Текст книги "Организация и управление бизнесом"

АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Автоматизация управленческого учета – достаточно долгий и трудоемкий процесс. Он неизбежно требует формализации бизнес-процессов, разработки регламентов и специализированного программного обеспечения.

Единый подход к автоматизации управленческих технологий заключается в использовании базового комплекта универсальных средств сбора и обработки первичной информации, на основе которого создаются прикладные решения для автоматизации конкретной технологии. Исходя из требований к информации, данный комплект должен включать:

• систему централизованного хранения информации;

• процедуру сбора данных из внешних источников и контроля их корректности;

• средства консолидации собранной информации;

• средства быстрого анализа информации.

Система централизованного хранения информации

Система централизованного хранения информации должна обеспечивать представление в стандартизованном виде всей необходимой информации и накопление корпоративных знаний, а также предоставлять возможности минимального изменения и расширения структуры данных в процессе работы. Благодаря централизованному хранению обеспечивается «единая версия корпоративной правды».

Процедуры сбора данных из внешних источников и контроля их корректности

Они необходимы для оперативного получения актуальной достоверной информации.

Средства консолидации собранной информации

Средства консолидации собранной информации и расчета на ее основе различных производных показателей. Их назначение – обеспечить получение набора данных в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.

Средства быстрого анализа информации

Средства быстрого анализа информации для использования в процессе принятия решений.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ БУХГАЛТЕРА

Ответственность бухгалтера заключается в организации и ведении бухгалтерского учета; в случаях уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации он привлекается к административной или уголовной ответственности.

Что касается административной ответственности, то согласно ст. 15.11. КоАП РФ, грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Примечание.Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

1) искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

2) искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Согласно ст. 18 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета.

Статьей 199 Уголовного кодекса РФ предусмотрено наказание в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет, либо арест на срок от 4 до 6 месяцев, либо лишение свободы на срок до 3 лет за уклонение от уплаты налогов путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо путем сокрытия других объектов налогообложения, совершенных в крупных размерах.

Заведомо искаженными признаются специально измененные и ставшие фактически неверными данные о величине доходов, расходов, льгот, учитываемых при исчислении налогов.

Полную ответственность за деятельность бухгалтерской службы несет именно руководитель организации, поскольку согласно ст. 53 Гражданского кодекса РФ лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, несет имущественную ответственность.

Заведомо искаженные данные признаются включенными в бухгалтерские документы, если последние подготовлены и представлены в налоговые органы.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Согласно ст. 273 ТК РФ руководитель организации– это физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.

Любой руководитель организации в рамках своей деятельности может быть привлечен к ответственности:

1) материальной;

2) административной;

3) 3)уголовной.

Материальная ответственностьзаключается в том, что руководитель предприятия несет в установленном законом порядке ответственность за убытки, причиненные предприятию (организации) его виновными действиями (бездействием), в том числе в случае утраты имущества предприятия. Степень материальной ответственности может оговариваться в трудовом договоре. Так, собственник имущества унитарного предприятия вправе предъявить иск о возмещении убытков, причиненных унитарному предприятию, к руководителю унитарного предприятия.

Согласно ст. 71 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ст. 44 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» директор компании несет ответственность перед компанией в случае причинения обществу убытков его виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами.

Что касается административной ответственности руководителя, то основания и порядок административной ответственности определяются КоАП РФ. Так, ст. 2.4 КоАП РФ предусматривает, что административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Под должностными лицами понимаются «совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители».

Уголовная ответственностьруководителя организации установлена в Уголовном кодексе РФ.

В частности, руководитель организации либо предприятия несет ответственность за незаконное получение кредита (ст. 176 УК РФ), злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности (ст. 177 УК РФ), невозвращение в крупном размере из-за границы руководителем организации средств в иностранной валюте, подлежащих в соответствии с законодательством РФ обязательному перечислению на счета в уполномоченный банк РФ (ст. 193 УК РФ), за неправомерные действия при банкротстве (ст. 195 УК РФ).

Руководитель полностью отвечает за финансово-хозяйственную деятельность общества и его результаты.

Условием наступления ответственности (налоговой, административной, уголовной) является также факт непоступления денежных средств в виде налоговых платежей в бюджетную систему РФ (факт неуплаты налога), а также неуплата полной суммы налога.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Каждый руководитель неизбежно сталкивается с проблемами управления персоналом. Человеческие ресурсы – наиболее дорогостоящие и самые важные ресурсы любой организации. Их нужно сформировать, создать работоспособный коллектив. Этот коллектив необходимо постоянно поддерживать в рабочем состоянии, развивать навыки и способности сотрудников, стимулировать их труд. Помимо этого, руководителю приходится участвовать в разрешении конфликтов и проблем. Чтобы быть на высоте в решении всех этих вопросов, необходимо изучить следующие пункты теории:

• правила поиска и найма персонала;

• создание коллектива;

• управление развитием персонала;

• принципы разрешения конфликтов;

• делегирование полномочий;

• системы оплаты труда.

1. ПОИСКИ НАЕМ ПЕРСОНАЛА

Поиск и наем персонала – это начальный и очень важный этап, на котором создается коллектив организации. Этот важный вопрос решается буквально в считанные минуты, поэтому так важно тщательно подготовиться и сделать объективный выбор.

ИСТОЧНИКИ ПОИСКА

В зависимости от того, какие сотрудники требуются, можно применить определенный способ найма. Обычно выделяют четыре основных способа поиска и найма сотрудников:

• объявление;

• агентство по найму;

• консультанты по отбору персонала;

• консультанты по поиску персонала.

Объявление

При размещении объявления в СМИ необходимо учитывать:

• аудиторию СМИ;

• время выхода в эфир (если это радио или телевидение);

• место размещения (если это газетный или журнальный лист).

Объявление не должно быть сухим, оно должно стимулировать потенциального кандидата, вызывать у него желание позвонить получить дополнительную информацию.

Написать объявление очень трудно, поскольку в небольшой объем необходимо вместить большое количество информации. Следующая информация обязательно должна появиться в объявлении:

• название и расположение организации;

• характер работы и ее название;

• требуемый опыт и образование;

• размер заработной платы;

• социальный пакет;

• срок и форма подачи заявления.

Агентства по найму персонала

В агентствах по найму персонала обычно имеется база данных, в которой содержится информация о людях, ищущих работу. Они удобны тем, что можно подобрать кандидата, соответствующего целому ряду требований (например, возраст, образование, навыки, знание языка). Обычно к их услугам прибегают тогда, когда основным критерием является квалификация специалиста.

Консультанты по отбору персонала

Это люди, которые занимаются подбором сотрудников от имени организации. Их услуги полезны, поскольку они являются профессионалами в сфере найма и ориентируются во всех технологиях этой области.

Консультанты по поиску персонала

Другое их название – охотники за умами. Их задача: переманить специалиста, уже имеющего место работы, на другое место. Их услуги полезны в том случае, когда требуется найти редкого высококлассного специалиста или управленца.

ОТБОРОЧНОЕ СОБЕСЕДОВАНИЕ

После того как кандидат «нашелся», т. е. позвонил по объявлению, его необходимо отобрать. Для этого существует несколько способов и самый распространенный – проведение собеседования.

Функции собеседования

Собеседование, проведенное по всем правилам, выполняет четыре основные функции.

1. Информативная

Интервьюер и кандидат обмениваются интересующей друг друга информацией.

2. Подготовительная

Кандидат получает информацию о том, в какие сроки, где и каким образом он может начать работу в том случае, если собеседование будет успешным. В свою очередь интервьюер выясняет, когда кандидат может выйти на рабочее место.

3. Оценочная

Кандидат и интервьюер оценивают вероятность того, что свободное место будет занято именно этим кандидатом. Впоследствии это станет основой для вынесения решения.

4. Сопоставительная

Кандидат сопоставляет свои ожидания с той информацией, которую он получил. В свою очередь интервьюер сопоставляет данные кандидата с теми требованиями, которые он предъявляет к должности.

Подготовка к собеседованию

Так как время собеседования ограничено, этап подготовки играет важную роль. Нужно заранее определить место, где проводятся собеседования, убрать оттуда все лишнее, все, что может отвлечь кандидата или помешать ему.

Удобно, если интервьюер будет заранее располагать некоторой информацией о кандидате: так ему будет проще общаться. Однако делать выводы заранее нельзя.

Можно заранее подобрать журналы или информационные буклеты на случай, если интервьюеру придется немного подождать.

Проведение собеседования

Любое собеседование имеет три этапа:

• установление контакта;

• собственно беседа;

• завершение собеседования.

Первый и последний этапы не должны длиться больше трех-четырех минут. Второй этап занимает столько времени, сколько необходимо, но обычно не больше получаса.

Установление контакта

На этом этапе у кандидата и интервьюера формируется представление друг о друге. Если контакт налажен, то все собеседование пройдет в атмосфере дружелюбия и сотрудничества.

Собственно беседа

Собеседование длится не более получаса, и за это время интервьюер должен получить полное представление о человеке. Для этого он должен уметь вести разговор по-разному в зависимости от стиля собеседника. Если кандидат на каждый вопрос отвечает по десять минут, его нужно прерывать вежливо, но твердо, переводя разговор в нужное русло.

Вопросы задавать нужно по теме, спрашивать именно то, что необходимо узнать. Наиболее важные вопросы нужно заготовить заранее, позаботившись о том, чтобы их можно было однозначно понять.

Завершение собеседования

Когда интервьюер выяснил все, что хотел, он должен предоставить кандидату возможность задать вопрос. Только после этого можно завершить беседу, обобщив все услышанное, выразить благодарность и сообщить дальнейшие события (относительно того, когда можно узнать о результатах).

Принятие решения

Для упрощения этого этапа во время беседы нужно вести заметки, особенно если на одно место претендует несколько кандидатов. Удобно составить таблицу, в которую вносятся наиболее важные качества всех кандидатов. Тогда при сравнении легче выбрать наиболее подходящую кандидатуру.

АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ МЕТОДЫ НАБОРА

Помимо собеседования, а также в дополнение к нему можно использовать и прочие методы набора:

• тесты способностей;

• имитационные тесты;

• личностные тесты;

• центры оценки.

Тесты способностей

Создано множество тестов для определения умственных способностей кандидата. Наиболее известными являются тесты Г. Айзенка на IQ,. Однако все подобные задания требуют большого количества времени, поэтому ими в любом случае не стоит увлекаться.

Тест на физические способности разумно провести с помощью медицинской комиссии.

Имитационные тесты

Эти тесты имитируют некоторые из ситуаций, регулярно возникающих при выполнении работы. Их целесообразно принимать только при приеме на должности, круг обязанностей которых четко определен (например, секретари , а также технические специальности).

Личностные тесты

Эти тесты применяются для выяснения личностных характеристик кандидата и только в том случае, если эти характеристики необходимы для выполнения служебных обязанностей.

Центры оценки

Это специальные группы, в которые входят специалисты по психологии и отбору персонала. Они организуют целый курс тренингов, тестов для группы кандидатов, в результате которых создается психологический портрет каждого. Окончательный выбор делает заказчик.

Обращать внимание нужно только на те способности, которые будут востребованы в ходе работы.

2. СОЗДАНИЕ КОЛЛЕКТИВА

Группа людей нужной специальности, собранная вместе, еще не является коллективом. Необходимо приложить некоторые усилия для того, чтобы сотрудники почувствовали себя единым организмом. Во-первых, каждый сотрудник должен знать свои обязанности, а также к кому и в каком случае он может обратиться. Таким образом, между сотрудниками образуются связи.

Во-вторых, нужно выявить личностные характеристики сотрудников, выяснить их предпочтения и разработать структуру кадрового резерва. Зная, на что способен каждый работник, можно усилить эффективность работы организации.

ВВЕДЕНИЕ В ДОЛЖНОСТЬ

По данным исследователей новый сотрудник в первый рабочий день получает только 20 % информации, все остальное он узнает в процессе работы. Для того чтобы облегчить ему первые дни на рабочем месте, менеджер должен познакомить его со всеми особенностями работы в организации. Обычно выделяют две группы особенностей:

• специальные;

• социальные.

Специальные особенности

Это различные аспекты профессиональной деятельности. Сотруднику необходимо знать, кто поставляет задания, кто и в каком виде принимает сделанное, когда получают заработную плату и т. д. Некоторые моменты можно прописать в должностной инструкции, а остальные объясняет менеджер по персоналу.

Социальные особенности

Они включают в себя все аспекты существования сотрудников на рабочем месте. Обычно эти особенности сложно объяснить, поскольку они воспринимаются как нечто само собой разумеющееся. Тем не менее новичок всегда нуждается в информации, например, как принято обедать в офисе, какие жаргонные слова употребляются, какую одежду носят.

СОЗДАНИЕ КАДРОВОГО РЕЗЕРВА

Персонал организации является наиболее важным источником пополнения ее кадров. На освободившиеся или вновь созданные должности можно назначать сотрудников из числа уже работающих.

Но для того чтобы эффективно проводить такую политику, кадровый состав организации нужно постоянно исследовать и анализировать.

Анализ персонала

Менеджеры изучают своих сотрудников, выявляют их сильные и слабые стороны, склонности и предпочтения. Эти данные служат основой для дальнейшего анализа.

Выявление психологических характеристик

С помощью разнообразных тестов, тренингов выявляются психологические характеристики каждого сотрудника: его лидерские качества, коммуникабельность, гибкость и т. д. На основе их результатов составляется психологический портрет сотрудника и определяются наиболее подходящие сферы деятельности.

Выявление предпочтений персонала

На этом этапе проводятся личные беседы, где выясняются желания и предпочтения каждого сотрудника. Они могут и не совпадать со сферами деятельности, определенными исходя их психологических характеристик. Например, сотрудник может оказаться ответственным, коммуникабельным, активным лидером, но от руководящей должности может отказаться.

Разработка структуры кадрового резерва

Это итоговый этап. Все полученные ранее результаты анализируются, сопоставляются и на этой основе для каждого сотрудника составляется набор должностей. В случае освобождения такой или похожей должности, она может быть занята одним из действующих сотрудников.

3. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЕМ ПЕРСОНАЛА

Развитие персонала это комплекс мер по развитию у сотрудников дополнительных навыков и умений. Управлять им может каждый сотрудник (тогда это называется карьера) или менеджер (наставничество или тренинг).

ПОСТРОЕНИЕ КАРЬЕРЫ

Карьера – это совокупность мер, поступков, посредством которых определяется положение человека в деловом мире. Это, по сути дела, способ существования человека в сфере экономики. Работает ли он постоянно или регулярно становится безработным, получает ли он повышение за повышением или несколько десятилетий работает на одном месте, успешен ли он или регулярно получает выговоры, его деятельность является карьерой.

Этапы карьеры

За свою жизнь человек проходит несколько этапов карьеры:

1. Биосоциальный этап

На этом этапе карьера играет важнейшую роль в жизни человека. В это время он стремится реализовать свои замыслы и желания.

2. Семейный этап

На этом этапе на первое место в жизни человека выходит семья. Карьера отходит на второй план и становится лишь источником средств для существования семьи. Она замедляется или останавливается на уже достигнутом.

3. Замыкание карьеры

На этом этапе человек теряет интерес к построению карьеры либо достигает предельного результата. Он сознательно прекращает предпринимать активные действия в этой области и посвящает себя другим занятиям.

Модели карьеры

Наиболее распространенные типы карьеры можно представить в виде моделей. Наверное, никто в своей жизни не повторяет в точности одну определенную модель, каждый раз это сочетание, комбинация разных моделей.

Поступательная модель

Сотрудник поступательно перемещается с одной должности на другую, каждый раз более высокую. При этом он не меняет сферу своей деятельности.

Стационарная модель

Сотрудник долгое время не меняет должность, так как либо удовлетворен ею, либо не имеет возможности получить другую. Его индивидуальный рост выражается в освоении новых навыков и повышении квалификации.

Модель смены направления

Сотрудник часто меняет сферы работы, направления, должности. Это может происходить как в рамках одной организации, так и за ее пределами.

Модель кризисной карьеры

Такая модель характерна для стран с кризисным типом экономики. Организации переживают подъемы и спады, а вместе с ними такие же колебания испытывают сотрудники. При этом может изменяться их доход, род деятельности, степень занятости.

НАСТАВНИЧЕСТВО И ТРЕНИНГ

Существует несколько способов организации развития персонала на предприятии. Самые распространенные это наставничество и тренинги.

Наставничество

Наставничество – это способ передачи опыта от одного сотрудника к другому. В процессе общения, проходящего непосредственно на работе, происходит передача навыков, определенных техник и методов работы. Кроме того, наставник помогает своему менее опытному коллеге разрешить проблемы, возникающие в ходе работы.

Принципы осуществления наставничества:

• постоянное общение;

• предложение не готовых решений, а только идей;

• осуществление первичного контроля за подопечным.

Тренинг

Тренинг – это единовременное или периодически повторяющееся мероприятие, его целью является развитие у участников определенных навыков или представление им необходимой информации. Тренинги хороши тем, что все данные участники получают в игровой форме, более удобной для восприятия.

Существует множество различных теорий конфликтов, но на практике их применять не так то просто.