов, сущность которых можно представить следующими периодами:

– адаптационный период связан с организацией (проведением специальных мероприятий) развернутого знакомства потенциальных кандидатов в члены команды, в процессе которого люди открывают для себя личностные и деловые (профессиональных) качества друг друга. Это необходимо даже если, члены образующейся команды вышли из одного трудового коллектива. Привлечение интереса к себе и проявление интереса к другим, установление эмоционально обогащенных контактов в процессе игровых упражнений, тренингов обеспечивает притирку членов команды, что важно для подлинного обсуждения целей и методов совместной работы в рамках проекта.

– согласование и структурирование работ, полномочий, ответственности – этот период начинается с обсуждения условий и правил совместной деятельности, установление деловых отношений в решении основных задач проекта. Члены команды изучают основные характеристики идеи проекта, участвуют в обсуждении альтернатив, окружения, ресурсов проекта, возможных рисков, вырабатывают совместный план и график выполнения основных работ, форм и видов промежуточного и итогового контроля и отчетности;

– период максимально активной и продуктивной работы по реализации проекта всех членов команды

– период завершения проекта и формального распада команды или начала нового проекта

Полагаем, управление командой проекта может выстраиваться на принципах социального менеджмента. Одним из примеров описания таких принципов могут служить исследования Власенко Л. В., Голомазовой Т. Н., Ивановой З. И., Предко И. Д. Авторы выделяют три основных принципа в управлении командой:

– принцип прямого участия в решении управленческих задач, когда в обсуждении актуальных проблем и альтернатив принимают участие не только лидер команды и ее члены, но и практические реализаторы (участники) проекта;

– принцип непрерывного обеспечения управления – обеспечение управления на всех стадиях от формулирования идеи, замысла и целей проекта до их практического воплощения;

– принцип технологизации управленческой деятельности предусматривает четкую алгоритмизацию всех процедур и операций, координацию и синхронизацию деятельности всех участников проекта.

В проектном менеджменте особо подчеркиваются следующие достоинства командной работы:

– высокая эффективность деятельности;

– профессиональное и социальное развитие каждого;

– выработка новых конструктивных идей;

– быстрота реакции в критических ситуациях;

– более качественная работа со всеми субъектами образовательного процесса;

– уверенность в себе и коллективе каждого члена команды;

– снижение стресса для всех членов команды;

– улучшение психологической обстановки и качества жизни на рабочем месте.

Таким образом, в процессе разработки и реализации различных проектов и программ грамотная организация команды проекта, слаженность ее деятельности, жизнеспособность групповой динамики предопределяют не только успех проекта, но и содействуют формированию комфортного психологического климата в коллективе, творческого настроя и корпоративной преданности организации;

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ И УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Одной из главных проблем проектного менеджмента является работа в команде. Организация совместно-творческого командного взаимодействия выстраивается на принципах конструктивности и продуктивности взаимоотношений между всеми членами команды. Важно, чтобы все члены команды были четко ориентированы на реализацию совместной деятельности в рамках реализации цели проекта.

Заполните таблицу, в которой указаны типичные проблемы команды, дополнив графу «Конструктивные действия».

В процессе выполнения задания:

– убедитесь, что проблема понятна;

– найдите адекватный способ решения проблемы;

– определите конкретные шаги и по возможности ответственного за выполнение конкретных мероприятий или действий.

Требования к оформлению.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: полнота представленной информации, актуальность и объективность предлагаемых действий, грамотное оформление.

Задание 2. Разработайте регламент взаимодействия проектного отдела и менеджера проекта в процесс формирования команды проекта.

Регламент взаимодействия – это совокупность правил, определяющих порядок деятельности и взаимодействия в рабочей группе или коллективе. Регламент может носить статус локального акта, если его положения рассматриваются и утверждаются на общем собрании коллектива. Регламент – продукт командной работы, поэтому при его разработке рациональна организация творческой группы или проведение коллективной мыследеятельности членов команды проекта.

Основные рекомендуемые структурные части регламента (как документа):

1. Общие положения.

1.1 Формирование команды проекта (далее-Регламент) определяет порядок осуществления действий при взаимодействии между подразделениями в … (указать наименование организации; далее – Организация).

1.2 Требования и правила Регламента распространяются на … структурные подразделения организации: …

1.3 Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом…

1.4 Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Сотрудники организации, вновь принятые на работу должны быть ознакомлены с Регламентом в соответствии с порядком контроля исполнения документов в организации.

2. Описание процесса.

2.1 Владелец процесса – (старший проект-менеджер) опишите функции.

2.2 Участники процесса – проект-менеджеры.

2.3 Вход процесса – запрос на человеческие ресурсы.

2.4 Выход из процесса – утвержденные участники команды.

3. Ключевые показатели результативности процесса. (соблюдение сроков, соблюдение бюджета и т.д.)

4. Ответственность.

Все участники проекта несут полную ответственность за результаты проекта. И далее опишите ответственность каждого за…

5. Способ контроля.

Владелец процесса осуществляет контроль, следит за своевременным выходом на проект, результативностью работы и оплаты труда на основании ключевых показателей работы.

6. Взыскания и поощрения.

Опишите, какие именно взыскания за невыполнение регламента применимы к сотрудникам Организации.

Опишите, какие именно поощрения и как осуществляются в Организации.

7. Процедура оценки вклада сотрудника в проект.

Опишите методы оценки вклада сотрудника в проект.

Требования к выполнению задания. Самое распространенное описание регламента – это совокупность правил, регламентирующих какую-нибудь деятельность. По сути регламент – это документ, в котором перечислены и описаны последовательные действия на каждом этапе организации и реализации деятельности в рамках конкретной программы или процедуры.

Обращаем внимание, что регламент работы команды проекта должен соответствовать общим внутриорганизационным принципам, не противоречить нормативным и правовым актам, согласно которым осуществляется деятельность образовательной организации

Допускается выполнение данного задания группой 2–4 человека.

При разработке регламента работы команды рекомендуется коллегиальное обсуждение каждого положения с привлечение кооптированных специалистов, владеющих практикой нормотворчества в сфере образования.

Требования к оформлению. Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: соответствие регламента нормативным правовым документам, четкость и емкость формулировок, объективность и полнота представленных требований и правил, грамотное оформление.

Задание 3. Вы – менеджер проекта. Ваша команда успешно вошла в стадию реализации проекта и работает достаточно слажено, но под постоянным Вашим контролем. Вы вынуждены на некоторое время по не зависящим от вас причинам покинуть команду проекта на неделю. Однако, остановка работ может привести к серьезным проблемам в организации для которой данный проект является приоритетным.

Как вы построите работу вашей команды во время вашего отсутствия в течение недели?

Разработайте операционный план действий, или любой другой вид документации, который позволит сохранить темп и результативность работы команды.

Обоснуйте ваше решение. В ответе можете использовать пример, который вы, например, наблюдали или получили из информационного источника.

p/s. По результатам выполнения данного задания предполагается собеседование на семинарском (или практическом занятии)

Задание 4. Один из показателей эффективности деятельности проект-менеджера является способность своевременно и грамотно принимать правильные управленческие решения. Управленческие решения зачастую связаны со срочностью (оперативностью) в определении:

– состояния управляемого процесса и возможностью его оптимизации в конкретный временной период;

– контрольных действий по эффективности использования ресурсного обеспечения как в текущем и последующих процессах, способов их интенсификации;

– приемов и средств купирования внешних и внутренних негативных факторов;

– рокировки кадрового обеспечения процесса.

Грамотное принятие управленческого решения требует активной мыслительной деятельности и проявления воли менеджера. При этом не менее значимо – четкое разделение ежедневно поступающих задач на срочные, важные и актуальные.

Менеджер проектов в начале рабочего дня получает пять писем-задач одновременно следующего содержания:

1. Один из членов команды обратился с вопросом, требующим внимания менеджера проектов не более 3–5минут.

2. Разработчик проекта просит дать номер заказчика проекта.

3. Один из членов команды предложил интересную идею по реализации проекта, которую можно обсудить с руководителем проектного офиса, который свободен сейчас.

4. Руководитель проектного офиса поставил задачу, требующую решения в ближайшие сроки, но не позднее текущего дня и требующую не менее двух часов рабочего времени менеджера проекта.

5. Требуется разобраться с конфликтной ситуацией, затрудняющей реализацию графика проекта на сегодняшний день, возникшей в результате переписки двух участников команды проекта.

Поясните, в какой последовательности менеджер проектов должен решать данные задачи. Ответ обоснуйте.

Требования к выполнению задания. Последовательность решения представленных задач должна быть аргументирована с учетом:

– целевой направленности проекта,

– актуальности выбора для решения проблемной ситуации,

– необходимости и своевременности управленческого воздействия.

Требования к оформлению. При выполнении задания допускается любая форма в описании содержания последовательности действий проект-менеджера.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (14 пт), интервал – 1,5, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: соответствие регламента нормативным правовым документам, четкость и емкость формулировок, объективность и полнота представленных требований и правил, грамотное оформление.

Задание 5. Установите и обоснуйте, какой тип команды необходим при реализации вашего (ваших коллег) проекта, согласно приведенной классификации. Выбор поясните.

Более подробно классификация команд дана в учебном пособии Бакша Н. В. «Антикризисное управление» [20] и кратко представлена в таблице 3.

Таблица 3

Описание команд различного типа (по Бакша Н. В.)

Задание может быть выполнено в стиле делового эссе или подготовки небольшого выступления на профессиональном сообществе по командному менеджменту.

Деловое эссе – текстовое оформление профессионально-личностной позиции на актуальную тему или по вопросу, требующему разъяснений с опорой на опыт и личностно-ценностные установки/ориентации. При написании эссе философский стиль рассуждений является основным.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Какие две самые главные задачи стоят пред проект-менеджером при организации работы над проектом?

2. В чем заключается суть команды?

3. Определите различия в характеристике понятий «группа», «социальная группа», «коллектив», «команда».

4. Кто такие участники проекта и команда проекта – в чем разница между этими понятиями?

5. Назовите основные подходы к формированию команды проекта.

6. Какие характеристики команды относятся к основным?

7. Назовите основные периоды в развитии команды проекта.

8. Дайте характеристику основным принципам управления командой.

9. Назовите достоинства командной работы.