Текст книги "Проектный менеджмент в образовательной организации"

3.2. Управление коммуникациями в проекте

«Исход крупных дел часто зависит от мелочей».

Публий Овидий Назон, древнеримский поэт

Коммуникации в аспекте управления организацией или управления деятельностью персонала рассматриваются не только как процесс и результат обмена информацией внутри организации – между людьми, группами и т.п., но и как процесс взаимодействия с внешними организациями, партнерами, заинтересованными лицами.

Коммуникации не ограничиваются накоплением, систематизацией и распространением актуальной для организации информацией. Коммуникации – это, прежде всего, процесс взаимодействия между людьми, целесообразность, конструктивность и продуктивность которого оказывают существенное влияние на эффективность управления организацией в целом.

В национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500–2014 «Руководство по проектному менеджменту» коммуникации определяются как предметная группа процессов; управление коммуникациями проекта включает процессы, необходимые для планирования и управления коммуникациями, а также для распространения информации, относящейся к проекту.

Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г. описывают управление коммуникациями проекта как управленческую функцию, направленную на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и документации [56].

Целевые характеристики коммуникации в проектном менеджменте могут быть представлены следующим образом:

– организация информационных потоков между субъектами управления (при условии реализации коллегиального, корпоративного управления), между субъектом и объектом управления;

– оптимизация эмоционального и интеллектуального обмена деловой проектной информацией;

– развитие профессионально-личностных связей между членами команды проекта;

– формирование общности внутри командных установок, взглядов и отношений;

– организация совместно-творческого единства и слаженности в работе команды проекта.

В классическом менеджменте при описании коммуникации выделяют:

– несколько видов коммуникации: вертикальная и горизонтальная, вербальная и невербальная, формальная и неформальна, эмфатическая и интеллектуальная, межличностная и организационная;

– формы коммуникации: письменная, устная, электронная, видео;

– средства коммуникации: документы, речь, электронные (видео– и телекоммуникационные) средства связи и т.п.

Компонентный состав процесса коммуникации включает:

– отправителя информации (отдельный человек или группа, передающие информацию;

– формат информации (текстовый документ (материал), устное, письменное, видео– или теле сообщение);

– способ передачи (почта (в том числе и электронная рассылка), непосредственно при встрече или опосредованно через курьера или третье лицо;

– знаково-символическое сопровождение информации, подчеркивающее смысл и значение сообщения (в том числе сопроводительные речь, мимика, жесты, условные сигналы, стикеры и т.п.);

– контекст коммуникации (внешняя обстановка, определенная ситуация, среда) – ассоциативно-смысловое наполнение информации;

– адресат, получатель информации;

– внешние и внутренние помехи, искажающие смысл информационного сообщения;

– обратная связь – отклик адресата на получение информации.

В национальном стандарте управление коммуникациями включает: планирование коммуникаций; распространение коммуникаций; управление коммуникациями (см. Таблица 6).

Процесс планирования коммуникаций в проект-менеджменте подробно описан в РМВОК. При разработке любого процесса в управлении проектами вы можете воспользоваться материалами Руководство по управлению проектами, которые представлены на портале Бюро проектов – URL: http://projectbureau.ru/standard/ pmbok6 (дата обращения: 01.02.2019)

Таблица 6

Планирование коммуникаций

Планирование коммуникаций является составной частью плана проекта и в зависимости от проекта проводится детализация.

План коммуникаций содержит:

– требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

– сведения о передаваемой информации;

– имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

– имя сотрудника или группы (получателей информации);

– методы и технологии, используемые для передачи информации;

– частоту коммуникации;

– схему передачи по инстанциям, определяющую сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни;

– метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями;

– глоссарий общепринятой терминологии.

Своевременное распространение информации участникам проекта осуществляется путем ведения переговоров, проведения расширенных совещаний, осуществление телефонных звонков, рассылкой по электронной почте и др.

Совещания являются основными инструментами коммуникации в проектном управлении, так как участники совещаний имеют возможность обмена информацией, подробностями текущей работы, выявляются проблемы, распределяются дальнейшие обязанности.

Принципами эффективного проведения совещаний являются:

– проведение совещаний в строго назначенное время;

– вначале обсуждается повестка, предварительно утвержденная всеми участниками совещания;

– фиксирование возникших вопросов, на которые нет возможности найти безотлагательное решение;

– наличие знаний по психологии коммуникаций у руководителей (модераторов) совещаний в целях создания конструктивной атмосферы.

Адекватному, правильному восприятию коммуникации нередко препятствуют межличностные барьеры. Прежде всего, это барьер восприятия информации, что связано с личностной интерпретацией сообщения в пространстве индивидуальных контекстов – условностей, шаблонов, конфликтов между сферами компетентности и т.п. Негативно на процессе коммуникации сказываются так называемые семантические барьеры – неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, выражений, паралингвистических (тон, темп, чистота) и невербальных факторов речи (мимика, жесты, поза, взгляд). И, конечно, барьером в коммуникационном процессе является умение грамотно принимать информацию – слушать, обдумывать, готовиться к ответу информатору на его сообщение. Так, правила эффективного слушания в управлении коммуникациями проекта не менее важны, чем правила подачи или передачи информации.

Манфред Геллерт и Клаус Новак в своей работе «Все о командообразовании: руководство для тренеров» в качестве основных и обязательных правил на командных собраниях предложили следующие:

1. Сначала слушать, потом говорить.

2. Подвергать конструктивной критике и принимать ее.

3. Жестко относиться к делу – корректно по отношению к человеку.

4. Не принимать роль «Адвоката дьявола», не позволяя ему доминировать в процессе.

5. Убеждения и консенсус вместо уговоров и сглаживания.

6. Открыто оперировать любой релевантной информацией.

7. Моделировать и визуализировать.

8. Ни одного проекта без плана действий и документации. [31]

Боронина Л. Н. и Сенук З. В. приводят основные правила организации коммуникации [24]:

– объясняйте смысл действий;

– рассказывайте о проекте;

– создавайте нужную информационную картину для стейкхолдеров (или ее иллюзию);

– убеждайтесь, что вас правильно поняли;

– информация должна иметь нужную степень детализации;

– избегайте лишних коммуникаций;

– используйте невербальные коммуникации;

– контролируйте коммуникации.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ И УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Постройте матрицу коммуникаций реализуемого вами (вашими коллегами) проекта.

Матрица коммуникации (communication matrix) – общая структура запланированной коммуникации с участниками (заинтересованными лицами) проекта.

Примечание – Матрица коммуникации охватывает всех участников проекта, а также запланированные мероприятия в части коммуникации, содержания, интервалов и объемов процессов коммуникации. (ГОСТ Р 56715.5-2015 Проектный менеджмент. Системы проектного менеджмента. Часть 5. Термины и определения [URL: http://docs.cntd. ru/document/1200127269 (дата обращения: 02.02.2019)])

Образец матрицы

Матрица коммуникаций проекта

Требования к выполнению и оформлению задания. При заполнении матрицы учитывайте целесообразность информационных потоков для обеспечения качества реализации проекта. При оформлении задания в начале файла укажите:

– наименование проекта;

– основные данные (ФИО, должность и роль в команде проекта) о членах команды проекта.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: однозначность понимания и достаточность формулировок информационных потоков, грамотное оформление.

Задание 2. Разработайте план управления коммуникациями проекта.

Выберите проект реализуемый (или проектируемый) вами, или вашими коллегами. Определите состав участников проекта. В соответствии с матрицей коммуникаций проекта составьте график выполнения работ и подготовьте план коммуникации.

План управления коммуникациями – это документ, который регламентирует все информационные процессы в ходе реализации проекта.

План управления коммуникациями может включать:

– перечень всех членов команды проекта, в котором могут быть указаны имена (ФИО), должность, роль и контактные данные;

– используемые способы передачи информации (совещания, консультации, телефонные и видео– сообщения, электронные рассылки и т.п.)

– вид, форма, характер информации и ее использование в разработке и принятии последующих решений, – сроки предоставления (получения) информации – регулярность, требования к коммуникации;

– процесс обратной связи (как к кому и в каких случаях обращаемся за необходимыми разъяснениями).

При выполнении задания вы можете воспользоваться материалами, расположенными на сайте «Проектная практика» [URL: https://pmpractice.ru/knowledgebase/shablony_dokumentov_po_ up/) (дата обращения: 02.02.2019)]. На сайте представлены шаблоны разных документов по управлению проектами, в том числе и план коммуникаций.

Требования к выполнению и оформлению задания. При выполнении задания вы можете воспользоваться любым шаблоном планирования коммуникации при реализации проектов. Следует указать используемый источник и соблюсти все требования к его оформлению.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (14 пт), интервал – 1, без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: соответствие теме проекта, грамотное оформление.

Задание 3

Успешным является проект если он уложился в определенные заранее сроки, бюджет, прочие ресурсы, при удовлетворенности ключевых заинтересованных сторон. Иными словами, когда выполнен железный треугольник: сроки, деньги, содержание. В центре треугольника – качество.

Грани треугольника показывают начальные договоренности, обозначенные до начала выполнения работ по проекту. Достижение удовлетворенности результатами проекта ключевыми участниками говорит об успешности проекта. Используя иерархическую структуру работ первого задания постройте диаграмму Ганта с указанием «вех», резервов времени и ресурсов.

Указания: Диаграмма Ганта это визуальный способ отображения запланированных задач и контролирования даты начала и окончания проекта. Каждая задача в диаграмме обозначается прямоугольником, длина которого показывает сколько времени займет его выполнение. Построение диаграмм Ганта является распространенным и эффективным инструментом в управлении проектами, позволяющим ускорить понимание проекта.

Диаграмму Ганта можно выполнить и в Excel, используя пошаговую инструкцию [URL: https://fd.ru/articles/158761-kak-postroit-diagrammu-ganta-v-excel].

Требования к выполнению и оформлению задания: при заполнении диаграммы Ганта без использования электронных средств, Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (14 пт), интервал – 1,5 без дополнительных интервалов между абзацами.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Абзац (отступ) в тексте – 1,25.

Критерии оценивания: соответствие требованиям к разработке проекта, грамотность в оформлении.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Дайте описание основных компонентов процесса коммуникации

2. Что представляет собой процесс коммуникации в образовательной организации?

3. Какова роль коммуникации в управлении проектами?

4. Назовите виды, формы и средства коммуникации в образовательных организациях

5. Дайте пояснение к целевым характеристикам коммуникации в проектном менеджменте.

6. Из чего состоит план коммуникации?

7. Сформулируйте правила эффективной коммуникации для команды вашего (или вашей организации) проекта.

3.3. Управление рисками проекта

«То, что можно предвидеть, можно предотвратить»

Чарльз Майо американский хирург, один из основателей клиник Майо (1865–1939).

Проектное управление невозможно без управления рисками. К рискам в управлении проектами относят условия, либо события, которые могут оказать позитивное или негативное воздействие как на процесс, так и на результаты проекта.

В проектном менеджменте важно определить (предусмотреть) возможные риски, оценить их вероятность, возможный ущерб и, при возможности, заложить средства на минимизацию выделенных рисков.

Проект имеет временные рамки с ограниченным форматом деятельности. Опасное событие в течение этой ограниченной деятельности может не появиться вообще или будет иметь другую вероятность появления.

Риск в проектной деятельности – вероятное событие, в результате которого субъект, принявший решение, теряет возможность достичь запланированных результатов проекта или его отдельных параметров, имеющих временную, количественную и стоимостную оценку.

Предрасположенность проекта к риску на практике означает склонность некоторых людей к принятию рискованных решений. Именно для этой категории менеджеров проектов и программ, членов проектной команды актуально освоение технологии управления рисками.

Планирование управления рисками включает последовательность действий и процедур, связанных с выбором подхода, планированием и выполнением операций по управлению рисками проекта. Основные этапы управления проектными рисками:

– Идентификация рисков – определение того, какие риски могут повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик.

– Качественный анализ рисков – расположение рисков по степени их приоритета для дальнейшего анализа или обработки путем оценки и суммирования вероятности их возникновения и воздействия на проект.

– Количественный анализ рисков – количественный анализ потенциального влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта.

– Планирование реагирования на риски – разработка возможных вариантов и действий, способствующих повышению благоприятных возможностей и снижению угроз для достижения целей проекта.

– Мониторинг и контроль в управлении рисками – отслеживание идентифицированных рисков, мониторинг остаточных рисков, идентификация новых рисков,

Разработка альтернатив регулирования и коррекции процессов, связанных с последствиями риска – исполнение планов реагирования на риски и оценка их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта.

На сегодняшний день в образовании возможна качественная оценка рисков, которая состоит в выявлении, идентификации рисков проекта, определении и описании источников и факторов, в описании возможного ущерба, возможности возникновения, мер по снижению или предотвращению.

Проведенная деятельность по управлению рисками становится частью документации по проекту, учитывается при разработке плана управления проектом.

Так, например, внесение рисков в список, ранжирование, обозначение мероприятий можно описать в матрице рисков.

Последовательное заполнение столбцов и строк матрицы рисков и их выполнение соответствует бинарным функциям управления (Шамова Т. И., Третьяков П. И.), направленных на обеспечение целенаправленности и организованности процессов в управляемом объекте.

Таблица 7

Соответствие этапов управления риском и бинарных функций управления (по Шамовой Т. И. и Третьякову П. И.)

Направлениями снижения рисков в практической деятельности организации являются:

– снижение каждого риска, вызванного конкретной идентифицированной опасностью путем принятия мер;

– общее снижение рисков путем совершенствования управленческих решений.

Принятие решений по результатам анализа потенциальных рисков выполняется по следующему алгоритму. При проведении оценки потенциальных рисков проекта следует ответить на вопросы: «Риски управляемы?», «Каковы затраты (какова «стоимость») снижения или предупреждения риска в управлении проектом?».

При положительном ответе следует осуществлять разработку плана по минимизации или избегании рисков. При отрицательном ответе следует разобраться с пониманием насколько данные риски велики. Если анализ показывает высокие потенциальные риски, то после доклада заказчику проекта по результатам анализа проект останавливают. При незначительных рисках заказчик проекта также информируется о их наличии.

В современном менеджменте описано достаточно большое число методов и методик управления рисками. Однако специфика управления проектами в образовательных организациях позволяет говорить об эффективности следующих методов управления рисками:

Уклонение от риска – уклонение/избежание риска подразумевает отказ от совершения тех или иных действий, отказ от активов, характеризующихся высоким риском. Уклонение от риска применяется в исключительных случаях как способ покрытия рисков и используется, когда такое воздействие не приведет к снижению риска до приемлемого уровня, а также когда риск невозможно или неэффективно передать третьей стороне;

Снижение риска – воздействие на риск путем снижения вероятности реализации риска и (или) снижения негативных последствий в случае реализации риска в будущем;

Перенос (перераспределение) риска – передача или частичная передача риска другой стороне, позволяющая уменьшить негативное влияние на достижение целей образовательной организации;

Принятие риска – образовательная организация допускает возможное наступление неблагоприятных последствий риска с определением конкретных источников покрытия ущерба от таких последствий.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ И УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Для проекта вашей выпускной (курсовой) работы попробуйте определить основные риски. Определите вероятность и тяжесть рисков и составьте матрицу рисков (используйте стандарт ФЕРМА [URL: http://www.rrms.ru/upload/common/ doc/Doc-pdf_RU_2005.pdf (дата обращения: 23.01.2019)]).

Какими методами и на основании каких данных можно управлять рисками вашего проекта?

Порядок выполнения работы:

1. Выделите и сформулируйте основные риски проекта.

2. Определите порядок/последовательность описания рисков по степени их значимости для проекта.

3. Оставьте 3–5 наиболее важных, по вашему мнению, рисков проекта (всеми рисками управлять нельзя).

4. Заполните матрицу рисков. При заполнении матрицы можно воспользоваться методическими указаниями Савенковой Е. В. Анализ и оценка рисков: методические указания к практическому занятию по дисциплине «Управление рисками в образовании» [71].

Владелец риска – это лицо, отвечающее за управление риском (реализацию мероприятий, мониторинг риска).

Образец матрицы

Матрица рисков

Требования к оформлению задания. Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (14 пт), интервал – 1,5 без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: четкость и ясность формулировок, грамотное оформление.

Задание 2. Познакомьтесь с приведенной ниже информацией и выполните задание.

Кейс «Проектная команда»

Ситуация. В образовательной организации реализуется проект по созданию внутри школьной информационно-образовательной социальной сети, требующий приложения усилий достаточного количества участников.

Проектная команда образовательной организации разделена на три группы:

– первая находится в главном корпусе, рядом с администрацией,

– вторая – в одном из корпусов образовательного комплекса (три остановки на общественном транспорте),

– третья группа проектной команды расположена в образовательной организации, находящейся в другом городе (сетевое взаимодействие между образовательными организациями).

Определите ключевой риск в данном задании.

Предложите потенциальные меры для того чтобы избежать данного риска в подобной ситуации при реализации других проектов.

Требования к выполнению и оформлению задания.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1,5 без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: однозначность понимания и достаточность формулировок, грамотное оформление.

Задание 3. Объединитесь в группу (3–6человек). Предложите собственный проект. Разработайте план управления содержанием данного проекта по предложенному плану:

– Цели проекта (на что направлен проект?)

– Краткое описание проекта и его обоснование

– Требования к проекту со стороны заказчика, заинтересованных сторон и др.

– Основные этапы проекта и соответствующие им продукты (результаты) проекта

– Критерии приемки продуктов (результатов) проекта (результата каждого этапа и перечень критериев его приемки)

– Допущения и исключения, касающиеся продуктов проекта

– Иерархическая структура работ (ИСР/WBS)

– Описание процесса приемки результатов проекта заказчиком

– Описание процессов контроля содержания (достигнуты ли все результаты) и изменения содержания проекта.

Рекомендации:

Иерархическая структура работ WBS (Work Breakdown Structure) представляет собой схему, в которой задачи проекта отражают отношение друг к другу и к проекту в целом.

Структура декомпозиции работ позволяет делить проекты на легко управляемые компоненты.

Основные этапы разработки простой иерархической структуры работ:

1. Концепция проекта (предложение, описывающее концепцию и функции проекта).

2. Выделение ключевых этапов.

3. Определение конечных результатов.

4. Разделение конечных результатов на управляемые задачи.

5. Назначение ответственных за каждую часть работ.(см. Рис. 1 )

Рис. 1. Иерархическая структура проектных работ.

Требования к выполнению и оформлению задания.

Оформите титульный лист проекта: название, инициалы.

Выполните задание в соответствии предложенным с планом.

Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (12 пт), интервал – 1,5 без дополнительных интервалов между абзацами. Текст в таблице без отступов.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Критерии оценивания: однозначность понимания, правильное формулирование, грамотное оформление.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Что относят к рискам в проектной деятельности?

2. Назовите и дайте характеристику основных этапов управления рисками?

3. Приведите примеры документационного обеспечения управления рисками в проектной деятельности.

4. Дайте характеристику основных методов управления рисками в образовательных системах.