Текст книги "Мне некогда. Полезная книга для тех, кому приходится выбирать между «надо» и «хочу»"

10
Совмещение блочного и гибкого планирования

Одна из моих студенток поделилась со мной своей проблемой: если у нее, скажем, назначена встреча в три часа дня, а выйти ей нужно за час до встречи, то все утро она не может сосредоточиться ни на чем другом! Ей стоило бы почитать книгу или сделать задание по иностранному языку, но она буквально не может перестать думать о времени, когда настанет пора выходить из дома. Знакомая ситуация?

Такое, к сожалению, свойственно многим людям, и дело тут снова в особенностях функционирования нашего мозга. Мы очень плохо переключаемся между жесткими, привязанными к определенному времени, и гибкими задачами. По какой-то причине четкая привязка к назначенному времени гиперфокусирует мозг, и, даже если технически есть время заняться чем-то другим, мы переживаем, что этого времени не хватит, и в итоге просто ждем назначенную встречу[12]12
  Ashinoff, B. K., & Abu-Akel, A. (2021). Hyperfocus: the forgotten frontier of attention. Psychological research, 85(1), 1-19.


[Закрыть].

Исходя из этого, разумной стратегией является разделение этих типов задач в течение дня, а лучше – по дням. Допустим, вы фрилансер, работаете из дома, периодически созваниваетесь с клиентами, а в качестве хобби изучаете итальянский. Гораздо лучше посвятить отдельный день или первую часть дня жестким задачам, а в оставшееся время спокойно заниматься проектами.

Я довольно много работаю с клиентами: веду консультации, коучинговые занятия и вебинары. В моем недельном плане выделены два клиентских дня, и все звонки уходят на них. В остальные дни любые фиксированные дела я стараюсь ставить на утро. Таким образом, вторая половина дня у меня почти всегда свободна для гибких проектов: работы над книгой, диссертацией, собственным планированием и так далее.

Самое опасное – это прерывание гибкой большой задачи мелкими жестко привязанными ко времени делами. Скорее всего, такое планирование не только не позволит вам сосредоточиться, но и будет создавать ненужный стресс, а как следствие, не позволит выполнять работу качественно и с полным погружением.

Задание

Проанализируйте список выполняемых вами задач (например, список дел на неделю, который вы составили по итогам главы «Недельное планирование»). Опишите, как вы можете сгруппировать привязанные ко времени задачи в блоки, чтобы оставить время для гибких задач.

__________________________________________________

__________________________________________________

Планирование, которое не работает

«Я не могу планировать. Ну как можно себя в такие рамки загонять? Это же скучно! А вдруг я чем-то другим захочу заняться?»

«Я пытаюсь планировать, но все равно получается слишком много задач. Делаю все в последний момент, когда дедлайны уже горят».

Это всего два примера отношений со временем, но по моей классификации есть и другие подходы к планированию. У каждого – свои сильные и слабые стороны.

Ищите себя в описании.

1. Скачущее планирование

Такой тип планирования отлично иллюстрирует первый пример, когда человек переключается с одной задачи на другую по десять раз на дню. Он видит цель – и идет к цели. Такими людьми рулят сиюминутные мотивация и вдохновение. До планирования никогда не доходят руки: чего тратить время, когда делать надо.

Недостаток такого подхода – стремление к немедленным результатам всегда и везде и неадекватная оценка времени, которое понадобится на выполнение задачи. Надо получить все, и не через месяц, а максимум через неделю. В результате человек быстро перегорает и имеет в своем багаже массу неоконченных дел.

Решение: при планировании разбивать цели на небольшие этапы, переоценивать дедлайны и регулярно подводить промежуточные итоги для подпитки вдохновения.

2. Авральное планирование

Человеку-авральщику все интересно, целей у него миллион. А еще надо срочно помочь другу, который затеял переезд. В результате – постоянное ощущение срочности и преследующих дедлайнов.

Проблемы возникают из-за того, что человеку кажется, будто каждому его увлечению нужно выделять по нескольку часов в день. И никогда ничего не пропускать! Естественно, тут не то что дня, недели на все не хватит.

Решение: выделять жесткие блоки в расписании для самых важных рабочих задач и планировать остальные дела как в калейдоскопе: выписать все «хотелки», а потом задать себе вопрос: «Чем я хочу заниматься в ближайший час?»

3. Планомерное планирование

К такому типу склонны люди, которым важны приоритеты и организованность. Требуется время, чтобы вникнуть в задачу. Комфортнее обдумать заранее, что и когда будет сделано, а вот аврал – это только лишний стресс.

Сложности тут в подстройке к меняющимся обстоятельствам, на которые отвечать надо быстро, без раскачки, и в умении не паниковать, если что-то пошло не по расписанию.

Решение: планировать блоками, как пары в университете, и обязательно выделять дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств. А если непредвиденные обстоятельства так и не наступят, то со спокойной совестью можно полчасика отдохнуть.

4. Погруженное планирование

Человек занимается чем-то и так погружается, что забывает пообедать. Такой тип планирования характерен для людей, которые любят копаться в деталях и разбираться в теме досконально. Это не значит, что у них мало интересов: их может быть много, но до всего руки не доходят, потому что не хватает времени.

Трудности могут возникать из-за застревания в одной задаче. Человек может посвятить ей весь день, хотя в плане ждут еще три других.

Решение: делить день или даже неделю на крупные блоки по темам, а уже внутри каждого блока погружаться в задачи. Ну еще можно будильник поставить, чтобы не забыться и не потерять счет времени.

Понятно, что эти типы не так уж часто встречаются в чистом виде. В одном человеке могут проявляться сразу несколько, а то и все четыре типа планирования. Главное, с любым из них можно прекрасно достигать целей, особенно если замечать слабые стороны и знать, как их обойти.

Задание

Определите, какой тип планирования преобладает у вас. Опишите, какие преимущества и сложности с ним связаны. Подумайте и запишите, как вы можете помочь себе обойти эти сложности.

__________________________________________________

__________________________________________________

12
Работа по таймеру

Зачастую даже те задачи, которые мы выбрали сами и которые нам нравятся, вызывают прокрастинацию просто из-за своего объема. Необъятное всегда вызывает тревогу: а вдруг у меня не хватит времени? А вдруг я засижусь допоздна? Такое бывает даже с приятными делами, мы знаем, что они могут затянуть, и остальные планы так и останутся невыполненными.

В такой ситуации мы склонны чаще отвлекаться. Внутренние (мысли, размышления, тревоги) и внешние (сообщения в мессенджерах и соцсетях, шум) сигналы отвлекают наше внимание и уводят его от задачи. Подобные сигналы называются дистракторами, от английского глагола distract – «отвлекать». У этого слова очень интересная этимология. Приставка dis означает «в разные стороны», а исходное значение корня tract – «вести, уводить». То есть отвлекающие факторы буквально сбивают нас с запланированного пути.

В этой ситуации помогает таймер. Его можно установить на 30–40 минут и погрузиться в работу. Если сложности связаны с тем, чтобы приступить к задаче, можно работать без таймера до ее выполнения. А если необходимо остановиться в определенный момент, чтобы перейти к следующим задачам, сигнал таймера станет отличным решением.

Можно использовать обычный будильник на телефоне, а можно установить приложение. Мне очень нравится приложение Forest. При установке таймера на экране смартфона начинает расти небольшое деревце. И если вы отвлеклись и взяли телефон в руки, деревце погибает. Вряд ли кому-то понравится вредить природе, пусть и виртуальной, поэтому приходится отложить телефон и продолжить заниматься своими делами. Очень эффективно!

Лучше всего ставить таймер хотя бы на 30 минут, так как именно за это время концентрация среднестатистического человека на задаче достигает пика[13]13
  Mark G., Gudith D., Klocke U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI conference on human factors in computing systems (pp. 107–110).


[Закрыть].

Возможно, вы слышали о технике «помодоро».

Ее суть сводится к четырем шагам:

• выбрать задачу,

• установить таймер на 25 минут,

• работать до сигнала таймера,

• сделать перерыв на 5 минут.

Повторить цикл нужно четыре раза, а потом взять паузу подольше – на полчаса.

К сожалению, с этой популярной техникой есть серьезная проблема: 25-минутный интервал обычно оказывается слишком мал. Только разберешься, что к чему, уже пора отвлекаться. Возможно, для простых, монотонных задач это и хорошее решение, но для глубокой работы не подходит совершенно. И кто это вообще придумал?

А придумал технику итальянец Франческо Чирилло – отсюда и название «pomodoro», у Франческо был кухонный таймер в виде помидорки. Он готовился к экзаменам и никак не мог сосредоточиться, поэтому стал засекать время на таймере. Начал он с двух минут, а потом постепенно дошел до 25 – так ему было удобнее всего.

Однако что подходит создателю, вовсе не обязательно сработает для всех остальных. Интервалы могут казаться слишком жесткими, может элементарно не хватить времени, чтобы вникнуть в задачу. Тем не менее плюсы у техники есть.

Самое важное преимущество – короткий интервал помогает преодолеть первое сопротивление и начать работать. Зная, что через 15–25 минут можно спокойно отдохнуть, мы испытываем меньшее давление и беспокойство. По той же причине легче поддерживать внимание и не отвлекаться: интернет никуда не денется, и общительный коллега тоже может немного подождать.

Второй плюс «помодоро» в том, что эта техника заставляет разбить большую задачу на отдельные этапы. Мы вынужденно распределяем работу на фиксированные интервалы времени, что обеспечивает делу успех. Даже если не успеем выполнить все до конца, прогресс будет вполне нагляден. И даже если до видимых результатов пока далеко, «томатные интервалы» сами по себе могут быть единицей измерения прогресса.

Получается, что можно оставить все лучшее от стандартной техники, но пересобрать ее под себя:

• Варьировать интервалы. Начать с 15 минут, чтобы влиться, а потом довести до 45 или даже до 90 минут, дав себе время на вдумчивую работу. Может оказаться, что утром лучше подходят длинные интервалы, а к вечеру сил хватает только на стандартные 25 минут. Почему бы и нет?

• Планировать работу. Определить примерное количество «помидоров» на каждую задачу. Например, первый интервал – составить план, два следующих – распределить текст на слайдах, еще один – оформить презентацию и подобрать шрифты. А там уже и длинный перерыв. План полезен еще и в тех случаях, когда мы работаем быстрее, чем ожидалось. В этом случае можно перейти к следующей задаче, не теряя времени на размышления.

• Пользоваться перерывами. Использовать эти 5-15 минут для отдыха. Можно заварить чаю, размяться, посмотреть в окно, перекусить. Но только не сидеть на месте, уткнувшись в экран поменьше, иначе и восстановления не случится, и внимание успеет переключиться с главной задачи.

Задание

Запишите, как вы планируете использовать работу по таймеру для ваших задач.

__________________________________________________

__________________________________________________

13
Декомпозиция задач

Одна из главных причин прокрастинации в том, что задача кажется слишком большой. Даже если на уровне сознания задача выглядит понятной и простой, размытые и громоздкие формулировки могут пугать нашу лимбическую систему[14]14
  Gu, Y., Gu, S., Lei, Y., & Li, H. (2020). From Uncertainty to Anxiety: How Uncertainty Fuels Anxiety in a Process Mediated by Intolerance of Uncertainty. Neural plasticity, 2020, 8866386.


[Закрыть]. Лимбическая система – это древняя часть мозга, отвечающая, в числе прочего, за нашу безопасность. Она постоянно сканирует окружающий мир, чтобы убедиться, что опасности нет. Но при чем тут большие задачи?

Представим, что мы планируем написать отчет по проекту. Кажется, что все просто, но на самом деле эта задача состоит из множества подзадач: собрать данные, запросить недостающие, составить план отчета, приступить к написанию и так далее. Когда мы размышляем о задаче, шаги кажутся очевидными. Но так происходит только в процессе размышления. Как только мы переходим непосредственно к выполнению дела, все эти пункты уходят из зоны нашего внимания, из нашей рабочей памяти, необходимой нам для выполнения текущей деятельности. И вот задача снова выглядит непонятной и большой.

А все непонятное и большое для нашего мозга сигнализирует об опасности. Представим нашего далекого предка в саванне. Вот он спокойно отдыхает под деревом, а в следующий момент слышит шорох травы. Что это, ветер или тигр? Непонятно. А раз непонятно, то лучше на всякий случай убежать. Эволюционно мы потомки достаточно тревожных предков, убегавших от неизвестности заранее. Ведь того, кто оставался, в надежде, что шорох вызван ветром, довольно часто все-таки съедал тигр.

В современном мире тигры нам больше не страшны, но большие задачи все так же вызывают сомнения: а вдруг там опасно? На всякий случай я убегу от этой задачи в прокрастинацию. Решение простое. Пропишите на бумаге или в электронном виде шаги, которые требуются для выполнения задачи. Готово! Тигр побежден, задача понятна, лимбическая система не видит опасности, а вы спокойно занимаетесь делами.

Задание

Выберите цель или задачу, которая кажется вам неподъемной и (или) вызывает прокрастинацию. Декомпозируйте ее на составные части.

__________________________________________________

__________________________________________________

14
Работа микроспринтами

Но что делать, если задачу мы на подэтапы разбили, а желания делать ее так и не появилось? В этом случае на помощь снова приходит нейронаука.

Мы уже знаем, как полезен может быть таймер, и здесь он нам тоже пригодится. Ставим таймер на пять минут и мысленно обещаем себе, что если за это время задача покажется невыносимой, мы прекратим ее выполнять.

Довольно редко, но такое случается. Обычно это свидетельствует о сильном переутомлении, дело лучше отложить и хорошенько отдохнуть.

Но в большинстве случаев после сигнала таймера мы спокойно продолжим заниматься задачей. Почему? Все дело в так называемом эффекте Зейгарник. В начале XX века советский психофизиолог Блюма Вульфовна Зейгарник обнаружила и описала любопытный феномен[15]15
  Зейгарник Б. В. Патопсихология. – Издательство Московского университета, 1986. – 288 с.


[Закрыть]. Оказывается, человеческий мозг запоминает и обращает внимание на начатые, но незавершенные дела. Такое дело служит триггером для систем внимания, которые призывают к нему вернуться. Именно поэтому нас так тяготят незаконченные задачи[16]16
  Syrek, C. J., Weigelt, O., Peifer, C., & Antoni, C. H. (2017). Zeigarnik's sleepless nights: How unfinished tasks at the end of the week impair employee sleep on the weekend through rumination. Journal of occupational health psychology, 22(2), 225–238.


[Закрыть].

Когда мы уже приступили к какому-то делу, мы, во-первых, убеждаемся, что ничего страшного или сложного в нем нет, а во-вторых, благодаря эффекту Зейгарник, стараемся завершать начатое. Совсем несложно, но очень полезно!

Эффект Зейгарник мы еще обсудим подробнее, а пока поговорим о второй технике, которая может помочь при прокрастинации – «походить около задачи». Опять же, ставим таймер, например на 30 минут, и в этот период делаем для решения задачи хоть что-то. Не обязательно браться за ее выполнение, можно про нее почитать, попробовать составить план, нарисовать схему – все, что угодно, если это хоть как-то касается поставленной задачи.

Как правило, это тоже помогает преодолеть первоначальное сопротивление и начать заниматься запланированным делом. Достаточно сделать всего несколько простейших шагов, и задача уже не кажется такой пугающей, а прокрастинация уходит.

Задание

Выберите цель или задачу, которая вызывает прокрастинацию. Опробуйте технику микроспринта или «походить около». Запишите ваши выводы и ощущения.

__________________________________________________

__________________________________________________

15
Доверие списку дел

По методологии, разработанной в моей школе личной эффективности, цикл работы над целями состоит из трех этапов: планирование, действие и анализ. Важно пройти их последовательно.

К сожалению, на практике часто происходит по-другому. Мы приступаем к составлению плана, чувствуем прилив мотивации, бросаем план на полпути и беремся за дело. Поработали над задачами, устали, решаем переделать план. А если вдруг задачу выполнить не получилась, приходим к выводу, что план вообще не работает.

Такие скачки туда-сюда лишают нас возможности спокойно и планомерно работать над целями. Чтобы вовремя скорректировать курс, точки анализа тоже должны быть запланированы заранее. Если план есть – важно его отработать до получения хоть какого-то результата. Во-первых, это формирует привычку ответственно относиться к собственным планам. Во-вторых, только так мы можем получить адекватную информацию для анализа. Ведь иначе мы не сможем понять, почему наши цели не достигаются: потому что план был не тот или потому что мы его так и не доделали?

И наоборот, наличие плана помогает увидеть свет в конце тоннеля, ведь окончание списка дел означает завершение работы. Время отдохнуть, осмотреться, сделать что-то приятное для себя, для своего ментального и физического здоровья. Иначе планы и списки дел будут ассоциироваться только с бесконечной работой, что в конечном счете приведет либо к выгоранию, либо к нежеланию вообще смотреть на свои задачи. А чаще и к тому, и к другому.

Задание

1. Вспомните и опишите ситуацию, когда вы нарушали прохождение цикла «планирование – действие – анализ». К каким последствиям это привело?

__________________________________________________

__________________________________________________

2. Доверяете ли вы своим планам и спискам дел? Какие ассоциации возникают у вас, когда вы смотрите на свой план?

__________________________________________________

__________________________________________________

16
Матрица «ресурс – результат»

Приходилось ли вам слышать про матрицу Эйзенхауэра, которая делит задачи на четыре группы по срочности и важности[17]17
  Obolensky N. Complex Adaptive Leadership: Embracing Paradox and Uncertainty. 1 ed: Routledge; 2010.


[Закрыть]? Проблема с ней в том, что большая часть задач неизбежно оказывается в категории очень срочного и очень важного. Иных у нас не водится. В итоге мы постоянно думаем о срочном, а до несрочных долгосрочных целей так не добираемся[18]18
  Zhu M, Yang Y, Hsee CK. The mere urgency effect. J Consum Res. 2018; 45(3):673–690.


[Закрыть].

Предлагаю забыть на минуту о срочности и ориентироваться на затрачиваемые ресурсы и результат, пользуясь принципом Парето: 20 процентов действий приносят 80 процентов результата. Какой именно будет результат – зависит от задачи, но в общем его можно измерять вкладом в движение к цели. А ресурс – это количество требующихся усилий. Тут все субъективно: иногда самым продуктивным делом будет поспать на полчаса дольше утром.

Получится 4 группы задач, привожу их в порядке приоритетности:

1. Дела, дающие максимум эффекта и требующие минимум ресурса (те самые 20 процентов), – выполняем в первую очередь: составляем план на день, подписываем договоры, отправляем важные письма и т. п.

2. Действия, приносящие заметный результат, но и требующие много ресурса: сколько вложил, столько и получил. Эту категорию выполняем планомерно, по частям. К примеру, проходим обучающий курс.

3. Простые задачи, дающие мало эффекта. Это рутина либо приятные мелочи, которыми можно заняться, если сил уже почти нет, но надо что-то сделать. А вообще, этим можно и пренебречь: подумаешь, цвета в презентации не очень сочетаются. Иногда такую работу лучше променять на получасовой отдых.

4. Задачи, требующие много ресурсов, но не приносящие видимого результата. Когда вкалываешь и вкалываешь, но ничего не движется и вообще непонятно, зачем это надо. И в самом деле, чего ради?! Про такое забываем совсем.

Как собрать собственную матрицу по нашей методике? Для начала составим «список хаоса», то есть выгрузим из головы абсолютно все задачи, любого калибра и качества. А дальше распределим их по категориям в соответствии с нашими целями.

Скажем, среди моих целей есть развитие бизнеса. В первую группу попадут общение с клиентами, отправка счетов на оплату и подобные задачи, продвигающие меня к росту прибыли. Во вторую группу попадут разработка стратегии и бизнес-обучение – это большие задачи, требующие много ресурсов, но дающие хороший результат. Рутинная оплата нужных сервисов отправляется в третью группу. А споры с хейтерами в соцсетях – однозначно в группу четыре.

Задание

1. Составьте собственный «список хаоса».

__________________________________________________

__________________________________________________

2. Распределите задачи по матрице «ресурс – результат».

__________________________________________________

__________________________________________________

17
Контексты и кластеры

И контексты, и кластеры – это способы группировки дел.

Контекст – группировка дел по внешнему признаку. Таким признаком может быть время (список утренних ритуалов, которые идут цепочкой), место (дела, которые можно сделать только дома), человек (вопросы/проекты, которые нужно обсудить) и так далее.

Кластер – это группа одинаковых задач. Все звонки, проверка всех домашних заданий, написание всех постов и прочее.

И контексты, и кластеры удобно вносить в план блоком, бронируя под них определенный временной промежуток.

Почему это работает? Потому что создается так называемое мотивационное колесо. Выполнив первое дело из контекста/кластера, мы с большей легкостью приступим ко второму[19]19
  Wang, X., Janiszewski, C., Zheng, Y., Laran, J., & Jang, W. E. (2021). Deriving Mental Energy From Task Completion. Frontiers in psychology, 12, 717414.


[Закрыть]. А затем к третьему, четвертому и так до конца списка. Именно поэтому так важно первым делом ставить что-то конкретное, понятное и приятное.

После составления списка задач на неделю или день я приступаю к их группировке. Допустим, мне в какой-то день нужно поехать в аспирантуру для обсуждения плана исследований. Это – контекст по месту «аспирантура», и я ищу связанные с аспирантурой задачи. Вспоминаю, что мне нужно продлить удостоверение аспиранта, вношу его в группу. Контекст «аспирантура» может быть частью более крупного контекста «поездка в город», а значит, будет оптимально в тот же день зайти на почту, забежать в книжный за новинкой или даже встретиться с подругой.

Таким же образом я ищу кластеры. Например, у меня есть два дня в неделю, которые называются «клиентские» – все онлайн-встречи со студентами нашей школы проходят только в эти дни. Если мне нужно проверить несколько домашних заданий или написать посты в несколько проектов – я группирую это в один кластер.

За кластеры меня регулярно благодарят работники офисов. Встречи, зум-коллы, бумажная работа – разные типы задач сменяют друг друга хаотично, мешают сосредоточиться и поглощают ресурс внимания. Даже небольшая перегруппировка высвобождает большое количество сил и энергии и повышает эффективность.

Задание

1. Приведите примеры контекстов в вашей жизни.

__________________________________________________

__________________________________________________

2. Приведите примеры кластеров в вашей жизни.

__________________________________________________

__________________________________________________