Текст книги "Организация и управление бизнесом"

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Этапы организации

Бухгалтерский учет – это логически выдержанная строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий по отражению информации в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой и управленческой отчетности.

Инвентарь

Инвентарь включает в себя:

• перечень имущества (основные средства, нематериальные активы, денежные средства в кассе и на счетах в банке, готовую продукцию, незавершенное производство);

• долги – дебиторскую задолженность (покупателей, поставщиков по выданным им авансам, учредителей и т. п.);

• обязательства по признанным долгам перед различными физическими или юридическими лицами.

Стоимость активов, исчисленная по инвентарю, применяется при формировании вступительных балансов для организаций, которые по каким-то причинам не вели учет с начала деятельности. Аналогично строится восстановительный баланс в случаях, когда организации нарушают принцип непрерывности бухгалтерского учета: допускают провалы в последовательности отражения фактов хозяйственной жизни (ФХЖ) (например, утеря, хищение или уничтожение в случае пожара или стихийных бедствий значительного количества документов, которые невозможно восстановить).

Вступительный баланс

Вступительный баланс должен строиться по регистрационному документу – уставу. Начало бухгалтерского учета экономического субъекта по времени совпадает с датой регистрации устава.

Для организаций, строящих вступительный баланс по уставу в момент организации экономического субъекта, инвентарь должен содержать только перечень обязательств (долгов перед организацией) по взносам учредителей в уставный капитал и перечень имущества, реально внесенного участниками на момент регистрации устава.

Вступительный баланс строится по формуле:

Информационную основу начального баланса на новый отчетный период составляют данные заключительного баланса на конец предшествующего периода, а для вновь созданных предприятий начальный баланс совпадает со вступительным.

Журнал

Следующий этап процедуры – это перенос в журнал записей из первичных документов, служащих оправдательной основой для регистрации данных бухгалтерского учета. Все факты хозяйственной жизни регистрируются в журнале по мере их возникновения в хронологическом порядке.

В нем отражаются содержание ФХЖ и бухгалтерская проводка – специальная запись, указывающая сумму, дебет и кредит счетов, на которых надлежит зарегистрировать данные о конкретном ФХЖ.

Главная книга

Главная книга – это совокупность бухгалтерских счетов, открываемых в организации в течение отчетного периода; основная часть бухгалтерской информационной системы, в которой отражаются все объекты бухгалтерского наблюдения, обеспечивающие финансово-хозяйственную деятельность (активы, капитал и пассивы), и объекты, ее составляющие (финансово-хозяйственные процессы и их результаты).

Главная книга как этап процедуры бухгалтерского учета тоже относится к механическим этапам. Это перенос хозяйственных фактов из журнала регистрации на счета Главной книги. Цель этапа – систематизировать бухгалтерские записи (отразить системно), ранее зарегистрированные в хронологическом порядке.

Регистрация в журнале называется хронологической записью.

Оборотная ведомость

Оборотная ведомость имеет контрольное значение. Впервые оборотная ведомость была предложена Ж. Савари и применена в новоитальянской форме счетоводства. В отличие от простейшего пробного баланса, состоящего из двух граф (сальдо конечное по дебету и сальдо конечное по кредиту), оборотная ведомость представляет форму статико-динамического баланса, предусматривающего шесть граф.

Заключительный баланс

На основе оборотной ведомости путем переноса в нее сальдо счетов Главной книги составляется заключительный баланс. Дебетовые сальдо на постоянных счетах записываются в актив баланса, а кредитовые – в пассив (в статьи капитала и обязательств). В заключительном балансе показатели основных и регулирующих счетов выводятся одной строкой суммарно.

Следовательно, на данном этапе бухгалтер выводит статьи, оцененные в балансе по остаточной стоимости, а также комплексные (агрегированные) статьи, рассчитанные суммированием показателей конечного сальдо по нескольким бухгалтерским счетам, далее определяет итоговые показатели по разделам баланса и логичным показателям в оборотной ведомости.

Организация бухгалтерского учета

Организация бухгалтерского учета – это комплекс мер по упорядочению учетной работы.

Меры по упорядочению учетных работ подразделяются на:

• проводимые руководителем предприятия и способствующие повышению эффективности труда счетных работников;

• осуществляемые бухгалтерским аппаратом и направленные на обеспечение финансового контроля за деятельностью персонала.

Центральным элементом организации бухгалтерского учета, являются лица – персонал организации (агенты) и существующие между ними отношения (агентские) по поводу построения системы бухгалтерского информационного обеспечения, описанного в Положении о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерском учете

Механизм организации бухгалтерского учета.

Задачи организации бухгалтерского учета.

Положение о бухгалтерии – многопрофильный документ, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и децентрализации его разработки зависит эффективность построения и организации бухгалтерского учета на предприятии.

Положение о бухгалтерском учете

Положение представляет собой правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы службы. Положение о бухгалтерском учете относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации и имеет четко установленную структуру: общие положения, цели и задачи; функции; права и обязанности главного бухгалтера (его заместителей); взаимоотношения (служебные связи); организация работы.

Положение оформляется на бланке организации за подписью главного бухгалтера и утверждается руководителем предприятия.

Общие положения

Раздел «Общие положения» включает определение бухгалтерского учета, указание выбранной формы ведения учета, численность и штат бухгалтерии, перечень законодательно-нормативных актов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. В конце раздела указываются требования, предъявляемые к руководителю бухгалтерии.

Цели и задачи

Во втором разделе Положения излагаются цели и задачи бухгалтерии, определяющие ее функции.

Функции

Данный раздел положения раскрывает функции бухгалтерии.

Общие функции бухгалтерии:

• учет основных средств;

• учет денежных средств;

• контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации;

• эффективная организация материальной ответственности;

• ведение расчетов по заработной плате и т. п.

На каждом участке учетной работы бухгалтерии обязательны:

• применение утвержденных типовых унифицированных форм;

• своевременное и качественное заполнение первичных учетных документов;

• соблюдение установленных сроков документооборота;

• обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

• использование современных автоматизированных технологий.

На основе перечисленных функций разрабатываются должностные инструкции работников бухгалтерии.

Права и обязанности руководства

Раздел включает должностную инструкцию главного бухгалтера, составленную на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской ответственности в РФ и Положения о главных бухгалтерах, действующего с 1980 г. (в части, не противоречащей Федеральному закону «О бухгалтерском учете» и Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Главный бухгалтер назначается или освобождается от должности руководителем и подчиняется непосредственно последнему. Он несет ответственность за соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета, обеспечение контроля и отражение на счетах бухгалтерского учета всех фактов финансово-хозяйственной жизни, представление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, проведение совместно с другими службами экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности в целях выявления внутрихозяйственных резервов.

Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем предприятия документы, служащие основанием для приемки и выдачи материальных ценностей и денежных средств, расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Он не должен принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим действующему законодательству и нарушающим финансовую и договорную дисциплину. В случае поступления таких документов главный бухгалтер в письменном виде представляет докладную записку об этом на имя руководителя предприятия. Если руководитель решает все-таки принять указанные документы к исполнению, то он должен дать письменное распоряжение и нести ответственность за осуществление подобных операций.

Руководитель бухгалтерии обеспечивает сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.

С руководителем бухгалтерии согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц. На малых предприятиях главный бухгалтер может выполнять обязанности кассира.

Взаимоотношения

В разделе указываются службы, с которыми бухгалтерия взаимодействует:

• со всеми структурными подразделениями – по вопросам бухгалтерского учета;

• с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

• с отделом кадров – по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчетам заработной платы персоналу.

Организация работы

Раздел включает правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии. В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вписывается соответствующая информация.

Механизм организации бухгалтерского учета

Механизм организации бухгалтерского учета необходимо рассматривать в двух направлениях, связанных с распределением:

1) прав и обязанностей работников бухгалтерской службы;

2) прав и обязанностей участников хозяйственного процесса.

Задачи организации бухгалтерского учета

В задачи лиц, ответственных за организацию бухгалтерского учета на предприятии (руководителя и главного бухгалтера), входят следующие.

Первая группа задач – распределение обязанностей (ответственности) между работниками бухгалтерии.

Вторая группа задач – информационное содействие администрации в распределении финансовой ответственности между персоналом.

Задачи общего порядка, такие как разделение функций, выбор формы учета, утверждение плана счетов и номенклатуры объектов, подлежащих учету.

Первая группа задач

Выбор лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета

Руководитель предприятия определяет, на кого возложить ответственность за ведение бухгалтерского учета. Так, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» он может:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; – ввести в штат должность бухгалтера;

•передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

• вести бухгалтерский учет лично.

Определение должностных обязанностей работников бухгалтерии

Руководителем согласно Положению о главных бухгалтерах определяются порядок назначения и увольнения главного бухгалтера, его полномочия. Главным бухгалтером утверждаются график документооборота, формы и сроки сдачи учетных регистров, устанавливаются перечень должностных обязанностей и ответственность бухгалтеров, система разделения их труда.

Выбор степени централизации учета

Выбор степени централизации учета зависит от централизации управления и определяется руководителем организации, который выявляет необходимость исчисления экономической эффективности отдельных хозяйственных участков (структурных подразделений) в рамках одного юридического лица, для чего необходимо их выделение на отдельный баланс, т. е. децентрализация.

Таким образом, на крупных и средних предприятиях, имеющих сложную организационную и производственную структуру, ведение бухгалтерского учета может быть централизовано и децентрализовано.

Выбор организационной структуры бухгалтерии

Организационная структура бухгалтерии (как при централизованной, так и при децентрализованной организации) предполагает три основных вида: функциональный, линейный и линейно-функциональный.

Вторая группа задач

Определение материальной ответственности работников

В целях обеспечения сохранности имущества организации с рядом работников заключаются договоры о полной либо частичной материальной ответственности (с кассирами, продавцами, кладовщиками, экспедиторами и т. д.).

Порядок проведения инвентаризаций

В целях обеспечения контроля за сохранностью имущества в организации необходимо проведение инвентаризаций, т. е. проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому состоянию активов и пассивов.

Применение вычислительной техники постепенно изживает понятие «форма бухгалтерского учета».

Разделение учетных и хозяйственных функций

В целях недопущения злоупотреблений необходимо отделение функций по ведению учета от функций по осуществлению хозяйственной деятельности.

Выбор формы бухгалтерского учета

К форме бухгалтерского учета относятся состав, структура и порядок формирования учетных регистров. В России наиболее распространены журнально-ордерная и автоматизированная формы.

Если исходить из того, что форма учета – это то, что лежит между первичным документом и отчетностью, то теперь отпадает необходимость в учетных регистрах как в промежуточных этапах ее (отчетности) формирования. Бухгалтер, осуществив идентификацию, оценку и классификацию фактов хозяйственной жизни, может сразу сформировать отчетность.

Утверждение рабочего плана счетов и номенклатуры объектов аналитичегоского учета

Рабочий план счетов самостоятельно разрабатывается организацией на основе Плана счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации.

При этом она вправе использовать не все предусмотренные им счета; субсчета могут исключаться, добавляться, объединяться, а также возможно изменение наименования и назначения того или иного субсчета. Кроме того, организация определяет номенклатуру объектов аналитического учета.

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА

Понятие учетной политики

В современном бухгалтерском учете не всем фактам и событиям можно дать однозначную оценку. Это приводит к обоснованию различных методологических и методических подходов в построении учета – возможности выбора учетной политики.

Учетная политика в широком смысле – это средство реализации учетных целей путем выбора адекватных им моделей бухгалтерского отражения.

Учетная политика возникает, когда бухгалтер, помимо констатации объективных хозяйственных процессов, не имеющих альтернативного толкования, начинает допускать предположения о наличии определенных условий или не существующих в реальности событий (например, исчисление финансового результата или распределение накладных расходов), чтобы получить информацию, необходимую главным образом для анализа эффективности работы предприятия.

В Приказе Минфина России от 09.12.1998 г. № 60н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учетная политика организации“ (ПБУ 1/98)» под учетной политикой организации понимается совокупность способов ведения бухгалтерского учета.

К этим способам относятся первичное наблюдение; стоимостное измерение; текущая группировка; итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности.

По форме учетная политика представляет собой письменный документ, содержащий организационно-технические и методические основы организации бухгалтерского учета в организации и в обязательном порядке раскрывающий каждый из обязательных элементов учетной политики, предусмотренный действующим законодательством.

Порядок формирования учетной политики

Учетная политика формируется главным бухгалтером, утверждается руководителем организации (приказом, распоряжением и подобной им организационно-распорядительной документацией) и применяется всеми структурными подразделениями, включая выделенные на отдельный баланс.

При формировании учетной политики организации по каждому направлению ее деятельности и ведению бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если же по какому-нибудь конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики организацией производится разработка соответствующего способа ведения бухгалтерского учета исходя из действующих нормативных документов по бухгалтерскому учету.

Рабочий план счетов

В соответствии с требованиями приказов Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению» и от 29 декабря 2000 г. № 123н «О неприменении на территории Российской Федерации Приказа Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 г. № 56 „Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкции по его применению“, при организации и ведении бухгалтерского учета с 1 января 2002 г. организации вправе использовать только новый План счетов, утвержденный Приказом Минфина России № 94н.

Формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, применяемые предприятием

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Если же организация использует формы, которые не нашли своего отражения в постановлениях Госкомстата России, их формы утверждаются учетной политикой организации. При этом такие документы должны иметь обязательные реквизиты, определенные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Отдельные правила применения первичных учетных документов определены постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20. Правила использования документов строгой отчетности при расчетах с населением раскрыты в Письме Минфина России от 23 августа 2001 г. № 16-00-24/70 «О документах строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с населением».

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств

Принимаемый и закрепляемый в учетной политике организацией порядок проведения инвентаризации не может противоречить основным принципам ее организации и проведения, закрепленным Законом о бухгалтерском учете, Положением по ведению бухгалтерского учета, а также Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Методы оценки активов и обязательств

Методы оценки активов и обязательств устанавливаются в отношении оценки оприходованных имущества и обязательств, оценки финансовых вложений, оценки и учета товаров, оценки незавершенного производства, оценки выбытия активов (порядка начисления амортизации).

В соответствии с п. 1 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете оценка имущества и обязательств организаций производится в обязательном порядке для их отражения в бухгалтерском учете и отчетности. Правила оценки активов организации регулируются также соответствующими Положениями по бухгалтерскому учету (например, ПБУ 5/01, ПБУ 6/01, ПБУ 10/99).

Действующее законодательство содержит ряд вариантов списания с учета активов предприятия (основных средств, материалов, товаров, нематериальных активов).

Правила и график документооборота, технология обработки данных

Правила и график документооборота. Правила документооборота в организации регулируются принимаемым графиком документооборота, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемых структурными подразделениями или конкретными работниками-исполнителями с отражением взаимосвязи и сроков формирования и исполнения документов и их дальнейшим хранением. При разработке графика документооборота организации могут использовать «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденное Приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в частности, примерный график документооборота приведен в приложении к Положению).

Принятый в организации график документооборота вводится в качестве отдельного приложения к учетной политике.

Технология обработки информации.

Бухгалтерский учет в организациях может вестись ручным способом, ручным способом с частичным применением средств автоматизации или автоматизированным способом.

Порядок контроля за бухгалтерскими операциями

Принимается порядок контроля за бухгалтерскими операциями в соответствии с действующим законодательством, принципами бухгалтерского учета и правилами, предусмотренными учетной политикой предприятия.

Другие решения, необходимые для организации учета

Другие решения, необходимые для организации учета это решения, определяют:

• учет выпуска готовой продукции, выполнения работ долгосрочного характера, затрат на ремонт основных средств, использования прибыли организации;

• списание общехозяйственных расходов, расходов обслуживающих производств и хозяйств, доходов будущих периодов;

• распределение косвенных затрат;

• создание резервов предстоящих расходов и платежей;

• порядок начисления дивидендов;

• регистры учета, используемые организацией и т. п.

Изменения в учетной политике

Изменения в учетной политике должны быть обоснованы и вводиться с 1 января года, следующего за отчетным годом. Изменение учетной политики допускается в следующих случаях:

• изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету;

• разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;

• существенного изменения условий деятельности.

Вновь созданные организации оформляют избранную ими учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации. Описание применяемой учетной политики должно содержаться в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.